Configuramos el sistema Kavapp para sucursal de alimentos y bebidas

Kavapp Seller es una aplicación para el personal Seller, creada para realizar ventas, cobros y gestión de existencias de forma rápida y cómoda.

¿Qué se puede hacer en Kavapp Seller?

• Aceptar pedidos.
• Realizar ventas y aplicar descuentos.
• Gestionar existencias de productos e ingredientes.
• Comunicarse con el equipo a través del mensajero incorporado. 

Gracias a la sincronización con Kavapp Admin en tiempo real, el administrador puede controlar el funcionamiento de la caja, llevar el registro de inventario y gestionar la configuración.

Para un uso cómodo de la aplicación, se recomienda un dispositivo con una versión compatible del sistema operativo.

Kavapp Seller es compatible con:

• Versión mínima para Android: 6 (recomendada: 9)
• Versión mínima para iOS: 12 (recomendada: 15)
• Versión mínima para Windows: 10, de 64 bits

Para comenzar a trabajar, instale la aplicación en el dispositivo de caja.

¿Dónde descargarla?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)
• Microsoft Store (Windows)

Para Windows y Android también puede descargar el archivo instalador .exe o .apk desde el sitio web.

Después de la instalación, inicie la aplicación.

Para sincronizar Kavapp Seller con el sistema, debe ingresar un código de conexión. Este se puede generar en Kavapp Admin.

¿Cómo obtener el código de conexión?

1. Ingrese al panel del administrador en Kavapp Admin.
2. Vaya a la sección: Información básica → Puntos de venta → Código de conexión.
3. Haga clic en “Crear código” – este código se utiliza para conectar Kavapp Seller a la cuenta del administrador.
4. Ingrese el código recibido en Kavapp Seller en el dispositivo del cajero.

Nota: un turno de caja en Kavapp Seller no puede operar en dos dispositivos simultáneamente. El código de conexión es válido solo para una aplicación/dispositivo.

Después de ingresar el código, la aplicación se sincroniza automáticamente con el sistema. Si se cambia el dispositivo o el usuario cierra sesión, debe generar un nuevo código en Kavapp Admin e ingresarlo.

 Para iniciar un turno de trabajo:

1. Presione “Comenzar trabajo”.
2. Seleccione al empleado que estará asignado a este turno.
3. Revise e ingrese el saldo en caja: el efectivo que queda desde el turno anterior. Presione “Comenzar trabajo”.

Al finalizar el turno:

1. Cierre el turno de trabajo: presione Turno → Cerrar turno.
2. Indique el saldo en caja: el efectivo que queda para el siguiente turno. Presione “Finalizar trabajo”.

La pantalla principal contiene los siguientes elementos clave para el trabajo del cajero:

• Grupos/subgrupos y elementos del menú — (bebidas, fichas técnicas y productos).
• Bloque de elementos seleccionados — muestra todos los productos seleccionados en el recibo.
• Botón "Vender" — lleva a la pantalla de generación del recibo y cobro.
• Barra superior de funciones — acceso a funciones adicionales (gestión de existencias, reportes, chats, configuración, etc.).

 En esta barra se encuentran las siguientes secciones:

• Gestión — visualización de existencias, salida de inventario de productos, registro de compras, preparación de preelaboraciones, recolección de efectivo e inscripción de tarjetas de descuento.
• Turno — registrar pausas, apertura/cierre del turno de trabajo.
• Mensajes — mensajero para comunicarse con administradores y personal logístico.
• Recibos — historial de ventas, opción de anulación, devoluciones o reimpresión de recibos, gestión de recibos pospuestos.
• Configuración — conexión de impresora de recibos, sincronización de datos con Kavapp Admin, configuración de parámetros de la interfaz.

Cuando un cliente realiza una compra, el cajero genera un recibo agregando los productos a la lista.

Cómo generar un recibo

1. Agregue productos al recibo:

• Abra Kavapp Seller.
•  En la pantalla principal, seleccione un grupo de productos (bebidas, snacks, etc.).
• Toque el producto deseado para agregarlo al recibo.
• Si para la Posición están previstos modificadores, se abrirá una ventana de selección en la que se pueden agregar al Recibo componentes adicionales — obligatorios u opcionales. El costo de cada componente del modificador se muestra junto a su nombre. La cantidad de repeticiones de los modificadores seleccionados se establece en el campo "Cantidad". A continuación se muestra el importe total por la Posición teniendo en cuenta los modificadores, que se añadirá al Recibo.
• Si para la Posición seleccionada está activada la opción "Solicitar cantidad" (Kavapp Admin → Menú → Producto / Ficha técnica / Bebidas / Ingredientes → Editar [ícono de lápiz o "Más detalles" → Editar], casilla marcada junto a la opción "Solicitar cantidad"), en el campo "Cantidad" se debe indicar el valor en las unidades de medida establecidas (por ejemplo, 100 g) — el costo se calculará automáticamente.

Alternativamente, se puede indicar el importe en el campo "Por importe", según el monto previsto por el cliente — en ese caso, la cantidad se determinará automáticamente.

2. Indique la cantidad del producto:
 
Todos los productos seleccionados se mostrarán en el lado derecho de la pantalla — en este espacio podrá gestionarlos.

• Para aumentar la cantidad, toque nuevamente el producto en la lista.
• Para reducirla — mantenga presionado el producto durante 2 segundos.
• Para eliminarlo — deslice hacia la izquierda o derecha.

3. Posponer recibo:

• Si el cliente se retira temporalmente, puede guardar el recibo y retomarlo más tarde.
• Para ello, toque “Recibos” o mantenga presionado el botón “Vender”.

4. Vaya a la pantalla de cobro tocando “Vender”.

5. Seleccione el método de pago:

• Efectivo
• Terminal

6. Aplicación de descuento:

• Toque el botón “Descuento”.
• Ingrese el número de tarjeta de descuento o el número de teléfono del cliente con el que está registrada la tarjeta.

7. Finalizar la venta:

• Verifique que los productos en el recibo sean correctos.
• Toque “Vender”.

El recibo es una confirmación de la compra y puede entregarse en formato impreso.

Recibo impreso

• Se imprime automáticamente si hay una impresora conectada a Kavapp Seller y está habilitada la impresión automática: Kavapp Admin → Información básica → Puntos de venta → Configuración → Impresión de recibos por defecto.
• Si es necesario, puede configurar la confirmación antes de imprimir:

Kavapp Admin → Información básica → Puntos de venta → Configuración → Impresión de recibos por defecto / Preguntar antes de imprimir recibos.

• Para reimprimir un recibo: Ingrese a "Recibos", seleccione el recibo deseado y presione "Imprimir".

Cómo posponer un recibo:

Si su establecimiento permite a los clientes pagar “después” de recibir el pedido, Kavapp le permite generarlo, posponer el recibo y retomarlo en cualquier momento.

1. Agregue productos al recibo.
2. Mantenga presionado el botón "Vender" o toque "Recibos" → el recibo se guardará automáticamente.
3. Además, puede asignar un nombre al recibo pospuesto (por ejemplo, “Nombre” o “Mesa 5”) para encontrarlo más fácilmente en la lista.

Dónde encontrar los recibos pospuestos:

1. Abra la pestaña "Recibos" en la barra de gestión.
2. Si hay recibos pospuestos, se mostrarán inmediatamente en la pantalla “recibos”.
3. Si no hay recibos pospuestos, se abrirá la pestaña "Todas las ventas" con el historial de todas las transacciones realizadas anteriormente.

Cómo continuar con un recibo pospuesto:

1. Toque el recibo pospuesto necesario en la lista.
2. Verifique que la lista de productos sea correcta.
3. Toque "Cobrar" — será dirigido a la pantalla de pago.
4. Seleccione el método de pago y finalice la operación.

Si necesita encontrar un recibo para verificar, reimprimir o realizar una devolución:

1. Ingrese a la sección "Recibos".
2. Seleccione el recibo deseado para verlo.
3. Realice una de las siguientes acciones:

• Imprimir — reimpresión del recibo.
• Cambiar método de pago — “Efectivo — Terminal”.

Si tiene una conexión a internet inestable o surgen dificultades técnicas, el recibo puede no sincronizarse con Kavapp Admin y no aparecer en los documentos de reporte correspondientes.

Cómo solucionar el problema:

1. Abra la pestaña "Recibos".
2. Presione el botón "Sincronizar" en la esquina superior izquierda.

Cómo devolver un recibo:

1. Ingrese a la pestaña "Recibos" → “Todas las ventas” (en caso de que haya recibos pospuestos).
2. Presione el botón "Devolución de producto".
3. Ingrese el número del recibo y seleccione la fecha en que fue emitido.(Si solo ingresa la fecha, el sistema mostrará todos los recibos de ese día que aún pueden devolverse).
4. Presione "Buscar" y seleccione el recibo correspondiente.
5. Seleccione los productos que desea devolver (por defecto, todos los productos del recibo estarán seleccionados).
6. Presione "Devolver", eligiendo el método de reembolso (efectivo o terminal, según el tipo de pago original).

Importante: Los productos devueltos no se reincorporan al inventario.

Si el botón "Devolución de producto" no está disponible

Si el cajero no ve esta opción, debe activarse en Kavapp Admin:

1. Vaya a la sección Información básica → Puntos de venta → Configuración.
2. Active la opción "Generar recibos de devolución".
3. Presione "Guardar" y sincronice los datos en Kavapp Seller.

El cajero puede verificar rápidamente la disponibilidad de productos en el punto de venta. Para hacerlo:

• Vaya a “Gestión” → “Disponibilidad”.
• Revise la lista completa de productos e ingredientes disponibles en el punto.
• Utilice la búsqueda o los filtros para encontrar rápidamente el producto deseado.

1. Vaya a “Gestión” → “Compra”.
2.  Presione “+” para crear una nueva compra.
3. Junto a las posiciones (productos, ingredientes, vajilla y materiales consumibles) que ingresaron, indique todos los datos necesarios: cantidad de paquetes, cantidad por paquete y costo por 1 paquete (si el cálculo del costo del producto está incluido en su tarifa).
4. Presione “Formar”. 

Si está activada la opción “Pago desde caja”, el monto de la compra se deduce automáticamente del efectivo en caja.

La compra puede confirmarse automáticamente o manualmente, según la configuración elegida.

Esta se establece en la sección Información básica → Puntos de venta → Configuración → Confirmación automática de compras. 

Si se elige la opción “manual”, la compra debe confirmarse desde Kavapp Admin o Kavapp Logistics.

Cuando necesite pedir productos desde el almacén a un punto de venta o generar una lista de artículos para futuras compras o pedidos, siga estos pasos:
 

1. Vaya a “Gestión” → “Pedido”.
2. Presione “+” para crear un nuevo pedido. 
3. Junto a las posiciones necesarias, indique la cantidad requerida de paquetes.
4. Presione “Crear”.
5. Revise los artículos seleccionados y presione “Enviar”.
6. El pedido se reflejará automáticamente en Kavapp Admin y Kavapp Logistics.

Para dar de baja un producto, ingrediente, vajilla, preparación previa o materiales consumibles dañados o no aptos para la venta, siga estos pasos:

1. Vaya a “Gestión” → “Salida de inventario”.
2. Presione “+” para crear una nueva baja.
3. Indique la cantidad de unidades dadas de salida de inventario junto a los artículos correspondientes.
4. Presione “Crear”.
5. Revise los artículos seleccionados, escriba un comentario (motivo de la baja) y presione “Enviar”.

La salida de inventario puede confirmarse automáticamente o manualmente, según la configuración.

Esta se establece en la sección Información básica → Puntos de venta → Configuración → Confirmación automática de bajas.

Si se selecciona la opción “manual”, la salida de inventario debe confirmarse desde Kavapp Admin o Kavapp Logistics.

Las preparaciones previas son productos e ingredientes preparados con anticipación que se utilizan para la venta posterior o forman parte de otros elementos del menú. Por ejemplo, croissants, bases para pizza, salsas o jarabes.

Si el establecimiento prepara productos con antelación, siga estos pasos:

1. Vaya a Gestión → Preparaciones. 
2. Seleccione el grupo y el producto que desea preparar. 
3. Indique la cantidad de porciones o unidades a preparar. 
4. Presione “Preparar”.
5. El sistema descontará automáticamente la cantidad necesaria de ingredientes e incorporará la preparación al inventario del punto de venta.
6. Los productos preparados estarán disponibles para la venta o como ingredientes.

Las preparaciones realizadas pueden consultarse en Gestión → Preparaciones previas → Preparaciones anteriores.

Puede registrar una tarjeta personal del cliente a través de Kavapp Seller, si tiene habilitado y configurado el sistema de descuentos en Kavapp Admin → Promociones y descuentos.

Para registrar una tarjeta desde Kavapp Seller

1. Ingrese a Kavapp Seller → Gestión → Registro de tarjeta.
2. Ingrese el nombre, número de teléfono del cliente, número de tarjeta y su código de barras.

Si el establecimiento no utiliza tarjetas físicas con código de barras, se puede simplificar el proceso de registro.

Para ello, active la opción “Registrar tarjeta solo por número” en Kavapp Admin → Configuración → General.

3. Presione “Registrar” — la tarjeta estará lista para usarse.

A cada tarjeta creada desde Kavapp Seller se le asigna automáticamente un descuento estándar. Este es definido por el administrador en Kavapp Admin.

Cómo seleccionar el descuento estándar. Para elegir un descuento estándar, véase el apartado 6.1 «Descuentos» del manual Kavapp Admin Settings.

Otro tipo de descuento solo puede asignarse al registrar la tarjeta desde el panel del administrador (Admin panel).

 El cajero puede realizar las siguientes operaciones con efectivo:

• Recolección de efectivo — retiro de efectivo de la caja.
• Aporte manual de efectivo — agrega fondos a la caja. 

Para realizar estas operaciones:

1.  Vaya a Gestión → Recolección de efectivo.
2. Presione “+”.
3. Seleccione el tipo de operación:

• Aporte de efectivo.
• Recolección de efectivo.

4. Ingrese el monto necesario y añada un comentario (opcional).

5. Presione “Crear”. 

El establecimiento puede trabajar con recolección automática.

El administrador la configura en Kavapp Admin → Puntos de venta → Configuración → Recolección automática de efectivo al cerrar el turno de trabajo.

En la sección Gestión → Informes financieros, el cajero puede consultar los siguientes datos financieros:

• Información general — número de recibos emitidos, monto total de ventas por turno, saldo de efectivo en caja.
• Operaciones en efectivo – ingresos, retiros, compras y devoluciones.
• El pago se realizo — división entre pagos en efectivo y pagos con tarjeta.
• Posiciones — cantidad de productos vendidos y monto total de ventas por productos.

En esta sección puede configurar los parámetros principales del puesto de trabajo del cajero, así como conectar y configurar la impresora de recibos.

Los parámetros de la interfaz de la aplicación Kavapp Seller se configuran por separado para cada dispositivo en el que se instala la aplicación.

Para guardar cada cambio realizado, es necesario presionar el botón «Editar».

1. Tema. Aquí se puede elegir entre el modo claro y oscuro de la interfaz de la aplicación, según la preferencia del usuario.
2. Idioma. Aquí puede seleccionar el idioma principal de la interfaz del dispositivo actual.
3. Seguridad. Proporciona un nivel adicional de seguridad al ingresar a Kavapp Seller: cada cajero crea un código personal que debe ingresarse cada vez que se accede a la aplicación.
4. Acerca de la aplicación. Aquí se proporciona una descripción de las funciones clave de la aplicación, instrucciones para su uso y una guía sobre dónde encontrarlas: pantalla principal, pantalla de operaciones, pantalla del empleado, mensajero, pantalla de recibos y sección de configuración.
5. Acerca del dispositivo. Contiene información sobre el dispositivo en el que se ha instalado la aplicación: modelo, versión del sistema operativo y versión de la aplicación.
6. Vibración del teclado. Permite activar o desactivar la vibración del teclado al presionar las teclas.
7. Teclado físico. Permite activar o desactivar la posibilidad de utilizar un teclado físico externo para ingresar datos en la aplicación.
8. Usar búsqueda en principal. Permite realizar búsquedas directamente desde la pantalla principal.
9. Tamaño de fuente en la aplicación. Aquí se puede cambiar el tamaño de la fuente, eligiendo una de tres opciones.

Tipos de impresoras compatibles

 Kavapp Seller es compatible con los siguientes tipos de impresoras:

• Impresoras USB: conexión mediante cable a una tablet o PC. 
• Impresoras Bluetooth: conexión inalámbrica mediante configuración de Bluetooth.
• Impresoras Wi-Fi: funcionan mediante red local Wi-Fi.

Antes de configurar, verifique lo siguiente:

• La impresora está encendida y tiene suficiente papel.
• El cable USB o la conexión Bluetooth/Wi-Fi funciona correctamente.
• El botón “Configuración de impresora de recibos” está habilitado en Kavapp Seller.
• Si no está habilitado: Active la opción en Kavapp Admin → Información básica → Puntos de venta → Configuración → “¿Usar impresora de recibos?” y luego sincronice los datos en Kavapp Seller.

Cómo conectar la impresora

1. Vaya a Configuración → Configuración de impresora de recibos.
2. Seleccione el tipo de conexión:

• USB: conecte el cable al dispositivo.
• Bluetooth: active Bluetooth en el dispositivo, encuentre la impresora en la lista y conéctese.
• Wi-Fi: ubique la dirección IP de la impresora (puede obtenerse imprimiendo una página de prueba) e introdúzcala en Kavapp Seller.

1. Configure los parámetros de impresión:

• Ancho del papel (80 mm, 58 mm)
• Codificación de impresión (ver siguiente punto)

1. Pruebe la impresión: presione el botón "Imprimir recibo de prueba".

¿Cómo saber qué codificación usar?

• Apague la impresora.
• Mantenga presionado el botón Feed (avance de papel).
• Encienda la impresora sin soltar el botón Feed durante 3 segundos.
• Suelte el botón: la impresora imprimirá un recibo con la configuración, donde se indicará la página de códigos.
• Si su impresora es Wi-Fi, en el mismo recibo aparecerá la dirección IP.

Si la impresora no imprime:

• Verifique que esté encendida y conectada correctamente.
• Para Bluetooth: intente desconectar y reconectar el dispositivo.
• Para Wi-Fi: verifique que la impresora y el dispositivo con Kavapp Seller estén conectados a la misma red Wi-Fi.

Asegúrese de haber seleccionado la codificación correcta (consulte el apartado anterior “¿Cómo saber qué codificación usar para la impresora?”).

La sincronización de datos permite transferir información actualizada entre la aplicación de caja Kavapp Seller y el perfil administrativo de Kavapp Admin.

Gracias a esto, el administrador y los cajeros pueden ver las actualizaciones en tiempo real.

Si el turno de trabajo está abierto, Kavapp Seller se sincroniza automáticamente con Kavapp Admin y actualiza los datos después de cada operación realizada.

Al iniciar la aplicación, la sincronización automática no se ejecuta.

¿Qué datos se sincronizan?

• Productos y sus existencias.
• Precios de los productos.
• Descuentos y promociones.
• Cambios en el menú.
• Configuraciones de impresoras.
• Estados de los recibos y operaciones financieras.

Se recomienda ejecutar la sincronización manualmente si

• Usted acaba de realizar cambios en Kavapp Admin.
•  Los productos, precios o promociones no se reflejaron automáticamente.
• Hubo problemas con la conexión a internet.

¿Cómo ejecutar la sincronización manualmente?

1. Abra la sección “Configuración” en la barra superior de Kavapp Seller.
2. Presione “Sincronización de datos”.
3. Espere a que se complete el proceso: todas las actualizaciones y cambios se aplicarán en Kavapp Seller.