Konfigurujemy system Kavapp dla sklepu

Kavapp Logistics to aplikacja dla logistyków, stworzona w celu ułatwienia i kontroli pracy.

Minimalizuje czynnik ludzki, zwiększa dokładność w pracy ze stanami towarów i zapewnia terminową realizację przesunięć.

Co można robić w Kavapp Logistics?

• Kontrolować ruch towarów z magazynu do punktów sprzedaży.
• Przyjmować towary na stan magazynowy.
• Prowadzić ewidencję stanów magazynowych.

Dzięki Kavapp Logistics logistyk otrzymuje jasny obraz wszystkich zamówień, które należy zrealizować, a także aktualnych stanów towarów — co pomaga skutecznie planować dostawy i unikać błędów.

Aby rozpocząć pracę, pobierz aplikację Kavapp Logistics na swoje urządzenie.
Skąd pobrać?

• Sklep Google Play (Android).
• App Store (iOS).

Po instalacji uruchom aplikację i zaloguj się.

Aby zalogować się do aplikacji logistyka i rozpocząć pracę, należy podać kod dostępu logistyka.

Można go wygenerować w: Kavapp Admin → Informacje podstawowe → Logistycy → Kod dostępu.

Uwaga: dla jednego punktu sprzedaży предусмотрена możliwość jednoczesnej pracy kilku pracowników z różnych urządzeń, na których zainstalowano aplikację Kavapp Logistics. Dla każdego dodanego Logistyka należy wygenerować oddzielny Kod dostępu.

Ekran główny aplikacji Kavapp Logistics zapewnia logistykowi dostęp do najważniejszych funkcji kontroli i realizacji zadań.

Zawiera następujące kluczowe sekcje:

• Zamówienia — wyświetla wszystkie zamówienia przesłane z punktów sprzedaży i umożliwia ich edycję.
• Pilne zamówienia — wyświetla wszystkie pilne zamówienia od punktów sprzedaży.
• Rozchód — szybkie rozchodowanie towaru z dowolnego punktu sprzedaży na jego żądanie.
• Aktywne zmiany robocze — pokazuje, którzy pracownicy są obecni w pracy. Tutaj można również tworzyć inkasa oraz zakupy.
• Wiadomości — komunikacja logistyków z innymi członkami zespołu: kasjerami, administratorami oraz innymi logistykami.

Sekcja "Zamówienia" na ekranie głównym pozwala logistykowi zobaczyć wszystkie zamówienia z punktów sprzedaży.

Logistyk może je edytować, kompletować oraz wysyłać do realizacji. Ta sekcja zapewnia pełną kontrolę nad procesem realizacji zamówień.

Jak przejrzeć, edytować i sformować zamówienie

1. Przejdź do Zamówienia na ekranie głównym aplikacji Kavapp Logistics.
2. Kliknij punkt sprzedaży, który utworzył zamówienie.
3. Przejrzyj zamówione towary.
4. Naciśnij Edytuj, jeśli trzeba zmienić ilość towarów (np. gdy czegoś brakuje na magazynie). Po zakończeniu edycji kliknij Utwórz.
5. Zaznacz ✔️ w checkboxie przy towarze, który został skompletowany.
6. Kliknij Wydaj, aby oznaczyć zamówienie jako wykonane.

Możesz również przejrzeć historię wcześniej zrealizowanych zamówień. Wszystkie dane są przechowywane w systemie. Aby to zrobić, wybierz datę, dla której chcesz wyświetlić historię, oraz punkt sprzedaży.

Sekcja "Zamówienia pilne" zawiera zamówienia, które wymagają realizacji w pierwszej kolejności.

Pozwala to logistykowi efektywnie planować swoją pracę i terminowo wykonywać priorytetowe zamówienia.

Logistyk może edytować, kompletować i wysyłać zamówienia pilne do szybkiej realizacji.

Jak wyświetlić, edytować i tworzyć pilne zamówienia

1. Przejdź do Zamówienia pilne na ekranie głównym aplikacji Kavapp Logistics.
2. Kliknij punkt sprzedaży, który utworzył zamówienie.
3. Przejrzyj zamówione towary.
4. Kliknij Edytuj, jeśli trzeba zmienić ilość towarów (np. gdy czegoś brakuje na magazynie). Po zakończeniu edycji naciśnij Utwórz.
5. Zaznacz ✔️ w checkboxie przy zebranym towarze.
6. Kliknij Wydaj, aby oznaczyć zamówienie jako wykonane.

Aby przejrzeć historię wcześniej wykonanych zamówień, kliknij "Historia zamówień", wybierz datę oraz punkt sprzedaży.

Sekcja "Rozchód” umożliwia logistykowi szybkie rozchodowanie towarów, naczyń, składników oraz materiałów eksploatacyjnych z dowolnego punktu sprzedaży na prośbę pracownika. Ta funkcja jest używana w przypadkach, gdy takie pozycje są uszkodzone lub nie nadają się już do dalszego użytku.

Jest to potrzebne w sytuacjach, gdy towar został uszkodzony lub nie nadaje się do dalszego użytku.

Ta funkcja nie będzie potrzebna, jeśli włączysz opcję autopotwierdzania rozchodów w: Kavapp Admin → Informacje podstawowe → Punkty sprzedaży → Ustawienia → Automatyczne potwierdzanie rozchodu.

W takim przypadku do rozchodu nie trzeba angażować drugiego pracownika.

W sekcji "Aktywne zmiany robocze" można sprawdzić, którzy pracownicy są obecnie na stanowisku pracy. Można tu również wykonywać dodatkowe operacje:

• Inkaso lub wpłata służbowa dla określonego punktu sprzedaży,
• Zakupy,
• Zamówienie automatyczne (funkcja w przygotowaniu).

Inkaso i wpłata służbowa

Aby utworzyć inkaso lub wpłatę służbową:

1. Przejdź do Aktywne zmiany robocze na ekranie głównym Kavapp Logistics i wybierz punkt sprzedaży.
2. Wybierz Inkasa i kliknij "+". Wybierz, czy tworzysz inkaso, czy wpłatę gotówki.
3. Podaj kwotę oraz opis, następnie kliknij Utwórz.

Możesz również przeglądać historię utworzonych inkas i wpłat służbowych dla danego punktu sprzedaży.

Zakupy

Aby utworzyć zakup:

1. Przejdź do Aktywne zmiany robocze na ekranie głównym Kavapp Logistics i wybierz punkt sprzedaży.
2. Kliknij Zakupy i naciśnij "+".
3. Wybierz kategorię: naczynia, składniki lub towary, aby znaleźć potrzebną pozycję.
4. Skonfiguruj zakup pozycji. Podaj liczbę opakowań, ilość w opakowaniu oraz cenę za opakowanie.
5. Po dodaniu i skonfigurowaniu wszystkich pozycji kliknij Zrob zakup.

Możesz również przejrzeć historię zakupów wykonanych dla punktu sprzedaży.

Zamówienie automatyczne

Funkcja w przygotowaniu.

Sekcja "Wiadomości" umożliwia logistykowi komunikację z innymi członkami zespołu — pracownikami punktów sprzedaży, administratorami oraz innymi logistykami.

Logistyk może otrzymywać wiadomości o bieżących zadaniach, omawiać kwestie operacyjne oraz szybko reagować na zmiany. Poprawia to efektywność komunikacji i koordynację pracy w całej sieci.

Ekran "Magazyn" zapewnia dostęp do funkcji, które pomagają kontrolować i zarządzać stanami towarów w oddzielnym, zewnętrznym magazynie.

Zawiera następujące sekcje:

• dostępność towaru — pokazuje wszystkie towary znajdujące się w magazynie w czasie rzeczywistym,
• rozchód — szybkie rozchodowanie towarów z magazynu,
• przyjęcie na stan magazynowy — szybkie przyjmowanie towarów do magazynu,
• inwentaryzacja korekcyjna — kontrola ruchu towarów w magazynie i korekta ich ilości,
• sprzedaż — sprzedaż towarów z magazynu,
• ruch towaru w magazynie — przeglądanie i generowanie raportów o ruchu towarów w wybranym okresie.

Sekcja "Dostępność towaru" pozwala logistykowi przeglądać wszystkie towary, które znajdują się obecnie w magazynie. Można tu znaleźć aktualne informacje o ilości i wartości stanów magazynowych.

1. Przejdź do ekranu Magazyn w aplikacji Kavapp Logistics i wybierz sekcję Dostępność towaru.
2. Wybierz kategorię: naczynia, składniki lub towary, aby zobaczyć wszystkie pozycje.

System wyświetli ilość każdej pozycji w magazynie oraz jej łączną wartość.

Sekcja "Rozchód" służy do szybkiego rozchodowania towarów z magazynu — np. gdy towar został uszkodzony lub nie nadaje się do dalszego użytku.

Utrzymuje to dokładność danych o stanach magazynowych.

Jak wykonać rozchód:

1. Przejdź do ekranu Magazyn w Kavapp Logistics i wybierz sekcję Rozchód.
2. Wybierz typ: naczynia, składniki, towary lub materiały eksploatacyjne.
3. Wybierz pozycję z listy.
4. Podaj ilość przeznaczoną do rozchodu.
5. Dodaj opis.
6. Kliknij Wykonaj rozchod, aby zakończyć operację i zapisać zmiany.

Możesz również przeglądać historię wykonanych rozchodów.

W sekcji "Przyjęcie" można szybko przyjąć różne towary do magazynu. Jest to przydatne przy rejestracji nowych dostaw i utrzymaniu dokładnej ewidencji magazynowej.

1. Przejdź do ekranu Magazyn w Kavapp Logistics i wybierz sekcję Przyjęcie.
2. Wybierz kategorię: naczynia, składniki, towary lub materiały eksploatacyjne, aby zobaczyć wszystkie jej pozycje.
3. Wybierz pozycję, podaj liczbę opakowań oraz cenę za opakowanie.
4. Kliknij Wyślij, aby przyjąć towar na stan magazynowy.

Możesz również wyświetlić historię utworzonych przyjęć.

Sekcja "Inwentaryzacja korekcyjna" pomaga kontrolować ruch towarów w magazynie oraz korygować ich ilość, jeśli jest to konieczne. Inwentaryzacja korekcyjna zapewnia dokładność danych dotyczących stanów towarów.

Jak wykonać inwentaryzację korekcyjną:

1. Przejdź do ekranu Magazyn w aplikacji Kavapp Logistics i wybierz sekcję Inwentaryzacja korekcyjna.
2. Wybierz kategorię: naczynia, składniki, towary lub materiały eksploatacyjne, aby zobaczyć wszystkie jej pozycje.
3. Kliknij wybraną pozycję i edytuj: liczbę jednostek oraz cenę za opakowanie.
4. Kliknij Zapisz.

Możesz również przejrzeć historię inwentaryzacji korekcyjnych.

Rozdział "Sprzedaż" służy do sprzedaży towarów z magazynu. Może to być przydatne w sytuacjach, gdy konieczna jest bezpośrednia realizacja towarów z magazynu.

Aby wykonać sprzedaż:

1. Przejdź na ekran Magazyn w aplikacji Kavapp Logistics oraz wybierz rozdział Sprzedaż.
2. Wybierz kategorię: naczynia, składniki, towary lub materiały eksploatacyjne, aby zobaczyć wszystkie jej pozycje.
3. Wybierz odpowiednią pozycję i wskaż: liczbę opakowań, jednostek oraz cenę za opakowanie.
4. Naciśnij Sprzedaj.

Możesz również wyświetlić historię sprzedaży z magazynu.

Uwaga. Sprzedaż naczyń, składników, towarów oraz materiałów eksploatacyjnych z magazynu odbywa się wyłącznie hurtowo (w opakowaniach).

Sekcja "Ruch towaru w magazynie" pozwala logistykowi przeglądać oraz generować raporty dotyczące ruchu towarów w magazynie w wybranym okresie. To narzędzie umożliwia pełne śledzenie wszystkich operacji związanych z towarami.

Jak wyświetlić ruch towaru:

1. Przejdź do ekranu Magazyn w Kavapp Logistics i wybierz sekcję Ruch towaru w magazynie.
2. Wybierz ustawienia:
   • typ: naczynia, składniki, towary, materiały eksploatacyjne,
   • pozycję z listy,
   • operację: wszystkie operacje, dostarczono do punktów, przyjęto na magazyn, rozchodowano, sprzedano z magazynu, inwentaryzacja korekcyjna,
   • daty.
3. Kliknij Pobierz raport.

Ekran "Punkty sprzedaży" umożliwia logistykowi przeglądanie informacji o wszystkich placówkach, do których dostarczane są towary.
Każdy punkt sprzedaży ma własny ekran. Aby rozpocząć pracę, kliknij wybraną placówkę — pojawią się następujące narzędzia:

• dostępność towaru — podgląd wszystkich towarów dostępnych w danym punkcie sprzedaży w czasie rzeczywistym,
• inwentaryzacja korekcyjna — kontrola ruchu towaru w placówce oraz edycja jego ilości,
• ruch towaru — generowanie tabel z danymi o wszystkich operacjach na towarach w wybranym okresie,
• inkasa — przegląd historii inkas oraz wykonywanie inkas w punkcie sprzedaży,
• zakupy — tworzenie nowych zakupów dla konkretnego punktu sprzedaży.

Rozdział "Dostępność towaru" pozwala logistykowi przeglądać wszystkie towary, które znajdują się w konkretnym punkcie sprzedaży w czasie rzeczywistym.

Zapewnia to dokładną kontrolę nad stanem towarów na każdej placówce.

Aby zobaczyć dostępność towaru:

1. Przejdź na ekran Punkty sprzedaży w aplikacji Kavapp Logistics.
2. Wybierz konkretny punkt sprzedaży z listy i naciśnij rozdział Dostępność towaru.
3. Wybierz kategorię: naczynia, składniki, towary lub materiały eksploatacyjne, aby zobaczyć wszystkie jej pozycje.

System wyświetli dostępne towary wybranej kategorii. Przy każdej pozycji będzie podana: liczba dostępnych jednostek i ich łączna wartość.

Jeśli liczba dostępnych jednostek będzie podana ze znakiem "-", oznacza to, że pozycja zeszła na minus.

Najczęstsze błędy:

• towar nie został przyjęty na stan magazynowy na czas lub w ogóle nie został dodany na stan punktu sprzedaży, choć faktycznie został dostarczony i sprzedawany; niedobór pokaże przeprowadzona inwentaryzacja korekcyjna
• błędy w ustawieniach karty technologicznej
• błędy podczas zakupu lub rozchodu towaru
• towar był rozchodowany, mimo że fizycznie nie znajdował się na stanie

Aby uniknąć ujemnych stanów, zalecamy regularnie sprawdzać ruch towaru oraz poprawność ustawień.

Rozdział "Inwentaryzacja korekcyjna" pomaga logistykowi kontrolować ruch towaru w sklepie oraz łatwo edytować jego ilość. Zapewnia to dokładność danych dotyczących dostępności towarów.

Zwróć uwagę, że od rozpoczęcia aż do zakończenia inwentaryzacji korekcyjnej niektóre funkcje w aplikacji Kavapp Seller będą zablokowane: zakup, rozchód, zamówienia.

Podczas inwentaryzacji w punkcie sprzedaży sprzedaż jest możliwa, ale paragony oraz rozchód towaru nie będą synchronizowane z Kavapp Admin w czasie rzeczywistym. Sprzedawca zobaczy powiadomienie, że paragon nie został zsynchronizowany z powodu trwającej inwentaryzacji.

Po zakończeniu inwentaryzacji należy: otworzyć rozdział "Paragony" → nacisnąć "Synchronizuj".

Po tym wszystkie paragony wykonane podczas inwentaryzacji zostaną zsynchronizowane, a sprzedany towar zostanie rozchodowany ze stanu punktu. Jego liczba automatycznie odejmie się od wartości podanej podczas ostatniej inwentaryzacji.

Aby wykonać inwentaryzację korekcyjną:

1. Przejdź na ekran Punkty sprzedaży w aplikacji Kavapp Logistics.
2. Wybierz konkretny punkt sprzedaży z listy i naciśnij rozdział Inwentaryzacja korekcyjna.
3. Wybierz aktywne kategorie, dla których zostanie wykonana inwentaryzacja: naczynia, składniki, towary, półprodukty. Możesz wybrać wszystkie kategorie. Aby kontynuować, naciśnij „Wybierz”.
4. W każdej kategorii zobaczysz listę pozycji, a obok — liczbę jednostek. Aby wykonać inwentaryzację, wpisz faktyczną liczbę towaru przy każdej pozycji.
5. Po zakończeniu aktualizacji liczby jednostek naciśnij Wyślij.

Po inwentaryzacji zobaczysz, ile faktycznego towaru pozostało.

Jeśli zobaczysz, że liczba jednostek jest ujemna — prawdopodobnie gdzieś wystąpił błąd. Najczęstsze błędy znajdziesz w punkcie 5.1.

W rozdziale "Ruch towaru" logistyk może tworzyć tabele zawierające dane o wszystkich operacjach na towarach w punkcie sprzedaży za wskazany okres czasu. Zapewnia to pełną kontrolę nad wszystkimi przemieszczeniami towarów.

Aby wyświetlić ruch towaru w punkcie sprzedaży:

1. Przejdź na ekran „Punkty sprzedaży” w aplikacji Kavapp Logistics.
2. Wybierz konkretny punkt sprzedaży z listy i naciśnij rozdział „Ruch towaru”.
3. Wybierz ustawienia:
   • Typ: naczynia, składniki, towary, półprodukty, materiały eksploatacyjne
   • Konkretną pozycję z listy
   • Operację: dowieziono, zakupiono, wykorzystano, rozchodowano, inwentaryzacja korekcyjna, wszystkie operacje
   • Daty
4. Naciśnij Pobierz raport..

System obliczy, ile operacji zostało wykonanych z wybraną pozycją oraz na jaką kwotę. Pokaże także stan pozycji na początek i koniec wybranego okresu.

Rozdział "Inkasa" pozwala logistykowi przeglądać historię inkas w punkcie sprzedaży, a także tworzyć nowe inkasa oraz wpłaty służbowe, jeśli jest to konieczne.

Jeśli w ustawieniach punktu sprzedaży włączono automatyczne potwierdzanie, utworzona przez logistę operacja nie wymaga potwierdzenia w aplikacji kasjera ani w panelu administratora.

Aby utworzyć inkaso lub wpłatę służbową:

1. Przejdź na ekran Punkty sprzedaży w aplikacji Kavapp Logistics.
2. Wybierz konkretny punkt sprzedaży z listy i naciśnij rozdział Inkasa.
3. Wybierz, jaka operacja ma zostać utworzona w punkcie sprzedaży: inkaso czy wpłata służbowa.
4. Wprowadź kwotę inkasa lub wpłaty służbowej oraz dodaj opis do operacji.
5. Naciśnij "Utwórz".

W rozdziale "Zakupy" logistyk może tworzyć nowe zakupy dla konkretnego punktu sprzedaży oraz przeglądać je. Zapewnia to terminowe dostarczanie towarów oraz zapobiega powstawaniu braków.

Jeśli dla sklepu włączono automatyczne potwierdzanie zakupu, działanie nie wymaga dodatkowego potwierdzenia w aplikacji kasjera ani w panelu administratora.
Aby utworzyć zakup:

1. Przejdź na ekran Punkty sprzedaży w aplikacji Kavapp Logistics.
2. Wybierz konkretny punkt sprzedaży z listy i naciśnij rozdział Zakupy.
3. Naciśnij "+" w prawym dolnym rogu, aby utworzyć nowy zakup.
4. Wybierz aktywną kategorię: naczynia, składniki, towary, materiały eksploatacyjne.
5. Do każdej kategorii przypisane są towary. Wybierz pozycje do zakupu i wykonaj ustawienia:
   • podaj liczbę opakowań;
   • podaj liczbę sztuk w opakowaniu;
   • podaj cenę za opakowanie;
   • naciśnij "Zrob zakup".
6. W otwartym oknie sprawdź poprawność wybranych pozycji i podanych danych, dodaj opis.
7. Wybierz metodę rozliczenia: rozliczenie z kasy.
8. Naciśnij "Zrob zakup".

Ekran „Parametry” pozwala logistykowi konfigurować podstawowe ustawienia pracy aplikacji. Zawiera następujące rozdziały:

• ustawienia bazy — dodawanie nowego konta administratora Kavapp Admin z przypisanymi do niego punktami sprzedaży
• bezpieczeństwo — konfiguracja parametrów bezpieczeństwa dla dostępu do aplikacji

Rozdział "Ustawienia" pozwala logistykowi dodawać nowe konta administratora lub zmieniać aktualne konto do pracy.

Jednemu pracownikowi–logistykowi można nadać dostęp do kilku baz–kont Kavapp.

Jak nadać logistykowi dostęp do bazy Admin Panel

1. Administrator tworzy pracownika–logistę z osobistym kodem dostępu. Można to zrobić w Admin Panel → Informacje podstawowe → Logistycy → Dodaj logistę.
2. Otrzymany kod logistyk wpisuje w swojej aplikacji Logistics.
3. W ten sposób logistyk otrzymuje dostęp do bazy Admin Panel i może z nią pracować.

Rozdział "Bezpieczeństwo" pozwala logistykowi konfigurować parametry bezpieczeństwa dostępu do aplikacji.

Można tutaj włączyć lub wyłączyć kod dostępu oraz ustawić logowanie przy użyciu danych biometrycznych, aby dodatkowo chronić dane. Zapewnia to wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrony informacji poufnych.