Kavapp sistemini mağaza için yapılandırıyoruz

Kavapp Logistics, lojistik uzmanları için tasarlanmış; çalışmayı kolaylaştıran ve kontrol etmeyi sağlayan bir uygulamadır.

İnsan faktörünü en aza indirir, ürün stoklarıyla çalışmada doğruluğu artırır ve transfer işlemlerinin zamanında gerçekleştirilmesini sağlar.

Kavapp Logistics ile neler yapılabilir?

• Depodan satış noktalarına stok hareketlerini kontrol etmek.
• Ürünler için stok girişi yapmak.
• Depodaki stokların stok takibini yürütmek.

Kavapp Logistics sayesinde lojistik uzmanı, yerine getirilmesi gereken tüm siparişler hakkında net bir görünüm elde eder. Ayrıca mağazalardaki ve depodaki ürün stokları hakkında bilgi sahibi olur; bu da tedariki verimli şekilde planlamaya ve hatalardan kaçınmaya yardımcı olur.

Çalışmaya başlamak için Kavapp Logistics uygulamasını cihazınıza indirin.

Nereden indirilebilir?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)

Kurulumdan sonra uygulamayı başlatın ve giriş yapın.

Lojistik uygulamasına giriş yapmak ve çalışmaya başlamak için lojistik uzmanı bağlantı kodunu girmeniz gerekir.

Bu kod, Kavapp Admin → Temel bilgiler → Lojistik uzmanları → Erişim kodu yoluyla oluşturulabilir.

Not: Bir satış noktası için, Kavapp Logistics uygulamasının yüklü olduğu farklı cihazlardan birden fazla personelin aynı anda çalışabilmesi mümkündür. Eklenen her Lojistik uzmanı için ayrı bir Erişim Kodu oluşturulmalıdır.

Kavapp Logistics uygulamasının ana ekranı, lojistik uzmanına görevleri kontrol etmek ve yerine getirmek için gerekli temel işlevlere erişim sağlar.

Ana ekran aşağıdaki temel bölümleri içerir:

• Siparişler — satış noktalarından gelen tüm siparişleri gösterir ve bunların düzenlenmesine olanak tanır.
• Acil siparişler — satış noktalarından gelen tüm acil siparişleri gösterir.
• Stok çıkışı — satış noktasının talebi üzerine, herhangi bir satış noktasından ürünlerin hızlı bir şekilde stoktan düşülmesini sağlar.
• Aktif çalışma vardiyaları — hangi personelin şu anda iş başında olduğunu gösterir. Ayrıca burada Kasa tahsilatı oluşturabilir veya Satın alma işlemleri yapabilirsiniz.
• Mesajlaşma — lojistik uzmanlarının satıcılar, yöneticiler ve diğer lojistik uzmanları ile iletişim kurmasını sağlar.

Ana ekrandaki “Siparişler” bölümü, satış noktalarından oluşturulan tüm siparişleri lojistik uzmanının görüntülemesine olanak tanır.

Lojistik uzmanı bu siparişleri düzenleyebilir, oluşturabilir ve sevkiyata hazırlayarak tamamlanmak üzere gönderebilir. Bu bölüm, siparişlerin yerine getirilme süreci üzerinde tam kontrol sağlar.

Siparişleri görüntülemek, düzenlemek ve oluşturmak için:

1. Ana ekranda Kavapp Logistics → Siparişler bölümüne gidin.
2. Siparişi oluşturan Satış noktasına tıklayın.
3. Sipariş edilen ürünleri inceleyin.
4. Ürün miktarlarını değiştirmek gerekiyorsa Düzenle’ye tıklayın. Bu özellik, depoda stokta olmayan ürünler varsa kullanışlıdır. Düzenlemeyi tamamladıktan sonra Kaydet’e tıklayın.
5. Toplanan ürünlerin yanındaki onay kutusunda ✔️ işaretini koyun.
6. Siparişi tamamlandı olarak işaretlemek için Oluştur’a tıklayın.

Ayrıca daha önce tamamlanmış siparişlerin geçmişini de görüntüleyebilirsiniz. Sistemde tüm veriler saklanır.

Bunun için geçmişini görüntülemek istediğiniz tarihi ve satış noktasını seçin.

“Acil siparişler” bölümü, öncelikli olarak yerine getirilmesi gereken siparişleri içerir.

Bu bölüm, lojistik uzmanının çalışmalarını daha verimli planlamasına ve öncelikli siparişleri zamanında yerine getirmesine yardımcı olur. Lojistik uzmanı acil siparişleri düzenleyebilir, oluşturabilir ve hızlıca sevkiyata hazırlayabilir.

1. Ana ekranda Kavapp Logistics → Acil siparişler bölümüne gidin.
2. Siparişi oluşturan satış noktasına tıklayın.
3. Sipariş edilen ürünleri inceleyin.
4. Ürün miktarlarını değiştirmek gerekiyorsa Düzenle’ye tıklayın. Bu özellik, depoda stokta olmayan ürünler varsa kullanışlıdır. Düzenlemeyi tamamladıktan sonra Kaydet’e tıklayın.
5. Toplanan ürünlerin yanındaki onay kutusunda ✔️ işaretini koyun.
6. Siparişi tamamlandı olarak işaretlemek için Oluştur’a tıklayın.

Daha önce tamamlanmış siparişlerin geçmişini görüntülemek için Sipariş geçmişine tıklayın, ardından tarihi ve Satış noktasını seçin.

“Stok çıkışı” bölümü, lojistik uzmanının personel talebi üzerine herhangi bir satış noktasından ürünleri, kapları, içindekileri ve sarf malzemelerini hızlı şekilde stok çıkışı olarak kaydetmesine olanak tanır. Bu işlev, bu tür pozisyonların hasarlı olduğu veya artık daha fazla kullanım için uygun olmadığı durumlarda kullanılır.

Bu araç, Kavapp Admin → Temel bilgiler → Satış noktaları → Ayarlar → Stok çıkışının otomatik onaylanması işlevi etkinleştirildiğinde gerekli değildir.

Otomatik onay sayesinde stok çıkışı için başka bir personelin sürece dâhil edilmesine gerek kalmaz.

“Aktif çalışma vardiyaları” bölümünde, şu anda hangi personelin iş başında olduğunu görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca burada aşağıdaki işlemleri gerçekleştirebilirsiniz:

• Belirli bir Satış noktası için Kasa tahsilatı veya Kasa girişi.
• Satın alma.
• Otomatik sipariş (geliştirme aşamasında).

Kasa tahsilatı ve kasa girişi

Kasa tahsilatı veya kasa girişi oluşturmak için:

1. Kavapp Logistics uygulamasının ana ekranında Aktif çalışma vardiyaları bölümüne gidin ve Satış noktasını seçin.
2. Kasa tahsilatlarını seçin ve + simgesine tıklayın.Oluşturulacak işlemi seçin: Kasa tahsilatı veya Kasa girişi.
3. Tutarı girin, bir açıklama ekleyin ve Oluştur’a tıklayın.

Ayrıca satış noktasında oluşturulmuş kasa tahsilatları ve kasa girişlerinin geçmişini de görüntüleyebilirsiniz.

Satın almalar

Satın alma oluşturmak için:

1. Kavapp Logistics uygulamasının ana ekranında Aktif çalışma vardiyaları bölümüne gidin ve Satış noktasını seçin.
2. Satın almaları seçin ve + simgesine tıklayın.
3. Gerekli pozisyonu bulmak için aktif bir kategori seçin: Kaplar, İçindekiler veya Ürünler.
4. Pozisyon için satın alma ayarlarını yapın. Paket sayısını, paketteki adet miktarını ve paket başına fiyatı belirtin.
5. Tüm pozisyonları seçip ayarladıktan sonra Satın alma yap’a tıklayın.

Ayrıca mağazada oluşturulmuş satın almaların geçmişini de görüntüleyebilirsiniz.

Otomatik sipariş

Fonksiyon geliştirme aşamasındadır.

“Mesajlaşma” bölümü, lojistik uzmanının satış noktası personeli, yöneticiler ve diğer lojistik uzmanları dâhil olmak üzere ekipteki diğer katılımcılarla iletişim kurmasına olanak tanır.

Lojistik uzmanı güncel görevlerle ilgili mesajlar alabilir, iş konularını tartışabilir ve değişikliklere hızlı bir şekilde yanıt verebilir. Bu da iletişimin etkinliğini ve çalışma koordinasyonunu artırır.

“Depo” ekranı, ayrı bir dış depodaki ürün stoklarını kontrol etmeye ve yönetmeye yardımcı olan işlevlere erişim sağlar.

Aşağıdaki bölümleri içerir:

• Ürün stok durumu — depoda bulunan tüm ürünleri gerçek zamanlı olarak gösterir.
• Stok çıkışı — depodan ürünlerin hızlı bir şekilde stoktan düşülmesini sağlar.
• Stok girişi — ürünlerin depoya hızlı bir şekilde kaydedilmesini sağlar.
• Stok sayımı — depodaki ürün hareketlerini kontrol etmeye ve miktarlarını düzeltmeye olanak tanır.
• Satış — depodan ürün satışı.
• Depodaki stok hareketleri — belirlenen bir zaman aralığı için depodaki ürün hareketlerine ilişkin raporların görüntülenmesi ve oluşturulması.

“Ürün stok durumu” bölümü, lojistik uzmanının depoda mevcut olan tüm ürünleri görüntülemesine olanak tanır. Burada ürün stoklarının miktarı ve durumu hakkında güncel bilgiler yer alır.

1. Kavapp Logistics uygulamasında Depo ekranına gidin ve Ürün stok durumu bölümünü seçin.
2. Tüm pozisyonları görmek için bir kategori seçin: Kaplar, İçindekiler veya Ürünler.

Sistem, depodaki her bir pozisyonun miktarını ve toplam değerini gösterir.

“Stok çıkışı” bölümü, depodan ürünlerin hızlı bir şekilde stoktan düşülmesi için kullanılır. Örneğin, ürün hasar gördüğünde veya daha fazla kullanım için uygun olmadığında. Bu, ürün stok durumu verilerinin güncel kalmasına yardımcı olur.

Depoda stok çıkışı yapmak için:

1. Kavapp Logistics uygulamasında Depo ekranına gidin ve Stok çıkışı bölümünü seçin.
2. Türü seçin: Kaplar, İçindekiler, Ürünler veya Sarf malzemeleri.
3. Listeden bir pozisyon seçin.
4. Stoktan düşülecek miktarı belirtin.
5. Açıklama ekleyin.
6. İşlemi tamamlamak ve değişiklikleri kaydetmek için Stoktan düş’e tıklayın.

Ayrıca oluşturulan stok çıkışlarının geçmişini de görüntüleyebilirsiniz.

“Stok girişi” bölümünde, çeşitli ürünleri depoya hızlı bir şekilde kaydedebilirsiniz. Bu, yeni teslimatların kaydedilmesi ve depodaki ürünlerin doğru şekilde stok takibinin yapılması için kullanışlıdır.

1. Kavapp Logistics uygulamasında Depo ekranına gidin ve Stok girişi bölümünü seçin.
2. Tüm pozisyonları görmek için bir kategori seçin: Kaplar, İçindekiler, Ürünler veya Sarf malzemeleri.
3. Pozisyonu, paket sayısını ve paket başına fiyatı seçin.
4. Ürünü depoya kaydetmek için Gönder’e tıklayın.

Ayrıca oluşturulan stok girişlerinin geçmişini de görüntüleyebilirsiniz.

“Stok sayımı” bölümü, depodaki ürün hareketlerini kontrol etmeye ve gerektiğinde ürün miktarlarını düzeltmeye yardımcı olur. Stok sayımı, ürün stoklarına ilişkin verilerin doğruluğunu sağlar.

Stok sayımı yapmak için:

1. Kavapp Logistics uygulamasında Depo ekranına gidin ve Stok sayımı bölümünü seçin.
2. Tüm pozisyonları görmek için bir kategori seçin: kaplar, içindekiler, ürünler veya sarf malzemeleri.
3. Gerekli pozisyona tıklayın ve birim sayısını ile paket başına fiyatı düzenleyin.
4. Kaydet’e tıklayın.

Ayrıca depodaki stok sayımı geçmişini de görüntüleyebilirsiniz.

“Satış” bölümü, depodan ürün satışı yapmak için kullanılır. Bu, ürünlerin doğrudan depodan satılması gereken durumlarda faydalı olabilir.

Satış yapmak için:

1. Kavapp Logistics uygulamasında Depo ekranına gidin ve Satış bölümünü seçin.
2. Tüm pozisyonları görmek için bir kategori seçin: kaplar, içindekiler, ürünler veya sarf malzemeleri.
3. Gerekli pozisyonu seçin ve paket sayısını, birim sayısını ve paket başına fiyatı belirtin.
4. Sat’a tıklayın.

Ayrıca depodan yapılan satışların geçmişini de görüntüleyebilirsiniz.

“Depodaki stok hareketleri” bölümü, lojistik uzmanının belirli bir zaman aralığı için depodaki ürün hareketlerine ilişkin raporları görüntülemesine ve oluşturmasına olanak tanır. Bu, ürünlerle yapılan tüm işlemleri takip etmeye ve tam bir stok takibi sağlamaya yardımcı olur.

Depodaki stok hareketlerini görüntülemek için:

1. Kavapp Logistics uygulamasında Depo ekranına gidin ve Depodaki stok hareketleri bölümünü seçin.
2. Ayarları belirleyin:

• Tür: Kaplar, İçindekiler, Ürünler, Sarf malzemeleri
• Listeden gerekli pozisyon
• İşlem: tüm işlemler, satış noktalarına sevk edildi, depoya stok girişi yapıldı, depodan stok çıkışı yapıldı, depodan satıldı, stok sayımı
• Tarihler

3. Raporu al’a tıklayın.

“Satış noktaları” ekranı, lojistik uzmanının ürün tedariki yapılan tüm mevcut mağazalar hakkında bilgi görüntülemesine olanak tanır.

Her Satış noktasının kendi ekranı vardır. Çalışmaya başlamak için ilgili mağazaya tıklayın — aşağıdaki etkileşim araçları görüntülenir:

• Ürün stok durumu — belirli bir satış noktasında mevcut tüm ürünlerin gerçek zamanlı olarak görüntülenmesi.
• Stok sayımı — mağazadaki ürün hareketlerinin kontrolü ve ürün miktarlarının düzenlenmesi.
• Stok hareketleri — belirlenen bir zaman aralığı için ürünlerle ilgili tüm işlemlerin verilerini içeren tabloların oluşturulması.
• Kasa tahsilatları — satış noktasındaki kasa tahsilatlarının geçmişinin görüntülenmesi ve kasa tahsilatı yapılması.
• Satın almalar — belirli satış noktaları için yeni satın alma işlemlerinin oluşturulması.

“Ürün stok durumu” bölümü, lojistik uzmanının belirli bir satış noktasında mevcut olan tüm ürünleri gerçek zamanlı olarak görüntülemesine olanak tanır. Bu, her satış noktasındaki ürün stoklarının durumunun doğru şekilde kontrol edilmesini sağlar.

Ürün stok durumunu görüntülemek için:

1. Kavapp Logistics uygulamasında Satış noktaları ekranına gidin.
2. Listeden ilgili Satış noktasını seçin ve Ürün stok durumu bölümüne tıklayın.
3. Tüm pozisyonları görmek için bir kategori seçin: kaplar, içindekiler, ürünler veya sarf malzemeleri.

Sistem, seçilen kategorideki mevcut ürünleri gösterir. Her pozisyonun yanında mevcut birim sayısı ve toplam tutar yer alır.

Mevcut birim sayısı “-” işaretiyle gösteriliyorsa, bu pozisyonun stokta eksiye düştüğü anlamına gelir.

En sık karşılaşılan hatalar:

• ürünün zamanında stok girişi yapılmaması veya fiilen teslim alınıp satılmış olmasına rağmen satış noktası stoklarına hiç eklenmemesi. Bu durumda eksiklik yapılan stok sayımı ile ortaya çıkar;
• reçete kartı ayarlarında hatalar;
• satın alma veya stok çıkışı işlemlerinde yapılan hatalar;
• ürünün, fiilen stokta bulunmamasına rağmen stoktan düşülmesi.

Negatif stokların oluşmasını önlemek için ürün stok hareketlerini ve ayarların doğruluğunu düzenli olarak kontrol etmenizi öneririz.

“Stok sayımı” bölümü, lojistik uzmanının satış noktasındaki ürün hareketlerini kontrol altında tutmasına ve ürün miktarlarını kolayca düzenlemesine yardımcı olur. Bu, ürün stok verilerinin doğruluğunu korumayı sağlar.

Dikkat: Stok sayımının başlangıcından tamamlanmasına kadar Kavapp Seller uygulamasındaki bazı işlevler kilitlenir: satın alma, stok çıkışı, sipariş.

Stok sayımı sırasında satış noktalarında satış yapılabilir; ancak fişler ve stok çıkışları Kavapp Admin ile gerçek zamanlı olarak senkronize edilmez. Barista, fişin stok sayımı nedeniyle senkronize edilmediğine dair bir bildirim görür.

Stok sayımı tamamlandıktan sonra yapılması gerekenler:
“Fişler” bölümünü açın → “Senkronize et”e tıklayın.

Bunun ardından stok sayımı sırasında oluşturulan tüm fişler senkronize edilir ve satılan ürünler satış noktası stoklarından düşülür. Ürün miktarı, son stok sayımında belirtilen değerden otomatik olarak azaltılır.

Stok sayımı yapmak için:

1. Kavapp Logistics uygulamasında Satış noktaları ekranına gidin.
2. Listeden ilgili Satış noktasını seçin ve Stok sayımı bölümüne tıklayın.
3. Stok sayımı yapılacak kategorileri seçin: kaplar, i̇çindekiler, ürünler, yarı mamuller. Tüm kategoriler seçilebilir. Devam etmek için “Seç”e tıklayın.
4. Her kategoride, birim sayılarıyla birlikte pozisyon listesini göreceksiniz. Stok sayımı yapmak için her pozisyonun karşısına gerçek ürün miktarını girin.
5. Sayım güncellemesini tamamladıktan sonra Gönder’e tıklayın.

Stok sayımı sonrasında kalan fiili ürün miktarlarını göreceksiniz. Eğer bir pozisyonun birim sayısı negatif olarak hesaplanmışsa, bir yerde hata oluşmuş olabilir. En sık karşılaşılan hatalar için 5.1 maddesine bakınız.

“Stok hareketleri” bölümünde lojistik uzmanı, belirli bir zaman aralığı için satış noktasındaki ürünlerle ilgili tüm işlemleri içeren tablolar oluşturabilir. Bu, ürün hareketleri üzerinde tam kontrol sağlar.

Satış noktasındaki stok hareketlerini görüntülemek için:

1. Kavapp Logistics uygulamasında Satış noktaları ekranına gidin.
2. Listeden ilgili Satış noktasını seçin ve Stok hareketleri bölümüne tıklayın.
3. Ayarları seçin:
   • Tür: kaplar, içindekiler, ürünler, yarı mamuller, sarf malzemeleri..
   • Listeden belirli bir pozisyon.
   • İşlem: sevk edildi, satın alındı, kullanıldı, stoktan düşüldü, stok sayımı, tüm işlemler.
   • Tarihler.

4. Raporu al’a tıklayın.

Sistem, seçilen pozisyonla kaç işlem yapıldığını, bu işlemlerin toplam tutarını ve seçilen dönemin başı ile sonundaki stok miktarını hesaplar.

“Kasa tahsilatları” bölümü, lojistik uzmanının satış noktasındaki kasa tahsilatları geçmişini görüntülemesine, ayrıca gerekirse yeni kasa tahsilatı veya kasa girişi oluşturmasına olanak tanır.

Satış noktası ayarlarında otomatik onay etkinleştirilmişse, lojistik uzmanı tarafından oluşturulan işlemin kasiyer uygulamasında veya yönetici panelinde ayrıca onaylanmasına gerek yoktur.

Kasa tahsilatı veya kasa girişi oluşturmak için:

1. Kavapp Logistics uygulamasında Satış noktaları ekranına gidin.
2. Listeden ilgili Satış noktasını seçin ve Kasa tahsilatları bölümüne tıklayın.
3. Satış noktasında oluşturulacak işlemi seçin: Kasa tahsilatı veya Kasa girişi.
4. Tutarı girin ve işleme bir açıklama ekleyin.
5. Oluştur’a tıklayın.

“Satın almalar” bölümünde lojistik uzmanı, belirli bir satış noktası için yeni satın almalar oluşturabilir ve mevcut satın almaları görüntüleyebilir. Bu, ürünlerin zamanında tedarik edilmesini ve stok eksikliğinin önlenmesini sağlar.

Satış noktası için satın almanın otomatik onayı etkinleştirilmişse, işlem kasiyer uygulamasında veya yönetici panelinde ayrıca onaylanmaz.

Satın alma oluşturmak için:

1. Kavapp Logistics uygulamasında Satış noktaları ekranına gidin.
2. Listeden ilgili Satış noktasını seçin ve Satın almalar bölümüne tıklayın.
3. Yeni bir satın alma oluşturmak için sağ alt köşedeki “+” simgesine tıklayın.
4. Bir kategori seçin: kaplar, i̇çindekiler, ürünler, sarf malzemeleri.
5. Her kategoriye ürünler bağlıdır. Satın alma için pozisyonları seçin ve ayarlamaları yapın:

- paket sayısını belirtin;
- paketteki adet miktarını belirtin;
- paket başına fiyatı belirtin.

1. “Satın alma yap”’a tıklayın.
2. Açılan pencerede seçilen pozisyonların ve girilen bilgilerin doğruluğunu kontrol edin, bir açıklama ekleyin.
3. Ödeme yöntemi olarak kasa üzerinden ödemeyi seçin.
4. “Satın alma yap”’a tıklayın.

“Parametreler” ekranı, lojistik uzmanının uygulamanın temel çalışma parametrelerini yapılandırmasına olanak tanır. Aşağıdaki bölümleri içerir:

• Veritabanı ayarları — bağlı satış noktalarıyla birlikte yeni bir Kavapp Admin yönetici hesabı ekleme.
• Güvenlik — uygulamaya erişim için güvenlik ayarlarının yapılandırılması.

“Veritabanı ayarları” bölümü, lojistik uzmanının yeni yönetici hesapları eklemesine veya çalışmak için mevcut hesabı değiştirmesine olanak tanır. Bir lojistik uzmanına birden fazla Kavapp veritabanı hesabına erişim verilebilir.

Lojistik uzmanına Admin Panel veritabanına erişim nasıl verilir:

1. Yönetici, kişisel erişim koduna sahip bir lojistik uzmanı oluşturur. Bu işlem Admin Panel → Temel bilgiler → Lojistik uzmanları → Lojistik uzmanı ekle yoluyla yapılır.
2. Lojistik uzmanı, aldığı kodu Kavapp Logistics uygulamasına girer.
3. Bu şekilde lojistik uzmanı, Admin Panel veritabanına erişim kazanır ve onunla çalışabilir.

“Güvenlik” bölümü, lojistik uzmanının uygulamaya erişim için güvenlik ayarlarını yapılandırmasına olanak tanır.

Buradan erişim kodunu etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilir ve verilerin ek korunması için biyometrik giriş ayarlarını yapılandırabilirsiniz. Bu, yüksek düzeyde güvenlik ve gizli bilgilerin korunmasını sağlar.