Настраиваем систему Kavapp для заведения общественного питания

Kavapp Logistics — это приложение для логистов, предназначенное для упрощения и контроля их работы.

Оно минимизирует влияние человеческого фактора, повышает точность при работе с товарными остатками и обеспечивает своевременное выполнение перемещений.

Что можно делать в Kavapp Logistics?

• Контролировать движение товаров со склада на торговые точки
• Оприходовать товары
• Вести учёт остатков на складе

Благодаря Kavapp Logistics логист получает чёткое представление обо всех заказах, которые необходимо выполнить, а также об остатках товаров — это помогает эффективно планировать поставки и избегать ошибок.

Чтобы начать работу, скачайте приложение Kavapp Logistics на своё устройство.

Где скачать?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)

После установки запустите приложение и выполните вход.

Чтобы войти в приложение логиста и начать работу, необходимо ввести код подключения логиста.

Его можно сгенерировать через Kavapp Admin → Базовая информация → Логисты → Код доступа.

Примечание: для одной торговой точки предусмотрена возможность одновременной работы нескольких сотрудников с разных устройств, на которых установлено приложение Kavapp Logistics. Для каждого добавленного Логиста необходимо сгенерировать отдельный Код доступа.

Главный экран приложения Kavapp Logistics предоставляет логисту доступ к основным функциям для контроля и выполнения задач.

Он содержит следующие ключевые разделы:

• заказы — отображает все заказы, поступившие с точек продаж, и позволяет их редактировать.
• срочные заказы — отображает все срочные заказы, поступившие с точек продаж.
• списание — позволяет быстро выполнить списание товара с любой торговой точки по запросу.
• активные рабочие смены — показывает, какие сотрудники сейчас находятся на рабочем месте. Здесь также можно создать инкассацию или оформить закупки.
• мессенджер — общение логистов с другими участниками команды: продавцами, администраторами и другими логистами.

Раздел «Заказы» на главном экране позволяет логисту видеть все заказы, сделанные с точки продаж.

Логист может редактировать эти заказы, формировать их и отправлять на выполнение. Этот раздел обеспечивает полный контроль над процессом выполнения заказов.

Чтобы просмотреть, отредактировать и сформировать заказ:

1. Перейдите в Заказы на главном экране приложения Kavapp Logistics.
2. Нажмите на точку продаж, которая создала заказ.
3. Просмотрите заказанные товары.
4. Нажмите Редактировать, если нужно изменить количество товаров (например, если какого-то товара нет на складе). После редактирования нажмите Сохранить.
5. Поставьте ✔️ в чек-боксе напротив собранного товара.
6. Нажмите Сформировать, чтобы отметить заказ как выполненный.

Вы также можете просмотреть историю ранее выполненных заказов — все данные сохраняются в системе.

Для этого выберите дату, за которую хотите просмотреть историю, и точку продаж.

Раздел «Срочные заказы» содержит заказы, которые необходимо выполнить в первую очередь.

Это помогает логисту эффективно планировать свою работу и своевременно выполнять приоритетные заказы.

Логист может редактировать, формировать и отгружать срочные заказы для их быстрого выполнения.

1. Перейдите в Срочные заказы на главном экране Kavapp Logistics
2. Нажмите на точку продаж, которая создала заказ.
3. Просмотрите заказанные товары.
4. Нажмите Редактировать, если нужно изменить количество (актуально, если чего-то нет в наличии на складе). После изменений нажмите Сохранить.
5. Поставьте ✔️ в чек-боксе напротив собранного товара.
6. Нажмите Сформировать, чтобы отметить заказ как выполненный.

Чтобы просмотреть историю ранее выполненных срочных заказов, нажмите История заказов, выберите дату и точку продаж.

Раздел «Списание» позволяет Логисту оперативно списывать товары, посуду, ингредиенты и расходные материалы с любой торговой точки по запросу сотрудника. Эта функция используется в случаях, когда такие позиции повреждены или больше не пригодны для дальнейшего использования.

Этот инструмент не обязателен, если активирована функция автоподтверждение списаний в Kavapp Admin → Базовая информация → Точки продаж → Настройки → Автоматическое подтверждение списаний.

С включённой функцией автоподтверждения не требуется участие другого сотрудника для проведения списания.

В разделе «Активные рабочие смены» можно просматривать, какие сотрудники сейчас находятся на рабочем месте. Также доступны дополнительные действия:

• Создание инкассации или служебного внесения для конкретной торговой точки.
• Создание закупки.
• Автозаказ (функция в разработке).

Инкассация и служебное внесение

Чтобы создать инкассацию или служебное внесение:

1. Перейдите в Активные рабочие смены на главном экране приложения Kavapp Logistics и выберите точку продаж.
2. Выберите Инкассации и нажмите +. Укажите, что создать: инкассацию или служебное внесение.
3. Введите сумму, добавьте описание и нажмите Создать.

Также вы можете просматривать историю созданных инкассаций или служебных внесений на выбранной точке продаж.

Закупки

Чтобы создать закупку:

1. Перейдите в Активные рабочие смены на главном экране Kavapp Logistics и выберите точку продаж.
2. Выберите Закупки и нажмите +.
3. Выберите категорию: посуду, ингредиенты или товары, чтобы найти нужную позицию.
4. Настройте закупку позиции: укажите количество упаковок, количество в упаковке и цену за упаковку.
5. После выбора и настройки всех позиций нажмите Сделать закупку.

Также вы можете просмотреть историю созданных закупок на выбранной точке продаж.

Автозаказ

Функция в разработке

Раздел «Мессенджер» позволяет логисту общаться с другими участниками команды, включая сотрудников точек продаж, администраторов и других логистов.

Логист может получать сообщения об актуальных задачах, обсуждать рабочие вопросы и быстро реагировать на изменения. Это повышает эффективность коммуникации и координации работы.

Экран «Склад» предоставляет доступ к функциям, которые помогают контролировать и управлять товарными остатками на отдельном внешнем складе.

Он содержит следующие разделы:

• Наличие товара — показывает все товары, которые есть на складе в режиме реального времени.
• Списания — быстрое списание товаров со склада.
• Оприходование — быстрое оприходование товаров на склад.
• Переучёт — контроль движения товаров на складе и корректировка их количества.
• Продажи — продажа товаров со склада.
• Движение товара на складе — просмотр и формирование отчётов о движении товаров на складе за указанный период времени.

Раздел «Наличие товара» позволяет логисту просматривать все товары, находящиеся на складе в текущий момент.

Здесь отображается актуальная информация о количестве и состоянии товарных остатков.

1. Перейдите на экран Склад в приложении Kavapp Logistics и выберите раздел Наличие товара.
2. Выберите активную категорию: посуда, ингредиенты или товары, чтобы увидеть все позиции категории.

Система покажет количество каждой позиции на складе и её суммарную стоимость.

Раздел «Списание» используется для быстрого списания товаров со склада. Например, если товар повреждён или стал непригодным для дальнейшего использования.

Это помогает поддерживать актуальные данные о наличии товаров.

Чтобы выполнить списание на складе:

1. Перейдите на экран Склад в приложении Kavapp Logistics и выберите раздел Списание.
2. Выберите тип: посуда, ингредиенты, товары или расходные материалы.
3. Выберите позицию из списка.
4. Укажите количество, которое нужно списать.
5. Добавьте описание.
6. Нажмите Списать, чтобы завершить действие и сохранить изменения.

Вы также можете просматривать историю списаний.

В разделе «Оприходование» можно быстро оприходовать различные товары на склад. Это удобно для регистрации новых поставок и ведения точного учёта на складе.

Чтобы выполнить оприходование:

1. Перейдите на экран Склад в приложении Kavapp Logistics и выберите раздел Оприходование.
2. Выберите категорию: посуда, ингредиенты, товары или расходные материалы, чтобы просмотреть доступные позиции.
3. Укажите позицию, количество упаковок и цену за упаковку.
4. Нажмите Отправить, чтобы оприходовать товар.

Также вы можете просмотреть историю оприходований.

Раздел «Переучёт» помогает контролировать движение товаров на складе и корректировать количество товара при необходимости.

Переучёт обеспечивает точность данных об остатках.

Чтобы выполнить переучёт:

1. Перейдите на экран Склад в приложении Kavapp Logistics и выберите раздел Переучёт.
2. Выберите категорию: посуда, ингредиенты, товары или расходные материалы, чтобы просмотреть все позиции.
3. Нажмите на нужную позицию и отредактируйте: количество единиц и цену за упаковку.
4. Нажмите Сохранить.

Также вы можете просматривать историю проведённых переучётов на складе.

Раздел «Продажи» используется для продажи товаров со склада. Это может быть полезно, если необходимо выполнить прямую реализацию товаров со склада.

Чтобы оформить продажу:

1. Перейдите на экран Склад в приложении Kavapp Logistics и выберите раздел Продажи.
2. Выберите категорию: посуда, ингредиенты, товары или расходные материалы, чтобы просмотреть все позиции.
3. Выберите нужную позицию и укажите: количество упаковок и цену за упаковку.
4. Нажмите Продать.

Также вы можете просматривать историю продаж со склада.

Раздел «Движение товара на складе» позволяет логисту просматривать и формировать отчёты о движении товаров на складе за указанный период.

Это помогает отслеживать все операции и вести полный учёт.

Чтобы просмотреть движение товара на складе:

1. Перейдите на экран Склад в приложении Kavapp Logistics и выберите раздел Движение товара на складе.
2. Установите параметры:
   • Тип: посуда, ингредиенты, товары, расходные материалы.
   • Позицию из списка.
   • Операцию: все операции, доставлено на точки, оприходовано на склад, списано со склада, продано со склада, переучёт.
   • Даты.
3. Нажмите Получить отчёт.

Экран «Торговые точки» предоставляет логисту возможность просматривать информацию обо всех существующих торговых точках, в которые осуществляется поставка товаров.

Каждая торговая точка имеет свой экран. Чтобы начать работу, нажмите на конкретное заведение — откроются следующие инструменты:

• наличие товара — просмотр всех товаров, которые есть на конкретной торговой точке в реальном времени;
• переучёт — контроль движения товара на точке продаж и редактирование его количества;
• движение товара — формирование таблиц с данными обо всех операциях с товарами за указанный период;
• инкассации — просмотр истории инкассаций на точке продаж и проведение инкассации;
• закупки — создание новых закупок для конкретных торговых точек.

Раздел «Наличие товара» позволяет логисту просматривать все товары, находящиеся на конкретной торговой точке в реальном времени.

Это обеспечивает точный контроль за товарными остатками на каждой точке продаж.

Чтобы просмотреть наличие товара:

1. Перейдите на экран Торговые точки в приложении Kavapp Logistics.
2. Выберите конкретную точку продаж из списка и нажмите на раздел Наличие товара.
3. Выберите категорию: посуда, ингредиенты, товары или расходные материалы, чтобы увидеть все позиции.

Система отобразит доступные товары категории. Возле каждой позиции будет указано: количество доступных единиц и их суммарная стоимость.

Если количество единиц указано со знаком «-», это означает, что позиция ушла в минус.

Возможные причины:

• товар не был оприходован вовремя или вовсе не добавлен в остаток точки продаж, хотя фактически был завезён и продавался — недостачу покажет проведённый переучёт;
• ошибки в настройке тех. карты;
• ошибки при закупке или списании товара;
• товар списывался, хотя физически его не было в остатке.

Чтобы избежать появления отрицательных остатков, рекомендуется регулярно проверять движение товара и корректность настроек.

Раздел «Переучёт» помогает логисту контролировать движение товара на торговой точке и при необходимости корректировать его количество. Это необходимо для точного учёта товарных остатков.

Обратите внимание: с момента начала до завершения переучёта некоторые функции в приложении Kavapp Seller будут временно заблокированы: закупки, списание, заказы.

Продажа при этом возможна, но чеки и списания не синхронизируются с Kavapp Admin в реальном времени. Бариста увидит уведомление о том, что чек не синхронизирован из-за переучёта.

После завершения переучёта необходимо: Открыть раздел Чеки → нажать Синхронизировать.

После этого все чеки, проведённые во время переучёта, будут синхронизированы, и проданный товар автоматически спишется с остатков торговой точки.

Его количество будет вычтено из значения, указанного во время последнего переучёта.

Чтобы выполнить переучёт:

1. Перейдите на экран Торговые точки в приложении Kavapp Logistics.
2. Выберите нужную точку продаж из перечня и нажмите Переучёт.
3. Выберите категории, для которых проводится переучёт: посуда, ингредиенты, товары, заготовки — можно выбрать все. Нажмите Выбрать.
4. В каждой категории отобразятся позиции и количество единиц. Укажите фактическое количество для каждой позиции.
5. По завершении подсчёта нажмите Отправить.

После переучёта вы увидите, сколько товара осталось фактически. Если какое-то значение окажется отрицательным, это сигнал возможной ошибки. См. причины в п. 5.1.

В разделе «Движение товара» логист может формировать таблицы с данными обо всех операциях с товарами на торговой точке за указанный период.

Это обеспечивает полный контроль над всеми перемещениями товаров.

Чтобы просмотреть движение товара на торговой точке:

1. Перейдите на экран Торговые точки в приложении Kavapp Logistics.
2. Выберите конкретную точку продаж и нажмите на раздел Движение товара.
3. Установите параметры:

• Тип: посуда, ингредиенты, товары, заготовки, расходные материалы.
• Конкретную позицию из списка.
• Операцию: доставлено, закуплено, использовано, списано, переучёт, все операции.
• Диапазон дат.

4. Нажмите Получить отчёт.

Система рассчитает, сколько операций было совершено с конкретной позицией и на какую сумму. А также отобразит остаток позиции на начало и конец выбранного периода.

Раздел «Инкассации» позволяет логисту просматривать историю инкассаций на торговой точке, а также создавать новые инкассации и служебные внесения, если это необходимо.

Если в настройках торговой точки включено автоматическое подтверждение, операция, созданная логистом, не требует дополнительного подтверждения в приложении кассира или в кабинете администратора.

Чтобы создать инкассацию или служебное внесение:

1. Перейдите на экран Торговые точки в приложении Kavapp Logistics.
2. Выберите конкретную точку продаж и откройте раздел Инкассации.
3. Выберите, что создать: инкассацию или служебное внесение.
4. Введите сумму и добавьте описание к операции.
5. Нажмите Создать.

В разделе «Закупки» логист может создавать и просматривать новые закупки на конкретной торговой точке. Это позволяет своевременно пополнять запасы и избегать дефицита.

Если для торговой точки активировано автоматическое подтверждение закупки, действие не требует дополнительного подтверждения в приложении кассира или в кабинете администратора.

Чтобы создать закупку

1. Перейдите на экран Торговые точки в приложении Kavapp Logistics.
2. Выберите конкретную точку продаж и откройте раздел Закупки.
3. Нажмите + в правом нижнем углу, чтобы создать новую закупку.
4. Выберите категорию: посуду, ингредиенты, товары, расходные материалы..
5. Выберите нужные позиции и настройте параметры:

• укажите количество упаковок,
• укажите количество в упаковке,
• укажите цену за упаковку,
• нажмите Сделать закупку.

1. В открывшемся окне проверьте выбранные позиции и данные, добавьте описание.
2. Выберите способ расчёта: оплата из кассы.
3. Нажмите Сделать закупку.

Экран «Параметры» позволяет логисту настраивать основные параметры работы приложения. Содержит следующие разделы:

• настройка базы — добавление новой учётной записи администратора Kavapp Admin с подключёнными торговыми точками;
• безопасность — настройка параметров безопасности для доступа к приложению.

Раздел «Настройка базы» позволяет логисту добавлять новые учётные записи администратора или изменять текущую учётную запись для работы.

Одному логисту можно предоставить доступ к нескольким базам Kavapp.

Как предоставить логисту доступ к базе Admin Panel:

1. Администратор создаёт сотрудника-логиста с персональным кодом доступа. Это можно сделать через:
2. Admin Panel → Базовая информация → Логисты → Добавить логиста.
3. Полученный код логист вводит в своём приложении Kavapp Logistics.
4. После этого логист получает доступ к базе Admin Panel и может с ней работать.

Раздел «Безопасность» позволяет логисту настраивать параметры безопасности для доступа к приложению.

Здесь можно включить или отключить код доступа, а также настроить вход по биометрическим данным для дополнительной защиты.

Это обеспечивает высокий уровень безопасности и защиту конфиденциальной информации.