Konfigurujemy system Kavapp dla placówki gastronomicznej

Kavapp Logistics to aplikacja dla logistyków, stworzona w celu ułatwienia i kontroli pracy. Minimalizuje czynnik ludzki, zwiększa dokładność w pracy ze stanami towarów i zapewnia terminową realizację przesunięć.

Co można robić w Kavapp Logistics?

• Kontrolować ruch towarów z magazynu do punktów sprzedaży.
• Przyjmować towary na stan magazynowy.
• Prowadzić ewidencję stanów magazynowych.

Dzięki Kavapp Logistics logistyk otrzymuje jasny obraz wszystkich zamówień, które należy zrealizować, a także aktualnych stanów towarów — co pomaga skutecznie planować dostawy i unikać błędów.

Aby rozpocząć pracę, pobierz aplikację Kavapp Logistics na swoje urządzenie.
Skąd pobrać?

• Sklep Google Play (Android).
• App Store (iOS).

Po instalacji uruchom aplikację i zaloguj się.

Aby zalogować się do aplikacji logistyka i rozpocząć pracę, należy podać kod dostępu logistyka. Można go wygenerować w: Kavapp Admin → Informacje podstawowe → Logistycy → Kod dostępu.

Uwaga: dla jednego punktu sprzedaży предусмотрена możliwość jednoczesnej pracy kilku pracowników z różnych urządzeń, na których zainstalowano aplikację Kavapp Logistics. Dla każdego dodanego Logistyka należy wygenerować oddzielny Kod dostępu.

Ekran główny aplikacji Kavapp Logistics zapewnia logistykowi dostęp do najważniejszych funkcji kontroli i realizacji zadań.

Zawiera następujące kluczowe sekcje:

• Zamówienia — wyświetla wszystkie zamówienia przesłane z punktów sprzedaży i umożliwia ich edycję.
• Pilne zamówienia — wyświetla wszystkie pilne zamówienia od punktów sprzedaży.
• Rozchód — szybkie rozchodowanie towaru z dowolnego punktu sprzedaży na jego żądanie.
• Aktywne zmiany robocze — pokazuje, którzy pracownicy są obecni w pracy. Tutaj można również tworzyć inkasa oraz zakupy.
• Wiadomości — komunikacja logistyków z innymi członkami zespołu: kasjerami, administratorami oraz innymi logistykami.

Sekcja "Zamówienia" na ekranie głównym pozwala logistykowi zobaczyć wszystkie zamówienia z punktów sprzedaży.

Logistyk może je edytować, kompletować oraz wysyłać do realizacji. Ta sekcja zapewnia pełną kontrolę nad procesem realizacji zamówień.

Jak przejrzeć, edytować i sformować zamówienie:

1. Przejdź do Zamówienia na ekranie głównym aplikacji Kavapp Logistics.
2. Kliknij punkt sprzedaży, który utworzył zamówienie.
3. Przejrzyj zamówione towary.
4. Naciśnij Edytuj, jeśli trzeba zmienić ilość towarów (np. gdy czegoś brakuje na magazynie). Po zakończeniu edycji kliknij Utwórz.
5. Zaznacz ✔️ w checkboxie przy towarze, który został skompletowany.
6. Kliknij Wydaj, aby oznaczyć zamówienie jako wykonane.

Możesz również przejrzeć historię wcześniej zrealizowanych zamówień. Wszystkie dane są przechowywane w systemie.
Aby to zrobić, wybierz datę, dla której chcesz wyświetlić historię, oraz punkt sprzedaży.

Sekcja "Zamówienia pilne" zawiera zamówienia, które wymagają realizacji w pierwszej kolejności.

Pozwala to logistykowi efektywnie planować swoją pracę i terminowo wykonywać priorytetowe zamówienia. Logistyk może edytować, kompletować i wysyłać zamówienia pilne do szybkiej realizacji.

Jak pracować z zamówieniami pilnymi:

1. Przejdź do Zamówienia pilne na ekranie głównym aplikacji Kavapp Logistics.
2. Kliknij punkt sprzedaży, który utworzył zamówienie.
3. Przejrzyj zamówione towary.
4. Kliknij Edytuj, jeśli trzeba zmienić ilość towarów (np. gdy czegoś brakuje na magazynie). Po zakończeniu edycji naciśnij Utwórz.
5. Zaznacz ✔️ w checkboxie przy zebranym towarze.
6. Kliknij Wydaj, aby oznaczyć zamówienie jako wykonane.

Aby przejrzeć historię wcześniej wykonanych zamówień, kliknij "Historia zamówień", wybierz datę oraz punkt sprzedaży.

Sekcja "Rozchód” umożliwia logistykowi szybkie rozchodowanie towarów, naczyń, składników oraz materiałów eksploatacyjnych z dowolnego punktu sprzedaży na prośbę pracownika. Ta funkcja jest używana w przypadkach, gdy takie pozycje są uszkodzone lub nie nadają się już do dalszego użytku.

Ta funkcja nie będzie potrzebna, jeśli włączysz opcję autopotwierdzania rozchodów w:
Kavapp Admin → Informacje podstawowe → Punkty sprzedaży → Ustawienia → Automatyczne potwierdzanie rozchodu. W takim przypadku do rozchodu nie trzeba angażować drugiego pracownika.

W sekcji "Aktywne zmiany robocze" można sprawdzić, którzy pracownicy są obecnie na stanowisku pracy. Można tu również wykonywać dodatkowe operacje:

• Inkaso lub wpłata służbowa dla określonego punktu sprzedaży,
• Zakupy,
• Zamówienie automatyczne (funkcja w przygotowaniu).

Inkaso i wpłata służbowa

Aby utworzyć inkaso lub wpłatę służbową:

1. Przejdź do Aktywne zmiany robocze na ekranie głównym Kavapp Logistics i wybierz punkt sprzedaży.
2. Wybierz Inkasa i kliknij "+". Wybierz, czy tworzysz inkaso, czy wpłatę gotówki.
3. Podaj kwotę oraz opis, następnie kliknij Utwórz.

Możesz również przeglądać historię utworzonych inkas i wpłat służbowych dla danego punktu sprzedaży.

Zakupy

Aby utworzyć zakup:

1. Przejdź do Aktywne zmiany robocze na ekranie głównym Kavapp Logistics i wybierz punkt sprzedaży.
2. Kliknij Zakupy i naciśnij "+".
3. Wybierz kategorię: naczynia, składniki lub towary, aby znaleźć potrzebną pozycję.
4. Skonfiguruj zakup pozycji. Podaj liczbę opakowań, ilość w opakowaniu oraz cenę za opakowanie.
5. Po dodaniu i skonfigurowaniu wszystkich pozycji kliknij Zrób zakup.

Możesz również przejrzeć historię zakupów wykonanych dla punktu sprzedaży.

Zamówienie automatyczne

Funkcja w przygotowaniu.

Sekcja "Wiadomości" umożliwia logistykowi komunikację z innymi członkami zespołu — pracownikami punktów sprzedaży, administratorami oraz innymi logistykami.

Logistyk może otrzymywać wiadomości o bieżących zadaniach, omawiać kwestie operacyjne oraz szybko reagować na zmiany. Poprawia to efektywność komunikacji i koordynację pracy w całej sieci.

Ekran "Magazyn" zapewnia dostęp do funkcji, które pomagają kontrolować i zarządzać stanami towarów w oddzielnym, zewnętrznym magazynie.
Zawiera następujące sekcje:

• dostępność towaru — pokazuje wszystkie towary znajdujące się w magazynie w czasie rzeczywistym,
• rozchód — szybkie rozchodowanie towarów z magazynu,
• przyjęcie na stan magazynowy — szybkie przyjmowanie towarów do magazynu,
• inwentaryzacja korekcyjna — kontrola ruchu towarów w magazynie i korekta ich ilości,
• sprzedaż — sprzedaż towarów z magazynu,
• ruch towaru w magazynie — przeglądanie i generowanie raportów o ruchu towarów w wybranym okresie.

Sekcja "Dostępność towaru" pozwala logistykowi przeglądać wszystkie towary, które znajdują się obecnie w magazynie. Można tu znaleźć aktualne informacje o ilości i wartości stanów magazynowych.

1. Przejdź do ekranu Magazyn w aplikacji Kavapp Logistics i wybierz sekcję Dostępność towaru.
2. Wybierz kategorię: naczynia, składniki lub towary, aby zobaczyć wszystkie pozycje.

System wyświetli ilość każdej pozycji w magazynie oraz jej łączną wartość.

Sekcja "Rozchód" służy do szybkiego rozchodowania towarów z magazynu — np. gdy towar został uszkodzony lub nie nadaje się do dalszego użytku.

Utrzymuje to dokładność danych o stanach magazynowych.

Jak wykonać rozchód:

1. Przejdź do ekranu Magazyn w Kavapp Logistics i wybierz sekcję Rozchód.
2. Wybierz typ: naczynia, składniki, towary lub materiały eksploatacyjne.
3. Wybierz pozycję z listy.
4. Podaj ilość przeznaczoną do rozchodu.
5. Dodaj opis.
6. Kliknij Wykonaj rozchod, aby zakończyć operację i zapisać zmiany.

Możesz również przeglądać historię wykonanych rozchodów.

W sekcji "Przyjęcie" można szybko przyjąć różne towary do magazynu. Jest to przydatne przy rejestracji nowych dostaw i utrzymaniu dokładnej ewidencji magazynowej.

1. Przejdź do ekranu Magazyn w Kavapp Logistics i wybierz sekcję Przyjęcie.
2. Wybierz kategorię: naczynia, składniki, towary lub materiały eksploatacyjne, aby zobaczyć wszystkie jej pozycje.
3. Wybierz pozycję, podaj liczbę opakowań oraz cenę za opakowanie.
4. Kliknij Wyślij, aby przyjąć towar na stan magazynowy.

Możesz również wyświetlić historię utworzonych przyjęć.

Sekcja "Inwentaryzacja korekcyjna" pomaga kontrolować ruch towarów w magazynie oraz korygować ich ilość, jeśli jest to konieczne. Inwentaryzacja korekcyjna zapewnia dokładność danych dotyczących stanów towarów.

Jak wykonać inwentaryzację korekcyjną:

1. Przejdź do ekranu Magazyn w aplikacji Kavapp Logistics i wybierz sekcję Inwentaryzacja korekcyjna.
2. Wybierz kategorię: naczynia, składniki, towary lub materiały eksploatacyjne, aby zobaczyć wszystkie jej pozycje.
3. Kliknij wybraną pozycję i edytuj: liczbę jednostek oraz cenę za opakowanie.
4. Kliknij Zapisz.

Możesz również przejrzeć historię inwentaryzacji korekcyjnych.

Sekcja "Sprzedaż" służy do sprzedaży towarów bezpośrednio z magazynu. Funkcja jest przydatna w sytuacjach, gdy konieczna jest bezpośrednia realizacja sprzedaży z magazynu.

Jak dokonać sprzedaży:

1. Przejdź do ekranu Magazyn w Kavapp Logistics i wybierz sekcję Sprzedaż.
2. Wybierz kategorię: naczynia, składniki, towary lub materiały eksploatacyjne, aby zobaczyć wszystkie jej pozycje.
3. Wybierz odpowiednią pozycję i podaj: liczbę opakowań, liczbę jednostek w opakowaniu oraz cenę za opakowanie.
4. Kliknij Sprzedać.

Możesz również przejrzeć historię sprzedaży z magazynu.

Uwaga. Sprzedaż naczyń, składników, towarów oraz materiałów eksploatacyjnych z magazynu odbywa się wyłącznie hurtowo (w opakowaniach).

Sekcja "Ruch towaru w magazynie" pozwala logistykowi przeglądać oraz generować raporty dotyczące ruchu towarów w magazynie w wybranym okresie. To narzędzie umożliwia pełne śledzenie wszystkich operacji związanych z towarami.
Jak wyświetlić ruch towaru:

1. Przejdź do ekranu Magazyn w Kavapp Logistics i wybierz sekcję Ruch towaru w magazynie.
2. Wybierz ustawienia:
   • typ: naczynia, składniki, towary, materiały eksploatacyjne,
   • pozycję z listy,
   • operację: wszystkie operacje, dostarczono do punktów, przyjęto na magazyn, rozchodowano, sprzedano z magazynu, inwentaryzacja korekcyjna,
   • daty.
3. Kliknij Pobierz raport.

Ekran "Punkty sprzedaży" umożliwia logistykowi przeglądanie informacji o wszystkich placówkach, do których dostarczane są towary.
Każdy punkt sprzedaży ma własny ekran. Aby rozpocząć pracę, kliknij wybraną placówkę — pojawią się następujące narzędzia:

• dostępność towaru — podgląd wszystkich towarów dostępnych w danym punkcie sprzedaży w czasie rzeczywistym,
• inwentaryzacja korekcyjna — kontrola ruchu towaru w placówce oraz edycja jego ilości,
• ruch towaru — generowanie tabel z danymi o wszystkich operacjach na towarach w wybranym okresie,
• inkasa — przegląd historii inkas oraz wykonywanie inkas w punkcie sprzedaży,
• zakupy — tworzenie nowych zakupów dla konkretnego punktu sprzedaży.

Sekcja "Dostępność towaru" pozwala logistykowi przeglądać wszystkie towary dostępne w danym punkcie sprzedaży w czasie rzeczywistym. Zapewnia to dokładną kontrolę stanów magazynowych w każdej placówce.

Aby sprawdzić dostępność towaru:

1. Przejdź do ekranu Punkty sprzedaży w aplikacji Kavapp Logistics.
2. Wybierz konkretny punkt sprzedaży z listy i kliknij sekcję Dostępność towaru.
3. Wybierz kategorię: naczynia, składniki, towary lub materiały eksploatacyjne, aby zobaczyć wszystkie jej pozycje.

System wyświetli dostępne towary w danej kategorii. Przy każdej pozycji zostaną podane: liczba dostępnych jednostek oraz ich łączna wartość.

Jeśli liczba jednostek będzie wyświetlona ze znakiem "–", oznacza to ujemny stan.

Najczęstsze powody:

• towar nie został przyjęty na stan na czas lub nie dodano go do stanów punktu sprzedaży, mimo że faktycznie został dostarczony i sprzedawał się — niedobór wykaże inwentaryzacja;
• błędy w ustawieniach karty technologicznej;
• błędy podczas zakupu lub rozchodu towaru;
• wykonano rozchód towaru, którego fizycznie nie było na stanie.

Aby uniknąć ujemnych stanów, zalecamy regularnie sprawdzać ruch towaru oraz poprawność ustawień.

Sekcja "Inwentaryzacja korekcyjna" pomaga logistykowi kontrolować ruch towaru w punkcie sprzedaży i z łatwością korygować ilość towaru. Zapewnia to dokładność danych dotyczących stanów w placówce.

Zwróć uwagę, że od rozpoczęcia aż do zakończenia inwentaryzacji korekcyjnej niektóre funkcje w aplikacji Kavapp Seller będą zablokowane: zakup, rozchód, zamówienia.

Sprzedaż jest możliwa, lecz paragony i rozchody nie synchronizują się z Kavapp Admin w czasie rzeczywistym. Kasjer zobaczy komunikat o braku synchronizacji z powodu trwającej inwentaryzacji.

Po zakończeniu inwentaryzacji należy: Otworzyć "Paragony" → kliknąć "Synchronizować".

Wszystkie paragony wykonane podczas inwentaryzacji zostaną zsynchronizowane, a sprzedany towar zostanie odjęty od stanów automatycznie.

Jak przeprowadzić inwentaryzację korekcyjną:

1. Przejdź do ekranu Punkty sprzedaży w aplikacji Kavapp Logistics.
2. Wybierz konkretny punkt sprzedaży i kliknij sekcję Inwentaryzacja korekcyjna.
3. Wybierz kategorie, dla których wykonujesz inwentaryzację: naczynia, składniki, towary, półprodukty. Możesz wybrać wszystkie kategorie. Kliknij "Wybierz", aby kontynuować.
4. W każdej kategorii zobaczysz listę pozycji z aktualną liczbą jednostek. Wprowadź faktyczną ilość przy każdej pozycji.
5. Po zakończeniu aktualizacji kliknij Wyślij.

Po inwentaryzacji zobaczysz faktyczne ilości towarów. Jeśli pojawi się wartość ujemna — prawdopodobnie wystąpił błąd. Najczęstsze błędy opisano w p. 5.1.

W sekcji "Ruch towaru" logistyk może generować tabele zawierające dane o wszystkich operacjach na towarach w punkcie sprzedaży w wybranym okresie.

Zapewnia to pełną kontrolę nad wszystkimi przemieszczeniami towarów.

Aby wyświetlić ruch towaru w punkcie sprzedaży:

1. Przejdź do ekranu Punkty sprzedaży w aplikacji Kavapp Logistics.
2. Wybierz konkretny punkt sprzedaży i kliknij sekcję Ruch towaru.
3. Ustaw parametry:
   • Typ: naczynia, składniki, towary, półprodukty, materiały eksploatacyjne
   • Pozycję z listy
   • Operację: dostarczono, zakupiono, wykorzystano, rozchodowano, inwentaryzacja korekcyjna, wszystkie operacje
   • Daty
4. Kliknij Pobierz raport.

System obliczy, ile operacji wykonano z daną pozycją i na jaką kwotę, a także pokaże stan tej pozycji na początku oraz na końcu wybranego okresu.

Sekcja "Inkasa" pozwala logistykowi przeglądać historię inkas w punkcie sprzedaży, a także tworzyć nowe inkasa i wpłaty służbowe, jeśli jest to konieczne.

Jeśli w ustawieniach punktu sprzedaży włączono automatyczne potwierdzanie, operacja utworzona przez logistyka nie wymaga potwierdzenia w aplikacji kasjera ani w panelu administratora.

Aby utworzyć inkaso lub wpłatę służbową:

1. Przejdź do ekranu Punkty sprzedaży w aplikacji Kavapp Logistics.
2. Wybierz konkretny punkt sprzedaży z listy i kliknij sekcję Inkasa.
3. Wybierz, co ma zostać utworzone: inkaso lub wpłata służbowa.
4. Wprowadź kwotę inkasa lub wpłaty służbowej oraz dodaj opis operacji.
5. Kliknij Utwórz.

W sekcji "Zakupy" logistyk może tworzyć i przeglądać nowe zakupy dla konkretnego punktu sprzedaży. Dzięki temu zapewnione jest terminowe dostarczanie towarów oraz unikanie braków.

Jeśli w punkcie sprzedaży włączono automatyczne potwierdzanie zakupu, nie trzeba go dodatkowo zatwierdzać w aplikacji kasjera ani w panelu administratora.

Aby utworzyć zakup:

1. Przejdź do ekranu Punkty sprzedaży w aplikacji Kavapp Logistics.
2. Wybierz konkretny punkt sprzedaży i kliknij sekcję Zakupy.
3. Kliknij "+" w prawym dolnym rogu, aby utworzyć nowy zakup.
4. Wybierz kategorię: naczynia, składniki, towary, materiały eksploatacyjne.
5. W każdej kategorii dostępne są powiązane towary. Wybierz pozycje do zakupu i ustaw parametry:
   • podaj liczbę opakowań,
   • podaj ilość w opakowaniu,
   • podaj cenę za opakowanie.
6. Kliknij "Zrób zakup".
7. W otwartym oknie sprawdź poprawność wybranych pozycji i danych, dodaj opis.
8. Wybierz sposób rozliczenia: rozliczenie z kasy.
9. Kliknij ponownie "Zrób zakup".

Ekran "Parametry" pozwala logistykowi konfigurować podstawowe ustawienia aplikacji. Zawiera następujące sekcje:

• Ustawienia bazy — dodawanie nowego konta administratora Kavapp Admin wraz z przypisanymi punktami sprzedaży.
• Bezpieczeństwo — konfiguracja parametrów bezpieczeństwa dla dostępu do aplikacji.

Sekcja "Ustawienia" umożliwia logistykowi dodawanie nowych kont administratora lub zmianę bieżącego konta do pracy. Jednemu pracownikowi-logistykowi można nadać dostęp do kilku baz (kont) Kavapp.
Jak nadać logistyce dostęp do bazy Admin Panel:

1. Administrator tworzy pracownika-logistyka z personalnym kodem dostępu: Admin Panel → Informacje podstawowe → Logistycy → Dodaj logistyka.
2. Otrzymany kod logistyk wprowadza w swojej aplikacji Logistics.
3. Dzięki temu logistyk uzyskuje dostęp do bazy Admin Panel i może z nią pracować.

Sekcja "Bezpieczeństwo" pozwala logistykowi konfigurować ustawienia bezpieczeństwa dla dostępu do aplikacji.

Można tutaj włączyć lub wyłączyć kod dostępu, a także ustawić logowanie przy użyciu danych biometrycznych, co zapewnia wysoki poziom ochrony danych i bezpieczeństwa poufnych informacji.