Configurarea sistemului Kavapp pentru unitate de alimentație publică

Kavapp Seller este o aplicație pentru angajații Seller, creată pentru efectuarea rapidă și comodă a vânzărilor, a încasărilor și a gestionării stocurilor.

Ce se poate face în Kavapp Seller?

• Acceptarea comenzilor.
• Efectuarea vânzărilor și aplicarea reducerilor.
• Gestionarea stocurilor de produse și ingrediente.
• Comunicarea cu echipa prin mesageria integrată.

Datorită sincronizării în timp real cu Kavapp Admin, administratorul poate controla activitatea casei, ține evidența stocurilor și gestiona setările.

Pentru utilizarea confortabilă a aplicației, se recomandă utilizarea unui dispozitiv cu o versiune compatibilă a sistemului de operare.

Kavapp Seller este compatibil cu:

• Versiunea minimă pentru Android – 6 (recomandată 9)
• Versiunea minimă pentru iOS – 12 (recomandată 15)
• Versiunea minimă pentru Windows – 10, 64 biți

Pentru a începe lucrul, instalați aplicația pe dispozitivul casei de marcat.

De unde se poate descărca?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)
• Microsoft Store (Windows)
• Pentru Windows și Android, fișierul de instalare .exe sau .apk poate fi descărcat de pe site.

După instalare, lansați aplicația.

Pentru a sincroniza Kavapp Seller cu sistemul, este necesar să introduceți un cod de conectare. Acest cod poate fi generat în Kavapp Admin.

Cum se obține codul de conectare?

1. Autentificați-vă în contul de administrator Kavapp Admin.
2. Accesați secțiunea: Informații de bază → Puncte de vânzare → Cod de conectare.
3. Apăsați „Creare cod” – acest cod este folosit pentru conectarea Kavapp Seller la contul administratorului.
4. Introduceți codul obținut în Kavapp Seller pe dispozitivul casierului.

Notă: o tură de casă Kavapp Seller nu poate funcționa simultan pe două dispozitive. Codul de conectare este valabil doar pentru o singură aplicație/dispozitiv.

După introducerea codului, aplicația se sincronizează automat cu sistemul. Dacă dispozitivul este schimbat sau utilizatorul s-a deconectat din aplicație, generați un cod nou în Kavapp Admin și introduceți-l.

Pentru începerea turei de lucru:

1. Apăsați „Începe munca”.
2. Selectați angajatul care va fi atribuit acestei ture.
3. Verificați și indicați Soldul în casă: numerarul rămas în casă din tura anterioară. Apăsați „Începe munca”

La sfârșitul turei:

1. Închideți tura de lucru: apăsați Tura → Închide tura.
2. Indicați Soldul în casă: numerarul rămas în casă pentru tura următoare. Apăsați „Încheie munca”

Ecranul principal conține următoarele elemente esențiale pentru lucrul casierului:

• Grupuri/subgrupuri și poziții din meniu — (băuturi, fișe tehnice și produse).
• Blocul pozițiilor selectate — afișează toate pozițiile selectate în bon.
• Butonul „Vinde” — duce la ecranul de generare a bonului și încasare.
• Bara superioară de funcții — acces la funcționalități suplimentare (gestionarea stocurilor, rapoarte, chat-uri, setări etc.).

Pe bară sunt amplasate următoarele secțiuni:

• Gestiune — vizualizarea stocurilor, scăderea produselor, efectuarea achizițiilor, pregătirea de preparate preliminare, încasare și înregistrarea cardurilor de discount.
• Tura — înregistrarea pauzelor, deschiderea/închiderea turei de lucru.
• Mesaje — mesagerie pentru comunicare cu administratorii și logisticienii.
• Bonuri — istoric al vânzărilor, opțiuni de anulare, retur produse sau reimprimare bonuri, gestionarea bonurilor amânate.
• Setări — conectarea echipamentelor, sincronizarea datelor cu Kavapp Admin.

Atunci când clientul face o achiziție, casierul creează un bon adăugând produse în listă.

1. Adăugați produse în bon:

• Deschideți Kavapp Seller.
• Selectați pe ecranul principal un grup de produse (băuturi, gustări etc.).
• Apăsați pe poziția dorită pentru a o adăuga în bon.
• Dacă pentru poziție sunt prevăzuți Modificatori, se va deschide fereastra de selectare, în care pot fi adăugate la Paragon componente suplimentare — obligatorii sau opționale. Costul fiecărei componente a Modificatorului este afișat lângă denumirea acesteia. Numărul de repetări ale Modificatorilor selectați se stabilește în câmpul “Cantitate”. Mai jos este afișată suma totală pentru poziție, ținând cont de Modificatori, care va fi adăugată la Paragon.
• Dacă pentru poziția selectată este activată opțiunea “Solicită cantitatea” (Kavapp Admin → Meniu → Produse / Fișe tehnologice / Băuturi / Semipreparate → Editare [pictograma creion sau “Mai mult” → Editare], este bifată opțiunea “Solicită cantitatea”), în câmpul “Cantitate” trebuie indicată valoarea în unitățile de măsură stabilite (de exemplu, 100 g) — costul va fi calculat automat.

Alternativ, poate fi indicată suma în câmpul “La suma”, pe care o indică clientul — în acest caz, cantitatea va fi determinată automat.

2. Indicați cantitatea produsului:

Toate pozițiile selectate vor fi afișate în partea dreaptă a ecranului — acesta este spațiul în care se pot efectua acțiuni suplimentare asupra produselor.

• Pentru a crește cantitatea, apăsați din nou pe produs în listă.
• Pentru a scădea cantitatea — țineți apăsat pe produs timp de 2 secunde.
• Pentru a șterge o poziție — glisați spre stânga sau dreapta.

3. Amânarea bonului:

• Dacă clientul s-a îndepărtat temporar, puteți salva bonul și reveni mai târziu.
• Pentru aceasta, apăsați „Bonuri” sau țineți apăsat butonul „Vinde”.

4. Accesați ecranul de încasare apăsând „Vinde”

5. Alegeți metoda de plată:

• Numerar – plată în numerar.
• Terminal – plată cu card bancar.

6. Aplicarea discountului:

• Apăsați butonul „Reducere”.
• Introduceți numărul cardului de discount sau numărul de telefon al clientului cu care acesta este înregistrat.

7. Finalizarea vânzării:

• Verificați corectitudinea produselor din bon.
• Apăsați „Vinde”.

Bonul este dovada achiziției și se oferă în format tipărit:

• Se tipărește automat dacă imprimanta este conectată la Kavapp Seller și opțiunea de tipărire automată este activată: Kavapp Admin → Informații de bază → Puncte de vânzare → Setări → Imprimare implicită a bonurilor.
• Dacă este necesar, se poate seta confirmarea înainte de imprimare:
• Kavapp Admin → Informații de bază → Puncte de vânzare → Setări → Imprimare implicită a bonurilor/Solicită confirmare înainte de imprimare.
• Pentru reimprimarea unui bon: Accesați „Bonuri”, selectați bonul dorit și apăsați „Imprima”.

Cum se amână un bon:

Dacă unitatea dumneavoastră permite clienților să plătească „după” primirea comenzii, Kavapp permite crearea bonului, amânarea acestuia și revenirea la el oricând.

1. Adăugați produse în bon.
2. Apăsați lung butonul „Vinde” sau accesați „Bonuri” → bonul va fi salvat automat.
3. Opțional, puteți atribui un titlu bonului amânat (de exemplu, „Nume” sau „Masa 5”) pentru a-l găsi mai ușor în listă.

Unde se găsesc bonurile amânate:

1. Deschideți fila „Bonuri” din bara de gestionare.
2. Dacă există bonuri amânate, acestea vor fi afișate imediat pe ecranul „Bonuri”.
3. Dacă nu există bonuri amânate, se va deschide fila „Toate vânzările” cu istoricul tuturor tranzacțiilor efectuate anterior.

Cum se continuă lucrul cu un bon amânat:

1. Apăsați pe bonul amânat dorit din listă.
2. Verificați dacă lista produselor este corectă.
3. Apăsați „Сalculează” — veți fi direcționat către ecranul de plată.
4. Alegeți metoda de plată și finalizați tranzacția.

Dacă trebuie să găsiți un bon pentru verificare, reimprimare sau schimbarea metodei de plată în timpul turei active, urmați pașii de mai jos:

1. Accesați secțiunea „Bonuri”.
2. Selectați bonul dorit pentru vizualizare.
3. Efectuați una dintre acțiuni:

• Imprima — reimprimarea bonului.
• Schimbă metoda de plată — „Numerar — Terminal”.

Întregul istoric al bonurilor poate fi vizualizat în Kavapp Admin. În Kavapp Seller sunt afișate doar bonurile din tura de lucru curentă.

Dacă aveți conexiune instabilă la internet sau au apărut dificultăți tehnice temporare, bonul poate să nu se sincronizeze cu Kavapp Admin.

Cum se rezolvă problema:

1. Deschideți fila „Bonuri”.
2. Apăsați butonul „Sincronizează” din colțul stânga sus.

Cum se returnează un bon: 

Kavapp Seller oferă funcționalitate pentru returnarea bonurilor. Toate bonurile emise sunt păstrate, astfel încât va fi ușor să-l găsiți pe cel necesar.

1. Accesați fila „Bonuri” → „Toate vânzările” (dacă există bonuri amânate).
2. Apăsați butonul „Returnare de produse”.
3. Introduceți numărul bonului și selectați data emiterii acestuia. (Dacă introduceți doar data, sistemul va afișa toate bonurile din acea zi care mai pot fi returnate).
4. Apăsați „Cautăre” și selectați bonul dorit.
5. Selectați pozițiile care trebuie returnate (implicit vor fi selectate toate pozițiile din bon).
6. Apăsați „Returnează”, alegând metoda de rambursare (numerar sau terminal, în funcție de tipul inițial de plată).

Important! Produsele returnate nu se reintroduc în stoc.

Dacă butonul „Returnare produs” lipsește 

Dacă operatorul casei nu vede această opțiune, ea trebuie activată în Kavapp Admin:

1. Accesați secțiunea Informații de bază → Puncte de vânzare → Setări.
2. Activați opțiunea „Crearea bonurilor de returnare”.
3. Apăsați „Salvează” și sincronizați datele în Kavapp Seller.

Casierul poate verifica rapid disponibilitatea produselor la punctul de vânzare. Pentru aceasta:

• Accesați „Gestiune” → „Disponibilitate”.
• Vizualizați lista completă a produselor și ingredientelor rămase în punctul de vânzare.
• Utilizați căutarea sau filtrele pentru a găsi rapid produsul dorit.

1. Accesați „Gestiune” → „Achiziții”.
2. Apăsați „+” pentru a crea o achiziție nouă.
3. Lângă pozițiile (produse, ingrediente, vase și materiale consumabile) care au fost recepționate, indicați toate datele necesare: numărul de ambalaje, cantitatea din ambalaj și costul pentru 1 ambalaj (dacă calculul costului este inclus în tariful dumneavoastră).
4. Apăsați „Formează”.

Dacă este activată opțiunea „Plată din casă”, suma achiziției va fi dedusă automat din numerarul din casă.

Achiziția poate fi confirmată automat sau manual, în funcție de setările selectate. Acestea sunt definite în secțiunea Informații de bază → Puncte de vânzare → Setări → Confirmare automată a achiziției.

Dacă este selectată setarea „manual”, confirmarea achiziției se face din Kavapp Admin sau Kavapp Logistics.

Când este necesar să comandați produse din depozitul extern către punctul de vânzare sau să creați o listă de poziții pentru achiziții sau comenzi ulterioare, urmați acești pași:

1. Deschideți „Gestiune” → „Comandă internă”.
2. Apăsați „+” pentru a crea o comandă nouă.
3. Lângă pozițiile necesare, indicați numărul necesar de ambalaje.
4. Apăsați „Creează”.
5. Verificați pozițiile selectate și apăsați „Trimite”.
6. Comanda va apărea automat în Kavapp Admin și Kavapp Logistics.

Pentru a scădea din stoc un produs, un ingredient, vase, un preparat prealabil sau materiale consumabile deteriorate ori improprii pentru vânzare, efectuați următoarele acțiuni:

• Accesați „Gestiune” → „Scădere din stoc”.
• Apăsați „+” pentru a crea o nouă scădere.
• Introduceți cantitatea de unități de scăzut lângă pozițiile necesare.
• Apăsați „Creează”.
• Verificați pozițiile selectate, scrieți un comentariu (motivul scăderii) și apăsați „Trimite”.

Scăderea poate fi confirmată automat sau manual, în funcție de setări. Acestea sunt stabilite în secțiunea Informații de bază → Puncte de vânzare → Setări → Confirmare automată a scăderii.

Dacă este selectată opțiunea „manual”, confirmarea scăderii se face în Kavapp Admin sau Kavapp Logistics.

Prepararea prealabilă reprezintă produse și ingrediente pregătite în avans, care sunt utilizate ulterior la vânzare sau ca parte a altor poziții din meniu. De exemplu, croissante, blaturi de pizza, sosuri sau siropuri.

Dacă unitatea dumneavoastră prepară produse din timp, urmați pașii de mai jos:

1. Accesați „Gestiune” → „Preparat prealabil”.
2. Selectați grupul și poziția care trebuie pregătită.
3. Introduceți numărul de porții sau unități de preparat.
4. Apăsați „Prepară”.
5. Sistemul va scădea automat cantitatea necesară de ingrediente și va adăuga preparatul în stocul punctului de vânzare.
6. Produsele preparate vor fi disponibile pentru vânzare sau utilizare ca ingrediente.

Preparatele realizate pot fi vizualizate în secțiunea „Gestiune” → „Preparat prealabil” → „Preparări anterioare”.

Puteți înregistra un card personal al clientului prin intermediul Kavapp Seller, dacă aveți conectat și configurat sistemul de discount în Kavapp Admin → Promoții și discounturi.

Cum se înregistrează un card prin Kavapp Seller

1. Autentificați-vă în Kavapp Seller → Gestiune → Înregistrare card.
2. Introduceți numele, numărul de telefon al clientului, numărul cardului și codul de bare al acestuia.

Dacă unitatea nu utilizează carduri fizice cu coduri de bare, procesul de înregistrare poate fi simplificat.

Pentru aceasta, activați opțiunea „Înregistrare card doar după număr”, pe care o găsiți în Kavapp Admin → Setări → Generale.

3. Apăsați „Înregistrează” — cardul este gata de utilizare.

Fiecărui card creat prin Kavapp Seller i se atribuie automat un discount standard. Acesta este configurat de administrator în Kavapp Admin.

Pentru alegerea unui discount standard, consultați punctul 6.1 „Discounturi” din instrucțiunea Setări Kavapp Admin. 

Alt tip de discount poate fi ales doar în momentul înregistrării cardului de către administrator prin Admin panel.

Casierul poate efectua următoarele operațiuni cu numerar:

• Încasare de numerar — retragerea numerarului din casă.
• Introducere de numerar — adăugarea de numerar în casă.

Pentru a efectua aceste operațiuni:

1. Accesați Gestiune → Încasare de numerar.
2. Apăsați „+”.
3. Selectați tipul de operațiune:

• Depunere numerar
• Încasare de numerar

4. Introduceți suma necesară și adăugați un comentariu (opțional).

5. Apăsați „Creează”.

Unitatea poate funcționa cu încasare automată de numerar.

Administratorul o configurează în Kavapp Admin → Puncte de vânzare → Setări → Încasare automată a numerarului la închiderea turei.

În secțiunea „Gestiune” → „Raportare financiară”, casierul poate vizualiza următoarele date financiare:

• Informații generale pentru tură — numărul de bonuri vândute, suma totală a încasărilor pentru tură, numerarul rămas în casă.
• Tranzacții în numerar – încasări de numerar, introduceri de numerar, achiziții și returnări.
• Plata a fost făcută — împărțire între numerar și plăți fără numerar.
• Articole vândute — numărul de produse vândute și suma totală încasată pentru acestea.

În această secțiune puteți configura parametrii principali ai postului de lucru al casierului, precum și conecta și configura imprimanta de bonuri.

Parametrii interfeței aplicației Kavapp Seller sunt setați separat pentru fiecare dispozitiv pe care este instalată aplicația. Pentru a salva fiecare modificare introdusă, este necesar să apăsați butonul „Modifică”.

• Temă

Aici puteți alege între modul deschis și cel întunecat al interfeței aplicației, în funcție de preferințele utilizatorului.

• Limbă

Permite selectarea limbii principale a interfeței pentru dispozitivul curent.

• Securitate

Asigură un nivel suplimentar de protecție la conectarea în Kavapp Seller: fiecare casier creează un cod personal care trebuie introdus de fiecare dată la accesarea aplicației.

• Despre aplicație

Oferă o descriere a funcțiilor-cheie ale aplicației, instrucțiuni de utilizare și indicații despre unde pot fi găsite: ecranul principal, ecranul de operațiuni, ecranul angajatului, mesageria, ecranul bonurilor și secțiunea de setări.

• Despre dispozitiv

Conține informații despre dispozitivul pe care este instalată aplicația: modelul, versiunea sistemului de operare și versiunea aplicației.

• Vibrarea tastaturii

Permite activarea sau dezactivarea vibrației tastaturii la apăsarea tastelor.

• Tastatură fizică

Permite activarea sau dezactivarea utilizării unei tastaturi fizice externe pentru introducerea datelor în aplicație.

• Utilizați căutarea pe pagina principală

Permite efectuarea căutărilor direct din pagina principală.

• Dimensiunea fonturilor în aplicație

Aici puteți modifica dimensiunea fontului, alegând una dintre cele trei opțiuni disponibile.

Tipuri de imprimante acceptate
 
Kavapp Seller permite conectarea următoarelor tipuri de imprimante:

• Imprimante USB — se conectează prin cablu la tabletă sau PC.
• Imprimante Bluetooth — conectare wireless prin setările Bluetooth.
• Imprimante Wi-Fi — funcționează prin rețea locală Wi-Fi.

Înainte de configurare, verificați următoarele:

• Imprimanta este pornită și are suficientă hârtie.
• Cablu USB sau conexiunea Bluetooth/Wi-Fi funcționează corect.
• Butonul „Setarea imprimantei de bonuri” este activ în Kavapp Seller.

Dacă nu este activ, activați opțiunea în Kavapp Admin → Informații de bază → Puncte de vânzare → Setări → „Utilizați imprimantă de bonuri”, apoi sincronizați datele în Kavapp Seller.

Cum se conectează imprimanta

1. Accesați „Setări” → „Setarea imprimantei de bonuri”.
2. Alegeți tipul de conectare:
   • USB — conectați cablul la dispozitiv.
   • Bluetooth — activați Bluetooth pe dispozitiv, găsiți imprimanta în listă și conectați-o.
   • Wi-Fi — găsiți adresa IP a imprimantei în rețea (aceste date pot fi obținute imprimând o pagină de test) și introduceți-o în Kavapp Seller.

3. Setați parametrii de imprimare:

• Lățimea hârtiei (80 mm, 58 mm).
• Codificarea imprimării (cum să aflați ce codificare să utilizați — vedeți secțiunea următoare).

4. Testați imprimarea. Pentru aceasta, apăsați butonul „Imprimare bon de test”.

Cum aflați codificarea corectă pentru imprimantă

• Opriți imprimanta.
• Apăsați și mențineți apăsat butonul „Feed” (derularea hârtiei).
• Porniți imprimanta, continuând să țineți apăsat butonul „Feed” timp de 3 secunde.
• Eliberați butonul — imprimanta va tipări un bon cu setările, inclusiv pagina de coduri utilizată.
• Dacă imprimanta suportă Wi-Fi, bonul va include și adresa IP pentru conectare.

Dacă imprimanta nu tipărește:

• Asigurați-vă că este pornită și conectată corect.
• Pentru conexiune Bluetooth: încercați să deconectați și să reconectați dispozitivul.
• Pentru Wi-Fi: verificați dacă imprimanta și dispozitivul cu aplicația Kavapp Seller sunt conectate la aceeași rețea Wi-Fi.
• Asigurați-vă că a fost selectată codificarea corectă (vezi secțiunea anterioară „Cum aflați codificarea corectă pentru imprimantă?”).

Sincronizarea datelor asigură transferul informațiilor actualizate între aplicația de casă Kavapp Seller și contul personal Kavapp Admin. Astfel, administratorii și casierii văd actualizările în timp real.

La lansarea aplicației, sincronizarea automată nu se execută.

Dacă tura de lucru este deschisă, Kavapp Seller se sincronizează automat cu Kavapp Admin. Datele se actualizează după fiecare operațiune efectuată în aplicația de vânzare.

Dacă modificările sunt efectuate în Kavapp Admin, trebuie să sincronizați manual datele pentru ca actualizările să apară în Kavapp Seller.

Exemple de astfel de modificări: actualizarea prețurilor, redenumirea produselor sau mutarea acestora în alt grup etc.

Sincronizarea manuală este disponibilă în secțiunea Setări → butonul „Sincronizarea datelor”.

Ce date se sincronizează?

• Produsele și stocurile acestora.
• Prețurile produselor.
• Discounturile și promoțiile.
• Modificările din meniu.
• Setările echipamentelor.
• Starea bonurilor și a operațiunilor financiare.

Cum se pornește sincronizarea manuală

Se recomandă rularea sincronizării manuale dacă:

• Ați efectuat modificări în Kavapp Admin (obligatoriu).
• Produsele, prețurile sau promoțiile nu au fost actualizate automat.
• Au existat probleme de conexiune la internet.

Instrucțiuni: cum se pornește sincronizarea manuală?

1. Deschideți secțiunea „Setări” din bara superioară a aplicației Kavapp Seller.
2. Apăsați „Sincronizarea datelor”.
3. Așteptați finalizarea procesului – toate actualizările și modificările vor fi aplicate în Kavapp Seller.