Pentru a începe să lucrați cu sistemul de automatizare Kavapp, efectuați următorii pași:

1. Accesați site-ul oficial kavapp.com.
2. Apăsați butonul „Autentificare” din meniul de sus.
3. Completați formularul de înregistrare, indicând adresa de e-mail, numărul de contact și alte date de bază.
4. Confirmați înregistrarea și obțineți acces la Kavapp Admin — contul administratorului unde se efectuează gestionarea principală a sistemului.

După înregistrarea cu succes a contului de administrator, este necesar să instalați Kavapp Seller — aplicația pentru casieri, în care se pot primi comenzi și emite bonuri.

Aceasta se sincronizează cu Kavapp Admin pentru transmiterea datelor în timp real. 

Unde poate fi descărcată?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)
• Microsoft Store (Windows)
• Aplicația poate fi, de asemenea, descărcată pentru Android sau Windows direct de pe site-ul oficial.

Pentru a conecta aplicația casierului la contul administratorului, generați un cod de conectare. Acesta permite sincronizarea Kavapp Seller cu contul dvs. de administrator. 

Cum se face:

1. Autentificați-vă în Kavapp Admin.
2. Accesați „Informații de bază” → „Puncte de vânzare” → „Cod de conectare”.
3. Apăsați „Creare cod”. 
4. Introduceți codul generat în aplicația Kavapp Seller de pe dispozitivul casierului.

Notă: dacă dispozitivul s-a schimbat sau s-a efectuat delogarea, este necesar să actualizați și să introduceți un cod nou.

Dacă unitatea dvs. are un logișt responsabil de livrarea produselor din depozitul extern către punctele de vânzare, acesta va avea nevoie de Kavapp Logistics.

Această aplicație ajută la controlul mișcării produselor, ingredientelor și materialelor consumabile între depozit și punctele de vânzare.

Logistul vede toate comenzile de livrare, confirmă recepția și ține evidența stocurilor. Toate datele se sincronizează automat cu Kavapp Admin, ceea ce asigură un control precis al stocurilor.

Unde poate fi descărcată?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)

Pentru a conecta aplicația logiștului la contul administratorului, este necesar să obțineți un cod de acces:

1. Autentificați-vă în Kavapp Admin.
2. Accesați „Informații de bază” → „Logistici” → „Cod de acces”.
3. Dacă logiștul nu a fost încă adăugat în sistem, apăsați „Adăuga logistician” și introduceți datele acestuia.
4. Apăsați „Creare cod” — acest cod este utilizat pentru sincronizarea aplicației Kavapp Logistics cu contul dvs.

Notă: codul de acces trebuie generat pentru fiecare logișt sau dispozitiv nou.

Kavapp oferă o perioadă de probă gratuită de 14 zile. Aceasta începe din momentul înregistrării contului de administrator. 

Ce trebuie să știți?

• În această perioadă puteți testa gratuit toate funcționalitățile sistemului.
• Toate datele introduse sunt păstrate și vor fi disponibile după trecerea la un plan tarifar cu plată.

Dacă aveți nevoie de mai mult timp pentru configurarea sistemului, puteți trimite o solicitare de prelungire a perioadei de probă. Pentru aceasta, contactați suportul tehnic prin chatul din Kavapp Admin.

Pentru a începe lucrul cu Kavapp, este necesar să adăugați punctele de vânzare unde vor avea loc vânzările de produse și băuturi. 

Cum se adaugă un punct de vânzare nou?

1. Autentificați-vă în Kavapp Admin.
2. Accesați secțiunea „Informații de bază” → „Puncte de vânzare”.
3. Apăsați „Adăugare punct”.
4. Indicați denumirea sucursalei și adresa acesteia.
5. Apăsați „Creează” — noul punct de vânzare va apărea în sistem.

Cum se editează un punct de vânzare? 

În Kavapp Admin este deja creat un punct de vânzare, de exemplu – „Unitate comercială”. Îl puteți edita sau puteți adăuga puncte noi. 

Pentru editare:

1. În secțiunea „Informații de bază” → „Puncte de vânzare”, găsiți punctul dorit.
2. Apăsați pictograma creion de lângă denumire.
3. Efectuați modificările și apăsați „Editează”.

Pentru a configura parametrii de lucru ai fiecărui punct de vânzare, accesați Kavapp Admin → Informații de bază → Puncte de vânzare și selectați locația dorită.

Setări principale ale punctului de vânzare 

1. Configurarea pozițiilor

În această secțiune puteți configura un meniu individual pentru fiecare punct sau puteți stabili prețuri diferite pentru aceeași poziție în sucursale diferite.

Pentru a modifica disponibilitatea produsului sau prețul acestuia într-un punct de vânzare specific, activați opțiunea „Setări ale pozițiilor” și setați parametrii necesari.

2. Cod de conectare

Acest cod este necesar pentru sincronizarea aplicației Kavapp Seller cu contul dvs. de administrator.

• Aici puteți crea, vizualiza, actualiza sau șterge codul de conectare.
• Dacă ați schimbat dispozitivul sau v-ați delogat din aplicația Kavapp Seller, trebuie să actualizați codul și să-l introduceți din nou.

3. Setări pentru punctul de vânzare

În această secțiune puteți efectua setările principale pentru punctul de vânzare:

• Setări pentru imprimantei de bonuri — activați dacă punctul utilizează imprimantă de bonuri.
• Acces în Kavapp Seller — determinați ce funcții vor fi disponibile pentru casieri (anularea bonurilor, vizualizarea stocurilor etc.).
• Confirmarea operațiunilor — alegeți modul de confirmare a operațiunilor pentru punctele de vânzare: confirmare automată sau manuală de către un alt specialist.

4. Setările financiare

Acestă secțiune conține setările parametrilor financiari ai punctului de vânzare:

• Corectarea sumei rămase în casă — stabilește suma inițială de numerar în casă la începutul turei.
• Setarea bonusului pe oră de muncă — bonus suplimentar pentru casierii care lucrează în acest punct.
• Stabilirea procentului din vânzări în salariul casierului — se poate adăuga un bonus motivațional din suma totală a vânzărilor.

Cum se adaugă un casier?

1. În Kavapp Admin deschideți „Informații de bază” → „Casieri”.
2. Apăsați „Adăuga casier”.
3. Completați datele (nume, număr de contact etc.).
4. Apăsați „Creează”.

Cum se configurează accesul pentru casieri?

1. Accesați „Informații de bază” → „Puncte de vânzare” → „Setări”.
2. Mergeți la „Setarea acces înaplicația Seller”.
3. Selectați ce funcții vor fi disponibile pentru casier (anularea bonurilor, vizualizarea stocurilor etc.).
4. Salvează modificările.

Cum se adaugă un logistician?

• În Kavapp Admin deschideți „Informații de bază” → „Logistici”.
• Apăsați „Adăuga logistician”.
• Introduceți informațiile necesare și creați un nou angajat.

Cum se configurează accesul pentru logisticieni?

• În „Informații de bază” → „Logisticieni”, apăsați pictograma „Permisiuni” de lângă angajatul dorit.
• Setați accesul în funcție de responsabilitățile logisticianului.
• Apăsați „Salvează”.

După configurarea accesului, casierii vor putea lucra în Kavapp Seller, iar logisticienii — în Kavapp Logistics.

Cum să adaugă un administrator?

1. În Kavapp Admin, deschideți „Informații de bază” → „Administratori”.
2. Apăsați „Adăuga utilizator”.
3. Introduceți informațiile necesare și apăsați „Creează”.

Administratorul are cel mai înalt nivel de acces și poate efectua o gamă largă de acțiuni legate de gestionarea unității, a angajaților și a operațiunilor financiare.

Notă. Adăugarea și ștergerea administratorilor poate fi efectuată doar de Administratorul principal (proprietarul contului).

Secțiunea „Meniu” din Kavapp Admin permite administratorului să creeze, editeze și organizeze toate pozițiile de produse din punctele de vânzare. 

Meniul este alcătuit din următoarele elemente principale:

• Ingrediente — componentele utilizate pentru prepararea băuturilor, fișelor tehnologice și preparat prealabil.
• Veselă — unități de evidență care sunt atașate la băuturi și pot fi scăzute din stoc la vânzare (de exemplu: „Pahar de hârtie 250 ml”).
• Băuturi — poziții din meniu care includ ingrediente și veselă.
• Fișe tehnologice — poziții care folosesc ingrediente, dar nu includ veselă.

Se folosesc pentru preparate gătite după primirea comenzii: hot dog, pizza, paste, salata „Caesar”, supă de pui etc.

• Produse — articole vândute individual, fără utilizarea de ingrediente sau veselă (de exemplu: „Apă îmbuteliată”).
• Preparate prealabile— utilizate pentru pregătirea prealabilă a ingredientelor sau preparatelor gata de consum (de exemplu: „Aluat pentru croissante”).
• Materiale consumabile — produse care nu se scad din stoc la vânzare (de exemplu: „Șervețele”).

Ingredientele sunt componentele de bază ale băuturilor, fișelor tehnologice și preparat prealabil.

La începutul lucrului se recomandă crearea grupelor de ingrediente. Acest lucru permite structurarea acestora și facilitează gestionarea.

Grupele de ingrediente sunt utilizate și pentru configurarea modificatorilor.

Cum se adaugă un ingredient nou

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu → Ingrediente.
2. Apăsați „Adăuga ingredient”.
3. Completați câmpurile principale:

• Denumire (de exemplu: „Lapte de migdale”).
• Unitate de măsură (g, ml, buc.).
• Cantitate în set (de exemplu: 1000).
• Grupă de ingrediente — selectați una dintre cele create anterior (de exemplu: „Lapte”). Dacă nu este necesară o grupă, alegeți „Fără grupă” — veți putea adăuga ingredientul într-o grupă mai târziu.

4. Configurați parametrii suplimentari:

✔️ Recalculare la deschiderea/închiderea turei — solicită recalcularea și înregistrarea stocurilor la începutul și sfârșitul turei.
✔️ Procesează — dacă ingredientele sunt recepționate mai întâi într-un depozit extern și apoi transferate către punctul de vânzare.

5. Apăsați „Creează” — ingredientul va apărea în listă și va fi disponibil pentru utilizare în fișele tehnologice.

Vesela este un set de unități contabile obligatorii, atașate băuturilor, care pot fi scăzute din stoc în momentul vânzării.

Cum se adaugă veselă

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu → Veselă.
2. Apăsați „Adăuga veselă”.
3. Indicați:

• Denumirea (de exemplu: „Pahar de hârtie 250 ml”).
• Volum (ml) (pentru o evidență mai clară).
• Cantitatea în set (de exemplu: 50 buc.).

4. Configurați parametrii:

• De unică folosință — activați dacă vesela trebuie scăzută la fiecare vânzare.
• Recalculare la deschiderea/închiderea turei — solicită recalcularea și înregistrarea stocurilor la începutul și sfârșitul turei.
• Procesează prin depozit — dacă vesela este înregistrată într-un depozit extern.

5. Apăsați „Creează” — noul tip de veselă va fi disponibil în sistem.

Crearea structurii meniului ajută la facilitarea căutării produselor și face munca casierului mai eficientă. În Kavapp, meniul este alcătuit din grupe și subgrupe în care sunt organizate toate pozițiile:

✔️ Grupe de meniu — categorii principale (de exemplu: „Băuturi pe bază de cafea”, „Deserturi”, „Feluri principale”).
✔️ Subgrupe de meniu — subcategorii din interiorul grupelor (de exemplu: în grupa „Băuturi pe bază de cafea” pot exista subgrupe precum „Cafea pe bază de espresso”, „Cafea cu lapte”, „Băuturi speciale”).

Cum se creează o grupă?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu → Grupe de meniu.
2. Apăsați „Adăuga grupă”.
3. Indicați denumirea grupei (de exemplu: „Băuturi pe bază de cafea”).
4. Configurați imaginea în Kavapp Seller: încărcați un fișier de pe dispozitiv sau alegeți o culoare din lista propusă, de exemplu „Vanilie”.

Cum se adaugă subgrupe:

1. Accesați „Meniu” → „Subgrupe de meniu”.
2. Apăsați „Adăugare subgrupă”. 

Indicați denumirea subgrupei (de exemplu: „Cafea cu lapte”) și selectați grupa căreia îi aparține.

3. Salvează modificările — noile grupe și subgrupe vor fi disponibile în Kavapp Seller.

Pentru a modifica ordinea grupelor în meniu, apăsați butonul „Sortare” și aranjați grupele în ordinea dorită.

Băuturile sunt poziții din meniu compuse din mai multe componente: ingrediente și obligatoriu veselă. 

Băuturile se prepară direct în momentul vânzării și pot avea modificatori (de exemplu, diferite tipuri de lapte).

Cum se adaugă o băutură

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu → Băuturi.
2. Apăsați „Adăuga băutură”.
3. Completați parametrii principali:

• Denumire (de exemplu, „Latte”)
• Denumirea in bon — denumirea produsului care se afișează în bonul fiscal în timpul vânzării (de exemplu, Latte 250 ml).
• Preț — costul băuturii.
• Grupă de meniu (opțional) — categoria principală de care aparține băutura (de exemplu, „Băuturi pe bază de cafea”). Dacă nu există o împărțire, selectați marcajul „fără grupă”. În acest caz, poziția băuturii se va afișa pe ecranul principal în aplicația casierului.
• Subgrupă de meniu (opțional) — împărțire mai detaliată a băuturilor în interiorul grupei (de exemplu, „Cafea cu lapte”). Dacă nu există o împărțire, selectați marcajul „fără subgrupă”.
• Modificator (opțional) — variații ale băuturii pe care le poate alege clientul (de exemplu, diferite tipuri de lapte). Selectați modificatorul din listă. Dacă nu a fost creat niciunul, în lista derulantă va fi disponibilă doar o singură opțiune — „fără modificator”.
• Veselă — tipul de veselă în care se servește băutura (de exemplu, „Pahar de hârtie 250 ml”).
• Volum/greutate unitate — mărimea exactă a băuturii vândute (de exemplu, 250).
• Unitate de măsură a capacității — tipul de unitate în care se măsoară produsul (de exemplu, gram, mililitru, set, porție, kilogram etc.).
• Articol (opțional) — codul sau numărul unic al băuturii.
• Cod de bare (opțional) — funcție utilă pentru scanare rapidă.
• Producător (opțional) — denumirea companiei care produce produsul.
• Descriere (opțional) — scurtă informație despre băutură sau rețetă, care poate fi necesară casierului în timpul vânzării.

✔️ Solicită cantitatea — dacă este activată, în timpul vânzării băuturii casierul trebuie să indice cantitatea pozițiilor în bon (relevant pentru băuturile populare, care sunt cumpărate frecvent în mai multe porții)..
✔️ Activ — la activarea statutului, băutura va fi disponibilă pentru vânzare și se va afișa în lista băuturilor din Admin panel..
✔️ Afișează pe ecranul principal — la activare, funcția va facilita casierului selectarea rapidă. Băutura va fi afișată pe ecranul principal în Kavapp Seller..

• Setarea imaginii de afișat — încărcați o imagine sau selectați o culoare din opțiunile disponibile. Elementul selectat va fi afișat în Kavapp Seller pentru identificare vizuală.
• Apăsați „Creează” — băutura va apărea în tabelul general, în secțiunea Meniu → Băuturi, și va deveni disponibilă pentru vânzare după sincronizarea datelor în aplicația casierului Kavapp Seller.

Tabelul conține informații esențiale despre băutură. Pentru a vizualiza toate detaliile și a face modificări, apăsați „Mai multe detalii”.

În blocul „Mai multe detalii” puteți:

• Editează — modifica informațiile despre băutură.
• Duplica — copia băutura pentru a crea rapid o nouă poziție similară.
• Ingrediente — adăuga, elimina sau edita ingredientele incluse.
• Cost de producție — vizualiza costul de producție al poziției în toate punctele de vânzare.

4. Adăugarea ingredientelor: 

• Accesați secțiunea Meniu → Băuturi.
• Găsiți băutura creată și apăsați pictograma agrafă din coloana „Ingrediente” (sau selectați „Mai multe detalii” → „Ingrediente”).
• Adăugați ingredientele care fac parte din băutură, indicând: tipul, denumirea ingredientului și cantitatea exactă. De exemplu:
  • Cafea Arabica – 7 g.
  • Lapte – 150 ml.
• Apăsați „Adăugare”.

Sistemul va scădea automat toate ingredientele indicate și vesela de unică folosință la vânzarea băuturii.

Cum se editează o băutură 

Instrucțiuni pentru modificarea denumirii, vesela sau altor parametri ai băuturii:

1. Accesați secțiunea Meniu → Băuturi.
2. Găsiți băutura dorită în tabel și apăsați pictograma creion (sau selectați „Mai multe detalii” → „Editează”).
3. Introduceți toate modificările necesare.
4. Apăsați „Salvează”

Crearea rapidă a băuturilor similare 

Dacă este necesar să creați încă o băutură cu modificări minime:

1. Accesați secțiunea Meniu → Băuturi.
2. Găsiți băutura dorită în tabel și apăsați pictograma „Duplicare” (sau selectați «Mai detaliat» → «Duplica»).
3. Editați copia obținută a băuturii.
4. Apăsați „Creează”.

Fișele tehnologice sunt poziții din meniu care sunt compuse din ingrediente, dar nu conțin veselă atașată. 

Acestea sunt create pentru evidența produselor folosite la prepararea comenzilor (de exemplu: sandvișuri, hot-dog etc.).

Cum se adaugă o fișă tehnologică

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu → Fișe tehnologice.
2. Apăsați „Adăuga fișă tehnologică”.
3. Completați parametrii principali:

• Denumire (de exemplu, „Hot-dog”).
• Denumirea in bon — denumirea produsului care se afișează în bonul fiscal în timpul vânzării (de exemplu, „Hot-dog L”).
• Preț — costul preparatului.
• Unitate de măsură — tipul de unitate în care se eliberează sau se gestionează fișa tehnică (de exemplu, volum (ml), greutate (g, kg), unitate convențională (porție, buc., set, tavă etc.)).
• Grupă de meniu (opțional) — categoria principală de care aparține produsul (de exemplu, „Feluri principale”). Dacă nu există o împărțire, selectați marcajul „fără grupă”. În acest caz, poziția creată se va afișa pe ecranul principal în aplicația casierului.
• Subgrupă de meniu (opțional) — împărțire detaliată a pozițiilor în interiorul grupei (de exemplu, „Fast-food”). Dacă nu există o împărțire, selectați marcajul „fără subgrupă”.
• Modificator (opțional) — variații ale preparatului pe care le poate alege clientul (de exemplu, diferite tipuri de chifle sau sosuri). Selectați modificatorul din listă. Dacă nu a fost creat niciun modificator, în lista derulantă va fi disponibilă doar o singură opțiune — „fără modificator”.
• Volum/greutate unitate — mărimea exactă a preparatului gata pentru vânzare (de exemplu, 300).
• Unitate de măsură a capacității — tipul de unitate în care se măsoară poziția (de exemplu, gram, mililitru, kilogram, uncie, buc. etc.).
• Articol (opțional) — codul sau numărul unic al poziției.
• Cod de bare (opțional) — funcție utilă pentru scanare rapidă.
• Producător (opțional) — denumirea companiei sau numele persoanei care prepară produsul.
• Descriere (opțional) — adăugați o scurtă informație despre preparat, care poate fi necesară casierului în timpul vânzării.

✔️ Solicită cantitatea — dacă este activată, la vânzare casierul va introduce de fiecare dată cantitatea pozițiilor în bon.
✔️ Activ — la activarea statutului, fișa tehnică va fi disponibilă pentru vânzare și se va afișa în lista băuturilor din Admin Panel.
✔️ Afișează pe ecranul principal — dacă este activată, fișa tehnologică va fi afișată pe ecranul principal din Kavapp Seller pentru selecție rapidă.

• Setarea imaginii de afișat — încărcați o fotografie sau alegeți o culoare care va fi afișată lângă preparat în Kavapp Seller. Acest lucru facilitează identificarea vizuală a pozițiilor. 
• Apăsați „Creează” — fișa tehnică va apărea în tabelul general, în secțiunea Meniu → Fișe tehnice, și va deveni disponibilă pentru vânzare după sincronizarea datelor în aplicația casierului Kavapp Seller.

Tabelul conține informațiile principale despre preparat. Pentru a vizualiza toate detaliile și a aduce modificări în fișa tehnică, apăsați «Mai detaliat».

În blocul „Mai multe detalii” puteți:

• Editare — modifica informațiile despre preparat.
• Duplicare — copia fișa tehnică pentru a configura alta pe baza ei.
• Ingrediente — adăuga, elimina sau edita ingredientele introduse.
• Cost de producție — vizualiza costul de producție al preparatului în toate punctele de vânzare.

4. Adăugarea ingredientelor:

1. Accesați secțiunea Meniu → Fișe tehnice.
2. Găsiți fișa tehnică creată în tabel și apăsați pictograma agrafă din coloana „Ingrediente” (sau selectați „Mai multe detalii” → „Ingrediente”).
3. Adăugați ingredientele care fac parte din fișa tehnică, indicând: tipul, ingredientul și cantitatea exactă.

De exemplu:

• Chiflă – 1 buc.
• Cârnat – 1 buc.
• Sos ketchup – 30 g
• Sos muștar – 20 g
• Castravete murat – 1 buc.

4. Apăsați „Adăuga”.
Sistemul va scădea automat toate ingredientele indicate în timpul vânzării fișei tehnologice.

Cum se editează o fișă tehnologică 

Dacă trebuie să modificați denumirea, unitatea de măsură sau alți parametri:

1. Accesați secțiunea Meniu → Fișe tehnice.
2. Găsiți poziția dorită în tabel și apăsați pictograma creion (sau selectați „Mai multe detalii” → "Editează").
3. Introduceți toate modificările necesare.
4. Apăsați „Salvare”.

Crearea rapidă a fișelor tehnologice similare 

Dacă este necesar să creați încă o fișă tehnică cu modificări minime:

1. Accesați secțiunea Meniu → Fișe tehnice.
2. Găsiți poziția dorită în tabel și apăsați pictograma „Duplicare” (sau selectați „Mai multe detalii” → «Duplica»).
3. Editați copia obținută a fișei tehnice.
4. Apăsați „Creează”.

Produse — reprezintă articolele care se vând și se gestionează individual și care nu au veselă, ingrediente sau alți componenți.

Exemple de astfel de produse sunt apa îmbuteliată, gustările, ciocolata și alte poziții similare care sunt livrate către punctul de vânzare în formă finală.

Cum se adaugă produse

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu → Produse.
2. Apăsați „Adăuga produs”.
3. Completați parametrii principali:

• Denumire (de exemplu, „Apă îmbuteliată 0,5 l”).
• Denumirea poziției din bon — denumirea produsului care se afișează în bonul fiscal în timpul vânzării (de exemplu, „Apă «Morshynska» 0,5”).
• Preț — costul produsului.
• Unitate de măsură — tipul de unitate în care se eliberează sau se gestionează produsul (de exemplu, volum (ml), greutate (g, kg, uncie), unitate convențională (porție, buc., set, tavă etc.).
• Cantitate în set — cantitatea de produse din set (de exemplu, 12 buc. într-o cutie).

Dacă produsul este livrat la punct în cantități diferite, indicați „1” ca unitate de măsură, iar cantitatea efectivă, la înregistrarea în stoc, specificați-o de fiecare dată separat.

• Grupă de meniu (opțional) — categoria principală de care aparține produsul. Ajută la structurarea tuturor pozițiilor (de exemplu, „Băuturi”). Dacă nu există o împărțire, selectați marcajul „fără grupă”. În acest caz, poziția produsului se va afișa pe ecranul principal în aplicația casierului.
• Subgrupă de meniu (opțional) — împărțire detaliată a produselor în interiorul grupei (la nevoie, de exemplu, „Băuturi ambalate”). Dacă nu există o împărțire, selectați marcajul „fără subgrupă”.
• Articol (opțional) — codul sau numărul unic al produsului.
• Cod de bare (opțional) — funcție utilă pentru scanare rapidă.
• Volum/greutate unitate (opțional) — mărimea exactă a produsului vândut (de exemplu, 0,5).
• Unitate de măsură a capacității — tipul de unitate în care se măsoară produsul (de exemplu, gram, mililitru, set, tavă, kilogram etc.).
• Descriere (opțional) — scurtă informație despre produs, care poate fi necesară casierului în timpul vânzării.
• Producător (opțional) — denumirea companiei sau numele persoanei care produce produsul.

✔️ Solicită cantitatea — dacă este activată, casierul va introduce de fiecare dată numărul de produse în bon (util pentru articolele frecvent vândute în mai multe bucăți).
✔️ Activ — dacă este activat, produsul va fi disponibil pentru vânzare.
✔️ Procesează prin depozit — dacă produsul este stocat și trece prin depozitul extern, activați această opțiune.
✔️ Afișează pe ecranul principal — dacă este activată, poziția va apărea pe ecranul principal din Kavapp Seller pentru selecție rapidă.
✔️ Recalculare la deschiderea/închiderea turei — dacă este activată, sistemul va solicita cantitatea de produs la începutul și la sfârșitul fiecărei ture pentru un control suplimentar al angajaților.

Introducerea cantității la deschiderea/închiderea turei de lucru nu modifică stocul (nu face reinventariere), dar se fixează în raportul pe turele de lucru.

• Setarea imaginii de afișat — încărcați o fotografie sau selectați o culoare care va fi afișată lângă poziție în Kavapp Seller. Acest lucru simplifică identificarea vizuală. 
• Apăsați „Creează” — produsul va apărea în tabelul general, în secțiunea Meniu → Produse, și va deveni disponibil pentru vânzare.

Tabelul conține informațiile principale despre produs. Pentru a vizualiza toate detaliile și a face modificări, apăsați «Mai detaliat».

În blocul „Mai multe detalii” puteți:

• Editează — modifica informațiile despre produs.
• Duplica — copia produsul pentru a crea rapid o poziție nouă similară.
• Cost de producție — vizualiza costul de producție al poziției în toate punctele de vânzare.

Cum se editează un produs 

Dacă este necesar să modificați denumirea, prețul sau alți parametri:

1. Accesați secțiunea Meniu → Produse.
2. Găsiți produsul dorit în tabel și apăsați pictograma creion (sau selectați „Mai multe detalii” → "Editează").
3. Introduceți toate modificările necesare.
4. Apăsați „Salvează”.

Crearea rapidă a produselor similare

Dacă este necesar să creați încă un produs cu modificări minime:

1. Accesați secțiunea Meniu → Produse.
2. Găsiți produsul dorit în tabel și apăsați pictograma „Duplicare” (sau selectați „Mai multe detalii” → "Duplica").
3. Editați copia obținută a produsului.
4. Apăsați „Creează”.

Importul produselor permite adăugarea rapidă a unui număr mare de produse în sistemul Kavapp cu ajutorul unui șablon special — un tabel gata pregătit în format CSV. Acest tabel trebuie descărcat direct din sistemul Kavapp, completat cu date despre produse și apoi încărcat înapoi în sistem.

Pentru a descărca șablonul de import, accesați: Meniu → Produse → Importul produselor → Descărcați șablonul.

Procedura de încărcare și import al fișierului

După apăsarea butonului „Descărcați șablonul”, pe dispozitivul dvs. va fi descărcat un tabel în format CSV.

Deschideți fișierul descărcat. Puteți lucra cu el ca și cu un tabel obișnuit Excel.

Completați șablonul cu date conform recomandărilor de mai jos.

Notă. În tabel trebuie completate obligatoriu primele trei coloane. Celelalte coloane se completează la necesitate. Numărul maxim de rânduri în fișier este 5000, iar dimensiunea fișierului nu trebuie să depășească 5 MB.

După completarea fișierului, salvați-l în format CSV prin una dintre metodele disponibile:

1. Prin „Salvează”. Dacă fișierul este deja deschis în format CSV, apăsați Fișier → Salvează.
2. Prin „Salvează ca”. Dacă trebuie să alegeți manual formatul fișierului, accesați meniul Fișier → Salvează ca, alegeți folderul de salvare, indicați numele fișierului și în câmpul Tip fișier selectați CSV UTF-8 (delimitat prin virgule) (*.csv).

Încărcați fișierul completat în sistem folosind butonul „Alege fișierul”, care se află sub butonul „Descărcați șablonul”. De asemenea, puteți trage fișierul necesar în câmpul corespunzător dintre butoanele „Descărcați șablonul” și „Alege fișierul”.

Dacă după verificare sistemul identifică erori, corectați fișierul, salvați-l și încărcați-l din nou folosind butonul „Încărcați alt fișier”.

După verificarea cu succes a fișierului, apăsați „Confirmă importul”.

Important! În sistem pot fi importate produse doar în structura prevăzută de șablon și în același format — CSV. De aceea recomandăm completarea șablonului furnizat, fără utilizarea altor tabele.

Înainte de încărcare, verificați dacă toate datele sunt introduse corect: nu există caractere suplimentare, câmpuri obligatorii omise sau produse duplicate. De asemenea, nu modificați denumirile, ordinea și structura coloanelor din șablonul CSV.

Cum se completează tabelul pentru import

În șablonul de import trebuie completate următoarele coloane:

• name — denumirea produsului care va fi afișată în sistem; nu poate depăși 45 de caractere (câmp obligatoriu).
• price — prețul de vânzare al produsului. Se indică printr-un număr întreg sau cu zecimale folosind punctul, de exemplu: 50 sau 50.99 (câmp obligatoriu).
• units — unitatea de măsură a produsului pentru care este stabilit prețul, de exemplu: buc., kg, g, l, ml, amb., porție (câmp obligatoriu).

Rețineți: denumirea unității de măsură trebuie să coincidă complet cu denumirea scurtă indicată în secțiunea „Unități de măsură”, în câmpul „Denumire scurtă”. Adică, dacă unitățile buc. sau amb. sunt indicate cu punct, în tabel trebuie introduse tot cu punct.

• group — grupa principală de meniu în care va fi adăugat produsul. De exemplu: Băuturi, Cafea, Deserturi, Hot-doguri.

În acest câmp puteți indica o grupă de meniu deja creată în sistem, în care trebuie adăugat produsul. De asemenea, puteți indica o grupă nouă pe care doriți să o vedeți în meniu. În acest caz, sistemul va crea automat această grupă și va lega produsele corespunzătoare de ea.

Dacă coloana group nu este completată, produsul va fi afișat pe ecranul principal al meniului. Dacă este necesar, această setare poate fi modificată manual: deschideți produsul în modul de editare, indicați Grupa de meniu și debifați opțiunea „Afișare pe ecranul principal”.

• sub_group — subgrupa de meniu din interiorul grupei principale. De exemplu: Băuturi reci, Băuturi calde, Prăjituri.

În acest câmp puteți indica o subgrupă de meniu deja creată în sistem, în care trebuie adăugat produsul. De asemenea, puteți indica o subgrupă nouă pe care doriți să o creați în interiorul grupei de meniu. În acest caz, sistemul va crea automat această subgrupă și va lega produsele corespunzătoare de ea.

Rețineți: dacă completați coloana sub_group, coloana group trebuie completată obligatoriu. Dacă se indică o subgrupă fără grupa principală de meniu, în timpul importului va apărea o eroare și produsele nu vor putea fi încărcate în sistem. Importul va putea fi efectuat doar după corectarea tabelului.

• article — articolul produsului este utilizat pentru căutare, gestiune și inventarierea produselor.
• manufacturer — producătorul produsului.
• barcode — codul de bare al produsului, utilizat pentru scanarea produselor la casă.
• volume — volumul sau cantitatea produsului, de exemplu: 1.2, 250, 500, 1. Dacă valoarea nu este un număr întreg, partea zecimală trebuie indicată prin punct (1.2, nu 1,2).
• volume_units — unitatea de măsură a volumului sau cantității produsului: buc., kg, g, l, ml, amb., porție.

Rețineți: denumirea unității de măsură trebuie să coincidă complet cu denumirea scurtă indicată în secțiunea „Unități de măsură”, în câmpul „Denumire scurtă”. Adică, dacă unitățile buc. sau amb. sunt indicate cu punct, în tabel trebuie introduse tot cu punct.

• pack — cantitatea de produse într-un ambalaj (de exemplu, 12 buc. într-un ambalaj).
• name_in_receipt — denumirea produsului care va fi afișată în bon. Dacă este necesar ca în bon să apară o denumire mai scurtă sau diferită de cea din coloana “name”, indicați-o în această coloană. Denumirea din bon nu poate depăși 45 de caractere. Dacă nu completați coloana name_in_receipt, în câmpul „Denumirea poziției în bon” se va afișa automat denumirea indicată în coloana “name”.
• description — informație scurtă despre produs, care poate fi utilă casierului în timpul vânzării.
• manual_input — activează opțiunea „Solicitare cantitate”. Dacă opțiunea este activă, în timpul vânzării casierul va putea indica manual de fiecare dată cantitatea produsului în bon. Este relevant pentru pozițiile cumpărate frecvent în mai multe unități, precum și pentru produsele vândute la greutate. Pentru a activa opțiunea pentru produsul necesar, indicați 1 sau True în coloana manual_input. Dacă opțiunea nu trebuie activată, în această coloană puteți indica 0, False sau puteți lăsa câmpul gol.

Coloanele obligatorii sunt name, price și units. Celelalte coloane se completează la necesitate.

Dacă în timpul importului există erori în tabel, sistemul va afișa un mesaj. În mesaj va fi indicat ce date sunt completate incorect și în ce rânduri ale fișierului trebuie efectuate corectări. De exemplu, eroarea poate apărea dacă nu este completat un câmp obligatoriu, formatul prețului este indicat greșit, este depășit numărul permis de caractere în denumire, este utilizată o unitate de măsură care nu există în sistem etc.

Preparatele prealabile reprezintă pregătirea prealabilă a ingredientelor sau a preparatelor gata de consum. Ele pot fi fie feluri de mâncare independente, fie parte din alte fișe tehnologice.

Exemple de preparat prealabil:

Cafenea: siropuri fierte, amestecuri pregătite pentru băuturi.
Brutărie: aluat pentru croissante, baze pentru produse de panificație.
Restaurant: sosuri, marinade, umpluturi, baze pentru feluri de mâncare.

Preparatele prealabile pot fi:

 ✔ Vândute ca produs gata de consum.
✔ Folosite ca ingredient pentru alte poziții.

Pasul 1: Adăugarea unei noi preparat prealabil

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu → Preparate prealabile.
2. Apăsați „Adăuga pregătire”.
3. Completați parametrii principali:

• Denumire (de exemplu: „Aluat pentru croissante”).
• Cantitatea produselor finite — indicați cât produs rezultat se obține după preparare (de exemplu, 1 kg – introduceți „1”).
• Unitate de măsură — selectați unitatea în care se va înregistra prepararea (kg, buc., l etc.).
• Grupă de preparări (opțional) — selectați una dintre cele create anterior (de exemplu: „Panificație”). Dacă nu este necesară, alegeți „Fără grupă” — puteți adăuga prepararea într-o grupă ulterior.
• Descriere (opțional) — scurtă descriere a preparării (rețetă, detalii privind procesul).
• Adăugare în meniu — dacă prepararea se va vinde ca o fișă tehnologică separată (de exemplu, croissante gata făcute), adăugați-o în meniu pentru a putea fi selectată la vânzare.

Dacă este o preparare folosită doar ca ingredient într-o altă fișă tehnologică sau băutură (de exemplu: aluatul pentru croissante), nu este necesar să o adăugați în meniu.

• Preț (dacă semifabricatul este „adăugat în meniu”) — costul poziției.
• Grupă (dacă semifabricatul este „adăugat în meniu”) — categoria principală de meniu de care aparține semifabricatul (de exemplu, „Mic dejun”). Dacă nu există o împărțire, selectați marcajul „fără grupă”. În acest caz, semifabricatul se va afișa pe ecranul principal în aplicația casierului.
• Subgrupă (dacă semifabricatul este „adăugat în meniu”) — împărțire detaliată a semifabricatelor în interiorul grupei (de exemplu, „Mic dejun – constructor”). Dacă nu există o împărțire, selectați marcajul „fără subgrupă”.
• Volum/greutate unitate — mărimea exactă a unității de vânzare (de exemplu, 150).
• Unitate de măsură a capacității — tipul de unitate în care se măsoară produsul (de exemplu, gram, mililitru, set, tavă, kilogram etc.).
• Articol (opțional) — codul sau numărul unic al produsului.
• Cod de bare (opțional) — funcție utilă pentru scanare rapidă.
• Producător (opțional) — denumirea companiei sau numele persoanei care produce produsul.

✔️ Solicită cantitatea (dacă este „adăugată în meniu”) — dacă este activată, casierul va introduce de fiecare dată cantitatea pe bon.
✔️ Activ — dacă este activată, prepararea va fi disponibilă pentru vânzare.
✔️ Afișează pe ecranul principal — dacă este activată, fișa tehnologică va fi afișată pe ecranul principal în Kavapp Seller pentru selecție rapidă.
✔️ Recalculare la deschiderea/închiderea turei — dacă este activată, sistemul va solicita cantitatea la începutul și sfârșitul fiecărei ture.

• Setarea imaginii de afișat — încărcați o fotografie sau selectați o culoare care va fi afișată lângă poziție în Kavapp Seller. Acest lucru ușurează căutarea vizuală.
• Apăsați „Creează” — prepararea preliminară va apărea în listă.

Tabelul conține informațiile principale despre semifabricat. Pentru a vizualiza toate detaliile și a face modificări, apăsați „Mai detaliat”.

În blocul „Mai multe detalii” puteți:

1. Editează — modifica informațiile despre semifabricat.
2. Duplica — copia semifabricatul pentru a crea rapid o poziție nouă similară.
3. Ingrediente — adăuga, elimina sau edita ingredientele introduse.
4. Cost de producție — vizualiza costul de producție al semifabricatului în toate punctele de vânzare.

Pasul 2: Adăugarea ingredientelor la preparat prealabil

Pentru ca semifabricatul să scadă corect ingredientele la preparare, trebuie să indicați proporțiile exacte ale ingredientelor:

1. Accesați secțiunea Meniu → Preparat prealabil.
2. Găsiți semifabricatul creat și apăsați pictograma agrafă din coloana „Ingrediente” (sau selectați „Mai multe detalii” → „Ingrediente”).
3. Adăugați ingredientele care fac parte din semifabricat, indicând:

• Tipul și ingredientul.
• Cantitatea exactă care va fi scăzută în timpul preparării.

1. Apăsați „Adăuga”. 

Sistemul va scădea automat toate ingredientele indicate în timpul preparării.

Pasul 3: Activarea funcției de preparare în Kavapp Seller 

Pentru a permite prepararea produselor direct din Kavapp Seller, este necesar să activați această funcție:

1. În Kavapp Admin, accesați „Informații de bază” → „Puncte de vânzare” → „Setări”.
2. Activați opțiunea „Preparate prealabile”.
3. Apăsați „Salvează” și sincronizați datele în Kavapp Seller.

Pasul 4: Utilizarea preparat prealabil în Kavapp Seller

1. În Kavapp Seller, accesați „Management” → „Preparare”.
2. Selectați prepararea preliminară necesară.
3. Indicați cantitatea de porții care urmează să fie preparate.
4. Apăsați „Prepara” — sistemul va face automat:

• Scăderea tuturor ingredientelor utilizate.
• Înregistrarea preparării în stoc pentru utilizări ulterioare.

Rezultat: prepararea preliminară este disponibilă în stocuri. O puteți utiliza pentru prepararea altor feluri de mâncare sau pentru vânzare imediată.

Editarea preparat prealabil

Dacă este necesar să modificați denumirea, rețeta sau alți parametri:

1. Accesați secțiunea Meniu → Preparat prealabil..
2. Găsiți semifabricatul dorit în tabel și apăsați pictograma creion (sau selectați "Mai multe detalii" → "Editează").
3. Introduceți toate modificările necesare.
4. Apăsați „Salvează”.

Crearea rapidă a unor preparat prealabil similare

Dacă este necesar să adăugați încă un semifabricat cu modificări minime:

1. Accesați secțiunea Meniu → Preparat prealabil.
2. Găsiți semifabricatul dorit în tabel și apăsați pictograma „Duplica” (sau selectați "Mai multe detalii" → "Duplica").
3. Editați copia obținută a semifabricatului.
4. Apăsați „Creează”.

Exemplu de utilizare 1: 

Prepararea croissanturilor

În Kavapp Admin:

• Se adaugă poziția „Croissant” în secțiunea „Preparate prealabile”.
• Se indică ingredientele: 50 g făină, 20 g unt, 1 g sare pentru 1 porție = 1 croissant.

În Kavapp Seller:

• Casier accesează „Gestiune” → „Preparare”.
• Selectează „Croissante”, indică 10 porții și apasă „Preparare”.
• Sistemul scade 500 g făină, 200 g unt și 10 g sare din stoc și adaugă 10 croissante în gestiune.

Croissantele pot fi vândute prin Kavapp Seller.

Exemplu de utilizare 2: 

Prepararea preparat prealabil „Croissant” și utilizarea acesteia în componența fișei tehnologice „Croissant cu șuncă și cașcaval”

Pasul 1: Adăugarea preparat prealabil „Croissant” în Kavapp Admin

• În Meniu → Preparate prealabile, apăsați „Adăugare preparare preliminară”.
• Completați câmpurile necesare.

Pasul 2: Adăugarea ingredientelor în prepararea „Croissant”

• În Meniu → Preparate prealabile selectați semifabricatul dorit din tabel și apăsați pictograma agrafă din coloana „Ingrediente” (sau selectați „Mai multe detalii” → „Ingrediente”). 
• Adăugați: 50 g făină, 20 g unt, 1 g sare pentru 1 porție de croissant.

Pasul 3: Prepararea preparării „Croissant” în Kavapp Seller 

• În secțiunea „Gestiune” → „Preparare”, selectați „Croissant”.
• Indicați cantitatea de porții, de exemplu: 10 porții = 10 buc.
• Apăsați „Prepara” — sistemul scade ingredientele și adaugă 10 buc. croissante în gestiune.

Pasul 4: Adăugarea fișei tehnologice „Croissant cu șuncă și cașcaval” în Kavapp Admin

• În Meniu → Fișe tehnologice, apăsați „Adăugare fișă tehnologică”.
• Completați câmpurile.

Pasul 5: Adăugarea ingredientului „Croissant” în fișa tehnologică „Croissant cu șuncă și cașcaval” 

• În Meniu → Fișe tehnice, selectați poziția dorită din tabel și apăsați pictograma agrafă din coloana „Ingrediente” (sau selectați „Mai multe detalii” → „Ingrediente”).
• Adăugați: „Croissant” – 1 buc., Șuncă – 50 g, Salată – 15 g, Cașcaval – 80 g.

La vânzarea fișei tehnologice „Croissant cu șuncă și cașcaval” în Kavapp Seller, toate ingredientele indicate vor fi scăzute din gestiune, inclusiv croissantul preparat.

Modificatorii sunt un instrument util care permite modificarea compoziției băuturilor sau fișelor tehnologice în timpul vânzării, prin selectarea componentelor din opțiuni prestabilite.

De ce sunt necesari modificatorii?

1. Flexibilitate — permit alegerea diferitelor ingrediente pentru aceeași băutură (de exemplu: tip de cafea, tip de lapte, tip de veselă).
2. Eficiență pentru personal — reduc numărul de poziții din meniu, deoarece nu mai este necesar să se creeze zeci de variante separate pentru aceeași băutură sau mâncare.
3. Controlul consumului — sistemul scade doar ingredientul selectat.

Principiul general de funcționare a modificatorilor:

1. Fără modificatori — toate ingredientele adăugate la băutură sau fișa tehnologică sunt utilizate și scăzute automat.
2. Cu modificatori — în timpul vânzării, casierul selectează componenta dorită din mai multe opțiuni. Sistemul scade doar ingredientul selectat.
3. La un singur modificator pot fi adăugate mai mulți parametri diferiți. Totuși, același ingredient nu poate fi adăugat de mai multe ori cu cantități diferite — fiecare ingredient poate fi folosit o singură dată într-un modificator.

Exemplu: Configurarea modificatorilor pentru băutura „Latte” 

Pentru băutura „Latte” vom crea un modificator general „Latte”, în care vom adăuga următoarele grupe de modificare:

 ✔ Grupa „Veselă” — alegerea tipului de veselă (pahar de hârtie, veselă reutilizabilă).
✔ Grupa „Cafea” — alegerea tipului de boabe (arabica, robusta, blend).
✔ Grupa „Lapte” — alegerea tipului de lapte (normal, migdală, fără lactoză).

Pasul 1: Crearea grupelor de ingrediente pentru modificatori

1. Accesați Kavapp Admin → Meniu → Grupe de ingrediente.
2. Apăsați „Adăuga grupă”.
3. Adăugați grupele necesare, de exemplu:
   • „Lapte” (variante de lapte).
   • „Cafea” (variante de boabe de cafea).

4. Apăsați „Creează”.

Dacă grupele necesare există deja în sistem, folosiți-le direct în pașii următori.

Pasul 2: Adăugarea ingredientelor în grupe

1. Accesați Kavapp Admin → Meniu → Ingrediente.
2. Apăsați „Adăuga ingredient”.
3. Adăugați ingredientele corespunzătoare:
   • Lapte de migdale, lapte fără lactoză, lapte normal → grupa „Lapte”
   • Arabica, Robusta, Blend → grupa „Cafea”

4. În câmpul „Grupa de ingrediente”, selectați grupa corespunzătoare pentru fiecare ingredient

5. Apăsați „Creează”

Dacă ingredientele sunt deja în sistem, editați-le și asociați-le cu grupa corespunzătoare.

Pasul 3: Adăugarea diferitelor tipuri de veselă

1. Accesați Kavapp Admin → Meniu → Veselă.
2. Apăsați „Adăuga veselă”.
3. Creați:

• Veselă de unică folosință — indicați cantitatea din set (de exemplu, dintr-un set) și bifați ✔️ „De unică folosință”.
• Veselă reutilizabilă — nu bifați ✔️, iar la „Cantitate în set” introduceți „1”.

Pasul 4: Crearea modificatorului general „Latte”

1. Accesați Kavapp Admin → Meniu → Modificatori.
2. Apăsați „Adăugare modificator”.
3. Introduceți denumirea „Latte” (corespunzătoare băuturii).
4. Apăsați "Creează".

Pasul 5: Crearea fiecărei grupe de modificatori

Grupa de modificator „Lapte”

1. În lista modificatorilor, găsiți „Latte”.
2. Apăsați pictograma „Agrafă” de lângă modificator.
3. Apăsați „Adăuga grupă”.
4. Selectați tipul „Ingrediente” și alegeți grupa de ingrediente „Lapte” (aceasta va conține toate variantele de lapte create în această grupă).
5. Apăsați „Adăuga”.
6. Bifați fiecare ingredient în coloana „Folosit pentru selecție”, indicați diferența de preț (dacă există) și cantitatea care va fi scăzută din gestiune.
7. În lista derulantă „Tipul modificatorului”, selectați:
   • Selecție obligatorie a unei componente — dacă casier trebuie să aleagă exact un ingredient. (selectați această opțiune pentru ingredientul obligatoriu „lapte” în băutura „Latte”).
   • Selecție opțională a unei sau niciuna — dacă ingredientul este opțional.
   • Selecție opțională a mai multor componente — dacă pot fi selectate mai multe variante simultan.

8. Apăsați „Salvează”.

Grupa de modificator „Cafea” 

Fără a închide fereastra de configurare a grupelor de modificatori, continuăm adăugarea altor grupe în modificatorul „Latte”.

1. Apăsați „Adăuga grupă”.
2. Selectați tipul „Ingrediente” și alegeți grupa de ingrediente „Cafea” (conține toate variantele de cafea create în această grupă).
3. Apăsați „Adăuga”.
4. Bifați fiecare ingredient în coloana „Folosit pentru selecție”, indicați diferența de preț (dacă există) și cantitatea care va fi scăzută din gestiune.
5. În lista derulantă „Tipul modificatorului”, selectați:
   • Selecție obligatorie a unei componente — dacă este necesar ca casier să aleagă exact o variantă. (selectați această opțiune pentru ingredientul obligatoriu „cafea” din băutura „Latte”).
   • Selecție opțională a unei sau niciuna — dacă ingredientul este un adaos opțional.
   • Selecție opțională a mai multor componente — dacă este permisă alegerea simultană a mai multor variante.

6. Apăsați „Salvează”.

Grupa de modificator „Veselă” 

Fără a închide fereastra de configurare a grupelor de modificatori, continuăm adăugarea altor grupe în modificatorul „Latte”.

1. Apăsați „Adăuga grupă”.
2. Selectați tipul „Veselă”.
3. Apăsați „Adăuga”.
4. Bifați vesela în coloana „Folosit pentru selecție”, indicați diferența de preț (dacă există) și cantitatea care va fi scăzută din gestiune.
5. În lista derulantă „Tipul modificatorului”, selectați:
   • Selecție obligatorie a unei componente — dacă este necesar ca casier să aleagă exact o variantă.
   • Selecție opțională a unei sau niciuna — dacă ingredientul este un adaos opțional.
   • Selecție opțională a mai multor componente — dacă se pot selecta mai multe variante simultan.

6. Apăsați „Salvează”.

Pasul 6: Adăugarea modificatorului general „Latte” în băutură

1. Accesați Kavapp Admin → Meniu → Băuturi.
2. Găsiți băutura „Latte” și apăsați „Editare” (pictograma creion).
3. În câmpul „Modificator”, selectați „Latte”.
4. Apăsați „Salvează” și sincronizați datele în Kavapp Seller.

Concluzie: 

• Modificatorii permit modificarea rapidă a compoziției băuturii sau produsului în timpul vânzării.
• Ei economisesc timp, deoarece nu este necesar să fie create poziții separate pentru fiecare variantă de băutură.
• Ajută la optimizarea evidenței ingredientelor, reducând consumul inutil de produse.
• Simplifică munca baristului, deoarece permit selectarea imediată a compoziției standard a băuturii (blend + lapte normal) direct din modificator.

Meniu Combo — este un set format din mai multe preparate, unite într-o singură ofertă, care are un preț unic și poate prevedea opțiuni de alegere a componentelor (de exemplu, preparatul principal, băutura și un supliment).

Cum se configurează un Meniu Combo

1. Adăugați componentele necesare ale Meniu Combo, precum și vesela de unică folosință sau ambalajele în secțiunea “Ingrediente” (informații despre adăugarea de noi ingrediente în sistem găsiți la pct. 3.1 al instrucțiunii).
2. Creați o Fișă tehnologică, în care adăugați ingredientele necesare și vesela din secțiunea “Ingrediente”.
3. Configurați opțiunile de alegere a componentelor cu ajutorul Modificatorilor (informații despre configurarea Modificatorilor găsiți la pct. 3.9 al instrucțiunii).
4. Dacă în Meniu Combo sunt incluse preparate gătite în prealabil — creați Semipreparate corespunzătoare. Acestea pot fi utilizate atât în componența Meniu Combo, cât și vândute separat (mai multe detalii despre crearea, configurarea și editarea Semipreparatelor, precum și exemple de utilizare, găsiți la pct. 3.8 al instrucțiunii).

Exemplu de Meniu Combo: “Burger-Combo”

Componența Meniu Combo:

• Burger;
• Cartofi prăjiți;
• Băutură la alegere: Cola, Fanta, Suc.

Preț total: de exemplu, 29 USD.

Pasul 1: Ingrediente

În secțiunea “Ingrediente” adăugați componentele Meniu Combo și ambalajele de unică folosință utilizate pentru combo:

• Burger (în cazul achiziționării în formă gata preparată).
• Cutie pentru burger.
• Cartofi prăjiți (în cazul achiziționării în formă gata preparată, de exemplu, pachet de 1000 g).
• Pungă de hârtie pentru cartofi prăjiți.
• Pahar de unică folosință cu capac și pai.

De asemenea, adăugați băuturile în secțiunea „Ingrediente” care fac parte din componența combo:

• Cola - 2000 ml
• Fanta - 2000 ml
• Suc - 2000 ml

Pasul 2: Fișă tehnologică

Creați Fișa tehnologică „Burger-Combo” și adăugați:

• Burger clasic - 1 buc.
• Cartofi prăjiți - 200 g.
• Băutura corespunzătoare - 200 ml.
• Vesela de unică folosință necesară.

Pasul 3: Modificatori

Pentru configurarea opțiunilor de alegere, adăugați Modificatori:

• Băutură la alegere (obligatoriu):

- Cola

- Fanta

- Suc

• Sos pentru cartofi prăjiți (opțional):

- Ketchup

- Muștar

- Sos de brânză

Atenție!
La Fișa tehnologică a Meniu Combo nu pot fi atașate alte Fișe tehnologice (preparate sau băuturi separate). Pentru ca în timpul vânzării Meniu Combo ingredientele să fie scăzute corect, este necesar să adăugați în Fișa sa tehnologică toate ingredientele din preparatele și băuturile care fac parte din acest combo sau să utilizați Semipreparate.

Pasul 4: Semipreparate

În cazul utilizării Semipreparatelor în Meniu Combo (de exemplu, când burgerul și cartofii prăjiți sunt preparate pe loc, și nu achiziționate în formă gata preparată), este necesar să creați Semipreparate corespunzătoare pentru aceste preparate.

Rețineți că fiecare Semipreparat poate fi utilizat atât în componența Meniu Combo, cât și comercializat separat.

Pentru fiecare Semipreparat inclus în componența Meniu Combo, activați funcția de preparare în Kavapp Seller.

În sistemul Kavapp există mai multe secțiuni principale pentru controlul stocurilor, transferurilor și achizițiilor. 

Acest lucru ajută la menținerea unei evidențe exacte, la prevenirea lipsurilor de produse și la optimizarea operațiunilor de depozit.

Ce conține evidența produselor?

• Comenzi internе — transferul produselor din depozitul extern către punctele de vânzare.
• Achiziții — înregistrarea produselor și ingredientelor direct la punctul de vânzare.
• Scădere din stoc — eliminarea produselor din depozit din cauza deteriorării sau expirării termenului de valabilitate.
• Reinventariere — verificarea și corectarea stocurilor reale.
• Vânzări din depozit — posibilitatea de a vinde produse, veselă, ingrediente și materiale consumabile din depozitul extern.
• Disponibilitatea produselor la punctul de vânzare — vizualizarea stocurilor de produse la punctele de vânzare.
• Gestionarea depozitului — administrarea operațiunilor în depozitul extern (disponibilitate, înregistrare, scădere din stoc a produselor și corectarea valorii).

Comenzi internе pentru transferul produselor este utilizată doar dacă aveți un depozit extern separat de punctul de vânzare. 

Când produsul este păstrat în depozitul extern și trebuie transferat către punctul de vânzare pentru a fi disponibil la vânzare — trebuie să creați o comandă internă de transfer.

Cum funcționează sistemul?

1. Comanda internă de transfer al produselor este creată de administrator în Kavapp Admin sau de casier în Kavapp Seller.
2. Logisticianul în Kavapp Logistics primește comanda și pregătește produsele.
3. Produsele sunt expediate din depozit și transferate la punctul de vânzare.
4. Casierul în Kavapp Seller confirmă recepția produselor, după care acestea devin disponibile la punctul de vânzare.

Important! Comanda internă nu este necesară dacă nu aveți un depozit separat și produsele sunt păstrate direct la punctul de vânzare.

În acest caz, produsele sunt înregistrate direct printr-o achiziție (vezi punctul 4.2. „Achiziții”).

Cum se creează o comandă internă de transfer în Kavapp Admin?

1. Accesați „Gestiunea mărfurilor” → „Comandă internă”.
2. Apăsați „Creează comandă internă”.
3. Selectați punctul de vânzare către care se transferă produsul din depozit.
4. Indicați produsele și cantitatea acestora.
5. Apăsați „Trimite datele” — comanda internă va apărea în aplicația Kavapp Logistics pentru a fi procesată de logistician.

Comanda internă poate fi creată și din Kavapp Seller (vezi punctul 5.3. „Comanda produselor” din instrucțiunile de configurare Kavapp Seller).

Dacă Kavapp Logistics nu este utilizat, administratorul sau casierul pot confirma manual transferul produselor în Kavapp Admin sau Kavapp Seller.

Avantajele lucrului prin depozit: 

✔ Control clar asupra stocurilor de produse.
✔ Evidență automată a mișcărilor de produse între punctele de vânzare.
✔ Prevenirea lipsei de produse datorită logisticii centralizate.
✔ Convenabil pentru rețelele de localuri care utilizează un depozit extern comun.

Achiziția reprezintă intrarea unui produs nou direct în punctul de vânzare, fără utilizarea depozitului extern.

Când se utilizează achiziția?

Dacă nu aveți un depozit extern și produsele sunt livrate direct la punctul de vânzare.

Cum se înregistrează o achiziție în Kavapp Admin?

1. Accesați „Gestiunea mărfurilor” → „Achiziții”.
2. Apăsați „Creare achiziție”.
3. Selectați punctul de vânzare unde ajung produsele.
4. Adăugați pozițiile de produse, indicând:
   • Cantitatea de set
   • Numărul de unități per set
   • Prețul per set

După introducerea datelor în coloana „Suma totală”, totalul va apărea automat în dreptul fiecărei poziții.

5. Dacă produsul este achiziționat cu numerar, activați opțiunea „Plată din casă” — suma va fi scăzută din casa de marcat a punctului de vânzare.

6. Apăsați „Trimite datele” — achiziția va fi adăugată în sistem.

7. Dacă este activată opțiunea „Confirmare automată a achiziției”, produsul va apărea imediat în stocuri fără a necesita confirmare manuală.

Ce este important de știut?

• Achiziția se utilizează pentru produse, ingrediente, materiale consumabile care ajung direct în punctul de vânzare.
• Dacă produsul ajunge mai întâi în depozitul extern și apoi este transferat, trebuie folosită opțiunea „Comandă internă” (vezi punctul 4.1).
• Opțiunea „Plată din casă” permite scăderea sumei din casă în cazul plății cu numerar.
• Alternativ, achiziția poate fi creată și prin Kavapp Seller sau Kavapp Logistics.

Scăderea din stoc reprezintă eliminarea produselor, ingredientelor sau materialelor consumabile din gestiune din cauza deteriorării, expirării sau altor motive.

Când se utilizează scăderea din stoc? 

✔ Dacă produsul este deteriorat sau are termenul de valabilitate expirat.
✔ Dacă produsul este pierdut sau deteriorat (de exemplu, spart, vărsat, alterat în timpul depozitării).
✔ Dacă trebuie scăzute materiale consumabile (de exemplu, șervețele, mănuși de unică folosință).
✔ Dacă există discrepanțe între stocul real și cel din sistem și este necesară ajustarea manuală.

Cum se înregistrează o scădere din stoc în Kavapp Admin?

1. Accesați „Gestiunea mărfurilor” → „Scădere din stoc”.
2. Apăsați „Creare scădere”.
3. Selectați punctul de vânzare unde trebuie scăzute produsele.
4. Adăugați pozițiile, indicând cantitatea care trebuie scăzută.
5. Apăsați „Trimite datele” și completați câmpul Motivul scăderii (ex.: „deteriorat”, „pierdere”, „defect”) – produsul va fi eliminat din gestiune.

Dacă este activată opțiunea „Confirmare automată a scăderii”, produsul va fi eliminat imediat din stocuri fără confirmare manuală.

Ce este important de știut?

• Scăderea din stoc actualizează stocurile în timp real — produsele eliminate dispar imediat din evidență.
• Motivul scăderii ajută la analiza pierderilor și la ținerea evidenței produselor eliminate.
• Administratorul poate restricționa accesul casierilor la această funcție în Kavapp Admin.
• Alternativ, scăderea poate fi efectuată și prin Kavapp Seller (vezi punctul 5.4 „Scădere de produse” din instrucțiunea „Configurarea Kavapp Seller”).

Reinventarierea este procesul de verificare și corectare a stocurilor de produse la punctul de vânzare pentru a elimina diferențele dintre datele reale și evidența din Kavapp. 

Pentru realizarea reinventarierii în depozitul extern, utilizați Kavapp Logistics.

Când se utilizează reinventarierea? 

✔ Pentru compararea stocurilor reale de produse, ingrediente, preparat prealabil sau materiale consumabile cu datele din Kavapp.
✔ Dacă există suspiciuni privind lipsuri sau surplusuri în sistem.
✔ După livrări mari, relocări sau modificări în sortimentul de produse.
✔ În timpul inventarierilor planificate.

Cum se efectuează reinventarierea în Kavapp Admin?

1. Accesați „Gestiunea mărfurilor” → „Reinventariere”.
2. Selectați punctul de vânzare unde se face verificarea.
3. Introduceți stocurile reale ale produselor lângă fiecare poziție.
4. Apăsați „Trimite datele” – sistemul va actualiza evidența (scădere din stoc sau înregistrarea diferenței).

Ce este important de știut?

• Reinventarierea în Kavapp Admin poate fi efectuată fie pentru toate pozițiile, fie doar pentru unele produse.
• După confirmare, sistemul scade automat lipsurile sau adaugă surplusurile de produse.
• În timpul reinventarierii, celelalte operațiuni la acel punct de vânzare sunt blocate până la finalizarea procesului.
• Alternativ, reinventarierea poate fi efectuată și prin Kavapp Logistics (vezi punctul 4.4 „Reinventariere” din instrucțiunea „Configurarea Kavapp Logistics”).

Vânzarea din depozit este o funcție care permite vânzarea produselor direct din depozitul extern, fără transferul lor în punctul de vânzare.

Când se utilizează vânzarea din depozit?

 ✔ Dacă vindeți produse direct din depozit, fără a le transfera mai întâi în punctul de vânzare (ex: vânzare en-gros).
✔ Dacă produsele sunt vândute pe bază de comandă și nu este necesară păstrarea lor în punctul de vânzare.

Cum se efectuează o vânzare din depozit în Kavapp Admin?

1. Accesați „Gestiunea mărfurilor” → „Vânzări din depozit”.
2. Adăugați pozițiile de produse, indicând:

• Cantitatea de ambalaje de vândut
• Prețul per ambalaj pentru vânzare

3. Apăsați „Trimite datele” — vânzarea va fi înregistrată, iar produsul scăzut din depozit.

Ce este important de știut?

• Se pot vinde doar ambalajele înregistrate în sistem.
• Alternativ, vânzarea din depozit poate fi efectuată și prin Kavapp Logistics.

Secțiunea „Disponibilitatea produselor la punctul de vânzare” permite vizualizarea stocurilor existente și analiza utilizării produselor în timpul unei ture.

Sunt disponibile două opțiuni de vizualizare:

✔ Disponibilitate în acest moment — afișează stocurile actuale din punctul de vânzare.
✔ Utilizare în tura curentă — afișează produsele, ingredientele, preparatele prealabile și vase sau vândute în timpul turei active.

Notă: produsele, ingredientele, preparările și materialele consumabile din ultimul bon emis nu sunt incluse.

Cum se accesează informațiile?

1. Accesați „Gestiunea mărfurilor” → „Disponibilitatea mărfurilor în punctul de vânzare”.
2. Selectați punctul de vânzare din lista derulantă.
3. Apăsați "Disponibilitate în acest moment” sau "Utilizare în tura curentă”, în funcție de opțiunea dorită.

Stocurile se actualizează automat după vânzări, scăderi din stoc sau reinventariere.

Atenție: Materialele consumabile nu sunt scăzute automat din stoc, deoarece nu participă la vânzarea în punctul de vânzare. Stocurile acestora sunt controlate manual prin operațiunile Achiziție, Comandă (dacă există depozit) și Scădere din stoc. Operațiunile efectuate pot fi vizualizate în rapoartele de gestiune din punctele de vânzare, în special în Raportul de scădere din stoc, Raportul de achiziții și Raportul de livrare.

Secțiunea „Gestionarea depozitului” permite vizualizarea stocurilor de produse din depozitul extern și efectuarea de operațiuni asupra acestora.

Ce se poate face în această secțiune?

✔ Vizualizarea stocurilor de produse în depozitul extern.
✔ Înregistrarea produsului în stoc — adăugarea pozițiilor în depozit.
✔ Scăderea produsului din stoc — eliminarea pozițiilor din depozit.
✔ Corectarea valorii — modificarea costului de achiziție al poziției dacă prețul s-a schimbat sau a fost introdus greșit.

Cum se vizualizează stocurile din depozit?

1. Accesați „Gestiunea mărfurilor” → „Gestionarea depozitului”.
2. Sistemul va afișa stocurile actuale de produse.

Modificările pot fi efectuate doar pentru câte o poziție odată; editarea în masă este disponibilă doar în Kavapp Logistics.

Controlul mișcării materialelor consumabile în depozit se efectuează cu ajutorul rapoartelor de gestiune în depozit, în special Raportului privind scăderile din stoc din depozit, Raportului privind reinventarierile în depozit și Raportului privind mișcarea produselor în depozit.

Cu ajutorul instrumentelor Kavapp, puteți gestiona toate operațiunile financiare, corecta costurile produselor și administra salariile angajaților.

Instrumentele principale din categoria „Operațiuni financiare”:

• Încasare de numerar — înregistrarea colectării numerarului din casă și crearea încasărilor manuale.
• Ajustarea costului în punctul de vânzare — ajustarea costului veselei, ingredientelor, produselor și preparărilor pentru un punct de vânzare selectat.
• Calcul salarii — calcularea salariului pentru orice perioadă, pentru fiecare casier al rețelei separat.
• Penalizări și prime — adăugarea penalizărilor și primelor pentru casieri individuali. Datele sunt luate în considerare la calcularea următorului salariu.
• Avansuri — înregistrarea avansurilor acordate fiecărui casier separat.

În secțiunea „Încasare de numerar” sunt disponibile două acțiuni:

• Crearea unei încasări — înregistrarea sumei exacte de numerar retrasă din casa punctului de vânzare.
• Încasare manuală de numerar — depunerea de numerar în casa punctului de vânzare.

Când se utilizează încasarea și încasarea manuală?

Încasare de numerar:

✔ Pentru urmărirea exactă a sumei de numerar încasate.
✔ Pentru urmărirea exactă a sumei de numerar rămase în casă.
✔ Pentru controlul casierilor sau altor angajați care au acces la casă.

Încasare manuală de numerar: 

✔ Reîncărcarea casei cu numerar pentru a asigura restul necesar la începutul turei.
✔ Acoperirea cheltuielilor punctului de vânzare (de exemplu: achiziții plătite din casă).
✔ Păstrarea evidenței clare a operațiunilor cu numerar.

Cum se creează o încasare?

1. Deschideți Kavapp Admin → Operațiuni financiare → Încasare de numerar.
2. Apăsați „Depunere numerar”.
3. Indicați Punctul de vânzare de unde se retrage numerarul.
4. Indicați suma exactă a încasării de numerar (de exemplu: $1280).
5. Adăugați o notă, dacă este necesar.
6. Apăsați „Salvează”.

Cum se creează o încasare manuală de numerar?

1. Deschideți Kavapp Admin → Operațiuni financiare → Încasare de numerar.
2. Apăsați „Încasare manuală”.
3. Indicați Punctul de vânzare unde se depune numerarul.
4. Introduceți suma exactă (exemplu: $1280).
5. Adăugați o notă, dacă este necesar.
6. Apăsați „Salvează”.

Ce este important de știut?

• Previne lipsurile și asigură transparența fluxului de numerar.
• Reduce riscul de erori sau fraude cu bani lichizi.
• Toate datele privind încasările sunt salvate în sistem, fiind utile pentru contabilitate.
• Informațiile despre încasări sunt disponibile în timp real, ceea ce facilitează gestionarea caselor.

Atenție! Cât timp tura de lucru este deschisă, încasările de numerar și depunerile de numerar create și confirmate anterior în timpul acestei ture pot fi vizualizate în secțiunea Operațiuni financiare → Încasări de numerar.

În Kavapp Admin puteți corecta costul de achiziție la orice punct de vânzare. Se poate modifica pentru orice categorie: veselă, ingrediente, produse, preparate.

Când se utilizează corectarea costului de achiziție?

✔ Dacă este necesară corectarea unei erori după indicarea inițială a costului.
✔ Dacă s-au schimbat condițiile de aprovizionare și trebuie actualizate prețurile la valoarea actuală.

Cum se corectează costul de achiziție?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Operațiuni financiare → Ajustarea costului în punctul de vânzare.
2. Selectați Punctul de vânzare pentru care se vor face modificările.
3. Selectați categoria în care se află produsele necesare pentru editare: veselă, ingrediente, produse, preparate.
4. Din listă, selectați produsul dorit, apăsați „Modifică”, iar în fereastra deschisă introduceți noul preț de achiziție.
5. Apăsați „Salvează”.

Ce este important de știut?

• Reflectă cheltuielile reale pentru produse, ingrediente și preparate.
• Permite reacția rapidă la modificările de aprovizionare și corectarea valorii produselor.
• Ajută la corectarea datelor incorecte introduse inițial.
• Asigură calcule precise ale profitabilității și marjei.
• Permite adaptarea prețurilor de vânzare cu amănuntul fără pierderi de profit.

Calculul salariului pentru casierii punctelor de vânzare se realizează prin Kavapp Admin.

Salariul casierilor este alcătuit din plata pe oră și un procent din vânzarea băuturilor și a altor poziții. Acesta se calculează pentru întreaga perioadă în care casierul a avut deschisă tura de lucru.

Cum se calculează salariul?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Operațiuni financiare → Calcul salariu.
2. Selectați perioada pentru care va fi calculat salariul.
3. Selectați Punctul de vânzare unde activează casierul.
4. Selectați Casierul pentru care se va calcula salariul.
5. Apăsați „Obține raport”. În suma de plată vor fi incluse: timpul total lucrat, venitul pe oră, venitul din vânzări prin casă, prin card, precum și prime, penalizări și avansuri plătite.
6. Puteți edita valorile dacă observați o eroare.

După calculul salariului, îl puteți atribui casierului. După aceasta, salariul este considerat achitat și nu mai este inclus în calculele ulterioare.

Ce este important de știut?

• Dacă salariul este definit atât pentru casier, cât și pentru punctul de vânzare, se va cumula. De exemplu, dacă pentru casier este stabilită o rată de 35 UAH/oră, iar pentru punctul de vânzare — 35 lei/oră, atunci rata totală pentru acest casier la acel punct va fi de 65 lei/oră.
• Permite calculul precis al plăților, ținând cont de timpul lucrat, vânzări și suplimente.
• Asigură evidența corectă a plăților în sistem.
• Reduce timpul necesar pentru calcul și plată a salariilor.
• Ajută la evitarea dublei plăți și ușurează evidența contabilă.

Puteți adăuga penalizări sau prime oricărui casier, în orice moment. Datele vor fi salvate și incluse în calculul salariului.

Cum se adaugă penalizări sau prime?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Operațiuni financiare → Penalizări și prime.
2. Apăsați Adaugă primă sau penalizare.
3. Indicați Data creării primei sau penalizării.
4. Selectați Сasierul căruia i se va aplica funcția.
5. Din meniul derulant selectați „Primă” sau „Penalizare”, în funcție de ceea ce va fi acordat casierului selectat.
6. Introduceți suma primei sau penalizării.
7. Opțional, adăugați o descriere cu explicații sau comentarii.
8. Apăsați „Creează”.

Ce este important de știut?

• La crearea penalizărilor sau primelor se poate adăuga o descriere pentru fiecare operațiune.
• Toate penalizările și primele sunt luate în considerare la calculul salariului.
• Puteți edita orice date într-o primă sau penalizare creată: data, casierul, tipul, suma, descrierea.
• Puteți activa sau dezactiva o primă sau penalizare. Dacă este inactivă, nu va fi inclusă în calculul salariului.

Administratorul poate oferi avansuri salariale angajaților, care vor fi luate în considerare la calculul următorului salariu.

Cum se acordă un avans salarial? 

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Operațiuni financiare → Avans salarial.
2. Apăsați Adaugă avans salarial
3. Specificați Data creării avansului salarial
4. Selectați Сasierul, pentru care se aplică funcția
5. Introduceți suma avansului salarial
6. Dacă este necesar, adăugați note explicative sau un comentariu
7. Apăsați Creează

Ce este important de știut?

• Puteți edita orice date din avansul salarial creat: data, casierul, suma, notele.
• Puteți face un avans salarial activ sau inactiv. Dacă este inactiv, nu va fi luat în considerare la calculul salariului.

Funcționalitatea „Promoții și disconty” în Kavapp permite configurarea reducerilor, promoțiilor și cardurilor de discount pentru clienți.

Aceasta ajută la stimularea achizițiilor repetate, creșterea loialității clienților și influențarea vânzărilor.

Cum funcționează sistemul de discounturi?

1. Administratorul creează o reducere în Promoții și disconty → Reduceri.
2. Înregistrează un card personal al clientului în secțiunea Promoții și disconty → Carduri personale și îl leagă de reducere.
3. Barista poate aplica cardul de discount în timpul încasării în Kavapp Seller.

Prin panoul administratorului pot fi adăugate și editate reduceri care vor fi utilizate în sistemul de discounturi.

Tipuri de reduceri în Kavapp:

✔ Reducere procentuală (de exemplu, -10% la toate produsele).
✔ Sumă fixă de reducere în valută (de exemplu, -$50 la o achiziție).
✔ Cashback în procente sau în valută (acumulare de bonusuri pe care clientul le poate folosi pentru plată).

Cum se creează o reducere? 

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Promoții și disconty → Reduceri.
2. Apăsați Adaugă reducere.
3. Specificați Numele reducerii, pentru a o identifica ușor printre altele.
4. Selectați Tipul reducerii: reducere procentuală sau în valută, cashback în procente sau în valută.
5. Introduceți valoarea numerică a reducerii/cashbackului pentru băuturi și pentru alte produse separat.
6. Bifați “✔️” lângă Reducere pentru înregistrarea cardului, pentru a defini această reducere ca fiind standard.

În acest caz, reducerea va fi aplicată automat tuturor cardurilor noi înregistrate prin aplicația Kavapp Seller.

Notă: la înregistrarea unui card de discount prin Admim panel, administratorul poate selecta o altă reducere, indiferent de setările standard.

7. Apăsați Creează — reducerea este activă și poate fi utilizată.

Ce este important de știut?

• O reducere poate fi atașată la mai multe carduri personale.
• Nu este obligatoriu să se înregistreze un card personal pentru fiecare client. Se poate crea un card de discount universal, pe care casierul îl poate aplica la orice bon, atunci când este necesar.
• De exemplu, pot fi înregistrate mai multe carduri de discount personale cu numere simple (de exemplu, 5, 10, 15) și se poate atașa fiecăruia reducerea standard corespunzătoare.
• În timpul încasării, casierul introduce pur și simplu numărul cardului, care corespunde procentului dorit de reducere.
• Instrumentul permite aplicarea rapidă a reducerilor fără a înregistra clienți noi.
• Reducerile create pot fi editate, se pot modifica orice valori și pot fi făcute inactive dacă își pierd actualitatea.

Pentru a oferi clientului o reducere personalizată, trebuie creat cardul său personal de discount.

Cum se creează un card personal? 

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Promoții și disconty → Carduri personale.
2. Apăsați Adaugă card
3. Specificați Prenumele, Numele de familie, Numărul de telefon al clientului
4. Introduceți Numărul cardului și Codul de bare
5. Selectați și atașați la card reducerea creată anterior
6. Bifați “✔️” în căsuța de validare din dreptul Activ, pentru a activa cardul
7. Apăsați Creează — cardul clientului este activ și poate fi utilizat.

De asemenea, cardul personal al clientului poate fi creat de casier în Kavapp Seller (vezi punctul 5.6 "Înregistrarea cardului" în instrucțiunea Configurare Kavapp Seller).

Ce este important de știut?

• Cardurile de discount pot fi aplicate după numărul de telefon, numărul cardului sau codul de bare.
• Datele cardului pot fi editate după înregistrare doar de către administrator în Kavapp Admin.
• Dacă unitatea comercială nu utilizează carduri fizice de discount cu cod de bare, procesul de înregistrare poate fi simplificat.

Pentru aceasta, activați opțiunea „Înregistrarea cardului doar prin număr”, pe care o găsiți în „Setări → Generale”.

• Ștergerea directă a cardului din sistem nu este disponibilă. În schimb, acesta poate fi dezactivat:

1. Găsiți cardul dorit
2. Apăsați pe pictograma „creion” din dreptul cardului pentru a deschide setările
3. Debifați opțiunea „Activ” pentru a dezactiva cardul

După aceasta, cardul va deveni inactiv și nu va mai putea fi utilizat în sistem.

Administratorul poate configura diferite tipuri de promoții pentru orice zi, produs, punct de vânzare, precum și alege tipul de reducere și condiții suplimentare.

Promoția poate fi disponibilă doar pentru deținătorii de carduri, cu posibilitatea de a lua în considerare sau ignora reducerea personală a acestora.

Cum se creează o promoție?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Promoții și disconty → Promoții.
2. Apăsați Adaugă promoție
3. Completați câmpurile:

• Data de început și data de sfârșit — stabiliți perioada de valabilitate a promoției
• Limitări de timp — stabiliți orele în care promoția este activă
• Punctul de vânzare — alegeți unde se aplică promoția (toate sau puncte concrete)
• Tipul obiectului — determină ce se supune promoției (grupuri de meniu, subgrupuri, băuturi, fișe tehnice, produse, mărfuri, pregătiri prealabile)
• Tipul reducerii — alegeți cum va funcționa promoția:

✔️ Reducere în sumă fixă — de exemplu, -$2 la un produs
✔️ Reducere procentuală — de exemplu, -15% la toate băuturile
✔️ Preț promoțional — de exemplu, preț fix de $49 indiferent de prețul de bază

• Specificați ziua săptămânii, dacă promoția se aplică doar în anumite zile (ex: „Promoție în fiecare luni”)
• Alegeți calculul prețului din listă:

✔️ de la prețul cu parametri — reducerea se aplică la valoarea ingredientelor din modificator
✔️ de la prețul fără parametri — reducerea se aplică la prețul de bază al produsului

Exemplu de calcul al prețului cu/fără parametri:
Prețul de bază al cafelei – $5
Sirop suplimentar (modificator) – +$5

Dacă promoția se aplică „de la prețul fără parametri”, reducerea se calculează din $5
Dacă promoția se aplică „de la prețul cu parametri”, reducerea se calculează din $10

4. Dacă promoția este disponibilă doar pentru deținătorii de carduri de discount, activați opțiunea „Doar cu card”

5. Dacă promoția se poate aplica împreună cu reducerea de pe cardul de discount, activați opțiunea „Ia în calcul reducerea cardului”

6. Apăsați „Creează” pentru a activa promoția.

Ce este important de știut?

• Administratorul poate crea promoții pentru produse individuale, puncte de vânzare sau zile concrete.
• Este posibil să se stabilească o reducere fixă, o reducere procentuală sau un preț promoțional fix.
• Promoția poate fi disponibilă doar pentru deținătorii cardurilor de loialitate, prin configurarea unor condiții suplimentare.
• Se poate lua în considerare sau ignora reducerea personală a clienților în timpul aplicării promoției.
• Toate promoțiile sunt înregistrate în sistem, ceea ce permite monitorizarea impactului asupra vânzărilor și ajustarea strategiei de marketing.
• Funcția de reducere pentru modificatori este disponibilă doar în planul tarifar L.

Kavapp Admin oferă un set extins de instrumente analitice pentru monitorizarea eficienței activității unei sucursale.

Datele pot fi generate și vizualizate în timp real, ceea ce permite luarea rapidă a deciziilor de management și optimizarea proceselor de afaceri.

După formarea oricărui raport, îl puteți tipări imediat sau salva în format Excel, apăsând butonul corespunzător de sub tabel.

Rapoartele sunt convenabil împărțite în categorii și subcategorii:

• Rapoarte financiare — rapoarte despre fluxul financiar: venituri, cheltuieli, salarii, încasări de numerar.
• Rapoarte de vânzări — rapoarte detaliate privind vânzările și bonurile.
• Rapoarte pe ture de lucru — rapoarte generale și financiare privind turele.
• Rapoarte privind gestiunea depozitului — conține toate rapoartele privind activitatea. depozitului: ieșiri de stoc, reconstatări, recepții, mișcarea produselor și vânzări din stoc
• Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare — include toată evidența operațiunilor din punctele de vânzare: preparate prealabile, achiziții, utilizarea ingredientelor, livrări, ieșiri de stoc, reconstatări
• Raport pe casieri — date privind activitatea tuturor casierilor: rapoarte despre pauze și posibilitatea de a compara casierii după indicatorii medii.
• Raport privind cardurile de reducere — oferă posibilitatea de a vizualiza informații despre frecvența utilizării cardurilor de reducere în orice unitate. Ajută la monitorizarea muncii neloiale a casierilor.

Rapoartele privind fluxul financiar permit urmărirea tuturor veniturilor și cheltuielilor din punctele de vânzare pentru o anumită perioadă.

În categoria „Rapoarte financiare” se pot genera 4 tipuri de rapoarte:

Salarii calculate 

Salarii calculate — permite vizualizarea salariilor calculate ale casierilor pentru orice perioadă

Cum se generează raportul „Salarii calculate”?
 

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte financiare → Salarii calculate
2. Selectați: perioada (obligatoriu), punctul de vânzare, casierul.
3. Apăsați „Obțineți raportul”

Ce trebuie știut?

• Permite urmărirea tuturor calculărilor de salarii, asigurând control financiar exact.
• Raportul poate fi generat pentru orice perioadă, pentru casieri individuali sau pentru întregul punct de vânzare.
• Permite verificarea corectitudinii salariilor calculate, ținând cont de timpul lucrat, bonusuri și penalizări.

Raport privind încasările de numerar 

Raport privind încasările de numerar — oferă posibilitatea de a urmări câte încasări de numerar au fost efectuate și ce sume au fost retrase în toate sau în anumite puncte de vânzare

Cum se generează raportul „Încasări de numerar”? 

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte financiare → Raport privind încasările de numerar.
2. Selectați: perioada (obligatoriu), punctul de vânzare.
3. Apăsați „Obțineți raportul”.

Ce trebuie știut?

• Raportul permite monitorizarea tuturor încasărilor de numerar din orice punct de vânzare, pentru a preveni lipsuri sau surplusuri.
• Permite analiza sumelor retrase și verificarea corespondenței dintre încasările reale și cele declarate.
• Ajută la identificarea operațiunilor suspecte, abuzurilor sau neconcordanțelor în evidența numerarului.

Atenție! Până la închiderea turei active de lucru, încasările și depunerile de serviciu create și confirmate în timpul acestei ture pot fi vizualizate în secțiunea Operațiuni financiare → Încasări de numerar.

Costul pozițiilor 

Costul pozițiilor — permite vizualizarea costului băuturilor, fișelor tehnice, produselor și preparatelor prealabile în orice punct de vânzare

Cum se generează raportul „Costul pozițiilor”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte financiare → Costul pozițiilor.
2. Selectați punctul de vânzare (obligatoriu) și apăsați „Obțineți raportul”.
3. Alegeți pentru ce categorie doriți să vizualizați costul: băuturi, produse, fișe tehnologice, preparate prealabile. 

În listă puteți vedea costul tuturor pozițiilor din categorie sau căuta o poziție concretă

Ce trebuie știut?

• Permite controlul real al costului produselor, ceea ce ajută la analiza profitabilității
• Ajută la evaluarea necesității ajustării prețurilor de vânzare în funcție de modificările costurilor
• Permite identificarea abaterilor în cheltuieli, de exemplu, din cauza schimbării furnizorilor sau a erorilor în evidență

Raport privind profitul 

Raport privind profitul oferă posibilitatea de a vizualiza profitul fiecărei unități comerciale pentru orice perioadă.

Cum se generează „raportul despre profit”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte financiare → Raport privind profitul.
2. Selectați: perioada (obligatoriu), punctul de vânzare, casierul.
3. Apăsați „Obțineți raportul”.

Ce trebuie știut?

• Permite analizarea profitabilității fiecărei unități comerciale pentru perioada aleasă.
• Oferă posibilitatea de a compara profiturile diferitelor puncte de vânzare și ale casierilor individuali.
• Ajută la identificarea tendințelor de creștere sau scădere a profitului, sprijinind gestionarea eficientă a afacerii.

În această subsecțiune pot fi generate rapoarte combinate pentru diverse verificări.

De exemplu, dacă utilizați sistemul de discounturi, puteți verifica în ce sucursale clientul a utilizat o reducere. Pentru aceasta, completați câmpul cu numărul cardului.

De asemenea, puteți selecta un barista anume și vizualiza datele privind vânzările efectuate în tura sa.

În categoria „rapoarte de vânzări” pot fi generate 6 rapoarte:

Raport de vânzare

Raportul de vânzare oferă posibilitatea de a vizualiza informații detaliate despre toate vânzările pentru orice perioadă, casier și punct de vânzare. Un panou extins de opțiuni permite personalizarea completă a raportului după nevoile dvs.

Cum se generează „raportul de vânzare”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport de vânzare
2. Selectați:

• perioada (obligatoriu);
• punctul de vânzare;
• casierul;
• tipul obiectului (grupuri de meniu, fișe tehnologice, produse, băuturi, preparate prealabile sau toate);

Dacă selectați tipul „toate”, sistemul va propune să alegeți un modificator (ingrediente, preparate prealabile, veselă);

Dacă selectați un anumit tip de obiect (de exemplu, băuturi), sistemul va propune alegerea unei băuturi specifice disponibile la punctul de vânzare.

• numărul cardului;
• codul de articol;
• producătorul.

3. Apăsați „Obțineți raportul”

Ce trebuie știut?

• Raportul permite vizualizarea informațiilor detaliate despre toate vânzările pentru orice perioadă, casier și punct de vânzare
• Urmărește toate operațiunile de casă efectuate într-o anumită perioadă de un anumit casier sau punct de vânzare
• Oferă posibilitatea de a analiza vânzările unui anumit produs, băutură sau producător, pentru ajustarea sortimentului și identificarea tendințelor
• Este utilizat pentru verificarea activității vânzătorilor

Raport consolidat de vânzări 

Raport consolidat de vânzări oferă posibilitatea de a genera date sintetizate despre vânzări pentru o anumită perioadă.

Este obligatorie doar alegerea perioadei, restul parametrilor pot fi configurate în funcție de necesități.

De exemplu, se poate selecta:

• „Punct de vânzare” – Toate,
• „Grupare după” – Poziții,
• „Casier” – numele sau pseudonimul unui anumit angajat.

În tabelul generat va fi afișat: câte poziții a vândut casierul respectiv, prețul mediu al vânzărilor, ponderea în procente.

Cum se generează „raportul de vânzare consolidat”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport de vânzare → Raport consolidat de vânzări
2. Selectați:

• perioada (obligatoriu);
• punctul de vânzare;
• casierul;
• tipul de grupare (după poziții sau după grupuri de meniu);

Dacă selectați tipul de grupare „după poziții”, devine disponibilă funcția suplimentară „Ia în considerare modificatorii”, care permite includerea în analiză a tuturor modificatorilor utilizați în timpul vânzării

3. Apăsați „Obțineți raportul”

Ce trebuie știut?

• Este utilizat pentru analiza dinamicii vânzărilor în orice punct de vânzare.
• Ajută la formarea unei evaluări a eficienței afacerii.
• Funcția „Ia în considerare modificatorii” permite analiza nu doar a pozițiilor principale, ci și a modificatorilor utilizați (ex. ingrediente, adăugări).

Raport pe bonuri 

Raportul pe bonuri oferă posibilitatea de a obține date despre toate operațiunile efectuate. Această subsecțiune afișează informații despre toate bonurile închise pentru perioada selectată.

Acest lucru permite verificarea ușoară a operațiunilor de încasare și controlul veniturilor.

Cum se generează „Raportul pe bonuri”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport de vânzare → Raport pe bonuri. 
2. Selectați:

• perioada (obligatoriu);
• punctul de vânzare;
• casierul;
• metoda de plată (numerar, terminal, bonusuri, toate);
• tipul de bonuri (anulate, amânate, vândute, returnate sau toate);
• numărul cardului.

3. Apăsați „Obțineți raportul”.

Ce trebuie știut?

• Permite verificarea fiecărui bon, identificarea erorilor sau returnărilor
• Ajută la înțelegerea comportamentului de cumpărare: ce produse sunt achiziționate împreună, valoarea medie a bonului, frecvența achizițiilor
• Permite evaluarea eficienței casierilor și vânzătorilor și identificarea tranzacțiilor suspecte sau a anulărilor
• Instrumentele ajută la reconcilierea casei și simplifică gestionarea raportărilor

Vânzări pe oră

Vânzările pe oră permit vizualizarea câtor vânzări au avut loc într-un anumit interval orar și analizarea dinamicii în diferite momente ale zilei.

Cum se generează raportul „Vânzări pe oră”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport de vânzare → Vânzări pe oră.
2. Selectați:

• perioada (obligatoriu);
• punctul de vânzare;
• angajatul.

3. Apăsați „Obțineți raportul”.

Ce trebuie știut?

• Ajută la identificarea orelor de vârf, când sunt cei mai mulți clienți și cel mai mare profit.
• Oferă posibilitatea de a organiza corect tura, astfel încât mai mulți casieri să lucreze în orele aglomerate.
• Ajută la prognozarea necesarului de produse în funcție de ora din zi.
• Permite dezvoltarea de strategii pentru atragerea clienților în orele mai puțin aglomerate.

Raportul pe ture de lucru ajută la verificarea stocurilor raportate de casierii la începutul și la sfârșitul turei și introduse în aplicația barista Kavapp Seller, precum și la monitorizarea întârzierilor sau închiderilor anticipate ale cafenelei.

Puteți selecta perioada, punctul de vânzare sau un casier concret pentru a vizualiza datele.

În categoria „rapoarte pe ture de lucru” pot fi generate 2 rapoarte:

Raport pe ture de lucru

Raportul pe ture de lucru este utilizat pentru analiza activității casierilor și monitorizarea operațiunilor financiare în timpul turelor acestora.

Cum se generează „Raportul pe ture de lucru”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport pe ture de lucru.
2. Selectați:

• perioada (obligatoriu);
• punctul de vânzare;
• casierul.

3. Apăsați „Obțineți raportul”.

Ce trebuie știut?

• Ajută la compararea sumelor reale cu cele din sistem și identificarea discrepanțelor.
• Face toate operațiunile financiare transparente – permite urmărirea cine, când și cât numerar a procesat în tură.
• Ajută managerii să evalueze eficiența personalului și productivitatea fiecărui casier.

Raport financiar pe ture de lucru 

Raportul financiar pe ture de lucru este utilizat pentru analiza detaliată a fluxurilor de numerar în timpul fiecărei ture a casierului sau a altui angajat.

Cum se generează raportul „Raport financiar pe ture de lucru”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport pe ture de lucru → Raport financiar pe ture de lucru
2. Selectați:

• perioada (obligatoriu);
• punctul de vânzare;
• casierul.

3. Apăsați „Obțineți raportul”.

Ce trebuie știut?

• Înregistrează venitul încasat, încasările de numerar, achizițiile, banii de schimb la deschidere, lipsurile din casă la începutul și sfârșitul turei.
• Evaluarea productivității casierilor în diferite ture.
• Ajută la compararea sumelor reale cu cele din sistem și la identificarea discrepanțelor.

Raportul privind gestiunea depozitului ajută la controlul stocurilor de produse, urmărirea mișcărilor acestora și prevenirea pierderilor sau suprastocurilor.
Puteți controla de la distanță și monitoriza activitatea logisticianului din depozit.

În categoria „rapoarte privind gestiunea depozitului” pot fi generate 5 rapoarte:

Raport privind scăderile din stoc în depozit

Raport privind scăderile din stoc în depozit este utilizat pentru evidența produselor retrase din stoc, identificarea motivelor retragerii și controlul pierderilor sau rebuturilor.

Cum se generează „Raportul privind scăderile din stoc”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raportul privind gestiunea depozitului → Raport privind scăderile din stoc în depozit
2. Selectați perioada
3. Apăsați „Obțineți raportul”

Ce trebuie știut?

• Permite detectarea la timp a lipsurilor pentru a minimiza pierderile.
• Asigură evidența exactă a produselor retrase în contabilitate și ajută la calcularea profitului real.
• Ajută la identificarea produselor cel mai frecvent retrase, pentru a revizui condițiile de păstrare sau furnizorii.

Raport privind reinventarierile în depozit 

Raportul privind reinventarierile în depozit este utilizat pentru verificarea stocului real al produselor în raport cu cantitatea calculată, identificarea lipsurilor sau surplusurilor și creșterea acurateței evidenței depozitului.

Cum se generează „Raportul privind reinventarierile în depozit”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport privind gestiunea depozitului → Raport privind reinventarierile în depozit
2. Selectați perioada
3. Apăsați Obțineți raportul

Pentru fiecare operațiune de reinventariere pot fi vizualizate date detaliate: produsul, cantitatea reală, corecțiile aplicate și valoarea totală a stocului disponibil.

Ce trebuie știut?

• Permite compararea stocurilor reale ale produselor cu datele din sistem și identificarea erorilor.
• Asigură acuratețea evidenței din depozit și ajută la evitarea neconcordanțelor în raportările financiare.
• Detectarea la timp a lipsurilor reduce riscul fraudelor interne și îmbunătățește disciplina personalului.
• Pe baza rezultatelor reinventarierii, se pot ajusta oficial stocurile în sistem: scăderea surplusurilor sau înregistrarea lipsurilor.

Raport privind înregistrările în stoc în depozit

Raport privind înregistrările în stoc în depozit este utilizat pentru înregistrarea recepțiilor de produse, controlul corectitudinii evidenței acestora și prevenirea neconcordanțelor în documentația de gestiune.

Cum se generează „Raport privind înregistrările în stoc în depozit”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport privind gestiunea depozitului → Raport privind înregistrările în stoc în depozit
2. Selectați perioada
3. Apăsați Obțineți raportul

Pentru fiecare operațiune de înregistrare pot fi vizualizate date detaliate: grupa de produse, produsul, cantitatea de set recepționate, prețul per set și valoarea totală a produselor înregistrate.

Ce trebuie știut?

• Permite compararea cantității reale de produse recepționate cu documentele furnizorului.
• Înregistrează toate livrările în sistem, prevenind pierderi sau distribuții incorecte.
• Afișează costurile reale ale achizițiilor și ajută la evitarea încălcărilor financiare.
• Previne abuzurile, lipsurile ascunse sau fraudele în procesul de recepție a produselor.

Raport privind mișcarea produselor în depozit 

Raportul privind mișcarea produselor în depozit este utilizat pentru urmărirea tuturor operațiunilor cu produse: recepții, scăderi din stoc, reinventarieri, înregistrări și vânzări din depozit, ceea ce ajută la controlul circulației stocurilor.

Cum se generează „Raportul privind mișcarea produselor în depozit”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport privind gestiunea depozitului → Raport privind mișcarea produselor în depozit
2. Completați câmpurile. Toate sunt obligatorii:

• perioada
• tipul de produs (veselă, ingrediente, produse, consumabile)
• veselă, ingredient, produs sau consumabil concret
• operațiunea (livrat la puncte de vânzare, scăzut din depozit, reinventariat, vândut din depozit, înregistrat în depozit, toate operațiunile)

3. Apăsați Obțineți raportul. Sistemul va afișa stocul de început și de sfârșit al perioadei selectate.

Ce trebuie știut?

• Permite urmărirea mișcării produselor în timp real și prevenirea lipsurilor
• Ajută la identificarea produselor populare și a celor cu rotație scăzută, optimizând achizițiile și vânzările
• Analiza tendințelor de mișcare a produselor permite planificarea eficientă a aprovizionării și evitarea deficitului

Raport privind vânzările din depozit 

Raportul privind vânzările din depozit este utilizat pentru controlul volumului de produse vândute și a rezultatelor financiare ale acestor vânzări.

Cum se generează „Raportul privind vânzările din depozit”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport privind gestiunea depozitului → Raport privind vânzările din depozit
2. Selectați perioada
3. Apăsați Obțineți raportul

Pentru fiecare vânzare din depozit pot fi vizualizate date detaliate: grupa de produse, produsul, cantitatea de set vândute, prețul per set și valoarea totală a vânzării.

Ce trebuie știut?

• Înregistrează toate vânzările din depozit, ajutând la urmărirea stocurilor.
• Permite identificarea produselor care se vând mai bine din depozit și a celor cu rotație redusă.
• Afișează suma totală a vânzărilor și permite evaluarea profitabilității.

Rapoartele privind gestiunea în punctele de vânzare sunt utilizate pentru controlul mișcării produselor, ingredientelor și operațiunilor financiare, ceea ce permite gestionarea eficientă a stocurilor, vânzărilor și cheltuielilor.

Puteți urmări toate operațiunile cu produse care au loc în punctul de vânzare: preparate prealabile, utilizarea ingredientelor, livrări, achiziții, scăderi din stoc și reinventarieri.

În categoria „rapoarte privind gestiunea în punctele de vânzare” pot fi generate 6 rapoarte:

Raport privind preparatele prealabile

Raportul privind preparatele prealabile este utilizat pentru controlul volumelor de preparate prealabile realizate.

Cum se generează „Raportul privind preparatele prealabile”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare → Raport privind preparatele prealabile.
2. Selectați perioada și punctul de vânzare.
3. Apăsați Obțineți raportul.

Ce trebuie știut?

• Ajută la ajustarea volumului de preparate prealabile pentru a evita surplusurile sau lipsurile de materie primă.
• Reflectă starea reală a preparatelor și ajută la ajustarea achizițiilor și planificarea bucătăriei.
• Rapoartele ajută la evitarea neconcordanțelor dintre datele din sistem și starea reală a preparatelor.

Raport privind utilizarea ingredientelor 

Raportul privind utilizarea ingredientelor este utilizat pentru controlul consumului de materii prime, optimizarea stocurilor și prevenirea lipsurilor sau surplusurilor.

Cum se generează „Raportul privind utilizarea ingredientelor”? 

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare → Raport privind utilizarea ingredientelor.
2. Selectați perioada, punctul de vânzare și casierul.
3. Apăsați Obțineți raportul.

Alegeți categoria pentru care doriți să vizualizați raportul: veselă, ingrediente, produse, preparate prealabile.

Ce trebuie știut?

• Înregistrează ce produse sau materii prime au fost utilizate, în ce cantitate și pentru ce preparate prealabile.
• Ajută la analizarea eficienței utilizării materiilor prime și la reducerea pierderilor.
• Permite monitorizarea stocurilor de ingrediente și reîncărcarea lor la timp.
• Ajută la estimarea consumului de materii prime pentru producția finală și la ajustarea politicii de preț.

Raport privind livrările 

Raportul privind livrările este utilizat pentru controlul comenzilor livrate și analiza proceselor logistice.

Cum se generează „Raportul privind livrările”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare → Raport privind livrările.
2. Selectați perioada și punctul de vânzare.
3. Apăsați Obțineți raportul.

Se va genera un tabel cu toate datele principale. Puteți vizualiza informații detaliate pentru fiecare livrare (listă exactă și cantități ale pozițiilor)

Ce trebuie știut?

• Înregistrează cantitatea comenzilor livrate, statutul acestora și respectarea termenelor.
• Ajută la analizarea vitezei și calității serviciului, precum și la identificarea problemelor logistice.
• Ajută la identificarea comenzilor nelivrate, întârziate sau greșite.
• Permite urmărirea dinamicii comenzilor și ajustarea stocurilor în funcție de necesitățile afacerii.

Raport privind achizițiile 

Raportul privind achizițiile este utilizat pentru controlul tuturor produselor cumpărate, analiza cheltuielilor și optimizarea procesului de aprovizionare.

Cum se generează „Raportul privind achizițiile”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare → Raport privind achizițiile.
2. Selectați perioada și punctul de vânzare.
3. Apăsați Obțineți raportul.

Se va genera un tabel cu toate datele principale. Puteți vizualiza informații detaliate pentru fiecare achiziție (listă exactă, cantități și valoare)

Ce trebuie știut?

• Înregistrează toate achizițiile, statutul acestora și valoarea lor, ajutând la analiza cheltuielilor financiare. De asemenea, arată sursa banilor cu care s-a efectuat plata.
• Permite evaluarea produselor achiziționate frecvent, pentru a evita suprastocurile sau lipsurile.
• Asigură coerența dintre produsele recepționate și datele din sistemul de evidență. 

Raport privind scăderile din stoc 

Raportul privind scăderile din stoc este utilizat pentru controlul produselor eliminate din gestiune și prevenirea pierderilor excesive.

Cum se generează „Raport de scădere din stoc”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare → Raport de scădere din stoc.
2. Selectați perioada și punctul de vânzare.
3. Apăsați Obțineți raportul.

Se va genera un tabel cu toate datele principale: în ce punct de vânzare, pentru ce sumă, cine a generat / confirmat scăderea, care este statutul actual etc.

De asemenea, puteți vizualiza informații detaliate despre fiecare scădere (listă exactă, cantitatea articolelor și valoarea acestora)

Ce trebuie știut?

• Înregistrează toate produsele scăzute, cantitatea, data, valoarea etc., ajutând la identificarea posibilelor fraude, lipsuri sau abuzuri.
• Analiza datelor de scădere ajută la ajustarea achizițiilor pentru a minimiza pierderile.
• Permite urmărirea tendințelor privind pierderile și reducerea scăderilor din cauza stocării necorespunzătoare sau planificării greșite.
• Asigură corespondența dintre stocurile reale și datele din sistem.

Raport privind reinventarierile 

Raportul privind reinventarierile este utilizat pentru verificarea stocului real de produse față de datele calculate și înregistrarea diferențelor.

Cum se generează „Raport de reinventariere”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare → Raport de reinventariere.
2. Selectați perioada și punctul de vânzare.
3. Apăsați Obțineți raportul.

Se va genera un tabel cu toate datele principale: în ce punct s-a efectuat reinventarierea, când, statusul și descrierea.

De asemenea, puteți vizualiza informații detaliate pentru fiecare reinventariere (listă exactă de produse verificate, diferențele între cantitatea calculată și cea reală, valoarea lipsurilor)

Ce trebuie știut?

• Permite verificarea dacă stocurile fizice corespund cu datele din sistem.
• Înregistrează lipsurile, excedentele sau erorile în evidență.
• Reinventarierea regulată ajută la detectarea posibilelor abateri și a gestiunii defectuoase.

Rapoarte pe casieri ajută la monitorizarea procesului de muncă, evaluarea productivității fiecărui angajat și optimizarea resurselor umane.

În categoria „Rapoarte pe casieri” pot fi generate 2 rapoarte:

Raport pe pauzele casierilor

Raportul privind pauzele casierilor este utilizat pentru controlul timpului petrecut în pauze, analiza respectării programului de lucru și evaluarea disciplinei personalului.

Cum se generează „Raport pe pauzele casierilor”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport privind casieri → Raport pe pauzele casierilor.
2. Selectați perioada, punctul de vânzare și casierul..
3. Apăsați Obțineți raportul.

Ce trebuie știut?

• Înregistrează începutul și sfârșitul pauzelor fiecărui casier, ajutând la evitarea depășirii timpului permis.
• Datele despre pauze sunt luate în considerare la calcularea salariului casierului.
• Permite evaluarea impactului duratei și frecvenței pauzelor asupra eficienței muncii.
• Ajută la găsirea unui echilibru între pauze și volumul de muncă pentru a menține eficiența echipei și a asigura condiții de muncă decente.

Comparație pe baza indicatorilor medii

Compararea după indicatorii medii — este utilizată pentru compararea și analiza eficienței muncii, evaluarea bonurilor medii și a vânzărilor, precum și pentru identificarea abaterilor în productivitate.

Cum se generează raportul „Comparație pe baza indicatorilor medii”? 

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport pe casieri → Comparație pe baza indicatorilor medii 
2. Selectați perioada și punctul de vânzare
3. Apăsați Obțineți raportul

Ce trebuie știut?

• Permite evaluarea cantității de produse vândute de fiecare casier și identificarea celor care vând semnificativ mai mult sau mai puțin decât media.
• Analizează prețul mediu al băuturilor și al altor poziții, ajutând la evaluarea eficienței vânzărilor.
• Afișează procentul de produse vândute fără reducere, ceea ce influențează profitabilitatea.
• Reflectă suma medie a veniturilor generate de fiecare angajat pentru evaluarea eficienței sale.
• Permite managerilor să ajusteze sistemul de motivare, formarea personalului și procesele de lucru pentru a crește performanța.

Rapoartele privind cardurile de discount sunt utilizate pentru analiza eficienței programelor de reduceri, ofertelor promoționale și impactului reducerilor asupra veniturilor totale.

Puteți vizualiza datele privind utilizarea promoțiilor și discounturilor de către fiecare casier care realizează vânzări prin Kavapp Seller.

Cum se generează Raportul privind cardurile de discount?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport privind cardurile de discount
2. Selectați perioada, punctul de vânzare și casierul
3. Apăsați Obțineți raportul

Ce trebuie știut?

• Arată dacă discounturile generează profit sau creează presiune excesivă asupra bugetului companiei.
• Ajută la identificarea cazurilor de utilizare excesivă sau suspectă a cardurilor de discount, ceea ce poate indica abuzuri.
• Înregistrează numărul total de operațiuni efectuate cu carduri de discount.

În această secțiune puteți efectua toate setările principale ale punctului de vânzare.

Mai exact: activați setările pentru imprimanta de bonuri, vizualizați tariful actual sau utilizați calculatorul de plată pentru a estima plățile viitoare în funcție de perioada selectată, tarif și numărul de puncte de vânzare.

De asemenea, în secțiunea Setări puteți contacta centrul de asistență, accesa secțiunea FAQ sau consulta acordul de utilizare.

În această secțiune sunt adunate setările care se aplică la nivel global pentru întregul sistem Kavapp — indiferent de câte puncte de vânzare are rețeaua.

Spre deosebire de parametrii care se configurează individual pentru fiecare punct de vânzare, aceste opțiuni influențează regulile generale de funcționare ale întregii infrastructuri:

• logica vânzărilor,
• gestionarea bonusurilor,
• setările salariale,
• disponibilitatea modulelor etc.

Ce trebuie știut:

• Modificările din această secțiune se aplică tuturor utilizatorilor și punctelor de vânzare din sistem.
• Pentru ca modificările să fie salvate, trebuie apăsat butonul „Aplică” din partea de jos a ecranului.
• Dacă aceste setări influențează funcționarea aplicației de casă Kavapp Seller, este necesar să efectuați sincronizarea datelor în aplicația casierului după salvare.

Setări generale

• Valută

Aici puteți alege valuta principală de evidență, care va fi utilizată în toate rapoartele financiare, la crearea de produse, achiziții, bonuri etc.

Toate sumele din sistem vor fi afișate în valuta selectată.

• Fus orar

Aici puteți configura zona de timp care va fi afișată în toate rapoartele, bonurile, turele de lucru și alte evenimente care conțin data și ora.

Se recomandă alegerea exactă a fusului orar corespunzător locației punctelor de vânzare.

• Afișează sugestii

Dacă această opțiune este activată, sistemul va afișa sugestii și instrucțiuni textuale în interfața utilizatorului.

După activare, în colțul din dreapta sus al fiecărei ferestre din Admin panel va apărea un simbol activ sub forma unui semn de întrebare.

La apăsare, se va deschide o fereastră explicativă cu funcționalitatea secțiunii respective.

• Limbă

Aici puteți selecta limba principală a interfeței Kavapp Admin pentru toți utilizatorii sistemului.

• Primește notificări

După activarea opțiunii, veți primi notificări de sistem de la Kavapp — de exemplu, despre încasări noi, achiziții sau alte acțiuni importante.

Vă recomandăm să lăsați această funcție activată pentru a putea reacționa rapid la modificări.

• Autentificare cu doi factori

Asigură un nivel suplimentar de securitate la autentificarea în Kavapp Admin.

Dacă funcția este activată, la fiecare autentificare utilizatorul va trebui să introducă un cod unic primit prin SMS sau email.

Setări de vânzare

• După selectarea poziției în Seller, revine la ecranul principal — activează revenirea automată la ecranul principal după ce casierul adaugă un produs în bon.
• Protecție împotriva vânzărilor accidentale — previne apăsarea prematură a butonului „Vânzare”. După adăugarea produsului în bon, acest buton rămâne inactiv timp de 2 secunde.
• Includerea plăților cu bonusuri în venituri — permite alegerea dacă sumele achitate cu bonusuri vor fi incluse în raportul de venituri.
• Acordă bonusuri pentru plățile cu bonusuri — permite sau interzice acumularea de noi bonusuri la achitarea cu bonusuri din cardul personal de discount.
• Metodă de plată implicită — tipul de plată selectat automat în aplicația casierului Kavapp Seller în timpul vânzării (numerar/card/nespecificat).
• Rotunjire — determină modul în care se rotunjește suma totală a bonului (fără rotunjire, până la $1 etc.).

Permisiuni

• Mesagerie — permite sau interzice comunicarea între utilizatorii sistemului (administratori, logisticieni, casieri).
• Băuturi — activează sau dezactivează categoria „Băuturi” în meniul și panoul de administrare.
• Fișe tehnologice — permite utilizarea fișelor tehnologice pentru prepararea produselor.
• Folosește depozitul — activează lucrul cu un depozit extern separat în sistem.
• Folosește producător — permite indicarea producătorului pentru produse.
• Preparatele prealabile — activează sau dezactivează posibilitatea de a lucra cu modulul de preparate prealabile.
• Produse — activează sau dezactivează secțiunea „Produse” în gestiune.
• Folosește calcule financiare — permite introducerea costului produselor în sistem.
• Folosește articol — permite introducerea unui cod de articol pentru produs.
• Folosește meniul QR — activează modulul de lucru cu QR-meniu.

Setări ale sistemului de discount

• Folosește sistemul de discounturi — activează sau dezactivează complet sistemul de discount.
• Permite înregistrarea cardurilor — permite crearea de carduri noi de discount în sistem prin aplicația casierului Kavapp Seller.
• Permite identificarea reducerii după număr de card sau telefon — permite căutarea reducerii clientului în Kavapp Seller prin unul dintre aceste două criterii.
• Înregistrare simplificată a cardurilor bonus (fără câmpuri suplimentare) — permite crearea rapidă a cardurilor fără a completa câmpurile „gen”, „data nașterii”, „adresă”.
• Permite restul pe bonusuri — permite casierului să transfere suma restului în contul de bonus.
• Acordă cashback pentru restul pe bonusuri — dacă este activată, restul din bon crește și cashback-ul.
• Înregistrare card doar după număr — restricționează înregistrarea cardului de discount doar prin număr de card sau telefon, fără scanarea codului de bare.

Este relevant în cazul în care înregistrați carduri virtuale de discount, nu carduri fizice cu cod de bare imprimat.

• Înregistrează cardul dacă nu există în bază — permite crearea automată a unui card nou în aplicația casierului, dacă în timpul vânzării se introduce un card care nu există în sistem.
• Permite utilizarea completă a bonusurilor doar dacă sunt suficiente pentru achitarea totală — interzice utilizarea parțială a bonusurilor acumulate pe cardul de discount personal.

Dacă opțiunea este dezactivată, suma utilizată poate fi setată manual.

• Metodă standard de introducere pentru carduri personale în Kavapp Seller — definește dacă se folosește numărul de telefon sau numărul cardului pentru identificare în Seller.

Dacă este activată, se folosește implicit numărul cardului.

• Reducere pentru înregistrarea cardului — asociază automat o reducere cardului de discount nou creat prin Kavapp Seller.

Salariu

• Include pauza în timpul de lucru (pentru calculul salariului) — determină dacă timpul petrecut în pauză este inclus în calculul salariului.
• Include procentul din bonusuri în salariu — dacă este activat, suma bonusurilor utilizate în timpul vânzărilor este inclusă în partea procentuală a salariului.
• Afișează salariul — afișează sau ascunde informațiile despre câștigurile casierului în interfața Kavapp Seller.

În această secțiune puteți configura afișajul vizual al bonului.

Pentru aceasta, accesați Kavapp Admin → Setări → Setările imprimantei de bonuri.

Cum se configurează aspectul bonului:

1. Selectați punctul de vânzare pentru care doriți să configurați aspectul bonului și apăsați Obține datele.
2. Alegeți setările:

• Afișează logo-ul
• Afișează adresa
• Afișează denumirea

Dacă activați această opțiune, în câmpul alăturat trebuie introdus numele companiei care va apărea pe bon.

Exemplu: KavaTop

• Afișează textul de sus

Dacă activați această opțiune, în câmpul alăturat trebuie introdus textul care va apărea în partea de sus. 

Exemplu: Bine ați venit!

• Afișează textul de jos 1

Dacă activați această opțiune, în câmpul alăturat trebuie introdus textul 1 care va apărea în partea de jos. 

Exemplu: Poftă bună!

• Afișează textul de jos 2

Dacă activați această opțiune, în câmpul alăturat trebuie introdus textul 2 care va apărea în partea de jos. 

Exemplu: Vă mulțumim pentru vizită!

• Afișează numărul cardului personal

Dacă activați această opțiune, pe bon va fi afișat numărul cardului personal de discount al clientului

3. Apăsați Salvează pentru a salva setările doar pentru punctul de vânzare selectat.

3.1 Apăsați Salvează pentru toate punctele pentru a aplica setările pentru toate punctele de vânzare ale rețelei.

Puteți accesa secțiunea Tarif și plăți în Kavapp Admin → Setări → Tarif și plăți.

În această secțiune puteți:

• vizualiza tariful curent și data expirării acestuia,
• prelungi abonamentul,
• consulta plățile anterioare,
• vizualiza alte planuri tarifare,
• utiliza calculatorul de plată pentru a estima costul în funcție de tarif, durată și numărul de puncte de vânzare conectate.

Cum vizualizați și prelungiți tariful

1. Puteți vedea tariful actual și perioada de valabilitate direct în pagina principală: Kavapp Admin → Setări → Tarif și plăți.
2. Aici veți găsi și butonul „Plătește” — la apăsare, veți fi direcționat către pagina de plată.
3. Sistemul va reține automat setările anterioare: planul tarifar, numărul de puncte de vânzare și perioada, pentru ca următoarea plată să fie efectuată rapid, fără a reintroduce datele.
4. Dacă este necesar, selectați perioada dorită din lista derulantă (1 lună, 3 luni, 6 luni, 12 luni).
5. Pentru a finaliza operațiunea, apăsați butonul „Plătește” din partea de jos.

Istoric plăți

Butonul „Istoric plăți ” va descărca întreaga istorie a plăților dvs. Dacă sunteți utilizator nou, istoricul va apărea după prima plată reușită.

Tarife

Butonul „Tarife” vă permite să vizualizați toate planurile disponibile, prețurile și avantajele fiecăruia.

Calculator de plată

Butonul „Calculator de plată” duce către un instrument conceput pentru o mai bună înțelegere și estimare a plăților viitoare.

Aici puteți efectua un calcul ipotetic: selectați alt plan tarifar, un alt număr de puncte de vânzare și o altă durată a perioadei de plată, iar sistemul vă va afișa valoarea estimată pe baza tuturor setărilor.

Rețineți: calculul prețurilor nu afectează tariful curent sau numărul real de puncte de vânzare.

Cum se folosește calculatorul de plată

1. Accesați Kavapp Admin → Setări → Tarif și plăți
2. Selectați parametrii:

• Tarif (S, M, L)
• Numărul de puncte de vânzare
• Perioada (1 lună, 3 luni, 6 luni, 12 luni)

Sistemul va calcula instant valoarea totală estimată conform parametrilor setați și costul per punct de vânzare pe lună.

În secțiunea Informații puteți obține toate informațiile necesare:

1. datele de contact și modalitățile de comunicare;
2. răspunsuri la întrebări frecvente;
3. acordul complet al utilizatorului.

Contacte

Păstrăm legătura cu dvs. prin chatul online din contul personal Kavapp Admin.
Acesta asigură soluționarea rapidă a problemelor, conectându-vă direct cu un specialist dedicat.

Cum se utilizează?

1. Accesați Kavapp Admin → Setări → Info și faceți clic pe ”Chat online”.
2. După aceasta, se va deschide fereastra ”Chat cu IA” sau ”Chat cu serviciul de asistență”, unde, în câmpul ”Scrieți un mesaj”, veți putea descrie pe scurt problema dvs.
3. Faceți clic pe pictograma de trimitere — în chatul cu IA veți primi imediat un răspuns rapid.
4. Dacă solicitarea este trimisă către serviciul de asistență, specialistul nostru vă va contacta în cel mai scurt timp. La nevoie, puteți atașa un fișier sau o captură de ecran pentru o demonstrare mai clară a problemei.