Konfigurujemy system Kavapp dla placówki gastronomicznej

Kavapp Seller — to aplikacja dla pracowników Seller, stworzona do szybkiej i wygodnej obsługi sprzedaży, rozliczeń oraz zarządzania stanami magazynowymi.

Co można robić w Kavapp Seller?

• Przyjmować zamówienia.
• Realizować sprzedaż i stosować zniżki.
• Zarządzać zapasami towarów oraz składników.
• Komunikować się z zespołem poprzez wbudowany komunikator.

Dzięki synchronizacji danych z Kavapp Admin w czasie rzeczywistym administrator może kontrolować pracę kasy, prowadzić ewidencję towarów oraz zarządzać ustawieniami.

Aby wygodnie korzystać z aplikacji, zaleca się używanie urządzenia z odpowiednią wersją systemu operacyjnego.

Kavapp Seller obsługuje:

• Minimalna wersja dla Android – 6 (zalecana 9)
• Minimalna wersja dla iOS – 12 (zalecana 15)
• Minimalna wersja dla Windows – 10, 64-bitowa

Aby rozpocząć pracę, zainstaluj aplikację na urządzeniu kasowym.

Gdzie pobrać?

• Sklep Google Play (Android)
• App Store (iOS)
• Microsoft Store (Windows)
• Dla Windows i Android można pobrać instalacyjny plik .exe lub .apk ze strony internetowej.

Po instalacji uruchom aplikację.

Aby zsynchronizować Kavapp Seller z systemem, należy wprowadzić kod połączenia. Można go wygenerować w Kavapp Admin.

Jak uzyskać kod połączenia?

1. Zaloguj się do panelu administratora Kavapp Admin.
2. Przejdź do sekcji: Informacje podstawowe → Punkty sprzedaży → Kod połączenia.
3. Kliknij "Utwórz kod" – ten kod służy do połączenia Kavapp Seller z kontem administratora.
4. Wprowadź otrzymany kod w Kavapp Seller na urządzeniu kasjera.

Uwaga: jedna zmiana kasowa w Kavapp Seller nie może działać jednocześnie na dwóch urządzeniach. Kod połączenia jest ważny tylko dla jednej aplikacji/urządzenia.

Po wprowadzeniu kodu aplikacja automatycznie synchronizuje się z systemem. Jeśli urządzenie zostało zmienione lub użytkownik wylogował się z aplikacji, utwórz nowy kod w Kavapp Admin i wprowadź go ponownie.

Aby rozpocząć zmianę roboczą:

1. Naciśnij "Rozpocznij pracę".
2. Wybierz pracownika, który będzie przypisany do tej zmiany roboczej.
3. Sprawdź i wpisz Zapas w kasie: gotówkę, która pozostała w kasie z poprzedniej zmiany. Naciśnij "Rozpocznij pracę".

Na końcu zmiany:

1. Zamknij zmianę roboczą: naciśnij Zmiana robocza → Zamknij zmianę.
2. Wpisz Zapas w kasie: gotówkę, która pozostaje w kasie do następnej zmiany.
3. Naciśnij "Zakończ pracę".

Ekran główny zawiera następujące podstawowe elementy do pracy kasjera:

• Grupy/podgrupy oraz pozycje menu — (napoje, karty technologiczne oraz towary).
• Blok wybranych pozycji — wyświetla wszystkie wybrane pozycje na paragonie.
• Przycisk "Sprzedaj" — przenosi na ekran tworzenia paragonu oraz rozliczenia.
• Górny panel funkcji — dostęp do dodatkowych możliwości (zarządzanie zapasami, raporty, czaty, ustawienia itp.).

Na panelu znajdują się następujące sekcje:

• Zarządzanie — podgląd stanów magazynowych, rozchód towarów, realizacja zakupów, przygotowanie półproduktów, inkaso oraz rejestracja kart rabatowych.
• Zmiana robocza — rejestrowanie przerwy, otwieranie/zamykanie zmiany roboczej.
• Wiadomości — komunikator do kontaktu z administratorami oraz logistykami.
• Paragony — historia sprzedaży, możliwość anulowania, zwrotu towarów lub ponownego wydruku paragonów, praca z odroczonymi paragonami.
• Ustawienia — podłączenie sprzętu, synchronizacja danych z Kavapp Admin.

Kiedy klient dokonuje zakupu, kasjer tworzy paragon, dodając towary do listy.

1. Dodaj towary do paragonu:

• Otwórz Kavapp Seller.
• Wybierz na ekranie głównym grupę towarów (napoje, przekąski itp.).
• Naciśnij wybraną pozycję, aby dodać ją do paragonu.
• Jeśli dla pozycji przewidziane są modyfikatory, otworzy się okno wyboru, w którym można dodać do paragonu dodatkowe składniki — obowiązkowe lub nieobowiązkowe. Koszt każdego składnika modyfikatora wyświetla się obok jego nazwy. Liczba powtórzeń wybranych modyfikatorów jest ustawiana w polu „Ilość”. Poniżej wyświetla się łączna kwota za pozycję z uwzględnieniem modyfikatorów, która zostanie dodana do paragonu.
• Jeśli dla wybranej pozycji aktywowano opcję “Pytać o ilość” (Kavapp Admin → Menu → Towar / Karty technologiczne / Napoje / Półprodukty → Edytuj [ikona ołówka lub “Szczegóły” → Edytuj], zaznaczona opcja “Pytać o ilość”), w polu “Ilość” należy wskazać wartość w ustalonych jednostkach miary (na przykład 100 g) — koszt zostanie obliczony automatycznie.

Alternatywnie można wskazać kwotę w polu “Na kwotę”, na którą oczekuje klient — w takim przypadku ilość zostanie określona automatycznie.

2. Wskaż ilość towaru:

Wszystkie wybrane pozycje będą wyświetlane po prawej stronie ekranu — to przestrzeń, w której można wykonywać dalsze działania z towarami.

• Aby zwiększyć ilość, naciśnij ponownie towar na liście.
• Aby zmniejszyć — naciśnij i przytrzymaj towar przez 2 sekundy.
• Aby usunąć pozycję — wykonaj przesunięcie w lewo lub w prawo.

3. Odłożenie paragonu:

• Jeśli klient chwilowo odszedł, możesz zapisać paragon i wrócić do niego później.
• Aby to zrobić, naciśnij "Paragony" lub przytrzymaj przycisk "Sprzedaj".

4. Przejdź do ekranu rozliczenia, naciskając "Sprzedaj".

5. Wybierz sposób płatności:

• Gotówka – płatność gotówkowa.
• Terminal – płatność kartą bankową.

6. Zastosowanie zniżki:

• Naciśnij przycisk „Zniżka”.
• Wprowadź numer karty rabatowej lub numer telefonu klienta, na który karta została zarejestrowana.

7. Zakończenie sprzedaży:

• Sprawdź poprawność towarów na paragonie.
• Naciśnij „Sprzedaj”.

Paragon – to potwierdzenie zakupu, wydawane w formie papierowej:

• Drukuje się automatycznie, jeśli do Kavapp Seller podłączono drukarkę i włączono automatyczny druk: Kavapp Admin → Informacje podstawowe → Punkt sprzedaży → Ustawienia → Domyślny wydruk paragonów.
• W razie potrzeby można ustawić potwierdzenie przed drukiem: Kavapp Admin → Informacje podstawowe → Punkt sprzedaży → Ustawienia → Domyślny wydruk paragonów/ Pytaj o druk paragonów.
• Aby ponownie wydrukować paragon: Przejdź do "Paragony", wybierz odpowiedni paragon i naciśnij "Drukuj".

Jak odłożyć paragon:

Jeśli twoja placówka oferuje klientom możliwość dokonania płatności „po” otrzymaniu zamówienia, Kavapp pozwala utworzyć paragon, odłożyć go i wrócić do niego w dowolnym momencie.

1. Dodaj towary do paragonu.
2. Naciśnij i przytrzymaj przycisk "Sprzedaj" lub naciśnij "Paragony" → paragon zostanie automatycznie zapisany.
3. Dodatkowo możesz nadać odroczonemu paragonowi tytuł (na przykład "Imię" lub "Stół 5"), aby szybciej odnaleźć go na liście.

Gdzie znaleźć odroczone paragony:

1. Otwórz zakładkę "Paragony" na panelu zarządzania.
2. Jeśli są odroczone paragony, wyświetlą się od razu na ekranie "paragony".
3. Jeśli odroczonych paragonów nie ma, otworzy się zakładka "Wszystkie sprzedaże" z historią wszystkich wcześniej wykonanych transakcji.

Jak kontynuować pracę z odroczonym paragonem:

1. Naciśnij na potrzebny odroczony paragon na liście.
2. Upewnij się, że lista towarów w nim jest poprawna.
3. Naciśnij "Oblicz" — przejdziesz na ekran realizacji płatności.
4. Wybierz sposób płatności i zakończ operację.

Jeśli trzeba znaleźć paragon do sprawdzenia, ponownego wydruku lub zmiany sposobu płatności za aktywną zmianę roboczą, wykonaj następujące czynności:

1. Wejdź do sekcji "Paragony".
2. Wybierz potrzebny paragon do podglądu.
3. Wykonaj jedną z czynności:
   • Drukuj — ponowny wydruk paragonu.
   • Zmień metodę płatności — "Gotówka — Terminal".

Pełną historię paragonów można przeglądać w Kavapp Admin. W Kavapp Seller wyświetlane są paragony za bieżącą otwartą zmianę roboczą.

Jeśli masz niestabilny internet lub wystąpiły tymczasowe problemy techniczne, paragon może nie zsynchronizować się z Kavapp Admin.

Jak naprawić problem

1. Otwórz zakładkę "Paragony".
2. Naciśnij przycisk "Synchronizować" w lewym górnym rogu.

Jak zrobić zwrot paragonu

W Kavapp Seller dostępna jest funkcja zwrotu paragonów. Tam przechowywane są wszystkie wydane paragony, więc łatwo będzie znaleźć potrzebny.

Jak wykonać zwrot paragonu:

1. Przejdź do zakładki "Paragony" → “Wszystkie sprzedaże” (w przypadku, gdy są odroczone paragony).
2. Naciśnij przycisk "Zwrot towaru".
3. Wprowadź numer paragonu i wybierz datę jego wykonania. (Jeśli wprowadzić tylko datę, system pokaże wszystkie paragony z tego dnia, które można jeszcze zwrócić).
4. Naciśnij "Szukaj" i wybierz potrzebny paragon.
5. Wybierz pozycje, które trzeba zwrócić (domyślnie będą wybrane wszystkie pozycje w paragonie).
6. Naciśnij "Zwrócić", wybierając sposób zwrotu pieniędzy (gotówka lub terminal, w zależności od pierwotnej formy płatności).

Ważne! Towar ze zwróconych pozycji nie wraca na magazyn.

Jeśli przycisk "Zwrot towaru" jest niewidoczny

Jeśli kasjer nie widzi tej opcji, należy ją aktywować w Kavapp Admin:

1. Przejdź do sekcji Informacje podstawowe → Punkty sprzedaży → Ustawienia.
2. Włącz opcję "Tworzenie paragonów zwrotu".
3. Naciśnij "Zapisz" i zsynchronizuj dane w Kavapp Seller.

Kasjer może szybko sprawdzić dostępność towarów w punkcie sprzedaży, w tym celu:

• Przejdź do "Zarządzanie" → "Dostępność".
• Przejrzyj pełną listę towarów oraz składników, które pozostały w punkcie.
• Używaj wyszukiwarki lub filtrów, aby szybko znaleźć potrzebny towar.

1. Przejdź do "Zarządzanie → Zakupy".
2. Naciśnij "+", aby utworzyć nowy zakup.
3. Przy pozycjach (towarach, składnikach, naczyniach oraz materiałach eksploatacyjnych), które zostały dostarczone, podaj wszystkie niezbędne dane: liczbę opakowań, ilość w opakowaniu oraz koszt 1 opakowania (jeśli obliczanie kosztu własnego jest uwzględnione w Twoim taryfie).
4. Naciśnij "Utworz".

Jeśli aktywowano opcję "Płatność z kasy", kwota zakupu automatycznie odlicza się od gotówki w kasie.

Zakup może być potwierdzany automatycznie lub ręcznie, w zależności od wybranych ustawień.

Ustawienia te definiuje się w sekcji Informacje podstawowe → Punkty sprzedaży → Ustawienia → Automatyczne potwierdzanie zakupu.

W przypadku, gdy wybrano ustawienie “ręcznie”, potwierdzić zakup można w Kavapp Admin lub Kavapp Logistics.

Kiedy trzeba zamówić towary z zewnętrznego magazynu do punktu sprzedaży lub utworzyć listę pozycji do dalszych zakupów albo zamówień, wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz Zarządzanie → Zamówienia.
2. Naciśnij "+", aby utworzyć nowe zamówienie.
3. Przy wymaganych pozycjach podaj potrzebną liczbę opakowań.
4. Naciśnij "Utwórz".
5. Przejrzyj wybrane przez siebie pozycje i naciśnij “Wysłać”.
6. Zamówienie automatycznie wyświetli się w Kavapp Admin oraz Kavapp Logistics.

Aby dokonać rozchodu zepsutego lub nienadającego się do sprzedaży towaru, składnika, naczyń, półproduktów lub materiałów eksploatacyjnych, wykonaj następujące czynności:

1. Przejdź do "Zarządzanie → Rozchód".
2. Naciśnij "+", aby utworzyć nowy rozchód.
3. Wskaż liczbę odpisywanych jednostek przy potrzebnych pozycjach.
4. Naciśnij "Utwórz".
5. Przejrzyj wybrane przez siebie pozycje, wpisz komentarz (powód rozchodu) i naciśnij “Wysłać”.

Rozchód może być potwierdzony automatycznie lub ręcznie, w zależności od ustawień.

Ustawienia te znajdują się w sekcji Informacje podstawowe → Punkty sprzedaży → Ustawienia → Automatyczne potwierdzanie rozchodu.

W przypadku, gdy wybrano ustawienie “ręcznie”, rozchód potwierdza się w Kavapp Admin albo Kavapp Logistics.

Półprodukty — to wcześniej przygotowane produkty i składniki, które są używane do dalszej sprzedaży lub stanowią część innych pozycji menu. Na przykład: croissanty, spody do pizzy, sosy lub syropy.

Jeśli placówka przygotowuje produkty z wyprzedzeniem, wykonaj następujące czynności:

1. Przejdź do Zarządzanie → Półprodukty.
2. Wybierz grupę oraz pozycję, którą trzeba przygotować.
3. Wskaż liczbę porcji lub jednostek półproduktu.
4. Naciśnij "Przygotować".
5. System automatycznie odpisze wymaganą liczbę składników i doda półprodukt do stanów punktu sprzedaży.
6. Przygotowane półprodukty będą dostępne do sprzedaży lub wykorzystania jako składniki.

Przygotowane półprodukty można przejrzeć w sekcji Zarządzanie → Półprodukty → Poprzednie półprodukty.

Możesz rejestrować personalną kartę klienta poprzez Kavapp Seller, jeśli masz podłączony i skonfigurowany system rabatowy w Kavapp Admin → Promocje i rabaty.

Jak zarejestrować kartę przez Kavapp Seller

1. Wejdź do Kavapp Seller → Zarządzanie → Rejestracja karty.
2. Wprowadź imię, numer telefonu klienta, numer karty oraz jej kod kreskowy.

Jeśli placówka nie używa fizycznych kart rabatowych z kodami kreskowymi, można uprościć proces rejestracji.

Aby to zrobić, aktywuj opcję "Rejestracja karty tylko po numerze", znajdziesz ją w Kavapp Admin → Ustawienia → Ogólne

3. Naciśnij Zarejestruj — karta jest gotowa do użycia.

Do każdej karty utworzonej w Kavapp Seller automatycznie przypisywana jest standardowa zniżka. Ustala ją administrator w Kavapp Admin.

Jak wybrać standardową zniżkę zobacz punkt 6.1 "Rabaty" w instrukcji Ustawienia Kavapp Admin.

Inną zniżkę można wybrać wyłącznie przy rejestracji karty przez administratora w panelu Admin panel.

Kasjer może wykonywać następujące operacje z gotówką:

• Inkaso — usunięcie gotówki z kasy.
• Wpłata służbowa — dodaje środki do kasy.

Aby wykonać te operacje:

1. Przejdź do Zarządzanie → Inkaso.
2. Naciśnij "+".
3. Wybierz typ operacji:
   • Wpłata gotówki.
   • Inkaso.
4. Wprowadź wymaganą kwotę i dodaj komentarz (opcjonalnie).
5. Naciśnij "Utwórz".

Placówka może pracować z automatycznym inkaso.

Administrator konfiguruje je w Kavapp Admin → Punkty sprzedaży → Ustawienia → Automatyczne inkaso gotówki przy zamknięciu zmiany roboczej.

W sekcji "Zarządzanie" → "Sprawozdania finansowe" kasjer może przeglądać następujące dane finansowe:

• Informacje ogólne — liczba sprzedanych paragonów, łączna kwota utargu za zmianę, stan gotówki w kasie.
• Transakcje gotówkowe – inkasa, wpłaty służbowe, zakupy oraz zwroty.
• Płatność została dokonana — podział na gotówkę i płatności bezgotówkowe.
• Sprzedane pozycje — liczba sprzedanych towarów oraz łączna kwota utargu za towary.

W tym rozdziale możesz ustawić podstawowe parametry stanowiska kasjera, a także podłączyć i skonfigurować drukarkę paragonów.

Parametry interfejsu aplikacji Kavapp Seller są ustawiane osobno dla każdego urządzenia, na którym zainstalowano aplikację. Aby zapisać każdą wprowadzoną zmianę, należy nacisnąć przycisk "Zmień".

1. Motyw
Tutaj dostępny jest wybór między jasnym a ciemnym trybem interfejsu aplikacji, w zależności od wygody użytkownika.

2. Język
Tutaj można wybrać główny język interfejsu bieżącego urządzenia.

3. Bezpieczeństwo
Zapewnia dodatkowy poziom bezpieczeństwa przy wejściu do Kavapp Seller: każdy kasjer tworzy osobisty kod, który trzeba wprowadzać za każdym razem przy logowaniu do aplikacji.

4. O aplikacji
Tutaj podany jest opis kluczowych funkcji aplikacji, instrukcje ich użycia oraz wskazówki, gdzie dokładnie je znaleźć: ekran główny, ekran operacji, ekran pracownika, komunikator, ekran paragonów oraz sekcja ustawień.

5. O urządzeniu
Zawiera dane o urządzeniu, na którym zainstalowano aplikację: model, wersję systemu operacyjnego oraz wersję aplikacji.

6. Wibracja klawiatury
Pozwala włączyć lub wyłączyć wibrację klawiatury podczas naciskania klawiszy.

7. Klawiatura fizyczna
Pozwala włączyć lub wyłączyć możliwość używania zewnętrznej fizycznej klawiatury do wprowadzania danych w aplikacji.

8. Używać wyszukiwarki na ekranie głównym
Pozwala wykonywać wyszukiwanie bezpośrednio ze strony głównej.

9. Rozmiar czcionek w aplikacji
Tutaj można zmienić rozmiar czcionki, wybierając jeden z trzech dostępnych wariantów.

Obsługiwane typy drukarek

Kavapp Seller obsługuje podłączenie następujących typów drukarek:

• USB-drukarki — podłączane przewodem do tabletu lub komputera.
• Bluetooth-drukarki — bezprzewodowe połączenie przez ustawienia Bluetooth.
• Drukarki Wi-Fi — działają przez lokalną sieć Wi-Fi.

Przed konfiguracją upewnij się, że wszystkie punkty zostały wykonane:

• Drukarka jest włączona i posiada wystarczającą ilość papieru.
• Kabel USB lub połączenie Bluetooth/Wi-Fi działa bez zakłóceń.
• Przycisk "Ustawienia drukarki paragonów" jest aktywny w Kavapp Seller.

Jeśli jest nieaktywny, włącz tę opcję w Kavapp Admin → Informacje podstawowe → Punkty sprzedaży → Ustawienia → "Czy używać drukarki paragonów", a następnie zsynchronizuj dane w Kavapp Seller.

Jak podłączyć drukarkę

1. Przejdź do "Ustawienia" → "Ustawienia drukarki paragonów".
2. Wybierz typ połączenia:
   • USB — podłącz przewód do urządzenia.
   • Bluetooth — aktywuj Bluetooth na urządzeniu, znajdź drukarkę na liście i połącz się.
   • Wi-Fi — znajdź adres IP drukarki w sieci (można go uzyskać drukując stronę testową) i wpisz go w Kavapp Seller.
3. Wskaż parametry druku:
   • Szerokość papieru (80 mm, 58 mm).
   • Kodowanie druku (jak sprawdzić właściwe kodowanie — czytaj w następnym akapicie).
4. Przetestuj druk. Aby to zrobić, naciśnij przycisk "Druk próbnego paragonu".

Jak sprawdzić prawidłowe kodowanie dla drukarki

• Wyłącz drukarkę.
• Naciśnij i przytrzymaj przycisk Feed (przewijanie papieru).
• Włącz drukarkę, nadal trzymając przycisk Feed przez 3 sekundy.
• Puść przycisk — drukarka wydrukuje paragon z ustawieniami, gdzie będzie wskazana strona kodowa.
• Jeśli twoja drukarka obsługuje Wi-Fi, na tym samym paragonie będzie wskazany adres IP do połączenia.

Jeśli drukarka nie drukuje

• Upewnij się, że jest włączona i prawidłowo podłączona.
• Dla połączenia Bluetooth: spróbuj odłączyć i ponownie połączyć urządzenie.
• Dla Wi-Fi: sprawdź, czy drukarka i urządzenie z aplikacją Kavapp Seller są podłączone do tej samej sieci Wi-Fi.
• Upewnij się, że wybrane jest prawidłowe kodowanie (patrz poprzedni punkt “Jak sprawdzić prawidłowe kodowanie dla drukarki?”).

Synchronizacja danych zapewnia przekazywanie aktualnych informacji między aplikacją kasową Kavapp Seller a panelem administracyjnym Kavapp Admin. Dzięki temu administrator i kasjerzy widzą aktualizacje w trybie rzeczywistym.

Podczas uruchamiania aplikacji automatyczna synchronizacja nie odbywa się.

Jeśli zmiana robocza jest otwarta, Kavapp Seller automatycznie synchronizuje się z Kavapp Admin. Dane aktualizują się po każdej wykonanej operacji w aplikacji sprzedawcy.

Jeśli zmiany zostały wprowadzone przez Kavapp Admin, należy ręcznie zsynchronizować dane, aby aktualizacje pojawiły się w Kavapp Seller. Przykładem takich zmian są aktualizacje cen, zmiana nazwy lub przeniesienie towarów do innej grupy itp.

Ręczna synchronizacja dostępna jest w sekcji Ustawienia → przycisk "Synchronizacja danych".

Jakie dane są synchronizowane?

• Towary i ich stany.
• Ceny produktów.
• Zniżki i promocje.
• Zmiany w menu.
• Ustawienia sprzętu.
• Statusy paragonów oraz operacji finansowych.

Jak uruchomić synchronizację ręcznie

Zaleca się uruchomienie synchronizacji ręcznie, jeśli:

• Właśnie wprowadzono zmiany w Kavapp Admin (obowiązkowo).
• Towary, ceny lub promocje nie pojawiły się automatycznie.
• Wystąpiły problemy z połączeniem internetowym.

Instrukcja: jak uruchomić synchronizację ręcznie?

1. Otwórz sekcję “Ustawienia” na górnym panelu KavApp Seller.
2. Naciśnij "Synchronizacja danych".
3. Poczekaj na zakończenie procesu – wszystkie aktualizacje i zmiany zostaną dodane do Kavapp Seller.