Настраиваем систему Kavapp для магазина

Kavapp Logistics — приложение для логистов, предназначенное для упрощения и контроля работы.

Минимизирует влияние человеческого фактора, повышает точность при работе с товарными остатками и обеспечивает своевременное выполнение перемещений.

Что можно делать в Kavapp Logistics?

• Контролировать движение товаров со склада на торговые точки
• Оприходовать товары
• Вести учёт остатков на складе

Благодаря Kavapp Logistics логист получает чёткое представление обо всех заказах, которые необходимо выполнить, а также об остатках товаров в магазинах и на складе, что помогает эффективно планировать поставки и избегать ошибок.

Чтобы начать работу, загрузите приложение Kavapp Logistics на своё устройство.

Где загрузить?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)

После установки запустите приложение и выполните вход.

Чтобы войти в приложение логиста и начать работу, укажите код подключения логиста.

Его можно сгенерировать через Kavapp Admin → Базовая информация → Логисты → Код доступа.

Примечание: для одной торговой точки предусмотрена возможность одновременной работы нескольких сотрудников с разных устройств, на которых установлено приложение Kavapp Logistics. Для каждого добавленного Логиста необходимо сгенерировать отдельный Код доступа.

Главный экран приложения Kavapp Logistics предоставляет логисту доступ к основным функциям для контроля и выполнения задач.

Он содержит следующие ключевые разделы:

• заказы — отображает все заказы, поступившие с торговых точек, и позволяет их редактировать.
• срочные заказы — отображает все срочные заказы, поступившие с торговых точек.
• списание — позволяет быстро списать товар с любой торговой точки по запросу.
• активные рабочие смены — показывает, какие сотрудники сейчас находятся на рабочем месте. Также здесь можно создать инкассации или закупки.
• мессенджер — коммуникация логистов с другими участниками команды: продавцами, администраторами и другими логистами.

Раздел «Заказы» на главном экране позволяет логисту увидеть все заказы, созданные торговыми точками.

Логист может редактировать эти заказы, формировать их и отправлять на выполнение. Этот раздел обеспечивает полный контроль над процессом обработки заказов.

Чтобы просмотреть, отредактировать и сформировать заказ:

• Перейдите в Заказы на главном экране приложения Kavapp Logistics.
• Нажмите на точку продаж, которая создала заказ.
• Просмотрите заказанные товары.
• Нажмите Редактировать, если нужно изменить количество товаров (например, если какой-то товар отсутствует на складе). Завершив редактирование, нажмите Сохранить.
• Поставьте ✔️ в чекбоксе напротив собранного товара.
• Нажмите Сформировать, чтобы отметить заказ как выполненный.

Также вы можете просмотреть историю ранее выполненных заказов. В системе сохраняются все данные.

Для этого выберите дату, за которую хотите просмотреть историю, и точку продаж.

Раздел «Срочные заказы» содержит заказы, которые необходимо выполнить в первую очередь.

Это помогает логисту эффективно планировать работу и своевременно выполнять приоритетные заказы.

Логист может редактировать, формировать и отгружать срочные заказы для их быстрого выполнения.

• Перейдите в Срочные заказы на главном экране приложения Kavapp Logistics.
• Нажмите на торговую точку, которая создала заказ.
• Просмотрите заказанные товары.
• Нажмите Редактировать, если нужно изменить количество товаров. Функция полезна, если какой-то товар отсутствует на складе. Завершив редактирование, нажмите Сохранить.
• Поставьте ✔️ в чекбоксе напротив собранного товара.
• Нажмите Сформировать, чтобы отметить заказ как выполненный.

Чтобы просмотреть историю ранее выполненных срочных заказов, нажмите История заказов, выберите дату и точку продаж.

Раздел «Списание» позволяет Логисту оперативно списывать товары, посуду, ингредиенты и расходные материалы с любой торговой точки по запросу сотрудника. Эта функция используется в случаях, когда такие позиции повреждены или больше не пригодны для дальнейшего использования.

Это может понадобиться в случаях, когда товар повреждён или непригоден для дальнейшего использования.

Инструмент не требуется, если вы активируете функцию автоподтверждения списаний в: Kavapp Admin → Базовая информация → Точки продаж → Настройки → Автоматическое подтверждение списания.

Благодаря автоподтверждению списание можно выполнять без участия другого сотрудника.

В разделе «Активные рабочие смены» можно просматривать, какие сотрудники сейчас находятся на рабочем месте. Также здесь доступны дополнительные действия:

• Инкассация или служебное внесение для конкретной точки продаж
• Закупка
• Автозаказ (функция в разработке)

Инкассация и служебное внесение

Чтобы создать инкассацию или служебное внесение:

• Перейдите в Активные рабочие смены на главном экране приложения Kavapp Logistics и выберите точку продаж.
• Откройте Инкассации и нажмите +. Выберите, что создать: инкассацию или служебное внесение.
• Укажите сумму и добавьте описание, нажмите Создать.

Также вы можете просмотреть историю созданных инкассаций и служебных внесений по выбранной точке продаж.

Закупки

Чтобы создать закупку:

• Перейдите в Активные рабочие смены на главном экране приложения Kavapp Logistics и выберите точку продаж.
• Откройте Закупки и нажмите +.
• Выберите активную категорию: посуда, ингредиенты или товары, чтобы найти нужную позицию.
• Настройте закупку позиции: укажите количество упаковок, количество в упаковке, цену за упаковку.
• После выбора и настройки всех позиций нажмите Сделать закупку.

Также вы можете просмотреть историю созданных закупок в магазине.

Автозаказ

Функция в разработке

Раздел «Мессенджер» позволяет логисту общаться с другими участниками команды, включая сотрудников точек продаж, администраторов и других логистов.

Логист может получать сообщения об актуальных задачах, обсуждать рабочие вопросы и быстро реагировать на изменения. Это повышает эффективность коммуникации и координацию работы.

Экран «Склад» предоставляет доступ к функциям, которые помогают контролировать и управлять товарными остатками на внешнем складе.

Он содержит следующие разделы:

• наличие товара — отображает все товары, которые есть на складе в режиме реального времени;
• списание — быстрое списание товаров со склада;
• оприходование — быстрое оприходование товаров на склад;
• переучёт — контроль движения товаров на складе и корректировка их количества;
• продажа — продажа товаров со склада;
• движение товаров на складе — просмотр и формирование отчётов о движении товаров за выбранный период.

Раздел «Наличие товара» позволяет логисту просматривать все товары, которые находятся на складе в текущий момент.

Здесь представлена актуальная информация о количестве и состоянии товарных остатков.

• Перейдите на экран “Склад” в приложении Kavapp Logistics и откройте раздел “Наличие товара”
• Выберите активную категорию: посуда, ингредиенты или товары, чтобы увидеть все её позиции

Система отобразит количество каждой позиции на складе и её суммарную стоимость.

Раздел «Списание» используется для быстрого списания товаров со склада.

Например, если товар повреждён или стал непригодным для дальнейшего использования. Это помогает поддерживать актуальные данные о наличии товаров.

Чтобы выполнить списание на складе:

• Перейдите на экран “Склад” в приложении Kavapp Logistics и выберите раздел “Списание”.
• Выберите тип: посуда, ингредиенты, товары или расходные материалы.
• Выберите позицию из списка.
• Укажите количество для списания.
• Добавьте описание.
• Нажмите Списать, чтобы завершить действие и сохранить изменения.

Также вы можете просмотреть историю созданных списаний.

В разделе «Оприходование» можно быстро оприходовать различные товары на склад.

Это удобно для регистрации новых поставок и поддержания точного учёта товаров на складе.

1. Перейдите на экран “Склад” в приложении Kavapp Logistics и выберите раздел “Оприходование”.
2. Выберите активную категорию: посуда, ингредиенты, товары или расходные материалы, чтобы просмотреть все её позиции.
3. Выберите позицию, количество упаковок и цену за упаковку.
4. Нажмите Отправить, чтобы оприходовать товар.

Также вы можете просмотреть историю созданных оприходований.

Раздел «Переучёт» помогает контролировать движение товаров на складе и корректировать их количество при необходимости. Переучёт обеспечивает точность данных об остатках.

Чтобы выполнить переучёт:

1. Перейдите на экран “Склад” в приложении Kavapp Logistics и выберите раздел “Переучёт”.
2. Выберите активную категорию: посуда, ингредиенты, товары или расходные материалы, чтобы просмотреть все её позиции.
3. Нажмите на нужную позицию и отредактируйте количество единиц и цену за упаковку.
4. Нажмите Сохранить.

Также вы можете просмотреть историю переучётов на складе.

Раздел «Продажи» используется для продажи товаров со склада. Это может быть полезно в случаях, когда необходимо осуществить прямую реализацию товаров со склада.

Чтобы выполнить продажу:

1. Перейдите на экран Склад в приложении Kavapp Logistics и выберите раздел Продажа.
2. Выберите активную категорию: посуда, ингредиенты, товары или расходные материалы, чтобы просмотреть все её позиции.
3. Выберите нужную позицию и укажите количество упаковок, единиц и цену за упаковку.
4. Нажмите Продать.

Также вы можете просмотреть историю продаж со склада.

Раздел «Движение товаров на складе» позволяет логисту просматривать и формировать отчёты о движении товаров за указанный период.

Это помогает отслеживать все товарные операции и поддерживать полный учёт.

Чтобы просмотреть движение товаров на складе:

1. Перейдите на экран Склад в приложении Kavapp Logistics и выберите раздел Движение товаров на складе
2. Выберите параметры:
   • тип: посуда, ингредиенты, товары, расходные материалы
   • позиция из списка
   • операция: все операции, подвоз на точки, оприходовано на склад, списано со склада, продано со склада, переучёт
   • даты
3. Нажмите Получить отчёт

Экран «Точки продаж» предоставляет логисту возможность просматривать информацию обо всех доступных магазинах, в которые осуществляется поставка товаров.

Каждая точка продаж имеет свой отдельный экран. Чтобы начать работу, нажмите на конкретный магазин — появятся следующие инструменты:

• наличие товара — просмотр всех товаров, которые находятся на конкретной точке продаж в реальном времени
• переучёт — контроль движения товара в магазине и редактирование его количества
• движение товара — формирование таблиц с данными обо всех операциях с товарами за указанный период
• инкассации — просмотр истории инкассаций на торговой точке и создание новых
• закупки — создание новых закупок для конкретных торговых точек

Раздел «Наличие товара» позволяет логисту просматривать все товары, находящиеся на конкретной торговой точке в реальном времени.

Это обеспечивает точный контроль за состоянием товарных остатков на каждой точке продаж.

Чтобы просмотреть наличие товара:

1. Перейдите на экран Точки продаж в приложении Kavapp Logistics.
2. Выберите конкретную точку продаж из списка и нажмите Наличие товара.
3. Выберите активную категорию: посуда, ингредиенты, товары или расходные материалы, чтобы увидеть все её позиции.

Система отобразит доступные товары по выбранной категории. Возле каждой позиции будет указано: количество единиц на остатке и их суммарная стоимость.

Если количество указано со знаком «–», это означает, что позиция ушла в минус.

Наиболее частые ошибки:

• товар не был оприходован вовремя или вообще не был добавлен на остаток точки продаж, хотя фактически был завезён и продавался. Недостачу покажет проведённый переучёт;
• ошибки в настройке тех.карты;
• ошибки при закупке или списании товара;
• товар списывался, хотя фактически его не было на остатке.

Чтобы избежать появления отрицательных остатков, рекомендуется регулярно проверять движение товара и корректность настроек.

Раздел «Переучёт» помогает логисту контролировать движение товара в магазине и легко редактировать его количество. Это необходимо для сохранения точности данных о наличии товаров.

Обратите внимание: с момента начала и до завершения переучёта некоторые функции в приложении Kavapp Seller будут недоступны: закупка, списание, заказы.

Во время переучёта на торговой точке продажа возможна, но чеки и списание товара не синхронизируются с Kavapp Admin в реальном времени. Продавец увидит уведомление о том, что чек не синхронизирован из-за проведения переучёта.

После завершения переучёта необходимо: Открыть раздел “Чеки” → нажать “Синхронизировать”.

После этого все чеки, проведённые во время переучёта, будут синхронизированы, а проданный товар будет списан с остатка точки. Его количество автоматически вычтется из того, что было указано при последнем переучёте.

Чтобы выполнить переучёт

• Перейдите на экран Точки продаж в приложении Kavapp Logistics.
• Выберите конкретную точку продаж из списка и нажмите Переучёт.
• Выберите активные категории, по которым будет проводиться переучёт: посуда, ингредиенты, товары, заготовки. Можно выбрать все категории. Нажмите Выбрать, чтобы продолжить.
• В каждой категории отобразится список позиций с количеством единиц. Чтобы осуществить переучет, укажите фактическое количество по каждой позиции.
• Когда закончите пересчёт, нажмите Отправить.

После переучёта вы увидите, сколько фактического товара осталось.

Если вы заметите, что количество рассчитано в минус — это признак возможной ошибки. Распространённые причины смотрите в пункте 5.1.

В разделе «Движение товара» логист может формировать таблицы, содержащие данные обо всех операциях с товарами на точке продаж за выбранный период. Это обеспечивает полный контроль над всеми перемещениями товаров.

Чтобы просмотреть движение товара на точке продаж:

1. Перейдите на экран “Точки продаж” в приложении Kavapp Logistics.
2. Выберите конкретную точку продаж из списка и нажмите “Движение товара”.
3. Укажите параметры:
   • Тип: посуда, ингредиенты, товары, заготовки, расходные материалы
   • Позиция: выберите конкретную из списка
   • Операция: подвоз, закупка, использование, списание, переучёт, все операции
   • Даты

4. Нажмите Получить отчёт.

Система рассчитает, сколько операций было совершено с конкретной позицией и на какую сумму, а также остаток позиции на начало и конец выбранного периода.

Раздел «Инкассации» позволяет логисту просматривать историю инкассаций на точке продаж, а также создавать новые инкассации и служебные внесения при необходимости.

Если в настройках точки продаж включено автоматическое подтверждение, то операция, созданная логистом, не требует подтверждения в приложении кассира или в кабинете администратора.

Чтобы создать инкассацию или служебное внесение:

• Перейдите на экран Точки продаж в приложении Kavapp Logistics.
• Выберите конкретную точку продаж из списка и нажмите Инкассации.
• Укажите, что будет создано на точке продаж: инкассация или служебное внесение.
• Введите сумму инкассации или служебного внесения и добавьте описание к операции.
• Нажмите Создать.

В разделе «Закупки» логист может создавать и просматривать закупки на конкретной точке продаж. Это обеспечивает своевременное пополнение товаров и предотвращает дефицит.

Если для магазина активировано автоматическое подтверждение закупки, действие не нужно дополнительно подтверждать в приложении кассира или в кабинете администратора.

Чтобы создать закупку:

1. Перейдите на экран Точки продаж в приложении Kavapp Logistics.
2. Выберите конкретную точку продаж из списка и нажмите Закупки.
3. Нажмите «+» в правом нижнем углу, чтобы создать новую закупку.
4. Выберите активную категорию: посуда, ингредиенты, товары, расходные материалы..
5. Для каждой категории привязаны товары. Выберите позиции для закупки и укажите параметры:
   • количество упаковок
   • количество в упаковке
   • цену за упаковку

6. Нажмите “Сделать закупку”.

7. В открывшемся окне проверьте правильность выбранных позиций и введённых данных, добавьте описание.

8. Выберите способ расчёта: оплата из кассы.

9. Нажмите “Сделать закупку.”.

Экран «Параметры» позволяет логисту настраивать основные параметры работы приложения. Содержит следующие разделы:

• настройка базы — добавление новой учётной записи администратора Kavapp Admin с подключёнными к ней точками продаж.
• безопасность — настройка параметров безопасности для доступа к приложению.

Раздел «Настройка базы» позволяет логисту добавлять новые учётные записи администратора или изменять текущую. Одному сотруднику-логисту можно предоставить доступ к нескольким базам Kavapp.

Как предоставить логисту доступ к базе Admin Panel:

1. Администратор создаёт сотрудника-логиста с персональным кодом доступа. Это можно сделать через Admin Panel → Базовая информация → Логисты → Добавить логиста.
2. Полученный код логист указывает в своём приложении Logistics.
3. После этого логист получает доступ к базе Admin Panel и может с ней работать.

Раздел «Безопасность» позволяет логисту настраивать параметры безопасности для доступа к приложению.

Здесь можно включить или отключить код доступа, а также настроить вход по биометрическим данным для дополнительной защиты данных. Это обеспечивает высокий уровень безопасности и защиту конфиденциальной информации.