Configurarea sistemului Kavapp pentru unitate de alimentație publică

QR-meniul este versiunea electronică a meniului unei unități, disponibilă printr-un cod QR. Clienții pot vizualiza pozițiile actualizate din meniu – preparate și băuturi, prețuri și promoții – fără materiale tipărite.

Datorită QR-meniului, clienții au acces rapid și comod la informații, ceea ce îmbunătățește serviciile și crește loialitatea.

Avantajele QR-meniului:

• Actualizare instantanee a ofertei.
• Acces ușor la meniu fără aplicații suplimentare.
• Creșterea vitezei de servire.
• Reducerea costurilor de tipărire.

QR-meniul face parte din sistemul de automatizare Kavapp și este inclus în planul tarifar L.

Principiul de funcționare:

1. Administratorul configurează meniul în contul personal din Kavapp Admin.
2. Sistemul generează un cod QR pentru unitate.
3. Codul QR se tipărește și se amplasează în locuri convenabile: mese, casă, zona de ridicare a comenzilor, zona de intrare, standuri promoționale sau pe site-ul unității.
4. Clientul scanează codul cu camera telefonului și accesează imediat meniul în browser.
5. Orice modificare în meniu se reflectă automat în timp real.

• Orice modificare (prețuri, poziții noi, promoții) se reflectă instantaneu în QR-meniu.
• Clienții pot vizualiza meniul înainte de a vizita unitatea sau direct la fața locului.
• Nu este nevoie de instalarea altor aplicații – meniul se deschide direct în browserul telefonului.

1. Înregistrați contul personal în Kavapp Admin accesând site-ul admin.kavapp.
2. Configurați meniul punctului dumneavoastră de vânzare. Pentru aceasta, adăugați poziții din meniul lateral Kavapp Admin → Meniu → Băuturi / Fișe tehnice / Preparare prealabilă → Adaugă băutură / fișă tehnică / preparare prealabilă.
3. Dacă creați baza de la zero, în timpul completării secțiunilor Băuturi / Fișe tehnice / Preparare prealabilă trebuie să activați opțiunea „adaugă în QR-meniu” — vor apărea câmpuri pentru completarea în paralel a meniului.
4. Dacă ați completat deja întreaga bază și acum treceți la configurarea meniului, accesați secțiunea „QR-meniu” pentru a-l configura. Aceasta se află în meniul lateral vertical Kavapp Admin → Meniu → QR-meniu.

În această etapă, administratorul vizualizează lista tuturor punctelor de vânzare (unităților) pentru care se poate activa și configura QR-meniul. Activitatea are loc în secțiunea QR-meniu → Date despre unități.

Funcționalități principale ale acestei secțiuni:

1. Vizualizarea tuturor punctelor de vânzare (unităților):

Se afișează informațiile de bază pentru fiecare unitate:

• Numele unității — copiat automat din setările din secțiunea „Puncte de vânzare”.
• Adresa — importată tot din setările punctului de vânzare.
• Statusul QR-meniului — comutatorul „Activează QR-meniu” permite activarea sau dezactivarea rapidă a QR-meniului pentru unitatea respectivă.

2. Vizualizarea și gestionarea QR-meniului 

Pentru fiecare unitate în parte se pot efectua următoarele acțiuni:

• Vizualizează meniul — previzualizarea meniului exact așa cum îl va vedea clientul.
• Descarcă codul QR — salvează imaginea codului QR care poate fi tipărit și amplasat în sală pentru scanare de către clienți. Aici se pot configura și elementele vizuale ale codului QR.
• Editează — deschide formularul de editare a informațiilor despre unitate (nume, adresă, imagine etc.). Făcând clic pe pictograma camerei se poate încărca logo-ul sau o imagine a interiorului care va fi afișată în QR-meniu.

3. Activarea QR-meniului pentru o anumită unitate

QR-meniul poate fi activat cu ajutorul comutatorului plasat în colțul din dreapta sus al blocului fiecărei unități.

• Dacă comutatorul „Activează QR-meniu” este activat, meniul unității va fi accesibil clienților prin codul QR asociat.
• Dacă este dezactivat — QR-meniul nu va fi disponibil, chiar dacă a fost configurat anterior.

În această etapă are loc structurarea inițială a conținutului pentru QR-meniu — se creează categorii și subcategorii în care ulterior vor fi adăugate pozițiile de produse (băuturi, produse etc.).

Acesta este un pas important pentru construirea logică a navigării în meniul unității.

Elemente principale:

Categorii

O categorie este un grup principal care reunește poziții de același tip (de exemplu: „Băuturi”, „Produse”, „Articole”). Fiecare categorie este un bloc distinct clicabil.

• Apăsarea pe butonul „Adaugă categorie” deschide formularul pentru crearea unei noi categorii.
• Lângă fiecare categorie se află o pictogramă ✎ (creion) — apăsând pe ea, se poate edita denumirea categoriei.

Subcategorii

Fiecare categorie poate conține mai multe subcategorii. Acestea ajută la detalierea structurii meniului.

De exemplu, în categoria „Băuturi” pot exista subcategorii precum: Cafea, Ceai, Smoothie etc.

• În fiecare categorie este afișată o secțiune separată cu subcategorii.
• Apăsarea butonului „Adaugă subcategorie” (cu simbolul „+”) permite crearea unei noi subcategorii.
• Pictograma ✎ de lângă numele subcategoriei permite modificarea denumirii acesteia.

Aspecte importante

• Toate categoriile create în această etapă vor apărea ulterior în interfața de completare a meniului — acolo se adaugă băuturile, produsele, preparatele etc.
• Categoriile și subcategoriile influențează modul de afișare a meniului în interfața QR destinată clientului: cu cât sunt mai clare și bine structurate, cu atât va fi mai ușoară căutarea produselor în meniu.
• Denumirile trebuie să fie clare și să corespundă sortimentului unității.

În această etapă, administratorul definește pozițiile concrete pentru QR-meniu și le repartizează în categoriile și subcategoriile create anterior.

De asemenea, aici se completează descrieri, etichete și alergeni. Dacă este necesar, pozițiile pot fi filtrate după grupuri sau sursa de adăugare.

Interfața și filtrarea

În partea superioară a ferestrei sunt disponibile următoarele filtre:

• Grup — corespunde grupurilor de poziții create în secțiunea Meniu lateral → Meniu→ Grupuri de meniu. De exemplu: Băuturi, Produse, Patiserie etc.
• Subgrup — corespunde subgrupurilor create în secțiunea Meniu lateral → Meniu → Subgrupuri de meniu. De exemplu: Cafea, Băuturi calde, Băuturi reci.
• Filtru — permite selectarea doar a acelor poziții care au fost adăugate într-o anumită secțiune a sistemului:

+ Băuturi
+ Fișe tehnice
+ Produse
+ Preparare prealabilă

• Caută — căutare manuală după denumirea produsului sau poziției.

Alocarea pozițiilor în QR-meniu: 

După selectarea poziției cu semnul ✔️ în căsuța de bifare, se deschide un formular de editare. Acolo pot fi configurate următoarele:

• Categorie — selectată din categoriile deja existente ale meniului.
• Subcategorie — aparține categoriei selectate.
• Descriere — descriere scurtă a produsului, vizibilă pentru clienți.
• Etichetă — sunt disponibile următoarele opțiuni:

+ Fără etichetă
+ Produs popular
+ Promoție
+ Noutate
+ Ofertă sezonieră
+ Oferta săptămânii

Etichete și alergeni

Cu ajutorul butonului „Adaugă etichete și alergeni” puteți:

• Selecta etichete existente sau crea unele noi (ex.: Băuturi calde, Etichetă de test).
• Specifica alergenii importanți care trebuie afișați în meniu: Gluten, Lapte, Arahide, Miere etc.

După salvarea modificărilor, se apasă butonul „Salvează”, iar poziția va fi integrată în QR-meniu în structura corespunzătoare.

În această etapă puteți vizualiza, edita și structura QR-meniul deja creat pentru fiecare unitate.

Aici, administratorul poate vedea întreaga ierarhie de categorii, subcategorii și poziții, precum și modifica ordinea de afișare sau limita disponibilitatea în funcție de timp.

Elemente principale ale interfeței:

1. Filtrul „Puncte de vânzare”

Cu ajutorul listei derulante, puteți selecta un anumit punct de vânzare sau vizualiza structura meniului pentru toate unitățile.

Notă: configurarea unor meniuri complet diferite pentru puncte de vânzare individuale nu este disponibilă momentan. Se pot dezactiva poziții selectate, dar structura generală a meniului este comună pentru toate unitățile din rețea.

2. Lista categoriilor și subcategoriilor

În partea stângă a ferestrei este afișată structura de tip arbore a meniului:

• Categorii principale (ex.: Băuturi, Produse, Preparare).
• Subcategorii incluse (ex.: „Salate”, „Borș”), care aparțin unei categorii specifice.
• Fiecare element are o pictogramă cu „puncte” — aceasta indică faptul că elementele pot fi reordonate prin drag-and-drop.

3. Butonul „Adaugă poziție”

La apăsare se deschide ecranul „Completarea meniului”, unde administratorul poate asocia o poziție de produs unei categorii și subcategorii specifice.

4. Crearea elementelor noi din meniu:

1. Adaugă categorie — deschide un formular unde trebuie completate:

• Denumirea categoriei.
• Imagine (opțional).
• Perioada de valabilitate — în ce zile și intervale orare va fi afișată această categorie în QR-meniu.

Perioada de valabilitate permite crearea unor secțiuni temporare de meniu, de exemplu: Mic dejun până la ora 12:00, Oferte speciale vinerea, Prânzuri de luni până vineri.

2. Adaugă subcategorie — subcategoria are un formular aproape identic cu cel al categoriei. Diferența este că nu se poate adăuga o imagine și există un câmp suplimentar pentru selectarea categoriei căreia îi aparține subcategoria.

De asemenea, în dreptul fiecărei poziții care se deschide în structura arborescentă a meniului, puteți activa comutatorul „Disponibilitate”. Dacă este dezactivat, poziția din meniu va fi afișată cu gri și va fi inactivă. Aceasta este o funcție utilă atunci când o poziție nu este disponibilă pentru o perioadă scurtă de timp, de exemplu, din cauza lipsei ingredientelor.