Configurarea sistemului Kavapp pentru unitate de alimentație publică

Kavapp Logistics este o aplicație pentru Logisticieni, concepută pentru a facilita și controla activitatea.

Minimizați factorul uman, creșteți acuratețea în lucrul cu stocurile de produse și asigurați realizarea la timp a transferurilor.

Ce puteți face în Kavapp Logistics?

• Controlați mișcarea produselor din depozit către punctele de vânzare.
• Efectuați înregistrarea în stoc a produselor.
• Gestiunea stocurilor din depozit.

Datorită Kavapp Logistics, Logisticianul obține o imagine clară asupra tuturor comenzilor care trebuie executate, precum și asupra stocurilor disponibile — ceea ce ajută la planificarea eficientă a aprovizionării și la evitarea erorilor.

Pentru a începe lucrul, descărcați aplicația Kavapp Logistics pe dispozitivul dvs.

De unde o puteți descărca?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)

După instalare, lansați aplicația și autentificați-vă.

Pentru a vă conecta la aplicația Logisticianului și a începe lucrul, trebuie să introduceți codul de conectare al Logisticianului. Acest cod poate fi generat prin Kavapp Admin → Informații de bază → Logistici → Cod de acces.

Notă: pentru un punct de vânzare este prevăzută posibilitatea lucrului simultan al mai multor angajați de pe diferite dispozitive pe care este instalată aplicația Kavapp Logistics. Pentru fiecare Logistician adăugat este necesar să generați un Cod de acces separat.

Ecranul principal al aplicației Kavapp Logistics oferă Logisticianului acces la funcțiile principale pentru controlul și realizarea sarcinilor.

Acesta conține următoarele secțiuni esențiale:

• Comenzi — afișează toate comenzile primite din punctele de vânzare și permite editarea lor.
• Comenzi urgente — afișează toate comenzile urgente primite din punctele de vânzare.
• Scădere din stoc — scădere rapidă a produselor dintr-un punct de vânzare la cererea acestuia.
• Ture de lucru active — afișează ce angajați sunt prezenți la locul de muncă. De aici se pot crea și încasări sau achiziții.
• Mesaje — comunicare între Logisticieni și alți membri ai echipei: vânzători, administratori și alți Logistici.

Secțiunea „Comenzi interne” de pe ecranul principal permite Logisticianului să vadă toate Comenzile interne efectuate dintr-un Punct de vânzare.

Logisticianul are posibilitatea de a edita aceste Comenzi interne, de a le pregăti și expedia pentru executare. Această secțiune oferă control complet asupra procesului de onorare a сomenzilor interne.

Pentru a vizualiza, edita și forma o Comandă internă:

1. Accesați secțiunea Comenzi de pe ecranul principal al aplicației Kavapp Logistics.
2. Apăsați pe Punctul de vânzare care a creat сomanda internă.
3. Vizualizați produsele comandate.
4. Apăsați Editare, dacă este necesar să modificați cantitatea produselor. Această funcție este utilă atunci când anumite produse nu sunt disponibile în depozit. După editare, apăsați Salvează.
5. Bifați ✔️ în căsuța de selectare din dreptul produsului pregătit.
6. Apăsați Formare, pentru a marca Comanda internă ca fiind executată.

Puteți, de asemenea, vizualiza istoricul Comenzilor interne executate anterior. Toate datele sunt salvate în sistem.

Pentru aceasta, selectați data dorită și Punctul de vânzare corespunzător.

Secțiunea „Comenzi interne urgente” conține Comenzile interne care necesită executare cu prioritate.

Aceasta îl ajută pe Logistician să își planifice eficient activitatea și să onoreze la timp comenzile prioritare. Logisticianul poate edita, forma și expedia aceste Comenzi urgente pentru executare rapidă.

Pentru a procesa o comenzile interne urgente:

1. Accesați secțiunea Comenzi urgente de pe ecranul principal al aplicației Kavapp Logistics.
2. Apăsați pe Punctul de vânzare care a creat сomanda urgentă.
3. Vizualizați produsele comandate.
4. Apăsați Editare, dacă este necesar să modificați cantitatea produselor. Funcția este utilă atunci când anumite produse nu sunt disponibile în depozit. După editare, apăsați Salvează.
5. Bifați ✔️ în căsuța de selectare din dreptul produsului pregătit.
6. Apăsați Formare, pentru a marca Comanda urgentă ca fiind executată.

Pentru a consulta istoricul Comenzilor urgente executate anterior, accesați Istoric Comenzi, selectați data și Punctul de vânzare.

Secțiunea “Scădere din stoc” îi permite Logisticianului să scadă operativ produse, vase, ingrediente și consumabile din orice punct de vânzare, la solicitarea angajatului. Această funcție este utilizată în cazurile în care astfel de poziții sunt deteriorate sau nu mai sunt potrivite pentru utilizare ulterioară.

Aceasta poate fi necesară în cazuri în care produsul este deteriorat sau inutilizabil.

Acest instrument nu este necesar dacă activați funcția de confirmare automată a scăderilor din stoc în Kavapp Admin → Informații de bază → Puncte de vânzare → Setări → Confirmare automată a scăderilor.

Datorită confirmării automate, nu mai este nevoie de implicarea altui angajat pentru scădere.

În secțiunea „Ture de lucru active” puteți vedea care angajați sunt în prezent la locul de muncă. De asemenea, de aici se pot efectua alte acțiuni:

• încasare de numerar sau introducere de numerar pentru un anumit punct de vânzare;
• achiziție;
• comandă automată (funcție în curs de dezvoltare).

Încasare de numerar și introducere de numerar

Pentru a crea o încasare sau o înregistrare manuală de numerar:

• Аccesați secțiunea ture de lucru active din ecranul principal al aplicației Kavapp Logistics și selectați punctul de vânzare.
• Selectați încasări și apăsați pe +. Alegeți ce doriți să creați: încasare sau înregistrare manuală de numerar.
• Introduceți suma și adăugați o descriere, apoi apăsați creare.

Puteți, de asemenea, vizualiza istoricul încasărilor sau înregistrărilor manuale de numerar realizate în acel punct de vânzare.

Achiziții

Pentru a crea o achiziție:

1. Аccesați Ture de lucru active din ecranul principal al aplicației Kavapp Logistics și selectați punctul de vânzare.
2. Selectați Аchiziții și apăsați pe +.
3. Selectați categoria: veselă, ingrediente sau produse, pentru a căuta poziția dorită
4. Сonfigurați achiziția poziției: introduceți numărul de set, bucăți per set, preț per set
5. După ce ați ales și configurat toate pozițiile, apăsați Faceți o achiziție.

Puteți, de asemenea, vizualiza istoricul achizițiilor realizate în punctul de vânzare.

Comandă automată

Funcție în curs de dezvoltare

Secțiunea „Mesaj” permite logisticianului să comunice cu alți membri ai echipei, inclusiv angajații punctelor de vânzare, administratorii și alți logistici.

Logisticianul poate primi mesaje legate de sarcini curente, discuta aspecte de lucru și reacționa rapid la schimbări. Aceasta crește eficiența comunicării și coordonării activității.

Ecranul „Depozit” oferă acces la funcții care ajută la controlul și gestionarea stocurilor dintr-un depozit extern dedicat.

Acesta conține următoarele secțiuni:

• disponibilitatea produselor — afișează toate produsele disponibile în depozit în timp real
• scădere din stoc — scădere rapidă a produselor din depozit
• înregistrare în stoc — înregistrare rapidă a produselor în depozit
• reinventariere — controlul mișcării produselor și corectarea cantităților
• vânzare — vânzarea produselor din depozit
• mișcarea produselor în depozit — vizualizarea și generarea rapoartelor privind mișcarea produselor din depozit pentru perioada selectată.

Secțiunea „Disponibilitatea produselor” permite logisticianului să vadă toate produsele existente în depozit la momentul actual.

Aici se poate consulta informația actualizată despre cantitatea și starea stocurilor.

• Аccesați ecranul Depozit în aplicația Kavapp Logistics și selectați secțiunea Disponibilitatea produselor.
• Selectați categoria: veselă, ingrediente sau produse, pentru a vedea toate pozițiile respective.

Sistemul va afișa cantitatea fiecărei poziții din depozit și valoarea totală a acesteia.

Secțiunea „Scădere din stoc” este utilizată pentru scăderea rapidă a produselor din depozit.

De exemplu, dacă un produs este deteriorat sau devine inutilizabil. Aceasta ajută la menținerea informațiilor actualizate despre stocuri.

Pentru a efectua o scădere din stoc în depozit:

1. Аccesați ecranul Depozit din aplicația Kavapp Logistics și selectați secțiunea Scădere din stoc.
2. Selectați tipul: veselă, ingrediente, produse sau materiale consumabile.
3. Selectați poziția din listă.
4. Іntroduceți cantitatea care va fi scăzută.
5. Аdăugați o descriere.
6. Аpăsați Scădere pentru a finaliza acțiunea și a salva modificările.

Puteți, de asemenea, vizualiza istoricul scăderilor efectuate.

În secțiunea „Înregistrare în stoc” puteți înregistra rapid diverse produse în depozit.

Este utilă pentru înregistrarea noilor livrări și pentru menținerea unei gestiuni precise a produselor în depozit.

• Аccesați ecranul Depozit din aplicația Kavapp Logistics și selectați secțiunea Înregistrare în stoc.
• Selectați o categorie activă: veselă, ingrediente, produse sau materiale consumabile.
• Selectați poziția, numărul de set și prețul per set.
• Аpăsați Salvează, pentru a înregistra produsul în stoc.

Puteți, de asemenea, consulta istoricul înregistrărilor în stoc.

Secțiunea „Reinventariere” ajută la controlul mișcării produselor în depozit și la corectarea cantităților de produse, dacă este necesar. Reinventarierea asigură acuratețea datelor privind stocurile.

Pentru a efectua o reinventariere:

1. Аccesați ecranul Depozit din aplicația Kavapp Logistics și selectați secțiunea Reinventariere.
2. Selectați o categorie activă: veselă, ingrediente, produse sau materiale consumabile, pentru a vedea toate pozițiile.
3. Аpăsați pe poziția dorită și editați: numărul de unități și prețul per set.
4. Аpăsați Salvează.

Puteți, de asemenea, vizualiza istoricul reinventarierilor în depozit.

Secțiunea „Vânzare” este utilizată pentru vânzarea produselor din depozit. Este utilă în cazurile în care este necesară vânzarea directă a produselor din depozit.

Pentru a efectua o vânzare:

1. Аccesați ecranul Depozit din aplicația Kavapp Logistics și selectați secțiunea Vânzare.
2. Selectați o categorie activă: veselă, ingrediente, produse sau materiale consumabile, pentru a vedea toate pozițiile.
3. Selectați poziția dorită și introduceți: numărul de set și prețul per set.
4. Аpăsați Vinde.

Puteți, de asemenea, vizualiza istoricul vânzărilor din depozit.

Notă. Vânzarea vaselor, ingredientelor, produselor și materialelor consumabile din depozit se efectuează numai en-gros (în ambalaje).

Secțiunea „Mișcarea produselor în depozit” permite logisticianului să vizualizeze și să genereze rapoarte despre mișcarea produselor în depozit pentru  o perioadă de timp selectată.

Acest lucru ajută la urmărirea tuturor operațiunilor cu produse și la menținerea unei gestiuni complete.

Pentru a vizualiza mișcarea produselor în depozit:

1. accesați ecranul Depozit din aplicația Kavapp Logistics și selectați secțiunea Mișcarea produselor în depozit.
2. Selectați setările dorite:
   • tip: veselă, ingrediente, produse, materiale consumabile
   • poziția necesară din listă
   • operațiunea: toate operațiunile, livrare către puncte, înregistrare în stoc, scădere din stoc, vânzare din depozit, reinventariere
   • datele

3. Apăsați Obțineți raportul.

Ecranul „Puncte de vânzare” oferă logisticianului posibilitatea de a vizualiza informații despre toate punctele de vânzare existente, către care sunt livrate produsele.

Fiecare punct de vânzare are propriul ecran. Pentru a începe lucrul, apăsați pe unitatea dorită — vor apărea următoarele instrumente de interacțiune:

• disponibilitatea produselor — vizualizarea tuturor produselor disponibile în acel punct de vânzare în timp real;
• reinventariere — controlul mișcării produselor în unitate și editarea cantităților de produse;
• mișcarea produselor — generarea tabelelor cu date despre toate operațiunile cu produse pentru perioada specificată;
• încasări — vizualizarea istoricului încasărilor în punctul de vânzare și efectuarea unei încasări;
• achiziții — crearea de noi achiziții pentru punctele de vânzare specifice.

Secțiunea „Disponibilitatea produselor” permite logisticianului să vizualizeze toate produsele disponibile într-un anumit punct de vânzare în timp real. Acest lucru asigură un control precis al stocurilor în fiecare punct de vânzare.

Pentru a vizualiza disponibilitatea produselor:

• Accesați ecranul Puncte de vânzare din aplicația Kavapp Logistics.
• Selectați punctul de vânzare dorit din listă și accesați secțiunea Disponibilitatea produselor.
• Selectați o categorie activă: veselă, ingrediente, produse sau materiale consumabile pentru a vedea toate pozițiile.

Sistemul va afișa produsele disponibile din acea categorie. Lângă fiecare poziție se va indica: cantitatea disponibilă și valoarea totală.

Dacă lângă cantitate apare semnul „-”, înseamnă că poziția a ajuns pe minus.

Cele mai frecvente cauze:

• produsul nu a fost înregistrat la timp în stoc sau nu a fost adăugat deloc în stocul punctului de vânzare, deși a fost livrat și vândut. Lipsa va fi evidențiată în urma unei reinventarieri;
• erori în configurarea fișei tehnologice;
• erori în procesul de achiziție sau scădere din stoc;
• produsul a fost scăzut, deși fizic nu era în stoc.

Pentru a evita apariția stocurilor negative, se recomandă verificarea regulată a mișcării produselor și a corectitudinii configurărilor.

Secțiunea „Reinventariere” ajută logisticianul să controleze mișcarea produselor într-un punct de vânzare și să editeze cu ușurință cantitățile. Aceasta ajută la menținerea acurateței datelor despre stocuri.

Atenție: de la începutul până la finalul unei reinventarieri, anumite funcții din aplicația Kavapp Seller vor fi dezactivate: achiziție, scădere din stoc, comandă.

Pe durata reinventarierii, vânzările în punctul de vânzare sunt posibile, însă bonurile și scăderile din stoc nu se sincronizează cu Kavapp Admin în timp real.

Barista va vedea o notificare că bonul nu a fost sincronizat din cauza reinventarierii.

După finalizarea reinventarierii, este necesar să: Deschideți secțiunea “Bonuri” → apăsați “Sincronizează”.

Toate bonurile procesate în timpul reinventarierii vor fi sincronizate, iar produsele vândute vor fi scăzute din stocul punctului. Cantitatea acestora va fi dedusă automat din ceea ce a fost introdus în cadrul ultimei reinventarieri.

Pentru a efectua o reinventariere:

1. Accesați ecranul Puncte de vânzare din aplicația Kavapp Logistics.
2. Selectați punctul de vânzare din listă și accesați secțiunea Reinventariere.
3. Selectați categoriile pentru care va fi efectuată reinventarierea: veselă, ingrediente, produse, pregătiri. Puteți selecta toate categoriile. Apăsați “Selectează” pentru a continua.
4. În fiecare categorie veți vedea lista pozițiilor și cantitatea aferentă. Pentru reinventariere, introduceți cantitatea reală pentru fiecare poziție.
5. Când ați terminat actualizarea, apăsați Trimite.

După reinventariere, veți vedea ce cantitate reală de produse a rămas. Dacă observați că unele cantități sunt negative, înseamnă că s-a produs o eroare. Cele mai frecvente cauze le găsiți la punctul 5.1.

În secțiunea „Mișcarea produselor” logisticianul poate genera tabele cu date despre toate operațiunile cu produse dintr-un punct de vânzare, pentru perioada specificată.

Aceasta oferă control deplin asupra tuturor mișcărilor de produse.

Pentru a vizualiza mișcarea produselor într-un punct de vânzare:

1. Accesați ecranul Puncte de vânzare din aplicația Kavapp Logistics.
2. Selectați punctul de vânzare dorit din listă și accesați secțiunea Mișcarea produselor.
3. Selectați următoarele opțiuni:
   • Tip: veselă, ingrediente, produse, pregătiri, materiale consumabile.
   • Selectați articolul din listă.
   • Operațiunea: livrat, achiziționat, utilizat, scăzut, reinventariere, toate operațiunile.
   • Datele.
4. Apăsați Obțineți raportul.

Sistemul va calcula câte operațiuni au fost efectuate pentru poziția respectivă și valoarea totală. De asemenea, va afișa stocul inițial și final pentru perioada aleasă.

Secțiunea „Încasări” permite logisticianului să consulte istoricul încasărilor dintr-un punct de vânzare și să creeze noi încasări sau introduceri de numerar, dacă este necesar.

Dacă în setările punctului de vânzare este activată confirmarea automată, operațiunea creată de logistician nu va necesita confirmare în aplicația casierului sau în contul administratorului.

Pentru a crea o încasare sau o introducere de numerar:

1. Accesați ecranul Puncte de vânzare din aplicația Kavapp Logistics.
2. Selectați punctul de vânzare dorit din listă și accesați secțiunea Încasări.
3. Selectați ce va fi creat în acel punct: încasare de numerar sau introducere de numerar.
4. Introduceți suma încasării de numerar sau a introducerii de numerar și adăugați o descriere a operațiunii.
5. Apăsați Creează.

În secțiunea „Achiziții” logisticianul poate crea și vizualiza noi achiziții pentru un anumit punct de vânzare. Aceasta asigură livrarea la timp a produselor și evitarea rupturilor de stoc.

Dacă pentru punctul de vânzare este activată confirmarea automată a achiziției, acțiunea nu mai trebuie confirmată în aplicația casierului sau în contul administratorului.

Pentru a crea o achiziție:

1. Accesați ecranul Puncte de vânzare din aplicația Kavapp Logistics.
2. Selectați punctul de vânzare dorit din listă și accesați secțiunea Achiziții.
3. Apăsați pe „+” în colțul din dreapta jos pentru a crea o achiziție nouă.
4. Selectați categoria: veselă, ingrediente, produse, materiale consumabile.
5. Fiecare categorie are produse asociate. Selectați pozițiile pentru achiziție și configurați:
   • introduceți numărul de set;
   • introduceți cantitatea per set;
   • introduceți prețul per set;
   • apăsați „Efectuați achiziția”.

6. În fereastra deschisă, verificați corectitudinea pozițiilor și a datelor introduse, adăugați o descriere.

7. Selectați metoda de plată: plată din casă.

8. Apăsați din nou „Efectuați achiziția”.

Ecranul „Parametri” permite logisticianului să configureze parametrii principali ai aplicației. Conține următoarele secțiuni:

• setări bază— adăugarea unui cont de administrator Kavapp Admin cu punctele de vânzare conectate;
• securitate — configurarea parametrilor de securitate pentru accesul la aplicație.

Secțiunea „Setări” permite logisticianului să adauge conturi noi de administrator sau să modifice contul actual. Unui logistician i se poate acorda acces la mai multe baze de date Kavapp.

Cum se oferă acces unui logistician la baza Admin Panel:

1. Administratorul creează un angajat–logistician cu cod personal de acces. Acest lucru se face prin Admin Panel → Informații de bază → Logistici → Adaugă logistician.
2. Logisticianul introduce codul primit în aplicația sa Logistics.
3. Astfel, logisticianul obține acces la baza Admin Panel și poate lucra cu aceasta.

Secțiunea „Securitate” permite logisticianului să configureze parametrii de securitate pentru accesul la aplicație.

Aici puteți activa sau dezactiva codul de acces și configura autentificarea biometrică pentru protejarea suplimentară a datelor. Aceasta oferă un nivel înalt de securitate și protejează informațiile confidențiale.