РРО, ПРРО і термінали у 2026 році: нові правила для ФОП і практичне налаштування в Kavapp

У 2026 році питання застосування РРО (реєстраторів розрахункових операцій) та ПРРО (програмних РРО) залишаються актуальними для малого бізнесу. З одного боку, державна політика спрямована на прозорість розрахунків, з іншого — підприємці очікують на збереження простих умов роботи, особливо в умовах воєнного стану. З 1 січня 2026 року набули чинності нові правила щодо обов’язкової можливості безготівкової оплати, що викликало низку запитань: чи зобов’язані всі ставити РРО, чи можна працювати лише з терміналом, хто все ще має право обійтися без касового апарата.

У цій статті ми пояснюємо, хто може законно не використовувати РРО чи ПРРО у 2026 році, які умови потрібно дотримати і що змінилося порівняно з попередніми роками.

Що таке РРО, ПРРО, термінал і чим вони відрізняються

РРО — це класичний касовий апарат, який реєструє кожну готівкову або безготівкову розрахункову операцію з фіскалізацією даних у податковій службі. Його використовують підприємці, які продають товари чи надають послуги за готівку або платіжну картку. ПРРО — це його програмний аналог, який не потребує фізичного обладнання, а працює як застосунок або вебсервіс, фіскалізуючи операції онлайн.

POS-термінал — це пристрій, за допомогою якого покупець може сплатити за товар або послугу банківською карткою. Він не є засобом фіскалізації і сам по собі не замінює РРО або ПРРО. Власне, якщо підприємець приймає оплату через термінал, то така операція вважається розрахунковою і має бути зареєстрована в РРО або ПРРО (за винятком окремих випадків, про які йтиметься далі).

Отже, термінал — це спосіб прийняти оплату, а РРО чи ПРРО — інструмент для фіскального обліку такої оплати. Іноді обидва ці інструменти працюють разом, наприклад: продавець проводить продаж через ПРРО на планшеті, а клієнт платить через підключений термінал. Водночас термінал не фіскалізує операцію самостійно.

Чому 2026 рік важливий: головні зміни

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України №894 від 29 липня 2022 року, усі суб’єкти господарювання, які здійснюють роздрібну торгівлю або надають послуги, зобов’язані забезпечити можливість приймати оплату карткою або іншим безготівковим способом (з урахуванням винятків, передбачених законодавством, зокрема для територій бойових дій або тимчасово окупованих територій). Це означає, що навіть найдрібніші підприємці — включно з ФОП першої групи, торгівлею на ринках, фермерськими господарствами, виїзною торгівлею чи вендинговими автоматами — мають встановити POS-термінал або інший засіб для прийому карток.

Це правило викликало занепокоєння серед представників малого бізнесу, адже багато хто сприйняв його як обов’язок встановити ще й РРО. Однак це не зовсім так. Закон чітко розділяє обов’язок приймати оплату і обов’язок фіскалізувати розрахунок. Постанова про термінали не змінює Податковий кодекс, у якому передбачені пільги щодо незастосування РРО для певних категорій підприємців. Отже, наявність термінала не означає автоматичного зобов’язання використовувати РРО. Якщо Ваша діяльність дозволяє працювати без касового апарата згідно із законодавством, то Ви можете продовжувати це робити, навіть приймаючи оплату карткою.

Це підтверджується і податковими роз’ясненнями, й офіційними коментарями. Ба більше, з боку законодавців звучали ініціативи — наприклад, від профільного податкового комітету Верховної Ради — з пропозицією відтермінувати обов’язковість встановлення терміналів для ФОП 1-ї групи до завершення воєнного стану. І ця пропозиція була підтримана депутатами. Відтерміновано строки обов’язкового забезпечення безготівкових розрахунків, у тому числі через електронні платіжні засоби, застосунки та платіжні пристрої, для окремих торговців. Відповідно до постанови КМУ від 29 грудня 2025 року № 1768 це стосується:
• торговців – фізичних осіб-підприємців – платників єдиного податку першої групи;
• торговців, які здійснюють торгівлю з використанням торгових автоматів;
• торговців, які здійснюють виїзну (виносну) торгівлю;
• торговців, які здійснюють продаж власноручно вирощеної або відгодованої продукції.
Для цих торговців обов’язок проведення безготівкових розрахунків виникатиме через три місяці після припинення або скасування воєнного стану.

Таким чином, 2026 рік не несе революційних змін у сфері застосування РРО, але змушує навіть найменших підприємців подумати про можливість приймати картку. Водночас закон зберігає можливість працювати без РРО для тих, хто відповідає визначеним критеріям.

ФОП першої групи

Платники єдиного податку першої групи й у 2026 році залишаються єдиною категорією підприємців, яка за умови дотримання вимог до першої групи не зобов’язана застосовувати РРО або ПРРО — незалежно від обсягу розрахункових операцій та способу оплати. Це передбачено пунктом 296.10 Податкового кодексу України та статтею 9 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (№265/95-ВР).

Це звільнення діє навіть якщо ФОП 1-ї групи приймає оплату банківською карткою через термінал. Сам факт використання POS-термінала не змінює його статусу і не зобов’язує до встановлення РРО. У 2026 році це підтверджено також позицією податкових органів.

Нагадаємо, що до першої групи можуть належати лише підприємці, які:

• не використовують найману працю;
• здійснюють виключно роздрібний продаж товарів з торговельних місць на ринках або надають побутові послуги населенню;
• мають обсяг доходу до 1 444 049 грн на рік (із 1 січня 2026 року – згідно з Законом про Державний бюджет України на 2026 рік).

Якщо Ви відповідаєте цим критеріям, РРО Вам не потрібен.

Торгівля на міських ринках

Підприємці, які торгують на ринках, також можуть не застосовувати РРО за умови дотримання певних правил. По-перше, мова йде лише про ті торгові точки, які розміщені безпосередньо на території ринку, і які не є стаціонарними магазинами чи павільйонами. По-друге, продаж має відбуватися без застосування підакцизних товарів і товарів з обов’язковою фіскалізацією (наприклад, техніки або ліків).

Постанова КМУ №1336 дозволяє працювати без РРО за умови дотримання всіх вимог до формату торгівлі (ведення розрахункової книжки та книги обліку розрахункових операцій) й асортименту. Проте важливо: ліміт для таких підприємців становить 500 тисяч гривень виручки на рік. Якщо Ви перевищуєте цю суму — Ви зобов’язані зареєструвати РРО або ПРРО. На практиці застосування цих винятків потребує індивідуальної оцінки конкретної торгової точки.

Виїзна та сільська торгівля

Окрема категорія — це підприємці, які здійснюють виїзну або сільську торгівлю. Наприклад, це можуть бути автолавки, мобільні точки продажу на ярмарках, торговці з розкладками в сільській місцевості. Постанова КМУ №1336 надає їм можливість не застосовувати РРО, якщо ведеться облік через розрахункову книжку і дотримуються ліміти обороту, встановлені для відповідного виду діяльності та податкового режиму (250, 500 тисяч або 1444049 гривень на рік – залежно від виду діяльності).

Ключова умова — продаж має здійснюватися товарами, які не підлягають обов’язковій фіскалізації: без підакцизної продукції, без техніки, медикаментів чи ювелірних виробів.

Усі ці категорії мають право працювати без РРО у 2026 році, але зобов’язані вести інший облік і дотримуватися правил, визначених законодавством. У наступних розділах ми розглянемо, хто зобов’язаний використовувати РРО, а також що чекає підприємця у разі порушення цих вимог.

Хто зобов’язаний використовувати РРО/ПРРО у 2026 році

Незважаючи на наявність винятків, абсолютна більшість підприємців у 2026 році зобов’язані застосовувати РРО або ПРРО при прийомі готівкових коштів або банківських карток. Ці вимоги випливають із норм Податкового кодексу України, Закону №265/95-ВР та інших підзаконних актів. Якщо Ви належите до таких категорій, застосування фіскального обліку для Вас є обов’язковим.

Перш за все, зобов’язані використовувати РРО всі фізичні особи-підприємці, які перебувають на 2–4 групах спрощеної системи оподаткування, якщо вони здійснюють розрахункові операції в готівковій або безготівковій формі (через термінал). Раніше для таких ФОП діяли ліміти доходу, до яких можна було працювати без РРО, але ці норми скасовані ще у 2022 році. Станом на 2026 рік таких порогів більше не існує: будь-яка операція за участі фізичних грошей чи банківських карток підлягає фіскалізації.

Окремо варто наголосити: продаж товарів, які підлягають підвищеному контролю, завжди потребує застосування РРО. До таких товарів належать:

• алкогольні напої та тютюнові вироби;
• пальне та інші підакцизні товари;
• технічно складні побутові товари, які підлягають гарантійному ремонту;
• лікарські засоби та медичні вироби;
• ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння.

Ці категорії обов’язкові до фіскалізації навіть тоді, коли їх продають на ринку, в сільській місцевості чи у виїзному форматі. Ніякі ліміти або спрощені умови не скасовують цього обов’язку.

Підприємці на загальній системі оподаткування (тобто не на єдиному податку) також повинні використовувати РРО чи ПРРО при будь-яких розрахунках із населенням. Винятки для таких суб’єктів є рідкісними й чітко прописані — наприклад, у разі продажу за безготівковим перерахунком на рахунок із наданням відповідних бухгалтерських документів.

Чи потрібно використовувати РРО, якщо підприємець приймає оплати лише на рахунок?

Це часте питання, особливо серед підприємців, які надають послуги або працюють у сфері B2B. Ключовим тут є розуміння терміну «розрахункова операція». Згідно із законом, розрахунковою вважається операція, при якій відбувається передача товару чи послуги за оплату, що здійснюється готівкою, платіжною карткою, електронними грошима або іншим подібним засобом. Якщо ж клієнт перераховує гроші на рахунок ФОП або підприємства через банк — наприклад, за інвойсом або рахунком-фактурою — це не є розрахунковою операцією в розумінні Закону №265/95-ВР. Іншими словами, це не вважається розрахунковою операцією за умови, якщо оплата здійснюється виключно шляхом банківського переказу без використання платіжних карток або терміналів.

Отже, якщо Ви працюєте винятково за рахунками, приймаєте оплату на розрахунковий рахунок і не використовуєте готівку або картки безпосередньо — Ви не зобов’язані встановлювати РРО. Наприклад, айтішник або дизайнер, який виставляє рахунок клієнту-фізособі і отримує оплату на рахунок у банку — може обійтися без ПРРО.

А от якщо Ви приймаєте оплату через POS-термінал — навіть якщо кошти надходять на рахунок — це вже розрахункова операція, яка потребує фіскалізації.

Що буде, якщо порушити правила

Порушення вимог щодо застосування РРО або ПРРО тягне за собою фінансову та адміністративну відповідальність. Якщо підприємець проводить розрахункові операції без фіскалізації, податкова служба має право застосувати штрафні санкції.

Станом на 2026 рік за перше порушення штраф становить 100% вартості реалізованого товару або послуги без використання РРО, за кожне наступне — 150%. Крім того, це може бути підставою для проведення податкової перевірки, тимчасового призупинення реєстрації або анулювання ліцензії на продаж окремих категорій товарів (наприклад, алкоголю).

У практиці податкових органів зустрічаються випадки, коли штрафи накладалися навіть за невеликі продажі — наприклад, коли підприємці не фіскалізували розрахунок на суму 200–300 гривень. Тому важливо не лише знати правила, а й ретельно їх дотримуватись у щоденній роботі.

Як Kavapp допомагає підприємцям дотримуватися законодавства

Для підприємців, яким потрібно вести облік продажів, фіскалізувати операції або контролювати оборот готівки, важливо мати простий, надійний і законодавчо сумісний інструмент. Система Kavapp створена саме для цього.

По-перше, у Kavapp програмний РРО (ПРРО) вже інтегрований у систему. Це означає, що підприємцю не потрібно встановлювати окремі касові програми або підключати сторонні сервіси для фіскалізації чеків. Уся фіскальна логіка зосереджена в одному середовищі — від адміністративних налаштувань до щоденних продажів. Для початку роботи з ПРРО достатньо:

• додати ФОП у систему Kavapp;
• підключити його фіскальну касу (або каси), зареєстровані в ДПС;
• додати ключ касира для підпису фіскальних операцій.

Після цього відкриття фіскальної зміни, формування та фіскалізація чеків виконуються безпосередньо через застосунок Kavapp Seller.

По-друге, у процесі продажу кожна розрахункова операція фіскалізується відповідно до вимог Закону України №265/95-ВР; фіскальні чеки формуються та передаються до податкової служби в установленому порядку; відкриття та закриття фіскальних змін здійснюється в межах одного застосунку — без додаткових дій з боку підприємця. Такий підхід мінімізує ризик помилок і спрощує дотримання вимог щодо обліку розрахункових операцій.

Нарешті, Kavapp зручно адаптується як до бізнесів, які використовують РРО, так і до тих, що мають право працювати без нього. Наприклад, якщо Ви — ФОП 1-ї групи і не застосовуєте РРО, Ви все одно можете використовувати Kavapp для обліку продажів, управління складом або персоналом. А якщо у Вашому бізнесі різні формати торгівлі — наприклад, магазин і виїзна торгівля — Ви можете вести їх у єдиній системі.

Також у разі зміни формату діяльності — наприклад, переходу з роботи без РРО на обов’язкову фіскалізацію — система дозволяє швидко налаштувати ПРРО без повної перебудови процесів.

Як на практиці відбувається робота з ПРРО в Kavapp

Робота з ПРРО починається з базового налаштування бізнесу в адміністративній частині Kavapp. Підприємець створює торгову точку та додає касира — тобто конкретного працівника або себе, якщо працює самостійно. Після цього застосунок Kavapp Seller встановлюється на пристрій, з якого відбуватимуться продажі, і синхронізується з адмін-панеллю за допомогою спеціального коду підключення.

Паралельно підприємець виконує стандартні дії в кабінеті платника податків: реєструє торгову точку, фіскальну касу та касира в ДПС. Це ті ж обов’язкові кроки, які потрібні для роботи з будь-яким ПРРО, незалежно від системи автоматизації.

Ключовий момент — додавання ключа касира в Kavapp. Саме на цьому етапі система синхронізується з кабінетом платника податків ФОПа: у Kavapp автоматично підтягується інформація про підприємця та його фіскальні каси, а ключ касира використовується для підпису фіскальних операцій. Далі до конкретної торгової точки прив’язується та фіскальна каса, через яку здійснюватиметься фіскалізація чеків.

Після цього касир відкриває фіскальну зміну безпосередньо в Kavapp Seller і може починати роботу. Усі продажі фіскалізуються автоматично, відповідно до вимог законодавства, без додаткових програм або перемикань між сервісами. Для підприємця це виглядає як єдиний, логічний процес: продаж — чек — фіскалізація — облік.

Такий підхід зменшує кількість помилок, спрощує навчання персоналу і знижує ризик порушень під час перевірок. Підприємець працює в одній системі, а всі фіскальні дії відбуваються «за лаштунками», у межах чинних вимог ДПС.

Робоча та фіскальна зміни в Kavapp: у чому різниця

У системі Kavapp передбачено два різні режими роботи, залежно від того, чи використовується ПРРО, чи система застосовується лише для внутрішнього обліку. Це принциповий момент, який важливо розуміти, щоб правильно організувати щоденну роботу касирів.

Робота без ПРРО: лише внутрішній облік

Якщо Kavapp використовується без підключеного ПРРО, тобто виключно як система внутрішнього обліку, касир на початку дня відкриває звичайну робочу зміну у застосунку Kavapp Seller. У цьому режимі:

• дані про продажі не передаються до податкової;
• синхронізація з ДПС відсутня;
• чеки є нефіскальними і використовуються лише для внутрішнього контролю, аналізу й обліку.

Такий формат підходить, зокрема, для бізнесів, які мають право працювати без РРО/ПРРО або використовують систему для управлінського обліку.

Робота з ПРРО: робоча + фіскальна зміни

Якщо у Kavapp підключено ПРРО і налаштована синхронізація з податковою, логіка роботи змінюється. На початку робочого дня касир:

1. відкриває робочу зміну в застосунку;
2. після цього окремо відкриває фіскальну зміну.

Важливий нюанс: касир, який працює у системі під своїм іменем (для внутрішнього обліку), і касир, ключем якого відкривається фіскальна зміна, можуть бути різними особами. Система не вимагає, щоб це був один і той самий користувач.

На практиці це часто має такий вигляд:

• у Kavapp додані всі наймані працівники — для внутрішнього обліку продажів;
• усі фіскальні зміни відкриваються одним ключем, наприклад ключем ФОПа або електронною печаткою ФОПа.

Такий підхід є нормальним і повністю відповідає логіці роботи системи та вимогам фіскального обліку.

Завершення робочого дня

Наприкінці дня дії виконуються у чіткій послідовності:

1. спочатку закривається фіскальна зміна — при цьому автоматично формується Z-звіт і дані передаються до податкової служби;
2. після цього закривається звичайна робоча зміна у застосунку касира.

На перший погляд може здаватися, що система передбачає багато кроків, але на практиці ці дії виконуються швидко і не створюють додаткового навантаження для персоналу. Натомість такий підхід дозволяє чітко розмежувати внутрішній облік і фіскальну відповідальність, що значно знижує ризики помилок і претензій з боку контролюючих органів.

Сервіс Kavapp стане у нагоді як тим, хто веде облік без РРО, так і тим, хто зобов’язаний фіскалізувати кожну операцію. А головне — він дозволяє зосередитися на розвитку бізнесу, а не на постійному вивченні норм закону. Спробуйте Kavapp безкоштовно вже сьогодні, щоб автоматизувати облік і забути про проблеми з фіскалізацією.