Настраиваем систему Kavapp для заведения общественного питания

Kavapp Seller — это приложение для сотрудников Seller, созданное для быстрого и удобного выполнения продаж, расчётов и управления остатками.

Что можно делать в Kavapp Seller?

• Принимать заказы
• Выполнять продажи и применять скидки
• Управлять остатками товаров и ингредиентов
• Общаться с командой через встроенный мессенджер

Благодаря синхронизации с Kavapp Admin в режиме реального времени администратор может контролировать работу кассы, вести учёт запасов и управлять настройками.

Для комфортного использования приложения рекомендуется устройство с соответствующей версией ОС.

Kavapp Seller поддерживает:

• Минимальная версия для Android — 6 (рекомендуемая — 9)
• Минимальная версия для iOS — 12 (рекомендуемая — 15)
• Минимальная версия для Windows — 10, 64-разрядная.

Чтобы начать работу, установите приложение на кассовое устройство.
Где скачать?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)
• Microsoft Store (Windows)

Для Windows и Android можно также скачать установочный файл .exe или .apk с сайта.

После установки запустите приложение.

Для синхронизации Kavapp Seller с системой необходимо ввести код подключения, который можно сгенерировать в Kavapp Admin.

Как получить код подключения:

1. Войдите в кабинет администратора Kavapp Admin.
2. Перейдите в раздел: Базовая информация → Точки продаж → Код подключения.
3. Нажмите «Создать код» — этот код используется для подключения Kavapp Seller к учётной записи администратора.
4. Введите полученный код в приложении Kavapp Seller на кассовом устройстве.

Примечание: одна кассовая смена Kavapp Seller не может использоваться на двух устройствах одновременно. Код подключения действителен только для одного приложения/устройства.

После ввода кода приложение автоматически синхронизируется с системой.

Если устройство сменилось или пользователь вышел из приложения, необходимо сгенерировать новый код в Kavapp Admin и ввести его заново.

Для начала рабочей смены:

1. Нажмите Начать работу.
2. Выберите сотрудника, который будет закреплён за этой сменой.
3. Укажите остаток в кассе — сумму наличных, оставшуюся с предыдущей смены.
4. Нажмите Начать работу.

В конце смены:

1. Закройте рабочую смену: перейдите в Смена → Закрыть смену.
2. Укажите остаток в кассе сумму наличных, оставшуюся на следующую смену.
3. Нажмите Завершить работу.

Главный экран содержит основные элементы для работы кассира:

• Группы/подгруппы и позиции меню — (напитки, тех. карты и товары).
• Блок выбранных позиций — отображает все добавленные позиции в чек.
• Кнопка «Продать» — переход на экран формирования чека и расчёта.
• Верхняя панель функций — доступ к дополнительным возможностям. (управление запасами, отчёты, чаты, настройки и др.).

На панели расположены следующие разделы:

• Управление — просмотр остатков, списание товаров, проведение закупок, приготовление заготовок, инкассации и регистрация дисконтных карт.
• Смена — фиксация перерыва, открытие/закрытие рабочей смены.
• Сообщения — мессенджер для связи с администраторами и логистами.
• Чеки — история продаж, возможность отмены, возврата товаров или повторной печати чеков, работа с отложенными чеками.
• Настройки — подключение оборудования, синхронизация данных с Kavapp Admin.

Когда клиент совершает покупку, кассир формирует чек, добавляя товары в список.

1. Добавьте товары в чек:

• Откройте Kavapp Seller.
• Выберите на главном экране группу товаров (например, напитки, снеки).
• Нажмите на нужную позицию, чтобы добавить её в чек.
• Если для позиции предусмотрены модификаторы, откроется окно выбора, в котором можно добавить к чеку дополнительные составляющие — обязательные или необязательные. Стоимость каждой составляющей модификатора отображается рядом с её названием. Количество повторений выбранных модификаторов указывается в поле «Количество». Ниже отображается общая сумма по позиции с учётом модификаторов, которая будет добавлена к чеку.
• Если для выбранной позиции активирована опция «Запрашивать количество» (Kavapp Admin → Меню → Товары / Тех. карты / Напитки / Заготовки → Редактировать [значок карандаша или «Подробнее» → Редактировать], установлена отметка напротив опции «Запрашивать количество»), в поле «Количество» необходимо указать значение в установленных единицах измерения (например, 100 г) — стоимость будет рассчитана автоматически.

Альтернативно можно указать сумму в поле «На сумму», на которую рассчитывает покупатель — в этом случае количество будет определено автоматически.

2. Укажите количество товара:

Все выбранные позиции отобразятся в правой части экрана — это область для дальнейших действий.

• Чтобы увеличить количество — нажмите на товар повторно.
• Чтобы уменьшить — нажмите и удерживайте товар 2 секунды.
• Чтобы удалить — сделайте свайп влево или вправо.

3. Отложить чек:

• Если клиент временно отошёл, вы можете сохранить чек и вернуться к нему позже.
• Для этого нажмите Чеки или удерживайте кнопку Продать.

4. Перейдите к экрану расчёта, нажав Продать.

5. Выберите способ оплаты:

• Наличные — расчёт наличными.
• Терминал — оплата банковской картой.

6. Применение дисконта:

• Нажмите кнопку Скидка.
• Введите номер дисконтной карты или номер телефона клиента, к которому она привязана.

7. Завершение продажи:

• Проверьте правильность позиций в чеке.
• Нажмите Продать.

Чек — это подтверждение покупки, выдается в бумажном виде:

• Печатается автоматически, если к Kavapp Seller подключён принтер и включена опция автопечати: Kavapp Admin → Базовая информация → Точки продаж → Настройки → Печать чеков по умолчанию.
• При необходимости можно настроить подтверждение перед печатью:
• Kavapp Admin → Базовая информация → Точки продаж → Настройки → Печать чеков по умолчанию / Запрашивать печать чеков.
• Для повторной печати чека: перейдите в раздел Чеки, выберите нужный чек и нажмите Распечатать.

Как отложить чек

Если ваше заведение предлагает клиентам оплату «позже» — после получения заказа, Kavapp позволяет сформировать заказ, отложить чек и вернуться к нему в любой момент.

• Добавьте товары в чек.
• Нажмите и удерживайте кнопку «Продать» или нажмите «Чеки» → чек будет автоматически сохранён.
• Дополнительно вы можете дать отложенному чеку заголовок (например, «Имя» или «Стол 5»), чтобы быстрее найти его в списке.

Где найти отложенные чеки:

1. Откройте вкладку «Чеки» на панели управления.
2. Если есть отложенные чеки, они отобразятся сразу на экране «чеки».
3. Если отложенных чеков нет, откроется вкладка «Все продажи» с историей всех ранее проведённых транзакций.

Как продолжить работу с отложенным чеком:

1. Нажмите на нужный отложенный чек в списке.
2. Убедитесь, что список товаров в нём верный.
3. Нажмите «Рассчитать» — вы перейдёте на экран оформления оплаты.
4. Выберите способ оплаты и завершите операцию.

Если нужно найти чек для проверки, повторной печати или изменения способа оплаты за активную рабочую смену, выполните следующие действия:

1. Войдите в раздел «Чеки».
2. Выберите нужный чек для просмотра.
3. Выполните одно из действий:
   • Распечатать — повторная печать чека.
   • Изменить способ оплаты — «Наличные — Терминал».

Полную историю чеков можно просмотреть в Kavapp Admin.
В Kavapp Seller отображаются чеки только за текущую открытую рабочую смену.

Если у вас нестабильное интернет-соединение или возникли временные технические трудности, чек может не синхронизироваться с Kavapp Admin.

Как устранить проблему

1. Откройте вкладку «Чеки».
2. Нажмите кнопку «Синхронизировать» в верхнем левом углу.

Как оформить возврат чека

В Kavapp Seller есть функционал для возврата чеков. Там хранятся все выданные чеки, поэтому найти нужный будет просто.

1. Перейдите во вкладку «Чеки» → «Все продажи» (в случае, если есть отложенные чеки).
2. Нажмите кнопку «Возврат товара».
3. Введите номер чека и выберите дату его проведения. (Если ввести только дату, система покажет все чеки за этот день, доступные для возврата.)
4. Нажмите «Поиск» и выберите нужный чек.
5. Выберите позиции, которые необходимо вернуть (по умолчанию будут выбраны все позиции в чеке).
6. Нажмите «Вернуть», указав способ возврата денег (наличные или терминал — в зависимости от исходного способа оплаты).

Важно! Товары из возвращённых позиций не возвращаются на склад.

Если кнопка «Возврат товара» отсутствует

Если кассир не видит эту опцию, её нужно активировать в Kavapp Admin:

1. Перейдите в раздел Базовая информация → Точки продаж → Настройки.
2. Включите опцию «Создание чеков возврата».

Нажмите «Сохранить» и выполните синхронизацию данных в Kavapp Seller.

Кассир может быстро проверить наличие товаров на торговой точке. Для этого:

• Перейдите в Управление → Наличие.
• Просмотрите полный список товаров и ингредиентов, оставшихся на точке.
• Используйте поиск или фильтры для быстрого поиска нужного товара.

1. Перейдите в Управление → Закупки.
2. Нажмите «+», чтобы создать новую закупку.
3. Для полученных позиций (товаров, ингредиентов, посуды и расходных материалов), укажите все необходимые данные: количество упаковок, количество в упаковке и цену за 1 упаковку (если расчёт себестоимости включён в ваш тариф).
4. Нажмите «Сформировать».

Если активирована опция «Расчёт из кассы», сумма закупки будет автоматически вычтена из наличности в кассе.

Закупка может быть подтверждена автоматически или вручную — в зависимости от выбранных настроек.

Настройки задаются в разделе Базовая информация → Точки продаж → Настройки → Автоматическое подтверждение закупки.

Если выбрано подтверждение вручную — его можно выполнить в Kavapp Admin или Kavapp Logistics.

Когда необходимо заказать товары с внешнего склада на торговую точку или сформировать список позиций для будущих закупок или заказов, выполните следующие действия:

1. Откройте Управление → Заказы.
2. Нажмите «+», чтобы создать новый заказ.
3. У нужных позиций укажите необходимое количество упаковок.
4. Нажмите «Создать».
5. Просмотрите выбранные вами позиции и нажмите «Отправить».
6. Заказ автоматически отобразится в Kavapp Admin и Kavapp Logistics.

Чтобы списать испорченный или непригодный для продажи товар, ингредиент, посуду, заготовку или расходные материалы, выполните следующие действия:

1. Перейдите в Управление → Списание.
2. Нажмите «+», чтобы создать новое списание.
3. Укажите количество списанных единиц рядом с нужными позициями.
4. Нажмите «Создать».
5. Просмотрите выбранные вами позиции, укажите комментарий (причину списания) и нажмите «Отправить».

Списание может быть подтверждено автоматически или вручную — в зависимости от настроек.

Они устанавливаются в разделе Базовая информация → Точки продаж → Настройки → Автоматическое подтверждение списания.

Если выбрано подтверждение вручную, списание подтверждается в Kavapp Admin или Kavapp Logistics.

Заготовки — это заранее подготовленные продукты и ингредиенты, которые используются для последующей продажи или входят в состав других позиций меню. Например: круассаны, основы для пиццы, соусы или сиропы.

Если заведение готовит продукцию заранее, выполните следующие действия:

• Перейдите в Управление → Заготовки.
• Выберите группу и позицию, которую нужно приготовить.
• Укажите количество порций или единиц заготовки.
• Нажмите «Приготовить».
• Система автоматически спишет необходимое количество ингредиентов и добавит заготовку в остатки торговой точки.
• Приготовленные продукты будут доступны для продажи или использования как ингредиенты.

Готовые заготовки можно просмотреть в разделе Управление → Заготовки → Предыдущие заготовки.

Вы можете зарегистрировать персональную карту клиента через Kavapp Seller, если у вас подключена и настроена дисконтная система в Kavapp Admin → Акции и дисконты.

Как зарегистрировать карту через Kavapp Seller:

1. Войдите в Kavapp Seller → Управление → Регистрация карты.
2. Введите имя, номер телефона клиента, номер карты и её штрихкод.

Если заведение не использует физические дисконтные карты со штрихкодами, можно упростить процесс регистрации:

Активируйте опцию «Регистрация карты только по номеру». Она находится в Kavapp Admin → Настройки → Общие.

3. Нажмите «Зарегистрировать» — карта готова к использованию.

Каждой карте, созданной в Kavapp Seller, автоматически присваивается стандартная скидка. Её настраивает администратор в Kavapp Admin.

Как выбрать стандартную скидку, смотрите в пункте 6.1 «Скидки» в инструкции Настройка Kavapp Admin.

Другую скидку можно назначить только при регистрации карты администратором через Admin panel.

Кассир может выполнять следующие операции с наличными средствами:

• Инкассация — изъятие наличности из кассы.
• Служебное внесение — добавление наличности в кассу.

Чтобы выполнить эти операции:

1. Перейдите в Управление → Инкассация.
2. Нажмите «+».
3. Выберите тип операции:
   • Служебное внесение
   • Инкассация
4. Введите необходимую сумму и добавьте комментарий (необязательно).
5. Нажмите «Создать».

Заведение может работать с автоматической инкассацией.

Администратор настраивает её в Kavapp Admin → Точки продаж → Настройки → Автоматическая инкассация наличных при закрытии смены.

В разделе Управление → Финансовая отчётность кассир может просматривать следующие финансовые данные:

• Общая информация за смену — количество проданных чеков, общая сумма выручки за смену, остаток наличности в кассе.
• Операции с наличными — инкассации, служебные внесения, закупки и возвраты.
• Выручка по типам оплаты — разбивка по наличным и безналичным платежам.
• Проданные позиции — количество реализованных товаров и общая сумма выручки по ним.

В этом разделе вы можете настроить основные параметры рабочего места кассира, а также подключить и настроить принтер чеков.

Параметры интерфейса приложения Kavapp Seller устанавливаются отдельно для каждого устройства, где установлено приложение.

Для сохранения каждого внесённого изменения необходимо нажимать кнопку «Изменить».

1. Тема. Здесь доступен выбор между светлой и тёмной темой интерфейса приложения — в зависимости от предпочтений пользователя.
2. Язык. Позволяет выбрать основной язык интерфейса для текущего устройства.
3. Безопасность. Обеспечивает дополнительный уровень защиты при входе в Kavapp Seller: каждый кассир создаёт персональный код, который необходимо вводить при каждом входе в приложение.
4. О приложении. Содержит описание ключевых функций приложения, инструкции по их использованию и указания, где именно они находятся: главный экран, экран операций, экран сотрудника, мессенджер, экран чеков и раздел настроек.
5. Об устройстве. Включает информацию об устройстве, на которое установлено приложение: модель, версия операционной системы и версия приложения.
6. Вибрация клавиатуры. Позволяет включить или отключить виброотклик при нажатии клавиш на клавиатуре.
7. Физическая клавиатура. Позволяет включить или отключить возможность использования внешней физической клавиатуры для ввода данных в приложении.
8. Использовать поиск на главной. Позволяет выполнять поиск прямо с главного экрана.
9. Размер шрифта в приложении. Здесь можно изменить размер шрифта, выбрав один из трёх доступных вариантов.

Поддерживаемые типы принтеров
Kavapp Seller поддерживает подключение следующих типов принтеров:

• USB-принтеры — подключаются к планшету или ПК через кабель.
• Bluetooth-принтеры — беспроводное подключение через настройки Bluetooth.
• Wi-Fi-принтеры — работают через локальную сеть Wi-Fi.

Перед началом настройки убедитесь, что выполнены следующие условия:

• Принтер включён и в нём есть бумага.
• USB-кабель или соединение Bluetooth/Wi-Fi работает без сбоев.
• Кнопка «Настройка принтера чеков» активна в Kavapp Seller.
• Если она неактивна, включите опцию в Kavapp Admin → Базовая информация → Точки продаж → Настройки → Использовать принтер чеков, а затем выполните синхронизацию данных в Kavapp Seller.

Как подключить принтер

1. Перейдите в Настройки → Настройка принтера чеков.
2. Выберите тип подключения:
   • USB — подключите кабель к устройству.
   • Bluetooth — включите Bluetooth на устройстве, найдите принтер в списке и подключитесь.
   • Wi-Fi — найдите IP-адрес принтера в сети (можно распечатать тестовую страницу) и введите его в Kavapp Seller.

3. Укажите параметры печати:

• ширина бумаги (80 мм, 58 мм);
• кодировка печати (как определить кодировку — см. ниже).

4. Нажмите «Печать пробного чека» для теста.

Как определить правильную кодировку для принтера

• Выключите принтер.
• Нажмите и удерживайте кнопку Feed (подача бумаги).
• Включите принтер, продолжая удерживать кнопку Feed в течение 3 секунд.
• Отпустите кнопку — принтер напечатает чек с настройками, где будет указана кодовая страница.
• Якщо принтер поддерживает Wi-Fi — на этом же чеке будет указан IP-адрес для подключения.

Если принтер не печатает

• Убедитесь, что он включён и правильно подключён.
• Для Bluetooth-соединения: попробуйте отключить и повторно подключить устройство.
• Для Wi-Fi: проверьте, что и принтер, и устройство с Kavapp Seller подключены к одной сети.
• Убедитесь, что выбрана правильная кодировка (см. пункт выше “Как определить правильную кодировку для принтера”).

Синхронизация данных обеспечивает актуальный обмен информацией между кассовым приложением Kavapp Seller и личным кабинетом Kavapp Admin.

Благодаря этому администратор и кассиры видят все обновления в режиме реального времени.

При запуске приложения автоматическая синхронизация не происходит.

Если рабочая смена открыта — Kavapp Seller автоматически синхронизируется с Kavapp Admin. Данные обновляются после каждой завершённой операции.

Если изменения были внесены через Kavapp Admin, следует вручную синхронизировать данные, чтобы обновления отобразились в Kavapp Seller.

Примеры таких изменений: обновление цен, переименование или перемещение товаров в другую группу и т. п.

Ручная синхронизация доступна в разделе «Настройки» → кнопка «Синхронизация данных».

Какие данные синхронизируются?

• товары и их остатки,
• цены,
• скидки и акции,
• изменения в меню,
• настройки оборудования,
• статусы чеков и финансовых операций.

Как запускать синхронизацию вручную:

Рекомендуется запускать синхронизацию вручную, если:

• если вы только что внесли изменения в Kavapp Admin (обязательно);
• если товары, цены или акции не обновились автоматически;
• если были проблемы с интернет-соединением.

Инструкция: как запустить синхронизацию вручную

1. Откройте раздел Настройки на верхней панели Kavapp Seller.
2. Нажмите «Синхронизация данных».
3. Дождитесь завершения процесса — все обновления будут загружены в Kavapp Seller.