Konfigurujemy system Kavapp dla sklepu

Aby rozpocząć pracę z systemem automatyzacji Kavapp, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź na oficjalną stronę kavapp.com.
2. Kliknij przycisk "Zaloguj się" w górnym menu.
3. Wypełnij formularz rejestracyjny, podając adres e-mail, numer kontaktowy oraz inne podstawowe dane.
4. Potwierdź rejestrację i uzyskaj dostęp do Kavapp Admin — panelu administratora, w którym odbywa się główne zarządzanie systemem.

Po pomyślnej rejestracji panelu administratora należy zainstalować Kavapp Seller — aplikację dla kasjerów, w której można realizować sprzedaż oraz wystawiać paragony.

Aplikacja synchronizuje się z Kavapp Admin, aby zapewnić przesyłanie danych w czasie rzeczywistym.

Gdzie można pobrać?

• Sklep Google Play (Android)
• App Store (iOS)
• Microsoft Store (Windows)
• Aplikację dla Android lub Windows można również pobrać bezpośrednio z oficjalnej strony.

Aby podłączyć aplikację kasjera do konta administratora, należy wygenerować kod podłączenia. Umożliwia on synchronizację Kavapp Seller z Twoim kontem administratora.

Jak to zrobić:

1. Zaloguj się do Kavapp Admin.
2. Przejdź do "Podstawowe informacje" → "Punkty sprzedaży" → "Kod podłączenia".
3. Kliknij "Utwórz kod".
4. Wprowadź wygenerowany kod w aplikacji Kavapp Seller na urządzeniu kasjera.

Uwaga: jeśli urządzenie zostało zmienione lub nastąpiło wylogowanie, należy wygenerować i wprowadzić nowy kod.

Jeżeli w Twojej placówce pracuje logistyk, który odpowiada za dostarczanie towarów z zewnętrznego magazynu do punktów sprzedaży, będzie mu potrzebna aplikacja Kavapp Logistics.

Aplikacja ta pomaga kontrolować przemieszczanie towarów, składników oraz materiałów eksploatacyjnych między magazynem a punktami sprzedaży.

Logistyk widzi wszystkie zamówienia na dostawę, potwierdza dostarczenie oraz prowadzi ewidencję stanów. Wszystkie dane są automatycznie synchronizowane z Kavapp Admin, co zapewnia dokładną kontrolę nad zapasami magazynowymi.

Gdzie pobrać?

• Sklep Google Play (Android)
• App Store (iOS)

Aby podłączyć aplikację logistyka do konta administratora, należy uzyskać kod dostępu:

1. Zaloguj się do Kavapp Admin.
2. Przejdź do "Podstawowe informacje" → "Logistycy" → "Kod dostępu".
3. Jeżeli logistyk nie został jeszcze dodany do systemu, kliknij "Dodaj logistę" i wprowadź jego dane.
4. Kliknij "Utwórz kod" — kod ten służy do synchronizacji aplikacji Kavapp Logistics z Twoim kontem administratora.

Uwaga: Kod dostępu należy wygenerować dla każdego nowego logistyka lub urządzenia.

Kavapp oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny, który rozpoczyna się w momencie rejestracji panelu administratora.

Co warto wiedzieć?

• W tym czasie możesz bezpłatnie przetestować wszystkie funkcjonalności systemu.
• Wszystkie wprowadzone dane są zachowywane i będą dostępne po przejściu na płatny plan taryfowy.

Jeśli potrzebujesz więcej czasu na konfigurację systemu, możesz wysłać prośbę o przedłużenie okresu próbnego. W tym celu skontaktuj się z działem wsparcia technicznego poprzez czat w Kavapp Admin.

Aby rozpocząć pracę z Kavapp, należy dodać punkty sprzedaży, w których odbywać się będzie sprzedaż towarów i napojów.

Jak dodać nowy punkt sprzedaży?

1. Zaloguj się do Kavapp Admin.
2. Przejdź do sekcji "Informacje podstawowe" → "Punkty sprzedaży".
3. Kliknij "Dodaj punkt sprzedaży".
4. Wprowadź nazwę sklepu oraz jego adres.
5. Kliknij "Utwórz" — nowy punkt sprzedaży pojawi się w systemie.

Jak edytować punkt sprzedaży?

W Kavapp Admin domyślnie znajduje się już jeden punkt sprzedaży, np. "Sklep 1". Możesz go edytować lub dodać kolejne.

Aby edytować:

1. W sekcji "Podstawowe informacje" → "Punkty sprzedaży" znajdź odpowiedni punkt.
2. Kliknij ikonę ołówka obok jego nazwy.
3. Wprowadź zmiany i kliknij "Edytuj".

Aby ustawić parametry pracy konkretnego punktu sprzedaży, przejdź w Kavapp Admin → Informacje podstawowe → Punkty sprzedaży i wybierz odpowiednią lokalizację.

Podstawowe ustawienia punktu sprzedaży

1. Ustawienia pozycji
W tej sekcji możesz skonfigurować indywidualny asortyment dla każdego punktu sprzedaży lub ustawić różne ceny dla tych samych pozycji w różnych sklepach.

• Aby zmienić status dostępności towaru lub jego cenę w konkretnym punkcie sprzedaży, włącz opcję „Ustawienia indywidualne” i ustaw wymagane parametry.

2. Kod podłączenia
Kod ten jest niezbędny do synchronizacji aplikacji Kavapp Seller z Twoim kontem administratora.

• W tej sekcji możesz utworzyć, wyświetlić, zaktualizować lub usunąć kod podłączenia.
• Jeśli zmieniono urządzenie lub nastąpiło wylogowanie z aplikacji Kavapp Seller, należy wygenerować nowy kod i wprowadzić go ponownie.

3. Ustawienia punktu sprzedaży
W tej sekcji można wykonać podstawowe ustawienia punktu sprzedaży:

• Czy używać drukarki paragonów — włącz, jeśli sklep korzysta z drukarki paragonów.
• Dostępy w Kavapp Seller — określ, które funkcje będą dostępne dla kasjerów (anulowanie paragonów, podgląd stanów magazynowych itd.).
• Potwierdzanie operacji — wybierz sposób potwierdzania operacji w punktach sprzedaży: automatyczne lub ręczne potwierdzenie przez innego specjalistę.

4. Ustawienia finansowe

Ta sekcja zawiera konfigurację parametrów finansowych punktu sprzedaży:

• Korekta kwoty salda w kasie — określa początkową ilość gotówki w kasie na początku zmiany.
• Ustawienia premii za godzinę pracy — dodatkowa premia dla pracowników pracujących w tym punkcie.
• Ustalanie procentu od sprzedaży do wynagrodzenia kasjera — można dodać premię motywacyjną naliczaną od całkowitej kwoty sprzedaży.

Jak dodać kasjera?

1. W Kavapp Admin otwórz "Podstawowe informacje" → "Kasjerzy".
2. Kliknij "Dodaj kasjera".
3. Uzupełnij dane (imię, numer kontaktowy itp.).
4. Kliknij "Utwórz".

Jak skonfigurować dostępy dla kasjerów?

1. Przejdź do "Podstawowe informacje" → "Punkty sprzedaży" → "Ustawienia".
2. Wejdź w "Ustawienia dostępu w aplikacji Seller".
3. Wybierz funkcje, które mają być dostępne dla kasjera (anulowanie paragonów, podgląd stanów itp.).
4. Zapisz zmiany.

Jak dodać logistyka?

1. W Kavapp Admin otwórz "Podstawowe informacje" → "Logistycy".
2. Kliknij "Dodaj logistę".
3. Wprowadź wymagane informacje i utwórz nowego pracownika.

Jak skonfigurować dostępy dla logistyków?

1. W "Podstawowe informacje" → "Logistycy" kliknij ikonę "Uprawnienia" obok wybranego pracownika.
2. Ustaw dostęp zgodnie z obowiązkami logistyka.
3. Kliknij "Zapisz".

Po skonfigurowaniu dostępów kasjerzy będą mogli pracować w Kavapp Seller, a logistycy — w Kavapp Logistics.

Jak dodać adminа?

1. W Kavapp Admin otwórz "Podstawowe informacje" → "Admini".
2. Kliknij "Dodaj użytkownika".
3. Wprowadź wymagane informacje i kliknij "Utwórz".

Administrator posiada najwyższy poziom dostępu i może wykonywać szeroki zakres działań związanych z zarządzaniem placówką, pracownikami oraz operacjami finansowymi.

Uwaga: Dodawać i usuwać administratorów może wyłącznie Główny Administrator (właściciel konta).

Sekcja "Pozycje" w Kavapp Admin pozwala administratorowi tworzyć, edytować i organizować wszystkie pozycje towarowe w punktach sprzedaży.
Sekcja "Pozycje" zawiera następujące elementy:

• Grupy i podgrupy pozycji — podział całego asortymentu na grupy i podgrupy, co ułatwia wyszukiwanie i pracę kasjera.
• Towary — produkty sprzedawane pojedynczo, bez użycia składników i naczyń (np. "Woda butelkowana").
• Materiały eksploatacyjne — produkty, które nie są rozchodowane podczas sprzedaży (np. "Serwetki").
• Naczynia — jednostki ewidencyjne przypisane do napojów, które mogą być rozchodowane podczas sprzedaży pozycji (np. "Kubek papierowy 250 ml").
• Składniki — komponenty używane do przygotowywania napojów, kart technologicznych oraz półproduktów.
• Grupy składników — podział składników na grupy.
• Napoje — pozycje, które zawierają składniki oraz naczynia.
• Karty technologiczne — pozycje, w których używa się składników, ale nie zawierają naczyń. Wykorzystywane do potraw przygotowywanych w sklepie, np. hot-dogi, pizza, wypieki.
• Półprodukty — używane do wcześniejszego przygotowania składników lub gotowych potraw (np. "Croissant").
• Grupy półproduktów — podział półproduktów na grupy (np. "Wypieki słodkie", "Wypieki słone").
• Modyfikatory — narzędzie pozwalające zmieniać skład napojów lub kart technologicznych podczas sprzedaży, wybierając komponenty z dostępnych wariantów.
• Jednostki miary — personalizowane ustawienia jednostek pomiarowych.

Tworzenie struktury asortymentu pomaga uprościć wyszukiwanie towarów oraz ułatwia pracę kasjera.

W Kavapp asortyment składa się z grup i podgrup, do których przypisane są wszystkie pozycje:

• Grupy pozycji — główne kategorie (np. "Produkty własne", "Produkty spożywcze", "Akcesoria", "Meble kuchenne").
• Podgrupy pozycji — podkategorie wewnątrz grup (np. w grupie "Produkty własne" mogą znajdować się podgrupy "Pizza", "Wypieki", "Sałatki").

Jak utworzyć grupę?

1. Otwórz Kavapp Admin → "Pozycje" → "Grupy pozycji".
2. Kliknij "Dodaj grupę".
3. Wprowadź nazwę grupy (np. "Produkty własne").
4. Skonfiguruj ikonę w Kavapp Seller: załaduj plik z urządzenia lub wybierz kolor z dostępnej listy, np. "Waniliowy".

Jak dodać podgrupę?

1. Przejdź do "Pozycje" → "Podgrupy pozycji".
2. Kliknij "Dodaj podgrupę".
3. Wprowadź nazwę podgrupy (np. "Wypieki") i wybierz grupę, do której należy.
4. Zapisz zmiany — nowe grupy i podgrupy będą dostępne w Kavapp Seller.

Aby zmienić kolejność grup, kliknij "Sortowanie" i ustaw pozycje w odpowiedniej kolejności.

Towary — to pozycje, które sprzedaje się i ewidencjonuje jednostkowo oraz które nie zawierają naczyń, składników ani innych komponentów.

Przykłady takich towarów: przekąski, artykuły biurowe, upominki, odzież i inne produkty dostarczane do sklepu w gotowej formie.

Jak dodać towar

1. Otwórz Kavapp Admin → Pozycje → Towary.
2. Kliknij "Dodaj towar".
3. Uzupełnij podstawowe parametry:

• Nazwa (np. "Woda w butelce 0,5 l").
• Cena — podaj wartość towaru.
• Kod kreskowy i artykuł (opcjonalnie) — służy do automatycznego skanowania podczas sprzedaży.
• Ilość w opakowaniu — podaj liczbę produktów w opakowaniu (np. 12 szt. w kartonie).

Jeśli towar trafia do punktu w różnych ilościach, ustaw "1" jako jednostkę ewidencyjną, a faktyczną ilość wpisuj każdorazowo przy dostawie.

• Jednostka miary — wybierz z listy odpowiednią jednostkę (szt., l, kg itp.).
• Grupa pozycji (opcjonalnie) — główna kategoria, do której należy towar. Pomaga uporządkować wszystkie pozycje (np. "Napoje").

Jeśli nie stosujesz podziału, wybierz opcję „bez grupy”. W takim przypadku pozycja będzie wyświetlana na głównym ekranie w aplikacji kasjera.

• Podgrupa pozycji (opcjonalnie, np. "Napoje pakowane") — pojawia się tylko wtedy, gdy wybrano grupę.
• Opis (opcjonalnie) — krótka informacja o towarze, która może być przydatna kasjerowi podczas sprzedaży.
• Producent (opcjonalnie) — nazwa firmy lub osoby, która wytwarza produkt.

✔️ Zapytaj o ilość — jeśli opcja jest aktywna, podczas sprzedaży kasjer będzie każdorazowo wpisywać liczbę sztuk w paragonie (przydatne dla pozycji często kupowanych w kilku sztukach).
✔️ Aktywny — po włączeniu tej opcji towar będzie dostępny do sprzedaży.
✔️ Prowadzenie przez magazyn — aktywuj, jeśli towar jest przechowywany i ewidencjonowany na Twoim zewnętrznym magazynie.
✔️ Pokaż na ekranie głównym — jeśli opcja jest aktywna, towar będzie widoczny na głównym ekranie Kavapp Seller jako szybka pozycja.
✔️ Przeliczenie na początku/końcu zmiany — jeśli aktywowane, system poprosi o podanie ilości towaru na początku oraz na końcu każdej zmiany w celu zwiększenia kontroli pracowników

Podanie ilości podczas otwarcia/zamknięcia nie zmienia stanu magazynowego (nie wykonuje inwentaryzacji korekcyjnej), ale zapisuje się w raporcie zmian roboczych.

• Ustawienia wyświetlania obrazu. Prześlij zdjęcie lub wybierz kolor, który będzie wyświetlany przy pozycji w Kavapp Seller — ułatwia to wizualne wyszukiwanie towarów.
• Kliknij "Utwórz" — towar będzie dostępny do sprzedaży w Kavapp Seller.

W tabeli widoczne są podstawowe dane o towarze. Aby zobaczyć szczegóły lub edytować pozycję, kliknij "Więcej szczegółów".

W sekcji "Więcej szczegółów" dostępne są opcje:

• Edytuj — zmiana informacji o towarze.
• Duplikuj — utworzenie kopii towaru, aby szybko dodać podobną pozycję.
• Koszt własny — podgląd kosztu własnego pozycji na wszystkich punktach sprzedaży.

Jak edytować towar?

Jeśli chcesz zmienić nazwę, cenę lub inne parametry towaru:

• Przejdź do sekcji Pozycje → Towary.
• Znajdź odpowiedni towar w tabeli i kliknij ikonę ołówka (lub wybierz "Więcej szczegółów" → "Edytuj").
• Wprowadź wszystkie potrzebne zmiany.
• Kliknij "Zapisz".

Szybkie tworzenie podobnych towarów

Jeśli chcesz utworzyć kolejny towar z minimalnymi zmianami:

1. Przejdź do sekcji Pozycje → Towary.
2. Znajdź odpowiedni towar w tabeli i kliknij ikonę "Duplikuj" (lub wybierz "Więcej szczegółów" → "Duplikuj").
3. Edytuj skopiowaną pozycję.
4. Kliknij "Utwórz".

Naczynia — to obowiązkowe jednostki ewidencyjne przypisane do napojów, które mogą być rozchodowane razem z nimi podczas sprzedaży.

Dla wszystkich kategorii typu Sklepy ta sekcja jest domyślnie nieaktywna. Możesz ją jednak włączyć, jeśli sprzedajesz napoje w swoim sklepie.

Można to zrobić w Kavapp Admin → Ustawienia → Ogólne → Uprawnienia/Napoje → Włącz → Zastosuj.

Pamiętaj: jeśli włączysz kategorię "Napoje", kategoria "Naczynia" zostanie aktywowana automatycznie — nie są wymagane żadne dodatkowe działania.

Sposób dodawania i konfiguracji sekcji "Naczynia" opisano szczegółowo w instrukcji dla placówek gastronomicznych.

Składniki — to podstawowe komponenty używane w napojach, kartach technologicznych oraz półproduktach. Grupy składników są również wykorzystywane do konfiguracji modyfikatorów.

Dla wszystkich kategorii typu Sklepy sekcja ta będzie nieaktywna, jeśli w Kavapp Admin → Ustawienia → Ogólne → Uprawnienia są wyłączone napoje/półprodukty/karty technologiczne.

Jeśli którakolwiek z tych kategorii (napoje / półprodukty / karty technologiczne) zostanie aktywowana — sekcja składników stanie się dostępna automatycznie.

Na początku pracy zalecamy utworzenie grup składników, aby uporządkować ich strukturę i uprościć zarządzanie.

Instrukcja dodawania grup składników i nowych składników znajduje się w materiałach dla placówek gastronomicznych.

Napoje — to pozycje składające się z kilku elementów: składników oraz obowiązkowych naczyń. Przygotowywane są bezpośrednio podczas sprzedaży i mogą mieć modyfikatory (np. różne rodzaje mleka).

Dla kategorii Sklepy ta sekcja jest domyślnie nieaktywna. Możesz ją aktywować, jeśli sprzedajesz napoje.

Można to zrobić w Kavapp Admin → Ustawienia → Ogólne → Uprawnienia/Napoje → Włącz → Zastosuj.

Po włączeniu kategorii "Napoje" kategoria "Naczynia" zostanie aktywowana automatycznie.

Jak dodać, edytować i duplikować napoje — opisano szczegółowo w instrukcji dla placówek gastronomicznych.

Karty technologiczne — to pozycje, które składają się ze składników, ale nie zawierają przypisanych naczyń.

Służą do ewidencji składników wykorzystywanych podczas przygotowywania zamówień (np. pizza, hot-dogi itp.).

Dla kategorii Sklepy ta sekcja jest domyślnie nieaktywna. Możesz ją aktywować, jeśli sprzedajesz gotowe potrawy lub wyroby.

Aktywacja kategorii: Kavapp Admin → Ustawienia → Ogólne → Uprawnienia/Karty technologiczne → Włącz → Zastosuj.

Instrukcja dodawania, edytowania oraz szybkiego tworzenia podobnych kart technologicznych znajduje się w materiałach dla placówek gastronomicznych.

Półprodukty — to wcześniejsze przygotowanie składników lub gotowych potraw. Mogą być oddzielnymi daniami albo częścią innych kart technologicznych.

Półprodukty można:

✔ Sprzedawać jako gotowy towar.
✔ Wykorzystywać jako składnik do przygotowania innych pozycji.

Dla wszystkich kategorii typu Sklepy ta sekcja jest domyślnie nieaktywna. Możesz ją jednak włączyć, jeśli sprzedajesz gotowe dania lub produkty w swoim sklepie.

Aktywacja funkcji: Kavapp Admin → Ustawienia → Ogólne → Uprawnienia/Półprodukty → Włącz → Zastosuj.

Szczegółową instrukcję tworzenia, konfiguracji i edytowania półproduktów oraz przykłady ich zastosowania znajdziesz w materiałach dla placówek gastronomicznych.

Modyfikatory — to praktyczne narzędzie, które umożliwia zmienianie składu napojów lub kart technologicznych podczas sprzedaży poprzez wybór komponentów z dostępnych wariantów.

Dla wszystkich kategorii typu Sklepy ta sekcja jest domyślnie nieaktywna.

Jednak jeśli aktywujesz jednocześnie napoje i karty technologiczne, wtedy modyfikatory oraz naczynia zostaną włączone automatycznie.

Można to zrobić w: Kavapp Admin → Ustawienia → Ogólne → Uprawnienia / Napoje + Karty technologiczne → Włącz → Zastosuj.

Po co potrzebne są modyfikatory?

1. Elastyczność — pozwalają wybierać różne warianty składników dla jednego napoju (np. rodzaj kawy, typ mleka, rodzaj naczynia).
2. Wygoda dla personelu — zmniejszają liczbę pozycji, ponieważ nie trzeba tworzyć wielu wersji tego samego napoju lub produktu.
3. Kontrola rozchodu — system rozchodowuje tylko wybrany składnik.

Zasada działania modyfikatorów

1. Bez modyfikatorów — wszystkie składniki dodane do napoju lub karty technologicznej są używane i rozchodowane automatycznie.
2. Z modyfikatorami — podczas sprzedaży kasjer wybiera odpowiedni komponent spośród kilku. System rozchodzi tylko ten składnik, który został wybrany.
3. Do jednego modyfikatora można dodać kilka różnych parametrów. Jednak nie można dodać tego samego składnika kilka razy z różnymi ilościami — każdy składnik może pojawić się w modyfikatorze tylko raz.

Szczegółowy przykład konfiguracji modyfikatora znajduje się w instrukcji dla placówek gastronomicznych.

W systemie Kavapp dostępnych jest kilka głównych sekcji służących do kontroli stanów magazynowych, przemieszczeń oraz zakupów.

Pozwala to prowadzić dokładną ewidencję, zapobiegać niedoborom produktów i optymalizować operacje magazynowe.

Co obejmuje ewidencja towarów?

• Zamówienia — przemieszczenie towaru z magazynu zewnętrznego do punktów sprzedaży.
• Zakupy — przyjęcie na stan towarów i składników (opcjonalnie) bezpośrednio do punktu sprzedaży.
• Rozchód — usuwanie towarów ze stanu z powodu uszkodzenia lub utraty ważności.
• Inwentaryzacja — sprawdzenie oraz korekta faktycznych stanów.
• Sprzedaż z magazynu — możliwość sprzedawania towarów, naczyń, składników i materiałów eksploatacyjnych z magazynu zewnętrznego.
• Dostępność towaru w punkcie sprzedaży — podgląd stanów towarów w poszczególnych punktach.
• Praca z magazynem — zarządzanie operacjami w magazynie zewnętrznym (stany, przyjęcia, rozchody oraz korekta kosztu).

Zamówienia na przemieszczenie towarów stosuje się tylko wtedy, gdy posiadasz zewnętrzny magazyn, oddzielony od punktu sprzedaży.

Jeżeli towar znajduje się na magazynie i musi zostać dostarczony na punkt sprzedaży, aby był dostępny do sprzedaży — należy utworzyć zamówienie na przemieszczenie.

Jak działa system?

1. Zamówienie na przemieszczenie jest tworzone przez administratora w Kavapp Admin lub kasjera w Kavapp Seller.
2. Logistyk w Kavapp Logistics otrzymuje zamówienie i kompletuje towar.
3. Towar zostaje wydany z magazynu i przemieszcza się na punkt sprzedaży.
4. Kasjer w Kavapp Seller potwierdza odbiór towaru — od tego momentu staje się on dostępny na punkcie sprzedaży.

Ważne! Zamówienia nie są potrzebne, jeśli nie masz oddzielnego magazynu, a towar jest przechowywany bezpośrednio na punkcie sprzedaży.
W takiej sytuacji towary są od razu przyjmowane przez zakupy (zob. punkt 4.2. Zakupy).

Jak stworzyć zamówienie na przemieszczenie towaru w Kavapp Admin?

1. Przejdź do "Ewidencja towarów" → "Zamówienia".
2. Kliknij "Utwórz zamówienie".
3. Wybierz punkt sprzedaży, do którego towar ma zostać przesłany z magazynu.
4. Wskaż towary oraz ich ilości.
5. Kliknij "Wyślij dane" — zamówienie pojawi się w aplikacji Kavapp Logistics, gdzie logistyk przygotuje towar.

Zamówienie można także utworzyć z Kavapp Seller (zob. punkt 5.3 "Zamówienia towarów" w instrukcji konfiguracji Kavapp Seller).

Jeśli Kavapp Logistics nie jest używane, administrator lub kasjer mogą samodzielnie potwierdzić przemieszczenie towaru w Kavapp Admin lub Kavapp Seller.

Korzyści z pracy z magazynem:
✔ Precyzyjna kontrola stanów towarów.
✔ Automatyczna ewidencja ruchu towarów między punktami sprzedaży.
✔ Zapobieganie niedoborom dzięki scentralizowanej logistyce.
✔ Idealne rozwiązanie dla sieci sklepów z wspólnym magazynem zewnętrznym.

Zakup — to przyjęcie nowego towaru bezpośrednio do sklepu, bez użycia magazynu zewnętrznego.

Kiedy używa się zakupu?

Jeśli nie posiadasz magazynu zewnętrznego i towary trafiają od razu na punkt sprzedaży.

Jak dodać zakup w Kavapp Admin?

1. Przejdź do „Ewidencja towarów” → "Zakupy".
2. Kliknij "Utwórz zakup".
3. Wybierz punkt sprzedaży, do którego trafia towar.
4. Dodaj pozycje towarowe, podając:
   • liczbę opakowań,
   • liczbę jednostek w jednym opakowaniu,
   • cenę za opakowanie.

Po wprowadzeniu danych w kolumnie "Suma całkowita" automatycznie pojawi się suma dla każdej pozycji.

1. Jeśli towar został kupiony za gotówkę, włącz opcję "Rozliczenie z kasy" — kwota zostanie odjęta od kasy punktu sprzedaży.
2. Kliknij "Wyślij dane" — zakup zostanie dodany do systemu.

Jeśli aktywowano "Automatyczne potwierdzanie zakupu", towar od razu pojawi się w stanach magazynowych bez konieczności ręcznego potwierdzania.

Co warto wiedzieć?

• Zakupy stosuje się dla towarów, składników i materiałów eksploatacyjnych, które trafiają bezpośrednio do punktu sprzedaży.
• Jeśli towar najpierw trafia na magazyn zewnętrzny, a dopiero potem na punkt — należy użyć "Zamówień" (zob. punkt 4.1).
• Opcja "Rozliczenie z kasy" pozwala odjąć kwotę zakupu, jeśli zapłacono gotówką.
• Zakup można również utworzyć przez Kavapp Seller lub Kavapp Logistics.

Rozchód — to usunięcie towarów, składników (jeśli są używane) lub materiałów eksploatacyjnych ze stanów z powodu uszkodzenia, utraty ważności lub innych przyczyn.

Kiedy stosuje się rozchód?
✔ Jeśli towar się zepsuł lub minął jego termin przydatności.
✔ Jeśli produkt został utracony lub uszkodzony (np. stłuczony, rozlany, zniszczony podczas przechowywania).
✔ Jeśli trzeba rozchodować materiały eksploatacyjne (np. serwetki, rękawiczki jednorazowe).
✔ Jeśli w raportach występują różnice między stanem faktycznym a systemowym i konieczna jest ręczna korekta danych.

Jak utworzyć rozchód w Kavapp Admin?

1. Przejdź do "Ewidencja towarów" → "Rozchód".
2. Kliknij "Utwórz rozchód".
3. Wybierz punkt sprzedaży, na którym trzeba rozchodować towar.
4. Dodaj pozycje, podając ilość jednostek do rozchodu.
5. Kliknij „Wyślij dane” i wpisz powód rozchodu (np. "zepsuty", "utrata", "brak jakości"). Towar zostanie usunięty ze stanów.

Jeśli aktywowano "Automatyczne potwierdzanie rozchodu", towar natychmiast zniknie ze stanów — bez potrzeby ręcznego zatwierdzenia.

Co warto wiedzieć?

• Rozchód aktualizuje stany w czasie rzeczywistym — pozycje są natychmiast usuwane z ewidencji.
• Wskazanie powodu pomaga analizować straty i prowadzić historię rozchodowanych towarów.
• Administrator może ograniczyć kasjerom dostęp do funkcji rozchodu w Kavapp Admin.
• Rozchód można także utworzyć przez Kavapp Seller (zob. punkt 5.4 "Rozchód towarów" w instrukcji konfiguracji Kavapp Seller).

Inwentaryzacja — to proces sprawdzania i korygowania stanów towarów w punkcie sprzedaży, który pozwala usunąć rozbieżności między rzeczywistymi ilościami a danymi zapisanymi w Kavapp.

Aby przeprowadzić inwentaryzację korekcyjną na magazynie zewnętrznym, używaj aplikacji Kavapp Logistics.

Kiedy stosuje się inwentaryzację korekcyjną?

✔ Aby porównać faktyczne stany towarów, składników, półproduktów lub materiałów eksploatacyjnych z danymi w Kavapp.
✔ W przypadku podejrzenia niedoboru lub nadwyżki w systemie.
✔ Po dużych dostawach, relokacjach lub zmianach w asortymencie.
✔ Przy przeprowadzaniu planowych inwentaryzacji.

Jak przeprowadzić inwentaryzację korekcyjną w Kavapp Admin?

1. Przejdź do "Ewidencja towarów" → "Inwentaryzacja".
2. Wybierz punkt sprzedaży, w którym przeprowadzana jest kontrola.
3. Wprowadź faktyczne stany towarów przy każdej pozycji.
4. Kliknij "Wyślij dane" — system automatycznie wprowadzi korekty (rozchód lub przyjęcie różnicy).

Co warto wiedzieć?

• Inwentaryzację w Kavapp Admin można wykonać dla wszystkich pozycji jednocześnie lub tylko dla wybranych towarów.
• Po zatwierdzeniu system automatycznie rozchodzi niedobory i dodaje nadwyżki.
• W czasie trwania inwentaryzacji inne operacje na danym punkcie są blokowane.
• Alternatywnie inwentaryzację można przeprowadzić w Kavapp Logistics (zob. punkt 4.4 "Inwentaryzacja korekcyjną" w instrukcji konfiguracji Kavapp Logistics).

Sprzedaż z magazynu — funkcja umożliwiająca sprzedaż towarów bezpośrednio z magazynu zewnętrznego, bez wcześniejszego przesyłania ich do punktu sprzedaży.

Kiedy stosuje się sprzedaż z magazynu?

✔ Gdy sprzedajesz towary bezpośrednio z magazynu, bez przenoszenia ich na punkt sprzedaży (np. sprzedaż hurtowa).
✔ Gdy towary realizowane są na zamówienie i nie ma potrzeby przechowywać ich na punkcie.

Jak utworzyć sprzedaż z magazynu w Kavapp Admin?

1. Przejdź do "Ewidencja towarów" → "Sprzedaż z magazynu".
2. Dodaj pozycje towarowe, podając:

• liczbę opakowań do sprzedaży,
• cenę za opakowanie.

1. Kliknij "Wyślij dane" — sprzedaż zostanie zarejestrowana, a towar zostanie rozchodowany z magazynu.

Co warto wiedzieć?

• Sprzedawać z magazynu można tylko te opakowania, które są wprowadzone do systemu.
• Sprzedaż z magazynu można także przeprowadzić w Kavapp Logistics.

Moduł "Dostępność towaru w punkcie sprzedaży" umożliwia przeglądanie stanów produktów oraz analizowanie ich zużycia w trakcie zmiany.

Dostępne dwa widoki:

✔ Dostępność w danym momencie — pokazuje aktualne stany towaru w punkcie sprzedaży.
✔ Zużycie za bieżącą zmianę — wyświetla towary, składniki, półprodukty oraz naczynia, które zostały wykorzystane lub sprzedane podczas aktywnej zmiany.

Należy pamiętać, że towary, składniki, półprodukty oraz naczynia z ostatniego wystawionego paragonu nie są uwzględniane.

Jak sprawdzić informacje?

1. Przejdź do "Ewidencja towarów" → "Dostępność towaru w punkcie sprzedaży".
2. Wybierz punkt sprzedaży z listy rozwijanej.
3. Kliknij "Dostępność w danym momencie" lub "Użycie w bieżącej turze", aby wyświetlić odpowiednie dane.

Stany aktualizują się automatycznie po sprzedaży, rozchodzie lub inwentaryzacji korekcyjnej.

Uwaga: materiały eksploatacyjne nie są rozchodowane automatycznie, ponieważ nie uczestniczą w sprzedaży w punkcie sprzedaży. Ich stany magazynowe są kontrolowane ręcznie za pomocą operacji Zakup, Zamówienie (w przypadku dostępności magazynu) oraz Rozchód. Wykonane operacje można przeglądać w raportach z ewidencji na punktach sprzedaży, w szczególności w Raporcie rozchodu, Raporcie zakupów oraz Raporcie dostaw

Sekcja "Praca z magazynem" umożliwia przeglądanie stanów towarów na magazynie zewnętrznym oraz wykonywanie operacji magazynowych.

Co można zrobić w tej sekcji?

✔ Przeglądać stany towarów na magazynie zewnętrznym.
✔ Przyjęcie na stan magazynowy — dodać pozycję na magazyn.
✔ Rozchód — usunąć pozycję z magazynu.
✔ Korekta kosztu — zmienić koszt własny towaru, jeśli cena uległa zmianie lub wcześniej została wprowadzona błędnie.

Jak sprawdzić stany magazynowe?

1. Przejdź do "Ewidencja towarów" → "Praca z magazynem".
2. System wyświetli aktualne stany towarów.

Zmiany można wykonywać wyłącznie dla jednej pozycji jednocześnie. Masowe operacje są możliwe tylko w Kavapp Logistics.

Kontrola ruchu materiałów eksploatacyjnych w magazynie odbywa się za pomocą raportów z ewidencji magazynowej, w szczególności Raportu rozchodów z magazynu, Raportu inwentaryzacji korekcyjnych w magazynie oraz Raportu ruchu towaru w magazynie.

Za pomocą narzędzi Kavapp można zarządzać wszystkimi operacjami finansowymi, korygować koszt własny towarów oraz pracować z wynagrodzeniami.

Główne narzędzia kategorii "Operacje finansowe":

• Inkaso — rejestrowanie pobrania gotówki z kasy oraz tworzenie wpłat służbowych.
• Korygowanie kosztu własnego w punkcie sprzedaży — zmiana kosztu własnego naczyń, składników, towarów oraz półproduktów dla wybranego punktu sprzedaży
• Rozliczenie wynagrodzeń — naliczanie wypłat za wybrany okres dla każdego kasjera w sieci.
• Kary pieniężne i premie — dodawanie kar oraz premii dla kasjerów. Dane są uwzględniane przy naliczaniu następnej wypłaty.
• Zaliczki — rejestracja wypłaconych zaliczek dla każdego kasjera.

W sekcji "Inkasа" dostępne są dwa rodzaje operacji:

1. Stworzenie inkasa — rejestracja dokładnej kwoty gotówki pobranej z kasy wybranego punktu sprzedaży.
2. Wpłata gotówki — wprowadzenie określonej kwoty gotówki do kasy punktu sprzedaży.

Kiedy używa się inkasa i wpłaty służbowej?

Inkasa:
✔ Do monitorowania dokładnej ilości pobranej gotówki.
✔ Do kontroli ilości gotówki pozostałej w kasie.
✔ Do nadzoru pracy kasjerów i pracowników mających dostęp do kasy.

Wpłata gotówki:
✔ Uzupełnienie kasy w niezbędne banii de schimb (rozmienne).
✔ Finansowanie potrzeb punktu sprzedaży (np. zakup towarów za gotówkę).
✔ Dokładna ewidencja operacji gotówkowych.

Jak utworzyć inkasа?

1. Otwórz Kavapp Admin → Menu → Operacje finansowe → Inkaso.
2. Kliknij "Inkasa".
3. Wybierz punkt sprzedaży, z którego pobierana jest gotówka.
4. Podaj dokładną Kwotę inkasa (np. $1280).
5. Dodaj notatkę do inkasa, jeśli istnieje taka potrzeba.
6. Kliknij "Zapisz".

Jak utworzyć wpłatę służbową?

• Otwórz Kavapp Admin → Menu → Operacje finansowe → Inkaso.
• Kliknij "Wpłata gotówki".
• Wybierz punkt sprzedaży, do którego trafia gotówka.
• Podaj dokładną Kwotę wpłaty (np. $1280).
• Dodaj notatkę (opcjonalnie).
• Kliknij "Zapisz".

Co warto wiedzieć?

• Inkaso i wpłaty służbowe zapobiegają niedoborom oraz zwiększają przejrzystość obrotu gotówką.
• Minimalizują ryzyko pomyłek lub nadużyć.
• Dane o wszystkich inkasach są zapisywane w systemie i pomagają w księgowości.
• Informacje dostępne są w czasie rzeczywistym, co ułatwia zarządzanie kasami.

Uwaga! Jeśli zmiana robocza jest otwarta, wszystkie inkasa oraz wpłaty służbowe wykonane podczas tej zmiany można zobaczyć w Operacje finansowe → Inkaso.

W Kavapp Admin można korygować koszt własny w dowolnym punkcie sprzedaży. Zmianę można wprowadzać dla każdej kategorii: naczynia, składniki, towary, półprodukty.

Pamiętaj, że niektóre kategorie dla sklepów niszowych będą domyślnie nieaktywne. Zawsze możesz je włączyć poprzez Kavapp Admin → Ustawienia → Ogólne → Uprawnienia.

Kiedy używać korekty kosztu własnego?

✔ Jeśli trzeba poprawić błąd po pierwotnym wprowadzeniu kosztu własnego.
✔ Jeśli zmieniły się warunki dostaw i należy zaktualizować ceny do aktualnych wartości.

Jak skorygować koszt własny?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Operacje finansowe → Korygowanie kosztu własnego w punkcie sprzedaży.
2. Wybierz Punkt sprzedaży, dla którego będą wprowadzane zmiany.
3. Wybierz kategorię, w której znajduje się pozycja do edycji: naczynia, składniki, towary, półprodukty.
4. Z listy wybierz odpowiedni towar, kliknij "Zmień", a w otwartym oknie wpisz nowy koszt własny.
5. Kliknij "Zapisz".

Co warto wiedzieć?

• Odzwierciedla realne koszty produktów, składników i półproduktów.
• Pozwala szybko reagować na zmiany cen dostaw i dostosowywać koszt własny.
• Pomaga poprawić błędne dane wprowadzone podczas pierwszego ustalania kosztu własnego.
• Zapewnia dokładne obliczenia rentowności i marży.
• Umożliwia aktualizację cen detalicznych bez utraty zysku.

Wynagrodzenia dla kasjerów punktów sprzedaży obliczane są w Kavapp Admin.

Wynagrodzenie kasjera składa się ze stawki godzinowej oraz procentu od sprzedaży napojów i innych pozycji. Obliczane jest za cały czas, kiedy kasjer miał otwartą zmianę roboczą.

Jak obliczyć wynagrodzenie?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Operacje finansowe → Rozliczenie wynagrodzeń.
2. Wybierz okres, za który ma zostać naliczone wynagrodzenie.
3. Wybierz Punkt sprzedaży, w którym pracuje kasjer.
4. Wybierz Kasjera, dla którego zostanie obliczone wynagrodzenie.
5. Kliknij "Pobierz raport". W kwocie do wypłaty zostaną uwzględnione: całkowity czas pracy, zarobek za godzinę pracy, zarobek za kasę, za kartki, a także premie, kary pieniężne oraz wypłacone zaliczki.
6. Możesz edytować dane, jeśli zauważysz błąd.

Po obliczeniu wynagrodzenia można je naliczyć kasjerowi. Po naliczeniu wynagrodzenie uznaje się za wypłacone i nie jest już ponownie uwzględniane w kolejnych obliczeniach.

Co warto wiedzieć?

• Jeśli stawka godzinowa jest ustawiona zarówno dla kasjera, jak i dla punktu sprzedaży, sumują się one.

Przykład: kasjer ma stawkę $35/godz., a punkt sprzedaży — $30/godz. Wspólna stawka wyniesie $65/godz.

• System umożliwia precyzyjne naliczanie wypłat, uwzględniające czas pracy, sprzedaże oraz dodatkowe naliczenia.
• Zapewnia poprawną ewidencję wypłat.
• Skraca czas potrzebny na obliczanie i wypłatę pensji.
• Pomaga uniknąć podwójnego naliczania i upraszcza księgowość.

Możesz naliczyć kary pieniężne i premie dowolnemu kasjerowi w każdym momencie. Dane zostaną zapisane i uwzględnione przy obliczaniu wynagrodzenia.

Jak naliczyć karę lub premię?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Operacje finansowe → Kary i premie.
2. Kliknij Dodaj premię lub karę.
3. Podaj Datę utworzenia premii lub kary.
4. Wybierz Kasjera, dla którego operacja ma zostać zastosowana.
5. Ze spisu rozwijanego wybierz "Premia" lub "Kara", w zależności od rodzaju operacji.
6. Podaj kwotę premii lub kary.
7. W razie potrzeby dodaj opis lub komentarz.
8. Kliknij "Utwórz".

Co warto wiedzieć?

• Podczas tworzenia kar lub premii możesz dodać opis do każdej operacji.
• Wszystkie kary i premie są uwzględniane przy obliczaniu wynagrodzenia.
• Możesz edytować dowolne dane w utworzonej operacji: datę, kasjera, typ (kara/premia), kwotę, opis.
• Możesz oznaczyć premię lub karę jako aktywną lub nieaktywną — operacje nieaktywne nie będą uwzględniane przy naliczaniu wynagrodzenia.

Administrator może wydawać kasjerom zaliczki — będą one uwzględnione przy obliczaniu następnego wynagrodzenia.

Jak naliczyć zaliczkę?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Operacje finansowe → Zaliczki.
2. Kliknij "Dodaj zaliczkę".
3. Podaj Datę utworzenia zaliczki.
4. Wybierz Kasjera, któremu przyznawana jest zaliczka.
5. Wprowadź kwotę zaliczki.
6. W razie potrzeby dodaj notatkę lub komentarz.
7. Kliknij "Utwórz".

Co warto wiedzieć?

• Możesz edytować wszystkie dane w utworzonej zaliczce: datę, kasjera, kwotę, notatki.
• Zaliczka może być oznaczona jako aktywna lub nieaktywna. Zaliczki nieaktywne nie będą uwzględniane przy obliczaniu wypłaty.

Funkcjonalność "Promocje i zniżki" w Kavapp umożliwia konfigurowanie zniżek, promocji oraz kart osobistych klientów. Pomaga to zwiększać liczbę powtórnych zakupów, budować lojalność klientów i wpływać na wzrost sprzedaży.
Jak działa system zniżek?

1. Administrator tworzy zniżkę w Promocje i zniżki → Zniżki.
2. Rejestruje kartę osobistą klienta w sekcji Promocje i zniżki → Karty osobiste i przypisuje do niej zniżkę.
3. Kasjer może zastosować kartę zniżkową podczas rozliczenia w Kavapp Seller

W panelu administratora można dodawać i edytować zniżki, które będą używane w systemie rabatowym.

Typy zniżek w Kavapp:

✔ Zniżka procentowa (np. –10% na wszystkie towary).
✔ Stała kwota rabaty w walucie (np. – 50 $ na zakup).
✔ Cashback w procentach lub w walucie (gromadzone środki, które klient może wykorzystać przy kolejnych zakupach).

Jak utworzyć zniżkę?

• Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Promocje i zniżki → Zniżki.
• Kliknij "Dodaj zniżkę".
• Podaj Nazwę zniżki, aby łatwo odnaleźć ją na liście.
• Wybierz Typ rabaty: zniżka procentowa, zniżka kwotowa, cashback procentowy lub cashback kwotowy.
• Wybierz wartości procentowe lub kwotowe dla napojów i pozostałych towarów osobno.
• Zaznacz ✔️ "Zniżka dla rejestracji karty", aby ustawić ją jako zniżkę standardową. W takim przypadku zniżka będzie automatycznie stosowana do wszystkich nowych kart rejestrowanych przez Kavapp Seller.

Uwaga: przy rejestracji karty rabatowej przez Admin panel, administrator może wybrać inną zniżkę — niezależnie od ustawień standardowej.

• Kliknij "Utwórz" — zniżka zostanie aktywowana i będzie gotowa do użycia.

Co warto wiedzieć?

• Jedną zniżkę można przypisać do kilku kart osobistych klienta.
• Nie ma konieczności rejestrowania osobnej karty dla każdego klienta — można stworzyć uniwersalną kartę rabatową, którą kasjer może zastosować do dowolnego paragonu, gdy zajdzie taka potrzeba.

Na przykład można zarejestrować kilka kart osobistych z prostymi numerami (np. 5, 10, 15) i powiązać każdą z nich z odpowiednią standardową zniżką.

Podczas rozliczenia kasjer po prostu wpisuje numer karty odpowiadający właściwemu procentowi zniżki. To rozwiązanie pozwala szybko stosować zniżki bez konieczności rejestrowania nowych klientów.

• Utworzone rabaty można edytować, zmieniać ich wartości i ustawiać jako nieaktywne, jeśli przestają być aktualne.

Aby zaoferować klientowi indywidualną zniżkę, należy utworzyć jego osobistą kartę rabatową.

Jak utworzyć kartę osobistą?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Promocje i zniżki → Karty osobiste.
2. Kliknij "Dodaj kartę".
3. Wprowadź Imię, Nazwisko, Numer telefonu klienta.
4. Wpisz Numer karty oraz Kod kreskowy.
5. Wybierz i przypisz do karty wcześniej utworzoną zniżkę.
6. Zaznacz ✔️ "Aktywna", aby aktywować kartę.
7. Kliknij "Utwórz" — karta klienta jest aktywna i gotowa do użycia.

Kartę osobistą klienta może również utworzyć kasjer w Kavapp Seller (zob. punkt 5.6 "Rejestracja kartki" w instrukcji Nastawienia Kavapp Seller).

Co warto wiedzieć?

• Karty rabatowe można stosować według numeru telefonu, numeru karty lub kodu kreskowego.
• Edytować dane karty po jej rejestracji może wyłącznie administrator w Kavapp Admin.
• Jeśli placówka nie korzysta z fizycznych kart rabatowych z kodami kreskowymi, można uprościć proces rejestracji:

Aby to zrobić, aktywuj opcję "Rejestracja karty tylko po numerze", którą znajdziesz w "Ustawienia → Ogólne".

• Usunięcie karty z systemu nie jest dostępne, jednak można ją dezaktywować:

- Znajdź odpowiednią kartę.

- Kliknij ikonę ołówka, aby otworzyć jej ustawienia.

- Usuń zaznaczenie "Aktywna".

Po dezaktywacji karta nie będzie dostępna do użycia w systemie.

Administrator może konfigurować różne rodzaje akcji dla dowolnego dnia, produktu, punktu sprzedaży, a także wybierać typ zniżki i dodatkowe warunki.

Akcję można ustawić jako dostępną tylko dla posiadaczy kart, z możliwością uwzględniania lub ignorowania ich personalnej zniżki.

Jak utworzyć akcję?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Promocje i zniżki → Promocje.
2. Kliknij "Dodaj Promocje".
3. Wypełnij pola:

+ Data rozpoczęcia i zakończenia — okres obowiązywania akcji.

+ Ograniczenia czasowe — godziny, w których akcja obowiązuje.

+ Punkt sprzedaży — wybierz punkt (wszystkie lub wybrane).

+ Rodzaj pozycji — określa, czego dotyczy akcja (grupy menu, podgrupy, napoje, karty technologiczne, produkty, towary, półprodukty).

+ Rodzaj zniżki:

✔ Zniżka kwotowa — np. –$20 na towar.
✔ Zniżka procentowa — np. –15% na wszystkie napoje.
✔ Cena promocyjna — np. stała cena $ 49 niezależnie od ceny bazowej.

+ Określ dzień tygodnia, jeśli akcja ma obowiązywać tylko w wybrane dni (np. „Promocja w każdy poniedziałek”).

+ Wybierz sposób obliczania ceny:

✔ Od ceny z parametrami — zniżka naliczana od ceny składników w modifikatorze.
✔ Od ceny bez parametrów — zniżka stosowana do ceny podstawowej produktu.

Przykład obliczania wartości od ceny z / bez parametrów:
Cena bazowa kawy – $50.
Dodatkowy syrop (modyfikator) – +$5.

Jeśli akcja stosowana jest "od ceny bez parametrów", zniżka liczona jest od $50.

Jeśli akcja stosowana jest "od ceny z parametrami", zniżka liczona jest od $55.

4. Jeśli akcja ma być dostępna wyłącznie dla posiadaczy kart lojalnościowych, aktywuj opcję "Tylko według karty".

5. Jeśli wraz z akcją może zostać zastosowana zniżka z karty rabatowej, aktywuj "Uwzględniać zniżkę karty".

6. Kliknij "Utwórz", aby aktywować akcję.

Co warto wiedzieć?

• Administrator może tworzyć akcje dla wybranych towarów, punktów sprzedaży lub konkretnych dni.
• Dostępne są różne typy zniżek: kwotowa, procentowa lub stała cena promocyjna.
• Akcję można ustawić jako dostępną wyłącznie dla posiadaczy kart lojalnościowych, konfigurując dodatkowe warunki.
• Istnieje możliwość uwzględniania lub ignorowania personalnych zniżek klientów podczas stosowania akcji.
• Wszystkie akcje są rejestrowane w systemie, co pozwala analizować ich wpływ na sprzedaż oraz dostosowywać strategię marketingową.
• Funkcja zniżki na modyfikatory jest dostępna jedynie w pakiecie taryfowym L.

Kavapp Admin oferuje szeroki zestaw narzędzi analitycznych do monitorowania efektywności działania placówki.

Dane można generować i przeglądać w czasie rzeczywistym, co pozwala szybko podejmować decyzje zarządcze oraz optymalizować procesy biznesowe.

Po wygenerowaniu dowolnego raportu można go wydrukować lub zapisać w formacie Excel, klikając odpowiedni przycisk pod tabelą.

Raporty są wygodnie podzielone na kategorie i podkategorie:

• Raporty finansowe - Raporty dotyczące ruchu finansów: zyski, wydatki, wynagrodzenia, inkasa.
• Raporty sprzedaży - Szczegółowe raporty dotyczące sprzedaży, paragonów i danych fiskalnych.
• Raporty zmian roboczych - Standardowe oraz finansowe raporty dotyczące zmian roboczych.
• Raporty o ewidencji w magazynie - Pełna sprawozdawczość dotycząca pracy magazynu: rozchód, inwentaryzacja korekcyjna, przyjęcia, ruch towaru oraz sprzedaż z magazynu.
• Raporty o stanie w punktach sprzedaży - Pełna sprawozdawczość dotycząca operacji wykonywanych w punktach sprzedaży: półprodukty, zakupy, zużycie składników, dostawy, rozchód, inwentaryzacja korekcyjna.
• Raporty pracownicze - Dane dotyczące pracy wszystkich kasjerów: raporty o przerwach oraz możliwość porównania kasjerów według średnich wskaźników.
• Raporty kart rabatowych - Pozwalają przeanalizować częstotliwość użycia kart rabatowych w dowolnej placówce oraz ułatwiają wykrywanie nieuczciwych działań kasjerów.

Raporty dotyczące ruchu finansów umożliwiają śledzenie wszystkich przychodów i wydatków w punktach sprzedaży w wybranym okresie.

W kategorii "Raporty finansowe" dostępne są cztery raporty:

Naliczone wynagrodzenia

Naliczone wynagrodzenia — raport umożliwia przegląd naliczonych wynagrodzeń kasjerów za dowolny okres.
Jak wygenerować raport "Naliczone wynagrodzenia"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raporty finansowe → Naliczone wynagrodzenia.
2. Wybierz: okres (obowiązkowo), punkt sprzedaży, kasjera.
3. Kliknij "Pobierz raport".

Co warto wiedzieć?

• Umożliwia śledzenie wszystkich naliczeń wynagrodzeń, co zapewnia dokładny nadzór finansowy.
• Można tworzyć raport dla dowolnego okresu — dla wybranego kasjera lub całego punktu sprzedaży.
• Pozwala sprawdzić poprawność naliczenia wynagrodzeń, uwzględniając czas pracy, premie i kary pieniężne.

Raporty o inkas

Raporty o inkas — pozwalają sprawdzić, ile inkas oraz na jaką kwotę wykonano we wszystkich lub wybranych punktach sprzedaży.

Jak wygenerować raport "Raport o inkas"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raporty finansowe → Raport o inkas.
2. Wybierz: okres (obowiązkowo), punkt sprzedaży.
3. Kliknij "Pobierz raport".

Co warto wiedzieć?

• Raport umożliwia monitorowanie wszystkich inkas w punktach sprzedaży, co zapobiega niedoborom i nadwyżkom.
• Pomaga analizować łączną kwotę pobranej gotówki i porównywać dane z deklaracjami kasjerów.
• Pozwala wykrywać podejrzane operacje, nadużycia lub błędy w ewidencji gotówki.

Uwaga! Do momentu zamknięcia aktywnej zmiany roboczej inkasa oraz wpłaty służbowe utworzone i potwierdzone podczas tej zmiany można przeglądać w sekcji Operacje finansowe → Inkasa.

Koszt własny pozycji

Koszt własny pozycji — raport umożliwia przegląd kosztu własnego napojów, kart technologicznych, towarów i półproduktów w dowolnym punkcie sprzedaży.
Jak wygenerować raport "Koszt własny pozycji"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raporty finansowe → Koszt własny pozycji.
2. Wybierz punkt sprzedaży (obowiązkowo) i kliknij "Pobierz raport".
3. Wybierz kategorię, dla której chcesz wyświetlić koszt własny: napoje, towary, karty technologiczne, półprodukty.

W wyświetlonej liście możesz przejrzeć wszystkie pozycje lub wyszukać konkretną.

Co warto wiedzieć?

• Raport pozwala kontrolować rzeczywisty koszt własny produktów, co pomaga analizować rentowność.
• Ułatwia ocenę, czy należy dostosować ceny detaliczne w związku ze zmianą kosztów własnych.
• Pomaga wykrywać nieprawidłowości w kosztach — np. w wyniku zmiany dostawców lub błędów w ewidencji.

Raport zysków

Raport zysków — umożliwia przegląd zysków każdego lokalu w dowolnym okresie.

Jak wygenerować "Raport zysków"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raporty finansowe → Raport zysków.
2. Wybierz: okres (obowiązkowo), punkt sprzedaży, kasjera.
3. Kliknij "Pobierz raport".

Co warto wiedzieć?

• Umożliwia analizę rentowności każdego lokalu w wybranym okresie.
• Umożliwia porównanie zysków różnych punktów oraz kasjerów.
• Pomaga wykryć tendencje wzrostu lub spadku, ułatwiając zarządzanie działalnością.

W tym podrozdziale można generować raporty łączone do różnych analiz. Na przykład, jeśli korzystasz z systemu zniżek, możesz sprawdzić, w których placówkach klient skorzystał ze zniżki. W tym celu należy uzupełnić pole z numerem karty.

Można również wskazać konkretnego baristę i przeglądać dane o sprzedaży wyłącznie za jego zmianę.

W kategorii „raporty sprzedaży” można wygenerować 6 raportów.

Raport sprzedaży

Raport sprzedaży — możliwość przeglądania szczegółowych informacji o wszystkich sprzedażach za dowolny okres, kasjera i sklep. Rozbudowany panel ustawień pozwala maksymalnie dostosować raport do twoich potrzeb.

Jak wygenerować „raport sprzedaży”?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raport sprzedaż
2. Wybierz:
   • okres (obowiązkowo);
   • punkt sprzedaży;
   • kasjera;
   • rodzaj obiektu (dostępne kategorie, które zostały aktywowane w Kavapp Admin → Ustawienia → Ogólne).

Jeśli wybierzesz typ „wszystkie”, system zaproponuje wybór modyfikatora (składniki, półprodukty, naczynia). Gdy modyfikatory są wyłączone, ten filtr nie pojawia się podczas generowania raportu.

Jeśli wybierzesz konkretny typ obiektu (np. towary), system zaproponuje wybór konkretnego towaru, który jest sprzedawany w wybranym sklepie.

3. Dodatkowo możesz wskazać:

• numer karty;
• artykuł;
• producenta.

4. Kliknij Pobierz raport

Co warto wiedzieć?

• Raport umożliwia przeglądanie szczegółowych informacji o wszystkich sprzedażach za dowolny okres, kasjera i punkt sprzedaży.
• Monitoruje wszystkie operacje kasowe za dowolny okres, wykonywane przez konkretnego kasjera lub punkt sprzedaży.
• Pozwala analizować sprzedaż konkretnego napoju, towaru lub producenta w celu optymalizacji asortymentu i identyfikacji trendów.
• Jest wykorzystywany do kontroli pracy sprzedawców.

Zbiorczy raport sprzedaży

Zbiorczy raport sprzedaży — możliwość wygenerowania zagregowanych danych dotyczących sprzedaży za wybrany okres.

Obowiązkowy jest jedynie wybór okresu, pozostałe parametry można skonfigurować w zależności od potrzeb.

Na przykład można wybrać "Punkt sprzedaży" – Wszystkie, "Grupuj według" – Towarów, "Kasjer" – imię lub nick konkretnego pracownika. W wygenerowanej tabeli zostanie pokazane: ile towarów sprzedał dany kasjer, średnią cenę sprzedaży, udział procentowy.

Jak wygenerować "raport zbiorczy sprzedaży"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raport sprzedaży → Raport zbiorczy sprzedaży.
2. Wybierz:
   • okres (obowiązkowo);
   • punkt sprzedaży;
   • kasjera;
   • typ grupowania (według pozycji lub według grup menu).

Jeśli wybierasz typ grupowania "według pozycji", dostępna staje się dodatkowa funkcja "Uwzględniaj modyfikatory". Pozwala ona uwzględniać nie tylko same pozycje, ale także wszystkie modyfikatory dodane podczas sprzedaży.

3. Kliknij Pobierz raport

Co warto wiedzieć?

• Wykorzystywany do analizy dynamiki sprzedaży w dowolnym punkcie sprzedaży.
• Pomaga ocenić efektywność działania biznesu.
• Funkcja "Uwzględniaj modyfikatory" pozwala analizować nie tylko główne pozycje, ale również wszystkie użyte modyfikatory (składniki, dodatki).

Raport paragonów

Raport paragonów — możliwość uzyskania danych dotyczących wszystkich przeprowadzonych operacji. Ten podrozdział wyświetla informacje o wszystkich zamkniętych paragonach za wybrany okres. Umożliwia to łatwą weryfikację wykonanych operacji rozliczeniowych oraz kontrolę utargu.
Jak wygenerować "Raport paragonów"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raport sprzedaży → Raport paragonów
2. Wybierz:
   • okres (obowiązkowo);
   • punkt sprzedaży;
   • kasjera;
   • metodę płatności (gotówka, terminal, bonusy, wszystkie);
   • typ paragonów (anulowane, odroczone, sprzedane, zwrócone lub wszystkie);
   • numer karty.
3. Kliknij Pobierz raport.

Co warto wiedzieć?

• Umożliwiają sprawdzenie każdego paragonu, wykrycie błędów lub zwrotów.
• Pomagają zrozumieć, jakie towary są kupowane razem, średnią wartość paragonu oraz częstotliwość zakupów.
• Pozwalają ocenić efektywność kasjerów i na czas zauważyć podejrzane transakcje lub anulowanie sprzedaży.
• Narzędzia te pomagają weryfikować kasę i ułatwiają prowadzenie ewidencji.

Sprzedaż godzinowa

Sprzedaż godzinowa — pozwala sprawdzić, ile sprzedaży zostało zrealizowanych w określonym przedziale czasu oraz przeanalizować dynamikę w różnych godzinach dnia.

Jak wygenerować raport "Sprzedaż godzinowa"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raport sprzedaży → Sprzedaż godzinowa.
2. Wybierz:
   • okres (obowiązkowo);
   • punkt sprzedaży;
   • kasjera.
3. Kliknij Pobierz raport.

Co warto wiedzieć?

• Pomaga określić godziny szczytu, kiedy jest najwięcej klientów oraz zysków.
• Umożliwia prawidłowe rozplanowanie zmiany, aby większa liczba kasjerów pracowała w godzinach największego obciążenia.
• Pozwala prognozować zapotrzebowanie na produkty w zależności od pory dnia.
• Umożliwia tworzenie strategii zwiększenia liczby klientów w mniej obciążonych godzinach.

Raport zmian roboczych pomaga sprawdzać stany produktów, które kasjerzy podają na początku i na końcu zmiany w aplikacji Kavapp Seller, a także kontrolować spóźnienia lub przedwczesne zamknięcia kawiarni.

Możesz wybrać okres, punkt sprzedaży lub konkretnego kasjera, aby wyświetlić odpowiednie dane.

W kategorii "Raporty zmian roboczych" dostępne są 2 raporty:

Raport zmian roboczych

Raport zmian roboczych służy do analizy pracy kasjerów oraz kontroli operacji finansowych wykonywanych podczas ich zmian.

Jak wygenerować "Raport zmian roboczych"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raport zmian roboczych.
2. Wybierz:
   • okres (obowiązkowo);
   • punkt sprzedaży;
   • kasjera.
3. Kliknij "Pobierz raport".

Co warto wiedzieć?

• Pomaga porównać rzeczywiste kwoty z danymi systemowymi i wykryć rozbieżności.
• Zapewnia pełną przejrzystość operacji finansowych — pozwala śledzić, kto, kiedy i jaką kwotę obsługiwał podczas zmiany.
• Pomaga menedżerom ocenić efektywność personelu i produktywność każdego kasjera.

Finansowy raport zmian roboczych

Finansowy raport zmian roboczych służy do szczegółowej analizy przepływów pieniężnych podczas każdej zmiany kasjera.

Jak wygenerować "Finansowy raport zmian roboczych"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raport zmian roboczych → Raport finansowy zmian roboczych.
2. Wybierz:
   • okres (obowiązkowo);
   • punkt sprzedaży;
   • kasjera.
3. Kliknij "Pobierz raport".

Co warto wiedzieć?

• Rejestruje: utarg, inkasa, zakupy, banii de schimb przy otwarciu, niedobory w kasie przy otwarciu i zamknięciu zmiany.
• Pozwala ocenić produktywność kasjerów w różnych zmianach.
• Umożliwia porównanie rzeczywistych kwot z danymi systemowymi i wykrywanie rozbieżności.

Raport z ewidencji magazynowej pomaga kontrolować stany towarów, śledzić ich ruch oraz zapobiegać niedoborom lub nadwyżkom. Umożliwia także zdalne monitorowanie pracy logistykа w magazynie.

W kategorii "raporty z ewidencji magazynowej" można wygenerować 5 raportów.

Raport rozchodu z magazynu

Raport rozchodu z magazynu — wykorzystywany do ewidencji towarów zdjętych ze stanu, identyfikacji przyczyn ich rozchodu oraz kontroli strat lub braków.

Jak wygenerować "Raport rozchodu z magazynu"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raporty o ewidencji w magazynie → Raport rozchodu z magazyn.
2. Wybierz okres.
3. Kliknij Pobierz raport.

Co warto wiedzieć?

• Umożliwia terminowe wykrywanie niedoborów, aby zminimalizować straty.
• Zapewnia dokładne odzwierciedlenie rozchodowanych towarów w księgowości oraz pomaga obliczyć realny zysk.
• Pozwala zrozumieć, które towary są najczęściej rozchodowane, aby przeanalizować warunki przechowywania lub dostawców.

Raport z inwentaryzacji w magazynie

Raport z inwentaryzacji w magazynie — wykorzystywany do porównania faktycznej dostępności towarów z ilością wynikającą z systemu, wykrywania niedoborów lub nadwyżek oraz zwiększenia dokładności ewidencji magazynowej.

Jak wygenerować "Raport z inwentaryzacji korekcyjnych w magazynie"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raporty o ewidencji w magazynie → Raport z inwentaryzacji w magazynie
2. Wybierz okres
3. Kliknij Pobierz raport

Dla każdej operacji inwentaryzacji korekcyjnej można wyświetlić szczegółowe dane: towar, faktyczną ilość, wprowadzone korekty oraz łączną wartość dostępnych zapasów.

Co warto wiedzieć?

• Umożliwia porównanie rzeczywistych stanów towarów z danymi systemowymi oraz wykrycie błędów.
• Zapewnia dokładność zapisów magazynowych i pomaga uniknąć niezgodności w raportach finansowych.
• Terminowe wykrywanie niedoborów zmniejsza ryzyko wewnętrznych nadużyć i poprawia dyscyplinę personelu.
• Na podstawie wyników inwentaryzacji korekcyjnej można oficjalnie skorygować stany towarów w systemie: rozchodować nadwyżki lub przyjąć na stan wykryte niedobory.

Raport z przyjęć na stan magazynowy

Raport z przyjęć na stan magazynowy — wykorzystywany do rejestrowania nadchodzących towarów, kontroli ich prawidłowej ewidencji oraz zapobiegania niezgodnościom w dokumentacji magazynowej.

Jak wygenerować "Raport z przyjęć na stan magazynowy"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raporty o ewidencji w magazynie → Raport z przyjęć na magazyn.
2. Wybierz okres.
3. Kliknij Pobierz raport.

Dla każdej operacji przyjęcia na stan można wyświetlić szczegółowe dane: grupę towaru, towar, liczbę przyjętych opakowań, cenę za jedno opakowanie oraz łączną wartość przyjętego towaru.

Co warto wiedzieć?

• Umożliwia porównanie faktycznej liczby otrzymanych towarów z dokumentami dostawcy.
• Rejestruje wszystkie przyjęcia w systemie, zapobiegając stratom lub niewłaściwemu rozdzieleniu towarów.
• Odzwierciedla realne koszty zakupów i pomaga uniknąć naruszeń finansowych.
• Zapobiega nadużyciom, ukrytym niedoborom lub manipulacjom podczas przyjęcia towarów.

Raport ruchu towaru w magazynie

Raport ruchu towaru w magazynie — wykorzystywany do śledzenia wszystkich operacji związanych z towarami: przyjęć, rozchodów, inwentaryzacji korekcyjnych, przyjęć na stan oraz sprzedaży z magazynu, co pomaga kontrolować obieg zapasów.

Jak wygenerować "Raport ruchu towaru w magazynie"

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raporty o ewidencji w magazynie → Raport ruchu towaru w magazynie.
2. Wypełnij pola (wszystkie obowiązkowe):
   • okres,
   • rodzaj towaru (dostępne kategorie aktywowane w Kavapp Admin → Ustawienia → Ogólne),
   • konkretny towar, materiał eksploatacyjny lub inną aktywowaną kategorię,
   • operację (dostarczono na punkty, rozchód z magazynu, inwentaryzacja korekcyjna, sprzedaż z magazynu, przyjęcie na stan, wszystkie operacje).
3. Kliknij Pobierz raport. System wyświetli stan początkowy i końcowy wybranego okresu.

Co warto wiedzieć?

• Umożliwia śledzenie ruchu towarów w czasie rzeczywistym oraz zapobieganie niedoborom.
• Pomaga określić towary popularne i zalegające, optymalizować zakupy i sprzedaż.
• Analiza trendów ruchu towarów pozwala skuteczniej planować dostawy i unikać braków magazynowych.

Raport sprzedaży z magazynu

Raport sprzedaży z magazynu — wykorzystywany do kontroli wolumenu sprzedanych towarów oraz wyników finansowych sprzedaży.

Jak wygenerować "Raport sprzedaży z magazynu"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raport z ewidencji magazynowej → Raport sprzedaży z magazynu.
2. Wybierz okres.
3. Kliknij Pobierz raport.

Dla każdej sprzedaży z magazynu można wyświetlić szczegółowe dane: grupę towaru, towar, liczbę sprzedanych opakowań, cenę za jedno opakowanie oraz łączną kwotę sprzedaży.

Co warto wiedzieć?

• Rejestruje wszystkie sprzedaże z magazynu, pomagając śledzić stany towarów.
• Pozwala określić, które towary sprzedają się najlepiej, a które mają niską rotację.
• Pokazuje łączną kwotę sprzedaży i umożliwia ocenę rentowności.

Raporty o stanie w punktach sprzedaży wykorzystywane są do kontroli ruchu towarów, składników oraz operacji finansowych, co pozwala efektywnie zarządzać zapasami, sprzedażą i kosztami.

Możesz śledzić wszystkie operacje z towarami, które mają miejsce w punkcie sprzedaży: półprodukty, wykorzystanie składników, dostarczanie i zakup towarów, rozchody oraz inwentaryzacje korekcyjne.

W kategorii "Raporty o stanie w punktach sprzedaży" można wygenerować 6 raportów.

Raport półproduktów

Raport półproduktów — wykorzystywany do kontroli wolumenu przygotowanych półproduktów.

Jak wygenerować "Raport półproduktów"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raporty o stanie w punktach sprzedaży → Raport półproduktów.
2. Wybierz okres oraz punkt sprzedaży.
3. Kliknij Pobierz raport.

Co warto wiedzieć?

• Pomaga korygować wielkość produkcji półproduktów, aby uniknąć nadmiarów lub niedoborów surowców.
• Odzwierciedla rzeczywisty stan półproduktów, co pozwala korygować zakupy i planować pracę kuchni.
• Raporty pomagają uniknąć niezgodności między danymi ewidencyjnymi a faktycznym stanem półproduktów.

Raport z wykorzystania składników

Raport zużycia składników — wykorzystywany do kontroli zużycia surowców, optymalizacji zapasów oraz zapobiegania niedoborom lub nadwyżkom.

Jak wygenerować "Raport zużycia składników"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raporty o stanie w punktach sprzedaży → Raport z wykorzystania składników.
2. Wybierz okres, punkt sprzedaży oraz kasjera.
3. Kliknij Pobierz raport.

Wybierz kategorię, dla której chcesz wyświetlić raport: naczynia, składniki, towary, półprodukty.

Co warto wiedzieć?

• Rejestruje, które składniki lub towary zostały zużyte, w jakiej ilości i do jakich półproduktów.
• Pomaga analizować efektywność wykorzystania surowców i ograniczać zbędne koszty.
• Pozwala śledzić stany składników i terminowo uzupełniać zapasy.
• Pomaga ocenić, ile surowców jest zużywanych do produkcji gotowych produktów oraz korygować politykę cenową.

Raport z dostaw

Raport z dostaw — wykorzystywany do kontroli realizacji zamówień oraz analizy procesów logistycznych.

Jak wygenerować "Raport dostarczania"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raporty o stanie w punktach sprzedaży → Raport z dostaw.
2. Wybierz okres oraz punkt sprzedaży.
3. Kliknij Pobierz raport.

Zostanie wygenerowana tabela ze wszystkimi podstawowymi danymi. Możesz wyświetlić szczegółowe informacje dotyczące każdej dostawy (dokładną listę oraz liczbę pozycji).

Co warto wiedzieć?

• Rejestruje liczbę dostarczonych zamówień, ich status oraz zgodność z oczekiwanymi terminami.
• Pomaga analizować szybkość i jakość obsługi oraz identyfikować problemy logistyczne.
• Umożliwia wykrywanie niedostarczonych, opóźnionych lub błędnych zamówień.
• Pozwala śledzić dynamikę zamówień i dostosowywać zapasy do potrzeb biznesu.

Raport zakupów

Raport zakupów — wykorzystywany do kontroli wszystkich nabytych towarów, analizy kosztów oraz optymalizacji procesu zaopatrzenia.

Jak wygenerować "Raport zakupów"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raporty o stanie w punktach sprzedaży → Raport zakupów.
2. Wybierz okres oraz punkt sprzedaży.
3. Kliknij Pobierz raport.

Zostanie wygenerowana tabela ze wszystkimi podstawowymi danymi. Możesz wyświetlić szczegółowe informacje dotyczące każdego zakupu (dokładną listę, liczbę pozycji oraz ich koszt).

Co warto wiedzieć?

• Rejestruje wszystkie zakupy, ich status i wartość, pomagając analizować wydatki finansowe. Pokazuje również, z jakich środków opłacono towar.
• Pozwala ocenić, które towary są kupowane najczęściej, aby uniknąć nadmiarów lub niedoborów w przyszłości.
• Zapewnia zgodność między faktycznie otrzymanymi towarami a danymi w systemie ewidencji.

Raport rozchodu

Raport rozchodu — wykorzystywany do kontroli towarów usuniętych z ewidencji oraz zapobiegania nadmiernym stratom.

Jak wygenerować "Raport rozchodu"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raporty o stanie w punktach sprzedaży → Raport rozchodu.
2. Wybierz okres oraz punkt sprzedaży.
3. Kliknij Pobierz raport.

Zostanie wygenerowana tabela ze wszystkimi podstawowymi danymi: w którym punkcie sprzedaży dokonano rozchodu, na jaką kwotę, kto utworzył / zatwierdził rozchód, jaki jest jego aktualny status itd.

Możesz także wyświetlić szczegółowe informacje dotyczące każdego rozchodu (dokładną listę pozycji, ich ilość i wartość).

Co warto wiedzieć?

• Rejestruje wszystkie rozchodowane towary, ich ilość, datę, wartość itp., co pomaga identyfikować możliwe nadużycia, niedobory lub błędy.
• Analiza danych o rozchodach pozwala korygować zakupy, aby minimalizować straty.
• Umożliwia śledzenie trendów strat i redukowanie rozchodów spowodowanych nieprawidłowym przechowywaniem lub planowaniem.
• Zapewnia zgodność między rzeczywistymi stanami magazynowymi a danymi systemowymi.

Raport inwentaryzacji korekcyjnych

Raport inwentaryzacji korekcyjnych — wykorzystywany do porównania faktycznej dostępności towarów z danymi systemowymi oraz rejestrowania rozbieżności.

Jak wygenerować "Raport inwentaryzacji korekcyjnych"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raporty o stanie w punktach sprzedaży → Raport inwentaryzacji.
2. Wybierz okres oraz punkt sprzedaży.
3. Kliknij Pobierz raport.

Zostanie wygenerowana tabela ze wszystkimi podstawowymi danymi: w którym punkcie przeprowadzono inwentaryzację korekcyjną, kiedy, status oraz opis.

Możesz także wyświetlić szczegółowe informacje dotyczące każdej inwentaryzacji korekcyjnej (dokładną listę towarów objętych inwentaryzacją, różnicę między ilością systemową a faktyczną, wartość niedoboru).

Co warto wiedzieć?

• Pozwala sprawdzić, czy ilość towarów w punkcie sprzedaży odpowiada danym systemowym.
• Rejestruje niedobory, nadwyżki oraz błędy w ewidencji.
• Regularna inwentaryzacja korekcyjna pomaga wykrywać możliwe nadużycia oraz przypadki nierzetelnego prowadzenia ewidencji.

Raporty kasjerskie pomagają kontrolować proces pracy, oceniać wydajność każdego pracownika oraz optymalizować zarządzanie personelem.

W kategorii "Raporty kasjerskie" można wygenerować 2 raporty:

Raport przerw kasjerów

Raport przerw kasjerów — wykorzystywany jest do kontroli czasu spędzonego na przerwach, analizy przestrzegania harmonogramu pracy oraz oceny dyscypliny personelu.

Jak wygenerować "Raport przerw kasjerów"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raport kasjerski → Raport przerw kasjerów.
2. Wybierz okres, punkt sprzedaży oraz kasjera.
3. Kliknij Pobierz raport.

Co warto wiedzieć?

• Rejestruje rozpoczęcie i zakończenie przerw każdego kasjera, pomagając uniknąć przekroczenia dozwolonego czasu.
• Dane o przerwach są uwzględniane przy ewidencji wynagrodzenia kasjera.
• Umożliwia ocenę wpływu długości i częstotliwości przerw na efektywność pracy personelu.
• Pomaga znaleźć równowagę między przerwami a obciążeniem pracą, aby utrzymać wysoką wydajność zespołu oraz zapewnić godne warunki pracy.

Porównanie według średnich wskaźników

Porównanie według średnich wskaźników — wykorzystywane jest do porównania i analizy efektywności pracy, oceny średnich paragonów oraz sprzedaży, a także wykrywania odchyleń w wydajności.

Jak wygenerować "Porównanie według średnich wskaźników"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raport kasjerski → Porównanie według średnich wskaźników.
2. Wybierz okres oraz punkt sprzedaży.
3. Kliknij Pobierz raport.

Co warto wiedzieć?

• Pozwala ocenić liczbę sprzedanych towarów przez każdego kasjera i zidentyfikować tych, którzy sprzedają znacznie więcej lub mniej niż średnia.
• Analizuje średnią cenę napojów i innych pozycji, pomagając określić efektywność sprzedaży.
• Pokazuje, jaki procent towarów został sprzedany bez zniżki, co wpływa na zyskowność.
• Odzwierciedla średnią kwotę zarobionych środków przez każdego pracownika w celu oceny jego efektywności.
• Pozwala menedżerom korygować system motywacyjny, szkolenia oraz procesy pracy, aby podnieść wyniki.

Raporty kart rabatowych są wykorzystywane do analizy efektywności programów zniżkowych, ofert promocyjnych oraz wpływu zniżek na całkowity przychód.

Możesz przeglądać dane dotyczące korzystania z promocji i rabatów przez kasjerów realizujących sprzedaż poprzez Kavapp Seller.

Jak wygenerować "Raport kart rabatowych"?

1. Otwórz Kavapp Admin → boczne Menu → Raporty → Raport kart rabatowych.
2. Wybierz okres, punkt sprzedaży oraz kasjera.
3. Kliknij Pobierz raport.

Co warto wiedzieć?

• Pokazuje, czy zniżki przynoszą zysk, czy generują nadmierne obciążenie budżetu firmy.
• Pomaga wykrywać przypadki nadmiernego lub podejrzanego użycia kart rabatowych, co może świadczyć o nadużyciach.
• Rejestruje liczbę operacji z wykorzystaniem kart rabatowych.

W tym rozdziale możesz wykonać wszystkie podstawowe ustawienia punktu sprzedaży.

A dokładniej: włączyć ustawienia drukarki paragonów, sprawdzić aktualny taryfę lub skorzystać z kalkulatora płatności, aby obliczyć przyszłe opłaty na wybrany okres, taryfę i liczbę punktów sprzedaży.

W sekcji ustawień możesz również skontaktować się z centrum obsługi, przejrzeć FAQ oraz umowę użytkownika.

W tym rozdziale zebrano ustawienia, które są stosowane globalnie dla całego systemu Kavapp — niezależnie od liczby punktów sprzedaży w sieci.

W przeciwieństwie do parametrów ustawianych indywidualnie dla każdego punktu sprzedaży, te opcje wpływają na ogólne zasady działania całej infrastruktury: logikę sprzedaży, obsługę bonusów, ustawienia wynagrodzeń, dostępność poszczególnych modułów itd.

Co trzeba wiedzieć:

• Zmiany w tym rozdziale dotyczą jednakowo wszystkich użytkowników i punktów w systemie.
• Aby zapisane zmiany zostały uwzględnione, należy kliknąć przycisk "Zastosuj" na dole ekranu.
• Jeśli te ustawienia wpływają na działanie aplikacji kasjerskiej Kavapp Seller, po zapisaniu zmian należy wykonać synchronizację danych w aplikacji kasjera.

Ustawienia ogólne

1. Waluta
Tutaj można wybrać główną walutę ewidencji, która będzie używana we wszystkich raportach finansowych, podczas tworzenia towarów, zakupów, paragonów itd.
Wszystkie kwoty w systemie będą wyświetlane w wybranej walucie.

2. Strefa czasowa
Tutaj można ustawić strefę czasową, która będzie wyświetlana we wszystkich raportach, paragonach, zmianach roboczych oraz innych zdarzeniach, które mają znacznik daty i czasu.
Zaleca się wskazanie dokładnej strefy zgodnej z lokalizacją punktów sprzedaży.

3. Pokaż podpowiedzi
Jeśli opcja jest włączona, system będzie wyświetlać tekstowe podpowiedzi i instrukcje w interfejsie użytkownika.
Po aktywacji w prawym górnym rogu każdego okna Admin panel zobaczysz aktywny symbol w postaci znaku zapytania. Kliknięcie go otworzy mini-okno z opisem funkcjonalności odpowiedniej sekcji.

4. Język
Tutaj można wybrać główny język interfejsu Kavapp Admin dla wszystkich użytkowników systemu.

5. Otrzymywanie powiadomień
Po aktywacji tej opcji będziesz otrzymywać systemowe powiadomienia od Kavapp, na przykład o nowych inkaso, zakupach oraz innych ważnych działaniach.
Zalecamy pozostawić opcję włączoną, aby szybko reagować na zmiany.

6. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe
Zapewnia dodatkowy poziom bezpieczeństwa przy logowaniu do Kavapp Admin.

Jeśli funkcja jest aktywna, przy każdym logowaniu użytkownik musi wprowadzić jednorazowy kod otrzymany SMS-em lub e-mailem.

Ustawienia sprzedaży

• Po wybraniu pozycji w Seller wracać do ekranu głównego — aktywuje automatyczny powrót do głównego ekranu po dodaniu towaru do paragonu przez kasjera.
• Ochrona przed przypadkowymi sprzedażami — zapobiega przedwczesnemu kliknięciu przycisku "Sprzedać". Po dodaniu towaru do paragonu przycisk pozostaje nieaktywny przez 2 sekundy.
• Czy uwzględniać płatność bonusami w przychodzie — funkcja określa, czy kwoty opłacone bonusami mają być doliczane do raportu o przychodach.
• Naliczanie bonusów przy płatności bonusami — pozwala lub blokuje naliczanie nowych bonusów podczas płatności bonusami z Karty osobistej klienta.
• Domyślna metoda płatności — typ płatności wybierany automatycznie w aplikacji kasjera Kavapp Seller podczas sprzedaży (gotówka / terminal / nie wybrano).
• Zaokrąglenie — określa sposób zaokrąglania kwoty końcowej paragonu (bez zaokrąglania, do $ 1, do $ 0,50 itd.).

Uprawnienia

• Wiadomości — pozwala lub zabrania korespondencji pomiędzy użytkownikami systemu (administratorzy, logistycy, kasjerzy).
• Napoje — włącza lub wyłącza kategorię "Napoje" w menu i w Admin panel.
• Karty technologiczne — pozwala korzystać z kart technologicznych do przygotowywania produktów.
• Używać magazynu — aktywuje pracę z oddzielnym zewnętrznym magazynem w systemie.
• Używać producenta — pozwala wskazywać producenta towarów.
• Półprodukty — włącza lub wyłącza możliwość pracy z modułem półproduktów.
• Towary — aktywuje lub dezaktywuje sekcję „Towary” w ewidencji.
• Czy używać rozliczeń finansowych — pozwala wskazywać koszt własny towarów w systemie.
• Używać artykułu — dodaje możliwość wskazywania artykułu dla towaru.
• Używać Katalog QR — aktywuje moduł pracy z Menu QR.

Ustawienia systemu rabatowego

• Używać z systemu rabatowego — aktywuje lub wyłącza cały system rabatowy.
• Czy można rejestrować karty — pozwala tworzyć nowe karty rabatowe w systemie poprzez aplikację kasjera Kavapp Seller.
• Czy można znaleźć zniżkę po numerze karty lub numerze telefonu — umożliwia odnalezienie rabatu klienta w Kavapp Seller jedną z tych dwóch metod.
• Uproszczona rejestracja kart bonusowych (bez dodatkowych pól) — pozwala szybko tworzyć karty bez wypełniania pól „płeć”, „data urodzenia”, „adres”.
• Czy można pozostawić resztę w bonusach — pozwala kasjerowi przenieść kwotę reszty z paragonu na bonusowe konto klienta.
• Naliczać cashback za resztę pozostawioną w bonusach — jeśli aktywowane, reszta z paragonu zwiększa również cashback.
• Rejestracja karty tylko po numerze — ogranicza rejestrację rabatu do numeru karty lub numeru telefonu, bez skanowania kodu kreskowego.

Opcja przydatna w przypadku wirtualnych rabatów zamiast fizycznych kart ze skanowalnym kodem.

• Rejestrować kartę, jeśli nie ma jej w bazie — pozwala automatycznie tworzyć nową kartę w aplikacji kasjera Kavapp Seller, jeśli podczas realizacji paragonu kasjer poda numer karty, której nie znaleziono w bazie.
• Spisywać bonusy tylko wtedy, gdy wystarczają do opłacenia całego paragonu — zabrania częściowego wykorzystania bonusów zgromadzonych na Karcie osobistej klienta.

Jeśli funkcja jest wyłączona — kwotę do odliczenia wprowadza się ręcznie.

• Domyślna metoda wprowadzania kart osobistych — określa, jaki typ identyfikatora jest używany w Seller: numer telefonu czy numer karty.

Jeśli opcja jest włączona — domyślnie wykorzystywany jest numer karty.

• Zniżka za rejestrację karty — automatycznie przyznaje rabat nowo utworzonej karcie zarejestrowanej przez Kavapp Seller.

Wynagrodzenie

• Czy uwzględniać przerwę w czasie pracy (naliczanie wynagrodzenia) — określa, czy czas spędzony na przerwie jest uwzględniany w wynagrodzeniu.
• Uwzględnianie procentu z bonusów — jeśli aktywowane, suma bonusów odliczonych podczas sprzedaży jest doliczana do procentowej części wynagrodzenia.
• Czy pokazywać wynagrodzenie — pokazuje lub ukrywa informacje o zarobkach kasjera w interfejsie Kavapp Seller.

W tym rozdziale można dostosować wygląd paragonu.

Aby to zrobić, przejdź do Kavapp Admin → Ustawienia → Ustawienia drukarki paragonów.

Jak dostosować wygląd paragonu.

1. Wskaż punkt sprzedaży, dla którego chcesz ustawić wygląd paragonu, a następnie kliknij Pobierz dane.
2. Wybierz ustawienia:

+ Wyświetlanie logo;

+ Wyświetlanie adresu;

+ Wyświetlanie nazwy.

Jeśli włączysz tę opcję, w sąsiednim polu należy wpisać nazwę firmy, która będzie wyświetlana na paragonie.

Przykład: KavaTop

+ Wyświetlanie tekstu górnego

Jeśli ta opcja jest aktywna, w sąsiednim polu należy wpisać tekst wyświetlany w górnej części paragonu.

Przykład: Witamy!

+ Wyświetlanie tekstu dolnego 1

Jeśli ta opcja jest aktywna, w sąsiednim polu należy wpisać tekst dolny 1.

Przykład: Smacznego!

+ Wyświetlanie tekstu dolnego 2

Jeśli ta opcja jest aktywna, w sąsiednim polu należy wpisać tekst dolny 2.

Przykład: Dziękujemy za wizytę!

+ Wyświetlanie numeru osobistej karty klienta

Jeśli ta opcja jest aktywna — na paragonie będzie wyświetlany numer Karty osobistej klienta.

3. Kliknij Zapisz, aby zapisać ustawienia tylko dla wybranego punktu sprzedaży. Kliknij Zapisz dla wszystkich punktów, aby zastosować ustawienia dla całej sieci punktów sprzedaży.

Sekcję Taryfa i płatności można znaleźć w Kavapp Admin → Ustawienia → Taryfa i płatności.

W sekcji Taryfa i płatności możesz:

• przejrzeć swoją aktualną taryfę oraz termin jej ważności,
• przedłużyć taryfę,
• przejrzeć poprzednie płatności,
• przejrzeć inne taryfy,
• skorzystać z kalkulatora płatności, aby obliczyć przewidywany koszt dla dowolnej taryfy, okresu oraz liczby podłączonych punktów sprzedaży.

Jak przejrzeć i przedłużyć taryfę

1. Swoją aktualną taryfę oraz termin jej obowiązywania możesz zobaczyć bezpośrednio na stronie głównej sekcji: Kavapp Admin → Ustawienia → Taryfa i płatności.
2. Znajduje się tutaj także przycisk "Zapłać", który przekieruje cię na stronę płatności.
3. System automatycznie zapamiętuje poprzednio wybraną taryfę, liczbę punktów sprzedaży oraz okres płatności, aby umożliwić szybkie dokonanie kolejnej opłaty bez ponownego wprowadzania danych.
4. W razie potrzeby wybierz okres płatności z menu rozwijanego (1 miesiąc, 3 miesiące, 6 miesięcy, 12 miesięcy).
5. Aby zakończyć operację, kliknij przycisk "Zapłać" na dole.

Historia płatności
Przycisk "Historia płatności" ładuje całą historię twoich transakcji. Jeśli jesteś nowym użytkownikiem — historia pojawi się dopiero po pierwszej udanej płatności.

Taryfy
Przycisk "Taryfy" pozwala przejrzeć wszystkie dostępne taryfy, ich ceny oraz korzyści.

Kalkulator płatności
Przycisk "Kalkulator płatności" prowadzi do narzędzia stworzonego w celu lepszego zrozumienia i obliczenia przyszłych opłat. Możesz tutaj wykonać symulację płatności: wybrać inną taryfę, liczbę punktów sprzedaży oraz długość okresu płatności i zobaczyć przewidywany koszt przy aktualnych ustawieniach.

Pamiętaj, że obliczenia nie wpływają na bieżącą taryfę ani rzeczywistą liczbę punktów sprzedaży.

Jak skorzystać z kalkulatora płatności

1. Przejdź do Kavapp Admin → Ustawienia → Taryfa i płatności.
2. Wybierz ustawienia:

+ Taryfa (S, M, L)

+ Podaj liczbę swoich punktów sprzedaży

+ Okres (1 miesiąc, 3 miesiące, 6 miesięcy, 12 miesięcy)

System natychmiast obliczy przewidywany łączny koszt dla podanych parametrów oraz koszt za 1 punkt sprzedaży miesięcznie.

W sekcji Info możesz uzyskać wszystkie potrzebne informacje:

• dane kontaktowe i sposoby komunikacji;
• odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania;
• pełną umowę użytkownika.

Kontakty

Utrzymujemy z tobą kontakt poprzez czat online w panelu Kavapp Admin.

Zapewnia to najszybsze rozwiązanie dowolnego problemu, ponieważ łączy cię bezpośrednio z odpowiednim specjalistą w najkrótszym możliwym czasie.

Jak skorzystać?

1. Przejdź do Kavapp Admin → Ustawienia → Informacje i kliknij "Czat online".
2. Po tym otworzy się okno "Czat z SI" lub "Czat z działem wsparcia", w którym w polu "Napisz wiadomość" będziesz mógł krótko opisać swój problem.
3. Kliknij ikonę wysyłania — w czacie z SI natychmiast otrzymasz szybką odpowiedź.
4. Jeśli zgłoszenie zostanie wysłane do działu wsparcia, nasz specjalista skontaktuje się z Tobą w najbliższym czasie. W razie potrzeby możesz dołączyć plik lub zrzut ekranu, aby lepiej zaprezentować problem.