Configuramos el sistema Kavapp para tienda

Kavapp Logistics es una aplicación para los logísticos, diseñada para facilitar y controlar su trabajo.

Minimiza el factor humano, aumenta la precisión en el trabajo con los productos en stock y garantiza la ejecución oportuna de los traslados.

¿Qué se puede hacer en Kavapp Logistics?

• Controlar el movimiento de productos desde el almacén a los puntos de venta
• Registrar el ingreso al inventario
• Llevar el control de productos en el almacén

Gracias a Kavapp logistics, el Logístico obtiene una visión clara de todos los pedidos que deben ejecutarse, así como de las existencias de productos en las tiendas y en el almacén, lo que ayuda a planificar de forma eficiente el abastecimiento y evitar errores.

Para comenzar a trabajar, descargue la aplicación Kavapp Logistics en su dispositivo.

¿Dónde descargarla?

•  Google Play (Android)
• App Store (iOS)

Después de la instalación, inicie la aplicación e inicie sesión.

Para iniciar sesión en la aplicación del logístico y comenzar a trabajar, introduzca el código de acceso del logístico. Este código se genera en Kavapp Admin → Información básica → Logistas → Código de acceso.

Nota: para un punto de venta, se prevé la posibilidad de que varios empleados trabajen al mismo tiempo desde distintos dispositivos en los que esté instalada la aplicación Kavapp Logistics. Para cada Logístico agregado, es necesario generar un Código de acceso por separado.

La pantalla principal de Kavapp Logistics brinda al Logístico acceso a las funciones clave para controlar y ejecutar tareas.

Incluye las siguientes secciones principales:

• pedidos: muestra todos los pedidos recibidos desde los puntos de venta y permite editarlos.
• pedidos urgentes: muestra todos los pedidos urgentes que requieren atención prioritaria.
• salida de inventario: permite realizar la salida de inventario de productos rápidamente desde cualquier punto de venta por solicitud de un empleado.
• turnos de trabajo activos: muestra qué empleados están actualmente presentes en el lugar de trabajo. También desde aquí se pueden crear recolecciones de efectivo o compras.
• mensajería: canal de comunicación entre logísticos y otros miembros del equipo: empleados, administradores y otros logísticos.

La sección "Pedidos" en la pantalla principal permite al logístico ver todos los pedidos realizados desde un punto de venta.

El logístico puede editar estos pedidos, prepararlos y marcarlos como completados. Esta sección ofrece control total sobre el proceso de ejecución.

Para revisar, editar y preparar un pedido:

1. Vaya a Pedidos en la pantalla principal de la aplicación Kavapp Logistics
2. Presione sobre el punto de venta que generó el pedido.
3. Revise los productos solicitados.
4. Presione Editar si necesita modificar la cantidad de productos. Por ejemplo, esta función es útil si algo no está disponible en el almacén. Al finalizar la edición, pulse Guardar.
5. Marque ✔️ en la casilla junto al producto preparado.
6. Presione Preparar para marcar el pedido como completado.

También puede consultar el historial de pedidos completados anteriormente. El sistema guarda todos los datos.

Para ello, seleccione la fecha que desea consultar y el punto de venta.

La sección "Pedidos urgentes" incluye aquellos que deben ejecutarse con prioridad.

Esto ayuda al logístico a planificar su trabajo eficientemente y cumplir con los pedidos más importantes a tiempo.

El logístico puede editar, preparar y despachar los pedidos urgentes para su ejecución rápida.

Cómo ver, editar y crear pedidos urgentes

1. Vaya a Pedidos urgentes en la pantalla principal de Kavapp Logistics.
2. Presione sobre el punto de venta que generó el pedido.
3. Revise los productos solicitados.
4. Presione Editar si necesita modificar cantidades. Esta función es útil si algo no está disponible en el almacén. Presione Guardar.
5. Marque ✔️ en la casilla junto al producto preparado.
6. Presione preparar para marcar el pedido como completado.

Para ver el historial de pedidos urgentes ya ejecutados, pulse Historial de pedidos, seleccione la fecha y el punto de venta.

La sección “Salida de inventario” permite al Logístico dar de baja de manera оперативly? Need proper Spanish. Let's craft fully. Use glossary terms: Списання=Salida de inventario, посуд maybe vajilla, точка продажу punto de venta, працівник empleado, позиції maybe posiciones? But sentence uses такі позиції. Could use estas posiciones. Logístico capitalized? previous user had term Logístico. Let's produce.

Esto es útil cuando un producto está dañado o no apto para su uso posterior.

La herramienta no es necesaria si activa la función de confirmación automática de la salida de inventario en Kavapp Admin → Información básica → Puntos de venta → Configuración → Confirmación automática de la salida de inventario.

Gracias a la confirmación automática, no es necesario involucrar a otro empleado en la salida de inventario.

En la sección "Turnos de trabajo activos", se puede ver qué empleados están actualmente presentes en el lugar de trabajo. También se pueden realizar otras acciones:

• Recolección de efectivo o Aporte de efectivo para un punto de venta específico
• Compra
• Pedido automático (función en desarrollo)

Recolección de efectivo e ingreso manual de efectivo

Para crear una recolección de efectivo o un ingreso manual de efectivo:

1. Vaya a Turnos de trabajo activos en la pantalla principal de la aplicación Kavapp Logistics y seleccione un punto de venta.
2. Seleccione Recolecciones de efectivo y pulse +. Elija qué crear: recolección o ingreso manual de efectivo.
3. Ingrese el monto y agregue una descripción, luego pulse Crear.

También puede consultar el historial de recolecciones de efectivo o ingresos manuales de efectivo realizados en el punto de venta.

Compras

Para crear una compra:

1. Vaya a Turnos de trabajo activos en la pantalla principal de la aplicación Kavapp Logistics y seleccione un punto de venta
2. Seleccione Compras y pulse +.
3. Seleccione una categoría activa: vajilla, ingredientes o productos, para encontrar la posición deseada.
4. Configure la compra de la posición. Indique la cantidad de paquetes, cantidad por paquete y precio por paquete.
5. Una vez seleccionadas y configuradas todas las posiciones, pulse Realizar compra.

También puede consultar el historial de compras realizadas en la tienda.

Pedido automático

Función en desarrollo.

La sección "Mensajería" permite al logístico comunicarse con otros miembros del equipo, incluidos empleados de los puntos de venta, administradores y otros logísticos.

El logístico puede recibir mensajes sobre tareas actuales, discutir asuntos operativos y reaccionar rápidamente ante cambios. Esto mejora la eficiencia de la comunicación y la coordinación del trabajo.

La pantalla "Almacén" proporciona acceso a funciones que ayudan a controlar y gestionar las existencias de productos en un almacén externo específico.

Incluye las siguientes secciones:

• disponibilidad de producto: muestra todos los productos disponibles en el almacén en tiempo real;
• salida de inventario: permite registrar rápidamente la salida de inventario de productos desde el almacén;
• ingreso al inventario: permite registrar productos que ingresan al almacén;
• reconteo de inventario: permite verificar y ajustar las cantidades de productos en el almacén;
• venta: permite vender productos desde el almacén;
• movimiento de producto en el almacén: permite consultar y generar reportes sobre los movimientos de productos en el almacén durante un período determinado.

La sección "Disponibilidad de producto" permite al logístico ver todos los productos disponibles actualmente en el almacén.

Allí puede consultar información actualizada sobre la cantidad y el estado de las existencias.

1. Vaya a la pantalla “Almacén” en la aplicación Kavapp Logistics y seleccione la sección “Disponibilidad de producto”.
2. Seleccione una categoría activa: vajilla, ingredientes o productos, para ver todas las posiciones de esa categoría.

El sistema mostrará la cantidad disponible de cada posición en el almacén y su valor total.

La sección "Salida de inventario" se utiliza para realizar la salida de inventario de productos del almacén de forma rápida.

Por ejemplo, si el producto está dañado o se ha vuelto inutilizable. Esto ayuda a mantener actualizada la información sobre la disponibilidad de productos.

Para realizar una salida de inventario en el аlmacén:

1. Vaya a la pantalla “Almacén” en la aplicación Kavapp Logistics y seleccione la sección “Salida de inventario”
2. Seleccione el tipo: vajilla, ingredientes, productos o materiales consumibles
3. Seleccione la posición de la lista
4. Indique la cantidad a dar de baja
5. Agregue una descripción
6. Presione “Salida de inventario” para completar la acción y guardar los cambios.

También puede consultar el historial de salidas de inventario realizadas.

En la sección “Ingreso al inventario” se pueden registrar rápidamente distintos productos en el almacén. Esto es útil para registrar nuevas entregas y mantener un control preciso de productos en el almacén.

1. Vaya a la pantalla “Almacén” en la aplicación Kavapp Logistics y seleccione la sección “Ingreso al inventario”.
2. Seleccione la categoría: vajilla, ingredientes, productos o materiales consumibles para ver todas sus posiciones.
3. Seleccione la posición, la cantidad de paquetes y el precio por paquete
4. Presione Enviar para registrar el ingreso al inventario

También puede consultar el historial de ingresos al inventario realizados.

La sección "Reconteo de inventario" ayuda a controlar el movimiento de los productos en el Almacén y corregir sus cantidades cuando sea necesario. El reconteo garantiza la precisión de los datos sobre las existencias.

Para realizar un reconteo de inventario:

1. Vaya a la pantalla “Almacén” en la aplicación Kavapp Logistics y seleccione la sección “Reconteo de inventario”.
2. Seleccione la categoría: vajilla, ingredientes, productos o materiales consumibles para ver todas sus posiciones.
3. Presione sobre la posición deseada y edite la cantidad de unidades y el precio por paquete.
4. Presione Guardar.

También puede consultar el historial de reconteos de inventario en el аlmacén.

La sección "Venta" se utiliza para vender productos directamente desde el almacén. Esto puede ser útil en los casos en que se requiere una venta directa desde el almacén.

Para realizar una venta:

1. Vaya a la pantalla “Almacén” en la aplicación Kavapp Logistics y seleccione la sección “Venta”.
2. Seleccione la categoría: vajilla, ingredientes, productos o materiales consumibles para ver todas sus posiciones.
3. Seleccione la posición necesaria e indique: cantidad de paquetes y precio por paquete. 
4. Presione Vender.

También puede consultar el historial de ventas desde el аlmacén.

Nota. La venta de vajilla, ingredientes, productos y materiales consumibles desde el almacén se realiza únicamente al por mayor (en paquetes).

La sección "Movimiento de producto en el almacén" permite al logístico consultar y generar informes sobre el movimiento de los productos en el аlmacén durante un período específico.

Esto ayuda a rastrear todas las operaciones con los productos y mantener un control de productos completo.

Para consultar el movimiento de producto en el almacén:

1. Vaya a la pantalla “Almacén” en la aplicación Kavapp Logistics y seleccione la sección “Movimiento de producto en el almacén”
2. Seleccione los parámetros:

• tipo: vajilla, ingredientes, productos, materiales consumibles
• posición deseada de la lista
• operación: todas las operaciones, traslado a puntos de venta, ingreso al almacén, salida del almacén, venta desde almacén, reconteo
• fechas

3. Presione “Obtener informe”.

La pantalla "Puntos de venta" permite al logístico ver información sobre todas las tiendas a las que se suministran productos.

Cada punto de venta tiene su propia pantalla. Para comenzar, pulse sobre una tienda específica y aparecerán las siguientes herramientas de interacción:

• disponibilidad de producto — visualización en tiempo real de todos los productos disponibles en ese punto
• reconteo de inventario — control del movimiento de productos en la tienda y edición de cantidades
• movimiento de producto — generación de tablas con los datos de todas las operaciones realizadas con los productos durante un período de tiempo
• recolección de efectivo — revisión del historial de recolecciones y creación de nuevas recolecciones en el punto de venta
• compras — creación de nuevas compras para puntos de venta específicos.

La sección "Disponibilidad de producto" permite al logístico ver todos los productos disponibles en un punto de venta en tiempo real. Esto garantiza un control preciso sobre el estado de las existencias en cada tienda.

Para ver la disponibilidad de producto:

1. Vaya a la pantalla Puntos de venta en la aplicación Kavapp Logistics
2. Seleccione un punto de venta del listado y pulse sobre la sección Disponibilidad de producto
3. Seleccione la categoría: vajilla, ingredientes, productos o materiales consumibles para ver todas sus posiciones

El sistema mostrará los productos disponibles de la categoría. Junto a cada posición se indicará la cantidad disponible y su valor total.

Si la cantidad disponible se muestra con un signo “-”, significa que la posición está en negativo.

Errores más comunes:

• еl producto no fue ingresado al inventario a tiempo o no se agregó al punto de venta, aunque fue entregado y vendido. La diferencia se mostrará en el reconteo de inventario;
• еrrores en la configuración de la ficha técnica;
• еrrores al realizar la compra o la salida de inventario;
• еl producto fue dado de salida de inventario sin estar presente en el punto de venta.

Para evitar existencias negativas, se recomienda revisar regularmente el movimiento de producto y la configuración.

La sección "Reconteo de inventario" ayuda al logístico a controlar el movimiento de productos en la tienda y editar fácilmente sus cantidades. Esto ayuda a mantener la precisión de los datos sobre la disponibilidad de productos.

Tenga en cuenta que desde el inicio hasta la finalización del reconteo, algunas funciones en la aplicación Kavapp Seller estarán bloqueadas: compras, salida de inventario, pedidos.

Durante el reconteo en el punto de venta, las ventas son posibles, pero los recibos y la salida de inventario no se sincronizan con Kavapp Admin en tiempo real.

El vendedor verá una notificación indicando que el recibo no se ha sincronizado debido al reconteo.

Al finalizar el reconteo, debe ir a la sección “Recibos” → pulsar “Sincronizar”.

Después de eso, todos los recibos procesados durante el reconteo se sincronizarán y los productos vendidos serán descontados del punto de venta.

La cantidad se restará automáticamente de la cantidad registrada durante el último reconteo.

Para realizar un reconteo de inventario:

1. Vaya a la pantalla Puntos de venta en la aplicación Kavapp Logistics
2. Seleccione un punto de venta del listado y pulse sobre la sección Reconteo de inventario
3. Seleccione las categorías activas para el reconteo: vajilla, ingredientes, productos, preparaciones previas. Puede seleccionar todas las categorías. Luego pulse “Seleccionar”
4. En cada categoría verá la lista de posiciones y las cantidades. Para realizar el reconteo, indique la cantidad real de cada posición
5. Cuando haya finalizado, pulse Enviar

Después del reconteo, verá cuántos productos reales quedan. Si observa cantidades negativas, es posible que haya habido un error. Consulte los errores más comunes en el punto 5.1.

En la sección "Movimiento de producto", el logístico puede generar tablas con los datos de todas las operaciones realizadas con los productos en un punto de venta durante un período determinado. Esto garantiza un control total de todos los movimientos.

Para ver el movimiento de producto en un punto de venta:

1. Vaya a la pantalla “Puntos de venta” en la aplicación Kavapp Logistics.
2. Seleccione un punto de venta del listado y pulse sobre la sección “Movimiento de producto”.
3. Configure los parámetros:
   • Tipo: vajilla, ingredientes, productos, preparaciones previas, materiales consumibles
   • Posición específica
   • Operación: traslado, compra, uso, salida de inventario, reconteo, todas las operaciones
   • Fechas

4. Pulse Obtener informe

El sistema calculará cuántas operaciones se realizaron con la posición y por qué monto, así como el saldo inicial y final del período seleccionado.

La sección "Recolecciones de efectivo" permite al logístico ver el historial de recolecciones de efectivo realizadas en un punto de venta, así como crear nuevas recolecciones o ingresos manuales de efectivo si es necesario.

Si en la configuración del punto de venta está habilitada la confirmación automática, entonces la operación creada por el logístico no necesita ser confirmada por el vendedor ni en el panel del administrador.

Para crear una recolección de efectivo o ingreso manual de efectivo:

1. Vaya a la pantalla Puntos de venta en la aplicación Kavapp Logistics.
2. Seleccione un punto de venta del listado y pulse sobre la sección Recolecciones de efectivo.
3. Seleccione qué se va a crear en el punto de venta: recolección de efectivo o ingreso manual de efectivo.
4. Ingrese el monto de la recolección de efectivo o del ingreso manual de efectivo y agregue una descripción a la operación.
5. Pulse Crear.

En la sección "Compras", el Empleado logístico puede crear y revisar nuevas compras para un punto de venta específico. Esto garantiza el suministro oportuno de productos y evita la escasez.

Si está habilitada la confirmación automática de compras para la tienda, no será necesario confirmarla adicionalmente en la aplicación del cajero ni en el panel del administrador.

Para crear una compra:

1. Vaya a la pantalla Puntos de venta en la aplicación Kavapp Logistics.
2. Seleccione un punto de venta del listado y pulse en la sección Compras.
3. Pulse “+” en la esquina inferior derecha para crear una nueva compra.
4. Seleccione la categoría: vajilla, ingredientes, productos, materiales consumibles.
5. A cada categoría están vinculados productos. Seleccione las posiciones para la compra y configure:
   • indique la cantidad de paquetes
   • indique cuántas unidades hay por paquete
   • indique el precio por paquete
   • Pulse Realizar compra

6. En la ventana emergente, verifique los productos y datos ingresados, y agregue una descripción.

7. Seleccione el método de pago: deducción desde caja.

8. Pulse nuevamente “Realizar compra”.

La pantalla “Parámetros” permite al logístico configurar los parámetros principales de funcionamiento de la aplicación:

• сonfiguración de base — agregar una nueva cuenta de Administrador de Kavapp Admin con los puntos de venta asociados.
• seguridad — configuración de parámetros de seguridad para el acceso a la aplicación.

La sección "Configuración de base" permite al logístico agregar nuevas cuentas de Administrador o cambiar la cuenta actual. A un solo logístico se le puede otorgar acceso a varias bases de Kavapp.

Cómo otorgar acceso a la base de Admin Panel

1. El Administrador crea un nuevo empleado logístico con un código de acceso personal. Esto se realiza desde el Panel de administrador → Información básica → Logísticos → Agregar logístico.
2. El código generado se introduce en la aplicación Logistics/
3. Así, el logístico obtiene acceso a la base del panel de administrador y puede trabajar con ella.

La sección "Seguridad" permite al logístico configurar los parámetros de acceso a la aplicación.

Aquí se puede activar o desactivar el uso del código de acceso y configurar el acceso mediante datos biométricos, como capa adicional de protección. Esto proporciona un alto nivel de seguridad y confidencialidad de la información.