Configurarea sistemului Kavapp pentru magazin

Pentru a începe să utilizați sistemul de automatizare Kavapp, urmați pașii de mai jos:

1. Accesați site-ul oficial: kavapp.com.
2. Apăsați pe butonul „Conectare” din meniul de sus.
3. Completați formularul de înregistrare indicând adresa de e-mail, numărul de contact și alte date de bază.
4. Confirmați înregistrarea și obțineți acces la Kavapp Admin — panoul de administrare unde se gestionează sistemu.

După înregistrarea cu succes a contului de administrator, este necesar să instalați Kavapp Seller — aplicația pentru casieri, unde pot fi efectuate vânzări și emise bonuri.

Aceasta se sincronizează cu Kavapp Admin pentru transmiterea datelor în timp real.

De unde se descarcă?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)
• Microsoft Store (Windows)

De asemenea, aplicația poate fi descărcată pentru Android sau Windows direct de pe site-ul oficial.

Pentru a conecta aplicația casierului la contul administratorului, generați un cod de conectare.

Acest cod permite sincronizarea aplicației Kavapp Seller cu contul dumneavoastră de administrator.

Cum se face:

1. Autentificați-vă în Kavapp Admin.
2. Mergeți la: Informații de bază → Puncte de vânzare → Cod de conectare.
3. Apăsați „Creare cod”.
4. Introduceți codul generat în aplicația Kavapp Seller de pe dispozitivul casierului.

Notă: Dacă dispozitivul a fost schimbat sau s-a efectuat delogarea, este necesar să generați și introduceți un nou cod.м

Dacă unitatea dumneavoastră dispune de un logistician responsabil de livrarea produselor din depozitul extern către punctele de vânzare, acesta va avea nevoie de aplicația Kavapp Logistics.

Această aplicație ajută la gestionarea mișcărilor de produse, ingrediente și materiale consumabile între depozit și punctele de vânzare.

Logisticianul poate vedea toate comenzile de aprovizionare, confirma livrarea și gestiona stocurile. 

Toate datele se sincronizează automat cu Kavapp Admin, asigurând un control precis asupra stocurilor.

De unde se descarcă?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)

Pentru a conecta aplicația logisticianului la contul administratorului, este necesar să obțineți un cod de acces:

1. Autentificați-vă în Kavapp Admin.
2. Mergeți la: Informații de bază → Logistici → Cod de acces.
3. Dacă logisticianul nu este încă adăugat în sistem, apăsați „Adăugați logistician” și introduceți datele sale.
4. Apăsați „Creare cod” — acest cod este utilizat pentru sincronizarea aplicației Kavapp Logistics cu contul dumneavoastră de administrator.

Notă: codul de acces trebuie generat pentru fiecare nou logistician sau dispozitiv.

Kavapp oferă o perioadă de probă gratuită de 14 zile. Aceasta începe din momentul înregistrării contului de administrator.

Ce trebuie să știți?

• În această perioadă puteți testa gratuit toate funcționalitățile sistemului.
• Toate datele introduse se păstrează și vor fi disponibile după trecerea la un plan tarifar plătit.

Dacă aveți nevoie de mai mult timp pentru configurarea sistemului, puteți trimite o solicitare de prelungire a perioadei de probă. Pentru aceasta, contactați suportul tehnic prin chatul din Kavapp Admin.

Pentru a începe lucrul cu Kavapp, este necesar să adăugați punctele de vânzare unde se vor efectua vânzările de produse și băuturi.

Cum se adaugă un nou punct de vânzare?

1. Autentificați-vă în Kavapp Admin.
2. Accesați secțiunea: Informații de bază → Puncte de vânzare.
3. Apăsați „Adaugă punct de vânzare”.
4. Indicați denumirea magazinului și adresa acestuia.
5. Apăsați „Creează” — noul punct de vânzare va apărea în sistem.

Cum se editează un punct de vânzare? 

În Kavapp Admin există deja un punct de vânzare creat, de exemplu — „Magazin 1”. Îl puteți edita sau adăuga puncte noi.

Pentru editare:

1. Accesați: “Informații de bază” → “Puncte de vânzare” și găsiți punctul dorit.
2. Apăsați pictograma creionului de lângă denumire.
3. Efectuați modificările necesare și apăsați „Editează”.

Pentru a configura parametrii de funcționare pentru fiecare punct de vânzare, accesați Kavapp Admin → Informații de bază → Puncte de vânzare și selectați locația dorită.

Setări principale ale punctului de vânzare

1. Configurarea pozițiilor 

În această secțiune puteți seta sortimentul individual pentru fiecare punct de vânzare sau aplica prețuri diferite pentru aceeași poziție în magazine diferite. 

• Pentru a modifica stocul sau prețul unui produs într-un anumit punct de vânzare, activați opțiunea „Setări ale pozițiilor” și configurați parametrii necesari.

2. Cod de conectare

Acest cod este necesar pentru sincronizarea aplicației Kavapp Seller cu contul dumneavoastră de administrator.

• Aici puteți crea, vizualiza, actualiza sau șterge codul de conectare.
• Dacă ați schimbat dispozitivul sau v-ați delogat din aplicația Kavapp Seller, trebuie să generați și introduceți un cod nou.

3. Setări pentru punctul de vânzare 

În această secțiune puteți configura parametrii principali pentru punctul de vânzare:

• Setări pentru imprimanta de bonuri — activați dacă magazinul utilizează o imprimantă de bonuri.
• Acces în Kavapp Seller — specificați ce funcții vor fi disponibile pentru casieri (anularea bonurilor, vizualizarea stocurilor etc.).
• Confirmarea operațiunilor — alegeți metoda de confirmare a operațiunilor în punctele de vânzare: automată sau manuală de către un alt specialist.

4. Setările financiare
 
Această secțiune conține parametrii financiari ai punctului de vânzare:

• Corectarea sumei rămase în casă — stabilește suma inițială de numerar în casă la începutul turei.
• Setarea bonusului pe oră de muncă — bonus suplimentar pentru angajații care lucrează în acel punct.
• Stabilirea procentului din vânzări în salariul casierului — puteți adăuga un bonus motivațional calculat din totalul vânzărilor.

Cum se adaugă un casier?

1. În Kavapp Admin, accesați “Informații de bază” → “Casieri”.
2. Apăsați „Adăuga casier”.
3. Completați datele (nume, număr de contact etc.).
4. Apăsați „Creează”.

Cum se configurează accesul pentru casieri?

1. Accesați “Informații de bază” → “Puncte de vânzare” → “Setări”.
2. Mergi la secțiunea “Setarea acces înaplicația Seller”.
3. Selectați ce funcții vor fi disponibile casierului (anulare de bonuri, vizualizare stocuri etc.).
4. Salvați modificările.

Cum se adaugă un logistician?

1. În Kavapp Admin, accesați Informații de bază → Logistici.
2. Apăsați „Adăuga logistician”.
3. Completați informațiile necesare și creați noul angajat.

Cum se configurează accesul pentru logicieni?

1. În Informații de bază → Logisticieni, apăsați pe pictograma „Permisiuni” de lângă angajatul dorit
2. Setați permisiunile în funcție de responsabilitățile logisticianului.
3. Apăsați „Salvează”.

După configurarea accesului, casierii vor putea lucra în Kavapp Seller, iar logisticienii — în Kavapp Logistics.

Cum să adaugă un administrator?

1. În Kavapp Admin, deschideți „Informații de bază” → „Administratori”.
2. Apăsați „Adăuga utilizator”.
3. Introduceți informațiile necesare și apăsați „Creează”.

Administratorul are cel mai înalt nivel de acces și poate efectua o gamă largă de acțiuni legate de gestionarea unității, a angajaților și a operațiunilor financiare.

Notă. Adăugarea și ștergerea administratorilor poate fi efectuată doar de Administratorul principal (proprietarul contului).

Secțiunea „Poziții” din Kavapp Admin permite administratorului să creeze, editeze și organizeze toate pozițiile de produse în punctele de vânzare.
Secțiunea „Poziții” include următoarele elemente:

• Grupuri și subgrupuri de poziții — împărțirea întregului sortiment pe grupuri și subgrupuri pentru o căutare și interacțiune comodă.
• Produse — articole vândute individual, fără utilizarea de ingrediente sau veselă (ex: „Apă îmbuteliată”).
• Materiale consumabile — articole care nu se scad din stoc la vânzare (ex: „Șervețele”).
• Veselă — unități contabile atașate băuturilor și care pot fi scăzute din stoc la vânzare (ex: „Pahar de hârtie 250 ml”).
• Ingrediente — componente utilizate pentru prepararea băuturilor, fișelor tehnologice și preparatelor prealabile.
• Grupuri de ingrediente — organizarea ingredientelor pe categorii.
• Băuturi — poziții care includ ingrediente și veselă.
• Fișe tehnologice — poziții care includ doar ingrediente, fără veselă; utilizate pentru preparate realizate în magazin: hotdog, pizza, produse de patiserie etc.
• Preparate prealabile — utilizate pentru pregătirea în avans a ingredientelor sau a produselor finite (ex: „Croissant”).
• Grupuri de preparate prealabile — clasificarea preparatelor pe grupe (ex: „Patiserie dulce”, „Patiserie sărată”).
• Modificatori — instrument ce permite modificarea compoziției băuturilor sau fișelor tehnologice în timpul vânzării, prin alegerea variantelor disponibile.
• Unități de măsură — configurare personalizată a unităților de măsură.

Crearea unei structuri de sortiment ajută la simplificarea căutării produselor și la facilitarea muncii casierului.

În Kavapp, sortimentul este compus din grupe și subgrupe, în care sunt organizate toate pozițiile:

• Grupe de poziții – categorii principale (ex: „Producție proprie”, „Produse”, „Accesorii”, „Mobilier de bucătărie” etc.).
• Subgrupe de poziții – subcategorii în interiorul grupelor (ex: în grupa „Producție proprie” pot exista subgrupe precum „Pizza”, „Patiserie”, „Salate” etc.).

Cum se creează o grupă?

1. Accesați Kavapp Admin → „Poziții” → „Grupe de poziții”.
2. Apăsați „Adăugați grupă”.
3. Introduceți denumirea grupei (ex: „Producție proprie”).
4. Configurați imaginea în Kavapp Seller: încărcați un fișier de pe dispozitiv sau selectați o culoare din listă (ex: „Vanilie”).

Cum se adaugă subgrupe?

1. Accesați „Poziții” → „Subgrupe de poziții”.
2. Apăsați „Adăugați subgrupă”.

Introduceți denumirea subgrupei (de exemplu: „Patiserie”) și selectați grupa din care face parte

3. Salvați modificările — noile grupe și subgrupe vor fi disponibile în Kavapp Seller

Pentru a modifica ordinea grupelor, apăsați pe butonul „Sortare” și reordonați grupele după preferințe.

Produse — reprezintă articolele care se vând și se gestionează individual și care nu au veselă, ingrediente sau alți componenți.

Exemple tipice: gustări, articole de papetărie, suveniruri, îmbrăcăminte – produse livrate în magazin în formă gata de vânzare.

1. Accesați Kavapp Admin → Poziții → Produse.
2. Apăsați „Adăuga produs”.
3. Completați parametrii de bază:
   • Denumire (ex: „Apă îmbuteliată 0,5 L”).
   • Preț (introduceți valoarea produsului).
   • Cod de bare și articol (opțional) – pentru scanarea automată la vânzare.
   • Cantitate per ambalaj – indicați cantitatea de produse din ambalaj (de exemplu, 12 buc. într-o cutie).

Dacă produsul este livrat la punct în cantități diferite, indicați „1” ca unitate de gestiune, iar cantitatea efectivă specificați-o de fiecare dată separat.

• Unitate de măsură — selectați din listă unitatea corespunzătoare (buc., l, kg etc.).
• Grupă poziție (opțional) — categoria principală de care aparține produsul. Ajută la structurarea tuturor pozițiilor (de exemplu, „Băuturi”). Dacă nu există o împărțire, selectați marcajul „fără grupă”. În acest caz, poziția produsului se va afișa pe ecranul principal în aplicația casierului.
• Subgrupă poziție (opțional, de exemplu, „Băuturi ambalate”) — apare doar dacă a fost selectată grupa.
• Descriere (opțional) — scurtă informație despre produs, care poate fi necesară casierului în timpul vânzării.
• Producător (opțional) — denumirea companiei sau numele persoanei care produce produsul.
• 
  

✔️ Solicita cantitatea – dacă este activat, casierul va introduce cantitatea la fiecare vânzare (util pentru produse cumpărate în mai multe bucăți)
✔️ Activ – dacă este activat, produsul va fi disponibil pentru vânzare
✔️ Trecere prin stoc – dacă produsul este gestionat în stocul extern, activați opțiunea
✔️ Afișează pe ecranul principal – dacă este activat, produsul va apărea pe ecranul principal în Kavapp Seller
✔️ Recalculare la deschiderea/închiderea turei — dacă este activată, sistemul va solicita cantitatea produsului la începutul și la sfârșitul fiecărei ture pentru un control suplimentar al angajaților.

Introducerea cantității la deschiderea/închiderea turei de lucru nu modifică stocul (nu face reinventariere), dar se înregistrează în raportul pe turele de lucru.

• Setarea imaginii de afișat – încărcați o fotografie sau alegeți o culoare care va fi afișată în Kavapp Seller, pentru identificare rapidă vizuală.
• Apăsați „Creează” — produsul va fi disponibil pentru vânzare în Kavapp Seller.

Tabelul conține informațiile principale despre produs. Pentru a vizualiza toate detaliile și a face modificări, apăsați «Mai detaliat».

În blocul „Mai detaliat” puteți:

• Editare — modifica informațiile despre produs.
• Duplicare — copia produsul pentru a crea rapid o poziție nouă similară.
• Cost de producție — vizualiza costul de producție al poziției în toate punctele de vânzare.

Cum se editează un produs? 

Dacă trebuie modificată denumirea, prețul sau alți parametri:

1. Accesați secțiunea Poziții → Produse.
2. Găsiți produsul dorit în tabel și apăsați pictograma creion (sau selectați «Mai detaliat» → «Editare»).
3. Introduceți toate modificările necesare.
4. Apăsați „Salvare”.

Creare rapidă de produse similare 

Dacă este necesar să creați încă un produs cu modificări minime:

1. Accesați secțiunea Poziții → Produse.
2. Găsiți produsul dorit în tabel și apăsați pictograma „Duplicare” (sau selectați «Mai detaliat» → «Duplicare»).
3. Editați copia obținută a produsului.
4. Apăsați „Creare”.

Importul produselor permite adăugarea rapidă a unui număr mare de Produse în sistemul Kavapp cu ajutorul unui șablon special — un tabel gata pregătit în format CSV. Acest tabel trebuie descărcat direct din sistemul Kavapp, completat cu datele despre Produse, apoi încărcat înapoi în sistem.

Pentru a descărca șablonul de import, accesați: Poziții → Produse → Importul produselor → Descărcați șablonul.

Procedura de încărcare și import a fișierului

După apăsarea butonului pe dispozitivul dumneavoastră va fi descărcat un tabel în format CSV.
Deschideți fișierul descărcat. Puteți lucra cu el ca și cu un tabel obișnuit Excel. Completați șablonul cu date conform recomandărilor de mai jos.

Notă. În tabel trebuie completate obligatoriu primele trei coloane. Celelalte coloane se completează opțional. Numărul maxim de rânduri în fișier este 5000, iar dimensiunea fișierului nu trebuie să depășească 5 MB.

După completarea fișierului, salvați-l în format CSV folosind una dintre metodele disponibile:

1. Prin Dacă fișierul este deja deschis în format CSV, apăsați Fișier → Salvare.
2. Prin . Dacă trebuie să alegeți singur formatul fișierului, accesați meniul Fișier → Salvare ca, alegeți folderul pentru salvare, indicați numele fișierului, iar în câmpul Tip fișier selectați CSV UTF-8 (delimitat prin virgule) (*.csv).

Încărcați fișierul completat în sistem folosind butonul , care se află sub butonul câmpul corespunzător dintre butoanele .

După verificarea reușită a fișierului, apăsați

Important! În sistem pot fi importate doar Produse în structura prevăzută de șablon și în același format — CSV. De aceea recomandăm să completați exact șablonul oferit, nu alte tabele.

Înainte de încărcare, asigurați-vă că toate datele au fost introduse corect: nu există caractere suplimentare, câmpuri obligatorii omise sau Produse duplicate. De asemenea, nu modificați denumirile, ordinea și structura coloanelor din șablonul CSV.

Cum se completează tabelul pentru import

În șablonul de import trebuie completate următoarele coloane:

• name — denumirea Produsului care va fi afișată în sistem. Nu poate depăși 45 de caractere (câmp obligatoriu).
• price — prețul de vânzare al Produsului. Se indică printr-un număr întreg sau cu bani mărunți separați prin punct, de exemplu: 50 sau 50.99 (câmp obligatoriu).
• units — unitatea de măsură a Produsului pentru care este stabilit prețul, de exemplu: buc., kg, g, l, ml, amb., porție (câmp obligatoriu).
• Atenție: denumirea unității de măsură trebuie să coincidă complet cu denumirea scurtă indicată în secțiunea group — grupul principal de meniu în care va fi adăugat Produsul. De exemplu: Veselă, Textile pentru casă, Decor și accesorii, Produse gospodărești.

În acest câmp puteți indica un grup de meniu deja creat în sistem, în care trebuie adăugat Produsul. De asemenea, puteți indica un grup nou pe care doriți să îl vedeți în meniu. În acest caz, sistemul va crea automat acest grup și va lega de el Produsele corespunzătoare.

• Dacă coloana group nu este completată, Produsul va fi afișat pe ecranul principal al meniului. Dacă este necesar, această setare poate fi modificată manual: deschideți Produsul în modul de editare, indicați grupul de meniu și debifați opțiunea sub_group — subgrup de meniu în interiorul grupului principal. De exemplu: Prosoape, Lenjerie de pat, Pături.

În acest câmp puteți indica un subgrup de meniu deja creat în sistem, în care trebuie adăugat Produsul. De asemenea, puteți indica un subgrup nou pe care doriți să îl creați în interiorul grupului de meniu. În acest caz, sistemul va crea automat acest subgrup și va lega de el Produsele corespunzătoare.
Atenție: dacă completați coloana sub_group, coloana group trebuie completată obligatoriu. Dacă indicați un subgrup fără grupul principal de meniu, în timpul importului va apărea o eroare și Produsele nu vor putea fi încărcate în sistem. Importul va putea fi efectuat doar după corectarea tabelului.

• article — articolul Produsului este utilizat pentru căutare, evidență și inventarierea Produselor.
• manufacturer — producătorul Produsului.
• barcode — codul de bare al Produsului utilizat pentru scanarea Produselor la casă.
• volume — volumul sau cantitatea Produsului, de exemplu: 1.2, 250, 500, 1. Dacă valoarea nu este un număr întreg, partea zecimală trebuie indicată prin punct (1.2, nu 1,2).
• volume_units — unitatea de măsură a volumului sau cantității Produsului: buc., kg, g, l, ml, amb., porție.
• Atenție: denumirea unității de măsură trebuie să coincidă complet cu denumirea scurtă indicată în secțiunea pack — cantitatea de Produse într-un ambalaj (de exemplu, 12 buc. într-un ambalaj).
• name_in_receipt — denumirea Produsului care va fi afișată pe Bon. Dacă doriți ca pe Bon să fie afișată o denumire mai scurtă sau diferită a Produsului decât cea din coloana
• description — scurtă informație despre Produs care poate fi utilă Casierului în timpul vânzării.
• manual_input — activează opțiunea

Obligatorii pentru completare sunt coloanele name, price și units. Celelalte coloane se completează după necesitate.
Dacă în timpul importului există erori în tabel, sistemul vă va anunța. În mesaj va fi indicat exact ce date sunt completate incorect și în ce rânduri ale fișierului trebuie făcute corecturi. De exemplu, o eroare poate apărea dacă un câmp obligatoriu nu este completat, formatul prețului este indicat incorect, numărul permis de caractere în denumire este depășit sau este folosită o unitate de măsură care nu există în sistem.

Vesela reprezintă unități contabile obligatorii, atașate băuturilor, care pot fi scăzute din stoc împreună cu acestea la vânzare.

Pentru toate categoriile de magazine, această categorie este dezactivată în mod implicit. O puteți activa oricând dacă vindeți băuturi în magazinul dumneavoastră.

Categoria poate fi activată din: Kavapp Admin → Setări → Generale → Permisiuni/Băuturi → Activează → Aplică.

Notă: Dacă activați categoria „Băuturi”, categoria „Veselă” se activează automat. Nu este nevoie de acțiuni suplimentare.

Cum să adăugați și să configurați vesela este descris în instrucțiunile pentru unitățile de alimentație publică.

Ingredientele sunt componente de bază ale băuturilor, fișelor tehnologice și preparatelor prealabile. Grupele de ingrediente sunt utilizate și pentru configurarea modificatorilor.

Pentru toate categoriile de magazine, această categorie este dezactivată dacă în Kavapp Admin → Setări → Generale → Permisiuni sunt dezactivate băuturile/ preparatele prealabile/fișele tehnologice.

Dacă cel puțin una dintre aceste categorii este activă (băuturi, preparate prealabile sau fișe tehnologice), secțiunea ingrediente devine disponibilă automat.

La începutul lucrului se recomandă să creați mai întâi grupele de ingrediente. Aceasta va permite o structurare eficientă și va simplifica gestionarea.

Cum se creează grupele de ingrediente și cum se adaugă ingrediente în sistem este descris în instrucțiunile pentru unitățile de alimentație publică.

Băuturile sunt poziții compuse din mai multe componente: ingrediente și vesela obligatorie. Ele se prepară direct în momentul vânzării și pot avea modificatori (de exemplu: diferite tipuri de lapte).

Pentru toate categoriile de magazine, această categorie este dezactivată în mod implicit. O puteți activa oricând dacă vindeți băuturi.

Puteți face acest lucru din: Kavapp Admin → Setări → Generale → Permisiuni/Băuturi → Activează → Aplică.

După activarea categoriei „Băuturi”, categoria „Veselă” se activează automat.
Cum să adăugați, să editați sau să creați rapid o băutură similară este explicat în instrucțiunile pentru unitățile de alimentație publică.

Fișele tehnologice sunt poziții care includ ingrediente, dar nu au veselă asociată.

Ele servesc pentru evidența ingredientelor utilizate în pregătirea comenzilor (de exemplu: pizza, hot-dog etc.).

Pentru toate categoriile de magazine, această categorie este dezactivată în mod implicit. O puteți activa oricând dacă vindeți produse gata preparate în magazinul dumneavoastră.

Categoria se activează prin: Kavapp Admin → Setări → Generale → Permisiuni/Fișe tehnologice → Activează → Aplică

Cum se adaugă, se editează sau se creează rapid o fișă tehnologică similară este explicat în instrucțiunile pentru unitățile de alimentație publică.

Preparatele prealabile reprezintă pregătirea în avans a ingredientelor sau a produselor finite. Acestea pot fi fie produse finite de sine stătătoare, fie componente ale altor fișe tehnologice.

Preparatele prealabile pot fi: 

✔ Vândute ca produs final.
✔ Folosite ca ingredient pentru alte poziții.

Pentru toate categoriile de magazine, această categorie este dezactivată în mod implicit. O puteți activa oricând dacă comercializați produse pregătite sau gătite în magazinul dumneavoastră.

Activarea se face din: Kavapp Admin → Setări → Generale → Permisiuni/Preparate prealabile → Activează → Aplică

Cum se creează, configurează și editează preparatele prealabile, precum și exemple practice de utilizare — sunt prezentate în instrucțiunile pentru unități de alimentație publică.

Modificatorii sunt instrumente utile care permit modificarea compoziției băuturilor sau fișelor tehnologice în timpul vânzării, prin alegerea ingredientelor din variantele disponibile.

Pentru toate categoriile de magazine, această categorie este dezactivată în mod implicit.

Totuși, dacă activați simultan băuturile și fișele tehnologice, modificatorii și vesela se activează automat.

Activarea se face din: Kavapp Admin → Setări → Generale → Permisiuni/Băuturi + Fișe tehnologice → Activează → Aplică

De ce sunt necesari modificatorii?

1. Flexibilitate – permit alegerea diferitelor variante de ingrediente pentru aceeași băutură (de exemplu: tip de cafea, lapte, veselă).
2. Confort pentru personal – reduc numărul de poziții create, nemaifiind nevoie să înregistrați zeci de variante individuale.
3. Controlul scăderii din stoc – sistemul scade doar ingredientul selectat.

Principiul general de funcționare:

1. Fără modificatori – toate ingredientele sunt utilizate și scăzute automat.
2. Cu modificatori – la vânzare, casierul selectează varianta dorită; se scade doar acel ingredient.
3. La un modificator se pot adăuga mai multe opțiuni diferite.

Nu este posibil să adăugați același ingredient de mai multe ori cu cantități diferite — fiecare ingredient poate fi folosit o singură dată în cadrul unui modificator.

Exemplul detaliat de configurare a unui modificator este oferit în instrucțiunile pentru unități de alimentație publică.

Sistemul Kavapp oferă mai multe secțiuni pentru controlul stocurilor, mișcărilor și achizițiilor de produse.

Aceste funcționalități permit o evidență exactă, previn lipsurile și optimizează operațiunile de depozitare.

Ce include gestionarea produselor?

• Comandă internă – transferul produselor din depozitul extern către punctele de vânzare.
• Achiziții – înregistrarea produselor și ingredientelor (opțional) direct în punctul de vânzare.
• Scădere din stoc – eliminarea produselor din stoc din cauza deteriorării sau expirării.
• Reinventariere – verificarea și corectarea stocului fizic.
• Vânzare din depozit – posibilitatea de a vinde produse, veselă, ingrediente și consumabile direct din depozitul extern.
• Disponibilitatea produselor la punctul de vânzare – afișarea stocurilor pentru fiecare punct.
• Gestionarea depozitului – gestionarea operațiunilor din depozitul extern (stocuri, achiziții, scăderi și ajustări de preț).

Comenzi internе pentru transferul produselor se utilizează doar dacă aveți un depozit extern, separat de punctul de vânzare. 

Când produsele sunt stocate în depozitul extern și trebuie transferate către punctul de vânzare pentru a deveni disponibile la vânzare – trebuie emisă o comandă internă de transfer.

Cum funcționează sistemul?

1. Comanda internă este creată de administrator în Kavapp Admin sau de casier în Kavapp Seller. 
2. Logisticianul, în Kavapp Logistics, primește comanda și pregătește produsele. 
3. Produsele sunt expediate din depozit și transferate către punctul de vânzare. 
4. Casierul, în Kavapp Seller, confirmă recepția produselor, după care acestea devin disponibile în punctul de vânzare.

Important! Comanda nu este necesară dacă nu aveți un depozit separat și produsele sunt stocate direct în punctul de vânzare. 

În acest caz, produsele sunt înregistrate direct prin achiziție (vezi punctul 4.2. Achiziții).

Cum se creează o comandă internă de transfer în Kavapp Admin?

1. Accesați „Gestiunea mărfurilor” → „Comandă internă”.
2. Apăsați „Creează comandă internă”.
3. Selectați punctul de vânzare către care se transferă produsele din depozit.
4. Indicați produsele și cantitățile acestora.
5. Apăsați „Trimite datele” — comanda va apărea în aplicația Kavapp Logistics pentru a fi procesată de logistician.

Comanda internă poate fi creată și din Kavapp Seller (vezi punctul 5.3. „Comanda produselor” din instrucțiunile Configurarea Kavapp Seller)

Dacă Kavapp Logistics nu este utilizat, administratorul sau casierul poate confirma manual transferul produselor în Kavapp Admin sau Kavapp Seller.

Avantajele lucrului prin depozit:
✔ Control clar asupra stocurilor de produse.
✔ Evidență automată a mișcărilor între punctele de vânzare.
✔ Prevenirea lipsurilor datorită logisticii centralizate.
✔ Convenabil pentru rețele de magazine cu depozit comun.

Achiziția reprezintă recepția de produse noi direct în magazin, fără utilizarea depozitului extern.

Când se utilizează achiziția? 

Dacă nu aveți un depozit extern și produsele sunt livrate direct în punctul de vânzare.

Cum se înregistrează o achiziție în Kavapp Admin?

1. Accesați „Gestiunea mărfurilor” → „Achiziții”.
2. Apăsați „Creează achiziție”.
3. Selectați punctul de vânzare în care se recepționează produsele.
4. Adăugați pozițiile de produse, indicând:
   • Cantitatea de ambalaje
   • Numărul de unități într-un ambalaj
   • Prețul pe ambalaj

După introducerea datelor în coloana „Suma totală”, totalul va apărea automat în dreptul fiecărei poziții.

5. Dacă produsul este achiziționat cu numerar, activați „Plată din casă” — suma va fi retrasă din casa punctului de vânzare.

6. Apăsați „Trimite datele” — achiziția va fi adăugată în sistem.

Dacă este activată „Confirmarea automată a achiziției”, produsul va apărea imediat în stocuri fără confirmare manuală.

Ce este important de știut?

• Achiziția este utilizată pentru produse, ingrediente și consumabile care ajung direct în punctul de vânzare.
• Dacă produsul ajunge mai întâi în depozit, apoi este transferat, folosiți „Comandă internă” (vezi punctul 4.1).
• Opțiunea „Plată din casă” permite scăderea sumei în numerar înregistrate în casă dacă produsul este plătit cash.
• Alternativ, achiziția poate fi creată din Kavapp Seller sau Kavapp Logistics.

Atenție! Cât timp tura de lucru este deschisă, încasările de numerar și depunerile de numerar create și confirmate anterior în timpul acestei ture pot fi vizualizate în secțiunea Operațiuni financiare → Încasări de numerar.

Scăderea din stoc — este eliminarea produselor, ingredientelor (dacă este cazul) sau a materialelor consumabile din stocuri din cauza deteriorării, expirării sau altor motive.

Când se utilizează scăderea din stoc?

✔ Dacă produsul este deteriorat sau expirat.
✔ Dacă produsul este pierdut sau avariat (de exemplu: spart, vărsat, compromis la depozitare).
✔ Dacă trebuie eliminate consumabile (ex: șervețele, mănuși de unică folosință).
✔ Dacă există diferențe între stocurile reale și cele din sistem și trebuie ajustate manual.

Cum se înregistrează o scădere în Kavapp Admin?

1. Accesați „Gestiunea mărfurilor” → „Scădere din stoc”.
2. Apăsați „Creează scădere”.
3. Selectați punctul de vânzare unde trebuie scăzute produsele.
4. Adăugați pozițiile, indicând cantitatea ce urmează a fi scăzută.
5. Apăsați „Trimite datele” și introduceți motivul scăderii (de exemplu: „deteriorat”, „pierdut”, „defect”) — produsul va fi eliminat din stocuri.

Dacă este activată „Confirmarea automată a scăderii”, produsul va fi eliminat automat din evidență, fără confirmare manuală.

Ce este important de știut?

• Scăderea actualizează stocurile în timp real — pozițiile scăzute sunt eliminate imediat.
• Motivul scăderii ajută la analiza pierderilor și evidența produselor eliminate.
• Administratorul poate restricționa accesul casierilor la această funcție în Kavapp Admin.
• Alternativ, scăderea poate fi efectuată și din Kavapp Seller (vezi punctul 5.4. „Scăderea produselor” din instrucțiunile Configurarea Kavapp Seller).

Reinventarierea — este procesul de verificare și ajustare a stocurilor în punctul de vânzare pentru a corecta diferențele dintre datele reale și înregistrările din Kavapp.

Pentru realizarea reinventarierii în depozitul extern, se utilizează Kavapp Logistics.

Când se utilizează reinventarierea? 
✔ Pentru verificarea stocurilor reale de produse, ingrediente, preparate prealabile sau consumabile
✔ Dacă există suspiciuni de lipsuri sau surplusuri în sistem
✔ După recepții importante, mutări de produse sau modificări de sortiment
✔ În timpul inventarierilor programate

Cum se face reinventarierea în Kavapp Admin?

1. Accesați „Gestiunea mărfurilor” → „Reinventariere”.
2. Selectați punctul de vânzare unde se face verificarea.
3. Introduceți stocurile reale lângă fiecare poziție.
4. Apăsați „Trimite datele” – sistemul va corecta diferențele prin scădere sau adaos.

Ce este important de știut?

• Reinventarierea în Kavapp Admin poate fi efectuată fie pentru toate pozițiile simultan, fie doar pentru anumite produse.
• După confirmare, sistemul scade automat lipsurile sau adaugă surplusul. 
• În timpul reinventarierii, toate celelalte operațiuni din acel punct de vânzare sunt blocate.
• Alternativ, reinventarierea poate fi efectuată din Kavapp Logistics (vezi punctul 4.4 „Reinventariere” din instrucțiunile Configurarea Kavapp Logistics).

Vânzarea din depozit — este o funcție care permite vânzarea produselor direct din depozitul extern, fără transfer în punctul de vânzare.

Când se utilizează vânzarea din depozit? 

✔ Dacă vindeți produse direct din depozit, fără transfer anterior către punctul de vânzare (de exemplu: vânzare en-gros din depozit).
✔ Dacă produsele sunt vândute la comandă și nu este necesară păstrarea lor în punctul de vânzare.

Cum se înregistrează o vânzare din depozit în Kavapp Admin?

1. Accesați „Gestiunea mărfurilor” → „Vânzare din depozit”.
2. Adăugați pozițiile de produse, indicând:

• Cantitatea de ambalaje pentru vânzare
• Prețul per ambalaj pentru vânzare

3. Apăsați „Trimite datele” — vânzarea va fi înregistrată, iar produsul scăzut din stocul depozitului.

Ce este important de știut?

• Se pot vinde din depozit doar ambalajele înregistrate în sistem. 
• Alternativ, vânzarea din depozit poate fi efectuată și din Kavapp Logistics.

Secțiunea „Disponibilitatea produselor la punctul de vânzare” permite vizualizarea stocurilor și analiza utilizării produselor pe tură.

Sunt disponibile două moduri de vizualizare: 

✔ Disponibilitate în acest moment — afișează stocurile actuale din punctul de vânzare.
✔ Utilizare în tura curentă — afișează produsele, ingredientele, preparatele prealabile și vase sau vândute în timpul turei active.

Notă: produsele, ingredientele, preparatele prealabile și consumabilele din ultimul bon emis nu sunt incluse în calcule.

Cum se vizualizează informațiile?

1. Accesați „Gestiunea mărfurilor” → „Disponibilitatea mărfurilor în punctul de vânzare”.
2. Selectați punctul de vânzare din lista derulantă.
3. Apăsați pe „Disponibilitate în acest moment” sau „Consum în tura curentă” pentru vizualizarea dorită.

Stocurile se actualizează automat după vânzări, scăderi sau reinventarieri.

Atenție: Materialele consumabile nu sunt scăzute automat din stoc, deoarece nu participă la vânzarea în punctul de vânzare. Stocurile acestora sunt controlate manual prin operațiunile Achiziție, Comandă (dacă există depozit) și Scădere din stoc. Operațiunile efectuate pot fi vizualizate în rapoartele de gestiune din punctele de vânzare, în special în Raportul de scădere din stoc, Raportul de achiziții și Raportul de livrare.

Secțiunea „Gestionarea depozitului” permite vizualizarea stocurilor din depozitul extern și efectuarea de operațiuni asupra acestora.

Ce se poate face în această secțiune?

✔ Vizualizarea stocurilor de produse în depozitul extern.
✔ Înregistrarea produsului în stoc — adăugarea pozițiilor în depozit.
✔ Scăderea produsului din stoc — eliminarea pozițiilor din depozit.
✔ Corectarea valorii — modificarea costului de achiziție al poziției dacă prețul s-a schimbat sau a fost introdus greșit.

Cum se vizualizează stocurile din depozit?

1. Accesați „Gestiunea mărfurilor” → „Gestionarea depozitului”.
2. Sistemul va afișa stocurile actuale de produse.

Modificările pot fi efectuate doar pentru o singură poziție de produs la un moment dat; editarea în masă este disponibilă doar în Kavapp Logistics.

Controlul mișcării materialelor consumabile în depozit se efectuează cu ajutorul rapoartelor de gestiune în depozit, în special Raportului privind scăderile din stoc din depozit, Raportului privind reinventarierile în depozit și Raportului privind mișcarea produselor în depozit.

Cu ajutorul instrumentelor Kavapp se pot gestiona toate operațiunile financiare, corecta costul de producție al produselor și lucra cu salariile. 

Principalele instrumente din categoria „Operațiuni financiare”:

• Încasare de numerar — înregistrarea încasării numerarului din casă și crearea introducerilor de numerar.
• Ajustarea costului în punctul de vânzare — corectarea costului pentru veselă, ingrediente, produse și preparate pentru punctul de vânzare selectat.
• Calculul salariilor — calculul salariului pentru orice perioadă, pentru fiecare casier al rețelei, individual.
• Penalizări și bonusuri — adăugarea de penalizări și bonusuri pentru casieri individuali. Datele sunt luate în considerare la calculul următorului salariu.
• Avansuri — înregistrarea avansurilor acordate fiecărui casier separat.

În secțiunea de meniu „Încasare de numerar” sunt disponibile două acțiuni:

1. Crearea unei încasări — înregistrarea sumei exacte de numerar retrasă din casa punctului de vânzare selectat.
2. Introducere de numerar — introducere internă de numerar în casa punctului de vânzare selectat.

Când se utilizează încasarea și introducerea de numerar?

Încasare de numerar:

✔ Pentru a urmări suma exactă de numerar încasat.
✔ Pentru a urmări suma exactă de numerar rămasă în casă.
✔ Pentru a controla casierii sau alți angajați care au acces la casă.

Introducere de numerar:

✔ Alimentarea casei cu numerar de schimb necesar la începutul turei.
✔ Pentru acoperirea nevoilor punctului de vânzare (de exemplu, achiziționarea produselor și efectuarea plăților din casă etc.).
✔ Pentru a menține o evidență precisă a operațiunilor cu numerar.

Cum se creează o încasare?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Operațiuni financiare → Încasare de numerar.
2. Apăsați pe „Creează încasare”.
3. Indicați Punctul de vânzare de la care se va retrage numerarul.
4. Indicați suma exactă a încasării (de exemplu, 1280 UAH).
5. Apăsați o notă la încasare, dacă este necesar.
6. Apăsați „Salvează”.

Cum se creează o introducere de numerar?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Operațiuni financiare → Încasare de numerar.
2. Apăsați pe „Depunere numerar”.
3. Indicați Punctul de vânzare la care se va face introducerea de numerar.
4. Indicați suma exactă a introducerii (de exemplu, 1280 UAH).
5. Adăugați o notă la introducerea internă, dacă este necesar.
6. Apăsați „Salvează”.

Ce este important de știut?

• Previne lipsurile și asigură transparența circulației numerarului.
• Reduce riscul erorilor sau fraudelor cu numerar.
• Datele despre toate încasările sunt stocate în sistem, ceea ce ajută la contabilitate.
• Informațiile despre încasări sunt disponibile în timp real, ceea ce ușurează gestionarea caselor.

În Kavapp Admin puteți corecta costul produselor la orice punct de vânzare. Acesta poate fi modificat pentru orice categorie activă: veselă, ingrediente, produse, preparate.

Când se utilizează corectarea costului?

✔ Dacă este necesar să corectați o greșeală după stabilirea inițială a costului.
✔ Dacă s-au schimbat condițiile de aprovizionare și este nevoie să actualizați prețurile la nivel actual.

Cum se corectează costul?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Operațiuni financiare → Ajustarea costului în punctul de vânzare.
2. Selectați Punctul de vânzare pentru care se vor aplica modificările.
3. Selectați categoria în care se află produsele necesare: veselă, ingrediente, produse, preparate.
4. Din listă, selectați produsul dorit, apăsați „Modifică”, în fereastra deschisă introduceți noul cost.
5. Apăsați „Salvează”.

Ce este important de știut?

• Reflectă cheltuielile reale pentru produse, ingrediente și preparate.
• Permite reacționarea rapidă la schimbările de aprovizionare și corectarea costului produselor.
• Ajută la corectarea datelor incorecte introduse la stabilirea inițială a costului.
• Asigură calcule exacte ale profitabilității și marjei.
• Permite ajustarea prețurilor de vânzare cu amănuntul fără pierderi de profit.

Calculul salariului pentru angajații punctelor de vânzare se realizează prin Kavapp Admin.

Salariul angajaților este format din plata pe oră și un procent din vânzarea băuturilor și a altor produse. Acesta se calculează pentru întreaga perioadă în care angajatul a avut un schimb de lucru deschis.

Cum se realizează calculul salariului?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Operațiuni financiare → Calcul salariu.
2. Selectați perioada pentru care se va face calculul salariului.
3. Selectați Punctul de vânzare în care lucrează casierul.
4. Selectați Сasierul pentru care se va face calculul salariului.
5. Apăsați Obține raport. În suma de plată vor fi incluse: timpul total lucrat, câștigul casierului pe oră, câștigul de la casă, de la carduri, precum și primele, penalizările și avansurile salariale acordate.
6. În rândul cu fiecare salariu calculat pentru un schimb, puteți apăsa butonul de editare „creion” pentru a modifica indicatorii, a adăuga o penalizare sau o primă pentru schimb.

După calcularea salariului, acesta poate fi acordat casierului. După aceasta, salariul este considerat plătit și nu mai este luat în considerare în calculele ulterioare

Ce este important de știut?

• Dacă salariul este definit atât pentru casier, cât și pentru punctul de vânzare, acesta va fi cumulat. 

Exemplu: dacă angajatului i s-a stabilit un tarif de $15/oră, iar la punctul de vânzare — $10/oră, tariful total pentru acest casier la acest punct va fi de $25/oră.

• Permite calcularea exactă a plăților, luând în considerare timpul lucrat, vânzările și plățile suplimentare.
• Asigură o evidență corectă a plăților în sistem.
• Reduce timpul necesar pentru evidența și plata salariilor.
• Ajută la evitarea plăților duble și simplifică contabilitatea.

Puteți acorda penalizări și prime oricărui casier, în orice moment. Datele vor fi salvate și luate în considerare la calcularea salariului.

Cum se adaugă penalizări sau prime?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Operațiuni financiare → Penalizări și prime.
2. Apăsați Adaugă primă sau penalizare.
3. Indicați data creării primei sau penalizării.
4. Selectați Сasierul pentru care va fi aplicată funcția.
5. Din meniul derulant, selectați „Primă” sau „Penalizare”, în funcție de ceea ce se aplică casierului.
6. Indicați suma primei sau penalizării.
7. Dacă este necesar, adăugați o descriere cu explicații sau comentarii.
8. Apăsați Creează.

Ce este important de știut?

• La crearea penalizărilor sau primelor se poate adăuga o descriere pentru fiecare operațiune.
• Toate penalizările și primele sunt luate în considerare la calculul salariului.
• Puteți edita oricare dintre datele dintr-o penalizare sau primă creată: data, angajatul, tipul (penalizare sau primă), suma, descrierea.
• Puteți face ca penalizarea sau prima să fie activă sau inactivă. Dacă funcția este inactivă, aceasta nu va fi luată în considerare la calculul salariului.

Administratorul poate acorda avansuri casierilor, acestea vor fi luate în considerare la calcularea următorului salariu.

Cum se adaugă un avans salarial?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Operațiuni financiare → Avansuri salariale.
2. Apăsați Adaugă avans salarial.
3. Indicați data creării avansului.
4. Selectați Сasierul pentru care va fi aplicată funcția.
5. Indicați suma avansului.
6. Dacă este necesar, adăugați note cu explicații sau comentarii.
7. Apăsați Creează.

Ce este important de știut?

• Puteți edita oricare dintre datele dintr-un avans creat: data, casierul, suma, notele.
• Puteți face ca un avans să fie activ sau inactiv. Dacă avansul este inactiv, acesta nu va fi luat în considerare la calculul salariului.

Funcționalitatea „Promoții și disconty” din Kavapp permite configurarea reducerilor, promoțiilor și cardurilor de reducere pentru clienți.

Aceasta ajută la stimularea achizițiilor repetate, creșterea loialității clienților și influențarea vânzărilor.

Cum funcționează sistemul de discount?

• Administratorul creează o reducere în Promoții și disconty → Reduceri.
• Înregistrează un card personalizat al clientului în secțiunea Promoții și disconty → Carduri personale și îl asociază cu reducerea.

Barista poate aplica cardul de reducere în timpul achitării în Kavapp Seller.

Prin panoul de administrare, puteți adăuga și edita reduceri care vor fi aplicate în sistemul de discount.

Tipuri de reduceri în Kavapp: 

✔ Reducere procentuală (de exemplu, -10% la toate produsele).
✔ Suma fixă de reducere în valută (de exemplu, -50 UAH la o achiziție).
✔ Cashback în procente sau în valută (acumularea de bonusuri pe care clientul le poate folosi pentru plată).

Cum se creează o reducere?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Promoții și disconty → Reduceri.
2. Apăsați Adaugă reducere.
3. Indicați Numele reducerii, pentru a o identifica ușor în listă.
4. Alegeți Tipul reducerii: reducere procentuală sau în valută, cashback procentual sau în valută.
5. Introduceți valoarea numerică a reducerii / cashback-ului pentru toate produsele individual.
6. Bifați opțiunea „✔️” lângă Reducere pentru înregistrarea cardului pentru a seta această reducere ca fiind standard.

În acest caz, reducerea va fi aplicată automat tuturor produselor noi înregistrate prin aplicația Kavapp Seller

Notă: la înregistrarea unui card de discount prin Admim panel, administratorul poate selecta o altă reducere, indiferent de setările standard.

7. Apăsați Creează — reducerea devine activă și poate fi utilizată

Ce este important de știut?

• O singură reducere poate fi asociată cu mai multe carduri personalizate.
• Nu este obligatoriu să se înregistreze un card personal pentru fiecare client. Se poate crea un card de reducere universal, pe care casierul îl poate aplica oricărui bon, când este necesar.

De exemplu, se pot înregistra mai multe carduri de reducere personalizate cu numere simple (de exemplu, 5, 10, 15) și asocia fiecăruia reducerea corespunzătoare

În timpul achitării, casierul introduce pur și simplu numărul cardului care corespunde procentului dorit de reducere. Instrumentul permite aplicarea rapidă a reducerilor fără înregistrarea unui client nou

• Reducerile create pot fi editate, se pot modifica valorile și pot fi dezactivate dacă devin neactuale.

Pentru a oferi clientului o reducere personalizată, trebuie creat un card de reducere personal.

Cum se creează un card personalizat?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Promoții și disconty → Carduri personale.
2. Apăsați Adaugă card.
3. Indicați Prenumele, Numele de familie, Numărul de telefon al clientului.
4. Introduceți Numărul cardului și Codul de bare.
5. Selectați și atașați reducerea creată anterior la card.
6. Bifați „✔️” în checkbox-ul de lângă Activ pentru a activa cardul.
7. Apăsați Creează — cardul clientului este activ și poate fi utilizat.

De asemenea, cardul personal al clientului poate fi creat de casier în Kavapp Seller (vezi p. 5.6 „Înregistrarea cardului” în instrucțiunile de configurare pentru Kavapp Seller)

Ce este important de știut?

• Cardurile de reducere pot fi aplicate după numărul de telefon, numărul cardului sau codul de bare.
• Doar administratorul din Kavapp Admin poate edita datele unui card după înregistrare.
• Dacă sucursala nu folosește carduri fizice cu cod de bare, procesul de înregistrare se poate simplifica.

Pentru aceasta, activați opțiunea „Înregistrarea cardului doar prin număr” în Setări → Generale.

• Ștergerea directă a unui card din sistem nu este disponibilă. În schimb, cardul poate fi dezactivat:
  1. Găsiți cardul dorit.
  2. Apăsați simbolul „creion” de lângă card pentru a deschide setările.
  3. Debifați opțiunea „Activ” pentru a dezactiva cardul.

După aceasta, cardul va fi inactiv și nu va putea fi utilizat în sistem

Administratorul poate configura diferite tipuri de promoții pentru orice zi, produs, punct de vânzare, precum și selecta tipul reducerii și condiții suplimentare.

Promoția poate fi disponibilă doar pentru deținătorii de carduri, cu posibilitatea de a lua în calcul sau ignora reducerea lor personală.

Cum se creează o promoție?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Promoții și disconty → Promoții.
2. Apăsați Adaugă promoție.
3. Completați câmpurile:
   • Data de început și data de sfârșit — stabiliți perioada promoției.
   • Restricții orare — stabiliți orele în care promoția este activă.
   • Punct de vânzare — selectați unde se aplică promoția (toate sau anumite unități).
   • Tip obiect — definește pentru ce se aplică promoția (grupuri de meniu, subgrupuri, băuturi, fișe tehnice, produse, mărfuri, preparate).
   • Tip reducere — selectați modul de funcționare al promoției:

✔️ Reducere fixă în sumă — de exemplu, -$20 pe produs.
✔️ Reducere procentuală — de exemplu, -15% la toate băuturile.
✔️ Preț promoțional — de exemplu, preț fix $49 indiferent de prețul de bază.

• Specificați ziua săptămânii, dacă promoția se aplică doar în anumite zile (de exemplu, „Promoție în fiecare luni”).
• Alegeți calculul prețului din listă:

✔️ din preț cu parametri — reducerea se aplică asupra costului ingredientelor din modificator.
✔️ din preț fără parametri — reducerea se aplică asupra prețului de bază al produsului.

Exemplu de calcul din preț cu/fără parametri: 
Prețul de bază al cafelei – $50.
Sirop suplimentar (modificator) – +$5.

Dacă promoția se aplică „din preț fără parametri”, reducerea se calculează din $50.
Dacă promoția se aplică „din preț cu parametri”, reducerea se calculează din $55.

4. Dacă promoția este disponibilă doar pentru deținătorii de carduri de reducere, activați opțiunea „Doar cu card”.

5. Dacă promoția permite și utilizarea reducerii cardului, activați opțiunea „Ia în calcul reducerea cardului”.

6. Apăsați Creează pentru a activa promoția.

Ce este important de știut?

• Administratorul poate crea promoții pentru produse individuale, puncte de vânzare sau zile specifice.
• Este posibilă setarea unei reduceri fixe, procentuale sau a unui preț promoțional fix.
• Promoția poate fi disponibilă doar pentru deținătorii de carduri de fidelitate, prin configurarea condițiilor suplimentare.
• Se poate alege dacă se ia sau nu în considerare reducerea personală a clientului în timpul aplicării promoției.
• Toate promoțiile sunt înregistrate în sistem, ceea ce permite urmărirea impactului asupra vânzărilor și ajustarea strategiei de marketing.
• Funcția de reducere pe modificatori este disponibilă doar în planul tarifar L.

Kavapp Admin oferă un set larg de instrumente analitice pentru monitorizarea eficienței activității unei unități comerciale.

Datele pot fi generate și vizualizate în timp real, ceea ce permite luarea rapidă a deciziilor de management și optimizarea proceselor de business.

După generarea oricărui raport, îl puteți imprima imediat sau salva în format Excel, apăsând butonul corespunzător sub tabel.

Rapoartele sunt organizate convenabil pe categorii și subcategorii:

• Rapoarte financiare — rapoarte despre mișcarea fondurilor: venituri, cheltuieli, salarii, încasări.
• Rapoarte de vânzări — rapoarte detaliate privind vânzările și bonurile.
• Rapoarte pe ture de lucru — rapoarte obișnuite și financiare privind schimburile de lucru.
• Rapoarte privind gestiunea depozitului — conține toată raportarea despre activitatea depozitului: scăderi din stoc, reinventarieri, înregistrări în stoc, mișcarea mărfurilor și vânzări din stoc.
• Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare — conține toate rapoartele despre operațiunile desfășurate în punctele de vânzare: preparate, achiziții, utilizarea ingredientelor, livrări, scăderi din stoc, reinventarieri.
• Raport pe casieri — date privind activitatea tuturor casierilor: rapoarte despre pauze și posibilitatea de a compara casierii după indicatorii medii.
• Raport privind cardurile de reducere — oferă posibilitatea de a vizualiza informații despre frecvența utilizării cardurilor de reducere în orice unitate. Ajută la monitorizarea muncii neloiale a casierilor.

Rapoartele despre mișcarea fondurilor oferă posibilitatea de a urmări toate veniturile și cheltuielile la punctele de vânzare pentru o perioadă specifică.

În categoria „Rapoarte financiare” pot fi generate 4 rapoarte:

Salarii calculate

Salarii calculate — posibilitatea de a vizualiza salariile calculate ale casierilor pentru orice perioadă.

Cum se generează raportul „Salarii calculate”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte financiare → Salarii calculate.
2. Selectați: perioada (obligatoriu), punctul de vânzare, casierul.
3. Apăsați Obțineți raportul.

Ce trebuie să știți?

• Permite monitorizarea tuturor calculărilor de salarii pentru un control financiar precis.
• Raportul poate fi generat pentru orice perioadă, pentru casieri individuali sau puncte de vânzare.
• Permite verificarea corectitudinii salariilor, luând în considerare timpul lucrat, bonusurile și penalizările.

Raport privind încasările de numerar 

Raport privind încasările de numerar — posibilitatea de a urmări câte încasări și în ce sumă s-au realizat în toate sau în anumite puncte de vânzare.

Cum se generează raportul „Încasări de numerar”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu → Rapoarte → Rapoarte financiare → Raport privind încasările de numerar.
2. Selectați: perioada (obligatoriu), punctul de vânzare.
3. Apăsați Obțineți raportul.

Ce trebuie să știți?

• Raportul permite urmărirea tuturor încasărilor din orice punct de vânzare, pentru a preveni lipsurile sau surplusurile.
• Oferă posibilitatea de a analiza sumele de numerar retrase și de a verifica corespondența între încasările reale și cele declarate.
• Ajută la identificarea operațiunilor suspecte, abuzurilor sau erorilor în evidența numerarului.

Atenție! Până la închiderea turei active de lucru, încasările și depunerile de serviciu create și confirmate în timpul acestei ture pot fi vizualizate în secțiunea Operațiuni financiare → Încasări de numerar.

Costul pozițiilor

Costul pozițiilor — posibilitatea de a vizualiza costul și alte categorii active din Kavapp Admin → Setări → Generale, pentru orice punct de vânzare.

Cum se generează raportul „Costul pozițiilor”?

1. Deschideți Kavapp Admin →Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte financiare → Costul pozițiilor.
2. Selectați punctul de vânzare (obligatoriu) și apăsați Obțineți raportul.
3. Selectați categoria pentru care doriți să vizualizați costul — sunt disponibile doar categoriile activate în Kavapp Admin → Setări → Generale.
4. Din listă puteți vizualiza costul tuturor pozițiilor din categorie sau căuta o anumită poziție.

Ce trebuie să știți?

• Permite controlul costului real al produselor pentru analiza profitabilității.
• Ajută la evaluarea necesității de ajustare a prețurilor de vânzare, în funcție de modificările de cost.
• Permite identificarea abaterilor de cost, cauzate de schimbarea furnizorilor sau de erori în evidență.

Raport privind profitul

Raport privind profitul — posibilitatea de a vizualiza profiturile fiecărei unități comerciale pentru orice perioadă.

Cum se generează raportul „Despre profit”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte financiare → Raport privind profitul.
2. Selectați: perioada (obligatoriu), punctul de vânzare, casierul.
3. Apăsați Obțineți raportul.

Ce trebuie să știți?

• Permite analiza profitabilității fiecărei unități comerciale într-o perioadă aleasă.
• Permite compararea profiturilor între diferite puncte de vânzare și între angajați individuali.
• Ajută la identificarea tendințelor de creștere sau scădere a profitului, contribuind la o gestionare eficientă a afacerii.

În acest subcapitol pot fi generate rapoarte combinate pentru diverse verificări.

De exemplu, dacă folosiți sistemul de discounturi, puteți verifica în ce unități comerciale clientul a utilizat reducerea. Pentru aceasta, este necesar să completați câmpul cu numărul cardului.

De asemenea, se poate indica un anumit barista și vizualiza datele despre vânzările realizate în tura sa.

În categoria „Rapoarte de vânzări” pot fi generate 6 rapoarte:

Raport de vânzări

Raport de vânzări — posibilitatea de a vizualiza informații detaliate despre toate vânzările pentru orice perioadă, casier și magazin.

Panoul extins de setări permite personalizarea raportului în funcție de nevoile dvs.

Cum se generează „Raportul de vânzări”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport de vânzări
2. Selectați:
   • perioada (obligatoriu);
   • punctul de vânzare;
   • casierul;
   • tipul obiectului (categorii activate în Kavapp Admin → Setări → Generale);

Dacă selectați tipul „toate”, sistemul vă va solicita să alegeți un modificator (ingredient, preparat prealabil, veselă). Dacă modificatorii sunt dezactivați, acest filtru nu va apărea la generarea raportului.

Dacă alegeți un tip specific de obiect (de exemplu, produs), sistemul va propune să selectați un anumit produs disponibil în magazinul ales

• numărul cardului;
• codul de articol;
• producătorul.

3. Apăsați Obțineți raportul

Ce trebuie să știți?

• Raportul permite vizualizarea detaliată a tuturor vânzărilor pentru orice perioadă, casier și punct de vânzare.
• Urmărește toate operațiunile de casă pentru orice perioadă, efectuate de un casier sau punct de vânzare.
• Permite analiza vânzărilor unui anumit produs, băutură sau producător, pentru ajustarea sortimentului și identificarea tendințelor.
• Este utilizat pentru verificarea activității vânzătorilor.

Raport consolidat de vânzări 

Raport consolidat de vânzări — posibilitatea de a genera date generale despre vânzări pentru o anumită perioadă.

Singurul câmp obligatoriu este selecția perioadei; celelalte pot fi setate în funcție de nevoile dvs.

De exemplu, se poate selecta: „Punct de vânzare” – Toate, „Grupare după” – Produse, „Casier” – numele sau pseudonimul unui anumit angajat.

În tabelul generat vor fi afișate: câte produse a vândut angajatul respectiv, prețul mediu de vânzare și ponderea procentuală.

Cum se generează „Raportul de vânzare consolidat”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport de vânzări → Raport consolidat de vânzări.
2. Selectați:
   • perioada (obligatoriu);
   • punctul de vânzare;
   • casierul;
   • tipul de grupare (după poziții sau după grupuri de meniu);

Dacă selectați gruparea „după poziții”, va deveni disponibilă funcția suplimentară „Ia în considerare modificatorii”, care permite includerea nu doar a pozițiilor, ci și a tuturor modificatorilor utilizați în timpul vânzării

3. Apăsați Obțineți raportul.

Ce trebuie să știți?

• Se utilizează pentru analiza dinamicii vânzărilor la orice punct de vânzare.
• Ajută la evaluarea eficienței afacerii.
• Funcția „Ia în considerare modificatorii” permite analiza nu doar a pozițiilor de bază, ci și a modificatorilor utilizați (ingrediente, adaosuri).

Raport pe bonuri

Raport pe bonuri — posibilitatea de a obține date despre toate operațiunile efectuate.

Această secțiune afișează informații despre toate bonurile închise în perioada selectată.

Acest lucru permite verificarea ușoară a tranzacțiilor efectuate și controlul încasărilor.

Cum se generează „Raportul pe bonuri”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport de vânzări → Raport pe bonuri
2. Selectați:
   • perioada (obligatoriu);
   • punctul de vânzare;
   • casierul;
   • metoda de plată (numerar, terminal, bonusuri, toate);
   • tipul de bonuri (anulate, amânate, vândute, returnate sau toate);
   • numărul cardului.

3. Apăsați Obțineți raportul.

Ce trebuie să știți?

• Permite verificarea fiecărui bon, identificarea erorilor sau returnărilor.
• Ajută la înțelegerea comportamentului de cumpărare: ce produse se achiziționează împreună, bonul mediu, frecvența achizițiilor.
• Permite evaluarea eficienței casierilor și identificarea în timp util a tranzacțiilor suspecte sau a anulărilor de vânzări.
• Instrumentele contribuie la reconcilierea casei și simplifică procesul de raportare.

Vânzări pe ore

Vânzările pe ore permit vizualizarea numărului de vânzări realizate într-un anumit interval orar și analiza dinamicii în diferite momente ale zilei.

Cum se generează raportul „Vânzări pe ore”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport de vânzări → Vânzări pe ore.
2. Selectați:
   • perioada (obligatoriu);
   • punctul de vânzare;
   • casierul.

3. Apăsați Obțineți raportul.

Ce trebuie să știți?

• Ajută la identificarea orelor de vârf, când este cel mai mare flux de clienți și profit.
• Permite distribuirea eficientă a turelor, pentru ca mai mulți angajați să lucreze în orele aglomerate.
• Permite estimarea necesarului de produse în funcție de momentul zilei.
• Permite crearea de strategii pentru atragerea clienților în orele mai puțin aglomerate.

Raportul pe ture de lucru ajută la verificarea stocurilor de produse pe care casieri le înregistrează la începutul și sfârșitul turei în aplicația barista Kavapp Seller, precum și la controlul întârzierilor sau închiderilor anticipate ale cafenelei.

Puteți selecta perioada, punctul de vânzare sau un anumit angajat pentru vizualizarea datelor.

În categoria „Rapoarte pe ture de lucru” pot fi generate 2 rapoarte:

Raport pe ture de lucru

Raportul pe ture de lucru este utilizat pentru analiza activității casierilor și controlul operațiunilor financiare pe parcursul turelor lor.
Cum se generează „Raportul pe ture de lucru”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport pe ture de lucru
2. Selectați:
   • perioada (obligatoriu);
   • punctul de vânzare;
   • casierul.

3. Apăsați Obțineți raportul.

Ce trebuie să știți?

• Ajută la reconcilierea sumelor reale cu cele din sistem și la identificarea discrepanțelor.
• Face transparente toate operațiunile financiare — permite urmărirea: cine, când și ce sumă a procesat într-o tură.
• Ajută managerii să evalueze eficiența personalului și productivitatea fiecărui casier.

Raport financiar pe ture de lucru

Raportul financiar pe ture de lucru este utilizat pentru analiza detaliată a fluxurilor de numerar în fiecare tură de casier sau angajat.

Cum se generează „Raportul financiar pe ture de lucru”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport pe ture de lucru → Raport financiar pe ture de lucru
2. Selectați:
   • perioada (obligatoriu);
   • punctul de vânzare;
   • casierul.

3. Apăsați Obțineți raportul.

Ce trebuie să știți?

• Include înregistrarea încasărilor, încasărilor de numerar, achizițiilor, schimbului de numerar la deschidere, lipsurilor în casă la deschiderea și închiderea turei.
• Oferă evaluarea performanței casierilor în diferite ture.
• Ajută la reconcilierea sumelor reale cu datele sistemului și la identificarea neconcordanțelor.

Raportul privind gestiunea depozitului ajută la controlul stocurilor de produse, urmărirea mișcărilor acestora și prevenirea lipsurilor sau surplusurilor. Puteți controla și urmări de la distanță activitatea logiștilor în depozit.

În categoria „Rapoarte privind gestiunea depozitului” pot fi generate 5 rapoarte:

Raport privind scăderile din stoc în depozit

Raport privind scăderile din stoc în depozit este utilizat pentru evidența produselor scăzute din stoc, identificarea motivelor scăderii și controlul pierderilor sau rebuturilor.

Cum se generează „Raportul privind scăderile din depozit?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport privind gestiunea depozitului → Raport privind scăderile din stoc în depozit.
2. Selectați perioada.
3. Apăsați Obțineți raportul.

Ce trebuie să știți?

• Permite identificarea la timp a lipsurilor, pentru a minimiza pierderile.
• Asigură o evidență exactă a produselor scăzute în contabilitate și ajută la calculul profitului real.
• Permite înțelegerea produselor care sunt cel mai frecvent retrase din stoc, pentru a reevalua condițiile de depozitare sau furnizorii.

Raport privind reinventarierile din depozit

Raportul privind reinventarierile din depozit este utilizat pentru verificarea concordanței dintre cantitățile reale de produse și cele înregistrate, identificarea lipsurilor sau surplusurilor și creșterea acurateței evidenței stocurilor.

Cum se generează „Raportul privind reinventarierile din depozit”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport privind gestiunea depozitului → Raport privind reinventarierile din depozi
2. Selectați perioad
3. Apăsați Obțineți raportul

Pentru fiecare operațiune de reinventariere puteți vizualiza date detaliate: produsul, cantitatea reală, corectările aplicate și valoarea totală a stocurilor existente.

Ce trebuie să știți?

• Permite compararea stocurilor reale cu datele din sistem și identificarea erorilor.
• Asigură acuratețea înregistrărilor din depozit și ajută la evitarea discrepanțelor în rapoartele financiare.
• Identificarea promptă a lipsurilor reduce riscul fraudelor interne și îmbunătățește disciplina angajaților.
• Pe baza rezultatelor reinventarierii, stocurile pot fi ajustate oficial în sistem: se pot scădea surplusurile sau înregistra lipsurile.

Raport privind înregistrările în stoc în depozit

Raport privind înregistrările în stoc în depozit este utilizat pentru înregistrarea recepțiilor de produse, controlul evidenței corecte și prevenirea neconcordanțelor în documentația de stoc.

Cum se generează „Raport privind înregistrările în stoc în depozit”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport privind gestiunea depozitului → Raport privind înregistrările în stoc în depozit.
2. Selectați perioada.
3. Apăsați Obțineți raportul.

Pentru fiecare operațiune de înregistrare puteți vizualiza date detaliate: grupul de produse, produsul, numărul de pachete înregistrate, prețul per pachet și valoarea totală a produselor înregistrate.

Ce trebuie să știți?

• Permite compararea cantităților reale recepționate cu documentele furnizorului.
• Înregistrează toate recepțiile în sistem, prevenind pierderile sau distribuirea incorectă a produselor.
• Reflectă costurile reale ale achizițiilor și ajută la evitarea neregulilor financiare.
• Previne abuzurile, lipsurile ascunse sau manipulările în timpul recepției produselor.

Raport privind mișcarea produselor în depozit 

Raportul privind mișcarea mărfurilor în depozit este utilizat pentru urmărirea tuturor operațiunilor cu produse: recepții, scăderi din stoc, reinventarieri, înregistrări în stoc și vânzări din depozit. Acesta ajută la controlul circulației stocurilor.

Cum se generează „Raportul privind mișcarea produselor în depozit”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport privind gestiunea depozitului → Raportul privind mișcarea produselor în depozit
2. Completați câmpurile. Toate sunt obligatorii:
   • perioada
   • tipul produsului (categorii disponibile activate în Kavapp Admin → Setări → Generale)
   • produsul concret, consumabilul sau altă categorie activată
   • operațiunea (livrat la puncte, scăzut din stoc, reinventariat, vândut din depozit, înregistrat în stoc, toate operațiunile)

3. Apăsați Obțineți raportul. Sistemul va afișa stocul de la începutul și sfârșitul perioadei alese.

Ce trebuie să știți?

• Permite urmărirea mișcării produselor în timp real și prevenirea lipsurilor.
• Ajută la identificarea produselor populare sau stagnante, optimizarea achizițiilor și vânzărilor.
• Analiza tendințelor de mișcare a produselor permite o planificare eficientă a aprovizionării și evitarea rupturilor de stoc.

Raport privind vânzările din depozit

Raportul privind vânzările din depozit este utilizat pentru controlul volumului de produse vândute și a rezultatelor financiare ale vânzărilor.

Cum se generează „Raportul privind vânzările din depozit”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport privind gestiunea depozitului → Raport privind vânzările din depozit
2. Selectați perioada
3. Apăsați Obțineți raportul

Pentru fiecare vânzare din depozit puteți vizualiza date detaliate: grupul de produse, produsul, cantitatea de ambalaje vândute, prețul per ambalaj și suma totală a vânzării.

Ce trebuie să știți?

• Înregistrează toate vânzările din depozit, ajutând la urmărirea stocurilor.
• Permite identificarea produselor cu rotație rapidă sau lentă.
• Afișează suma totală a vânzărilor și permite evaluarea profitabilității

Rapoartele de gestiune pe puncte de vânzare sunt utilizate pentru controlul mișcării produselor, ingredientelor și a operațiunilor financiare, permițând o gestionare eficientă a stocurilor, vânzărilor și cheltuielilor.

Puteți urmări toate operațiunile cu produse care au loc într-un punct de vânzare: preparate, utilizarea ingredientelor, livrări și achiziții de produse, scăderi din stoc și reinventarieri.

În categoria „Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare” pot fi generate 6 rapoarte:

Raport privind preparatele prealabile

Raportul privind preparatele este utilizat pentru controlul volumelor de preparate realizate.

Cum se generează „Raport privind preparatele prealabile”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare → Raport privind preparatele prealabile
2. Selectați perioada și punctul de vânzare
3. Apăsați Obțineți raportul

Ce trebuie să știți?

• Ajută la ajustarea volumelor de preparate pentru a evita excesul sau lipsa de materie primă.
• Reflectă starea reală a preparatelor, ajutând la corectarea achizițiilor și planificarea activității din bucătărie.
• Rapoartele contribuie la evitarea neconcordanțelor dintre datele contabile și situația reală a preparatelor.

Raport privind utilizarea ingredientelor

Raportul privind utilizarea ingredientelor este utilizat pentru controlul consumului de materie primă, optimizarea stocurilor și prevenirea lipsurilor sau surplusurilor.

Cum se generează „Raportul privind utilizarea ingredientelor”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare → Raport privind utilizarea ingredientelor
2. Selectați perioada, punctul de vânzare și angajatul
3. Apăsați Generează raport

Alegeți categoria pentru care doriți să generați raportul: veselă, ingrediente, produse, preparate.

Ce trebuie să știți?

• Înregistrează ce produse sau articole au fost utilizate, în ce cantitate și pentru ce preparate.
• Ajută la analizarea eficienței consumului de materie primă și la reducerea cheltuielilor inutile.
• Permite urmărirea stocurilor de ingrediente și reaprovizionarea la timp.
• Ajută la estimarea cantității de materie primă utilizată în producție și la ajustarea politicii de preț.

Raport privind livrările

Raportul privind livrările este utilizat pentru controlul execuției comenzilor și analiza proceselor logistice.

Cum se generează „Raportul privind livrările”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare → Raport privind livrările
2. Selectați perioada și punctul de vânzare
3. Apăsați Generează raport

Se va genera un tabel cu toate datele principale. Puteți vizualiza informații detaliate pentru fiecare livrare (listă exactă și cantitatea pozițiilor).

Ce trebuie să știți?

• Înregistrează numărul comenzilor livrate, statusul acestora și conformitatea cu termenele de livrare.
• Ajută la analiza vitezei, calității serviciului și la identificarea problemelor din logistică.
• Permite detectarea comenzilor nelivrate, întârziate sau eronate.
• Ajută la urmărirea dinamicii comenzilor și ajustarea stocurilor în funcție de nevoile afacerii.

Raport privind achizițiile

Raportul privind achizițiile este utilizat pentru controlul tuturor produselor achiziționate, analiza cheltuielilor și optimizarea procesului de aprovizionare.

Cum se generează „Raportul privind achizițiile”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare → Raport privind achizițiile
2. Selectați perioada și punctul de vânzare
3. Apăsați Obțineți raportul

Se va genera un tabel cu toate datele principale. Puteți vizualiza detalii pentru fiecare achiziție (listă exactă, cantitatea articolelor și valoarea acestora).

Ce trebuie să știți?

• Înregistrează toate achizițiile, statusul și costul acestora, ajutând la analiza cheltuielilor financiare.
• Afișează cu ce mijloc de plată s-a efectuat achiziția.
• Permite evaluarea frecvenței achiziției anumitor produse, pentru a evita surplusurile sau lipsurile viitoare.
• Asigură corespondența între bunurile primite și datele din sistemul de evidență.

Raport privind scăderile din stoc

Raportul privind scăderile din stoc este utilizat pentru controlul produselor eliminate din evidență și prevenirea pierderilor excesive.

Cum se generează „Raport de scădere din stoc”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare → Raport de scădere din stoc.
2. Selectați perioada și punctul de vânzare
3. Apăsați Obțineți raportul

Se va genera un tabel cu toate datele principale: în ce punct de vânzare, suma totală, cine a creat / confirmat scăderea, statusul actual etc.

De asemenea, puteți vizualiza informații detaliate pentru fiecare scădere: listă exactă, cantitatea articolelor și valoarea acestora.

Ce trebuie să știți?

• Înregistrează toate produsele scăzute din stoc, cu cantitate, dată, valoare etc., ajutând la identificarea eventualelor fraude, lipsuri sau abuzuri.
• Analiza datelor privind scăderile permite ajustarea achizițiilor pentru a minimiza pierderile.
• Permite urmărirea tendințelor pierderilor și reducerea acestora cauzate de depozitare incorectă sau planificare deficitară.
• Asigură corespondența dintre stocurile reale și datele din sistem.

Raport privind reinventarierile

Raportul privind reinventarierile este utilizat pentru verificarea cantităților reale de produse față de cele calculate și înregistrarea diferențelor.

Cum se generează „Raport de reinventariere”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoarte de gestiune pe puncte de vânzare → Raport de reinventariere
2. Selectați perioada și punctul de vânzare.
3. Obțineți raportul

Se va genera un tabel cu toate datele principale: în ce punct de vânzare s-a efectuat reinventarierea, data, statusul și descrierea. 

De asemenea, puteți vizualiza detalii pentru fiecare reinventariere (listă exactă a produselor verificate, diferențele dintre cantitățile înregistrate și reale, valoarea lipsurilor).

Ce trebuie să știți?

• Permite verificarea dacă stocurile din depozit corespund datelor din sistem.
• Înregistrează lipsuri, surplusuri sau erori de evidență.
• Reinventarierea regulată ajută la depistarea potențialelor abuzuri sau evidențelor neconforme.

Rapoartele despre angajați ajută la controlul procesului de lucru, evaluarea productivității fiecărui angajat și optimizarea resurselor umane.

În categoria „Rapoarte privind casieri” pot fi generate 2 rapoarte:

Raport pe pauzele casierilor

Raport pe pauzele casierilor este utilizat pentru controlul timpului petrecut în pauză, analiza respectării programului de lucru și evaluarea disciplinei personalului.

Cum se generează „Raport pe pauzele casierilor”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport despre angajați → Raport pe pauzele casierilor
2. Selectați perioada, punctul de vânzare și casierul
3. Apăsați Generează raport

Ce trebuie să știți?

• Înregistrează începutul și sfârșitul fiecărei pauze a angajaților, ajutând la evitarea depășirii timpului permis.
• Datele despre pauze sunt luate în calcul la calculul salariului angajatului.
• Permite evaluarea influenței duratei și frecvenței pauzelor asupra eficienței echipei.
• Ajută la menținerea unui echilibru între pauze și sarcinile de lucru, susținând eficiența echipei și condiții de muncă decente.

Comparație pe baza indicatorilor medii

Compararea după indicatorii medii — este utilizată pentru compararea și analiza eficienței muncii casierilor, evaluarea bonurilor medii și a vânzărilor, precum și pentru identificarea abaterilor în productivitate.

Cum se generează „Comparație pe baza indicatorilor medii”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Raport despre casieri→ Comparație pe baza indicatorilor medii
2. Selectați perioada și punctul de vânzare
3. Apăsați Generează raport

Ce trebuie să știți?

• Permite evaluarea cantității de produse vândute de fiecare casier și identificarea celor care se abat semnificativ de la medie.
• Analizează prețul mediu al pozițiilor vândute, oferind date privind eficiența vânzărilor.
• Afișează ce procent dintre produse a fost vândut fără discount, ceea ce influențează profitabilitatea.
• Afișează suma medie câștigată de fiecare angajat pentru evaluarea performanței individuale.
• Permite managerilor să ajusteze sistemul de motivare, instruirea și procesele de lucru pentru a crește performanța echipei.

Rapoartele privind cardurile de discount sunt utilizate pentru analiza eficienței programelor de reduceri, ofertelor promoționale și influenței acestora asupra încasărilor totale.

Puteți vizualiza date privind utilizarea promoțiilor și discounturilor de către fiecare casier care efectuează vânzări prin Kavapp Seller.

Cum se generează „Rapoartele privind cardurile de discount”?

1. Deschideți Kavapp Admin → Meniu lateral → Rapoarte → Rapoartele privind cardurile de discount
2. Selectați perioada, punctul de vânzare și casierul
3. Apăsați Obțineți raportul

Ce trebuie să știți?

• Arată dacă discounturile aduc profit sau generează o presiune excesivă asupra bugetului companiei.
• Ajută la identificarea cazurilor de utilizare excesivă sau suspectă a cardurilor de reducere, care pot indica abuzuri.
• Înregistrează numărul total de operațiuni cu carduri de discount.

În această secțiune puteți efectua toate setările principale ale punctului de vânzare.

Mai exact: activați setările pentru imprimanta de bonuri, vizualizați tariful curent sau utilizați calculatorul de plată pentru a estima plățile viitoare în funcție de perioada, tariful și numărul de puncte de vânzare selectate.

De asemenea, în secțiunea Setări puteți contacta centrul de asistență, accesa secțiunea FAQ și vizualiza acordul de utilizare.

Această secțiune include setările care se aplică la nivel global în întregul sistem Kavapp — indiferent de numărul punctelor de vânzare din rețea.

Spre deosebire de parametrii care sunt configurați individual pentru fiecare punct de vânzare, aceste opțiuni influențează regulile generale de funcționare ale întregii infrastructuri: logica de vânzare, gestionarea bonusurilor, setările salariale, disponibilitatea modulelor etc.

Ce trebuie să știți:

• Modificările din această secțiune se aplică în mod egal tuturor utilizatorilor și punctelor din sistem.
• Pentru ca modificările să fie salvate, apăsați butonul „Aplică” în partea de jos a ecranului.
• Dacă aceste setări afectează aplicația de casă Kavapp Seller, după salvare este necesară sincronizarea datelor în aplicația casierului.

Setări generale

• Valută

Aici puteți selecta moneda principală de evidență, care va fi utilizată în toate rapoartele financiare, la crearea produselor, achizițiilor, bonurilor etc.

Toate sumele din sistem vor fi afișate în moneda aleasă.

• Fus orar

Aici puteți seta fusul orar care va fi afișat în toate rapoartele, bonurile, schimburile de lucru și alte evenimente care au o etichetă de dată și oră.

Se recomandă să specificați fusul exact în funcție de locația punctelor de vânzare.

• Afișare sugestii

Dacă opțiunea este activată, sistemul va afișa sugestii și instrucțiuni textuale în interfața utilizatorului.

După activare, în colțul din dreapta sus al fiecărei ferestre din Admin panel va apărea o pictogramă activă în formă de semn de întrebare. La apăsare, se va deschide o fereastră cu explicații despre funcționalitatea secțiunii respective.

• Limbă 

Aici puteți selecta limba principală a interfeței Kavapp Admin pentru toți utilizatorii sistemului.

• Primire notificări

După activarea opțiunii, veți primi notificări sistemice din partea Kavapp — de exemplu, despre noi încasări, achiziții și alte acțiuni importante.

Vă recomandăm să lăsați această opțiune activată pentru a reacționa rapid la modificări.

• Autentificare cu doi factori

Asigură un nivel suplimentar de securitate la conectarea în Kavapp Admin. 

Dacă funcția este activată, la fiecare autentificare utilizatorul trebuie să introducă un cod unic primit prin SMS sau email.

Setări de vânzare

• După selectarea poziției în Seller, revine la ecranul principal — activează revenirea automată la ecranul principal după ce angajatul adaugă un produs în bon.
• Protecție împotriva vânzărilor accidentale — previne apăsarea prematură a butonului „Vinde”. După adăugarea produsului în bon, acest buton rămâne inactiv timp de 2 secunde.
• Includerea plăților cu bonusuri în venituri — această funcție permite definirea dacă sumele plătite cu bonusuri sunt incluse în raportul privind veniturile.
• Acordă bonusuri pentru plățile cu bonusuri — permite sau interzice acumularea de noi bonusuri atunci când clientul achită cu bonusuri de pe cardul personal de reducere.
• Metodă de plată implicită — tipul de plată selectat automat în aplicația de casă Kavapp Seller în timpul vânzării (numerar / terminal / neales).
• Rotunjire — indică modul de rotunjire a sumei finale a bonului (fără rotunjire, până la 1 UAH, 50 de copeici etc.).

Permisiuni

• Messenger — permite sau interzice comunicarea între utilizatorii sistemului (administratori, logiști, casieri).
• Băuturi — activează sau dezactivează categoria „Băuturi” în meniul și Admin-panelul aplicației.
• Fișe tehnologice — permite utilizarea fișelor tehnice pentru prepararea produselor.
• Folosește depozitul — activează lucrul cu un depozit extern separat în sistem.
• Folosește producător — permite indicarea producătorului pentru produse.
• Preparatele prealabile — activează sau dezactivează funcționalitatea de lucru cu modulul de preparate prealabile.
• Produse — activează sau dezactivează secțiunea „Produse” în evidență.
• Folosește calcule financiare — permite introducerea costului produselor în sistem.
• Folosește articol — permite introducerea unui cod de articol pentru produs.
• Folosiți catalogul QR — activează modulul de lucru cu catalogul QR.

Setări ale sistemului de discounturi

• Folosește sistemul de discounturi — activează sau dezactivează complet sistemul de discount.
• Permite înregistrarea cardurilor — permite crearea de carduri noi de discount în sistem prin aplicația casierului Kavapp Seller.
• Permite identificarea reducerii după număr de card sau telefon — permite căutarea reducerii clientului în Kavapp Seller prin unul dintre aceste două criterii.
• Înregistrare simplificată a cardurilor bonus (fără câmpuri suplimentare) — permite crearea rapidă a cardurilor fără a completa câmpurile „gen”, „data nașterii”, „adresă”.
• Permite restul pe bonusuri — permite casierului să transfere suma restului în contul de bonus.
• Acordă cashback pentru restul pe bonusuri — dacă este activată, restul din bon crește și cashback-ul.
• Înregistrare card doar după număr — restricționează înregistrarea discountului doar prin numărul cardului și numărul de telefon, fără scanarea codului de bare. 

Relevant dacă utilizați carduri virtuale și nu carduri fizice cu cod de bare.

• Înregistrează cardul dacă nu există în bază — permite crearea automată a unui card nou în aplicația casierului, dacă în timpul vânzării se introduce un card care nu există în sistem.
• Permite utilizarea completă a bonusurilor doar dacă sunt suficiente pentru achitarea totală — interzice utilizarea parțială a bonusurilor acumulate pe cardul de discount personal.

Dacă opțiunea este dezactivată, suma de bonus poate fi introdusă manual.

• Metodă standard de introducere pentru carduri personale în Kavapp Seller — definește dacă se folosește numărul de telefon sau numărul cardului pentru identificare în Seller.

Dacă este activată, se folosește implicit numărul cardului.

• Reducere pentru înregistrarea cardului — atribuie automat o reducere noului card de discount înregistrat prin Kavapp Seller.

Salariu

• Include pauza în timpul de lucru (pentru calculul salariului) — determină dacă timpul petrecut în pauză este inclus în calculul salariului.
• Include procentul din bonusuri în salariu — dacă este activat, suma bonusurilor utilizate în timpul vânzărilor este inclusă în partea procentuală a salariului.
• Afișează salariul — afișează sau ascunde informațiile despre câștigurile casierului în interfața Kavapp Seller.

În această secțiune puteți configura modul în care este afișat vizual bonul dumneavoastră.

Pentru aceasta, accesați Kavapp Admin → Setări → Setările imprimantei de bonuri.

Cum se configurează aspectul bonului:

1. Indicați punctul de vânzare pentru care doriți să configurați aspectul bonului și apăsați Obține date
2. Alegeți opțiunile de configurare:

• Afișează logoul
• Afișează adresa
• Afișează denumirea

Dacă activați această opțiune, introduceți în câmpul alăturat denumirea companiei care va fi afișată pe bon.

Exemplu: Kvitkova

• Afișează textul de sus

Dacă activați această opțiune, introduceți textul care va fi afișat în partea de sus a bonului

Exemplu: Buchete care creează dispoziție

• Afișează textul de jos 1

Dacă activați această opțiune, introduceți textul 1 care va fi afișat în partea de jos a bonului.

Exemplu: Înfloriți în fiecare zi!

• Afișează textul de jos 2

Dacă activați această opțiune, introduceți textul 2 care va fi afișat în partea de jos a bonului.

Exemplu: Care e următorul buchet?

• Afișează numărul cardului personal

Dacă activați această opțiune, pe bon va fi afișat numărul cardului de discount al clientului.

3. Apăsați Salvează pentru a aplica modificările doar pentru punctul de vânzare selectat.

Apăsați Salvează pentru toate punctele pentru a aplica setările pentru toate punctele de vânzare din rețea.

Puteți accesa secțiunea Tarif și plăți în Kavapp Admin → Setări → Tarif și plăți.
În această secțiune puteți:

• vizualiza tariful actual și data de expirare a acestuia;
• prelungi tariful;
• consulta plățile anterioare;
• explora alte tarife;
• utiliza calculatorul de plăți pentru a estima costurile viitoare în funcție de tariful, perioada și numărul de puncte de vânzare.

Cum se vizualizează și se prelungește tariful 

1. Puteți vedea tariful dvs. activ și perioada de valabilitate direct pe pagina principală: Kavapp Admin → Setări → Tarif și plăți
2. Aici găsiți butonul Plătește — la apăsare veți fi redirecționat către pagina de plată.
3. Sistemul memorează automat alegerea dvs. anterioară (tipul de tarif, numărul de puncte de vânzare și perioada aleasă), astfel încât să puteți efectua o nouă plată fără a reintroduce informațiile.
4. Dacă este necesar, alegeți perioada dorită din meniul derulant: 1 lună, 3 luni, 6 luni, 12 luni
5. Pentru a finaliza tranzacția, apăsați Plătește în partea de jos.

Istoric plăți 

Butonul Istoric plăți vă permite să descărcați istoricul complet al tranzacțiilor. Dacă sunteți utilizator nou, istoricul va apărea după prima plată reușită.

Tarife 

Butonul Tarife vă permite să consultați toate tarifele disponibile, costurile și beneficiile fiecăruia.

Calculator de plăți 

Butonul Calculator de plăți vă duce către un instrument conceput pentru o estimare clară a costurilor viitoare.

Puteți efectua o simulare: selectați alt tarif, alt număr de puncte de vânzare, altă perioadă și vedeți prețul estimativ în funcție de setările alese.

Notă: simularea nu influențează tariful actual sau numărul real de puncte de vânzare din sistem.

Cum se folosește calculatorul de plăți

1. Accesați Kavapp Admin → Setări → Tarif și plăți.
2. Alegeți:
   • Tariful (S, M, L)
   • Numărul punctelor de vânzare
   • Perioada (1 lună, 3 luni, 6 luni, 12 luni)

Sistemul va calcula instant costul total estimativ în funcție de parametrii selectați, precum și costul per punct de vânzare pe lună.

În secțiunea Informații puteți accesa toate informațiile importante:

1. datele de contact și metodele de comunicare;
2. răspunsuri la întrebări frecvente;
3. acordul complet al utilizatorului.

Contacte

Comunicarea se face prin chatul online din contul personal Kavapp Admin.
Aceasta este cea mai rapidă modalitate de a soluționa o problemă, întrucât sunteți direcționat direct către un specialist relevant.

Cum se folosește?

1. Accesați Kavapp Admin → Setări → Info și faceți clic pe ”Chat online”.
2. După aceasta, se va deschide fereastra ”Chat cu IA” sau ”Chat cu serviciul de asistență”, unde, în câmpul ”Scrieți un mesaj”, veți putea descrie pe scurt problema dvs.
3. Faceți clic pe pictograma de trimitere — în chatul cu IA veți primi imediat un răspuns rapid.
4. Dacă solicitarea este trimisă către serviciul de asistență, specialistul nostru vă va contacta în cel mai scurt timp. La nevoie, puteți atașa un fișier sau o captură de ecran pentru o demonstrare mai clară a problemei.