Para comenzar a trabajar con el sistema de automatización Kavapp, siga estos pasos:

1. Vaya al sitio oficial kavapp.com.
2. Haga clic en el botón "Ingresar" en el menú superior.
3. Complete el formulario de registro indicando su correo electrónico, número de contacto y otros datos básicos.

Confirme el registro y obtenga acceso a Kavapp Admin: el panel principal de gestión del sistema.

Después de registrar correctamente el panel de administrador, es necesario instalar Kavapp Seller, la aplicación para cajeros donde se pueden recibir pedidos, emitir recibos y registrar las ventas de forma fiscal.

Esta se sincroniza con Kavapp Admin para la transmisión de datos en tiempo real.

¿Dónde descargarla?

• Google Play (Android) 
• App Store (iOS)
• Microsoft Store (Windows)

También puede descargar la aplicación para Android o Windows directamente desde el sitio oficial.

Para conectar la aplicación del cajero con la cuenta del administrador, genere un código de conexión. Este permite sincronizar Kavapp Seller con su cuenta de administrador.
 
Cómo hacerlo:

1. Inicie sesión en Kavapp Admin.
2. Vaya a "Información básica" → "Puntos de venta" → "Código de conexión".
3. Haga clic en "Crear nuevo código".
4. Ingrese el código generado en la aplicación Kavapp Seller en el dispositivo del cajero.

Nota: Si el dispositivo fue cambiado o se cerró la sesión, debe actualizarse e ingresar un nuevo código.

Si en su establecimiento hay un logístico encargado del traslado de productos desde el almacén externo a los puntos de venta, necesitará la aplicación Kavapp Logistics.

Esta aplicación ayuda a controlar el movimiento de productos, ingredientes y materiales consumibles entre el almacén y los puntos de venta.

El logístico puede ver todos los pedidos de suministro, confirmar las entregas y llevar el control de existencias. Todos los datos se sincronizan automáticamente con Kavapp Admin, lo que garantiza un control preciso del inventario.

¿Dónde descargarla?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)

Para conectar la aplicación del logístico con la cuenta del administrador, se debe obtener un código de acceso:

1. Inicie sesión en Kavapp Admin.
2. Vaya a "Información básica" → "Logistas" → "Código de acceso".
3. Si el logístico aún no ha sido agregado al sistema, haga clic en "Agregar logista" e ingrese sus datos.
4. Haga clic en "Crear código": este código se utiliza para sincronizar la aplicación Kavapp Logistics con su cuenta.

Nota: El código de acceso debe generarse para cada nuevo logístico o dispositivo.

Kavapp ofrece un período de prueba gratuito de 14 días. Este comienza desde el momento del registro del panel de administrador.

¿Qué debe saber?

• Durante este período puede probar gratuitamente todas las funcionalidades del sistema.
• Todos los datos ingresados se guardan, por lo que estarán disponibles después de cambiar a un plan de pago.

Si necesita más tiempo para configurar el sistema, puede solicitar una extensión del período de prueba. Para ello, comuníquese con el soporte técnico a través del chat en Kavapp Admin.

Para comenzar a trabajar con Kavapp, es necesario agregar los puntos de venta donde se realizará la venta de productos y bebidas.

¿Cómo agregar un nuevo punto de venta?

1.  Inicie sesión en Kavapp Admin.
2. Vaya a la sección "Información básica" → "Puntos de venta".
3. Haga clic en "Agregar punto de venta".
4. Indique el nombre del establecimiento y su dirección.
5. Haga clic en "Crear" — el nuevo punto de venta aparecerá en el sistema.

¿Cómo editar un punto de venta?

En Kavapp Admin ya se ha creado un punto de venta, por ejemplo, “Sucursal”. Puede editarlo o agregar nuevos.

Para editar:

1. En la sección “Información básica” → “Puntos de venta”, busque el punto deseado.
2. Haga clic en el ícono de lápiz junto al nombre.
3. Realice los cambios y haga clic en “Editar”.

Para configurar los parámetros de funcionamiento de cada punto de venta, vaya a Kavapp Admin → Información básica → Puntos de venta y seleccione la ubicación correspondiente.

Configuración principal del punto de venta

1. Configuración de рosiciones

En esta sección puede configurar un menú individual para cada punto o establecer precios diferentes para el mismo producto en distintos establecimientos.

Para cambiar la disponibilidad o el precio de un producto en un punto de venta específico, active la opción "Configuraciones individuales" y defina los parámetros necesarios.

2. Código de conexión

Este código es necesario para sincronizar la aplicación Kavapp Seller con su cuenta de administrador.

• Aquí puede crear, ver, actualizar o eliminar el código de conexión.
•  Si cambió de dispositivo o cerró sesión en la aplicación Kavapp Seller, debe actualizar el código e ingresarlo nuevamente.

3. Configuración del punto de venta

En esta sección puede realizar configuraciones clave para el punto de venta:

• Configuración de la impresora de recibos: actívela si el punto usa una impresora de recibos.
• Accesos en Kavapp Seller: defina qué funciones estarán disponibles para los cajeros (anulación de recibos, consulta de existencias, etc.).
• Confirmación de operaciones: elija el método de confirmación de operaciones para los puntos de venta: automática o manual por otro especialista.

4. Configuración financiera

Esta sección contiene la configuración de los parámetros financieros del punto de venta:

• Ajuste del monto inicial en caja: define el monto de efectivo inicial al comenzar el turno.
• Configuración de bonificación por hora de trabajo: bono adicional para los cajeros que trabajan en este punto de venta..
• Establecimiento del porcentaje de ventas para el salario del cajero: se puede agregar una bonificación motivacional basada en el total de ventas.

¿Cómo agregar un cajero?

• En Kavapp Admin, abra "Información básica" → "Cajeros".
• Haga clic en "Agregar cajero".
• Complete los datos (nombre, número de contacto, etc.).
• Haga clic en "Crear".

¿Cómo configurar accesos para los cajeros?

• Vaya a "Información básica" → "Puntos de venta" → "Configuración".
• Ingrese a "Configuración de permisos en la app Seller".
• Seleccione qué funciones estarán disponibles para el cajero (anulación de recibos, consulta de existencias, etc.).
• Guarde los cambios.

¿Cómo agregar un logístico?

• En Kavapp Admin, abra "Información básica" → "Logistas".
• Haga clic en "Agregar logista".
• Ingrese la información necesaria y cree al nuevo empleado.

¿Cómo configurar accesos para logísticos?

• En "Información básica" → "Logísticos", haga clic en el ícono "Permisos" junto al empleado correspondiente.
• Configure los accesos según las funciones del logístico.
• Haga clic en "Guardar".

Después de configurar los accesos, los cajeros podrán trabajar en Kavapp Seller y los logísticos en Kavapp Logistics.

¿Cómo agregar un administrador?

• En Kavapp Admin, abre “Información básica” → “Administradores”.
• Haz clic en “Agregar usuario”.
• Ingresa la información necesaria y haz clic en “Crear”.

El administrador tiene el nivel más alto de acceso y puede realizar una amplia gama de acciones relacionadas con la gestión del establecimiento, los empleados y las operaciones financieras.

Nota: Solo el Administrador principal (propietario de la cuenta) puede agregar o eliminar administradores.

La sección "Menú" en Kavapp Admin permite al administrador crear, editar y organizar todos los productos en los puntos de venta.

El menú se compone de los siguientes elementos principales:

• Ingredientes: componentes utilizados para la preparación de bebidas, recetas tecnológicas y preparaciones previas.
• Vajilla: unidades de control que se asocian a las bebidas y pueden descontarse al vender un producto (por ejemplo: “Vaso de papel 250 ml”).
• Bebidas: elementos del menú que incluyen ingredientes y vajilla.
• Fichas técnicas: productos que utilizan ingredientes pero no incluyen vajilla. Se utilizan para platos que se preparan tras recibir un pedido: hot dogs, pizza, pasta, ensalada César, caldo de pollo, etc.
• Productos: artículos vendidos por unidad, sin uso de ingredientes ni vajilla (por ejemplo, “Agua embotellada”).
• Preparaciones previas: se usan para la preparación anticipada, procesamiento de ingredientes o comidas listas (por ejemplo, “Masa para croissants”).
• Materiales de consumo: productos que no se descuentan durante la venta (por ejemplo, “Servilletas”).

Los ingredientes son componentes esenciales para bebidas, fichas técnicas y preparaciones previas.

Al comenzar, se recomienda crear grupos de ingredientes. Esto permite estructurarlos y facilita su gestión. Los grupos de ingredientes también se utilizan para configurar modificadores.

Para agregar un nuevo ingrediente al sistema:

1. Abra Kavapp Admin → Menú → Ingredientes.
2. Haga clic en "Agregar ingrediente".
3. Complete los campos principales:

• Nombre (por ejemplo, "Leche de almendras").
• Unidad de medida (g, ml, unidad).
• Cantidad por empaque (por ejemplo, 1000).
• Grupo de ingredientes: seleccione uno previamente creado (por ejemplo, "Leches"). Si no se necesita grupo, seleccione "Sin grupo", y podrá asignarlo más adelante.

4. Configure los parámetros adicionales:

✔️ Recuento al abrir/cerrar turno: solicita verificar y registrar existencias al inicio y final del turno.
✔️ Registro por almacén: si los ingredientes llegan primero a un almacén externo y luego se trasladan al punto de venta.

5. Haga clic en "Crear": el ingrediente aparecerá en la lista y estará disponible para su uso en las fichas técnicas.

La vajilla son unidades de control obligatorias que se asocian con las bebidas y pueden descontarse junto con ellas al momento de la venta.

Adición de vajilla

1. Abra Kavapp Admin → Menú → Vajilla.
2. Haga clic en "Agregar vajilla".
3. Indique:

• Nombre (por ejemplo, "Vaso de papel 250 ml").
• Volumen (ml) (para facilitar el control).
• Cantidad por empaque (por ejemplo, 50 unidades).

4. Configure los parámetros:

• Desechable: active esta opción si la vajilla se descontará con cada venta.
• Recuento al abrir/cerrar turno: para controlar existencias al inicio y final del turno.
• Registro por almacén: si la vajilla se gestiona en un almacén externo.

5. Haga clic en "Crear". El nuevo tipo de vajilla estará disponible en el sistema.

Estructurar el menú facilita la búsqueda de productos y hace el trabajo del cajero más ágil. En Kavapp, el menú se compone de grupos y subgrupos donde se organizan todos los elementos:

• Grupos del menú: categorías principales (por ejemplo: "Bebidas con café", "Postres", "Platos principales").
• Subgrupos del menú: subcategorías dentro de los grupos (por ejemplo, dentro de "Bebidas con café" puede haber "Café a base de espresso", "Café con leche", "Bebidas de autor").

¿Cómo crear un grupo?

1. Abra Kavapp Admin → Menú → Grupos del menú.
2. Haga clic en "Agregar grupo".
3. Ingrese el nombre del grupo (por ejemplo, "Bebidas con café").
4. Configure la imagen en Kavapp Seller: cargue un archivo desde su dispositivo o seleccione un color de la lista, como “Vainilla”.

Para agregar un subgrupo:

1. Vaya a "Menú" → "Subgrupos del menú".
2. Haga clic en "Agregar subgrupo".

• Ingrese el nombre del subgrupo (por ejemplo, "Café con leche") y seleccione a qué grupo pertenece.

3. Guarde los cambios. Los nuevos grupos y subgrupos estarán disponibles en Kavapp Seller.

Para cambiar el orden de los grupos en el menú, haga clic en el botón "Ordenar" y organícelos como desee.

Las bebidas son elementos del menú que se componen de varios componentes: ingredientes y obligatoriamente vajilla.

Las bebidas se preparan en el momento de la venta y pueden tener modificadores (por ejemplo, diferentes tipos de leche).

Adición de bebidas

1. Abra Kavapp Admin → Menú → Bebidas.
2.  Haga clic en "Agregar bebida".
3.  Complete los parámetros principales:

• Nombre (por ejemplo, "Latte").
• Precio (indique el valor de la bebida).
• Volumen (ml) (por ejemplo, 250 ml).
• Grupo del menú (opcional): categoría principal a la que pertenece la bebida (por ejemplo, "Bebidas de café"). Si no hay división, selecciona la opción “sin grupo”. En ese caso, la posición de la bebida se mostrará en la pantalla principal de la aplicación del cajero.
• Subgrupo del menú (opcional): división más detallada de las bebidas dentro del grupo (por ejemplo, "Café con leche"). Si no hay división, selecciona la opción “sin subgrupo”.
• Modificador (opcional): variaciones de la bebida que el cliente puede elegir (por ejemplo, diferentes tipos de leche). Selecciona un modificador de la lista. Si no se ha creado ninguno, en el menú desplegable solo estará disponible la opción “sin modificador”.
• Vajilla: tipo de recipiente en el que se sirve la bebida (por ejemplo, "Vaso de papel de 250 ml").
• Volumen/peso por unidad: cantidad exacta de la bebida que se vende (por ejemplo, 250).
• Unidad de medida de capacidad: tipo de unidad con la que se mide el producto (por ejemplo, gramo, mililitro, paquete, porción, kilogramo, etc.).
• Artículo (opcional): código o número único de la bebida.
• Código de barras (opcional): función útil para escanear rápidamente.
• Fabricante (opcional): nombre de la empresa que produce el producto.
• Descripción (opcional): información breve sobre la bebida o la receta que puede ser útil para el cajero durante la venta.

✔️ Solicitar cantidad: si está activado, el cajero deberá indicar la cantidad en el recibo al vender la bebida (útil para bebidas populares que se compran en varias porciones).
✔️ Activa: Activo: al activar este estado, la bebida estará disponible para la venta y se mostrará en la lista de bebidas en el panel de administración.
✔️ Mostrar en la pantalla principal: al activar esta función, se facilitará al cajero la selección rápida. La bebida se mostrará en la pantalla principal de Kavapp Seller.

• Configuración de la visualización de imagen: cargue una imagen o seleccione un color entre las opciones disponibles. El elemento elegido se mostrará en Kavapp Seller para facilitar la búsqueda visual.
• Presione "Crear": la bebida aparecerá en la tabla general, en la sección Menú → Bebidas, y estará disponible para la venta después de sincronizar los datos en la aplicación del cajero Kavapp Seller.

La tabla contiene información clave sobre la bebida. Para ver todos los detalles y realizar cambios, presione «Más detalles».
En el bloque “Más detalles” puede:

• Editar: modificar la información de la bebida.
• Duplicar: copiar la bebida para crear rápidamente una nueva posición similar.
• Ingredientes: agregar, eliminar o editar los ingredientes añadidos.
• Costo del producto: consultar el costo de la posición en todos los puntos de venta.

4. Agregue los ingredientes:

• Vaya a la sección Menú → Bebidas.
• Busque la bebida recién creada y presione el ícono de clip en la columna "Ingredientes" (o seleccione "Más detalles" → "Ingredientes").
• Agregue los ingredientes que forman parte de la bebida, indicando: tipo, nombre del ingrediente y la cantidad exacta. Por ejemplo:

- Café Arábica – 7 g

- Leche – 150 ml

• Presione "Agregar".

El sistema descontará automáticamente todos los ingredientes indicados y la vajilla desechable al momento de vender la bebida.

Cómo editar una bebida

Instrucciones para cambiar el nombre, la vajilla u otros parámetros de una bebida:

1. Vaya a la sección Menú → Bebidas
2. Busque la bebida en la tabla y presione el ícono del lápiz (o seleccione «Más detalles» → «Editar»).
3. Realice todos los cambios necesarios.
4. Presione "Guardar".

Creación rápida de bebidas similares

Si necesita crear otra bebida con cambios mínimos:

1. Vaya a la sección Menú → Bebidas
2. Busque la bebida en la tabla y presione el ícono “Duplicar” (o seleccione «Más detalles» → «Duplicar»).
3. Edite la copia generada de la bebida.
4. Presione “Crear”.

Las fichas técnicas son elementos del menú que se componen de ingredientes, pero no tienen vajilla asociada.

Están diseñadas para registrar productos utilizados en la preparación de pedidos (por ejemplo, sándwiches, hot dogs, etc.).

Cómo agregar una ficha técnica

1. Abra Kavapp Admin → Menú → Fichas técnicas.
2. Haga clic en "Agregar ficha técnica".
3. Complete los parámetros principales:

• Nombre (por ejemplo, "Hot dog").
• Nombre de la posición en el recibo — nombre del producto que se mostrará en el recibo durante la venta (por ejemplo, "Hot dog L").
• Precio — costo del plato.
• Unidad de medida — tipo de unidad en la que se vende o se registra la ficha técnica (por ejemplo, volumen (ml), peso (g, kg), unidad convencional (porción, unidad, paquete, bandeja, etc.).
• Grupo del menú (opcional) — categoría principal a la que pertenece el producto (por ejemplo, “Platos principales”). Si no hay clasificación, seleccione la opción “sin grupo”. En ese caso, la posición creada se mostrará en la pantalla principal de la aplicación del cajero.
• Subgrupo del menú (opcional) — distribución más detallada dentro del grupo (por ejemplo, "Comida rápida"). Si no hay clasificación, seleccione la opción “sin subgrupo”.
• Modificador (opcional) — variaciones del plato que el cliente puede elegir (por ejemplo, distintos tipos de panes o salsas). Seleccione un modificador de la lista. Si no se ha creado ninguno, solo estará disponible la opción “sin modificador”.
• Volumen/peso de la unidad — cantidad exacta del plato preparado que se vende (por ejemplo, 300).
• Unidad de medida de capacidad — tipo de unidad en la que se mide la posición (por ejemplo, gramo, mililitro, kilogramo, onza, unidad, etc.).
• Artículo (opcional) — código o número único de la posición.
• Código de barras (opcional) — función útil para escaneo rápido.
• Fabricante (opcional) — nombre de la empresa o persona que elabora el plato.
• Descripción (opcional) — agregue una breve información sobre el plato que podría ser útil para el cajero al momento de la venta.

✔️ Solicitar cantidad: si está activado, el cajero deberá ingresar la cantidad de productos en el recibo al momento de la venta.
✔️ Activa: si se activa esta opción, la ficha técnica estará disponible para la venta.
✔️ Mostrar en la pantalla principal — si está activado, la ficha técnica aparecerá en la pantalla principal de Kavapp Seller para una selección rápida.

• Configuración de visualización de imagen — foto o color que se mostrará junto al plato en Kavapp Seller. Esto facilita la búsqueda visual de las posiciones.
• Presiona "Crear" — la ficha técnica aparecerá en la tabla general, en la sección Menú → Fichas técnicas, y estará disponible para la venta después de sincronizar los datos en la aplicación del cajero Kavapp Seller.

En la tabla se encuentra la información principal sobre el plato. Para ver todos los detalles y realizar cambios en la ficha técnica, haz clic en “Más detalles”.

En el bloque “Más detalles” puedes:

• Editar — modificar la información del plato.
• Duplicar — copiar la ficha técnica para crear otra similar.
• Ingredientes — agregar, eliminar o editar los ingredientes añadidos.
• Costo del producto — ver el costo del plato en todos los puntos de venta.

4. Agrega los ingredientes:

• Ve a la sección Menú → Fichas técnicas.
• Busca la ficha técnica recién creada en la tabla y haz clic en el ícono de clip en la columna “Ingredientes” (o selecciona “Más detalles” → “Ingredientes”).
• Agrega los ingredientes que forman parte de la ficha técnica, especificando: tipo, ingrediente y la cantidad exacta.

Ejemplo:

- Panecillo – 1 ud.

- Salchicha – 1 ud.

- Salsa kétchup – 30 g

- Salsa mostaza – 20 g

- Pepinillo en vinagre – 1 ud.

• Haz clic en “Agregar”.

El sistema descontará automáticamente todos los ingredientes especificados al momento de vender la ficha técnica.

Cómo editar una ficha técnica

Si necesitas cambiar el nombre, la unidad de medida u otros parámetros:

1. Ve a la sección Menú → Fichas técnicas
2. Busca la posición necesaria en la tabla y haz clic en el ícono del lápiz (o selecciona “Más detalles” → “Editar”).
3. Realiza todos los cambios necesarios.
4. Haz clic en “Guardar”.

Creación rápida de fichas técnicas similares

Si necesitas crear otra ficha técnica con cambios mínimos:

1. Ve a la sección Menú → Fichas técnicas
2. Busca la posición necesaria en la tabla y haz clic en el ícono “Duplicar” (o selecciona “Más detalles” → “Duplicar”).
3. Edita la copia obtenida de la ficha técnica.
4. Haz clic en “Crear”.

Productos: son artículos que se venden y se contabilizan por unidad, y que no contienen recipientes, ingredientes u otros componentes.

Ejemplos de tales productos incluyen agua embotellada, bocadillos, chocolate y otros artículos similares que se entregan al punto de venta ya listos para la venta.

Cómo agregar productos

1. Abra Kavapp Admin → Menú → Productos.
2. Haga clic en "Agregar producto".
3. Complete los parámetros principales:

• Nombre (por ejemplo, "Agua embotellada 0,5 L").
• Nombre del producto en el recibo — nombre del producto que aparecerá en el recibo durante la venta (por ejemplo, “Agua ‘Morshinska’ 0,5”).
• Precio — valor del producto.
• Unidad de medida — tipo de unidad en la que se entrega o se contabiliza el producto (por ejemplo, volumen (ml), peso (g, kg, onza), unidad convencional (porción, unidad, empaque, bandeja, etc.))
• Cantidad por empaque — cantidad de producto en un empaque (por ejemplo, 12 unidades por caja).

Si el producto se entrega al punto en diferentes cantidades, indique “1” como unidad de medida y especifique la cantidad real cada vez al realizar el ingreso al inventario.

• Grupo del menú (opcional) — categoría principal a la que pertenece el producto. Ayuda a estructurar todas las posiciones (por ejemplo, "Bebidas"). Si no hay división, seleccione la opción “sin grupo”. En este caso, el producto se mostrará en la pantalla principal de la aplicación del cajero.
• Subgrupo del menú (opcional) — división más detallada de productos dentro del grupo (si aplica, por ejemplo, "Bebidas envasadas"). Si no hay división, seleccione la opción “sin subgrupo”.
• Artículo (opcional) — código único o número del producto.
• Código de barras (opcional) — función útil para escaneo rápido.
• Volumen/peso por unidad (opcional) — volumen o peso exacto del producto vendido (por ejemplo, 0,5).
• Unidad de medida de capacidad — tipo de unidad en la que se mide el producto (por ejemplo, gramo, mililitro, empaque, bandeja, kilogramo, etc.).
• Descripción (opcional) — información breve sobre el producto que puede ser útil para el cajero durante la venta.
• Fabricante (opcional) — nombre de la empresa o persona que produce el producto.

✔️ Solicitar cantidad — si está activado, el cajero deberá ingresar manualmente la cantidad del producto durante cada venta (útil para productos que suelen comprarse en varias unidades).
✔️ Activo — al activar esta opción, el producto estará disponible para la venta.
✔️ Procesar a través del almacén — si el producto se almacena y se gestiona a través de su inventario externo, active esta opción.
✔️ Mostrar en la pantalla principal — si está activado, el producto se mostrará en la pantalla principal de Kavapp Seller para selección rápida.
✔️ Reconteo al abrir/cerrar el turno — si está activado, el sistema solicitará la cantidad del producto al inicio y cierre de cada turno para mayor control del personal.

El ingreso de la cantidad al abrir/cerrar un turno no modifica el stock en el inventario (no realiza reconteo), pero queda registrado en el informe de turnos de trabajo.

• Configuración de visualización de la imagen — foto o color que se mostrará junto al producto en Kavapp Seller. Facilita la búsqueda visual del producto.
• Presione “Crear” — el producto aparecerá en la tabla general, en el apartado Menú → Productos, y estará disponible para la venta tras sincronizar los datos en la aplicación del cajero Kavapp Seller.

En la tabla se muestra la información básica sobre el producto. Para ver todos los detalles y editar, presione «Detalles».

En el bloque “Más detalles” se puede:

• Editar — modificar la información del producto.
• Duplicar — copiar el producto para crear rápidamente una nueva posición similar.
• Costo de producción — ver el costo de la posición en todos los puntos de venta.

Cómo editar un producto

Si necesita cambiar el nombre, precio u otros parámetros:

1. Vaya al apartado Menú → Productos.
2. Busque el producto necesario en la tabla y haga clic en el ícono del lápiz (o seleccione «Más detalles» → «Editar»).
3. Realice todos los cambios necesarios.
4. Presione “Guardar”.

Creación rápida de productos similares

Si necesita crear otro producto con cambios mínimos:

1. Vaya al apartado Menú → Productos.
2. Busque el producto necesario en la tabla y haga clic en el ícono “Duplicar” (o seleccione «Más detalles» → «Duplicar»).
3. Edite la copia obtenida del producto.
4. Presione “Crear”.

La importación de productos permite agregar rápidamente una gran cantidad de productos al sistema Kavapp mediante una plantilla especial: una tabla lista en formato CSV. Esta tabla debe descargarse directamente desde Kavapp, completarse con los datos de los productos y luego cargarse nuevamente en el sistema.

Para descargar la plantilla de importación, vaya a: Menú → Productos → Importación de productos → Descargar plantilla.

Orden de carga e importación del archivo

Después de hacer clic en el botón “Descargar plantilla”, se descargará en su dispositivo una tabla en formato CSV.
Abra el archivo descargado. Puede trabajar con él como con una tabla normal de Excel. Complete la plantilla con los datos según las recomendaciones siguientes.

Nota. En la tabla es obligatorio completar las tres primeras columnas. Las demás columnas se completan si es necesario. La cantidad máxima de filas en el archivo es 5000 y el tamaño del archivo no debe superar los 5 MB.

Después de completar el archivo, guárdelo en formato CSV mediante una de las opciones disponibles:

1. A través de “Guardar”. Si el archivo ya está abierto en formato CSV, haga clic en Archivo → Guardar.
2. A través de “Guardar como”. Si necesita elegir manualmente el formato del archivo, vaya al menú Archivo → Guardar como, seleccione la carpeta de destino, indique el nombre del archivo y en el campo Tipo de archivo seleccione CSV UTF-8 (delimitado por comas) (*.csv).

Cargue el archivo completado en el sistema con el botón “Elegir archivo”, que se encuentra debajo del botón “Descargar plantilla”. También puede arrastrar el archivo necesario al campo correspondiente entre los botones “Descargar plantilla” y “Elegir archivo”.

Si después de la verificación el sistema detecta errores, corrija el archivo, guárdelo y cárguelo nuevamente utilizando el botón “Cargar otro archivo”.

Después de que el archivo se verifique correctamente, haga clic en “Confirmar importación”.

Importante! Al sistema solo se pueden importar productos con la estructura prevista por la plantilla y en el mismo formato: CSV. Por eso recomendamos completar la plantilla proporcionada y no usar otras tablas.

Antes de cargar el archivo, asegúrese de que todos los datos se hayan ingresado correctamente: no hay caracteres adicionales, campos obligatorios omitidos ni productos duplicados. Tampoco cambie los nombres, el orden ni la estructura de las columnas en la plantilla CSV.

Cómo completar la tabla para la importación

En la plantilla de importación se deben completar las siguientes columnas:

• name — nombre del producto que se mostrará en el sistema; no puede superar los 45 caracteres (campo obligatorio).
• price — precio de venta del producto. Se indica como número entero o con decimales usando punto, por ejemplo: 50 o 50.99 (campo obligatorio).
• units — unidad de medida del producto para la cual se establece el precio, por ejemplo: ud., kg, g, l, ml, paquete, porción (campo obligatorio).

Tenga en cuenta: el nombre de la unidad de medida debe coincidir completamente con el nombre corto indicado en la sección “Unidades de medida”, en el campo “Nombre corto”. Es decir, si unidades como ud. o paquete. están indicadas con punto, en la tabla también deben introducirse con punto.

• group — grupo principal del menú al que se agregará el producto. Por ejemplo: Bebidas, Café, Postres, Hot dogs.

En este campo puede indicar un grupo del menú ya creado en el sistema al que debe agregarse el producto. También puede indicar un grupo nuevo que desea ver en el menú. En ese caso, el sistema creará automáticamente este grupo y vinculará los productos correspondientes a él.
Si la columna group no se completa, el producto se mostrará en la pantalla principal del menú. Si es necesario, esta configuración puede cambiarse manualmente: abra el producto en modo de edición, indique el Grupo del menú y desmarque la opción “Mostrar en la pantalla principal”.

• sub_group — subgrupo del menú dentro del grupo principal. Por ejemplo: Bebidas frías, Bebidas calientes, Pasteles.

En este campo puede indicar un subgrupo del menú ya creado en el sistema al que debe agregarse el producto. También puede indicar un subgrupo nuevo que desea crear dentro del grupo del menú. En ese caso, el sistema creará automáticamente este subgrupo y vinculará los productos correspondientes a él.
Tenga en cuenta: si completa la columna sub_group, la columna group también debe completarse obligatoriamente. Si se indica un subgrupo sin el grupo principal del menú, se producirá un error durante la importación y no será posible cargar los productos en el sistema. La importación podrá realizarse solo después de corregir la tabla.

• article — el artículo del producto se utiliza para la búsqueda, el control de productos y el inventario.
• manufacturer — fabricante del producto.
• barcode — código de barras del producto, utilizado para escanear productos en la caja.
• volume — volumen o cantidad del producto, por ejemplo: 1.2, 250, 500, 1. Si el valor no es un número entero, la parte decimal debe indicarse con punto (1.2, no 1,2).
• volume_units — unidad de medida del volumen o la cantidad del producto: ud., kg, g, l, ml, paquete, porción.

Tenga en cuenta: el nombre de la unidad de medida debe coincidir completamente con el nombre corto indicado en la sección “Unidades de medida”, en el campo “Nombre corto”. Es decir, si unidades como ud. o paquete. están indicadas con punto, en la tabla también deben introducirse con punto.

• pack — cantidad de productos en un empaque (por ejemplo, 12 ud. en un empaque).
• name_in_receipt — nombre del producto que se mostrará en el recibo. Si necesita que en el recibo se muestre un nombre más corto o diferente del indicado en la columna “name”, introdúzcalo en esta columna. El nombre en el recibo no puede superar los 45 caracteres. Si la columna name_in_receipt no se completa, en el campo “Nombre de la posición en el recibo” se mostrará automáticamente el nombre indicado en la columna “name”.
• description — información breve sobre el producto que puede ser útil para el cajero durante la venta.
• manual_input — activa la opción “Solicitar cantidad”. Si la opción está activa, durante la venta el cajero podrá indicar manualmente cada vez la cantidad del producto en el recibo. Esto es relevante para posiciones que suelen comprarse en varias unidades, así como para productos vendidos por peso. Para activar la opción para el producto necesario, indique 1 o True en la columna manual_input. Si no necesita activar la opción, puede indicar 0, False o dejar el campo vacío.

Las columnas obligatorias son name, price y units. Las demás columnas se completan según sea necesario.

Si durante la importación hay errores en la tabla, el sistema lo notificará. En el mensaje se indicará qué datos se completaron incorrectamente y en qué filas del archivo deben realizarse correcciones. Por ejemplo, puede producirse un error si no se completó un campo obligatorio, el formato del precio es incorrecto, se superó la cantidad permitida de caracteres en el nombre, se utilizó una unidad de medida que no existe en el sistema, etc.

Las preparaciones previas son elaboraciones anticipadas de ingredientes o platos listos. Pueden ser platos independientes o formar parte de otras fichas técnicas.

Ejemplos de preparaciones previas:

• Cafetería: jarabes cocidos, mezclas preparadas para bebidas.
• Panadería: masa para croissants, bases para horneado.
• Restaurante: salsas, marinados, rellenos, bases de platos.

Las preparaciones previas se pueden:

✔ Vender como producto listo.
✔ Usar como ingrediente para preparar otras posiciones.

Paso 1: Agregar una nueva preparación previa

1. Abra Kavapp Admin → Menú → Preparaciones previas.
2. Haga clic en "Agregar preparación previa".
3. Complete los parámetros principales:

• Nombre (por ejemplo, "Masa para croissants").
• Nombre de la posición en el recibo — nombre de la preparación que aparece en el recibo al momento de la venta (por ejemplo, “Masa para croissants prep. 350g”).
• Cantidad de producto terminado — indique cuánta cantidad del producto terminado se obtiene después de la preparación (por ejemplo, 1 kg — introduzca “1”).
• Unidad de medida — seleccione el tipo de unidad en la que se entrega o se registra el producto. (por ejemplo, volumen (ml), peso (g, kg, onza), unidad convencional (porción, unid., paquete, bandeja, etc.))
• Grupo de preparaciones (opcional) — categoría a la que pertenece la preparación. Selecciónela de las previamente creadas (por ejemplo, "Panadería").
• Si no se necesita un grupo, seleccione "Sin grupo" — siempre podrá asignarla a un grupo más adelante.
• Descripción (opcional) — breve información sobre la preparación (receta, detalles de elaboración).
• Agregar al menú — opción útil si la preparación se venderá como ficha técnica independiente (por ejemplo, croissants listos). Debe agregarse al menú para que el empleado pueda seleccionarla para su venta.

Si se trata de una preparación o ingrediente que se usará dentro de otra ficha técnica o bebida (por ejemplo, croissant con jamón y queso), no es necesario agregarla al menú.

• Precio (si la preparación se “agrega al menú”) — precio de la posición.
• Grupo (si la preparación se “agrega al menú”) — categoría principal del menú a la que pertenece la preparación (por ejemplo, "Desayunos"). Si no hay división, seleccione “sin grupo”. En ese caso, la preparación aparecerá en la pantalla principal de Kavapp Seller.
• Subgrupo (si la preparación se “agrega al menú”) — división detallada de las preparaciones dentro del grupo (por ejemplo, "Desayunos armables"). Si no hay subgrupo, seleccione “sin subgrupo”.
• Volumen/peso por unidad — valor exacto de la unidad de venta (por ejemplo, 150).
• Unidad de medida de capacidad — tipo de unidad con la que se mide el producto (por ejemplo, gramo, mililitro, paquete, bandeja, kilogramo, etc.)
• Artículo (opcional) — código o número único del producto
• Código de barras (opcional) — función útil para escaneo rápido.
• Fabricante (opcional) — nombre de la empresa o persona que fabrica el producto.

✔️ Solicitar cantidad (si la preparación se “agrega al menú”) — si está activado, durante la venta el cajero deberá ingresar manualmente la cantidad en el recibo.
✔️ Activo — al activarlo, la preparación estará disponible para la venta.
✔️ Mostrar en la pantalla principal — si está activado, la ficha técnica aparecerá en la pantalla principal de Kavapp Seller para una selección rápida.
✔️ Reconteo al abrir/cerrar turno — si está activado, el sistema solicitará la cantidad del producto al inicio y al final de cada turno.

• Configuración de visualización — foto o color que se mostrará junto a la preparación en Kavapp Seller y facilitará su búsqueda visual.
• Presione "Crear" — la preparación aparecerá en la tabla general, en el apartado Menú → Preparaciones.

La tabla contiene información clave sobre la preparación. Para ver todos los detalles y editar, presione "Más detalles".

En la sección “Más detalles” se puede:

• Editar — modificar la información de la preparación.
• Duplicar — copiar la preparación para crear una nueva posición similar.
• Ingredientes — agregar, eliminar o editar ingredientes añadidos.
• Costo de producción — ver el costo de producción de la preparación en todos los puntos de venta.

Paso 2: Agregar ingredientes a la preparación previa

Para que la preparación descuente correctamente los ingredientes al ser elaborada, debe indicar proporciones exactas:

1. Vaya a Menú → Preparaciones previas
2. Busque la preparación recién creada y presione el ícono de clip en la columna “Ingredientes” (o seleccione "Más detalles" → "Ingredientes").
3. Agregue los ingredientes que forman parte de la preparación, especificando:

• Tipo e ingrediente.
• Cantidad exacta que se descontará al preparar.

1. Presione "Agregar".

El sistema descontará automáticamente todos los ingredientes indicados durante la elaboración.

Paso 3: Activar la función de preparación en Kavapp Seller

Para que las preparaciones puedan elaborarse desde Kavapp Seller, active esta función:

• En Kavapp Admin, vaya a "Información básica" → "Puntos de venta" → "Configuración".
• Active la opción "Preparaciones previas".
• Presione "Guardar" y sincronice los datos en Kavapp Seller.

Paso 4: Uso de la preparación en Kavapp Seller

1. En Kavapp Seller vaya a "Gestión" → "Preparacion".
2. Seleccione la preparación deseada.
3. Indique la cantidad de porciones a preparar.
4. Presione "Preparar" — el sistema automáticamente:

• Descontará todos los ingredientes utilizados.
• Ingresará la preparación al inventario para su uso posterior.

Resultado: la preparación estará disponible en el stock. Puede utilizarse para elaborar otros platos o venderse directamente.

Edición de preparación previa

Si necesita cambiar el nombre, la receta u otros parámetros:

1. Ve a Menú → Preparaciones previas
2. Busca la preparación en la tabla y haz clic en el ícono del lápiz (o selecciona «Más detalles» → «Editar»)
3. Realiza todos los cambios necesarios
4. Haz clic en “Guardar”

Creación rápida de preparaciones similares

Si necesitas agregar otra preparación con cambios mínimos:

• Ve a Menú → Preparaciones previas
• Busca la preparación en la tabla y haz clic en el ícono “Duplicar” (o selecciona «Más detalles» → «Duplicar»)
• Edita la copia generada de la preparación
• Haz clic en “Crear”

Ejemplo de uso 1

Preparación de croissants

En Kavapp Admin:

• Se agrega la posición "Croissant" en la sección "Preparaciones previas".
• Se indican los ingredientes: 50 g de harina, 20 g de mantequilla, 1 g de sal por porción = 1 croissant.

En Kavapp Seller:

• El empleado va a la sección “Gestión” → “Preparaciones”.
• Selecciona "Croissants", indica 10 porciones y hace clic en "Preparar".
• El sistema registra la salida de inventario de 500 g de harina, 200 g de mantequilla y 10 g de sal del almacén, y agrega 10 croissants al inventario.

Ahora los croissants están listos para la venta en Kavapp Seller.

Ejemplo de uso 2:

Preparación de la preparación "Croissant" y su uso en la ficha técnica "Croissant con jamón y queso"

Paso 1: Agregar la preparación "Croissant" en Kavapp Admin

• En Menú → Preparaciones previas, haga clic en "Agregar preparación previa".
• Complete los campos.

Paso 2: Agregar ingredientes a la preparación "Croissant"

• Ve a Menú → Preparaciones previas, selecciona la preparación y haz clic en el ícono de clip en la columna "Ingredientes" (o selecciona "Más detalles" → "Ingredientes")
• Agrega: 50 g de harina, 20 g de mantequilla, 1 g de sal por croissant

Paso 3: Preparación de "Croissant" en Kavapp Seller.

• En “Gestión” → “Preparacion”, seleccione "Croissant".
• Indique la cantidad de porciones, por ejemplo: 10 porciones = 10 unid.
• Haga clic en "Preparar". El sistema descuenta los ingredientes y agrega 10 croissants al inventario.

Paso 4: Agregar la ficha técnica "Croissant con jamón y queso" en Kavapp Admin

• En Menú → Fichas técnicas, haga clic en "Agregar ficha técnica".
• Complete los campos.

Paso 5: Agregar el ingrediente "Croissant" a la ficha técnica "Croissant con jamón y queso"

• Ve a Menú → Fichas técnicas, selecciona la posición y haz clic en el ícono de clip en la columna "Ingredientes" (o selecciona "Más detalles" → "Ingredientes")
• Agrega: Croissant – 1 unidad, Jamón – 50 g, Lechuga – 15 g, Queso – 80 g

Resultado: Al vender la ficha técnica "Croissant con jamón y queso" en Kavapp Seller, se descontarán todos los ingredientes especificados, incluido el croissant previamente preparado.

Los modificadores son una herramienta práctica que permite cambiar la composición de las bebidas o fichas técnicas durante la venta, seleccionando componentes entre las opciones disponibles.

¿Para qué sirven los modificadores?

1. Flexibilidad: permiten elegir diferentes variantes de ingredientes para una misma bebida (por ejemplo, tipo de café, tipo de leche, tipo de vaso).
2. Comodidad para el personal: reducen la cantidad de elementos en el menú, ya que no es necesario crear múltiples variantes del mismo producto.
3. Control de salida de inventario: el sistema descuenta solo el ingrediente seleccionado.

Principio general de funcionamiento de los modificadores:

1. Sin modificadores: todos los ingredientes añadidos a una bebida o ficha técnica se utilizan y se descuentan automáticamente.
2. Con modificadores: durante la venta, el cajero elige el componente necesario entre varias opciones. El sistema descuenta solo el ingrediente seleccionado.
3. Es posible agregar varios parámetros diferentes a un mismo modificador. Sin embargo, no se puede agregar el mismo ingrediente varias veces con diferentes cantidades. Cada ingrediente puede ser utilizado solo una vez en un modificador.

Ejemplo: Configuración de modificadores para la bebida "Latte"

Para la bebida "Latte" crearemos un modificador general llamado "Latte", al cual añadiremos los siguientes grupos de modificación:

✔ Grupo "Vasos": elección del tipo de vaso (vaso de papel, vaso reutilizable).
✔ Grupo "Café": elección del grano de café (arábica, robusta, mezcla).
✔ Grupo "Leche": elección del tipo de leche (normal, de almendras, sin lactosa).

Paso 1: Crear grupos de ingredientes para modificadores

1. Vaya a Kavapp Admin → Menú → Grupos de ingredientes.
2. Haga clic en "Agregar grupo".
3. Añada los grupos de ingredientes necesarios, por ejemplo:

•  "Leche" (variantes de leche).
•  "Café" (variantes de granos de café).

4. Haga clic en "Crear".

Si los grupos ya existen en el sistema, simplemente úselos en los pasos siguientes.

Paso 2: Agregar ingredientes a los grupos

1. Vaya a Kavapp Admin → Menú → Ingredientes.
2. Haga clic en "Agregar ingrediente".
3. Agregue los ingredientes correspondientes a cada grupo:

• Leche de almendras, Leche sin lactosa, Leche normal (grupo "Leche"). 
• Arábica, Robusta, Mezcla (grupo "Café")

4. En el campo "Grupo de ingredientes", seleccione el grupo correspondiente para cada ingrediente.

5. Haga clic en "Guardar".

Si los ingredientes ya existen en el sistema, edítelos y asígnelos al grupo correspondiente.

Paso 3: Agregar los distintos tipos de vasos

1. Vaya a Kavapp Admin → Menú → Vajilla.
2. Haga clic en "Agregar vajilla".
3. Cree lo siguiente:

• Vaso desechable: indique la cantidad por empaque (por ejemplo, por rollo) para facilitar el control posterior y marque ✔️ "Desechable".
• Vaso reutilizable: no marque ✔️ en "Desechable" y en el campo “Cantidad por empaque” indique “1”.

Paso 4: Crear el modificador general "Latte"

1. ️ Vaya a Kavapp Admin → Menú → Modificadores.
2. ️ Haga clic en "Agregar modificador".
3. ️ Ingrese el nombre "Latte" (según la bebida).
4. ️ Haga clic en "Crear".

Paso 5: Crear cada grupo de modificador

Grupo de modificador "Leche"
 

1. En la lista de modificadores, ubique "Latte".
2. Haga clic en el ícono de clip junto al modificador. 
3. Haga clic en "Agregar grupo".
4. Seleccione el tipo "Ingredientes" y el grupo de ingredientes "Leche" (que contendrá todas las variantes creadas dentro de este grupo).
5. Haga clic en "Agregar".
6. Marque cada ingrediente en la columna "Disponible para selección", indique la diferencia de precio (si la hay) y la cantidad que se descontará del almacén.
7. En el menú desplegable "Tipo de modificador", seleccione:

• Selección obligatoria de un componente: si se requiere que el empleado elija solo una opción (seleccione esta opción para el ingrediente obligatorio “leche” en la bebida “Latte”).
• Selección de uno o ninguno: si el ingrediente es un complemento opcional.
• Selección opcional de varios componentes: si se pueden seleccionar varias opciones a la vez.

8. Haga clic en "Guardar".

Grupo de modificador "Café"

Sin cerrar la ventana de configuración de grupos de modificador, continúe añadiendo otros grupos al modificador "Latte".

1. Haga clic en "Agregar grupo".
2. Seleccione el tipo "Ingredientes" y elija el grupo de ingredientes "Café" (este contendrá todas las variantes de café creadas dentro de este grupo de ingredientes)..
3. Haga clic en "Agregar".
4. Marque cada ingrediente en la columna "Disponible para selección", indique diferencia de precio (si aplica) y cantidad a descontar del almacén.
5. En el menú desplegable "Tipo de modificador", seleccione:

• Selección obligatoria de un componente: si se requiere que el cajero elija solo una opción (seleccione esta opción para el ingrediente obligatorio “café” en la bebida “Latte”).
• Selección de uno o ninguno: si el ingrediente es un complemento opcional.
• Selección opcional de varios componentes: si se pueden seleccionar varias opciones a la vez.

6. Haga clic en "Guardar".

Grupo de modificador "Vasos"

Sin cerrar la ventana de configuración de los grupos de modificador, continúe añadiendo otros grupos al modificador “Latte”

1. Haga clic en "Agregar grupo".
2. Seleccione el tipo "Vasos".
3. Haga clic en "Agregar".
4. Marque los vasos en la columna "Disponible para selección", indique diferencia de precio (si la hay) y cantidad que se descontará del almacén.
5. En el menú desplegable "Tipo de modificador", seleccione:

• Selección obligatoria de un componente: si se requiere que el cajero elija solo una opción.
• Selección de uno o ninguno: si el ingrediente es un complemento opcional.
• Selección opcional de varios componentes: si se pueden seleccionar varias opciones a la vez.

6. Haga clic en "Guardar".

Paso 6: Asignar el modificador "Latte" a la bebida

1. Vaya a Kavapp Admin → Menú → Bebidas.
2. Busque la bebida "Latte" y haga clic en "Editar" (ícono de lápiz).
3. En el campo "Modificador", seleccione "Latte".
4. Haga clic en "Guardar" y sincronice los datos en Kavapp Seller.

Conclusión:

✔️ Los modificadores permiten cambiar rápidamente la composición de una bebida o producto durante la venta.
✔️ Ahorran tiempo, ya que no es necesario crear posiciones separadas para cada variante de la bebida.
✔️ Ayudan a optimizar el control de inventario, reduciendo la salida de productos innecesarios.
✔️  Facilitan el trabajo del barista al permitir seleccionar rápidamente una composición estándar (mezcla + leche normal) en el modificador.

El Menú Combo es un conjunto de varios platos, combinados en una sola oferta, que tiene un precio único y puede incluir opciones de elección de sus componentes (por ejemplo, plato principal, bebida y complemento).

Cómo implementar un Menú Combo

1. Agregue los componentes necesarios del Menú Combo, así como los desechables o el empaque, a la sección “Ingredientes” (consulte la información sobre cómo agregar nuevos ingredientes al sistema en el p. 3.1 de la instrucción).
2. Cree una Ficha técnica, a la que agregue los Ingredientes y los desechables necesarios desde la sección “Ingredientes”.
3. Configure las opciones de elección de los componentes mediante Modificadores (consulte la información sobre la configuración de Modificadores en el p. 3.9 de la instrucción).
4. Si el Menú Combo incluye platos de preparación previa — cree las Preelaboraciones correspondientes. Estas pueden utilizarse tanto dentro del Menú Combo como venderse por separado (para más detalles sobre la creación, configuración y edición de Preelaboraciones, así como ejemplos de su uso, consulte el p. 3.8 de la instrucción).

Ejemplo de Menú Combo: «Combo de Hamburguesa»

Composición del Menú Combo:

• Hamburguesa;
• Papas fritas;
• Bebida a elección: Cola, Fanta, Jugo.

Precio total: por ejemplo, 29 USD.

Paso 1: Ingredientes

En la sección «Ingredientes» agregue los componentes del Menú Combo y el empaque desechable que se utiliza para el combo:

• Hamburguesa (en caso de compra en formato listo).
• Caja para hamburguesa.
• Papas fritas (en caso de compra en formato listo, por ejemplo, paquete de 1000 g).
• Bolsa de papel para papas fritas.
• Vaso desechable con tapa y pajilla.

También agregue las bebidas en la sección «Ingredientes» que forman parte del combo:

• Cola - 2000 ml
• Fanta - 2000 ml
• Jugo - 2000 ml

Paso 2: Ficha técnica

Cree la Ficha técnica «Combo de Hamburguesa» y agregue:

• Hamburguesa clásica - 1 unid.
• Papas fritas - 200 g.
• Bebida correspondiente - 200 ml.
• Desechables necesarios.

Paso 3: Modificadores

Para configurar las opciones de elección, agregue los Modificadores:

• Bebida a elección (obligatorio):

- Cola

- Fanta

- Jugo

• Salsa para papas fritas (opcional):

- Kétchup

- Mostaza

- Salsa de queso

¡Preste atención!
A la Ficha técnica del Menú Combo no se pueden adjuntar otras Fichas técnicas (platos o bebidas individuales). Para que durante la venta del Menú Combo los Ingredientes se descuenten correctamente, es necesario agregar a su Ficha técnica todos los Ingredientes de los platos y bebidas que forman parte de este combo, o utilizar Preelaboraciones.

Крок 4: Preparaciones previas

En caso de utilizar preparaciones previas en el Menú Combo (por ejemplo, cuando la hamburguesa y las papas fritas se preparan en el lugar y no se adquieren listas), es necesario crear las preparaciones previas correspondientes para estos platos.

Tenga en cuenta que cada preparación previa puede utilizarse tanto como parte del Menú Combo como venderse por separado.

Para cada preparación previa que forme parte del Menú Combo, active la función de preparación en Kavapp Seller.

El sistema Kavapp incluye varias secciones principales para controlar el inventario, los movimientos y las compras.

Esto permite llevar un control preciso, evitar faltantes y optimizar las operaciones de almacén.

¿Qué incluye el control de productos?

• Pedidos — traslado de productos desde el almacén externo a los puntos de venta.
• Compras — ingreso al inventario de productos e ingredientes directamente en el punto de venta.
• Salida de inventario — eliminación de productos del almacén por daño o vencimiento.
• Reconteo de inventario — verificación y corrección del stock real.
• Ventas desde almacén — permite vender productos, vasos, ingredientes y materiales de consumo directamente desde el almacén externo.
• Existencias en el punto de venta — vista del inventario actual en cada punto de venta.
• Gestión del almacén — administración de operaciones en el almacén externo (existencias, ingreso, salida de inventario y ajustes de valor).

Los pedidos de traslado se usan únicamente si se cuenta con un almacén externo, separado del punto de venta.

Cuando un producto se guarda en el almacén externo y debe trasladarse al punto de venta para estar disponible, se debe crear un pedido de traslado.

¿Cómo funciona el sistema?

1. El pedido de traslado de productos se crea por el administrador en Kavapp Admin o por el cajero en Kavapp Seller.
2. El logístico, desde Kavapp Logistics, recibe el pedido y prepara los productos.
3. Los productos se despachan desde el almacén hacia el punto de venta.
4. El cajero en Kavapp Seller confirma la recepción, y los productos quedan disponibles para la venta.

¡Importante! No se necesita pedido si no hay almacén externo y los productos se reciben directamente en el punto de venta. En ese caso, se deben registrar mediante una compra (ver punto 4.2 Compras).

¿Cómo crear un pedido de traslado en Kavapp Admin?

1. Vaya a "Control de productos" → "Pedidos".
2. Haga clic en "Crear pedido".
3. Seleccione el punto de venta al que se trasladarán los productos.
4. Indique los productos y cantidades.
5. Haga clic en "Enviar datos": el pedido aparecerá en Kavapp Logistics para ser preparado por el logístico.

También se puede crear el pedido desde Kavapp Seller (ver punto 5.3 Pedidos de productos en la guía de configuración de Kavapp Seller).

Si no se utiliza Kavapp Logistics, el administrador o cajero puede confirmar manualmente el traslado en Kavapp Admin o Kavapp Seller.

Ventajas del uso de almacén:

✔ Control claro del inventario.
✔ Registro automático del movimiento entre puntos de venta.
✔ Prevención de faltantes mediante logística centralizada.
✔ Conveniente para redes de establecimientos con almacén compartido.

Una compra es el ingreso de productos directamente al punto de venta sin usar el almacén externo.

¿Cuándo se utiliza una compra?

Cuando no se tiene almacén externo y los productos se entregan directamente en el punto de venta.

¿Cómo registrar una compra en Kavapp Admin?

1. Vaya a "Control de productos" → "Compras".
2. Haga clic en "Crear compra".
3. Seleccione el punto de venta donde se reciben los productos.
4. Añada las posiciones de producto e indique:

• Cantidad de empaques
• Cantidad por empaque
• Precio por paquete

Después de ingresar los datos en la columna “Monto total”, el sistema mostrará automáticamente el subtotal frente a cada ítem.

5. Si la compra se paga en efectivo, active "Pago desde caja": el monto se descontará de la caja del punto de venta.

6. Haga clic en "Enviar datos": la compra se añadirá al sistema.

Si está activa la opción "Confirmación automática de compra", los productos aparecerán en el inventario sin necesidad de confirmación manual.

¿Qué más debe saber?

• La función de compra se utiliza para productos, ingredientes y materiales de consumo que llegan directamente al punto de venta.
• Si los productos primero se reciben en el almacén externo y luego se trasladan al punto, debe usarse “Pedido” (ver punto 4.1).
• La opción "Pago desde caja" permite descontar el monto si el producto se pagó en efectivo.
• También puede crear la compra desde Kavapp Seller o Kavapp Logistics

La salida de inventario es la eliminación de productos, ingredientes o materiales de consumo por deterioro, vencimiento u otros motivos.

¿Cuándo se utiliza la salida de inventario?

✔ Si un producto se echó a perder o venció.
✔ Si se perdió o dañó (por ejemplo, se rompió, se derramó o se arruinó durante el almacenamiento).
✔ Si se desea registrar la salida de inventario de materiales de consumo (servilletas, guantes desechables, etc.).
✔ Si existen diferencias entre el inventario físico y el sistema y se requiere ajuste manual.

¿Cómo registrar una salida de inventario en Kavapp Admin?

1. Vaya a "Control de productos" → "Salida de inventario".
2. Haga clic en "Crear salida de inventario".
3. Seleccione el punto de venta donde se debe registrar la salida.
4. Añada los productos e indique la cantidad de unidades a eliminar.
5. Haga clic en "Enviar datos" y escriba la razón (por ejemplo: "deteriorado", "pérdida", "defecto") — el producto será eliminado del inventario.

Si está activa la opción "Confirmación automática de salida", los productos se eliminarán del inventario sin confirmación manual.

¿Qué más debe saber?

• La salida de inventario actualiza el stock en tiempo real: las posiciones eliminadas se retiran automáticamente del registro.
• La razón de la salida ayuda a analizar las pérdidas y llevar el control de los productos eliminados.
• El administrador puede restringir el acceso de los cajeros a la función de salida de inventario en Kavapp Admin.
• Como alternativa, la salida puede registrarse desde Kavapp Seller (ver punto 5.4 "Salida de productos" en la guía Configuración de Kavapp Seller).

El reconteo de inventario es el proceso de verificación y ajuste de los productos en el punto de venta, para corregir diferencias entre los datos reales y el registro en Kavapp.
 

Para realizar el reconteo en el almacén externo, utilice Kavapp Logistics.

¿Cuándo se utiliza el reconteo?

✔ Para comparar las existencias reales de productos, ingredientes, preparaciones previas o materiales de consumo con los datos del sistema.
✔ Cuando se sospecha de escasez o exceso de productos.
✔ Después de grandes entregas, mudanzas o cambios en el surtido de productos.
✔ Durante auditorías o inventarios planificados.

¿Cómo realizar un reconteo en Kavapp Admin?

1. Vaya a "Control de productos" → "Reconteo de inventario".
2. Seleccione el punto de venta donde se realiza la verificación.
3. Ingrese las cantidades reales junto a cada producto.
4. Haga clic en "Enviar datos". El sistema aplicará los cambios al registro (salida o ingreso al inventario según corresponda).

Información importante:

• El reconteo en Kavapp Admin puede hacerse para todos los productos o solo para algunos.
• Una vez confirmado, el sistema descontará automáticamente los faltantes o agregará los sobrantes.
• Durante el reconteo, otras operaciones en ese punto de venta se bloquean hasta finalizar el proceso.
• También puede hacerse el reconteo desde Kavapp Logistics (ver punto 4.4 «Recálculo» del manual Kavapp Logicics Setup).

La venta desde almacén permite vender productos directamente desde el almacén externo, sin trasladarlos al punto de venta.

¿Cuándo se usa esta función?

✔ Si los productos se venden directamente desde el almacén, sin pasar por un punto de venta (por ejemplo, ventas al por mayor).
✔ Si los productos se entregan bajo pedido y no es necesario almacenarlos en el punto de venta.

¿Cómo registrar una venta desde almacén en Kavapp Admin?

1. Vaya a "Control de productos" → "Ventas desde almacén".
2. Añada los productos e indique:

• Cantidad de paquetes a vender
• Precio por paquete

 3. Haga clic en "Enviar datos" — la venta será registrada y los productos descontados del almacén.

Información importante:

• Solo se pueden vender paquetes que estén registrados en el sistema.
• También puede registrar ventas desde almacén en Kavapp Logistics.

La sección "Disponibilidad de productos en el punto de venta" permite ver el stock actual y analizar el consumo durante el turno activo.

Hay dos vistas disponibles:

✔ Disponibilidad en tiempo real: muestra el inventario actual en el punto de venta..
✔ Uso durante el turno actual: muestra los productos, ingredientes, preparaciones previas y vajilla que fueron utilizados o vendidos durante el turno de trabajo activo.

Tenga en cuenta que los productos, ingredientes, preparaciones previas y vajilla del último recibo registrado no se toman en cuenta.

Tenga en cuenta que los productos del último recibo aún no se reflejan en el consumo.

¿Cómo consultar esta información?

1. Vaya a "Control de productos" → "Existencias en el punto de venta".
2. Seleccione el punto de venta desde el menú desplegable.
3. Haga clic en "Disponibilidad en este momento" o "Uso durante el turno actual", según corresponda.

Las existencias se actualizan automáticamente después de las ventas, las salidas de inventario o los reconteos de inventario.

Tenga en cuenta: Los materiales consumibles no se descuentan automáticamente, ya que no participan en la venta en el punto de venta. Sus existencias se controlan manualmente mediante las operaciones de Compra, Pedido (si hay almacén) y Salida de inventario. Puede consultar las operaciones realizadas en los informes de control de inventario en los puntos de venta, en particular en el Informe de salida de inventario, el Informe de compras y el Informe de entregas.

La sección "Gestión de almacén" permite consultar el stock en el almacén externo y realizar operaciones sobre él.

¿Qué se puede hacer en esta sección?

✔ Consultar las existencias de productos en el almacén externo.
✔ Registrar ingreso al inventario: añadir una posición al almacén.
✔ Registrar salida de inventario: eliminar una posición del almacén.
✔ Ajustar el valor: modificar el costo unitario si el precio cambió o fue ingresado incorrectamente.

¿Cómo consultar el stock en el almacén?

1. Vaya a "Control de productos" → "Gestión de almacén".
2. El sistema mostrará el stock actualizado.

Los cambios se aplican solo a un producto por vez. La edición masiva solo está disponible en Kavapp Logistics.

El control del movimiento de los materiales consumibles en el almacén se realiza mediante los informes de control de inventario en el almacén, en particular el Informe de salidas de inventario desde el almacén, el Informe de recuentos de inventario en el almacén y el Informe de movimiento de productos en el almacén.

Con las herramientas de Kavapp se puede gestionar todas las operaciones financieras, ajustar el costo de los productos y administrar los salarios del personal.

Herramientas principales de la categoría “Operaciones financieras”:

• Recolección de efectivo — registro de la recaudación de efectivo de la caja y creación de ingresos de servicio.
• Ajuste de costo en punto de venta — ajuste del costo de producción de los recipientes, ingredientes, productos y preparaciones para el punto de venta seleccionado.
• Cálculo de salarios — cálculo de salario por cualquier período para cada cajero de la red por separado.
• Multas y bonificaciones — adición de multas y bonificaciones a cajeros individuales. Los datos se tienen en cuenta al calcular el próximo salario.
• Anticipos — registro de anticipos entregados a cada cajero por separado.

En la sección del menú “Recolección de efectivo” están disponibles dos acciones:

1. Crear recolección de efectivo: registrar la cantidad exacta de efectivo retirada de la caja del punto de venta seleccionado.
2. Ingreso de efectivo: ingreso manual de efectivo en la caja del punto de venta seleccionado.

¿Cuándo se utiliza la recolección o el ingreso de efectivo?

Recolección de efectivo:

✔ Para registrar con precisión la cantidad de efectivo recolectado.
✔ Para controlar la cantidad restante en la caja.
✔ Para supervisar a los cajeros u otros empleados que tienen acceso a la caja.

Ingresos de efectivo:

✔ Reposición de caja para disponer de cambio en efectivo al inicio del turno.
✔ Para cubrir las necesidades del punto de venta (por ejemplo, compras de productos y pago desde caja).
✔ Para mantener un control preciso de las operaciones en efectivo.

¿Cómo crear una recolección de efectivo?

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Operaciones financieras → Recolección de efectivo.
2. Haga clic en "Crear recolección de efectivo".
3. Seleccione el punto de venta desde el cual se retira el efectivo.
4. Indique el monto exacto de la recolección (por ejemplo: 1280 $).
5. Agregue una nota, si es necesario.
6. Haga clic en “Guardar”.

¿Cómo crear un ingreso de efectivo?

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Operaciones financieras → Recolección de efectivo.
2. Haga clic en "Ingreso de efectivo".
3. Seleccione el punto de venta donde se ingresará el efectivo.
4. Indique el monto exacto del ingreso (por ejemplo: 1280 $).
5. Agregue una nota, si es necesario.
6. Haga clic en “Guardar”.

¿Qué es importante saber?

• Ayuda a prevenir faltantes y garantiza transparencia en el movimiento de efectivo.
• Reduce el riesgo de errores o malversaciones con dinero en efectivo.
• Todos los datos de recolecciones se almacenan en el sistema y ayudan en la contabilidad.
• La información sobre recolecciones está disponible en tiempo real, lo que facilita la gestión de cajas.

¡Atención! Mientras el turno de trabajo esté abierto, las recaudaciones y los depósitos en efectivo que hayan sido creados y confirmados anteriormente durante ese turno podrán visualizarse en la sección Operaciones financieras → Recolección de efectivo.

En Kavapp Admin se puede ajustar el costo del producto en cualquier punto de venta.

Se puede modificar para cualquier categoría: vajilla, ingredientes, productos o preparaciones previas.

¿Cuándo se utiliza el ajuste del costo del producto?

✔ Si es necesario corregir un error tras haber establecido el costo inicialmente.
✔ Si cambiaron las condiciones de suministro y se deben actualizar los precios al valor actual.

¿Cómo ajustar el costo del producto?

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Operaciones financieras → Ajuste de costo en punto de venta.
2. Seleccione el punto de venta donde se aplicarán los cambios.
3. Seleccione la categoría donde se encuentran los productos a modificar: vajilla, ingredientes, productos o preparaciones previas.
4. En la lista, seleccione el producto deseado, haga clic en “Cambiar” e introduzca el nuevo precio del costo del producto en la ventana emergente.
5. Haga clic en “Guardar”.

¿Qué es importante saber?

• Refleja los costos reales de productos, ingredientes y preparaciones previas.
• Permite reaccionar rápidamente a cambios en el suministro y ajustar el precio de los productos.
• Ayuda a corregir datos incorrectos introducidos en la configuración inicial.
• Asegura cálculos precisos de rentabilidad y margen.
• Permite adaptar los precios de venta sin perder rentabilidad.

El cálculo del salario para los cajeros de los puntos de venta se realiza a través de Kavapp Admin.

El salario de los cajeros se compone de pago por hora y un porcentaje sobre las ventas de bebidas y otras posiciones. Se calcula por el tiempo total durante el cual el cajero tuvo un turno de trabajo abierto.

¿Cómo calcular el salario?

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Operaciones financieras → Cálculo de salario.
2. Seleccione el período para el cual se calculará el salario.
3. Seleccione el punto de venta donde trabaja el cajero.
4. Seleccione al cajero para quien se calculará el salario.
5. Haga clic en Obtener informe. En el monto a pagar se incluirán: el tiempo total de trabajo, el ingreso del empleado por hora, ingreso por caja, por tarjetas, así como bonificaciones, multas y anticipos entregados.
6. Puede editar los datos si detecta algún error.

Después de calcular el salario, puede asignarlo al cajero. Luego de esto, el salario se considera pagado y ya no se incluye en cálculos posteriores.

¿Qué es importante saber?

• Si el salario está definido tanto para el cajero como para el punto de venta, se suman.

Por ejemplo, si al cajero se le asigna una tarifa de 10 $/hora y al punto de venta 15 $/hora, la tarifa total para este cajero en ese punto será de 25 $/hora.

• Permite calcular pagos con precisión teniendo en cuenta el tiempo trabajado, ventas y otros conceptos.
• Garantiza un control correcto de los pagos dentro del sistema.
• Reduce el tiempo dedicado al control y pago de salarios.
• Ayuda a evitar pagos duplicados y simplifica la contabilidad.

Puede añadir multas y bonificaciones a cualquier cajero en cualquier momento. Los datos se guardarán y se tendrán en cuenta en el cálculo del salario.

¿Cómo asignar una multa o bonificación?

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Operaciones financieras → Multas y bonificaciones.
2. Haga clic en Agregar bonificación o multa.
3. Indique la fecha de creación de la bonificación o multa.
4. Seleccione al cajero al que se le aplicará la operación.
5. En el menú desplegable, seleccione “Bonificación” o “Multa”, según corresponda.
6. Indique el monto de la bonificación o multa.
7. Si es necesario, agregue una descripción o comentario.
8. Haga clic en Crear.

¿Qué es importante saber?

• Al crear multas o bonificaciones, puede añadir una descripción para cada operación.
• Todas las multas y bonificaciones se tienen en cuenta al calcular el salario.
• Puede editar cualquier dato en una multa o bonificación creada: fecha, cajero, tipo (multa o bonificación), monto, descripción.
• Puede activar o desactivar una multa o bonificación. Si está desactivada, no se incluirá en el cálculo del salario.

El administrador puede entregar anticipos a los empleados. Estos se tendrán en cuenta en el cálculo del siguiente salario.

¿Cómo registrar un anticipo?

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Operaciones financieras → Anticipo.
2. Haga clic en Agregar anticipo.
3. Indique la fecha de creación del anticipo.
4. Seleccione al cajero al que se le aplicará la operación.
5. Indique el monto del anticipo.
6. Si es necesario, añada una nota con explicación o comentario.
7. Haga clic en Crear.

¿Qué es importante saber?

• Puede editar cualquier dato en un anticipo creado: fecha, cajero, monto, notas.
• Puede activar o desactivar un anticipo. Si el anticipo está desactivado, no se incluirá en el cálculo del salario.

La funcionalidad "Promociones y descuentos" en Kavapp permite configurar descuentos, promociones y tarjetas de descuento para clientes.

Esto ayuda a estimular compras repetidas, aumentar la fidelidad de los clientes e influir en las ventas.

¿Cómo funciona el sistema de descuentos?

1. El administrador crea un descuento en Promociones y descuentos → Descuentos.
2. Registra una tarjeta personal del cliente en la sección Promociones y descuentos → Tarjetas personales y le asigna un descuento.
3. El cajero puede aplicar la tarjeta de descuento durante el cobro en Kavapp Seller.

Desde el panel de administración se pueden añadir y editar descuentos que se utilizarán en el sistema de descuentos.

Tipos de descuentos en Kavapp:

✔ Descuento porcentual (por ejemplo, -10 % en todos los productos).
✔ Descuento fijo en moneda (por ejemplo, -50 UAH en la compra).
✔ Cashback en porcentaje o en moneda (acumulación de bonificaciones que el cliente puede usar para pagar).

¿Cómo crear un descuento?

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Promociones y descuentos → Descuentos.
2. Haga clic en Agregar descuento.
3. Indique el nombre del descuento para poder encontrarlo fácilmente.
4. Seleccione el tipo de descuento: descuento porcentual o en moneda, cashback porcentual o en moneda.
5. Ingrese el valor numérico del descuento o cashback para bebidas y para otros productos por separado.
6. Marque “✔️” junto a Descuento para registro de tarjeta, si desea definir este descuento como estándar.

En ese caso, el descuento se aplicará automáticamente a todas las nuevas tarjetas registradas a través de la app Kavapp Seller.

Tenga en cuenta que al registrar una tarjeta de descuento a través del panel de administración, el administrador puede seleccionar otro descuento, sin depender del predeterminado.

7. Haga clic en Crear — el descuento quedará activo y podrá utilizarse.

¿Qué es importante saber?

• Un mismo descuento puede asignarse a varias tarjetas personales.
• No es obligatorio registrar una tarjeta personal para cada cliente. Puede crear una tarjeta de descuento universal que el cajero pueda aplicar a cualquier recibo cuando sea necesario.

Por ejemplo, puede registrar varias tarjetas de descuento personales con números simples (como 5, 10, 15) y asignar a cada una el descuento correspondiente.

Durante el cobro, el cajero solo introduce el número de la tarjeta que corresponde al porcentaje de descuento deseado. Esta herramienta permite aplicar descuentos rápidamente sin registrar nuevos clientes.

• Los descuentos creados pueden editarse, cambiar cualquier valor o desactivarse si ya no están vigentes.

Para ofrecer un descuento personalizado al cliente, se debe crear su tarjeta personal de descuento.

¿Cómo crear una tarjeta personal?

1. Ingrese a Kavapp Admin → Menú lateral → Promociones y descuentos → Tarjetas personales.
2. Haga clic en Agregar tarjeta
3. Ingrese el Nombre, Apellido y Número de teléfono del cliente
4. Ingrese el Número de tarjeta y el Código de barras
5. Seleccione y asocie a la tarjeta un descuento previamente creado.
6. Marque “✔️” en la casilla junto a Activo para activar la tarjeta.
7. Haga clic en Crear — la tarjeta del cliente quedará activa y podrá utilizarse.

También puede crear la tarjeta personal del cliente un cajero desde Kavapp Seller (véase la sección 5.6 «Registro de tarjetas» en la guía de configuración para comercios de Kavapp).

¿Qué debe saber?

• Las tarjetas de descuento pueden utilizarse ingresando el número de teléfono, el número de tarjeta o el código de barras.
• Solo el administrador desde Kavapp Admin puede editar los datos de la tarjeta después del registro.
• Si el establecimiento no usa tarjetas físicas con código de barras, se puede simplificar el proceso de registro.

Para ello, active la opción "Registrar tarjeta solo por número", que se encuentra en "Configuración → General".

• La eliminación directa de la tarjeta en el sistema no está disponible. En su lugar, se puede desactivar:

1. Busque la tarjeta deseada.
2. Haga clic en el ícono del “lápiz” frente a esa tarjeta para abrir su configuración.
3. Desmarque la casilla «Activo» para desactivar la tarjeta.

Después de eso, la tarjeta quedará inactiva y no estará disponible para su uso en el sistema.

El administrador puede configurar diferentes tipos de promociones según el día, el producto, el punto de venta, así como definir el tipo de descuento y condiciones adicionales.

La promoción puede estar disponible solo para los titulares de tarjetas, con la opción de considerar o ignorar su descuento personal.

 ¿Cómo crear una promoción?

1. Ingrese a Kavapp Admin → Menú lateral → Promociones y descuentos → Promociones.
2. Haga clic en Agregar promoción
3. Complete los campos:

• Fecha de inicio y fecha de finalización — defina el período de validez de la promoción.
• Restricciones horarias — indique las horas durante las cuales estará activa la promoción.
• Punto de venta — seleccione dónde se aplicará la promoción (todos o puntos específicos).
• Tipo de objeto — define a qué se aplica la promoción (grupos del menú, subgrupos, bebidas, fichas técnicas, productos, preparaciones previas).
• Tipo de descuento — seleccione cómo funcionará la promoción:

✔️ Descuento fijo — por ejemplo, -5 $ sobre el producto.
✔️  Descuento porcentual — por ejemplo, -15 % en todas las bebidas.
✔️ Precio promocional — por ejemplo, precio fijo de 49 $ independientemente del precio base.

• Indique el día de la semana si la promoción aplica solo en ciertos días (por ejemplo: “Promoción todos los lunes”).
• Seleccione el cálculo del precio en la lista desplegable:

✔️ desde el precio con parámetros — el descuento se aplica al costo de los ingredientes en el modificador.
✔️  desde el precio sin parámetros — el descuento se aplica al precio base del producto.

Ejemplo de cálculo desde precio con/sin parámetros:
 
Precio base del café – 5 $
Sirope adicional (modificador) – +5 $

Si la promoción aplica desde el precio sin parámetros, el descuento se calcula desde 5 $.
Si aplica desde el precio con parámetros, se calcula desde 10 $.

4. Si la promoción está disponible solo para titulares de tarjetas de descuento, active la opción "Solo con tarjeta".

5. Si además del descuento promocional se puede aplicar el descuento de tarjeta, active la opción “Considerar descuento de tarjeta”.

6. Haga clic en "Crear" para activar la promoción.

¿Qué debe saber?
 

• El administrador puede crear promociones para productos específicos, puntos de venta o días determinados.
• Es posible configurar un descuento fijo, un descuento porcentual o un precio promocional.
• La promoción puede limitarse solo a titulares de tarjetas de fidelidad, configurando condiciones adicionales.
• Es posible considerar o ignorar los descuentos personales de los clientes al aplicar la promoción.
• Todas las promociones quedan registradas en el sistema, lo que permite evaluar su impacto en las ventas y ajustar la estrategia de marketing.
• La función de descuento en modificadores está disponible únicamente en el plan tarifario L. 

Kavapp Admin ofrece un conjunto completo de herramientas analíticas para monitorear el rendimiento del establecimiento.

Los datos pueden generarse y visualizarse en tiempo real, lo que permite tomar decisiones administrativas de manera oportuna y optimizar los procesos operativos.

Después de generar cualquier informe, puede imprimirlo inmediatamente o guardarlo en formato Excel haciendo clic en el botón correspondiente debajo de la tabla.

Los informes están organizados por categorías y subcategorías:

• Informes financieros — informes sobre el movimiento de fondos: ganancias, gastos, salarios, recolecciones de efectivo.
• Informes de ventas — informes detallados sobre ventas y recibos.
• Informes de turnos de trabajo — informes generales y financieros de turnos.
• Informes de inventario en almacén — incluye reportes completos sobre el funcionamiento del almacén: bajas, recuentos, ingresos, movimiento de productos y ventas desde el almacén.
• Informes de inventario en puntos de venta — contiene reportes sobre operaciones en los puntos de venta: preparaciones previas, compras, uso de ingredientes, entregas, bajas, recuentos.
• Informe por cajeros — datos sobre el trabajo de todos los cajeros: informes sobre las pausas y la posibilidad de comparar a los cajeros según indicadores promedio.
• Informe de tarjetas de descuento — permite ver información sobre la frecuencia de uso de tarjetas de descuento en cualquier establecimiento. Ayuda a detectar prácticas deshonestas por parte de los cajeros.

Los informes sobre el movimiento de fondos permiten seguir todas las ganancias y gastos en los puntos de venta durante un período determinado.

En la categoría "informes financieros" se pueden generar los siguientes reportes

Salarios calculados

Salarios devengados — permite visualizar los salarios calculados para los cajeros durante cualquier período.

¿Cómo generar el informe "salarios devengados"?
 

1. Ingrese a Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informes financieros → Salarios devengados
2. Seleccione: período (obligatorio), punto de venta, cajeros.
3. Haga clic en Obtener informe

  ¿Qué debe saber?

• Permite seguir todos los cálculos de salarios, lo que garantiza un control financiero preciso.
• Se puede generar el informe para cualquier período, por cajeros específicos o para todo el punto de venta.
• Permite verificar si los salarios fueron correctamente calculados, considerando horas trabajadas, bonificaciones y multas.

Informe de recolecciones de efectivo

Informe de recolecciones de efectivo — permite visualizar cuántas recolecciones se hicieron y por qué montos en todos o algunos puntos de venta.

¿Cómo generar el informe "recolecciones de efectivo"?

1. Ingrese a Kavapp Admin → Menú → Informes → Informes financieros → Informe de recolecciones de efectivo
2. Seleccione: período (obligatorio), punto de venta.
3. Haga clic en Obtener informe

 ¿Qué debe saber?

• El informe permite monitorear todas las recolecciones en los puntos de venta para evitar faltantes o excesos.
• Permite analizar los montos retirados y verificar si coinciden con las recolecciones declaradas.
• Ayuda a detectar operaciones sospechosas, abusos o errores en el control de efectivo.

¡Atención! Hasta el cierre del turno de trabajo activo, las recolecciones de efectivo y los aportes de servicio creados y confirmados durante dicho turno pueden visualizarse en la sección Operaciones financieras → Recolecciones de efectivo.

Costo de los productos

Costo de los productos — permite revisar el costo de bebidas, fichas técnicas, productos y preparaciones previas en cualquier punto de venta.

¿Cómo generar el informe "costo de los productos"?

1. Ingrese a Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informes financieros → Costo de los productos
2. Seleccione el punto de venta (obligatorio) y haga clic en Obtener informe
3. Seleccione qué categoría desea consultar: bebidas, productos, fichas técnicas, preparaciones previas.

En la lista podrá ver el costo de todas las posiciones o buscar una en específico.
 
¿Qué debe saber?

• Permite controlar el costo real de los productos, lo que ayuda a analizar la rentabilidad.
• Ayuda a evaluar si es necesario ajustar precios de venta en función de cambios en el costo.
• Permite detectar variaciones en gastos, por ejemplo, por cambios de proveedor o errores en el control.

Informe de ganancias

Informe de ganancias — permite revisar las ganancias de cada establecimiento durante cualquier período.

¿Cómo generar el informe "ganancias"?

1. Ingrese a Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informes financieros → Informe de ganancias
2. Seleccione: período (obligatorio), punto de venta, cajero.
3. Haga clic en Obtener informe

 ¿Qué debe saber?

• Permite analizar la rentabilidad de cada establecimiento para el período seleccionado.
• Permite comparar ganancias entre distintos puntos de venta y entre colaboradores.
• Ayuda a detectar tendencias de crecimiento o disminución de ingresos, lo que favorece una mejor gestión del negocio.

En esta subsección puede generar informes combinados para distintas verificaciones.

Por ejemplo, si utiliza el sistema de descuentos, puede comprobar en qué sucursales un cliente utilizó un descuento. Para ello, debe completar el campo con el número de la tarjeta.

También se puede indicar a un barista específico y ver los datos de ventas correspondientes a su turno.

En la categoría “informes de ventas” se pueden generar los siguientes informes.

Informe de ventas

Informe de ventas — permite ver información detallada de todas las ventas por cualquier período, cajero y punto de venta. El panel de configuración ofrece amplias opciones para personalizar el informe según sus necesidades.

¿Cómo generar el “informe de ventas”?

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe de ventas
2. Seleccione:

• período (obligatorio);
• punto de venta;
• cajero;
• tipo de objeto (grupos de menú, fichas técnicas, productos, bebidas, preparaciones previas o todos)

Si selecciona el tipo “todos”, el sistema le ofrecerá elegir modificadores (ingredientes, preparaciones previas, vajilla);

Si elige un tipo de objeto específico (por ejemplo, bebidas), el sistema le pedirá seleccionar una bebida específica disponible en el punto de venta.

• número de tarjeta;
• código de artículo;
• fabricante.

3. Haga clic en Obtener informe

Lo que debe saber:

• El informe permite ver información detallada de todas las ventas por período, cajero y punto de venta.
• Permite rastrear todas las operaciones de caja realizadas por cualquier cajero o punto de venta en un período determinado.
• Ayuda a analizar las ventas de una bebida, producto o fabricante específico para ajustar el surtido y detectar tendencias.
• Se utiliza para supervisar el desempeño de los vendedores.

Informe resumido de ventas

Informe resumido de ventas — permite generar datos consolidados de ventas para un período determinado.

Solo es obligatorio seleccionar el período, los demás parámetros pueden ajustarse según las necesidades.

Por ejemplo, puede elegir “Punto de venta” – Todos, “Agrupar por” – Bebidas, “Сajero” – un barista específico.

En la tabla generada se mostrará: cuántas unidades de cada bebida vendió el cajero, el precio medio de venta, y el porcentaje de participación.

¿Cómo generar el “informe resumido de ventas”?

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe de ventas → Resumen de ventas
2. Seleccione:

• período (obligatorio);
• punto de venta;
• cajero;
• tipo de agrupación (por posiciones o por grupos de menú);

Si selecciona el tipo de agrupación “por posiciones”, estará disponible la función adicional “Incluir modificadores”. Esta permite tener en cuenta no solo las posiciones principales, sino también todos los modificadores añadidos durante la venta.

3. Haga clic en Obtener informe

Lo que debe saber:

• Se utiliza para analizar la dinámica de ventas en cualquier punto de venta.
• Ayuda a evaluar la eficiencia del negocio.
• La función “Incluir modificadores” permite analizar no solo los productos principales, sino también los modificadores utilizados (ingredientes, añadidos).

Informe por recibos

Informe por recibos — permite obtener datos sobre todas las operaciones realizadas.

Esta sección muestra información sobre todos los recibos cerrados durante el período seleccionado. Esto facilita la verificación de operaciones de pago y el control de ingresos.

¿Cómo generar el “informe por recibos”?

1. Abra Kavapp Admin → Menú → Informes → Informe de ventas → Informe por recibos
2. Seleccione:

• período (obligatorio);
• punto de venta;
• cajero;
• método de pago (efectivo, terminal, bonificaciones, todos);
• tipo de recibos (anulados, en espera, vendidos, devueltos o todos);
• número de tarjeta

3. Haga clic en Obtener informe

Lo que debe saber:

• Permite verificar cada recibo y detectar errores o devoluciones.
• Ayuda a comprender qué productos se compran juntos, el ticket promedio, y la frecuencia de compra.
• Permite evaluar el desempeño de cajeros y vendedores, así como identificar transacciones sospechosas o cancelaciones de ventas.
• Las herramientas ayudan a cuadrar caja y facilitan la elaboración de informes contables.

Ventas por hora

Ventas por hora — permite ver cuántas ventas se realizaron en intervalos específicos y analizar la dinámica durante diferentes horas del día.

¿Cómo generar el informe “Ventas por hora”?

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe de ventas → Ventas por hora
2. Seleccione:

• período (obligatorio);
• punto de venta;
• cajero

3. Haga clic en Obtener informe

Lo que debe saber:

• Ayuda a identificar las horas pico con mayor cantidad de clientes e ingresos.
• Permite organizar turnos de manera eficiente, asignando más personal en las horas de mayor demanda.
• Facilita la previsión de necesidades de producto según la hora del día.
• Permite crear estrategias para atraer más clientes durante horas de baja afluencia.

El informe por turnos de trabajo permite verificar los inventarios de productos que los cajeros contabilizan al inicio y al final del turno, ingresando la cantidad en la aplicación del barista Kavapp Seller, así como controlar los retrasos o cierres anticipados del punto de venta.

Puede seleccionar un período, un punto de venta o un cajero específico para visualizar los datos.

En la categoría “informes por turnos de trabajo” se pueden generar los siguientes informes.

Informe por turnos de trabajo

Informe por turnos de trabajo — se utiliza para analizar el trabajo de los cajeros y controlar las operaciones financieras durante sus turnos.

¿Cómo generar el “Informe por turnos de trabajo”?

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe por turnos de trabajo
2. Seleccione:

• período (obligatorio);
• punto de venta;
• cajero

3. Haga clic en Obtener informe

Lo que debe saber:

• Ayuda a comparar las cantidades reales con los datos del sistema y detectar discrepancias.
• Brinda transparencia en todas las operaciones financieras — permite rastrear quién, cuándo y cuánto dinero manejó durante el turno.
• Ayuda a los responsables a evaluar la eficiencia del personal y el rendimiento de cada cajero.

Informe financiero por turnos de trabajo

Informe financiero por turnos de trabajo — se utiliza para un análisis detallado de los flujos de efectivo durante cada turno del cajero o cajero.

¿Cómo generar el “Informe financiero por turnos de trabajo”?

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe por turnos de trabajo → Informe financiero por turnos
2. Seleccione:

• período (obligatorio);
• punto de venta;
• cajero

3. Haga clic en Obtener informe

Lo que debe saber:

• Registra ingresos en caja, recolecciones de efectivo, compras, apertura de caja con cambio y faltantes en caja al inicio y cierre del turno.
• Evalúa el rendimiento de los cajeros en diferentes turnos.
• Ayuda a comparar las cantidades reales con los datos del sistema y detectar discrepancias.

El informe de control en almacén ayuda a supervisar las existencias de productos, rastrear sus movimientos y prevenir faltantes o excesos.

Se puede controlar y monitorear remotamente el trabajo del personal logístico en el almacén.

En la categoría "informes de control en almacén" se pueden generar los siguientes informes.

Informe de salidas de inventario desde almacén

Informe de salidas de inventario desde almacén — se utiliza para el control de productos eliminados del inventario, identificación de las causas de la salida de inventario y seguimiento de pérdidas o productos defectuosos.

¿Cómo generar el “Informe de salidas de inventario desde almacén”?
 

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral→ Informes → Informe de control en almacén → Informe de salidas de inventario desde almacén
2. Seleccione el período
3. Haga clic en Obtener informe

Lo que debe saber:

• Permite detectar oportunamente faltantes para minimizar pérdidas.
• Asegura el registro preciso de los productos con salida de inventario en la contabilidad y ayuda a calcular la rentabilidad real.
• Permite identificar los productos que registran salidas de inventario con mayor frecuencia para revisar las condiciones de almacenamiento o a los proveedores.

Informe sobre reconteos de inventario en almacén

Informe sobre reconteos de inventario en almacén — se utiliza para verificar la existencia real de productos frente al conteo registrado, detectar faltantes o excesos y mejorar la precisión del control de almacén.

¿Cómo generar el “Informe sobre reconteos de inventario en almacén”?
 

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe de control en almacén → Informe sobre reconteos de inventario en almacén
2. Seleccione el período
3. Haga clic en Obtener informe

En cada operación de recuento se puede ver información detallada: producto, cantidad real, ajustes realizados y valor total de las existencias.

Lo que debe saber:

• Permite comparar las existencias reales con los datos del sistema y detectar errores.
• Asegura la precisión de los registros del almacén y ayuda a evitar discrepancias en los informes financieros.
• La detección oportuna de faltantes reduce el riesgo de irregularidades internas y mejora la disciplina del personal.
• Con base en los resultados del recuento, se puede ajustar oficialmente el inventario en el sistema: registrar como salida de inventario el exceso o como entrada la falta.

Informe sobre ingresos al inventario en almacén

Informe sobre ingresos al inventario en almacén — se utiliza para registrar la entrada de productos, controlar su correcta contabilización y prevenir discrepancias en la documentación del almacén.

¿Cómo generar el “Informe sobre ingresos al inventario en almacén”?
 

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe de control en almacén → Informe sobre ingresos al inventario en almacén
2. Seleccione el período
3. Haga clic en Obtener informe

En cada operación de ingreso se puede ver información detallada: grupo de productos, producto, cantidad de unidades ingresadas, precio por unidad y valor total del producto ingresado.

Lo que debe saber:

• Permite verificar la cantidad real de productos recibidos frente a los documentos del proveedor.
• Registra todas las entradas en el sistema, evitando pérdidas o distribución incorrecta de productos.
• Refleja los costos reales de las compras y ayuda a prevenir irregularidades financieras.
• Previene abusos, faltantes ocultos o irregularidades durante la recepción de productos.

Informe de movimiento de inventario en almacén

Informe de movimiento de inventario en almacén — se utiliza para rastrear todas las operaciones con productos: ingresos, bajas, recuentos, registros de entrada y ventas desde el almacén, lo que ayuda a controlar el flujo de existencias.

¿Cómo generar el “Informe de movimiento de inventario en almacén”?
 

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe de control en almacén → Informe de movimiento de inventario en almacén
2. Complete los campos. Todos son obligatorios.

• período
• tipo de producto (vajilla, ingredientes, productos, materiales de consumo)
• vajilla, ingrediente, producto o material de consumo específico
• operación (enviado a puntos de venta, salida de inventario desde el almacén, recuento, venta desde el almacén, ingreso al almacén, todas las operaciones)

3. Haga clic en Obtener informe. El sistema mostrará la existencia al inicio y al final del período seleccionado.

Lo que debe saber:

• Permite monitorear el movimiento de productos en tiempo real y prevenir faltantes.
• Ayuda a identificar productos populares y de salida de inventario lenta, optimizar compras y ventas.
• El análisis de las tendencias de movimiento de productos permite planificar mejor el abastecimiento y evitar desabastecimientos.

Informe de ventas desde almacén

Informe de ventas desde almacén — se utiliza para controlar el volumen de productos vendidos y los resultados financieros de las ventas.

¿Cómo generar el “Informe de ventas desde almacén”?
 

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe de control en almacén → Informe de ventas desde almacén
2. Seleccione el período
3. Haga clic en Obtener informe

En cada venta desde el almacén se puede ver información detallada: grupo de productos, producto, cantidad de unidades vendidas, precio por unidad y monto total de la venta.

Lo que debe saber:

• Registra todas las ventas desde el almacén, ayudando a monitorear las existencias de productos.
• Permite identificar qué productos tienen mayor rotación y cuáles menor.
• Refleja el monto total de ventas y permite evaluar la rentabilidad.

Los informes de control en puntos de venta se utilizan para monitorear el movimiento de productos, ingredientes y operaciones financieras, lo cual permite gestionar eficazmente los inventarios, ventas y gastos.

Puede seguir todas las operaciones con productos que ocurren en el punto de venta: preparaciones previas, uso de ingredientes, entregas y compras de productos, bajas y recuentos.

En la categoría “informes de inventario en puntos de venta” se pueden generar los siguientes informes.

Informe de preparaciones previas

Informe de preparaciones previas — se utiliza para controlar los volúmenes de preparaciones realizadas.

¿Cómo generar el “Informe de preparaciones previas”?

1. Ingrese a Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe de inventario en puntos de venta → Informe de preparaciones previas
2. Seleccione el período y el punto de venta
3. Haga clic en Obtener informe

Lo que debe saber:

•  Ayuda a ajustar los volúmenes de preparaciones previas para evitar exceso o escasez de insumos. 
• Muestra el estado real de las preparaciones, lo cual facilita ajustar las compras y planificar el trabajo en cocina.
• Los informes ayudan a evitar discrepancias entre los datos registrados y el estado real de las preparaciones.

Informe de uso de ingredientes

Informe de uso de ingredientes — se utiliza para controlar el consumo de insumos, optimizar inventarios y prevenir faltantes o excesos.

¿Cómo generar el “Informe de uso de ingredientes”?

1. Ingrese a Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe de inventario en puntos de venta → Informe de uso de ingredientes
2. Seleccione el período, el punto de venta y el cajero
3. Haga clic en Obtener informe

Seleccione la categoría para la que desea ver el informe: vajilla, ingredientes, productos, preparaciones previas.

Lo que debe saber:

• Registra qué productos o insumos fueron utilizados, en qué cantidad y para qué preparaciones.
• Ayuda a analizar la eficiencia del uso de insumos y reducir gastos innecesarios.
• Permite monitorear el stock de ingredientes y reabastecer a tiempo.
• Ayuda a evaluar cuánta materia prima se utiliza para la producción y ajustar los precios.

Informe de entrega

Informe de entrega — se utiliza para controlar la ejecución de los pedidos y analizar los procesos logísticos..

¿Cómo generar el “Informe de entregas”?
 

1. Ingrese a Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe de inventario en puntos de venta → Informe de entrega
2. Seleccione el período y el punto de venta
3. Haga clic en Obtener informe

Se generará una tabla con todos los datos principales. Puede revisar información detallada de cada entrega (lista exacta y cantidad de ítems).

Lo que debe saber:

• Registra la cantidad de pedidos entregados, su estado y cumplimiento de los plazos esperados.
• Ayuda a analizar la velocidad, calidad del servicio y detectar problemas logísticos.
• Ayuda a detectar pedidos no entregados, demorados o con errores.
• Permite analizar la dinámica de pedidos y ajustar inventarios según la demanda.

Informe de compras

Informe de compras — se utiliza para controlar todos los productos adquiridos, analizar gastos y optimizar el proceso de abastecimiento.

¿Cómo generar el “Informe de compras”?
 

1. Ingrese a Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe de inventario en puntos de venta → Informe de compras
2. Seleccione el período y el punto de venta
3. Haga clic en Obtener informe

Se generará una tabla con todos los datos principales. Puede revisar información detallada de cada compra (lista exacta, cantidad de ítems y su costo).

Lo que debe saber:

•  Registra todas las compras, su estado y valor, ayudando a analizar los gastos financieros. También indica con qué fondos se pagó el producto.
• Permite evaluar qué productos se compran con mayor frecuencia para evitar exceso o escasez futura.
• Garantiza la coherencia entre los productos recibidos y los datos en el sistema de control.

Informe de salida de inventario

Informe de salida de inventario — se utiliza para controlar los productos eliminados del control y evitar pérdidas excesivas.

¿Cómo generar el “Informe de salida de inventario.”?

1. Ingrese a Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe de inventario en puntos de venta → Informe de salida de inventario.
2. Seleccione el período y el punto de venta
3. Haga clic en Obtener informe

Se generará una tabla con todos los datos principales: en qué punto de venta, por qué monto, quién creó/aprobó la baja, estado actual, etc.

También puede consultar los detalles de cada salida de inventario (lista exacta, cantidad de ítems y su valor).

Lo que debe saber:

• Registra todos los productos dados de baja, su cantidad, fecha, valor, etc., lo cual ayuda a identificar posibles fraudes, faltantes o abusos.
• El análisis de datos de bajas permite ajustar las compras para minimizar pérdidas.
• Permite detectar tendencias de pérdidas y reducir las bajas causadas por almacenamiento inadecuado o mala planificación.
• Garantiza la coherencia entre los inventarios reales y los datos registrados en el sistema.

Informe de recuento de inventario

Informe de recuento de inventario — se utiliza para verificar la existencia real de productos frente a los datos registrados y documentar discrepancias.

¿Cómo generar el “Informe de recuento de inventario”?
 

1. Ingrese a Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe de inventario en puntos de venta → Informe de recuento de inventario
2. Seleccione el período y el punto de venta
3. Haga clic en Obtener informe

Se generará una tabla con todos los datos principales: punto de venta donde se realizó el recuento, fecha, estado y observaciones.

También puede consultar detalles de cada recuento (lista exacta de productos involucrados, diferencia entre cantidad calculada y real, monto del faltante).

Lo que debe saber:

• Permite verificar si la cantidad de productos en stock coincide con lo registrado en el sistema.
• Registra faltantes, excesos o errores en el control.
• Recuentos regulares ayudan a detectar posibles casos de abuso o mala gestión del inventario.

Los informes por cajeros ayudan a controlar el proceso de trabajo, evaluar la productividad de cada empleado y optimizar el personal.

En la categoría “informes por empleados” se pueden generar los siguientes informes.

Informe de pausas de empleados

Informe de pausas de empleados — se utiliza para controlar el tiempo dedicado a las pausas, analizar el cumplimiento del horario laboral y evaluar la disciplina del personal.

¿Cómo generar el Informe de pausas de empleados?
 

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informes por empleados → Informe de pausas de cajeros
2. Seleccione el período, el punto de venta y el cajero
3. Presione Obtener informe

Lo que debe saber:

• Registra el inicio y el fin de cada pausa del cajero, ayudando a evitar el exceso del tiempo permitido.
• Los datos sobre pausas se consideran en el cálculo del salario del cajero.
• Permite evaluar el impacto de la duración y frecuencia de las pausas en la eficiencia del personal.
• Ayuda a encontrar un equilibrio entre las pausas y la carga laboral, para mantener alta la eficiencia del equipo y garantizar condiciones laborales dignas.

Comparación por promedio

Comparación por promedio — se utiliza para analizar la eficiencia del trabajo de los empleados, evaluar los tickets promedio y las ventas, así como detectar desviaciones en la productividad.

¿Cómo generar el informe Comparación de indicadores promedio?
 

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informes por cajeros → Comparación por promedio 
2. Seleccione el período y el punto de venta
3. Presione Obtener informe

Lo que debe saber:

• Permite evaluar la cantidad de productos vendidos por cada cajero e identificar a quienes venden significativamente por encima o por debajo del promedio.
• Analiza el precio promedio de las bebidas y otros productos, ayudando a determinar la eficacia de las ventas.
• Muestra el porcentaje de productos vendidos sin descuento, lo cual impacta en la rentabilidad.
• Refleja el monto total generado por cada empleado para evaluar su desempeño.
• Permite a los gerentes ajustar el sistema de motivación, la capacitación del personal y los procesos laborales para mejorar los resultados.

Los informes de tarjetas de descuento se utilizan para analizar la efectividad de los programas de descuentos, promociones especiales y el impacto de los descuentos en los ingresos generales.

Puede consultar los datos de uso de promociones y descuentos por parte de cada cajero que realiza ventas a través de Kavapp Seller.

¿Cómo generar el Informe de tarjetas de descuento?

1. Abra Kavapp Admin → Menú lateral → Informes → Informe de tarjetas de descuento
2. Seleccione el período, el punto de venta y el cajero
3. Presione Obtener informe

Lo que debe saber:

• Muestra si los descuentos generan ganancias o si representan una carga excesiva sobre el presupuesto de la empresa.
• Ayuda a identificar casos de uso excesivo o sospechoso de las tarjetas de descuento, lo cual puede indicar abusos.
•  Registra la cantidad de operaciones realizadas con tarjetas de descuento.

En esta sección puede realizar todas las configuraciones principales del punto de venta. Es decir:

• activar la configuración de la impresora de recibos,
• ver la tarifa actual o utilizar la calculadora de pagos para calcular los pagos futuros según el período, la tarifa y la cantidad de puntos de venta seleccionados.

También puede acceder a la sección de configuración para comunicarse con el centro de contacto, consultar las Preguntas frecuentes (FAQ) y el Acuerdo de usuario.

En esta sección se recopilan configuraciones que se aplican de forma global a todo el sistema Kavapp, sin importar cuántos puntos de venta tenga la red.

A diferencia de los parámetros que se configuran individualmente para cada punto de venta, estas opciones afectan las reglas generales del funcionamiento de toda la infraestructura:

1. lógica de ventas,
2. procesamiento de bonificaciones,
3. configuración de salarios,
4. disponibilidad de módulos, entre otros.

Lo que debe saber:

• Los cambios realizados en esta sección se aplican por igual a todos los usuarios y puntos del sistema.
• Para guardar los cambios, debe presionar el botón «Aplicar» en la parte inferior de la pantalla.
• Si estas configuraciones afectan el funcionamiento de la aplicación de caja Kavapp Seller, después de guardarlas será necesario realizar la sincronización de datos en la aplicación del cajero.

Configuración general

• Moneda

Aquí puede seleccionar la moneda principal del sistema, que se utilizará en todos los informes financieros, al crear productos, realizar compras, recibos, etc.
Todos los importes en el sistema se mostrarán en la moneda seleccionada.

• Zona horaria

Aquí puede establecer la zona horaria que se mostrará en todos los informes, recibos, turnos y demás eventos con marca de fecha y hora.

Se recomienda establecer la zona exacta según la ubicación de sus puntos de venta.

• Mostrar sugerencias

Si esta opción está activada, el sistema mostrará mensajes de ayuda e instrucciones dentro de la interfaz de usuario.

Al activarla, verá un ícono de signo de interrogación en la esquina superior derecha de cada ventana de Admin panel. Al hacer clic, se abrirá una ventana emergente con la explicación de la función correspondiente.

• Idioma 

Aquí puede seleccionar el idioma principal de la interfaz de Kavapp Admin para todos los usuarios del sistema.

• Recibir notificaciones

Al activar esta opción, recibirá notificaciones del sistema de parte de Kavapp, por ejemplo sobre nuevas recolecciones de efectivo, compras u otras acciones importantes.

Recomendamos mantenerla activada para reaccionar rápidamente a los cambios.

• Autenticación en dos pasos

Proporciona una capa adicional de seguridad al ingresar a Kavapp Admin.

Si está activada, en cada inicio de sesión el usuario deberá ingresar un código de un solo uso recibido por SMS o correo electrónico.

Configuraciones de venta

• Volver a la pantalla principal después de seleccionar un ítem en Seller

Activa el retorno automático a la pantalla principal luego de que el cajero añade un producto al recibo.

• Protección contra ventas accidentales

Evita presionar el botón “Vender” por error. Después de añadir un producto al recibo, el botón permanece inactivo durante 2 segundos.

• ¿Incluir los pagos con bonificaciones en los ingresos?

Esta opción determina si se deben incluir los importes pagados con bonificaciones en los informes de ingresos.

• ¿Acumular bonificaciones al pagar con bonificaciones?

Permite o no otorgar nuevas bonificaciones al cliente cuando paga con su tarjeta de descuento personal.

• Método de pago por defecto/

Tipo de pago que se selecciona automáticamente en la app de caja Kavapp Seller (efectivo/terminal/no seleccionado).

• Redondeo

Indica cómo redondear el importe total del recibo (sin redondeo, a 1 peso, a 0.5, etc.).

Permisos

• Mensajería. Permite o no la comunicación interna entre usuarios del sistema (administradores, logistas, cajeros).
• Bebidas. Activa o desactiva la categoría “Bebidas” en el menú y en el Admin-panel.
• Ficha técnica. Permite el uso de fichas técnicas para la preparación de productos.
• Usar almacén. Activa el trabajo con un almacén externo dentro del sistema.
• Usar fabricante. Permite indicar el fabricante del producto.
• Preparación previa. Activa o desactiva el uso del módulo de preparaciones.
• Productos. Activa o desactiva la sección “Productos” en el módulo de inventario.
• ¿Usar cálculos financieros? Permite ingresar el costo del producto en el sistema.
• Usar código del producto. Permite ingresar un código o referencia para cada producto.
• Usar menú QR. Activa el módulo de trabajo con menú QR.

Configuración del sistema de descuentos

• Usar sistema de descuentos. Activa o desactiva todo el sistema de descuentos.
• ¿Se permite registrar tarjetas? Permite crear nuevas tarjetas de descuento en el sistema desde la app de caja Kavapp Seller.
• ¿Buscar descuento por número de tarjeta o teléfono?
• Permite buscar el descuento del cliente por cualquiera de estas dos opciones en Kavapp Seller.
• Registro simplificado de tarjetas de bonificación (sin campos adicionales).
• Permite crear tarjetas rápidamente sin llenar campos como género, fecha de nacimiento o dirección.
• ¿Permitir dejar el cambio en bonos? Permite al cajero asignar el monto del cambio a la cuenta de bonificación del cliente.
• Acumular cashback por cambio devuelto en bonos. Si está activo, el cambio en el recibo también suma cashback.
• Registro de tarjeta solo por número. Restringe el registro de tarjetas a través del número de tarjeta o teléfono, sin escanear código de barras.

Es relevante si registra descuentos virtuales y no tarjetas físicas con código de barras impreso..

• ¿Registrar nueva tarjeta si no existe en la base? Permite crear automáticamente una nueva tarjeta en Kavapp Seller si el cajero ingresa un número no registrado.
• Descontar bonificaciones solo si alcanzan para el pago completo. Evita el uso parcial de bonificaciones acumuladas en la tarjeta de descuento.

Si la función está desactivada, el monto a descontar se ingresa manualmente.

• Método estándar de ingreso para tarjetas personales. Define qué tipo de identificador se utiliza por defecto en Seller: número de teléfono o número de tarjeta.

Si se activa, se usará por defecto el número de tarjeta.

• Descuento por registrar tarjeta. Asigna automáticamente un descuento a la nueva tarjeta registrada a través de Kavapp Seller.

Salario

• ¿Contabilizar la pausa como tiempo de trabajo (para el salario)? Determina si el tiempo en pausa se incluye en el cálculo del salario.
• Incluir porcentaje de bonificaciones. Si está activo, el valor de las bonificaciones descontadas se incluye en la parte porcentual del salario.
• ¿Mostrar el salario? Muestra u oculta la información del salario del cajero en la interfaz de Kavapp Seller.

En esta sección puede configurar la visualización de su recibo.

Para hacerlo, ingrese a Kavapp Admin → Configuración → Configuración de impresora de recibos.

Cómo configurar el aspecto del recibo

1. Indique el punto de venta en el que desea configurar el aspecto del recibo y haga clic en Obtener datos.
2. Seleccione la configuración:

• Mostrar logotipo
• Mostrar dirección
• Mostrar nombre

Si activa esta configuración, en el campo adyacente deberá indicar el nombre de la empresa que se mostrará en el recibo.

Ejemplo: KavaTop

• Mostrar texto superior

Si activa esta configuración, en el campo adyacente deberá ingresar el texto que se mostrará en la parte superior.

Ejemplo: ¡Bienvenidos!

• Mostrar texto inferior 1

Si activa esta configuración, en el campo adyacente deberá ingresar el texto 1 que se mostrará en la parte inferior.

Ejemplo: ¡Buen provecho!

• Mostrar texto inferior 2

Si activa esta configuración, en el campo adyacente deberá ingresar el texto 2 que se mostrará en la parte inferior.

Ejemplo: ¡Gracias por visitarnos!

• Mostrar número de tarjeta personal

Si activa esta configuración, el recibo mostrará el número del descuento personal del cliente.

3. Haga clic en Guardar para guardar la configuración o los cambios solo para el punto de venta seleccionado.

Haga clic en Guardar para todos los puntos para aplicar la configuración o los cambios a todos los puntos de venta de la red.

Puede encontrar la sección Tarifa y pagos en Kavapp Admin → Configuración → Tarifa y pagos.

En esta sección puede:

• ver su tarifa actual y la vigencia,
• renovar la tarifa,
• ver pagos anteriores,
• consultar otras tarifas,
• utilizar la calculadora de pagos para estimar el pago según cualquier tarifa, duración y cantidad de puntos de venta conectados.

Cómo ver y renovar la tarifa

1. Puede consultar su tarifa actual y su vigencia directamente en la página principal Kavapp Admin → Configuración → Tarifa y pagos.
2. Allí también se encuentra el botón Pagar, que al hacer clic lo llevará a la página de pago.
3. El sistema recordará automáticamente su selección anterior de tarifa, cantidad de puntos de venta y período de pago, para que pueda realizar el siguiente pago rápidamente sin necesidad de ingresar los datos nuevamente.
4. Si es necesario, seleccione el período por el cual realizará el pago en el menú desplegable (1 mes, 3 meses, 6 meses, 12 meses).
5. Para completar la operación, haga clic en el botón Pagar en la parte inferior.

Pagos anteriores

El botón Pagos anteriores descargará todo el historial de sus pagos. Si es un nuevo usuario, el historial aparecerá después del primer pago exitoso.

Tarifas

El botón Tarifas le permite ver todas las tarifas disponibles, sus costos y beneficios.

Calculadora de pagos

El botón Calculadora de pagos lo lleva a una herramienta diseñada para comprender y calcular mejor los pagos futuros.

Aquí podrá realizar un cálculo hipotético: seleccionar otra tarifa, diferente cantidad de puntos de venta y duración del período de pago, y ver el costo estimado según todas las configuraciones.

Tenga en cuenta que este cálculo de precios no afecta su tarifa actual ni la cantidad real de puntos de venta.

Cómo usar la calculadora de pagos

1. Vaya a Kavapp Admin → Configuración → Tarifa y pagos.
2. Seleccione los parámetros:

• Tarifa (S, M, L)
• Indique la cantidad de puntos de venta
• Período (1 mes, 3 meses, 6 meses, 12 meses)

El sistema calculará inmediatamente el costo total estimado según los parámetros ingresados y el Costo por punto de venta al mes.

En la sección Info puede obtener toda la información necesaria:

• datos de contacto y formas de comunicación;
• respuestas a preguntas frecuentes;
• el acuerdo de usuario completo.

Contactos

Nos comunicamos con usted a través del chat en línea en el perfil personal de Kavapp Admin.

Esto garantiza la solución más rápida de cualquier consulta, ya que lo conectará con el especialista correspondiente en el menor tiempo posible.

¿Cómo usarlo?

1. Vaya a Kavapp Admin → Configuración → Info y haga clic en "Chat en línea".
2. Después de esto, se abrirá la ventana "Chat con IA" o "Chat con soporte técnico", donde en el campo "Escribir mensaje" podrá describir brevemente su problema.
3. Haga clic en el ícono Enviar — en el chat con IA recibirá una respuesta rápida de inmediato.
4. Si la solicitud se envía al servicio de soporte, nuestro especialista se pondrá en contacto con usted a la brevedad. Si es necesario, puede adjuntar un archivo o una captura de pantalla para una mejor demostración del problema.