Configuramos el sistema Kavapp para sucursal de alimentos y bebidas

Kavapp Logistics es una aplicación para logísticos, diseñada para facilitar y controlar el trabajo.

Minimiza el factor humano, mejora la precisión en la gestión del inventario y garantiza la ejecución oportuna de los movimientos.

¿Qué se puede hacer en Kavapp Logistics?

• Controlar el movimiento de productos desde el almacén hacia los puntos de venta, 
• Registrar ingresos al inventario,
• Llevar el control de existencias en el almacén.

Gracias a Kavapp Logistics, el logístico obtiene una visión clara de todos los pedidos que deben ejecutarse, así como de los productos disponibles, lo que ayuda a planificar eficientemente los suministros y evitar errores.

Para comenzar, descargue la aplicación Kavapp Logistics en su dispositivo.

¿Dónde descargarla?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)

Después de instalarla, inicie la aplicación e inicie sesión.

Para ingresar a la aplicación del logístico y comenzar a trabajar, debe introducir el código de acceso del logístico.

Este se puede generar a través de Kavapp Admin → Información básica → Logistas → Código de acceso.

Nota: para un punto de venta, se prevé la posibilidad de que varios empleados trabajen al mismo tiempo desde distintos dispositivos en los que esté instalada la aplicación Kavapp Logistics. Para cada Logístico agregado, es necesario generar un Código de acceso por separado.

La pantalla principal de la aplicación Kavapp Logistics brinda al logístico acceso a las funciones clave para el control y la ejecución de tareas.

Contiene las siguientes secciones principales:

• Pedidos — muestra todos los pedidos que llegan desde los puntos de venta y permite editarlos.
• Pedidos urgentes — muestra todos los pedidos urgentes provenientes de los puntos de venta.
• Salida de inventario — permite realizar salidas rápidas de productos desde cualquier punto de venta por solicitud del mismo.
• Turnos de trabajo activos — muestra qué empleados están presentes en el lugar de trabajo. También permite crear recolecciones de efectivo o generar compras.
• Mensajero — comunicación entre logísticos y otros miembros del equipo: vendedores, administradores y otros logísticos.

La sección "Pedidos" en la pantalla principal permite al logístico ver todos los pedidos realizados desde un punto de venta.

El logístico tiene la posibilidad de editar, preparar y despachar los pedidos para su ejecución. Esta sección brinda control total sobre el proceso de cumplimiento de pedidos.

Para ver, editar y preparar un pedido:

1. Vaya a la sección Pedidos en la pantalla principal de la aplicación Kavapp Logistics.
2.  Presione sobre el punto de venta que generó el pedido.
3.  Revise los productos solicitados.
4.  Presione Editar si necesita cambiar la cantidad de productos. Por ejemplo, esta función es útil si algún producto no está disponible en el almacén.Una vez que haya terminado de editar, presione Guardar.
5. Marque ✔️ en la casilla de verificación junto al producto preparado. 
6. Presione Preparar para marcar el pedido como completado.

También puede ver el historial de pedidos completados anteriormente. El sistema guarda todos los datos.

Para ello, seleccione la fecha y el punto de venta cuya información desea consultar.

La sección "Pedidos urgentes" contiene los pedidos que deben ejecutarse con prioridad.

Esto ayuda al logístico a planificar su trabajo de forma eficiente y a cumplir los pedidos prioritarios a tiempo.

El logístico puede editar, preparar y despachar los pedidos urgentes para su rápida ejecución.

1. Vaya a Pedidos urgentes en la pantalla principal de la aplicación Kavapp Logistics.
2. Presione sobre el punto de venta que generó el pedido.
3. Revise los productos solicitados.
4. Presione Editar si necesita modificar la cantidad de productos. Esta función es útil si algún producto no está disponible en el almacén. Una vez editado, presione Guardar. 
5. Marque ✔️ en la casilla junto al producto preparado.
6. Presione Preparar para marcar el pedido como completado.

Para ver el historial de pedidos ya ejecutados, presione Historial de pedidos, seleccione la fecha y el punto de venta.

La sección “Salida de inventario” permite al Logístico dar de baja de manera оперативly? Need proper Spanish. Let's craft fully. Use glossary terms: Списання=Salida de inventario, посуд maybe vajilla, точка продажу punto de venta, працівник empleado, позиції maybe posiciones? But sentence uses такі позиції. Could use estas posiciones. Logístico capitalized? previous user had term Logístico. Let's produce.

Esta herramienta no es necesaria si se activa la función de confirmación automática de salidas en Kavapp Admin → Información básica → Puntos de venta → Configuración → Confirmación automática de salidas.

Gracias a esta función, no es necesario involucrar a otro empleado para autorizar la salida.

En la sección "Turnos de trabajo activos" se puede ver qué empleados están presentes en el lugar de trabajo. También es posible realizar otras acciones desde aquí:

• Recolección de efectivo o Aporte de efectivo para un punto de venta específico
• Compra
• Pedido automático (función en desarrollo)

Recolección de efectivo e ingreso manual

Para crear una recolección o un ingreso manual:

1. Vaya a Turnos de trabajo activos en la pantalla principal de la aplicación Kavapp Logistics y seleccione un punto de venta.
2. Seleccione Recolección de efectivo y presione +. Elija qué crear: recolección de efectivo o ingreso manual.
3. Ingrese el monto y agregue una descripción, luego presione Crear.

También puede consultar el historial de recolecciones o ingresos manuales realizados en el punto de venta.

Compras

Para crear una compra:

1. Vaya a Turnos de trabajo activos en la pantalla principal de Kavapp Logistics y seleccione un punto de venta.
2. Seleccione Compras y presione +.
3. Elija la categoría: utensilios, ingredientes o productos para encontrar el artículo deseado.
4. Configure la compra del artículo. Indique la cantidad de paquetes, unidades por paquete y el precio por paquete.
5. Una vez configuradas todas las posiciones, presione Realizar compra.

También puede consultar el historial de compras realizadas en el punto de venta.

Pedido automático

Función en desarrollo.

La sección "Mensajero" permite al logístico comunicarse con otros miembros del equipo, incluidos los empleados de los puntos de venta, administradores y otros logísticos.

El logístico puede recibir mensajes sobre tareas actuales, discutir asuntos de trabajo y reaccionar rápidamente ante cambios. Esto mejora la eficiencia de la comunicación y la coordinación del trabajo.

La pantalla "Almacén" brinda acceso a funciones que ayudan a controlar y gestionar las existencias de productos en un almacén externo específico.

Contiene las siguientes secciones:

• Existencia de productos — muestra todos los productos disponibles en el almacén en tiempo real
• Salida de inventario — permite registrar rápidamente salidas de productos del almacén
• Ingreso al inventario — permite registrar rápidamente el ingreso de productos al almacén
• Reconteo de inventario — permite controlar el movimiento de productos en el almacén y corregir sus cantidades
• Venta — permite registrar la venta directa de productos desde el almacén
• Movimiento de productos en el almacén — permite consultar y generar Informes del movimiento de productos por un período determinado.

La sección "Existencia de productos" permite al logístico visualizar todos los productos disponibles actualmente en el almacén.

Aquí puede consultar información actualizada sobre la cantidad y estado de las existencias.

1. Vaya a la pantalla Almacén en la aplicación Kavapp Logistics y seleccione la sección Existencia de productos.
2. Seleccione una categoría: utensilios, ingredientes o productos para ver todas sus posiciones.

El sistema mostrará la cantidad de cada artículo en el almacén y su valor total.

La sección "Salida de inventario" se utiliza para registrar rápidamente la salida de productos del almacén, por ejemplo, cuando un producto está dañado o ya no es apto para su uso.

Esto permite mantener actualizada la información sobre las existencias.

Para realizar una salida desde el almacén:

1. Vaya a la pantalla Almacén en la aplicación Kavapp Logistics y seleccione la sección Salida de inventario.
2. Seleccione el tipo: vajilla, ingredientes, productos o materiales consumibles
3. Seleccione el artículo de la lista.
4. Indique la cantidad que se debe retirar.
5. Agregue una descripción.
6. Presione “Registrar salida” para completar la acción y guardar los cambios.

También puede consultar el historial de salidas registradas.

En la sección "Ingreso al inventario" se pueden registrar rápidamente productos nuevos en el almacén.

Es útil para documentar nuevas entregas y mantener un control preciso del inventario.

1. Vaya a la pantalla Almacén en la aplicación Kavapp Logistics y seleccione la sección Ingreso al inventario.
2. Seleccione la categoría: vajilla, ingredientes, productos o materiales consumibles para ver todas sus posiciones.
3. Seleccione el artículo, indique la cantidad de paquetes y el precio por paquete.
4. Presione “Enviar” para registrar el ingreso del producto.

También puede consultar el historial de ingresos al inventario.

La sección "Reconteo de inventario" ayuda a controlar el movimiento de productos en el almacén y corregir sus cantidades si es necesario. El reconteo garantiza la precisión de los datos sobre existencias.

Para realizar un reconteo:

1. Vaya a la pantalla Almacén en la aplicación Kavapp Logistics y seleccione la sección Reconteo de inventario.
2. Seleccione la categoría: vajilla, ingredientes, productos o materiales consumibles para ver todas sus posiciones.
3. Toque el artículo deseado y edite: la cantidad de unidades y el precio por paquete.
4. Presione “Guardar”.

También puede consultar el historial de reconteos realizados en el almacén.

La sección "Venta" se utiliza para registrar ventas directas desde el almacén. Es útil en situaciones donde se necesita realizar una venta directa desde el inventario.
Para registrar una venta:

1. Vaya a la pantalla Almacén en la aplicación Kavapp Logistics y seleccione la sección Venta.
2. Seleccione la categoría: vajilla, ingredientes, productos o materiales consumibles para ver todas sus posiciones.
3. Seleccione el artículo y especifique: la cantidad de paquetes o unidades y el precio por paquete.
4. Presione “Vender”.

También puede consultar el historial de ventas desde el almacén.

Nota. La venta de vajilla, ingredientes, productos y materiales consumibles desde el almacén se realiza únicamente al por mayor (en paquetes).

La sección "Movimiento de producto en el almacén" permite al logístico consultar y generar Informes sobre el movimiento de productos en el almacén durante un período determinado.

Esto ayuda a rastrear todas las operaciones con productos y mantener un control completo del inventario.

Para consultar el movimiento de productos en el almacén:

1. Vaya a la pantalla Almacén en la aplicación Kavapp Logistics y seleccione la sección Movimiento de producto en el almacén.
2. Configure los siguientes parámetros:

• Tipo: vajilla, ingredientes, productos, materiales consumibles
• Artículo necesario de la lista
• Operación: todas las operaciones, traslado a puntos de venta, ingreso al inventario, salida del inventario, venta desde el almacén, reconteo de inventario.
• Fechas

3. Presione “Obtener Informe”.

La pantalla "Puntos de venta" permite al logístico consultar información sobre todos los puntos de venta activos que reciben suministros.Cada punto de venta tiene su propia pantalla.

Para comenzar, presione sobre una sucursal específica — aparecerán las siguientes herramientas de gestión:

• Existencia de productos — muestra todos los productos disponibles en ese punto de venta en tiempo real
• Reconteo de inventario — permite controlar el movimiento de productos en la sucursal y ajustar las cantidades
• Movimiento de productos — permite generar tablas con datos de todas las operaciones realizadas en el período indicado
• Recolecciones de efectivo — consulta del historial de recolecciones y creación de una nueva
• Compras — permite crear nuevas compras para puntos de venta específicos

La sección "Existencia de productos" permite al logístico visualizar todos los productos disponibles en un punto de venta en tiempo real. Esto garantiza un control preciso del estado del inventario en cada punto de venta.

Para consultar la existencia de productos:

1. Vaya a la pantalla Puntos de venta en la aplicación Kavapp Logistics.
2. Seleccione un punto de venta específico de la lista y presione la sección Existencia de productos.
3. Seleccione la categoría: vajilla, ingredientes, productos o materiales consumibles para ver todas sus posiciones.

El sistema mostrará los productos disponibles en la categoría. Junto a cada artículo se indicará: la cantidad de unidades disponibles y su valor total.

Si la cantidad aparece con el signo “-”, esto significa que la posición está en negativo.

Las causas más comunes son:

• El producto no fue ingresado al inventario a tiempo o no se añadió correctamente, aunque fue entregado y vendido. El reconteo posterior revelará el faltante.
• Errores en la configuración de la ficha técnica.
• Errores durante la compra o salida del producto.
• El producto fue retirado del inventario aunque físicamente no estaba disponible.

Para evitar existencias negativas, se recomienda revisar regularmente el movimiento de productos y la correcta configuración del sistema.

La sección "Reconteo de inventario" ayuda al logístico a mantener bajo control el movimiento de productos en el punto de venta y a editar fácilmente la cantidad de productos. Esto permite conservar la precisión de los datos sobre la existencia de productos.

Tenga en cuenta que desde el inicio hasta la finalización del reconteo, algunas funciones en la aplicación Kavapp Seller estarán bloqueadas: compras, salidas, pedidos.

Durante el reconteo en el punto de venta, la venta sigue siendo posible, pero los recibos y las salidas no se sincronizan con Kavapp Admin en tiempo real. El barista verá una notificación indicando que el recibo no se sincronizó debido al reconteo.

Después de finalizar el reconteo, debe: abrir la sección "Recibos" → presionar "Sincronizar".

Luego de esto, todos los recibos emitidos durante el reconteo se sincronizarán, y los productos vendidos se descontarán del inventario del punto de venta. La cantidad correspondiente se restará automáticamente del valor especificado durante el último reconteo.

Para realizar un reconteo:

1. Vaya a la pantalla Puntos de venta en la aplicación Kavapp Logistics.
2. Seleccione un punto de venta específico de la lista y presione la sección Reconteo de inventario.
3. Seleccione las categorías para las que se realizará el reconteo: utensilios, ingredientes, productos, preparaciones. Se pueden seleccionar todas las categorías. Para continuar, presione “Seleccionar”.
4. En cada categoría verá una lista de artículos con la cantidad de unidades. Para realizar el reconteo, indique la cantidad real frente a cada artículo.
5. Una vez que termine de actualizar los valores, presione “Enviar”.

Después del reconteo verá cuántos productos quedan realmente.

Si alguna cantidad aparece en negativo, es posible que se haya producido un error. Los errores más frecuentes se detallan en el punto 5.1.

En la sección "Movimiento de producto", el logístico puede generar tablas con datos sobre todas las operaciones realizadas con productos en un punto de venta durante un período determinado.

Esto permite tener un control completo sobre todos los movimientos de productos.

Para consultar el movimiento de producto en un punto de venta:

1. Vaya a la pantalla Puntos de venta en la aplicación Kavapp Logistics.
2. Seleccione un punto de venta específico de la lista y presione la sección Movimiento de producto.
3. Configure los siguientes parámetros:

• Tipo: vajilla, ingredientes, productos, preparaciones previas, materiales consumibles
• Artículo específico de la lista
• Operación: traslado, compra, uso, salida, reconteo, todas las operaciones
• Fechas

1. Presione “Obtener Informe”.

El sistema calculará cuántas operaciones se realizaron con el artículo seleccionado y el monto total. También mostrará el inventario del artículo al inicio y al final del período.

La sección "Recolecciones de efectivo" permite al logístico consultar el historial de recolecciones en un punto de venta, así como crear nuevas recolecciones o ingresos manuales si es necesario.

Si en la configuración del punto de venta está activada la confirmación automática, la operación creada por el logístico no necesita confirmación adicional en la aplicación del cajero ni en el panel del administrador.

Para crear una recolección o un ingreso manual:

1. Vaya a la pantalla Puntos de venta en la aplicación Kavapp Logistics.
2. Seleccione un punto de venta específico de la lista y presione la sección Recolecciones.
3. Seleccione si desea crear una recolección o un ingreso manual.
4. Ingrese el monto de la recolección de efectivo o del ingreso manual de efectivo y agregue una descripción para la operación.
5. Presione “Crear”.

En la sección "Compras", el logístico puede crear y consultar nuevas compras para un punto de venta específico. Esto garantiza el suministro oportuno de productos y evita la escasez.

Si para el punto de venta está activada la confirmación automática de compras, no es necesario confirmar la operación en la aplicación del cajero ni en el panel del administrador.

Para crear una compra:

1. Vaya a la pantalla Puntos de venta en la aplicación Kavapp Logistics.
2. Seleccione un punto de venta específico de la lista y presione la sección Compras.
3. Presione “+” en la esquina inferior derecha para crear una nueva compra.
4. Seleccione la categoría: vajilla, ingredientes, productos, materiales consumibles.
5. Cada categoría contiene sus respectivos productos. Seleccione los artículos para la compra y configure los valores:

• Ingrese la cantidad de paquetes
• Indique la cantidad por paquete
• Ingrese el precio por paquete
• Presione “Realizar compra”.

6. En la ventana que se abre, verifique los artículos seleccionados y los datos ingresados, y agregue una descripción.

7. Seleccione el método de pago: desde caja.

8. Presione nuevamente “Realizar compra”.

La pantalla "Parámetros" permite al logístico configurar los parámetros principales de funcionamiento de la aplicación. Contiene las siguientes secciones:

• Configuración de permisos de la base — permite agregar una nueva cuenta de administrador de Kavapp Admin con los puntos de venta conectados.
• Seguridad — configuración de los parámetros de seguridad para el acceso a la aplicación.

La sección "Configuración de permisos de la base" permite al logístico agregar nuevas cuentas de administrador o cambiar la cuenta actual. A un empleado-logístico se le puede otorgar acceso a varias bases de Kavapp.

Cómo otorgar acceso al logístico en la base a través del Admin Panel:

1. El administrador crea un empleado-logístico con un código de acceso personal. Esto se hace en el Admin Panel → Información básica → Logísticos → Agregar logístico.
2. El logístico ingresa el código recibido en su aplicación Logistic.

De esta forma, el logístico obtiene acceso a la base del Admin Panel y puede comenzar a trabajar con ella.

La sección "Seguridad" permite al logístico configurar los parámetros de acceso a la aplicación.

Aquí puede activar o desactivar el uso del código de acceso, y configurar el ingreso mediante datos biométricos para una protección adicional de los datos.

Esto garantiza un alto nivel de seguridad y protección de la información confidencial.