Налаштовуємо систему Kavapp для закладу харчування

Щоб розпочати роботу з системою автоматизації Kavapp, виконайте такі дії:

1. Перейдіть на офіційний сайт kavapp.com.
2. Натисніть кнопку "Вхід" у верхньому меню.
3. Заповніть реєстраційну форму, вказавши електронну пошту, контактний номер та інші основні дані.
4. Підтвердьте реєстрацію та отримайте доступ до Kavapp Admin — кабінету адміністратора, де здійснюється основне управління системою.

Після успішної реєстрації кабінету адміністратора необхідно встановити Kavapp Seller — застосунок для касирів, у якому можна приймати замовлення, видавати чеки та проводити фіскалізацію. Він синхронізується з Kavapp Admin для передачі даних у реальному часі.

Де завантажити?

• Play Market (Android)
• App Store (iOS)
• Microsoft Store (Windows)
• Також можна завантажити застосунок для Android або Windows безпосередньо з офіційного сайту.

Щоб під'єднати застосунок касира до облікового запису адміністратора, згенеруйте код підключення. Він дозволяє синхронізувати Kavapp Seller з вашим обліковим записом адміністратора.

Як це зробити: 

1. Увійдіть у Kavapp Admin.
2. Перейдіть до "Базова інформація" → "Точки продажу" → "Код підключення".
3. Натисніть "Створити код"  
4. Введіть згенерований код у застосунку Kavapp Seller на пристрої касира.

Примітка: якщо пристрій змінився або відбулося розлогінення, потрібно оновити й ввести новий код.

Якщо у вашому закладі є логіст, який відповідає за доставлення товарів із зовнішнього складу на торгові точки, йому знадобиться Kavapp Logistics.

Цей застосунок допомагає контролювати переміщення товарів, інгредієнтів та витратних матеріалів між складом і точками продажу. 

Логіст бачить усі замовлення на постачання, підтверджує доставлення та веде облік залишків. Усі дані автоматично синхронізуються з Kavapp Admin, що забезпечує точний контроль за складськими запасами.

Де завантажити?

• Play Market (Android)
• App Store (iOS)

Щоб під'єднати застосунок логіста до облікового запису адміністратора, потрібно отримати код доступу:

1. Увійдіть у Kavapp Admin.
2. Перейдіть до "Базова інформація" → "Логісти" → "Код доступу".
3. Якщо логіст ще не доданий у систему, натисніть "Додати логіста" і внесіть його дані.
4. Натисніть "Створити код" — цей код використовується для синхронізації застосунку Kavapp Logistics з вашим обліковим записом.

Примітка: код доступу необхідно генерувати для кожного нового логіста або пристрою.

Kavapp надає 14-денний безоплатний пробний період. Він починається з моменту реєстрації кабінету адміністратора.

Що потрібно знати?

• Протягом цього періоду можна безоплатно протестувати всі можливості системи.
• Усі внесені дані зберігаються, тож будуть доступні після переходу на платний тариф.

Якщо вам потрібно більше часу для налаштування системи, ви можете надіслати запит на продовження пробного періоду. Для цього зверніться в технічну підтримку через чат у Kavapp Admin.

Для початку роботи з Kavapp необхідно додати торгові точки, на яких відбуватиметься продаж товарів і напоїв.

Як додати нову торгову точку?

1. Увійдіть у Kavapp Admin.
2. Перейдіть у розділ "Базова інформація" → "Точки продажу".
3. Натисніть "Додати точку".
4. Вкажіть назву закладу, його адресу.
5. Натисніть "Створити" — нова торгова точка з’явиться у системі.

Як редагувати торгову точку?

У Kavapp Admin вже створена одна торгова точка, наприклад, "Заклад". Ви можете її відредагувати або додати нові.

Для редагування:

1. У розділі "Базова інформація" → "Точки продажу" знайдіть потрібну точку.
2. Натисніть значок олівця поруч із назвою.
3. Внесіть зміни та натисніть "Зберегти".

Щоб налаштувати параметри роботи кожної торгової точки, перейдіть у Kavapp Admin → "Базова інформація" → "Точки продажу" та виберіть потрібну локацію.

Основні налаштування точки продажу

1. Налаштування позицій

У цьому розділі можна налаштувати індивідуальне меню для кожної точки або встановити різні ціни на одну й ту ж позицію в різних закладах.

Щоб змінити статус наявності товару або змінити його ціну на конкретній торговій точці, активуйте опцію "Індивідуальні налаштування" та встановіть необхідні параметри.

2. Код підключення

Цей код необхідний для синхронізації застосунку Kavapp Seller з вашим обліковим записом адміністратора.

• Тут можна створити, переглянути, оновити або видалити код підключення.
• Якщо ви змінили пристрій або вийшли із системи в застосунку Kavapp Seller, потрібно оновити код і ввести його заново.

3. Налаштування точки продажу

У цьому розділі можна виконати основні налаштування для торгової точки:

• Налаштування принтера чеків — увімкніть, якщо точка використовує чековий принтер.
• Доступи в Kavapp Seller — визначте, які функції будуть доступні касирам (скасування чеків, перегляд залишків тощо).
• Підтвердження операцій — Оберіть спосіб підтвердження операцій для торгових точок: автоматичне чи ручне підтвердження від іншого спеціаліста.

4. Фінансові налаштування

Цей розділ містить налаштування фінансових параметрів торгової точки:

• Коригування суми залишку в касі — визначає початкову суму готівки в касі на початку зміни.
• Налаштування премії за годину роботи — додатковий бонус для працівників, які працюють на цій точці.
• Встановлення відсотка від продажів до зарплати касира — можна додати мотиваційний бонус від загальної суми продажу.

Як додати касира?

1. У Kavapp Admin відкрийте "Базова інформація" → "Касири".
2. Натисніть "Додати касира".
3. Заповніть дані (ім’я, контактний номер тощо).
4. Натисніть "Створити".

Як налаштувати доступи для касирів?

1. Увійдіть у "Базова інформація" → "Точки продажу" → "Налаштування".
2. Перейдіть у "Налаштування доступів у Kavapp Seller".
3. Оберіть, які функції будуть доступні касиру (скасування чеків, перегляд залишків тощо).
4. Збережіть зміни.

Як додати логіста?

1. У Kavapp Admin відкрийте "Базова інформація" → "Логісти".
2. Натисніть "Додати логіста".
3. Внесіть необхідну інформацію та створіть нового працівника.

Як налаштувати доступи для логістів?

1. У "Базова інформація" → "Логісти" натисніть значок "Дозволи" поруч із потрібним працівником.
2. Встановіть доступи відповідно до обов’язків логіста.
3. Натисніть "Зберегти".

Після налаштування доступів касири зможуть працювати у Kavapp Seller, а логісти — у Kavapp Logistics.

Як додати адміна?

1. У Kavapp Admin відкрийте "Базова інформація" → "Адміни".
2. Натисніть "Додати користувача".
3. Внесіть необхідну інформацію та натисніть “Створити”.

Адміністратор має найвищий рівень доступу та може виконувати широкий спектр дій, пов’язаних з управлінням закладом, працівниками та фінансовими операціями.

Примітка. Додавати та видаляти адмінів може лише Головний адміністратор (власник акаунту).

Розділ "Меню" у Kavapp Admin дозволяє адміністратору створювати, редагувати та організовувати всі товарні позиції на торгових точках. 
Меню складається з таких основних елементів:

• Інгредієнти — компоненти, які використовуються для приготування напоїв, технологічних карт та заготівель.
• Посуд — облікові одиниці, які прикріплюються до напоїв і можуть списуватися при продажу позиції (наприклад, “Паперовий стакан 250 мл”)
• Напої — позиції меню, до яких входять інгредієнти та посуд.
• Технологічні карти — позиції, для яких використовують інгредієнти, але посуд до них не входить. Використовуються для страв, які готуються після отримання замовлення.
• Товари — продукція, яка продається поштучно, без використання інгредієнтів і посуду (наприклад, “Бутельована вода”).
• Заготівлі — використовуються для попереднього приготування, підготовки інгредієнтів або готових страв (наприклад, “Тісто для круасанів”).
• Витратні матеріали — продукція, яка не списується під час продажу (наприклад, “Серветки”).

Інгредієнти — це основні складники напоїв, технологічних карт і заготівель. 

На початку роботи рекомендуємо створити групи інгредієнтів. Це дозволить їх структурувати та спростить управління. Групи інгредієнтів також використовуються для налаштування модифікаторів.

Як додати новий інгредієнт у систему

1. Відкрийте Kavapp Admin → "Меню" → "Інгредієнти".
2. Натисніть "Додати інгредієнт".
3. Заповніть основні поля:

• Назва (наприклад, "Мигдалеве молоко").
• Одиниця виміру (г, мл, шт.).
• Кількість в упаковці (наприклад, 1000).
• Група інгредієнтів — оберіть її з раніше створених (наприклад, "Молоко"). Якщо група не потрібна, виберіть "Без групи" — ви завжди зможете додати інгредієнт до групи пізніше.

4. Налаштуйте додаткові параметри:

✔️ Перерахунок при відкритті/закритті зміни — спонукає перераховувати та фіксувати залишки на початку та в кінці зміни.
✔️ Проведення через склад — якщо інгредієнти спочатку надходять на зовнішній склад, а потім переміщуються на торгову точку.

5. Натисніть "Створити" — інгредієнт з’явиться у списку та буде доступний для використання у технологічних картах.

Посуд — це обов’язкові облікові одиниці, які закріплюються за напоями та можуть списуватись разом з ними при продажу.

Як додати посуд

1. Відкрийте Kavapp Admin → "Меню" → "Посуд".
2. Натисніть "Додати посуд".
3. Вкажіть:

• Назву (наприклад, "Паперовий стакан 250 мл").
• Об’єм (мл) (для зручності обліку).
• Кількість в упаковці (наприклад, 50 шт.)

4. Налаштуйте параметри:

• Одноразовий — активуйте, якщо посуд буде списуватися при кожному продажу.
• Перерахунок при відкритті/закритті зміни — спонукає перераховувати та фіксувати залишки на початку та в кінці зміни.
• Проводити через склад — якщо посуд обліковується на зовнішньому складі.

5. Натисніть "Створити" — новий тип посуду стане доступним у системі.

Створення структури меню допомагає спростити пошук товарів та зробити роботу касира зручнішою. У Kavapp меню складається з груп та підгруп, у які розподіляються всі позиції:

• Групи меню — основні категорії (наприклад, "Кавові напої", "Десерти", "Основні страви").
• Підгрупи меню — підкатегорії всередині груп (наприклад, у групі "Кавові напої" можуть бути підгрупи "Кава на основі еспресо", "Кава з молоком", "Авторські напої").

Як створити групу

1. Відкрийте Kavapp Admin → "Меню" → "Групи меню".
2. Натисніть "Додати групу".
3. Вкажіть назву групи (наприклад, "Кавові напої").
4. Налаштуйте зображення в Kavapp Seller: завантажте файл зі свого пристрою або виберіть колір з запропонованого переліку, наприклад “Ванільний”

Як додати підгрупи

1. Перейдіть у "Меню" → "Підгрупи меню".
2. Натисніть "Додати підгрупу".

• Вкажіть назву підгрупи (наприклад, "Кава з молоком") та оберіть, до якої групи вона належить.

3. Збережіть зміни — нові групи та підгрупи будуть доступні у Kavapp Seller.

Щоб змінити порядок розташування груп у меню, натисніть кнопку "Сортування" та розташуйте групи в потрібному порядку.

Напої — це позиції меню, які складаються з кількох компонентів: інгредієнтів та обов’язково посуду. Напої готуються безпосередньо під час продажу та можуть мати модифікатори (наприклад, різні види молока).

Як додати напій

1. Відкрийте Kavapp Admin → "Меню" → "Напої".
2. Натисніть "Додати напій".
3. Заповніть основні параметри:

• Назва (наприклад, "Лате").
• Ціна (вкажіть вартість напою).
• Група меню (необовʼязково) — основна категорія, до якої належить напій (наприклад, "Кавові напої"). Якщо поділу немає, оберіть позначку “без групи”. У такому разі позиція напою відображатиметься на головному екрані у застосунку касира.
• Підгрупа меню (необовʼязково) — детальніший розподіл напоїв усередині групи (наприклад, "Кава з молоком"). Якщо поділу немає, оберіть позначку “без підгрупи”.
• Модифікатор (необовʼязково) — варіації напою, які може обрати гість (наприклад, різні види молока). Оберіть модифікатор зі списку. Якщо жодного не створено, у спадному списку буде доступна лише одна позначка — “без модифікатора”.
• Посуд — тип посуду, у якому подається напій (наприклад, "Паперовий стакан 250 мл").
• Об’єм/вага одиниці — точна величина напою, який продається (наприклад, 250).
• Одиниця виміру місткості — тип одиниці, у якій вимірюється товар (наприклад, грам, мілілітр, упаковка, порція, кілограм тощо).
• Артикул (необовʼязково) — унікальний код або номер напою.
• Штрихкод (необовʼязково) — корисна функція для швидкого сканування.
• Виробник (необовʼязково) — назва компанії, яка виготовляє товар.
• Опис (необовʼязково) — коротка інформація про напій або рецепт, яка може знадобитися касиру під час продажу.

✔️ Запитувати кількість — якщо активовано, під час продажу напою касир має вказати кількість позицій у чеку (актуально для популярних напоїв, які часто купують у кількох порціях).
✔️ Активний — при активації статусу, напій буде доступний для продажу та відображатиметься у списку напоїв в Admin panel.
✔️ Показувати на головному екрані — при активації, функція полегшить касиру швидкий вибір. Напій буде відображатися на головному екрані Kavapp Seller.

• Налаштування відображення зображення — фото або колір, який буде відображатися біля страв в Kavapp Seller. Відображається у Kavapp Seller та спрощує візуальний пошук позицій.
• Натисніть "Створити" — напій з’явиться у загальній таблиці, в розділі Меню → Напої, та стане доступним для продажу після синхронізації даних в програмі касира Kavapp Seller.

У таблиці міститься ключова інформація про напій. Щоб переглянути всі деталі та внести зміни, натисніть «Детальніше».

У блоці “Детальніше” можна:

• Редагувати — змінити інформацію про напій.
• Дублювати — скопіювати напій, щоб швидко створити нову схожу позицію.
• Інгредієнти — додати, видалити чи відредагувати додані інгредієнти.
• Собівартість — переглянути собівартість позиції на усіх точках продажу.
• пРРО — налаштувати дані для ПРРО: код УКТ ЗЕД, ПДВ та збори.

4. Додайте інгредієнти:

• Перейдіть у розділ Меню → Напої
• Знайдіть щойно створений напій та натисніть іконку скріпки в колонці "Інгредієнти" (або оберіть "Детальніше" → "Інгредієнти").
• Додайте інгредієнти, які входять до складу напою, вказавши: тип, назву інгредієнта та точну кількість. Наприклад:

+ Кава Арабіка – 7 г.

+ Молоко – 150 мл.

+ Натисніть "Додати".

Система автоматично списуватиме всі зазначені інгредієнти та одноразовий посуд під час продажу напою.

Як відредагувати напій

Інструкція, як змінити назву, посуд чи інші параметри напою:

1. Перейдіть у розділ Меню → Напої
2. Знайдіть потрібний напій у таблиці та натисніть іконку олівця (або оберіть «Детальніше» → «Редагувати»).
3. Внесіть всі необхідні зміни.
4. Натисніть "Зберегти".

Швидке створення схожих напоїв.

Якщо потрібно створити ще один напій з мінімальними змінами

1. Перейдіть у розділ Меню → Напої
2. Знайдіть потрібний напій у таблиці та натисніть іконку “Дублювати” (або оберіть «Детальніше» → «Дублювати» ).
3. Відредагуйте отриману копію напою.
4. Натисніть “Створити”.

Технологічні карти — це позиції меню, що складаються з інгредієнтів, але не містять привʼязаного посуду. Вони використовуються для обліку продуктів, які необхідні для приготування замовлення (наприклад, сендвіч, англійський сніданок, салат "Цезар" тощо).

Як додати технологічну карту

1. Відкрийте Kavapp Admin → "Меню" → "Тех. карти".
2. Натисніть "Додати тех. карту".
3. Заповніть основні параметри:

• Назва (наприклад, "Англійський сніданок").
• Назва позиції в чеку — назва товару, яка відображається у фіскальному чеку під час продажу (наприклад, “Хот-дог L”).
• Ціна — вартість страви.
• Одиниця виміру — тип одиниці, в якій відпускається або обліковується тех.карта (наприклад, обʼєм (мл), вага (г, кг), умовна одиниця (порція, шт., упаковка, деко тощо)
• Група меню (необовʼязково) — основна категорія, до якої належить товар (наприклад, “Основні страви”). Якщо поділу немає, оберіть позначку “без групи”. У такому разі створена позиція відображатиметься на головному екрані у застосунку касира.
• Підгрупа меню (необовʼязково) — детальний розподіл позицій усередині групи (наприклад, "Фаст-фуд”). Якщо поділу немає, оберіть позначку “без підгрупи”
• Модифікатор (необовʼязково) — варіації страви, які може обрати гість (наприклад, різні види булочок або соусів). Оберіть модифікатор зі списку. Якщо жодного модифікатора не створено — у спадному списку буде доступна лише одна позначка — “без модифікатора”.
• Обʼєм/вага одиниці — точна величина готової страви, яка продається (наприклад, 300)
• Одиниця виміру місткості — тип одиниці, у якій вимірюється позиція (наприклад, грам, мілілітр, кілограм, унція, шт. тощо)
• Артикул (необовʼязково) — унікальний код або номер позиції
• Штрихкод (необовʼязково) — корисна функція для швидкого сканування.
• Виробник (необовʼязково) — назва компанії або імʼя особи, яка виготовляє страву.
• Опис (необовʼязково) — додайте коротку інформацію про страву, яка може знадобитися касиру під час продажу.

✔️ Запитувати кількість — якщо активовано, під час продажу касир щоразу вводитиме кількість позицій у чеку.
✔️ Активний — при активації статусу, технологічна карта буде доступна для продажу та відображатиметься у списку напоїв в Admin Panel.
✔️ Показувати на головному екрані — якщо активовано, технологічна карта буде відображатися на головному екрані Kavapp Seller для швидкого вибору.

• Налаштування відображення зображення — фото або колір, який відображатиметься навпроти страви в Kavapp Seller. Це полегшує візуальний пошук позицій.
• Натисніть "Створити" — технологічна карта з’явиться у загальній таблиці, в розділі Меню → Тех. карти, та стане доступною для продажу після синхронізації даних в програмі касира Kavapp Seller.

У таблиці міститься основна інформація про страву. Щоб переглянути всі деталі та внести зміни до тех.карти, натисніть «Детальніше».

У блоці “Детальніше” можна:

• Редагувати — змінити інформацію про страву.
• Дублювати — копіювати тех.карту, щоб на її основі налаштувати іншу.
• Інгредієнти — додати, видалити чи відредагувати додані інгредієнти.
• Собівартість — переглянути собівартість страви на усіх точках продажу.
• пРРО — налаштувати дані для ПРРО: код УКТ ЗЕД, ПДВ та збори

4. Додайте інгредієнти:

• Перейдіть у розділ Меню → Тех.карти
• Знайдіть щойно створену технологічну карту в таблиці та натисніть іконку скріпки в колонці "Інгредієнти" (або оберіть "Детальніше" → "Інгредієнти").
• Додайте інгредієнти, що входять до складу тех. карти, вказавши: тип, інгредієнт та їх точну кількість. Наприклад:

+ Булочка – 1 шт.

+ Сосиска – 1 шт.

+ Соус кетчуп – 30 г

+ Соус гірчиця – 20 г

+ Огірок маринований – 1 шт.

• Натисніть "Додати".

Система автоматично списуватиме всі зазначені інгредієнти під час продажу технологічної карти.

Як відредагувати технологічну карту

Якщо потрібно змінити назву, одиницю виміру чи інші параметри:

1. Перейдіть у розділ Меню → Тех.карти
2. Знайдіть потрібну позицію у таблиці та натисніть іконку олівця (або оберіть «Детальніше» → «Редагувати»).
3. Внесіть всі необхідні зміни.
4. Натисніть "Зберегти".

Швидке створення схожих тех.карт

Якщо потрібно створити ще одну тех.карту з мінімальними змінами

1. Перейдіть у розділ Меню → Техкарти
2. Знайдіть потрібну позицію у таблиці та натисніть іконку “Дублювати” (або оберіть «Детальніше» → «Дублювати» ).
3. Відредагуйте отриману копію тех.карти.
4. Натисніть “Створити”.

Товари — це продукція, яка  продається і обліковується поштучно та не має посуду, інгредієнтів та інших складників.

Прикладами таких товарів є вода в пляшках, снеки, шоколад та інші подібні позиції, які постачаються на точку продажу в готовому вигляді.

Як додати товари

1. Відкрийте Kavapp Admin → "Меню" → "Товари".
2. Натисніть "Додати товар".
3. Заповніть основні параметри:

• Назва (наприклад, "Вода у пляшці 0,5 л").
• Назва позиції в чеку — назва товару, яка відображається у фіскальному чеку під час продажу (наприклад, “Вода “Моршинська” 0,5”)
• Ціна — вартість товару.
• Одиниця виміру — тип одиниці, в якій відпускається або обліковується товар (наприклад, обʼєм (мл), вага (г, кг, унція), умовна одиниця (порція, шт., упаковка, деко тощо)
• Кількість в упаковці — кількість товару в упаковці (наприклад, 12 шт. у коробці).

Якщо товар постачається на точку в різній кількості, вкажіть “1” як одиницю виміру, а фактичну кількість під час оприбуткування на склад зазначайте щоразу окремо.

• Група меню (необовʼязково) — основна категорія, до якої належить товар. Допомагає структурувати всі позиції (наприклад, "Напої"). Якщо поділу немає, оберіть позначку “без групи”. У такому разі позиція товару відображатиметься на головному екрані у застосунку касира.
• Підгрупа меню (необовʼязково) — детальний розподіл товарів усередині групи (за потреби, наприклад, "Фасовані напої"). Якщо поділу немає, оберіть позначку “без підгрупи”.
• Артикул (необовʼязково) — унікальний код або номер товару
• Штрихкод (необовʼязково) — корисна функція для швидкого сканування.
• Об'єм/вага одиниці (необовʼязково) — точна величина товару, яка продається (наприклад, 0,5).
• Одиниця виміру місткості — тип одиниці, у якій вимірюється товар (наприклад, грам, мілілітр, упаковка, деко, кілограм тощо)
• Опис (необовʼязково) — коротка інформація про товар, яка може знадобитися касиру під час продажу.
• Виробник (необовʼязково) — назва компанії або імʼя особи, яка виготовляє товар.

✔️Запитувати кількість — якщо активовано, під час продажу касир щоразу вводитиме кількість товарів у чеку (актуально для позицій, які часто купують по кілька одиниць).
✔️Активний — при активації товар буде доступний для продажу.
✔️ Проводити через склад — якщо товар зберігається та проходить через ваш зовнішній склад, активуйте цю опцію.
✔️Показувати на головному екрані — якщо активовано, товар буде відображатися на головному екрані Kavapp Seller для швидкого вибору.
✔️Перерахунок при відкритті/закритті зміни — якщо активовано, система буде запитувати кількість товару на початок та на кінець кожної зміни для додаткового контролю працівників.

Введення кількості під час відкриття/закриття робочої зміни не змінює залишок на складі (не робить переоблік), але фіксується у звіті по робочих змінах.

• Налаштування відображення зображення — фото або колір, який буде відображатися біля страв в Kavapp Seller. Спрощує візуальний пошук товарів.
• Натисніть "Створити" — товар з’явиться у загальній таблиці, в розділі Меню → Товари, та стане доступним для продажу.

У таблиці міститься основна інформація про товар. Щоб переглянути всі деталі та внести зміни, натисніть «Детальніше».

У блоці “Детальніше” можна:

• Редагувати — змінити інформацію про товар.
• Дублювати — скопіювати товар, щоб швидко створити нову схожу позицію.
• Собівартість — переглянути собівартість позиції на усіх точках продажу.
• пРРО — налаштувати дані для ПРРО: код УКТ ЗЕД, ПДВ та збори.

Як відредагувати товар

Якщо потрібно змінити назву, вартість чи інші параметри:

1. Перейдіть у розділ Меню → Товари
2. Знайдіть потрібний товар у таблиці та натисніть іконку олівця (або оберіть «Детальніше» → «Редагувати»).
3. Внесіть всі необхідні зміни.
4. Натисніть "Зберегти".

Швидке створення схожих товарів

Якщо потрібно створити ще один товар з мінімальними змінами

1. Перейдіть у розділ Меню → Товари
2. Знайдіть потрібний товар у таблиці та натисніть іконку “Дублювати” (або оберіть «Детальніше» → «Дублювати»).
3. Відредагуйте отриману копію товару.
4. Натисніть “Створити”.

Імпорт товарів дозволяє швидко додати велику кількість товарів у систему Kavapp за допомогою спеціального шаблону — готової таблиці у форматі CSV. Цю таблицю потрібно завантажити безпосередньо із системи Kavapp, заповнити даними про товари та після цього завантажити назад у систему.

Щоб завантажити шаблон для імпорту, перейдіть у розділ: Меню → Товари → Імпорт товарів → Завантажити шаблон.

Порядок завантаження та імпорту файлу

Після натискання кнопки «Завантажити шаблон» на ваш пристрій буде завантажено таблицю у форматі CSV.
Відкрийте завантажений файл. З ним можна працювати як зі звичайною таблицею Excel. Заповніть шаблон даними відповідно до рекомендацій нижче.

Примітка. У таблиці необхідно обов’язково заповнити перші три колонки. Інші колонки заповнюються за бажанням. Максимальна кількість рядків у файлі — 5000, а розмір файлу не має перевищувати 5 МБ.

Після заповнення файлу збережіть його у форматі CSV одним із доступних способів:

1. Через «Зберегти». Якщо файл уже відкритий у форматі CSV, натисніть Файл → Зберегти.
2. Через «Зберегти як». Якщо потрібно самостійно обрати формат файлу, перейдіть до меню Файл → Зберегти як, оберіть папку для збереження, вкажіть ім’я файлу та в полі Тип файлу виберіть CSV UTF-8 (з роздільниками-комами) (*.csv).

Завантажте заповнений файл у систему за допомогою кнопки «Обрати файл», яка розташована нижче кнопки «Завантажити шаблон». Також ви можете перетягнути потрібний файл у відповідне поле між кнопками «Завантажити шаблон» та «Обрати файл».

Якщо після перевірки система виявить помилки, виправте файл, збережіть його та завантажте повторно, скориставшись кнопкою «Завантажити повторно».

Після успішної перевірки файлу натисніть «Підтвердити імпорт».

Важливо! До системи можна імпортувати товари лише у структурі, передбаченій шаблоном, і в тому самому форматі — CSV. Тому рекомендуємо заповнювати саме наданий шаблон, а не використовувати інші таблиці.

Перед завантаженням переконайтеся, що всі дані внесені коректно: немає зайвих символів, пропущених обов’язкових полів або дублювання товарів. Також не змінюйте назви, порядок і структуру колонок у шаблоні CSV.

Як заповнити таблицю для імпорту

У шаблоні імпорту потрібно заповнити такі колонки:

• name — назва товару, яка буде відображатися в системі, не може перевищувати 45 символів (обов’язкове поле).
• price — ціна продажу товару. Вказується цілим числом або з копійками через крапку, наприклад: 50 або 50.99 (обов’язкове поле).
• units — одиниця виміру товару, за яку встановлено ціну, наприклад: шт., кг, г, л, мл, уп., порц (обов’язкове поле).

Зверніть увагу: назва одиниці виміру має повністю збігатися з короткою назвою, вказаною в розділі «Одиниці вимірювання», у полі «Коротка назва». Тобто якщо одиниці виміру шт. або уп. зазначені з крапкою, у таблиці їх також потрібно вказувати з крапкою.

• group — основна група меню, до якої буде додано товар. Наприклад: Напої, Кава, Десерти, Хот-доги.

У цьому полі можна вказати вже створену в системі групу меню, до якої потрібно додати товар. Також можна зазначити нову групу, яку Ви хочете бачити в меню. У такому випадку система автоматично створить цю групу та прив’яже до неї відповідні товари.
Якщо колонка group не буде заповнена, товар буде відображатися на головному екрані меню. За потреби це налаштування можна змінити вручну: відкрити товар у режимі редагування, вказати Групу меню та зняти позначку з опції «Показувати на головному екрані».

• sub_group — підгрупа меню всередині основної групи. Наприклад: Холодні напої, Гарячі напої, Тістечка.

У цьому полі можна вказати вже створену в системі підгрупу меню, до якої потрібно додати товар. Також можна зазначити нову підгрупу, яку Ви хочете створити всередині групи меню. У такому випадку система автоматично створить цю підгрупу та прив’яже до неї відповідні товари.
Зверніть увагу: якщо Ви заповнюєте колонку sub_group, колонка group також має бути обов’язково заповнена. Якщо вказати підгрупу без основної групи меню, під час імпорту виникне помилка, і завантажити товари в систему не вдасться. Імпорт можна буде виконати лише після виправлення таблиці.

• article — артикул товару використовується для пошуку, обліку та інвентаризації товарів.
• manufacturer — виробник товару.
• barcode — штрихкод товару — використовується для сканування товарів на касі.
• volume — об’єм або кількість товару, наприклад: 1.2, 250, 500, 1. Якщо значення не є цілим числом, десяткову частину потрібно вказувати через крапку (1.2, а не 1,2).
• volume_units — одиниця виміру об’єму або кількості товару: шт., кг, г, л, мл, уп., порц.

Зверніть увагу: назва одиниці виміру має повністю збігатися з короткою назвою, вказаною в розділі «Одиниці вимірювання», у полі «Коротка назва». Тобто якщо одиниці виміру шт. або уп. зазначені з крапкою, у таблиці їх також потрібно вказувати з крапкою.

• pack — кількість товару в упаковці (наприклад, 12 шт. в упаковці).
• name_in_receipt — назва товару, яка буде відображатися в чеку. Якщо потрібно, щоб у чеку відображалася коротша або інша назва товару ніж у колонці “name”, вкажіть її в цій колонці. Назва в чеку не може перевищувати 45 символів. Якщо колонку name_in_receipt не заповнити, у полі «Назва позиції в чеку» автоматично відобразиться назва, зазначена в колонці “name”.
• description — коротка інформація про товар, яка може знадобитися касиру під час продажу.
• manual_input — активує опцію «Запитувати кількість». Якщо опція активна, під час продажу касир зможе щоразу вручну вказувати кількість товару в чеку. Це актуально для позицій, які часто купують по кілька одиниць, а також для товарів, що продаються на вагу. Щоб активувати опцію для потрібного товару, у колонці manual_input вкажіть 1 або True. Якщо опцію активувати не потрібно, у цій колонці можна вказати 0, False або залишити поле порожнім.

Обов’язковими для заповнення є колонки name, price та units. Інші колонки заповнюються за потреби.

Якщо під час імпорту в таблиці будуть помилки, система повідомить про це. У повідомленні буде зазначено, які саме дані заповнені неправильно та в яких рядках файлу потрібно внести виправлення. Наприклад, помилка може виникнути, якщо не заповнене обов’язкове поле, неправильно вказаний формат ціни, перевищена допустима кількість символів у назві, використана одиниця виміру, якої немає в системі тощо.

Заготівлі — це попереднє приготування інгредієнтів або готових страв. Вони можуть бути як самостійними стравами, так і частиною інших технологічних карт.

Приклади заготівель для кафе: 
Кав'ярня: варені сиропи, заготовлені суміші для напоїв.
Пекарня: тісто для круасанів, основи для випічки.
Ресторан: соуси, маринади, начинки, основи для страв.

Заготівлі можна
✔ Продавати як готовий товар.
✔ Використовувати як інгредієнт для приготування інших позицій.

Крок 1: Додавання нової заготівлі

1. Відкрийте Kavapp Admin → "Меню" → "Заготівлі".
2. Натисніть "Додати заготівлю".
3. Заповніть основні параметри:

• Назва (наприклад, "Тісто для круасанів").
• Назва позиції в чеку — назва заготівлі, яка відображається у фіскальному чеку під час продажу (наприклад, Тісто для круасанів загот. 350г)
• Кількість готових виробів — вкажіть, скільки готового продукту отримується після приготування (наприклад, 1 кг — введіть “1”).
• Одиниця виміру — оберіть тип одиниці, в якій відпускається або обліковується товар. (наприклад, обʼєм (мл), вага (г, кг, унція), умовна одиниця (порція, шт., упаковка, деко тощо)
• Група заготівель (необовʼязково) — категорія, до якої належить заготівля. Оберіть її з раніше створених (наприклад, "Випічка").

Якщо група не потрібна, виберіть "Без групи" — ви завжди зможете додати заготівлю до групи пізніше.

• Опис (необовʼязково) — коротка інформація про заготівлю (рецепт, деталі приготування).
• Додати в меню — опція на випадок, якщо заготівля буде продаватися як окрема технологічна карта (наприклад, готові круасани). Її потрібно додати в меню, щоб працівник міг обрати позицію для продажу.

Якщо ж це заготівля або інгредієнт, який використовуватиметься в складі іншої технологічної карти чи напою (наприклад, круасан з шинкою та сиром), додавати його в меню не потрібно.

• Ціна (якщо заготівля “додана в меню”) — вартість позиції.
• Група (якщо заготівля “додана в меню”) — основна категорія меню, до якої належить заготівля (наприклад, "Сніданки").

Якщо поділу немає, оберіть позначку “без групи”. У такому разі заготівля відображатиметься на головному екрані у застосунку касира.

• Підгрупа (якщо заготівля “додана в меню”) — детальний розподіл заготівель усередині групи (наприклад, "Сніданки конструктори"). Якщо поділу немає, оберіть позначку “без підгрупи”.
• Обʼєм/вага одиниці — точна величина одиниці продажу (наприклад, 150).
• Одиниця виміру місткості — тип одиниці, у якій вимірюється товар (наприклад, грам, мілілітр, упаковка, деко, кілограм тощо)
• Артикул (необов’язково) — унікальний код або номер товару
• Штрихкод (необов’язково) — корисна функція для швидкого сканування.
• Виробник (необовʼязково) — назва компанії або імʼя особи, яка виготовляє товар.

✔️Запитувати кількість (якщо заготівля “додана в меню”) — якщо активовано, під час продажу касир щоразу вводитиме кількість позицій у чеку.
✔️ Активний — при активації статусу, заготівля буде доступна для продажу.
✔️ Показувати на головному екрані — якщо активовано, технологічна карта буде відображатися на головному екрані Kavapp Seller для швидкого вибору.
✔️ Перерахунок при відкритті/закритті зміни — якщо активовано, система буде запитувати кількість товару на початок та на кінець кожної зміни.

• Налаштування відображення зображення — фото або колір, який відображатиметься навпроти заготівлі в Kavapp Seller та спростить пошук позицій.
• Натисніть "Створити" — заготівля з’явиться у табличці, в розділі Меню → Заготівлі.

У таблиці міститься основна інформація про заготівлю. Щоб переглянути всі деталі та внести зміни, натисніть "Детальніше".

У блоці “Детальніше” можна:

• Редагувати — змінити інформацію про заготівлю.
• Дублювати — скопіювати заготівлю, щоб швидко створити нову схожу позицію.
• Інгредієнти — додати, видалити чи відредагувати додані інгредієнти.
• Собівартість — переглянути собівартість заготівлі на усіх точках продажу.
• пРРО — налаштувати дані для ПРРО: код УКТ ЗЕД, ПДВ та збори

Крок 2: Додавання інгредієнтів до заготівлі

Щоб заготівля правильно списувала інгредієнти при приготуванні, слід вказати точні пропорції інгредієнтів:

1. Перейдіть у розділ Меню → Заготівлі
2. Знайдіть щойно створену заготівлю та натисніть іконку скріпки в колонці "Інгредієнти" (або оберіть "Детальніше" → "Інгредієнти").
3. Додайте інгредієнти, що входять до складу заготівлі, вказавши:
   • Тип та інгредієнт.
   • Точну кількість, що списуватиметься при приготуванні.
4. Натисніть "Додати".

Система автоматично списуватиме всі зазначені інгредієнти при приготуванні заготівлі.

Крок 3: Активування функції приготування в Kavapp Seller

Щоб заготівлі можна було готувати через Kavapp Seller, необхідно увімкнути цю функцію:

1. У Kavapp Admin перейдіть у "Базова інформація" → "Точки продажу" → "Налаштування".
2. Увімкніть опцію "Заготівлі".
3. Натисніть "Зберегти" та синхронізуйте дані в Kavapp Seller.

Крок 4: Використання заготівлі в Kavapp Seller

1. У Kavapp Seller перейдіть в "Управління" → "Заготівлі".
2. Виберіть необхідну заготівлю.
3. Вкажіть кількість порцій, яку потрібно приготувати.
4. Натисніть "Приготувати" — система автоматично:

• Списує всі використані інгредієнти.
• Оприбутковує приготовану заготівлю для подальшого використання.

Результат: заготівля доступна в залишках. Ви можете використати її для приготування інших страв або для миттєвого продажу.

Редагування заготівлі

Якщо потрібно змінити назву, рецептуру чи інші параметри:
1. Перейдіть у розділ Меню → Заготівлі
2. Знайдіть потрібну заготівлю у таблиці та натисніть іконку олівця (або оберіть "Детальніше" → "Редагувати").
3. Внесіть всі необхідні зміни.
4. Натисніть "Зберегти"

Швидке створення схожих заготівель

Якщо потрібно додати ще одну заготівлю з мінімальними змінами

1. Перейдіть у розділ Меню → Заготівлі
2. Знайдіть потрібну заготівлю у таблиці та натисніть іконку “Дублювати” (або оберіть "Детальніше" → "Дублювати" ).
3. Відредагуйте отриману копію заготівлі.
4. Натисніть “Створити”.

Приклад роботи 1:

Приготування круасанів

У Kavapp Admin:

• Додається позиція "Круасан" у розділі "Заготівлі".
• Зазначаються інгредієнти: 50 г борошна, 20 г масла, 1 г солі на 1 порцію = 1 круасан.

У Kavapp Seller:

• Касир переходить у розділ “Управління” →”Заготівлі”.
• Обирає "Круасани", вказує 10 порцій та натискає "Приготувати".
• Система списує 500 г борошна, 200 г масла та 10 г солі зі складу й додає 10 круасанів у залишки.

Тепер готові круасани можна продавати через Kavapp Seller.

Приклад роботи 2:

Приготування заготівлі "Круасан" і використання її у складі технологічної карти "Круасан з шинкою та сиром"

Крок 1: Додавання заготівлі "Круасан" у Kavapp Admin

• У Меню → Заготівлі натисніть "Додати заготівлю".
• Заповніть поля

Крок 2: Додавання інгредієнтів у заготівлю "Круасан"

• У Меню → Заготівлі оберіть потрібну заготівлю в табличці та натисніть іконку скріпки в колонці "Інгредієнти" (або оберіть "Детальніше" → "Інгредієнти")
• Додайте: 50 г борошна, 20 г масла, 1 г солі на 1 порцію круасана.

Крок 3: Приготування заготівлі "Круасан" у Kavapp Seller.

• У розділ “Управління” →”Заготівлі” оберіть "Круасан".
• Вкажіть кількість порцій, наприклад, 10 порцій = 10 шт.
• Натисніть "Приготувати" — система списує інгредієнти та додає 10 шт. круасанів у залишки.

Крок 4: Додавання технологічної карти "Круасан з шинкою та сиром" у Kavapp Admin

• У Меню → Тех. карти натисніть "Додати тех. карту".
• Заповніть поля

Крок 5: Додавання інгредієнта "Круасан" у технологічну карту "Круасан з шинкою та сиром"

• У Меню → Тех. карти оберіть потрібну позицію в табличці та натисніть іконку скріпки в колонці "Інгредієнти" (або оберіть "Детальніше" → "Інгредієнти").
• Додайте: "Круасан" – 1 шт., Шинка – 50 г, Салат - 15 г, Сир – 80 г.

При продажу технологічної карти "Круасан з шинкою та сиром" в Kavapp Seller спишуться всі вказані інгредієнти, включно з приготованим круасаном.

Модифікатори — це зручний інструмент, який дозволяє змінювати склад напоїв або технологічних карт під час продажу, вибираючи компоненти з доступних варіантів.

Для чого потрібні модифікатори?

1. Гнучкість — дозволяють обирати різні варіанти інгредієнтів для одного напою (наприклад, сорт кави, тип молока, вид посуду).
2. Зручність для персоналу — скорочують кількість позицій у меню, оскільки немає потреби створювати десятки окремих варіантів одного напою чи страви.
3. Контроль списання — система списує лише вибраний інгредієнт.

Загальний принцип роботи модифікаторів:

1. Без модифікаторів — всі інгредієнти, додані до напою чи технологічної картки, використовуються та списуються автоматично.
2. З модифікаторами — під час продажу продавець обирає потрібний компонент з декількох на вибір. Система списує лише той інгредієнт, який було обрано.
3. До одного модифікатора можна додати кілька різних параметрів. Однак додавати один і той же інгредієнт кілька разів із різною кількістю — неможливо. Кожен інгредієнт може бути використаний у модифікаторі лише один раз.

Приклад: Налаштування модифікаторів для напою "Лате"

Для напою "Лате" створимо загальний модифікатор "Лате", в який додамо такі модифікаційні групи:

✔ Група "Посуд" — вибір типу посуду (паперовий стакан, багаторазовий посуд).
✔ Група "Кава" — вибір зерна для напою (арабіка, робуста, бленд).
✔ Група "Молоко" — вибір типу молока (звичайне, мигдалеве, безлактозне).

Крок 1: Створення груп інгредієнтів для модифікаторів

1. Перейдіть у Kavapp Admin → Меню → Групи інгредієнтів.
2. Натисніть "Додати групу".
3. Додайте потрібні групи інгредієнтів, наприклад:

+ "Молоко" (варіанти молока).

+ "Кава" (варіанти кавових зерен).

4. Натисніть "Створити".

Якщо необхідні групи вже є в системі, просто використовуйте їх у наступних кроках.

Крок 2: Додавання інгредієнтів до груп

1. Перейдіть у Kavapp Admin → Меню → Інгредієнти.
2. Натисніть "Додати інгредієнт".
3. Додайте інгредієнти, які входять до відповідних груп:

• Мигдалеве молоко, Безлактозне молоко, Звичайне молоко (група "Молоко").
• Арабіка, Робуста, Бленд (група "Кава").

4. У полі "Група інгредієнтів" оберіть групу для кожного інгредієнта.

5. Натисніть "Зберегти".

Якщо інгредієнти вже є в системі, відредагуйте їх і додайте до відповідної групи.

Крок 3: Додавання різного посуду

1. Перейдіть у Kavapp Admin → Меню → Посуд.
2. Натисніть "Додати посуд".
3. Створіть

• Одноразовий посуд — вкажіть кількість в упаковці (рукаві), для зручного подальшого обліку, та позначте ✔️ “Одноразовий”
• Багаторазовий — не ставте ✔️ біля поля “Одноразовий”, а в полі “Кількість в упаковці” вкажіть “1”

Крок 4: Створення загального модифікатора "Лате"

1. Перейдіть у Kavapp Admin → Меню → Модифікатори.
2. Натисніть "Додати модифікатор".
3. Введіть назву "Лате" (відповідно до напою).
4. Натисніть "Створити".

Крок 5: Створення кожної групи модифікаторів

Група модифікатора "Молоко"

1. У списку модифікаторів знайдіть "Лате".
2. Натисніть іконку "Скріпка" біля модифікатора.
3. Натисніть "Додати групу".
4. Виберіть тип "Інгредієнти" та оберіть групу інгредієнтів "Молоко" (вона міститиме всі варіанти молока, які створені в цій групі інгредієнтів).
5. Натисніть "Додати".
6. Позначте кожен інгредієнт у колонці "Використовується для вибору", вкажіть різницю в ціні (якщо є) та кількість, яка буде списуватися зі складу.
7. У спадному списку "Тип модифікатора" оберіть: 

• Обов'язковий вибір одного компонента — якщо потрібно, щоб касир обрав лише один варіант. (оберіть цей варіант для обов’язкового інгредієнта “молоко” у напій “Лате”) 
• Вибір одного компоненту або жодного — якщо інгредієнт є необов’язковим додатком. 
• Опціональний вибір декількох компонентів — якщо можна обрати декілька варіантів одночасно. 

8. Натисніть "Зберегти".

Група модифікатора "Кава"

Не закриваючи вікно з налаштуваннями груп модифікаторів, продовжуємо додавати інші групи до модифікатора “Лате”

1. Натисніть "Додати групу".
2. Виберіть тип "Інгредієнти" та оберіть групу інгредієнтів "Кава" (вона міститиме всі варіанти кави, які створені в цій групі інгредієнтів).
3. Натисніть "Додати".
4. Позначте кожен інгредієнт у колонці "Використовується для вибору", вкажіть різницю в ціні (якщо є) та кількість, яка буде списуватися зі складу.
5. У спадному списку "Тип модифікатора" оберіть: 

• Обов'язковий вибір одного компонента — якщо потрібно, щоб касир обрав лише один варіант. (оберіть цей варіант для обов’язкового інгредієнта “кава” у напій “Лате”) 
• Вибір одного компоненту або жодного — якщо інгредієнт є необов’язковим додатком. 
• Опціональний вибір декількох компонентів — якщо можна обрати декілька варіантів одночасно. 

6. Натисніть "Зберегти".

Група модифікатора "Посуд"

Не закриваючи вікно з налаштуваннями груп модифікаторів, продовжуємо додавати інші групи до модифікатора “Лате”

1. Натисніть "Додати групу".
2. Виберіть тип "Посуд"
3. Натисніть "Додати".
4. Позначте Посуд у колонці "Використовується для вибору", вкажіть різницю в ціні (якщо є) та кількість, яка буде списуватися зі складу.
5. У спадному списку "Тип модифікатора" оберіть: 

• Обов'язковий вибір одного компонента — якщо потрібно, щоб касир обрав лише один варіант. 
• Вибір одного компоненту або жодного — якщо інгредієнт є необов’язковим додатком. 
• Опціональний вибір декількох компонентів — якщо можна обрати декілька варіантів одночасно. 

6. Натисніть "Зберегти".

Крок 6: Додавання загального модифікатора "Лате" до напою.

1. Перейдіть у Kavapp Admin → Меню → Напої.
2. Знайдіть напій “Лате” та натисніть "Редагувати" (іконка олівця).
3. У полі "Модифікатор" виберіть "Лате".
4. Натисніть "Зберегти" та синхронізуйте дані в Kavapp Seller.

Висновок:

✔️ Модифікатори дозволяють швидко змінювати склад напою або товару під час продажу.
✔️ Економлять час, оскільки немає потреби створювати окремі позиції для кожного варіанту напою.
✔️ Допомагають оптимізувати облік інгредієнтів, зменшуючи списання зайвих продуктів.
✔️ Спрощують роботу барист, адже дозволяють одразу обрати

Комбо-меню — це набір із кількох страв, об’єднаних в одну пропозицію, що має єдину ціну та може передбачати варіанти вибору складових (наприклад, основна страва, напій і додаток).

Як реалізувати комбо-меню

1. Додайте потрібні складові комбо-меню, а також одноразовий посуд або пакування до розділу «Інгредієнти» (інформацію про додавання нових інгредієнтів у систему дивіться у п. 3.1 інструкції).

2. Створіть технологічну карту, до якої додайте необхідні інгредієнти та посуд із розділу «Інгредієнти».

3. Налаштуйте варіанти вибору складових за допомогою модифікаторів (інформацію про налаштування модифікаторів дивіться у п. 3.9 інструкції).

4. Якщо до комбо-меню входять страви попереднього приготування — створіть відповідні заготівлі. Їх можна використовувати як у складі комбо-меню, так і продавати окремо (докладніше про створення, налаштування та редагування заготівель, а також приклади їх використання дивіться у п. 3.8 інструкції).

Приклад комбо-меню: «Бургер-комбо»

Склад комбо-меню:

• Бургер;
• Картопля фрі;
• Напій на вибір: Кола, Фанта, Сік.

Загальна ціна: наприклад, 299 грн.

Крок 1: Інгредієнти

У розділі «Інгредієнти» додайте складові комбо-меню та одноразове пакування, які використовується для комбо:

• Бургер (у разі закупівлі в готовому вигляді).
• Коробка для бургера.
• Картопля фрі (у разі закупівлі в готовому вигляді, наприклад, упаковка 1000 г).
• Паперовий пакет для фрі.
• Одноразовий стакан з кришкою та трубочкою.

Також додайте напої у розділ «Інгредієнти», що входять до складу комбо:

• Кола - 2000 мл
• Фанта - 2000 мл
• Сік - 2000 мл

Крок 2: Технологічна карта

Створіть технологічну карту «Бургер-комбо» та додайте до неї:

• Бургер класичний - 1 шт.
• Картопля фрі - 200 г.
• Відповідний напій - 200 мл.
• Необхідний одноразовий посуд.

Крок 3: Модифікатори

Для налаштування варіантів вибору додайте модифікатори:

• Напій на вибір (обов’язковий):

- Кола

- Фанта

- Сік

• Соус до фрі (необов’язковий):

- Кетчуп

- Гірчиця

- Сирний соус

Зверніть увагу!

До технологічної карти Комбо-меню не можна прикріпити інші технологічні карти (окремі страви чи напої). Щоб під час продажу Комбо-меню інгредієнти списувалися правильно, потрібно додати до його технологічної карти всі інгредієнти з тих страв і напоїв, які входять до складу цього комбо, або використовувати Заготівлі.

Крок 4: Заготівлі

У разі використання заготівель у комбо-меню (наприклад, коли бургер і картопля фрі готуються на місці, а не закуповуються в готовому вигляді), необхідно створити відповідні заготівлі для цих страв.

Зверніть увагу, що кожну заготівлю можна використовувати як у складі комбо-меню, так і реалізовувати окремо.

Для кожної заготівлі, що входить до складу комбо-меню, активуйте функцію приготування в Kavapp Seller.

У системі Kavapp є кілька основних розділів для контролю товарних залишків, переміщень і закупівель. Це допомагає вести точний облік, запобігати нестачам продукції та оптимізувати складські операції.

Що містить облік товару?

• Замовлення — переміщення товару із зовнішнього складу на точки продажу.
• Закупівлі — оприбуткування товарів та інгредієнтів одразу на точку продажу.
• Списання — видалення товарів зі складу через пошкодження або закінчення терміну придатності.
• Переоблік — перевірка та коригування фактичних залишків.
• Продажі зі складу — можливість продавати товари, посуд, інгредієнти та витратні матеріали із зовнішнього складу.
• Наявність товару на точці продажу — перегляд залишків товарів на точках продажу.
• Робота зі складом — управління операціями на зовнішньому складі (наявність, оприбуткування, списання товару та коригування вартості).

Замовлення на переміщення товарів використовується тільки якщо у вас є зовнішній склад, окремий від точки продажу.

Коли товар зберігається на зовнішньому складі і його потрібно перемістити на торгову точку, щоб зробити доступним для продажу, — треба оформити замовлення на переміщення.

Як працює система?

1. Замовлення на переміщення товару створюється адміністратором у Kavapp Admin або касиром у Kavapp Seller.
2. Логіст у Kavapp Logistics отримує замовлення та комплектує товар.
3. Товар відвантажується зі складу та переміщується в обране кафе мережі.
4. Касир у Kavapp Seller підтверджує отримання товару, після чого він стає доступним на точці продажу.

Важливо! Замовлення не потрібне, якщо у вас немає окремого складу і товар зберігається безпосередньо на торговій точці. У такому випадку товари одразу оприбутковуються через закупівлю (див. пункт 4.2. Закупівлі).

Як створити замовлення на переміщення товару у Kavapp Admin?

1. Перейдіть у "Облік товару" → "Замовлення".
2. Натисніть "Створити замовлення".
3. Оберіть торгову точку, на яку товар переміщується зі складу.
4. Вкажіть товари та їх кількість.
5. Натисніть "Відправити дані" — замовлення з’явиться у застосунку Kavapp Logistics для подальшого формування логістом.

Також замовлення можна створити з Kavapp Seller (див. пункт 5.3. Замовлення товарів в інструкції Налаштування Kavapp Seller)

Якщо Kavapp Logistics не використовується, адміністратор або касир можуть самостійно підтвердити переміщення товару у Kavapp Admin або Kavapp Seller.

Переваги роботи через склад:

✔ Чіткий контроль залишків товарів.
✔ Автоматичний облік руху товарів між торговими точками.
✔ Запобігання нестачам товарів завдяки централізованій логістиці.
✔ Зручно для мережі закладів зі спільним зовнішнім складом.

Закупівля — це надходження нового товару безпосередньо на торгову точку, без використання зовнішнього складу.

Коли використовується закупівля?
Якщо у вас немає зовнішнього складу, і товари постачаються одразу на точку продажу.

Як оформити закупівлю у Kavapp Admin?

1. Перейдіть у "Облік товару" → "Закупівлі".
2. Натисніть "Створити закупівлю".
3. Виберіть торгову точку, куди надходить товар.
4. Додайте позиції товарів, вказавши:

• Кількість упаковок
• Кількість одиниць в одній упаковці
• Ціну за упаковку

Після внесення даних у колонці "Загальна сума" автоматично з’явиться підсумок навпроти кожної позиції.

5. Якщо товар купується за готівку, активуйте "Розрахунок з каси" — сума буде списана з каси торгової точки.

6. Натисніть "Відправити дані" — закупівля буде додана в систему.

Якщо активовано "Автоматичне підтвердження закупівлі", товар одразу з'явиться у залишках без потреби в ручному підтвердженні.

Що важливо знати?

• Закупівля використовується для товарів, інгредієнтів, витратних матеріалів, які надходять безпосередньо на точку продажу.
• Якщо товар спочатку надходить на зовнішній склад, а потім переміщується на точку, слід використовувати “Замовлення” (див. 4.1 Замовлення).
• Опція "Розрахунок з каси" дозволяє списувати кошти з каси, якщо товар оплачений готівкою.
• Альтернативно закупівлю можна створити через Kavapp Seller або Kavapp Logistics.

Списання — це видалення товарів, інгредієнтів або витратних матеріалів із залишків через псування, закінчення терміну придатності або інших причин.

Коли використовується списання?

✔ Якщо товар зіпсувався або закінчився термін придатності.
✔ Якщо товар втрачений або пошкоджений (наприклад, розбитий, пролитий, зіпсований під час зберігання).
✔ Якщо потрібно списати витратні матеріали (наприклад, серветки, одноразові рукавички).
✔ Якщо у звітах є розбіжності між фактичними залишками та системою, і необхідно вручну скоригувати дані.

Як оформити списання у Kavapp Admin?

1. Перейдіть у "Облік товару" → "Списання".
2. Натисніть "Створити списання".
3. Виберіть торгову точку, на якій потрібно списати товар.
4. Додайте позиції, вказавши кількість одиниць, яка списується.
5. Натисніть "Відправити дані" та напишіть опис Причину списання (наприклад, "зіпсований", "втрата", "брак") – товар буде списано з залишків.

Якщо активовано "Автоматичне підтвердження списання", товар одразу видалиться із залишків без потреби в ручному підтвердженні.

Що важливо знати?

• Списання оновлює залишки в реальному часі — списані позиції автоматично вилучаються з обліку.
• Причина списання допомагає аналізувати втрати та вести облік списаного товару.
• Адміністратор може обмежити доступ касирів до функції списання в Kavapp Admin.
• Альтернативно списання можна створити через Kavapp Seller (див. пункт 5.4. "Списання товарів" в інструкції "Налаштування Kavapp Seller").

Переоблік — це процес перевірки та коригування залишків товарів на точці продажу для усунення розбіжностей між фактичними даними та обліком у Kavapp. 

Для проведення переобліку на зовнішньому складі використовуйте Kavapp Logistics.

Коли використовується переоблік?

✔ Для звірки фактичних залишків товарів, інгредієнтів, заготівель або витратних матеріалів із даними у Kavapp.
✔ Якщо є підозра на нестачу або надлишок товарів у системі.
✔ Після великих постачань, переїзду або змін у товарному асортименті.
✔ При проведенні планових інвентаризацій.

Як провести переоблік у Kavapp Admin?

1. Перейдіть у "Облік товару" → "Переоблік".
2. Виберіть торгову точку, на якій проводиться перевірка.
3. Введіть фактичні залишки товарів біля кожної позиції.
4. Натисніть "Відправити дані" – система внесе зміни до обліку (списання або оприбуткування різниці).

Що важливо знати?

• Переоблік у Kavapp Admin можна провести одразу по всіх позиціях, або ж по окремих товарах.
• Після підтвердження система автоматично списує нестачі або додає надлишки товару.
• Під час переобліку інші операції на цій точці продажу блокуються до його завершення.
• Альтернативно переоблік можна проводити через Kavapp Logictics (див. пункт 4.4 "Переоблік" в інструкції Налаштування Kavapp Logictics).

Продаж зі складу — це функція, яка дозволяє продавати товари безпосередньо із зовнішнього складу, без переміщення на точку продажу.

Коли використовується продаж зі складу?

✔ Якщо ви продаєте товари безпосередньо зі складу, без попереднього переміщення на торгову точку (наприклад, гуртовий продаж зі складу).
✔ Якщо товари реалізуються за попереднім замовленням і немає потреби зберігати їх на точці продажу.

Як оформити продаж зі складу у Kavapp Admin?

1. Перейдіть у "Облік товару" → "Продажі зі складу".
2. Додайте позиції товарів, вказавши:

• Кількість упаковок для продажу
• Ціна за упаковку для продажу

3. Натисніть "Відправити дані" — продаж буде оформлено, а товар списаний зі складу.

Що важливо знати?

• Продаж зі складу не буде фіскалізовано.
• Продавати зі складу можна лише упаковки, які вказані в системі.
• Альтернативно продавати зі складу можна через Kavapp Logictics.

Розділ "Наявність товару на торговій точці" дозволяє переглядати залишки продукції та аналізувати використання товарів за зміну.

Доступні два варіанти перегляду:

✔ Наявність в реальному часі — показує актуальні залишки на торговій точці.
✔ Використання за поточну зміну — відображає товари, інгредієнти, заготівлі та посуд, які були використані або продані під час активної зміни.

Зауважте, що товари, інгредієнти, заготівлі та посуд з останнього проведеного чека не враховуються. 

Як переглянути інформацію?

1. Перейдіть у "Облік товару" → "Наявність товару на торговій точці".
2. Виберіть торгову точку зі спадного списку.
3. Натисніть "Наявність на даний момент" або "Використання за поточну зміну" для відповідного перегляду.

Залишки оновлюються автоматично після продажів, списань чи переобліку.

Зверніть увагу: Витратні матеріали не списуються автоматично, оскільки не беруть участі в продажу на торговій точці. Їх залишки контролюються вручну через операції Закупівлі, Замовлення (за наявності складу) та Списання. Переглянути виконані операції можна у звітах з обліку на торгових точках, зокрема в Звіті зі списання, Звіті по закупівлях та Звіті по доставці.

Розділ "Робота зі складом" дозволяє переглядати залишки товарів на зовнішньому складі та виконувати операції з ними.

Що можна зробити в цьому розділі?

✔ Переглянути залишки товарів на зовнішньому складі.
✔ Оприбуткувати товар — додати позицію на склад.
✔ Списати товар — вилучити позицію зі складу.
✔ Коригувати вартість — змінити собівартість позиції, якщо ціна змінилася або була вказана неправильно.

Як переглянути залишки на складі?

1. Перейдіть у "Облік товару" → "Робота зі складом".
2. Система покаже актуальні залишки товарів.

Зміни виконуються лише для однієї товарної позиції за раз, масове редагування можливе лише в Kavapp Logictics.

Контроль руху витратних матеріалів на складі здійснюється за допомогою звітів з обліку на складі, зокрема Звіту по списаннях зі складу, Звіту по переобліках на складі та Звіту по руху товару на складі.

За допомогою інструментів Kavapp можна керувати усіма фінансовими операціями, коригувати собівартість товарів та працювати із зарплатами. 

Головні інструменти категорії “фінансові операції”

• Інкасації — фіксування інкасації готівки з каси та створення службових внесень
• Коригування собівартості на торговій точці — коригування собівартості посуду, інгредієнтів, товарів та заготівель для обраної торгової точки. 
• Розрахунок зарплат — нарахування зарплати за будь-який період для кожного касира мережі окремо.
• Штрафи й премії — додавання штрафів та премій окремим касирам. Дані враховуються при нарахуванні наступної заробітної плати. 
• Аванси — фіксація виданих авансів для кожного касира окремо. 
• Відкриття/закриття фіскальної зміни — відкриття та закриття фіскальної зміни у кафе. 

У розділі меню “Інкасації” доступні дві дії: 

1. Створення інкасації — фіксування точної кількості готівки, яку взяли з каси обраної точки продажу. 
2. Внесення готівки — службове внесення готівки в касу обраної точки продажу

Коли використовується інкасація та внесення готівки?

Інкасації:

✔ Для відстеження точної кількості інкасованої готівки.
✔ Для відстеження точної кількості готівки, яка залишилася в касі.
✔ Для контролю касирів чи інших працівників, які мають доступ до каси.

Внесення готівки:

✔ Поповнення каси для забезпечення необхідної розмінної готівки на початку зміни.
✔ Для покриття потреб точки продажу (наприклад, закупівлі товарів й розрахунку з каси тощо).
✔ Для ведення точного обліку готівкових операцій.

Як створити інкасацію?

1. Відкрийте Kavapp Admin → Меню → Фінансові операції → Інкасації.
2. Натисніть "Створити інкасацію".
3. Вкажіть Точку продажу, з якої відбудеться зняття готівки 
4. Вкажіть точну Суму інкасації (наприклад, 1280 грн)
5. Додайте примітку до інкасації, якщо є така потреба.
6. Щоб зробити фіскалізацію інкасації, поставте галочку біля опції "Фіскалізувати" та оберіть ФОП / Юр.особа. Тоді інкасація автоматично пройде через ПРРО. Якщо фіскалізація для інкасації не потрібна, залиште поле без позначки — у такому разі інкасація буде створена лише для внутрішнього обліку, без передачі даних до податкової.
7. Натисніть “Зберегти” 

Зверніть увагу! Поки робоча зміна відкрита, інкасацію, яку раніше було створено та підтверджено під час цієї зміни лише для внутрішнього обліку, можна фіскалізувати. Для цього перейдіть у Kavapp Admin → Фінансові операції → Інкасації, натисніть значок «Дії» навпроти потрібної інкасації та увімкніть опцію "Фіскалізувати".

Як створити внесення готівки?

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Фінансові операції → Інкасації.
2. Натисніть "Внесення готівки".
3. Вкажіть Точку продажу, на якій відбудеться внесення готівки 
4. Вкажіть точну Суму внесення (наприклад, 1280 грн)
5. Додайте примітку до службового внесення, якщо є така потреба.
6. Щоб зробити фіскалізацію внесення готівки, поставте галочку біля опції "Фіскалізувати" та оберіть ФОП / Юр.особа. Тоді внесення готівки автоматично пройде через ПРРО. Якщо фіскалізація для цієї операції не потрібна, залиште поле без позначки — у такому разі внесення готівки буде створено лише для внутрішнього обліку, без передачі даних до податкової.
7. Натисніть “Зберегти” 

Зверніть увагу! Поки робоча зміна відкрита, внесення готівки, яке раніше було створено та підтверджено під час цієї зміни лише для внутрішнього обліку, можна фіскалізувати. Для цього перейдіть у Kavapp Admin → Фінансові операції → Інкасації, натисніть значок "Дії" навпроти потрібного внесення та увімкніть опцію "Фіскалізувати". 

Що важливо знати?

• Запобігає нестачам і забезпечує прозорість руху готівки.
• Зменшує ризик помилок або махінацій із готівковими коштами.
• Дані про всі інкасації зберігаються в системі, що допомагає у бухгалтерському обліку.
• Інформація про інкасації доступна в реальному часі, що полегшує управління касами.

У Kavapp Admin можна коригувати собівартість на будь-якій торговій точці. Змінити її можна для будь-якої категорії: посуд, інгредієнти, товари, заготівлі. 

Коли використовується коригування собівартості?

✔ Якщо треба виправити помилку після першочергового зазначення собівартості. 
✔ Якщо змінилися умови постачання й треба оновити ціни до актуального значення. 

Як коригувати собівартість?

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Фінансові операції → Коригування собівартості на торговій точці.
2. Оберіть Точку продажу, для якої будуть налаштовані зміни. 
3. Оберіть категорію, де знаходяться необхідні товари для редагування: посуд, інгредієнти, товари, заготівлі. 
4. З переліку оберіть потрібний товар, натисніть “Змінити”, у відкритому вікні введіть нову ціну собівартості. 
5. Натисніть “Зберегти”

Що важливо знати?

• Відображає реальні витрати на товари, інгредієнти та заготівлі.
• Дозволяє швидко реагувати на зміни в постачанні та коригувати вартість товарів.
• Допомагає виправляти некоректні дані, внесені при першочерговому встановленні собівартості.
• Забезпечує точні розрахунки прибутковості та маржі.
• Дозволяє адаптувати роздрібні ціни без втрати прибутку.

Розрахунок зарплати для касирів усієї мережі кафе здійснюється через Kavapp Admin.

Заробітна плата касирів складається з погодинної оплати та відсотка за продаж напоїв та інших позицій. Вона рахується за весь час, протягом якого касир мав відкриту робочу зміну.

Як здійснити розрахунок зарплати?

1. Відкрийте Kavapp Admin → "бокове Меню" → "Фінансові операції" → "Розрахунок зарплати".
2. Оберіть період, за який буде розраховано зарплату
3. Оберіть Точку продажу, в якій працює касир
4. Оберіть Касира, для якого буде розраховано зарплату
5. Натисніть Отримати звіт. У сумі до виплати буде враховано: загальний час роботи, заробіток касира за годину роботи, заробіток за касу, за картки, а також премії, штрафи та видані аванси. 
6. Ви можете відредагувати показники, якщо помітили помилку.

Після розрахунку зарплати її можна нарахувати касирові. Після цього зарплата вважається виплаченою і більше не враховується в розрахунках.

Що важливо знати?

• Якщо заробітна плата визначена як для касира, так і для торгової точки, вона буде підсумовуватися. 

Наприклад, якщо касиру встановлена ставка 35 грн/година, а на торговій точці — 30 грн/година, загальна ставка для цього касира на цій точці буде становити 65 грн/година.

• Дає змогу точно розраховувати виплати, враховуючи відпрацьований час, продажі та додаткові нарахування.
• Забезпечує коректний облік виплат у системі.
• Скорочує час на облік і виплату зарплат
• Допомагає уникнути повторних нарахувань і спрощує бухгалтерський облік.

Ви можете нарахувати штрафи й премії будь-якому касиру, в будь-який момент. Дані будуть збережені та враховані при розрахунку зарплати. 

Як нарахувати штрафи чи премії?

1. Відкрийте Kavapp Admin → "бокове Меню" → "Фінансові операції" → "Штрафи й премії".
2. Натисніть Додати премію або штраф
3. Зазначте Дату створення премії або штрафу 
4. Оберіть Касира, для якого буде застосована функція
5. Зі спадного меню оберіть “Премія” або “Штраф”, залежно, що буде нараховано обраному касиру
6. Вкажіть суму премії чи штрафу
7. За потреби додайте опис з поясненням чи коментарем. 
8. Натисніть Створити

Що важливо знати?

• При створенні штрафів чи премій можна додати опис для кожної операції. 
•  Усі штрафи та премії враховуються під час розрахунку зарплати.
• Ви можете відредагувати будь-які дані у створеному штрафі чи премії: дату, касира, вибір штраф чи премія, суму, опис. 
• Ви можете зробити штраф чи премію активними або неактивними. Якщо функція неактивна, її не буде враховано при розрахунку заробітної плати. 

Адміністратор може видавати аванси касирам, вони будуть враховані при обрахунку наступної заробітної плати. 

Як нарахувати аванс?

1. Відкрийте Kavapp Admin → "бокове Меню" → "Фінансові операції" → "Аванс"
2. Натисніть Додати аванс
3. Зазначте Дату створення авансу
4. Оберіть Касира, для якого буде застосована функція
5. Вкажіть суму авансу
6. За потреби додайте примітки з поясненням чи коментарем. 
7. Натисніть Створити

Що важливо знати?

• Ви можете відредагувати будь-які дані у створеному авансі: дату, касира, суму, примітки. 
• Ви можете зробити аванс активним чи неактивним. Якщо аванс неактивний, він не буде врахований при розрахунку заробітної плати. 

Фіскальна зміна відкривається і закривається як касиром через Kavapp Seller, так і адміністратором в Kavapp Admin. 

Як відкривати та закривати фіскальну зміну?

1. Увійдіть в Kavapp Admin і перейдіть в розділ "Фінансові операції" → "Відкриття/закриття фіскальної зміни".
2. Оберіть точку продажу, для якої необхідно відкрити або закрити зміну.
3. Натиснути "Відкрити зміну" для початку роботи або "Закрити зміну" для завершення фіскальної зміни.

Х-звіт

Усі дані за зміну, яка триває, можна сформувати у X-звіт. Він знаходиться у розділі Фінансові операції → Відкриття/закриття фіскальної зміни у крайньому правому куті таблички.

Цей звіт доступний лише у відкритій фіскальній зміні та показує всі фіскалізовані продажі з початку зміни до моменту формування звіту.

Нотатка: він буде корисний, коли представники податкової просять надати звітність за поточний день до закриття зміни.

Дані після закриття зміни відображаються у Z-звіті. Сформувати Z-звіт за будь-яку відпрацьовану закриту фіскальну зміну можна у розділі бокового меню Звіти → Звіти по робочих змінах → Звіт за фіскальними змінами.

Детально, як отримати такий звіт, читайте у пункті 7.3 “Звіт за фіскальними змінами”.

Що важливо знати?

• X-звіт можна сформувати лише під час поточної відкритої зміни. Після закриття зміни, функція буде недоступна. 
• Після закриття фіскальної зміни формується Z-звіт та відправляється в податкову автоматично.

Завдяки цьому усі звіти щодо робочих змін в Kavapp Admin відповідають фактичній календарній даті робочої зміни. 

• В межах однієї робочої зміни може бути декілька фіскальних — це не порушення. 
• Фіскальна зміна, згідно з вимогами податкової, не повинна тривати понад 24 години. Тож радимо закривати фіскальну зміну не пізніше 23:59, незалежно від часу відкриття.

Функціонал "Акції та дисконти" у Kavapp дозволяє налаштовувати знижки, акції та дисконтні картки для клієнтів. Це допомагає стимулювати повторні покупки, збільшувати лояльність клієнтів і впливати на продажі.

Як працює дисконтна система?

1. Адміністратор створює знижку в "Акції та дисконти" → "Знижки".
2. Реєструє персональну картку клієнта в розділі "Акції та дисконти" → "Персональні картки" та прив’язує до неї знижку.
3. Бариста може застосовувати дисконтну картку під час розрахунку в Kavapp Seller.

Через кабінет адміністратора можна додати та відредагувати знижки, які будуть застосовуватися у дисконтній системі. 

Типи знижок у Kavapp: 

✔ Відсоткова знижка (наприклад, -10% на всі товари).
✔ Фіксована сума знижки у валюті (наприклад, -50 грн на покупку).
✔ Кешбек у відсотках або у валюті (накопичення бонусів, які клієнт може використовувати для оплати).

Як створити знижку?

1. Відкрийте Kavapp Admin → "бокове Меню" → "Акції та дисконти" → "Знижки".
2. Натисніть "Додати знижку"
3. Зазначте Назву знижки, щоб легко знайти її серед інших 
4. Оберіть Тип знижки: знижка у відсотках чи валюті, кешбек у відсотках чи валюті.
5. Оберіть числове значення знижки/кешбеку на напої та на інші товари окремо. 
6. Поставте “✔️” навпроти Знижка для реєстрації карти, щоб визначити цю знижку як стандартну.

У такому випадку знижка буде автоматично застосовуватись до всіх нових карток, зареєстрованих через додаток Kavapp Seller.

Зауважте, що при реєстрації дисконтної картки через Admim panel адміністратор може обрати іншу знижку, незалежно від налаштувань стандартної.

7. Натисніть Створити — знижка активна і може використовуватися.

Що важливо знати?

• Одну знижку можна приєднувати до декількох персональних карток. 
• Не обов'язково реєструвати персональну картку кожному клієнту. Можна створити універсальну дисконтну картку, яку касир може застосувати до будь-якого чека, коли є потреба. 

Наприклад, можна зареєструвати кілька персональних дисконтних карток із простими номерами (наприклад, 5, 10, 15) і прив’язати до кожної з них відповідну стандартну знижку.

Під час розрахунку касир просто вводить номер картки, який відповідає потрібному відсотку знижки. Інструмент дозволяє швидко застосовувати знижки без реєстрації нових клієнтів.

• Створені знижки можна редагувати, змінювати будь-які значення та робити неактивними, якщо вони втрачають актуальність. 

Щоб запропонувати клієнтові персональну знижку, слід створити його особисту дисконтну карту. 

Як створити персональну карту?

1. Відкрийте Kavapp Admin → "бокове Меню" → "Акції та дисконти" → "Персональні картки".
2. Натисніть Додати карту
3. Зазначте Імʼя, Прізвище, Номер телефону клієнта
4. Введіть Номер карти та Штрих код
5. Оберіть і прикріпіть до картки раніше створену знижку.
6. Поставте “✔️” у чекбоксі навпроти Активний, щоб активувати карту
7. Натисніть Створити — картка клієнта активна і може використовуватися.

Також персональну карту клієнта може створити касир Kavapp Seller (див. п. 5.6 "Реєстрація картки" в інструкції Налаштування Kavapp Seller).

Що важливо знати?

• Дисконтні картки можуть застосовуватися за номером телефону, номером картки або штрих-кодом.
• Редагувати дані картки після реєстрації може лише адміністратор у Kavapp Admin.
• Якщо кафе не використовує фізичні дисконтні картки зі штрих-кодами, можна спростити процес реєстрації.

Для цього активуйте опцію "Реєстрація картки тільки по номеру", знайдете її у "Налаштуваннях → Загальні".

• Безпосереднє видалення картки в системі недоступне. Натомість її можна деактивувати:

1. Знайдіть потрібну картку.
2. Натисніть знак “олівця” навпроти цієї картки, щоб відкрити її налаштування.
3. Зніміть позначку «Активний», щоб деактивувати картку.

Після цього картка буде неактивною та недоступною для використання в системі.

Адміністратор може налаштовувати різні типи акцій для будь-якого дня, товару, торгової точки, а також обирати тип знижки та додаткові умови. 

Акцію можна зробити доступною лише для власників карт, з можливістю врахування або ігнорування їхньої персональної знижки.

Як створити акцію?

1. Відкрийте Kavapp Admin → "бокове Меню" → "Акції та дисконти" → "Акції".
2. Натисніть "Додати акцію".
3. Заповніть поля: 

• Дата початку та дата закінчення — встановіть період дії акції.
• Часові обмеження — встановіть години, в які діє акція.
• Точка продажу — оберіть, де акція буде застосовуватися (усі або конкретні точки).
• Тип об'єкта — визначає, на що поширюється акція (групи меню, підгрупи, напої, тех.карти, продукти, товари, заготівлі)
• Тип знижки — оберіть, як саме буде працювати акція:

✔️ Знижка на суму — наприклад, -20 грн на товар.
✔️ Знижка на відсоток — наприклад, -15% на всі напої.
✔️ Ціна по акції — наприклад, фіксована ціна 49 грн незалежно від базової вартості.

• Вкажіть день тижня, якщо акція діє лише в певні дні (наприклад, "Акція кожного понеділка").
• Оберіть розрахунок вартості з переліку: 

✔️ від ціни з параметрами — знижка робиться на вартість інгредієнтів в модифікаторі.
✔️ від ціни без параметрів — знижка застосовується до базової вартості товару.

Приклад розрахунку вартості від ціни з/без параметрів:

Базова ціна кави – 50 грн.
Додатковий сироп (модифікатор) – +5 грн.

Якщо акція застосовується "від ціни без параметрів", знижка рахується від 50 грн.
Якщо акція застосовується "від ціни з параметрами", знижка рахується від 55 грн.

4. Якщо акція доступна лише для власників дисконтних карток, активуйте опцію "Тільки по карті".

5. Якщо разом з акцією може застосовуватися знижка дисконтної карти, активуйте опцію “Враховувати знижку карти”.

6. Натисніть "Створити", щоб активувати акцію.

Що важливо знати?

• Адміністратор може створювати акції для окремих товарів, торгових точок або конкретних днів.
• Є можливість встановлювати фіксовану знижку, відсоткову знижку або фіксовану акційну ціну.
• Акцію можна зробити доступною лише для власників карток лояльності, налаштовуючи додаткові умови.
• Є можливість враховувати або ігнорувати персональні знижки клієнтів під час застосування акції.
• Всі акції фіксуються в системі, що дозволяє відстежувати їх вплив на продажі та коригувати маркетингову стратегію.
• Функція знижки на модифікатори доступна лише у тарифному плані L.

Kavapp Admin надає широкий набір аналітичних інструментів для моніторингу ефективності роботи кафе. 

Дані можна генерувати та переглядати в режимі реального часу, що дозволяє оперативно приймати управлінські рішення та оптимізувати бізнес-процеси.

Після формування будь-якого звіту ви можете одразу видрукувати його або зберегти у форматі Excel, натиснувши відповідну кнопку під таблицею. 

Звіти зручно поділені на категорії та підкатегорії:

• Звіти по фінансах — звіти про рух фінансів: прибутки, витрати, зарплати, інкасації.  
• Звіти з продажу — детальні звіти з продажів, чеків та фіскальних даних
• Звіти по робочих змінах — звичайні та фінансові звіти по робочих змінах
• Звіти по обліку на складі — містить повну звітність про роботу складу: списання, переобліки, оприбуткування, рух товарів та продаж зі складу. 
• Звіти по обліку на торгових точках — містить повну звітність про операції, які відбуваються у кафе: заготівлі, закупівлі, використання інгредієнтів, доставлення, списання, переобліки. 
• Звіт по касирах — дані щодо роботи усіх касирів: звіти по перервах та можливість порівняти касирів за середніми показниками.  
• Звіти по дисконтах та акціях — дає можливість переглянути інформацію щодо частоти використання дисконтних карток у будь-якому кафе мережі. Допомагає відстежити недобросовісну роботу касирів.

Звіти про рух фінансів дає можливість відстежити усі прибутки та витрати у кафе за конкретний період. 

У категорії “звіти по фінансах” можна сформувати 4 звіти.

Нараховані зарплати

Нараховані зарплати — можливість переглядати нараховані зарплати касирів за будь-який період 

Як сформувати “звіт нараховані зарплати”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіти по фінансах → Нараховані зарплати
2. Оберіть: період (обовʼязково), точку продажу, касира. 
3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Дозволяє відстежувати всі нарахування зарплат, що забезпечує точний фінансовий контроль.
• Можна формувати звіт за будь-який період, для окремих касирів або всієї точки продажу.
• Дозволяє перевірити, чи правильно розраховані зарплати, враховуючи відпрацьований час, бонуси та штрафи.

Звіти по інкасаціях

Звіти по інкасаціях — можливість відстежити, скільки інкасацій та на яку суму здійснили на усіх чи окремих точках продажу мережі кафе.

Як сформувати “звіт по інкасаціях”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіти по фінансах → Звіт по інкасаціях
2. Оберіть: період (обовʼязково), точку продажу. 
3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Звіт дозволяє відстежувати інкасації у всій мережі кафе, щоб запобігти нестачам або надлишкам.
• Дає можливість аналізувати суми вилученої готівки та перевіряти відповідність фактичних і задекларованих інкасацій.
• Дозволяє виявляти підозрілі операції, зловживання або неточності в обліку готівки.

Зверніть увагу! До закриття активної робочої зміни інкасації та службові внесення, створені та підтверджені під час цієї зміни, можна переглянути у розділі Фінансові операції → Інкасації.

Собівартість позицій

Собівартість позицій — можливість переглянути собівартість напоїв, тех.карт, товарів, заготівель на будь-якій точці продажу. 

Як сформувати “звіт про собівартість позицій”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіти по фінансах → Собівартість позицій
2. Оберіть точку продажу (обовʼязково) та натисніть Отримати звіт
3. Оберіть, за яку категорію ви хочете переглянути собівартість: напої, товари, тех.карти, заготівлі. 

У переліку ви можете переглянути собівартість усіх позицій в категорії чи знайти конкретну. 

Що варто знати? 

• Дозволяє контролювати реальну собівартість продукції, що допомагає аналізувати прибутковість.
• Допомагає оцінити, чи потрібно коригувати роздрібні ціни, залежно від зміни собівартості.
• Дозволяє виявляти відхилення у витратах, наприклад, через зміну постачальників або помилки в обліку.

Звіт про прибуток

Звіт про прибуток — можливість переглянути прибутки кожного кафе за будь-який період. 

Як сформувати “звіт про прибуток”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіти по фінансах → Звіт про прибуток
2. Оберіть: період (обовʼязково), точку продажу, касира. 
3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Дозволяє аналізувати прибутковість кожного кафе за вибраний період.
• Дає змогу порівняти прибутки різних торгових точок та окремих касирів.
• Допомагає виявити тенденції зростання або зниження прибутку, що сприяє ефективному управлінню бізнесом.

У цьому підрозділі можна формувати комбіновані звіти для різних перевірок. Наприклад, якщо ви використовуєте дисконтну систему, можна перевірити, на яких точках мережі клієнт скористався знижкою. Для цього слід заповнити поле з номером карти. 

Також можна вказати конкретного баристу й переглянути дані про продажі конкретно за його зміну. 

У категорії “звіти з продажу” можна сформувати 6 звітів

Звіт з продажу

Звіт з продажу — можливість переглянути детальну інформацію з усіх продажів за будь-який період, касира та точку продажу. Широка панель налаштувань дозволяє максимально кастомізувати звіт під ваші потреби. 

Як сформувати “звіт з продажу”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт з продажу
2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• точку продажу; 
• касира;
• тип позиції (групи меню, тех.карти, товари, напої, заготівлі або усі);

Якщо обираєте конкретний тип об’єкта (наприклад, напої), система запропонує обрати потрібну позицію, яка реалізовується на точці продажу.

• модифікатор (усі, інгредієнти, заготівлі, посуд)

Якщо обираєте конкретний модифікатор (наприклад, інгредієнти), система запропонує обрати інгредієнт з переліку.

• фіскалізацію (усі чи тільки фіскальні/ нефіскальні продажі);
• номер карти;
• артикул;
• виробника.

3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Звіт дозволяє переглядати деталізовану інформацію про всі продажі за будь-який період, касира та точку продажу.
• Відстежує усі касові операції за будь-який період, здійсненні окремим касиром чи точкою продажу. 
• Дає змогу аналізувати продажі певного напою, товару або виробника для коригування асортименту та виявлення тенденцій. 
• Використовується для перевірки роботи продавців.

Зведений звіт з продажу

Зведений звіт з продажу — можливість сформувати узагальнені дані про продажі за певний період. 

Обов'язковим є лише вибір періоду, решта параметрів можна налаштувати залежно від потреб. 

Наприклад, можна вибрати:
"Точка продажу" – Всі,
"Групувати по" – Позиціях,
"Касир" – імʼя чи нік конкретного працівника.
У сформованій таблиці буде показано: скільки позицій продав конкретний касир, середню ціну продажів, частку у відсотках.

Як сформувати “зведений звіт з продажу”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт з продажу → Зведений звіт з продажу
2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• точку продажу; 
• касира;
• тип групування (по позиціях чи по групах меню);

Якщо ви обираєте тип групування “по позиціях”, стає доступною додаткова функція “Враховувати модифікатори”. Вона дозволяє враховувати не лише самі позиції, а й усі модифікатори, які були додані під час продажу

• фіскалізацію (усі чи тільки фіскальні/ нефіскальні продажі);

1. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Використовується для аналізу динаміки продажів на будь-якій точці продажу. 
• Допомагає сформувати оцінку ефективності бізнесу. 
• Функція “Враховувати модифікатори” дозволяє аналізувати не лише основні позиції, а й використані модифікатори (інгредієнти, додатки).

Звіт по чеках

Звіт по чеках — можливість отримати дані за усі проведені операції. Цей підрозділ відображає інформацію про всі закриті чеки за обраний період. Це дозволяє легко перевіряти здійснені розрахункові операції та контролювати виторг.

Як сформувати “Звіт по чеках”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт з продажу → Звіт по чеках
2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• точку продажу; 
• касира;
• метод оплати (готівка, термінал, бонуси, усі);
• тип чеків (скасовані, відкладені, продані, повернені чи усі);
• фіскалізацію (усі чи тільки фіскальні/ нефіскальні продажі);
• номер карти

3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Дають змогу перевірити кожен чек, виявити помилки або повернення.
• Допомагають зрозуміти, які товари купують разом, середній чек, частоту покупок.
• Дозволяють оцінити ефективність касирів та вчасно помітити підозрілі транзакції або скасування продажів.
• Інструменти допомагають звіряти касу та спрощують ведення податкової звітності.

Продажі погодинно

Продажі погодинно — дозволяють переглянути, скільки продажів було здійснено в певний проміжок часу та проаналізувати динаміку в різні години дня. 

Як сформувати звіт “Продажі погодинно”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт з продажу → Продажі погодинно.
2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• точку продажу; 
• касира

3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Допомагає визначити пікові години, коли найбільше клієнтів та прибутку.
• Дає змогу правильно розподілити зміну, щоб більше касирів працювали у завантажені години.
• Дозволяє прогнозувати потребу в продукції залежно від часу доби.
• Дозволяє створювати стратегії із залучення більшої кількості клієнтів у менш завантажені години.

Звіт за фіскальними чеками

Звіт за фіскальними чеками — можливість переглянути дані за усі продані чеки. Використовується для детального аналізу всіх проведених фіскальних операцій у кафе.

Як сформувати “Звіт за фіскальними чеками”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт з продажу → Звіт за фіскальними чеками.
2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• касу

3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Контроль кожної операції — показує всі видані фіскальні чеки.
• Допомагає відстежити роботу касирів та підозрілі операції.
• Допомагає знайти неправильно пробиті чеки або невідповідності між касою та фактичними грошима.

Звіт по робочих змінах допомагає перевіряти залишки продукції, які касири перераховують на початку та в кінці зміни й вказують кількість в застосунку Kavapp Seller, а також контролювати запізнення або передчасні закриття кав'ярні.

Ви можете вибрати період, точку продажу або конкретного касира для перегляду даних.

У категорії “звіти по робочих змінах” можна сформувати 2 звіти

Звіт по робочих змінах

Звіт по робочих змінах — використовується для аналізу роботи касирів і контролю фінансових операцій під час їхніх змін.

Як сформувати “Звіт по робочих змінах”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по робочих змінах 
2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• точку продажу
• касира

3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Допомагає звірити реальні суми з показниками системи та виявити розбіжності.
• Робить прозорими усі фінансові операції — дозволяє відстежувати, хто, коли й скільки грошей опрацював за зміну.
• Допомагає керівникам оцінити ефективність персоналу та продуктивність кожного касира.

Фінансовий звіт по робочих змінах

Фінансовий звіт по робочих змінах — використовується для детального аналізу грошових потоків під час кожної зміни працівника.

Як сформувати звіт “Фінансовий звіт по робочих змінах”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по робочих змінах → Фінансовий звіт по робочих змінах
2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• точку продажу
• касира

3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Фіксація виторгу, інкасацій, закупівель, розмінки при відкритті, нестачі в касі при відкритті й закритті зміни.
• Оцінка продуктивності касирів у різні зміни.
• Допомагає звірити реальні суми з показниками системи та виявити розбіжності.

Звіт за фіскальними змінами

Звіт за фіскальними змінами — можливість переглядати інформацію з відкритих фіскальних змін: кількість, суму продажів та спосіб оплати. Допомагає контролювати касові операції та звіряти фіскальні дані.

Як сформувати “Звіт за фіскальними змінами”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт з продажу → Звіт за фіскальними змінами.
2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• касу

3. Натисніть Отримати звіт

У табличці ви отримаєте усі дані за закриті зміни цього періоду. Натиснувши “Дивитись”, можна переглянути сформований Z-звіт, який автоматично відправляється до податкової в момент закриття фіскальної зміни.

Що варто знати? 

1. Відображає всі відкриття та закриття фіскальних змін, кількість та суму продажів за цей час.
2. Допомагає виявити порушення у роботі касирів, неправильні дії або шахрайство.
3. Містить офіційні дані, які можуть запитати у відповідних органах для перевірки.
4. Дозволяє точно розрахувати загальну суму продажів за зміну, відокремити готівкові та безготівкові операції.
5. Спрощує підготовку фінансових звітів та ведення обліку.

Звіт по обліку на складі допомагає контролювати залишки товарів, відстежувати їх рух та запобігати нестачам або надлишкам. Ви можете віддалено контролювати та відстежувати роботу логіста на складі. 

У категорії “звіти по обліку на складі” можна сформувати 5 звітів.

Звіт по списаннях зі складу

Звіт по списаннях зі складу — використовується для обліку списаних товарів, виявлення причин їх списання та контролю втрат або браку.

Як сформувати “Звіт по списаннях зі складу”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на складі → Звіт по списаннях зі складу
2. Оберіть період
3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Дозволяє своєчасно виявляти нестачі, щоб мінімізувати втрати.
• Забезпечує точне відображення списаних товарів у бухгалтерії та допомагає розрахувати реальний прибуток.
• Дозволяє зрозуміти, які товари найчастіше списуються, щоб переглянути умови зберігання або постачальників.

Звіт по переобліках на складі

Звіт по переобліках на складі — використовується для звірки фактичної наявності товарів з розрахунковою кількістю, виявлення нестач або надлишків та підвищення точності складського обліку.

Як сформувати “Звіт по переобліках на складі”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на складі → Звіт по переобліках на складі
2. Оберіть період 
3. Натисніть Отримати звіт

Про кожну операцію з переобліку можна переглянути детальні дані: товар, фактичну кількість, внесені коригування та загальну вартість наявних запасів.

Що варто знати? 

• Дозволяє порівняти реальні залишки товарів із даними в системі та виявити помилки.
• Забезпечує точність складських записів і допомагає уникати невідповідностей у фінансовій звітності.
• Вчасне виявлення нестач зменшує ризик внутрішніх махінацій і покращує дисципліну персоналу.
• На основі результатів переобліку можна офіційно скоригувати залишки товарів у базі: списати надлишок чи оприбуткувати нестачу.

Звіт по оприбуткуваннях на складі

Звіт по оприбуткуваннях на складі — використовується для фіксації надходження товарів, контролю їх правильного обліку та запобігання невідповідностям у складській документації.

Як сформувати “Звіт по оприбуткуваннях на складі”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на складі → Звіт по оприбуткуваннях на складі
2. Оберіть період 
3. Натисніть Отримати звіт

Про кожну операцію з оприбуткування можна переглянути детальні дані: групу товару, товар, кількість оприбуткованих упаковок, ціну за одну упаковку та загальну вартість оприбуткованого товару.

Що варто знати?

• Дозволяє звіряти фактичну кількість отриманих товарів із документами постачальника.
• Фіксує всі надходження в системі, запобігаючи втратам або неправильному розподілу товарів.
• Відображає реальні витрати на закупівлі та допомагає уникнути фінансових порушень.
• Запобігає зловживанням, прихованим нестачам або махінаціям під час приймання товарів.

Звіт по руху товару на складі

Звіт по руху товару на складі — використовується для відстеження всіх операцій із товарами: надходжень, списань, переобліків, оприбуткувань та продажів за складу, що допомагає контролювати обіг запасів.

Як сформувати “Звіт по руху товару на складі ”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на складі → Звіт по руху товару на складі.
2. Заповніть поля. Усі обовʼязкові. 

• період 
• тип товару (посуд, інгредієнти, товари, витратні матеріали)
• конкретний посуд, інгредієнт, товар чи витратний матеріал
• операція (підвезено на точки, списано зі складу, переоблік, продано зі складу, оприбутковано на склад, усі операції)

1. Натисніть Отримати звіт. Система покаже залишок на початок й кінець обраного періоду. 

Що варто знати?

• Дозволяє відстежувати рух товарів у режимі реального часу та запобігати нестачам.
• Допомагає визначити популярні та залежані товари, оптимізувати закупівлі та продажі.
• Аналіз тенденцій руху товарів дозволяє ефективніше планувати постачання та уникати дефіциту.

Звіт по продажах зі складу

Звіт по продажах зі складу — використовується для контролю обсягу реалізованих товарів та фінансових результатів продажів.

Як сформувати “Звіт по продажах зі складу”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на складі → Звіт по продажах зі складу
2. Оберіть період 
3. Натисніть Отримати звіт.

Про кожен продаж зі складу можна переглянути детальні дані: групу товару, товар, кількість проданих упаковок, ціну за одну упаковку та загальну суму продажу. 

Що варто знати?

• Фіксує всі продажі зі складу, допомагаючи відстежувати залишки товарів.
• Дає змогу визначити, які товари продаються зі складу краще, а які мають низьку оборотність.
• Відображає загальну суму продажів та дозволяє оцінити прибутковість.

Звіти по обліку на торгових точках використовуються для контролю руху товарів, інгредієнтів та фінансових операцій, що дозволяє ефективно керувати запасами, продажами та витратами.

Ви можете відстежувати усі операції з товарами, які відбуваються на точці продажу: заготівлі, використання інгредієнтів, доставлення та закупівля товарів, списання та переобліки. 

У категорії “звіти по обліку на торгових точках” можна сформувати 6 звітів.

Звіт по заготівлях

Звіт по заготівлях — використовується для контролю обсягів підготовлених заготівель.

Як сформувати “Звіт по заготівлях”?

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на торгових точках → Звіт по заготівлях
2. Оберіть період та точку продажу
3. Натисніть Отримати звіт.

Що варто знати?

• Допомагає коригувати обсяги заготівель, щоб уникнути надлишку або нестачі сировини.
• Відображає реальний стан заготівель, що допомагає коригувати закупівлі та планувати роботу кухні.
• Звіти допомагають уникнути невідповідностей між обліковими даними та реальним станом заготівель.

Звіт з використання інгредієнтів

Звіт з використання інгредієнтів — використовується для контролю витрат сировини, оптимізації запасів і запобігання нестачам або надлишкам.

Як сформувати “Звіт з використання інгредієнтів”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на торгових точках → Звіт з використання інгредієнтів
2. Оберіть період, точку продажу та касира
3. Натисніть Отримати звіт.

Оберіть категорію, за яку хочете переглянути звіт: посуд, інгредієнти, товари, заготівлі.

Що варто знати?
 

• Фіксує, які продукти чи товари були використані, в якій кількості та для яких заготівель.
• Допомагає аналізувати ефективність використання сировини та зменшити зайві витрати.
• Дозволяє відстежувати залишки інгредієнтів і вчасно поповнювати запаси.
• Допомагає оцінити, скільки сировини витрачається на виробництво продукції, і коригувати ціноутворення.

Звіт з доставлення

Звіт з доставлення — використовується для контролю виконання замовлень та аналізу логістичних процесів.

Як сформувати “Звіт з доставлення”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на торгових точках → Звіт з доставлення.
2. Оберіть період та точку продажу
3. Натисніть Отримати звіт.

Сформується табличка з усіма основними даними. Ви можете переглянути детальну інформацію з кожного доставлення (точний перелік та кількість позицій) 

Що варто знати?

• Фіксує кількість доставлених замовлень, їх статус і відповідність очікуваним строкам.
• Допомагає аналізувати швидкість, якість обслуговування та виявляти проблеми з логістикою.
• Допомагає виявляти недоставлені, прострочені або помилкові замовлення.
• Дозволяє відстежувати динаміку замовлень та коригувати запаси відповідно до потреб бізнесу.

Звіт по закупівлях

Звіт по закупівлях — використовується для контролю всіх придбаних товарів, аналізу витрат і оптимізації процесу постачання.

Як сформувати “Звіт по закупівлях”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на торгових точках → Звіт по закупівлях. 
2. Оберіть період та точку продажу
3. Натисніть Отримати звіт.

Сформується табличка з усіма основними даними. Ви можете переглянути детальну інформацію з кожної закупівлі (точний перелік, кількість позицій та їхню вартість) 

Що варто знати?

• Фіксує всі закупівлі, їхній статус та вартість, допомагаючи аналізувати фінансові витрати. Також показує, за які кошти розрахувалися за товар.
• Дає змогу оцінити, які товари закуповуються найчастіше, щоб уникнути надлишку або нестачі в майбутньому.
• Забезпечує відповідність між фактично отриманими товарами та даними у системі обліку.

Звіт зі списання

Звіт зі списання — використовується для контролю видалених з обліку товарів та запобігання надмірним втратам.

Як сформувати “Звіт зі списання”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на торгових точках → Звіт зі списання
2. Оберіть період та точку продажу
3. Натисніть Отримати звіт.

Сформується табличка з усіма основними даними: на якій точці продажу, на яку суму, хто сформував\ підтвердив списання, який його поточний статус тощо.

Також ви можете переглянути детальну інформацію з кожного списання (точний перелік, кількість позицій та їхню вартість) 

Що варто знати?

• Фіксує всі списані товари, їхню кількість, дату, вартість тощо, що допомагає ідентифікувати можливі махінації, нестачі або зловживання.
• Аналіз даних про списання дозволяє коригувати закупівлі, щоб мінімізувати втрати.
• Дозволяє відстежувати тенденції втрат і скорочувати списання через неправильне зберігання чи планування.
• Забезпечує відповідність між фактичними залишками та даними у системі.

Звіт по переобліках

Звіт по переобліках — використовується для звірки фактичної наявності товарів з розрахунковими даними та фіксації розбіжностей.

Як сформувати “Звіт по переобліках”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на торгових точках → Звіт по переобліках 
2. Оберіть період та точку продажу
3. Натисніть Отримати звіт.

Сформується табличка з усіма основними даними: на якій точці було проведено переоблік, коли, статус та опис. 

Також ви можете переглянути детальну інформацію з кожного переобліку (точний перелік товарів, для яких було здійснено переоблік, різницю між розрахованою кількістю та фактичною, суму нестачі) 

Що варто знати?

• Дозволяє перевірити, чи відповідає кількість товарів на складі даним у системі.
• Фіксує нестачі, надлишки або помилки в обліку.
• Регулярний переоблік допомагає виявити можливі випадки зловживань та несумлінного обліку.

Звіти по касирах допомагають контролювати робочий процес, оцінювати продуктивність кожного працівника та оптимізувати кадри.

У категорії “звіти по касирах” можна сформувати 2 звіти:

Звіт по перервах касирів

Звіт по перервах касирів — використовується для контролю часу, витраченого на перерви, аналізу дотримання робочого графіка та оцінки дисципліни персоналу.

Як сформувати “Звіт по перервах касирів”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по касирах → Звіт по перервах касирів
2. Оберіть період, точку продажу та касира
3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати?

• Фіксує початок і завершення перерв кожного касира, допомагаючи уникати перевищень допустимого часу.
• Дані про перерви враховуються при обліку заробітної плати касира. 
• Дає змогу оцінити вплив тривалості та частоти перерв на ефективність роботи персоналу.
• Допомагає знайти баланс між перервами та робочим навантаженням, щоб підтримувати високу ефективність команди та забезпечити гідні умови праці.

Зрівняння за середніми показниками

Зрівняння за середніми показниками — використовується для порівняння та аналізу ефективності роботи, оцінки середніх чеків та продажів, а також виявлення відхилень у продуктивності.

Як сформувати звіт “Зрівняння за середніми показниками”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по касирах → Зрівняння за середніми показниками 
2. Оберіть період та точку продажу 
3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати?

• Дозволяє оцінити кількість реалізованих товарів кожним касиром й ідентифікувати тих, хто продає значно більше або менше від середнього рівня.
• Аналізує середню ціну напоїв та інших позицій, допомагаючи визначити ефективність продажів.
• Показує, який відсоток товарів було продано без знижки, що впливає на прибутковість.
• Відображає середню суму зароблених коштів кожним працівником для оцінки його ефективності.
• Дає змогу керівникам коригувати мотиваційну систему, навчання персоналу та робочі процеси для підвищення результативності.

Звіти по дисконтних картках використовуються для аналізу ефективності знижкових програм, акційних пропозицій і впливу знижок на загальний виторг.

Ви можете переглянути дані використання акцій та дисконтів кожним касиром, який здійснює продажі через Kavapp Seller.

Як сформувати "Звіт по дисконтних картках"

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по дисконтних картках
2. Оберіть період, точку продажу та касира
3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати?

• Показує, дисконти приносять прибуток чи створюють надмірне навантаження на бюджет компанії.
• Допомагає знаходити випадки надмірного або підозрілого використання дисконтних карток, що може свідчити про зловживання.
• Фіксує кількість операцій із використанням дисконтних карт.

У цьому розділі ви можете виконати всі основні налаштування торгової точки. А саме:

• увімкнути пРРО та додати касирів,
• увімкнути налаштування принтера чеків,
• переглянути поточний тариф чи скористатися калькулятором оплати, щоб прорахувати майбутні платежі на обраний період, тариф та кількість торгових точок.

Також у розділ налаштування ви можете звернутися за допомогою у контакт-центр, переглянути FAQ та угоду користувача.

У цьому розділі зібрані налаштування, які застосовуються глобально до всієї системи Kavapp — незалежно від того, скільки торгових точок має мережа.

На відміну від параметрів, які встановлюються індивідуально для кожної точки продажу, ці опції впливають на загальні правила роботи всієї інфраструктури: логіку продажів, обробку бонусів, налаштування зарплати, доступність окремих модулів тощо. 

Що треба знати: 

• Зміни в цьому розділі однаково стосуються всіх користувачів і точок системи. 
• Щоб внесені зміни збереглися, слід натиснути кнопку «Застосувати» внизу екрана. 
• Якщо ці налаштування впливають на роботу касового застосунку Kavapp Seller, після збереження потрібно виконати синхронізацію даних у застосунку касира.

Загальні налаштування

1. Валюта. Тут можна обрати основну валюту обліку, яка буде використовується у всіх фінансових звітах, при створенні товарів, закупівель, чеків тощо. Усі суми в системі будуть відображатися в обраній валюті.
2. Часовий пояс. Тут можна налаштувати часову зону, яка буде відображатися в усіх звітах, чеках, робочих змінах та інших подій, які мають мітку дати й часу. Рекомендовано вказувати точну зону відповідно до місця розташування торгових точок.
3. Показувати підказки. Якщо опція увімкнена, система відображатиме текстові підказки та інструкції в інтерфейсі користувача. Після активації у верхньому правому куті кожного вікна Admin panel ви побачите активний символ у вигляді знака питання. Натиснувши, відкриється мінівікно з поясненням функціоналу відповідного розділу. 
4. Мова. Тут можна обрати основну мову інтерфейсу Kavapp Admin для всіх користувачів системи.
5. Отримувати сповіщення. Після активації опції вам будуть надходити системні повідомлення від Kavapp, наприклад про нові інкасації, закупівлі та інші важливі дії. Рекомендуємо залишати увімкненим для швидкого реагування на зміни.
6. Двофакторна автентифікація. Забезпечує додатковий рівень безпеки при вході до Kavapp Admin. Якщо функція активована, при кожному вході користувач має вводити одноразовий код через SMS або email.

Налаштування продаж

• Після вибору позиції в Seller повертатись на головний екран — активує автоматичне повернення до головного екрана після того, як касир додав товар у чек.
• Захист від випадкових продажів — запобігає передчасному натисканню кнопки “Продати”. Після додавання товару в чек ця кнопка залишається неактивною протягом 2 секунд. 
• Чи враховувати розрахунок бонусами в дохід — функцією ви визначаєте, чи включати суми, оплачені бонусами, у звіт про дохід.
• Нараховувати бонуси при розрахунку бонусами — дозволяє чи забороняє нарахування нових бонусів при розрахунку бонусами з персональної дисконтної картки. 
• Метод оплати по замовчуванню — тип оплати, який обирається автоматично в застосунку касира Kavapp Seller під час продажу (готівка/термінал/не вибрано).
• Округлення — вказує, як округлювати підсумкову суму чека (без округлення, до 1 грн, до 50 коп. тощо).

Згідно з вимогами податкової при увімкненому пРРО дозволено округлення лише до 0.1 грн 

Дозволи

• Месенджер — дозволяє або забороняє листування між користувачами системи (адміністратори, логісти, касири).
• Напої — вмикає або вимикає категорію "Напої" у меню та Admin-panel.
• Тех. карти — дозволяє користуватись тех.картами для приготування продукції.
• Використовувати склад — активує роботу з окремим зовнішнім складом у системі.
• Використовувати виробника — дозволяє вказувати виробника товарів.
• Заготівлі — вмикає або вимикає можливість працювати з модулем заготівель.
• Товари — активує чи деактивує розділ "Товари" в обліку.
• Чи використовувати фінансові розрахунки — дозволяє вказувати собівартість товарів у системі.
• Використовувати артикул — додає можливість вказувати артикул до товару.
• Використовувати QR-меню — активує модуль роботи з QR-меню.

Налаштування дисконтної системи

• Використовувати дисконтну систему — активує або вимикає всю дисконтну систему.
• Чи можна реєструвати картки — дозволяє створювати нові дисконтні картки в системі через застосунок касира Kavapp Seller.
• Чи можна знайти знижку за номером картки або номером телефона — дозволяє пошук знижки клієнта в Kavapp Seller за одним з цих двох варіантів.
• Спрощена реєстрація бонусних карток (без додаткових полів) — дозволяє швидко створювати картки без заповнення полів «стать», «дата народження», «адреса».
• Чи можна залишити решту на бонуси — дозволяє касиру списати суму решти в чекові на бонусний рахунок.
• Нараховувати кешбек за решту на бонуси — якщо активовано, решта за чек також збільшує кешбек.
• Реєстрація картки тільки по номеру — обмежує реєстрацію дисконту лише за номером картки та номером телефону, без сканування штрих-коду.

Актуально, якщо ви реєструєте віртуальні дисконти, а не фізичні картки з нанесеним штрих-кодом.

• Чи реєструвати картку якщо її немає в базі — дозволяє автоматично створювати нову картку в застосунку касира Kavapp Seller, якщо під час проведення чека касир вказав номер картки, але її не було в базі.
• Списувати бонуси тільки якщо достатньо для повної оплати — забороняє часткове використання бонусів, накопичених на персональній дисконтній картці.

Якщо функція вимкнена, сума списання задається вручну.

• Стандартний метод введення для персональних карт — задає, який тип ідентифікатора використовується в Seller: номер телефона або номер картки. 

Якщо опцію увімкнено, за замовчуванням використовується саме номер картки.

• Знижка для реєстрації картки — автоматично присвоює знижку новоствореній дисконтній картці, яку зареєстрували через Kavapp Seller.

Заробітна плата

• Чи враховувати паузу в робочий час (нарахування зарплати) — визначає, чи враховується час, проведений на перерві, в оплату праці.
• Враховувати відсоток від бонусів — якщо активовано, сума бонусів, списаних під час продажів, враховується у відсоткову частину заробітної плати.
• Чи показувати заробітну плату — відображає або приховує інформацію про заробіток касира в інтерфейсі Kavapp Seller.

Для коректної фіскалізації розрахункових операцій у системі Kavapp необхідно налаштувати програмний реєстратор розрахункових операцій (пРРО). 

Підготовчі операції:

Для початку роботи з пРРО треба зареєструвати у кабінеті платника податків:

1. Свою торгову точку (заява за формою 20-ОПП). 
2. Касу (заява за формою 1-пРРО).
3. Касира (заява за формою 5-пРРО).

Примітка: до однієї торгової точки можна під’єднати декілька ФОП.

Як під'єднати ФОП до системи Kavapp

Для підключення ФОП до системи потрібно:

1. Зареєструвати файловий ключ касира-ФОПа або касира-найманого працівника у Кабінеті платника податків зі статусом «Старший касир».
2. Якщо у вас вже є зареєстрований ключ зі статусом «Касир», ви також можете його використовувати — створювати новий не обов’язково.

Система Kavapp підтримує додавання ключів ЕЦП у форматах: .jks, .pfx або Key-6.dat. 

Підключення ФОП та додавання ключа касира в Kavapp

1. Відкрийте Kavapp Admin → "Меню" → "Налаштування" → "Налаштування пРРО" → активуйте опцію "Використовувати пРРО".

2. Натисніть кнопку "Додати ключ" → вкажіть ключ ЕЦП, заздалегідь зареєстрований в кабінеті платника податків як ключ касира →  оберіть ключ →  вкажіть пароль до нього → натисніть “Перевірити” → “Зберегти”. 

При використанні ключа ЕЦП Key-6.dat або .pfx також необхідно вказати сертифікат ключа.

3. Після успішної синхронізації з кабінетом платника податків у системі має зʼявитися: прізвище ФОПа, каси, зареєстровані в податковій, та касир. 

4. У таблиці "Фіскалізація точок продажу" знайдіть рядок із назвою потрібної точки продажу та натисніть "+" у стовпці "Фіскалізувати".

5. У вікні, що відкрилося зніміть позначку “Не фіскалізувати” та оберіть у випадаючому списку ФОП/Юр. особу → вкажіть касу для фіскалізації чеків на обраній торговій точці.

Якщо ж на цій торговій точці фіскальна зміна завжди відкривається одним і тим самим касиром, встановіть позначку «Приєднувати касира до каси» та оберіть касира за замовчуванням.

Якщо активувати опцію «Обрати касира із завантажених ключів» і не прив’язувати конкретного касира, то під час відкриття фіскальної зміни працівник зможе вручну обрати зі списку всіх доданих в систему ключів того касира, під іменем якого відкриватиметься зміна.

Після внесення зазначених налаштувань виконайте синхронізацію даних у програмі Kavapp Seller («Налаштування → Синхронізація даних») та відкрийте фіскальну зміну.

Як оновити ключ касира

Коли термін дії ключа завершиться, його необхідно оновити в системі Kavapp. Для цього:

1. Згенеруйте новий файловий ключ в АЦСК
2. В особистому кабінеті платника податків зареєструйте форму 5-прро (реєстрація касира) з новим ідентифікатором ключа касира.
3. Відкрийте Kavapp Admin → Налаштування → Налаштування пРРО → натисніть кнопку Додати ключ 
4. Вкажіть новий ключ та пароль до нього — ключ додасться в налаштування.
5. Якщо потрібно приєднати новий ключ до торгової точки як ключ за замовчуванням, перейдіть у Kavapp Admin → Налаштування → Налаштування пРРО → таблиця «Фіскалізація точок продажу». У рядку з потрібною торговою точкою натисніть значок олівця (редагування) та приєднайте до цієї точки новий ключ касира.

Додавайте новий ключ в налаштування пРРО приблизно через 1 годину після його реєстрації в кабінеті платника податків. Цей час необхідний для оновлення даних.

Відкриття/закриття фіскальної зміни в Kavapp Admin

Фіскальна зміна відкривається і закривається як через Kavapp Seller, так і в Kavapp Admin. Для цього потрібно:

1. Увійти в Kavapp Admin → Фінансові операції → Відкриття/закриття фіскальної зміни".
2. Обрати касу, для якої необхідно відкрити або закрити зміну.
3. Натиснути "Відкрити зміну" для початку роботи або "Закрити зміну" для завершення фіскальної зміни.

Опція "Тестовий режим"

Опція "Тестовий режим", доступна Kavapp Admin → Налаштування → Налаштування пРРО. 

Вона призначена для відкриття/закриття фіскальних змін під час ознайомлення та тестування. Якщо увімкнути цю опцію, всі документи, надіслані до податкової, будуть нефіскальними!

Послідовність дій касира при роботі з пРРО

1. На початку зміни касир відкриває робочу зміну в застосунку Kavapp Seller.

2. Лише після цього відкриває фіскальну зміну, обравши підприємця, касира та можливість внесення наявної готівки до каси: Робоча зміна → Фіскальна зміна → Почати фіскальну зміну".

Щоб екран відкриття фіскальної зміни відобразився автоматично, активуйте опцію "Нагадувати про відкриття робочої зміни" в Kavapp Admin → Налаштування → Налаштування пРРО. 

3. Наприкінці зміни касир закриває фіскальну зміну: Робоча зміна → Фіскальна зміна → закрити фіскальну зміну.

4. Після цього закриває звичайну робочу зміну, натиснувши "Закрити зміну" на екрані "Робоча зміна".

При закритті фіскальної зміни Z-звіт формується та відправляється в податкову автоматично. Завдяки цьому немає порушень законодавства — усі звіти по робочих змінам в Kavapp Admin відповідають фактичній календарній даті робочої зміни. 

У межах однієї робочої зміни може бути декілька фіскальних змін, це не порушення. 

Згідно з вимогами податкової фіскальна зміна не повинна тривати понад 24 години. Радимо закривати фіскальну зміну не пізніше 23:59, незалежно від часу відкриття.

У цьому розділі можна налаштувати візуальне відображення вашого чека. 
Для цього зайдіть в Kavapp Admin → Налаштування → Налаштування принтера чеків.

Як налаштувати вигляд чека

1. Вкажіть точку продажу, на якій треба налаштувати вигляд чека, та натисніть Отримати дані. 
2. Оберіть налаштування:

• Показувати логотип
• Показувати адресу
• Показувати назву

Якщо ви вмикаєте це налаштування, у сусідньому полі треба вказати назву компанії, яка відображатиметься на чеку.

Наприклад: KavaTop

• Показувати верхній текст

Якщо ви вмикаєте це налаштування, у сусідньому полі треба ввести текст, який відображатиметься вгорі. 

Наприклад: Ласкаво просимо!

• Показувати нижній текст 1

Якщо ви вмикаєте це налаштування, у сусідньому полі треба ввести текст 1, який відображатиметься внизу. 

Наприклад: Смачного!

• Показувати нижній текст 2

Якщо ви вмикаєте це налаштування, у сусідньому полі треба ввести текст 2, який відображатиметься внизу. 

Наприклад: Дякуємо, що завітали!

• Фіскальний чек

Якщо ви вмикаєте це налаштування, на чеку зʼявляються додаткові дані, які присвоюються чекові при фіскалізації: номер фіск. чека, номер пРРО, QR-код — посилання на електронний фіскальний чек, який відкривається на сайті податкової.

• Показувати QR-код

Налаштування доступне лише за умови, якщо ви увімкнули налаштування “Фіскальний чек”. Ви можете обрати, чи буде відображатись QR-код на чеку. 

• Необов'язкові літерні позначення

Опція вмикає або вимикає відображення буквеного позначення ставки ПДВ=0% у фіскальному чеку. Відображення такого позначення не є обов’язковим. 

Вигляд у чеку: ПДВ Е= (НЕОПОД.) 0.00

• Друкувати дані про касира в чеку

Якщо ви вмикаєте це налаштування, на чеку зʼявляються дані касира, який здійснював продаж. 

• Показувати номер персональної картки

Якщо ви вмикаєте це налаштування, на чеку буде відображатись номер персонального дисконту клієнта. 

3. Натисніть Зберегти, щоб зберегти налаштування чи зміни лише для обраної точки продажу.

Натисніть Зберегти для всіх точок,  щоб зберегти налаштування чи зміни для усіх торгових точок мережі.

Знайти розділ Тариф і оплати ви можете знайти у Kavapp Admin → Налаштування → Тариф і оплати.

У розділі Тариф та оплати ви можете: 

• переглянути свій поточний тариф та термін його дії,
• продовжити тариф,
• переглянути попередні оплати, 
• переглянути інші тарифи
• скористатися калькулятором оплат, щоб розрахувати ймовірну оплату за будь-який тариф, тривалість та кількість підключених торгових точок.

Як переглянути та продовжити тариф

1. Переглянути свій поточний тариф та термін його дії можна одразу на головній сторінці. Kavapp Admin → Налаштування → Тариф і оплати.
2. Також тут знаходиться кнопка Оплатити, натискаючи її, ви перейдете на сторінку оплати.
3. Система автоматично запам’ятає ваш попередній вибір тарифу, кількість точок продажу та період оплати, щоб ви могли швидко оформити наступний платіж без потреби вводити дані повторно.
4. За потреби, оберіть період, за який ви внесете оплату, у спадному меню (1 місяць, 3 місяці, 6 місяців, 12 місяців).
5. Щоб завершити операцію, натисніть кнопку “Оплатити” внизу.

Попередні оплати

Кнопка Попередні оплати Завантажить всю історію ваших платежів. Якщо ви новий користувач, історія з'явиться після першої успішної оплати

Тарифи

Кнопка “Тарифи” дає змогу переглянути усі доступні тарифи, їхню вартість та переваги. 

Калькулятор оплат
Кнопка “Калькулятор оплат” веде до інструменту, який розроблений для кращого розуміння та прорахунку майбутніх платежів.

Тут ви зможете здійснити гіпотетичний розрахунок: обрати інший тариф, іншу кількість точок продажу та тривалість періоду оплати та поглянути очікувану вартість за усіма налаштуваннями. 

Зауважте, що прорахунок цін не впливає на поточний тариф та реальну кількість торгових точок. 

Як скористатися калькулятором оплат

1. Перейдіть у Kavapp Admin → Налаштування → Тариф і оплати.
2. Оберіть налаштування:  

• Тариф (S, M, L)
• Вкажіть свою кількість точок продажу
• Період (1 місяць, 3 місяці, 6 місяців, 12 місяців).

Система миттєво прорахує очікувану загальну вартість за заданими параметрами та Вартість за 1 точку продажу на місяць. 

У розділі Інфо ви можете отримати всю потрібну інформацію: 

• контактні дані та способи для звʼязку;
• відповіді на часті запитання;
• повну угоду користувача. 

Контакти

Тримаємо з вами зв'язок через онлайн-чат в особистому кабінеті Kavapp Admin.

Гарантує найшвидше розв’язання будь-якого питання, адже з’єднає Вас із профільним спеціалістом у найкоротший термін.

Як скористатися? 

1. Перейдіть до Kavapp Admin → Налаштування → Інфо та натисніть «Онлайн чат».
2. Після цього відкриється вікно «Чат з ШІ» або «Чат зі службою підтримки», де в полі «Написати повідомлення» Ви зможете коротко описати свою проблему.
3. Натисніть на значок надіслати — у чаті з ШІ Ви одразу отримаєте швидку відповідь.
4. Якщо звернення надіслано до служби підтримки, наш спеціаліст зв’яжеться з Вами найближчим часом. За потреби Ви можете прикріпити файл чи знімок екрана для кращої демонстрації проблеми.
5. Також Ви можете зателефонувати до служби техпідтримки +38 (073) 052-82-77 графік пн–сб, 8:00–20:00