Configurarea sistemului Kavapp pentru magazin

Kavapp Logistics este o aplicație destinată logisticienilor, concepută pentru a ușura și controla activitatea acestora.

Reduce influența factorului uman, crește precizia în gestionarea stocurilor și asigură executarea la timp a transferurilor.

Ce puteți face în Kavapp Logistics?

• Controlați mișcarea produselor din depozit către punctele de vânzare
• Înregistrați produsele în stoc
• Țineți evidența stocurilor din depozit

Datorită Kavapp Logistics, logisticianul are o imagine clară asupra tuturor comenzilor care trebuie executate, precum și asupra stocurilor existente în magazine și în depozit, ceea ce ajută la planificarea eficientă a aprovizionării și la evitarea erorilor.

Pentru a începe lucrul, descărcați aplicația Kavapp Logistics pe dispozitivul dumneavoastră.

De unde se descarcă?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)

După instalare, deschideți aplicația și conectați-vă.

Pentru a accesa aplicația logisticianului și a începe lucrul, introduceți codul de conectare al logisticianului. Acesta poate fi generat în Kavapp Admin → Informații de bază → Logisticieni → Cod de acces.

Notă: pentru un punct de vânzare este prevăzută posibilitatea lucrului simultan al mai multor angajați de pe diferite dispozitive pe care este instalată aplicația Kavapp Logistics. Pentru fiecare Logistician adăugat este necesar să generați un Cod de acces separat.

Ecranul principal al aplicației Kavapp Logistics oferă logisticianului acces la funcțiile esențiale pentru controlul și executarea sarcinilor.

Acesta conține următoarele secțiuni cheie:

• Comenzi — afișează toate comenzile primite din punctele de vânzare și permite editarea acestora.
• Comenzi interne urgente — afișează toate comenzile urgente primite din punctele de vânzare.
• Scădere din stoc — permite scăderea rapidă a produselor dintr-un punct de vânzare la cererea acestuia.
• Tură de lucru activă — afișează care angajați sunt prezenți în acel moment. De asemenea, aici pot fi create încasări de numerar sau achiziții.
• Mesaje — comunicare între logisticieni și ceilalți membri ai echipei: vânzători, administratori și alți logisticieni.

Secțiunea „Comenzi interne” de pe ecranul principal permite logisticianului să vadă toate comenzile interne emise dintr-un punct de vânzare.

Logisticianul poate edita comenzile, le poate forma și expedia pentru procesare. Această secțiune oferă control complet asupra execuției comenzilor interne.

Pentru a vizualiza, edita și forma o comandă internă:

1. Accesați Comenzi din ecranul principal al aplicației Kavapp Logistics.
2. Apăsați pe punctul de vânzare care a emis comanda internă.
3. Examinați produsele comandate.
4. Apăsați Editare dacă este necesar să modificați cantitățile. Această funcție este utilă dacă anumite produse nu sunt disponibile în depozit. După editare, apăsați Salvare.
5. Bifați ✔️ în căsuța de selecție din dreptul produsului pregătit.
6. Apăsați Formare pentru a marca comanda internă ca fiind finalizată.

De asemenea, puteți vizualiza istoricul comenzilor interne finalizate anterior. Toate datele sunt salvate în sistem. 

Pentru aceasta, selectați data dorită și punctul de vânzare corespunzător.

Secțiunea „Comenzi interne urgente” conține comenzile interne care trebuie procesate cu prioritate.

Aceasta ajută logisticianul să își organizeze eficient munca și să execute comenzile prioritare la timp.
ʼ
Logisticianul poate edita, forma și expedia comenzile interne urgente pentru procesare rapidă.

Pentru a lucra cu comenzile interne urgente:

1. Accesați Comenzi urgente din ecranul principal al aplicației Kavapp Logistics.
2. Apăsați pe punctul de vânzare care a emis comanda internă.
3. Examinați produsele comandate.
4. Apăsați Editare pentru a modifica cantitățile dacă este necesar. Funcția este utilă dacă unele produse lipsesc din stoc. Apăsați Salvare după modificări.
5. Bifați ✔️ în căsuța de selecție din dreptul produsului pregătit.
6. Apăsați Formare pentru a marca comanda internă ca fiind finalizată.

Pentru a vedea istoricul comenzilor interne procesate anterior, apăsați pe Istoric comenzi interne, apoi selectați data și punctul de vânzare.

Secțiunea “Scădere din stoc” îi permite Logisticianului să scadă operativ produse, vase, ingrediente și consumabile din orice punct de vânzare, la solicitarea angajatului. Această funcție este utilizată în cazurile în care astfel de poziții sunt deteriorate sau nu mai sunt potrivite pentru utilizare ulterioară.

Aceasta poate fi necesară în cazurile în care produsul este deteriorat sau nu mai poate fi utilizat.

Instrumentul nu este necesar dacă activați funcția Confirmare automată a scăderilor din stoc în Kavapp Admin → Informații de bază → Puncte de vânzare → Setări → Confirmare automată a scăderilor.

Datorită confirmării automate, nu mai este nevoie ca alt angajat să confirme scăderea din stoc.

În secțiunea „Ture de lucru active” puteți vedea care angajați sunt prezenți la locul de muncă. De asemenea, pot fi efectuate următoarele acțiuni:

• Încasare de numerar sau introducere de numerar pentru un anumit punct de vânzare.
• Achiziție.
• Comandă automată (funcționalitate în curs de dezvoltare).

Încasare de numerar și introducere de numerar

Pentru a crea o încasare de numerar sau o introducere de numerar:

1. Accesați Ture de lucru active din ecranul principal al aplicației Kavapp Logistics și selectați punctul de vânzare.
2. Selectați Încasări și apăsați simbolul +. Alegeți ce doriți să creați: încasare de numerar sau introducere de numerar.
3. Introduceți suma și adăugați o descriere, apoi apăsați Creare.

Puteți, de asemenea, vizualiza istoricul încasărilor și introducerilor de numerar pentru fiecare punct de vânzare.

Achiziții

Pentru a crea o achiziție:

1. Accesați Ture de lucru active din ecranul principal al aplicației Kavapp Logistics și selectați punctul de vânzare.
2. Selectați Achiziții și apăsați +.
3. Selectați o categorie activă: veselă, ingrediente sau produse, pentru a găsi poziția dorită.
4. Configurați achiziția: introduceți numărul de set, cantitatea per set și prețul per set.
5. După ce ați selectat și configurat toate pozițiile, apăsați Faceți o achiziție.

Puteți vizualiza și istoricul achizițiilor efectuate în magazin.

Comandă automată

Funcționalitate în curs de dezvoltare.

Secțiunea „Mesaj” permite logisticianului să comunice cu alți membri ai echipei, inclusiv angajați ai punctelor de vânzare, administratori și alți logisticieni.

Logisticianul poate primi mesaje cu privire la sarcinile curente, poate discuta aspecte de lucru și poate reacționa rapid la schimbări. Acest lucru îmbunătățește eficiența comunicării și coordonarea activității.

Ecranul „Depozit” oferă acces la funcții care ajută la controlul și gestionarea stocurilor de produse într-un depozit extern separat.

Acesta conține următoarele secțiuni:

• Disponibilitate produse – afișează toate produsele disponibile în depozit în timp real.
• Scădere din stoc – permite scăderea rapidă a produselor din depozit.
• Înregistrare în stoc – permite înregistrarea rapidă a produselor în stocul depozitului.
• Reinventariere – controlul mișcărilor produselor în depozit și corectarea cantităților acestora.
• Vânzare – vânzarea produselor direct din depozit.
• Mișcarea produselor în depozit – vizualizarea și generarea de rapoarte privind mișcarea produselor în depozit pentru o perioadă specificată

Secțiunea „Disponibilitate produse” permite logisticianului să vadă toate produsele aflate în stocul depozitului în momentul curent.

Aici se poate verifica informația actualizată privind cantitatea și valoarea produselor.

1. Accesați ecranul „Depozit” în aplicația Kavapp Logistics și selectați secțiunea „Disponibilitate produse”
2. Selectați o categorie activă: veselă, ingrediente sau produse, pentru a vedea toate pozițiile din acea categorie

Sistemul va afișa cantitatea fiecărei poziții în stoc și valoarea totală a acesteia.

Secțiunea „Scădere din stoc” este utilizată pentru scăderea rapidă a produselor din depozit.

De exemplu, în cazurile în care produsul este deteriorat sau nu mai este utilizabil. Această funcție ajută la menținerea actualizată a informațiilor privind stocul.

Pentru a efectua o scădere din stoc:

1. Accesați ecranul „Depozit” în aplicația Kavapp Logistics și selectați secțiunea „Scădere din stoc”.
2. Selectați tipul: veselă, ingrediente, produse sau materiale consumabile.
3. Selectați poziția din listă.
4. Introduceți cantitatea de scăzut.
5. Adăugați o descriere.
6. Apăsați Scădere pentru a finaliza acțiunea și a salva modificările.

De asemenea, puteți vizualiza istoricul scăderilor efectuate anterior.

Secțiunea „Înregistrare în stoc” permite înregistrarea rapidă a produselor în depozit. Este utilă pentru înregistrarea noilor livrări și menținerea unei evidențe corecte a stocurilor.

1. Accesați ecranul „Depozit” în aplicația Kavapp Logistics și selectați secțiunea „Înregistrare în stoc”.
2. Selectați o categorie activă: veselă, ingrediente, produse sau materiale consumabile.
3. Selectați poziția, cantitatea de set și prețul per set.
4. Apăsați Salvează pentru a înregistra produsul în stoc.

Puteți vizualiza istoricul înregistrărilor în stoc realizate anterior.

Secțiunea „Reinventariere” ajută la controlul mișcărilor produselor în depozit și la corectarea cantităților, dacă este necesar. Reinventarierea asigură acuratețea datelor privind stocurile existente.

Pentru a efectua o reinventariere:

1. Accesați ecranul „Depozit” în aplicația Kavapp Logistics și selectați secțiunea „Reinventariere”.
2. Selectați o categorie activă: veselă, ingrediente, produse sau materiale consumabile, pentru a vedea toate pozițiile.
3. Apăsați pe poziția dorită și modificați: numărul de unități și prețul per set.
4. Apăsați Salvează.

De asemenea, puteți vizualiza istoricul reinventarierilor efectuate în depozit.

Secțiunea „Vânzare” este utilizată pentru vânzarea produselor din depozit. Este utilă în cazurile în care este necesară realizarea unei livrări directe din depozit.

Pentru a efectua o vânzare:

1. Accesați ecranul Depozit în aplicația Kavapp Logistics și selectați secțiunea Vânzare.
2. Selectați o categorie activă: veselă, ingrediente, produse sau materiale consumabile, pentru a vedea toate pozițiile.
3. Selectați poziția necesară și indicați: numărul de Selectați poziția, cantitatea de set și prețul per set, unități și prețul per Selectați poziția, cantitatea de set și prețul per set.
4. Apăsați Vinde.

Puteți vizualiza și istoricul vânzărilor din depozit.

Notă. Vânzarea vaselor, ingredientelor, produselor și materialelor consumabile din depozit se efectuează numai en-gros (în ambalaje).

Secțiunea „Mișcarea produselor în depozit” permite logisticianului să vizualizeze și să genereze rapoarte privind mișcarea produselor din depozit pentru o perioadă specificată.

Acest lucru ajută la urmărirea tuturor operațiunilor și menținerea unei evidențe complete.

Pentru a vizualiza mișcarea produselor:

1. Accesați ecranul Depozit în aplicația Kavapp Logistics și selectați secțiunea Mișcarea produselor în depozit.
2. Configurați parametrii de căutare:
   • tip: veselă, ingrediente, produse, materiale consumabile;
   • poziția dorită din listă;
   • operațiune: toate operațiunile, livrat către puncte, înregistrat în stoc, scăzut din stoc, vândut din depozit, reinventariere;
   • perioada (datele) dorită.

3. Apăsați Obțineți raportul.

Ecranul „Puncte de vânzare” oferă logisticianului posibilitatea de a vizualiza informații despre toate magazinele active în care se livrează produse.

Fiecare punct de vânzare are propriul ecran. Pentru a începe lucrul, apăsați pe un magazin specific — vor apărea următoarele instrumente de lucru:

• Disponibilitate produse – vizualizarea în timp real a tuturor produselor disponibile în acel punct de vânzare.
• Reinventariere – controlul mișcării produselor în magazin și ajustarea cantităților.
• Mișcarea produselor – generarea de tabele cu date despre toate operațiunile realizate pentru o perioadă selectată.
• Încasări – vizualizarea istoricului încasărilor și efectuarea de noi încasări.
• Achiziții – crearea de achiziții noi pentru punctele de vânzare selectate.

Secțiunea „Disponibilitate produse” permite logisticianului să vadă toate produsele aflate în timp real într-un anumit punct de vânzare. Aceasta oferă control precis asupra stocurilor pentru fiecare punct de vânzare.

Pentru a verifica disponibilitatea produselor:

1. Accesați ecranul Puncte de vânzare din aplicația Kavapp Logistics.
2. Selectați un punct de vânzare din listă și apăsați pe secțiunea Disponibilitatea produselor.
3. Selectați o categorie activă: veselă, ingrediente, produse sau materiale consumabile pentru a vedea toate pozițiile.

Sistemul va afișa produsele disponibile din categoria aleasă. Pentru fiecare poziție vor fi indicate: cantitatea disponibilă și valoarea totală.

Dacă cantitatea apare cu semnul „-”, înseamnă că acea poziție are un sold negativ.

Cele mai frecvente erori:

• produsul nu a fost înregistrat în stoc la timp sau nu a fost adăugat deloc în stocul punctului de vânzare, deși a fost livrat și vândut. Lipsa va fi evidențiată printr-o reinventariere;
• erori în configurarea fișei tehnologice;
• erori în timpul achizițiilor sau scăderilor din stoc;
• produsul a fost scăzut din stoc, deși fizic nu era prezent în stoc.

Pentru a evita apariția soldurilor negative, se recomandă verificarea regulată a mișcării produselor și a corectitudinii setărilor.

Secțiunea „Reinventariere” ajută logisticianul să țină sub control mișcarea produselor în magazin și să actualizeze cu ușurință cantitățile acestora. Aceasta contribuie la menținerea acurateței datelor privind disponibilitatea produselor.

Atenție: din momentul începerii și până la finalizarea reinventarierii, unele funcții din aplicația Kavapp Seller vor fi blocate: achiziții, scăderi din stoc, comenzi interne. 

Pe durata reinventarierii, vânzarea este permisă, dar bonurile și scăderile nu sunt sincronizate în timp real cu Kavapp Admin. Vânzătorul va vedea o notificare că bonul nu este sincronizat din cauza unei reinventarieri.

După finalizarea reinventarierii, trebuie: Accesați secțiunea „Bonuri” → apăsați „Sincronizează”. 

După aceea, toate bonurile emise în timpul reinventarierii vor fi sincronizate, iar produsele vândute vor fi scăzute din stocul punctului de vânzare. Cantitatea acestora va fi scăzută automat din ceea ce a fost indicat la ultima reinventariere.

Pentru a efectua o reinventariere:

1. Accesați ecranul Puncte de vânzare din aplicația Kavapp Logistics.
2. Selectați punctul de vânzare și accesați secțiunea Reinventariere.
3. Selectați categoriile active pentru care doriți să efectuați reinventarierea: veselă, ingrediente, produse, preparare prealabilă. Puteți selecta toate categoriile. Apăsați Selectează pentru a continua.
4. În fiecare categorie veți vedea lista pozițiilor și cantitățile asociate. Introduceți cantitatea reală a produselor.
5. Când ați finalizat actualizarea, apăsați Trimite.

Sistemul va afișa cantitățile reale rămase după reinventariere.

Dacă veți vedea valori negative la poziții, este posibil să fi apărut o eroare. Cele mai frecvente erori sunt descrise în secțiunea 5.1.

În secțiunea „Mișcarea produselor”, logisticianul poate genera tabele care conțin date despre toate operațiunile efectuate cu produsele într-un punct de vânzare pentru o perioadă aleasă. Aceasta oferă control complet asupra tuturor mișcărilor de produse.

Pentru a vizualiza mișcarea produselor:

1. Accesați ecranul Puncte de vânzare din aplicația Kavapp Logistics.
2. Selectați un punct de vânzare din listă și accesați secțiunea Mișcarea produselor.
3. Selectați parametrii:
   • Tip: veselă, ingrediente, produse, preparare prealabilă, materiale consumabile.
   • Selectați articolul din listă.
   • Operațiune: livrat, achiziționat, utilizat, scăzut din stoc, reinventariere, toate operațiunile.
   • Datele.

4. Apăsați Obțineți raportul.

Sistemul va calcula numărul de operațiuni efectuate cu poziția respectivă, valoarea totală a acestora, precum și soldul inițial și final pentru perioada selectată.

Secțiunea „Încasări” permite logisticianului să vizualizeze istoricul încasărilor efectuate într-un punct de vânzare, precum și să creeze încasări noi sau introduceri de numerar, dacă este necesar.

Dacă în setările punctului de vânzare este activată confirmarea automată, operațiunea creată de logistician nu va trebui confirmată suplimentar nici în aplicația casierului, nici în panoul administratorului.

Pentru a crea o încasare de numerar sau o introducere de numerar:

1. Accesați ecranul Puncte de vânzare din aplicația Kavapp Logistics.
2. Selectați punctul de vânzare din listă și accesați secțiunea Încasări de numerar.
3. Alegeți tipul operațiunii care va fi creată: încasare de numerar sau introducere de numerar.
4. Introduceți suma și adăugați o descriere a operațiunii.
5. Apăsați Creează.

În secțiunea „Achiziții”, logisticianul poate crea și vizualiza noi achiziții pentru un anumit punct de vânzare. Aceasta contribuie la aprovizionarea la timp și la evitarea rupturilor de stoc.

Dacă pentru magazin este activată confirmarea automată a achizițiilor, acțiunea nu trebuie confirmată suplimentar în aplicația casierului sau în panoul administratorului.

Pentru a crea o achiziție:

1. Accesați ecranul Puncte de vânzare din aplicația Kavapp Logistics.
2. Selectați punctul de vânzare și accesați secțiunea Achiziții.
3. Apăsați simbolul + din colțul dreapta jos pentru a crea o achiziție nouă.
4. Selectați o categorie activă: veselă, ingrediente, produse, materiale consumabile.
5. Fiecărei categorii îi sunt asociate produse. Selectați pozițiile pentru achiziție și configurați parametrii:
   • introduceți numărul de set.
   • introduceți cantitatea per set.
   • introduceți prețul per set.
   • Apăsați Efectuați achiziția.

6. În fereastra deschisă, verificați corectitudinea pozițiilor selectate și a datelor introduse, apoi adăugați o descriere.

7. Selectați metoda de plată: plată din casă.

8. Apăsați din nou Efectuați achiziția.

Ecranul „Parametri” permite logisticianului să configureze setările principale ale aplicației. Include următoarele secțiuni:

• Setări bază – adăugarea unui cont nou de administrator Kavapp Admin cu puncte de vânzare conectate.
• Securitate – configurarea parametrilor de securitate pentru accesul la aplicație.

Secțiunea „Setări” permite logisticianului să adauge conturi noi de administrator sau să modifice contul curent. Unui angajat-logistician i se poate oferi acces la mai multe baze (conturi) Kavapp.

Pentru a oferi logisticianului acces la baza din Admin Panel:

1. Administratorul creează un angajat-logistician cu un cod de acces personalizat. Acest lucru se face din Admin Panel → Informații de bază → Logistici → Adaugă logistician.
2. Logisticianul introduce codul primit în aplicația sa Kavapp Logistics.
3. Astfel, logisticianul obține acces la baza din Admin Panel și poate începe lucrul.

Secțiunea „Securitate” permite logisticianului să configureze setările de securitate pentru accesul la aplicație.

Aici puteți activa sau dezactiva codul de acces și puteți configura autentificarea biometrică pentru protecția suplimentară a datelor. Aceasta asigură un nivel ridicat de securitate și protecție a informațiilor confidențiale.