Налаштовуємо систему Kavapp для магазину

Kavapp Logistics — застосунок для логістів, призначений для полегшення і контролю роботи.

Мінімізує людський фактор, підвищує точність у роботі з товарними залишками та забезпечує своєчасне виконання переміщень.

Що можна робити в Kavapp Logistics?

• Контролювати рух товарів зі складу на торгові точки 
• Оприбутковувати товари 
• Вести облік залишків на складі. 

Завдяки Kavapp Logistics логіст отримує чітке уявлення про всі замовлення, які необхідно виконати, а також про залишки товарів в магазинах і на складі, що допомагає ефективно планувати постачання та уникати помилок.

Щоб почати роботу, завантажте застосунок Kavapp Logistics на свій пристрій. 

Де завантажити?

• Play Market (Android)
• App Store (iOS)

Після встановлення запустіть застосунок та виконайте вхід.

Щоб увійти в застосунок логіста та почати роботу, вкажіть код підключення логіста. Його можна згенерувати через Kavapp Admin → Базова інформація → Логісти → Код доступу.

Примітка: для однієї торгової точки передбачена можливість одночасної роботи кількох працівників з різних пристроїв, на яких встановлено застосунок Kavapp Logistics. Для кожного доданого Логіста необхідно згенерувати окремий Код доступу.

Головний екран застосунку Kavapp Logistics надає логісту доступ до основних функцій для контролю та виконання завдань. 

Він містить такі ключові розділи: 

• замовлення — показує усі замовлення, які надійшли з точок продажу, та дозволяє редагувати їх.
• термінові замовлення — показує усі термінові замовлення, які надійшли з точок продажу.
• списання — швидке списання товару з будь-якої торгової точки за її запитом. 
• активні робочі зміни — показує, хто з працівників зараз присутній на робочому місці. Також тут можна створити інкасації або закупівлі.
• месенджер — спілкування логістів з іншими учасниками команди: продавцями, адміністраторами та іншими логістами

Розділ "Замовлення" на головному екрані дозволяє логісту побачити всі замовлення, які зробили з точки продажу. 

Логіст має можливість редагувати ці замовлення, формувати їх та відвантажувати для виконання. Цей розділ забезпечує повний контроль над процесом виконання замовлень.

Як переглянути, відредагувати та сформувати замовлення

1. Перейдіть у Замовлення на головному екрані застосунку Kavapp Logistics
2. Натисніть на точку продажу, яка створила замовлення.
3. Перегляньте замовлені товари.
4. Натисніть Редагувати, якщо треба змінити кількість товарів. Наприклад, ця функція корисна, якщо чогось немає в наявності на складі. Завершивши редагування натисніть Зберегти.
5. Поставте ✔️ у чек боксі навпроти зібраного товару.
6. Натисніть сформувати, щоб позначити замовлення виконаним.

Також ви можете переглянути історію виконаних раніше замовлень. У системі зберігаються усі дані. 

Для цього оберіть дату, за яку хочете переглянути історію, та точку продажу. 

Розділ "Термінові замовлення" містить замовлення, які потребують виконання в першу чергу. 

Це допомагає логісту ефективно планувати свою роботу та вчасно виконувати пріоритетні замовлення.

Логіст може редагувати, формувати та відвантажувати термінові замовлення для їх швидкого виконання.

Як переглянути, відредагувати та сформувати термінові замовлення

1. Перейдіть у Термінові замовлення на головному екрані застосунку Kavapp Logistics
2. Натисніть на точку продажу, яка створила замовлення.
3. Перегляньте замовлені товари. 
4. Натисніть Редагувати, якщо треба змінити кількість товарів. Функція корисна, якщо чогось немає в наявності на складі. Завершивши редагування натисніть Зберегти.
5. Поставте ✔️ у чек боксі навпроти зібраного товару.
6. Натисніть сформувати, щоб позначити замовлення виконаним.

Щоб переглянути історію виконаних раніше замовлень, натисніть Історія Замовлень, оберіть дату та точку продажу. 

Розділ "Списання" дає змогу логісту оперативно списувати товари, посуд, інгредієнти та витратні матеріали з будь-якої точки продажу на запит працівника. Ця функція використовується у випадках, коли такі позиції пошкоджені або більше не придатні до подальшого використання.

Це може бути необхідно у випадках, коли товар пошкоджено або він непридатний для подальшого використання.

Цей інструмент не потрібен, якщо ви активуєте функцію автопідтвердження списань у Kavapp Admin → Базова інформація → Точки продажу → Налаштування → Автоматичне підтвердження списання.

Завдяки автопідтвердженню до списання не треба залучати іншого працівника.

У розділі "Активні робочі зміни" можна переглядати, хто з працівників зараз присутній на робочому місці. Також тут можна виконувати інші дії:

• Інкасацію чи службове внесення для конкретної точки продажу
• Закупівлю
• Автозамовлення (функція у розробці)

Інкасація та службове внесення

Щоб створити інкасацію чи службове внесення: 

1. Перейдіть в Активні робочі зміни на головному екрані застосунку Kavapp Logistics та оберіть точку продажу.
2. Оберіть Інкасації та натисніть +. Оберіть, що створити: інкасацію чи службове внесення. 
3. Вкажіть суму та додайте опис, натисніть Створити

Також ви можете переглянути історію створених інкасацій чи службових внесень на точці продажу. 

Закупівлі

Щоб створити закупівлю: 

1. Перейдіть в Активні робочі зміни на головному екрані застосунку Kavapp Logistics та оберіть точку продажу
2. Оберіть Закупівлі та натисніть +. 
3. Оберіть активну категорію: посуд, інгредієнти чи товари, щоб знайти потрібну позицію.
4. Налаштуйте закупівлю позиції. Вкажіть кількість упаковок, кількість в упаковці, ціну за упаковку. 
5. Обравши та налаштувавши усі позиції натисніть Зробити закупівлю.

Також ви можете переглянути історію створених закупівель в магазині. 

Автозамовлення

 Функція у розробці.

Розділ "Месенджер" дозволяє логісту спілкуватися з іншими учасниками команди, включаючи працівників точок продажу, адміністраторів та інших логістів. 

Логіст може отримувати повідомлення про актуальні завдання, обговорювати робочі питання та швидко реагувати на зміни. Це підвищує ефективність комунікації та координацію роботи.

Екран "Склад" надає доступ до функцій, які допомагають контролювати та управляти товарними залишками на окремому зовнішньому складі. 

Він містить такі розділи: 

• наявність товару — показує всі товари, які є на складі в реальному часі
• списання — швидке списання товарів зі складу
• оприбуткування — швидке оприбуткування товарів на склад
• переоблік — контроль руху товарів на складі та коригування їхньої кількості
• продаж — продаж товарів зі складу
• рух товару на складі — перегляд та формування звітів про рух товарів на складі за вказаний період часу.

Розділ "Наявність товару" дозволяє логісту переглядати всі товари, які є на складі на цей час. Тут можна знайти актуальну інформацію про кількість та стан товарних залишків.

1. Перейдіть на екран Склад у застосунку Kavapp Logistics та оберіть розділ Наявність товару.
2. Оберіть активну категорію: посуд, інгредієнти чи товари, щоб побачити усі її позиції.

Система покаже кількість кожної позиції на складі та її сумарну вартість.

Розділ "Списання" використовується для швидкого списання товарів зі складу.

Наприклад, якщо товар пошкоджений або став непридатним для подальшого використання. Це допомагає підтримувати актуальність даних про наявність товарів.

Щоб зробити списання на складі:

1. Перейдіть на екран "Склад" у застосунку Kavapp Logistics та оберіть розділ Списання
2. Оберіть тип: посуд, інгредієнти, товари чи витратні матеріали. 
3. Оберіть позицію з переліку
4. Вкажіть кількість, яку буде списано
5. Додайте опис. 
6. Натисніть Списати, щоб завершити дію та зберегти зміни

Також ви можете переглянути історію створених списань.

У розділі "Оприбуткування" можна швидко оприбуткувати різні товари на склад.

Це зручно для реєстрації нових постачань та підтримки точного обліку товарів на складі.

1. Перейдіть на екран Склад у застосунку Kavapp Logistics та оберіть розділ Оприбуткування
2. Оберіть категорію: посуд, інгредієнти чи товари, витратні матеріали, щоб побачити усі її позиції.
3. Оберіть позицію, кількість упаковок та ціну за упаковку.
4. Натисніть Надіслати, щоб оприбуткувати товар.

Також ви можете переглянути історію створених оприбуткувань.

Розділ "Переоблік" допомагає контролювати рух товарів на складі та коригувати кількість товару, якщо це необхідно. Переоблік забезпечує точність даних про залишки товарів.

Щоб зробити переоблік:

1. Перейдіть на екран Склад у застосунку Kavapp Logistics та оберіть розділ Переоблік
2. Оберіть активну категорію: посуд, інгредієнти, товари чи витратні матеріали, щоб побачити усі її позиції.
3. Натисніть на потрібну позицію та відредагуйте: кількість одиниць та ціну за упаковку. 
4. Натисніть Зберегти.

Також ви можете переглянути історію переобліків на складі.

Розділ "Продаж" використовується для продажу товарів зі складу. Це може бути корисно у випадках, коли потрібно здійснити пряму реалізацію товарів зі складу.

Щоб зробити продаж:

1. Перейдіть на екран Склад у застосунку Kavapp Logistics та оберіть розділ Продаж
2. Оберіть активну категорію: посуд, інгредієнти, товари чи витратні матеріали, щоб побачити усі її позиції.
3. Оберіть потрібну позицію та вкажіть: кількість упаковок одиниць та ціну за упаковку. 
4. Натисніть Продати.

Також ви можете переглянути історію продажів зі складу.

Примітка. Продаж посуду, інгредієнтів, товарів та витратних матеріалів зі складу здійснюється лише оптом (в упаковках).

Розділ "Рух товару на складі" дозволяє логісту переглядати та формувати звіти про рух товарів на складі за вказаний період часу.

Це допомагає відстежувати всі операції з товарами та підтримувати повний облік.

Щоб переглянути рух товару на складі

1. Перейдіть на екран Склад у застосунку Kavapp Logistics та оберіть розділ Рух товару на складі
2. Оберіть налаштування: 

• тип: посуд, інгредієнти, товари, витратні матеріали
• потрібну позицію за списку
• операцію: усі операції, підвезено на точки, оприбутковано на склад, списано зі складу, продано зі складу, переоблік.
• дати

1. Натисніть Отримати звіт.

Екран "Точки продажу" надає можливість логісту переглядати інформацію про всі наявні магазини, на які здійснюється постачання товарів.

Кожна точка продажу має свій екран.

Щоб розпочати роботу, натисніть на конкретний магазин — зʼявляться такі інструменти взаємодії:

• наявність товару — перегляд усіх товарів, які є на конкретній точці продажу в реальному часі 
• переоблік — контроль руху товару в магазині та редагування кількості товару
• рух товару — формування таблиць з даними про всі операції з товарами за вказаний період часу. 
• інкасації — перегляд історії інкасацій на торговій точці та проведення інкасації
• закупівлі — створення нових закупівель для конкретних торгових точок.

Розділ "Наявність товару" дозволяє логісту переглядати всі товари, які є на конкретній торговій точці в реальному часі.

Це забезпечує точний контроль за станом товарних залишків на кожній точці продажу.

Щоб побачити наявність товару:

1. Перейдіть на екран Точки продажу у застосунку Kavapp Logistics.
2. Оберіть конкретну точку продажу з переліку та натисніть на розділ Наявність товару
3. Оберіть категорію: посуд, інгредієнти, товари чи витратні матеріали, щоб побачити усі її позиції.

Система покаже наявні товари категорії. біля кожної позиції буде вказано: кількість наявних одиниць та їх сумарну суму. 

Якщо кількість наявних одиниць буде вказана зі знаком “-”, це означатиме, що позиція пішла в мінус.

Найчастіші помилки:

• товар не був оприбуткований вчасно або взагалі не доданий на залишок торгової точки, хоча фактично був завезений і продавався. Недостачу покаже проведений переоблік;
• помилки в налаштуванні тех.карти;
• помилки при закупівлі чи списанні товару;
• товар списувався, хоча фізично його не було на залишку.

Щоб уникнути появи від’ємних залишків, рекомендуємо регулярно перевіряти рух товару та коректність налаштувань.

Розділ "Переоблік" допомагає логісту тримати під контролем рух товару в магазині та з легкістю редагувати кількість товару. Це допомагає зберігати точність даних про наявність товарів.

Зауважте, що від старту й до завершення переобліку деякі функції у застосунку Kavapp Seller будуть заблоковані: закупівля, списання, замовлення. 

Під час переобліку на торговій точці продаж можливий, але чеки та списання товару не синхронізуються з Kavapp Admin у реальному часі. Продавець побачить сповіщення, що чек не синхронізовано через переоблік.

Після завершення переобліку потрібно: Відкрити розділ "Чеки" → натиснути "Синхронізувати".

Після цього всі чеки, проведені під час переобліку, синхронізуються, а проданий товар буде списано із залишку точки. Його кількість автоматично відніметься від того, що було вказано під час останнього переобліку.

Щоб здійснити переоблік:

1. Перейдіть на екран Точки продажу у застосунку Kavapp Logistics.
2. Оберіть конкретну точку продажу з переліку та натисніть на розділ Переоблік
3. Оберіть категорії, для яких буде здійснено переоблік: посуд, інгредієнти, товари, заготівлі. Можна обрати усі категорії. Щоб продовжити, натисніть “Обрати”
4. В кожній категорії ви побачите перелік позицій, навпроти кількістю одиниць. Щоб здійснити переоблік, вкажіть фактичну кількість товару навпроти позиції.
5. Коли закінчите оновлення підрахунку, натисніть надіслати. 

Після переобліку ви побачите, скільки фактичного товару залишилось. Якщо ви побачите, що кількість одиниць розрахована у відʼємній кількості, отже десь могла виникнути помилка. Найчастіші помилки дивіться у п. 5.1

У розділі "Рух товару" логіст може формувати таблиці, які містять дані про всі операції з товарами на торговій точці за вказаний період часу. Це забезпечує повний контроль над усіма переміщеннями товарів.

Щоб переглянути рух товару на торговій точці:

1. Перейдіть на екран Точки продажу у застосунку Kavapp Logistics.
2. Оберіть конкретну точку продажу з переліку та натисніть на розділ Рух товару
3. Оберіть налаштування:

• Тип: посуд, інгредієнти, товари, заготівлі, витратні матеріали
• Конкретну позицію з переліку
• Операцію: підвезено, закуплено, використано, списано, переоблік, всі операції 
• Дати

4. Натисніть Отримати звіт

Система порахує, скільки операцій було здійснено з конкретною позицією та на яку суму. А також залишок позиції на початок та кінець обраного періоду. 

Розділ "Інкасації" дозволяє логісту переглядати інформацію про історію інкасацій на торговій точці, створювати нові інкасації та службові внесення, якщо це необхідно. 

Якщо в налаштуваннях торгової точки ввімкнено автоматичне підтвердження, то створену логістом операцію не потрібно підтверджувати в застосунку касира або в кабінеті адміністратора.

Щоб створити інкасацію чи службове внесення:

1. Перейдіть на екран Точки продажу у застосунку Kavapp Logistics.
2. Оберіть конкретну точку продажу з переліку та натисніть на розділ Інкасації.
3. Оберіть, що буде створено на торговій точці: інкасацію чи службове внесення. 
4. Введіть суму інкасації чи службового внесення та додайте опис до операції.
5. Натисніть Створити.

У розділі "Закупівлі" логіст може створювати та переглянути нові закупівлі на конкретній точці продажу. Це забезпечує своєчасне постачання товарів та уникнення дефіциту. 

Якщо для магазину активовано автоматичне підтвердження закупівлі, дію не потрібно додатково підтверджувати в застосунку касира або в кабінеті адміністратора.

Щоб створити закупівлю:

1. Перейдіть на екран Точки продажу у застосунку Kavapp Logistics.
2. Оберіть конкретну точку продажу з переліку та натисніть на розділ Закупівлі.
3. Натисніть “+” у нижньому правому кутку, щоб створити нову закупівлю. 
4. Оберіть категорію: посуд, інгредієнти, товари, витратні матеріали. 
5. До кожної категорії підвʼязані товари. Оберіть позиції для закупівлі та виконайте налаштування: 

• вкажіть кількість упаковок
• вкажіть кількість в упаковці
• вкажіть ціну за упаковку
• Натисніть “зробити закупівлю”

6. У відкритому вікні перевірте правильність обраних позицій та вказаних даних, додайте опис.

7. Оберіть спосіб розрахунку: розрахунок з каси.

8. Натисніть “Зробити закупівлю”.

Екран "Параметри" дозволяє логісту налаштовувати основні параметри роботи застосунку. Містить такі розділи: 

• налаштування бази — додавання нового акаунту адміністратора Kavapp Admin з підключеними до нього точками продажу.
• безпека — налаштування параметрів безпеки для доступу до застосунку.

Розділ "Налаштування бази" дозволяє логісту додавати нові акаунти адміністратора або змінювати поточний акаунт для роботи.

Одному працівнику-логісту можна надати доступ до декількох баз-акаунтів kavapp.

Як надати логісту доступ до бази Admin Panel

1. Адміністратор створює працівника-логіста з персональним кодом доступу. Зробити це можна через Admin Panel → Базова інфо → Логісти → Додати логіста.
2. Отриманий код логіст вказує у своєму застосунку Logistic.
3. Так логіст отримує доступ до бази Admin Panel й може з нею працювати.

Розділ "Безпека" дозволяє логісту налаштовувати параметри безпеки для доступу до застосунку. 

Тут можна ввімкнути або вимкнути код доступу та налаштувати вхід за біометричними даними для додаткового захисту даних. Це забезпечує високий рівень безпеки та захист конфіденційної інформації.