Налаштовуємо систему Kavapp для магазину

Щоб розпочати роботу з системою автоматизації Kavapp, виконайте такі дії:

1. Перейдіть на офіційний сайт kavapp.com.
2. Натисніть кнопку "Вхід" у верхньому меню.
3. Заповніть реєстраційну форму, вказавши електронну пошту, контактний номер та інші основні дані.
4. Підтвердьте реєстрацію та отримайте доступ до Kavapp Admin — кабінету адміністратора, де здійснюється основне управління системою.

Після успішної реєстрації кабінету адміністратора необхідно встановити Kavapp Seller — застосунок для касирів, де можна здійснювати продажі, видавати чеки та проводити фіскалізацію. 

Він синхронізується з Kavapp Admin для передачі даних у реальному часі.

Де завантажити?

• Play Market (Android)
• App Store (iOS)
• Microsoft Store (Windows)

Також можна завантажити застосунок для Android або Windows безпосередньо з офіційного сайту.

Щоб під'єднати застосунок касира до облікового запису адміністратора, згенеруйте код підключення. Він дозволяє синхронізувати Kavapp Seller з вашим обліковим записом адміністратора.

Як це зробити: 

1. Увійдіть у Kavapp Admin.
2. Перейдіть до "Базова інформація" → "Точки продажу" → "Код підключення".
3. Натисніть "Створити код"   
4. Введіть згенерований код у застосунку Kavapp Seller на пристрої касира.

Примітка: якщо пристрій змінився або відбулося розлогінення, потрібно оновити й ввести новий код.

Якщо у вашому магазині є логіст, який відповідає за доставлення товарів із зовнішнього складу на торгові точки, йому знадобиться Kavapp Logistics.

Цей застосунок допомагає контролювати переміщення товарів, інгредієнтів та витратних матеріалів між складом і точками продажу. 

Логіст бачить усі замовлення на постачання, підтверджує доставлення та веде облік залишків. Усі дані автоматично синхронізуються з Kavapp Admin, що забезпечує точний контроль за складськими запасами.

Де завантажити?

• Play Market (Android)
• App Store (iOS)

Щоб під'єднати застосунок логіста до облікового запису адміністратора, потрібно отримати код доступу:

1. Увійдіть у Kavapp Admin.
2. Перейдіть до "Базова інформація" → "Логісти" → "Код доступу".
3. Якщо логіст ще не доданий у систему, натисніть "Додати логіста" і внесіть його дані.
4. Натисніть "Створити код" — цей код використовується для синхронізації застосунку Kavapp Logistics з вашим обліковим записом. 

Примітка: код доступу необхідно генерувати для кожного нового логіста або пристрою.

Kavapp надає 14-денний безоплатний пробний період. Він починається з моменту реєстрації кабінету адміністратора.

Що потрібно знати?

• Протягом цього періоду можна безоплатно протестувати всі можливості системи.
• Усі внесені дані зберігаються, тож будуть доступні після переходу на платний тариф.

Якщо вам потрібно більше часу для налаштування системи, ви можете надіслати запит на продовження пробного періоду. Для цього зверніться в технічну підтримку через чат у Kavapp Admin.

Для початку роботи з Kavapp необхідно додати торгові точки, на яких відбуватиметься продаж товарів і напоїв.

Як додати нову торгову точку?

1. Увійдіть у Kavapp Admin.
2. Перейдіть у розділ "Базова інформація" → "Точки продажу".
3. Натисніть "Додати точку".
4. Вкажіть назву магазину, його адресу.
5. Натисніть "Створити" — нова торгова точка з’явиться у системі.

Як редагувати торгову точку?

У Kavapp Admin вже створена одна торгова точка, наприклад, "Магазин 1". Ви можете її відредагувати або додати нові.

Для редагування:

1. У розділі "Базова інформація" → "Точки продажу" знайдіть потрібну точку.
2. Натисніть значок олівця поруч із назвою.
3. Внесіть зміни та натисніть "Зберегти".

Щоб налаштувати параметри роботи кожної торгової точки, перейдіть у Kavapp Admin → Базова інформація → Точки продажу та виберіть потрібну локацію.

Основні налаштування точки продажу

1. Налаштування позицій

У цьому розділі можна налаштувати індивідуальний асортимент для кожної торгової точки або встановити різні ціни на одну й ту ж позицію в різних магазинах.

Щоб змінити статус наявності товару або його ціну на конкретній торговій точці, активуйте опцію "Індивідуальні налаштування" та встановіть необхідні параметри.

2. Код підключення

Цей код необхідний для синхронізації застосунку Kavapp Seller з вашим обліковим записом адміністратора.

• Тут можна створити, переглянути, оновити або видалити код підключення.
• Якщо ви змінили пристрій або вийшли із системи в застосунку Kavapp Seller, потрібно оновити код і ввести його заново.

3. Налаштування точки продажу

У цьому розділі можна виконати основні налаштування для торгової точки:

• Налаштування принтера чеків — увімкніть, якщо магазин використовує чековий принтер.
• Доступи в Kavapp Seller — визначте, які функції будуть доступні касирам (скасування чеків, перегляд залишків тощо).
• Підтвердження операцій — оберіть спосіб підтвердження операцій для торгових точок: автоматичне чи ручне підтвердження від іншого спеціаліста.

3. Фінансові налаштування

Цей розділ містить налаштування фінансових параметрів торгової точки:

• Коригування суми залишку в касі — визначає початкову суму готівки в касі на початку зміни.
• Налаштування премії за годину роботи — додатковий бонус для касирів, які працюють на цій точці.
• Встановлення відсотка від продажів до зарплати касира — можна додати мотиваційний бонус від загальної суми продажу.

Як додати касира?

1. У Kavapp Admin відкрийте "Базова інформація" → "Касири".
2. Натисніть "Додати касира".
3. Заповніть дані (ім’я, контактний номер тощо).
4. Натисніть "Створити".

Як налаштувати доступи для касирів?

1. Увійдіть у "Базова інформація" → "Точки продажу" → "Налаштування".
2. Перейдіть у "Налаштування доступів у Kavapp Seller".
3. Оберіть, які функції будуть доступні касиру (скасування чеків, перегляд залишків тощо).
4. Збережіть зміни.

Як додати логіста?

1. У Kavapp Admin відкрийте "Базова інформація" → "Логісти".
2. Натисніть "Додати логіста".
3. Внесіть необхідну інформацію та створіть нового працівника.

Як налаштувати доступи для логістів?

1. У "Базова інформація" → "Логісти" натисніть значок "Дозволи" поруч із потрібним працівником.
2. Встановіть доступи відповідно до обов’язків логіста.
3. Натисніть "Зберегти".

Після налаштування доступів касири зможуть працювати у Kavapp Seller, а логісти — у Kavapp Logistics.

Як додати адміна?

1. У Kavapp Admin відкрийте "Базова інформація" → "Адміни".
2. Натисніть "Додати користувача".
3. Внесіть необхідну інформацію та натисніть “Створити”.

Адміністратор має найвищий рівень доступу та може виконувати широкий спектр дій, пов’язаних з управлінням закладом, працівниками та фінансовими операціями.

Примітка. Додавати та видаляти адмінів може лише Головний адміністратор (власник акаунту).

Розділ "Позиції" у Kavapp Admin дозволяє адміністратору створювати, редагувати та організовувати всі товарні позиції на торгових точках. 

Розділ “Позиції” містить такі елементи:

• Групи та Підгрупи позицій — поділ всього асортименту на групи та підгрупи, для зручного пошуку та взаємодії. 
• Товари — продукція, яка продається поштучно, без використання інгредієнтів і посуду (наприклад, “Бутельована вода”).
• Витратні матеріали — продукція, яка не списується під час продажу (наприклад, “Серветки”).
• Посуд — облікові одиниці, які прикріплюються до напоїв і можуть списуватися при продажу позиції (наприклад, “Паперовий стакан 250 мл”)
• Інгредієнти — компоненти, які використовуються для приготування напоїв, технологічних карт та заготівель.
• Групи інгредієнтів — поділ інгредієнтів на групи. 
• Напої — позиції, до яких входять інгредієнти та посуд.
• Технологічні карти — позиції, для яких використовують інгредієнти, але посуд до них не входить.
• Заготівлі — використовуються для попереднього приготування, підготовки інгредієнтів або готових страв.
• Групи заготівель — поділ заготівель на групи.
• Модифікатори — інструмент, який дозволяє змінювати склад напоїв або технологічних карт під час продажу, вибираючи компоненти з доступних варіантів.
• Одиниці вимірювання — персоналізоване налаштування одиниць вимірювання.

Створення структури асортименту допомагає спростити пошук товарів та зробити роботу касира зручнішою.

У Kavapp асортимент складається з груп та підгруп, у які розподіляються всі позиції:

• Групи позицій — основні категорії (наприклад, "Власне виробництво", "Продукти", "Аксесуари", “Кухонні меблі” тощо).
• Підгрупи позицій — підкатегорії всередині груп (наприклад, у групі "Власне виробництво" можуть бути підгрупи "Піца", "Випічка", “Салати" тощо).

Як створити групу?

1. Відкрийте Kavapp Admin → "Позиції" → "Групи позицій".
2. Натисніть "Додати групу".
3. Вкажіть назву групи (наприклад, "Власне виробництво").
4. Налаштуйте зображення в Kavapp Seller: завантажте файл зі свого пристрою або оберіть колір з запропонованого переліку, наприклад “Ванільний”

Як додавати підгрупи:

1. Перейдіть у "Позиції" → "Підгрупи позицій".
2. Натисніть "Додати підгрупу".

Вкажіть назву підгрупи (наприклад, "Випічка") та оберіть, до якої групи вона належить.

3. Збережіть зміни — нові групи та підгрупи будуть доступні у Kavapp Seller.

Щоб змінити порядок розташування груп, натисніть кнопку "Сортування" та розташуйте групи в потрібному порядку.

Товари — це продукція, яка продається і обліковується поштучно та не має посуду, інгредієнтів та інших складників.

Прикладами таких товарів є снеки, канцтовари, сувеніри, одяг та інші подібні позиції, які постачаються у ваш магазин в готовому вигляді.

Як додати товар

1. Відкрийте Kavapp Admin → Позиції → Товари.
2. Натисніть "Додати товар".
3. Заповніть основні параметри:

• Назва (наприклад, "Вода у пляшці 0,5 л").
• Ціна (вкажіть вартість товару).
• Штрихкод та артикул (за потреби) — слугує, щоб автоматично сканувати товари при продажу.
• Кількість в упаковці — вкажіть кількість товару в упаковці (наприклад, 12 шт. у коробці).

Якщо товар постачається на точку у різній кількості, вкажіть “1” як одиницю обліку, а фактичну кількість зазначайте щоразу окремо.

• Одиниця виміру — виберіть зі списку відповідну одиницю (шт., л, кг тощо).
• Група позиції (необовʼязково) — основна категорія, до якої належить товар. Допомагає структурувати всі позиції (наприклад, "Напої"). Якщо поділу немає, оберіть позначку “без групи”. У такому разі позиція товару відображатиметься на головному екрані у застосунку касира.
• Підгрупа позиції (необовʼязково, наприклад, "Фасовані напої") — зʼявляється, тільки якщо обрана група.
• Опис (необовʼязково) — коротка інформація про товар, яка може знадобитися касиру під час продажу.
• Виробник (необовʼязково) — назва компанії або імʼя особи, яка виготовляє товар.

✔️ Запитувати кількість — якщо активовано, під час продажу касир щоразу вводитиме кількість товарів у чеку (актуально для позицій, які часто купують по кілька одиниць).
✔️ Активний — при активації товар буде доступний для продажу.
✔️ Проводити через склад — якщо товар зберігається та проходить через ваш зовнішній склад, активуйте цю опцію.
✔️ Показувати на головному екрані — якщо активовано, товар буде відображатися на головному екрані Kavapp Seller для швидкого вибору.
✔️ Перерахунок при відкритті/закритті зміни — якщо активовано, система буде запитувати кількість товару на початок та на кінець кожної зміни для додаткового контролю працівників.

Введення кількості під час відкриття/закриття робочої зміни не змінює залишок на складі (не робить переоблік), але фіксується у звіті по робочих змінах.

• Налаштування відображення зображення — завантажте фото або виберіть колір, який буде відображатися біля позицій в Kavapp Seller. Спрощує візуальний пошук товарів.
• Натисніть "Створити" — товар стане доступним для продажу в Kavapp Seller.

У таблиці міститься основна інформація про товар. Щоб переглянути всі деталі та внести зміни, натисніть «Детальніше».
У блоці “Детальніше” можна:

1. Редагувати — змінити інформацію про товар.
2. Дублювати — скопіювати товар, щоб швидко створити нову схожу позицію.
3. Собівартість — переглянути собівартість позиції на усіх точках продажу.
4. пРРО — налаштувати дані для ПРРО: код УКТ ЗЕД, ПДВ та збори.

Як відредагувати товар

Якщо потрібно змінити назву, вартість чи інші параметри:

1. Перейдіть у розділ Позиції → Товари
2. Знайдіть потрібний товар у таблиці та натисніть іконку олівця (або оберіть "Детальніше" → "Редагувати").
3. Внесіть всі необхідні зміни.
4. Натисніть "Зберегти".

Швидке створення схожих товарів

Якщо потрібно створити ще один товар з мінімальними змінами

1. Перейдіть у розділ Позиції → Товари
2. Знайдіть потрібний напій у таблиці та натисніть іконку “Дублювати” (або оберіть “Детальніше” → “Дублювати” ).
3. Відредагуйте отриману копію товару.
4. Натисніть “Створити”.

Імпорт товарів дозволяє швидко додати велику кількість товарів у систему Kavapp за допомогою спеціального шаблону — готової таблиці у форматі CSV. Цю таблицю потрібно завантажити безпосередньо із системи Kavapp, заповнити даними про товари та після цього завантажити назад у систему.

Щоб завантажити шаблон для імпорту, перейдіть у розділ: Позиції → Товари → Імпорт товарів → Завантажити шаблон.

Порядок завантаження та імпорту файлу

Після натискання кнопки «Завантажити шаблон» на ваш пристрій буде завантажено таблицю у форматі CSV.
Відкрийте завантажений файл. З ним можна працювати як зі звичайною таблицею Excel. Заповніть шаблон даними відповідно до рекомендацій нижче.

Примітка. У таблиці необхідно обов’язково заповнити перші три колонки. Інші колонки заповнюються за бажанням. Максимальна кількість рядків у файлі — 5000, а розмір файлу не має перевищувати 5 МБ.

Після заповнення файлу збережіть його у форматі CSV одним із доступних способів:

1. Через «Зберегти». Якщо файл уже відкритий у форматі CSV, натисніть Файл → Зберегти.
2. Через «Зберегти як». Якщо потрібно самостійно обрати формат файлу, перейдіть до меню Файл → Зберегти як, оберіть папку для збереження, вкажіть ім’я файлу та в полі Тип файлу виберіть CSV UTF-8 (з роздільниками-комами) (*.csv).

Завантажте заповнений файл у систему за допомогою кнопки «Обрати файл», яка розташована нижче кнопки «Завантажити шаблон». Також ви можете перетягнути потрібний файл у відповідне поле між кнопками «Завантажити шаблон» та «Обрати файл».

Якщо після перевірки система виявить помилки, виправте файл, збережіть його та завантажте повторно, скориставшись кнопкою «Завантажити повторно».

Після успішної перевірки файлу натисніть «Підтвердити імпорт».

Важливо! До системи можна імпортувати товари лише у структурі, передбаченій шаблоном, і в тому самому форматі — CSV. Тому рекомендуємо заповнювати саме наданий шаблон, а не використовувати інші таблиці.

Перед завантаженням переконайтеся, що всі дані внесені коректно: немає зайвих символів, пропущених обов’язкових полів або дублювання товарів. Також не змінюйте назви, порядок і структуру колонок у шаблоні CSV.

Як заповнити таблицю для імпорту

У шаблоні імпорту потрібно заповнити такі колонки:

• name — назва товару, яка буде відображатися в системі, не може перевищувати 45 символів (обов’язкове поле).
• price — ціна продажу товару. Вказується цілим числом або з копійками через крапку, наприклад: 50 або 50.99 (обов’язкове поле).
• units — одиниця виміру товару, за яку встановлено ціну, наприклад: шт., кг, г, л, мл, уп., порц (обов’язкове поле).

Зверніть увагу: назва одиниці виміру має повністю збігатися з короткою назвою, вказаною в розділі «Одиниці вимірювання», у полі «Коротка назва». Тобто якщо одиниці виміру шт. або уп. зазначені з крапкою, у таблиці їх також потрібно вказувати з крапкою.

• group — основна група меню, до якої буде додано товар. Наприклад: Посуд, Текстиль для дому, Декор та аксесуари, Господарські товари.

У цьому полі можна вказати вже створену в системі групу меню, до якої потрібно додати товар. Також можна зазначити нову групу, яку Ви хочете бачити в меню. У такому випадку система автоматично створить цю групу та прив’яже до неї відповідні товари.
Якщо колонка group не буде заповнена, товар буде відображатися на головному екрані меню. За потреби це налаштування можна змінити вручну: відкрити товар у режимі редагування, вказати Групу меню та зняти позначку з опції «Показувати на головному екрані».

• sub_group — підгрупа меню всередині основної групи. Наприклад: Рушники, Постільна білизна, Пледи.

У цьому полі можна вказати вже створену в системі підгрупу меню, до якої потрібно додати товар. Також можна зазначити нову підгрупу, яку Ви хочете створити всередині групи меню. У такому випадку система автоматично створить цю підгрупу та прив’яже до неї відповідні товари.
Зверніть увагу: якщо Ви заповнюєте колонку sub_group, колонка group також має бути обов’язково заповнена. Якщо вказати підгрупу без основної групи меню, під час імпорту виникне помилка, і завантажити товари в систему не вдасться. Імпорт можна буде виконати лише після виправлення таблиці.

• article — артикул товару використовується для пошуку, обліку та інвентаризації товарів.
• manufacturer — виробник товару.
• barcode — штрихкод товару — використовується для сканування товарів на касі.
• volume — об’єм або кількість товару, наприклад: 1.2, 250, 500, 1. Якщо значення не є цілим числом, десяткову частину потрібно вказувати через крапку (1.2, а не 1,2).
• volume_units — одиниця виміру об’єму або кількості товару: шт., кг, г, л, мл, уп., порц.

Зверніть увагу: назва одиниці виміру має повністю збігатися з короткою назвою, вказаною в розділі «Одиниці вимірювання», у полі «Коротка назва». Тобто якщо одиниці виміру шт. або уп. зазначені з крапкою, у таблиці їх також потрібно вказувати з крапкою.

• pack — кількість товару в упаковці (наприклад, 12 шт. в упаковці).
• name_in_receipt — назва товару, яка буде відображатися в чеку. Якщо потрібно, щоб у чеку відображалася коротша або інша назва товару ніж у колонці “name”, вкажіть її в цій колонці. Назва в чеку не може перевищувати 45 символів. Якщо колонку name_in_receipt не заповнити, у полі «Назва позиції в чеку» автоматично відобразиться назва, зазначена в колонці “name”.
• description — коротка інформація про товар, яка може знадобитися касиру під час продажу.
• manual_input — активує опцію «Запитувати кількість». Якщо опція активна, під час продажу касир зможе щоразу вручну вказувати кількість товару в чеку. Це актуально для позицій, які часто купують по кілька одиниць, а також для товарів, що продаються на вагу. Щоб активувати опцію для потрібного товару, у колонці manual_input вкажіть 1 або True. Якщо опцію активувати не потрібно, у цій колонці можна вказати 0, False або залишити поле порожнім.

Обов’язковими для заповнення є колонки name, price та units. Інші колонки заповнюються за потреби.
Якщо під час імпорту в таблиці будуть помилки, система повідомить про це. У повідомленні буде зазначено, які саме дані заповнені неправильно та в яких рядках файлу потрібно внести виправлення. Наприклад, помилка може виникнути, якщо не заповнене обов’язкове поле, неправильно вказаний формат ціни, перевищена допустима кількість символів у назві, використана одиниця виміру, якої немає в системі тощо.

Посуд — це обов’язкові облікові одиниці, які закріплюються за напоями та можуть списуватись разом з ними при продажу. 

Для усіх ніш Магазинів ця категорія буде неактивна за замовчуванням. Ви завжди можете її активувати, якщо продаєте напої у своєму магазині. 

Активувати категорію можна через Kavapp Admin → Налаштування → Загальні → Дозволи/Напої → ввімкнути → застосувати.

Зауважте, якщо ви увімкнете позицію "Напої", позиція "Посуд" активується автоматично. Додаткових дій не потрібно.

Як додати та налаштувати "Посуд", описано в інструкції закладів харчування.

Інгредієнти — це основні складники напоїв, технологічних карт і заготівель. Групи інгредієнтів також використовуються для налаштування модифікаторів.

Для усіх ніш Магазинів ця категорія буде неактивна, якщо в Kavapp Admin → Налаштування → Загальні → Дозволи вимкнені напої/заготівлі/тех. карти. 

Якщо одна з цих категорій (напої/заготівлі/тех. карти) активна — розділ інгредієнти автоматично стає доступним.

На початку роботи рекомендуємо створити групи інгредієнтів. Це дозволить їх структурувати та спростить управління.

Як створити групи інгредієнтів та додавати нові інгредієнти у систему, описано в інструкції закладів харчування.

Напої — це позиції, які складаються з кількох компонентів: інгредієнтів та обов’язково посуду.

Напої готуються безпосередньо під час продажу та можуть мати модифікатори (наприклад, різні види молока).

Для усіх ніш Магазинів ця категорія буде неактивна за замовчуванням. Ви завжди можете її активувати, якщо продаєте напої. 

Зробити це можна через Kavapp Admin → Налаштування → Загальні → Дозволи/Напої → ввімкнути → застосувати.

Після ввімкнення категорії "Напої", категорія "Посуд" активується автоматично. 

Як додати, відредагувати та швидко створити схожий напій, описано в інструкції закладів харчування.

Технологічні карти — це позиції, які складаються з інгредієнтів, але не містять привʼязаного посуду.

Вони слугують для обліку інгредієнтів, які використовуються для приготування замовлення (наприклад, піца, хот-доги тощо).

Для усіх ніш Магазинів ця категорія буде неактивна за замовчуванням. Утім ви завжди можете її активувати, якщо продаєте готові страви чи вироби. 

Активувати категорію можна через Kavapp Admin → Налаштування → Загальні → Дозволи/Тех.карти → ввімкнути → застосувати. 

Як додати, відредагувати та швидко створити схожу технологічну карту, описано в інструкції закладів харчування.

Заготівлі — це попереднє приготування інгредієнтів або готових страв. Вони можуть бути як самостійними стравами, так і частиною інших технологічних карт.

Заготівлі можна:

✔ Продавати як готовий товар.
✔ Використовувати як інгредієнт для приготування інших позицій.

Для усіх ніш Магазинів ця категорія буде неактивна за замовчуванням.
Ви завжди можете її активувати, якщо реалізовуєте готові страви чи товари. 

Активувати функцію можна через Kavapp Admin → Налаштування → Загальні → Дозволи/Заготівлі → ввімкнути → застосувати. 

Як створювати, налаштовувати та редагувати заготівлі, а також приклади їх використання у роботі — дивіться в інструкції для закладів харчування.

Модифікатори — це зручний інструмент, який дозволяє змінювати склад напоїв або технологічних карт під час продажу, вибираючи компоненти з доступних варіантів.

Для усіх ніш Магазинів ця категорія буде неактивна за замовчуванням.

Утім, якщо ви активуєте напої та технологічні карти одночасно, то модифікатори та посуд увімкнуться автоматично. 

Зробити це можна у Kavapp Admin → Налаштування → Загальні → Дозволи/ Напої + тех.карти → ввімкнути → застосувати

Для чого потрібні модифікатори?

1. Гнучкість — дозволяють обирати різні варіанти інгредієнтів для одного напою (наприклад, сорт кави, тип молока, вид посуду).
2. Зручність для персоналу — скорочують кількість позицій, оскільки немає потреби створювати десятки окремих варіантів одного напою чи товару.
3. Контроль списання — система списує лише вибраний інгредієнт.

Загальний принцип роботи модифікаторів:

1. Без модифікаторів — всі інгредієнти, додані до напою чи технологічної картки, використовуються та списуються автоматично.
2. З модифікаторами — під час продажу касир обирає потрібний компонент з декількох на вибір. Система списує лише той інгредієнт, який було обрано.
3. До одного модифікатора можна додати кілька різних параметрів. Однак додавати один і той же інгредієнт кілька разів із різною кількістю — неможливо. Кожен інгредієнт може бути використаний у модифікаторі лише один раз.

Детальний приклад, як налаштувати модифікатор, наведений в інструкції закладів харчування.

У системі Kavapp є кілька основних розділів для контролю товарних залишків, переміщень і закупівель.

Це допомагає вести точний облік, запобігати нестачам продукції та оптимізувати складські операції.

Що містить облік товару?

• Замовлення — переміщення товару із зовнішнього складу на точки продажу.
• Закупівлі — оприбуткування товарів та інгредієнтів (необовʼязково) одразу на точку продажу.
• Списання — видалення товарів зі складу через пошкодження або закінчення терміну придатності.
• Переоблік — перевірка та коригування фактичних залишків.
• Продажі зі складу — можливість продавати товари, посуд, інгредієнти та витратні матеріали із зовнішнього складу.
• Наявність товару на точці продажу — перегляд залишків товарів на точках продажу.
• Робота зі складом — управління операціями на зовнішньому складі (наявність, оприбуткування, списання товару та коригування вартості).

Замовлення на переміщення товарів використовується тільки якщо у вас є зовнішній склад, окремий від точки продажу.

Коли товар зберігається на зовнішньому складі і його потрібно перемістити на торгову точку, щоб зробити доступним для продажу, — треба оформити замовлення на переміщення.

Як працює система?

1. Замовлення на переміщення товару створюється адміністратором у Kavapp Admin або касиром у Kavapp Seller.
2. Логіст у Kavapp Logistics отримує замовлення та комплектує товар.
3. Товар відвантажується зі складу та переміщується на торгову точку.
4. Касир у Kavapp Seller підтверджує отримання товару, після чого він стає доступним на точці продажу.

Важливо! Замовлення не потрібне, якщо у вас немає окремого складу і товар зберігається безпосередньо на торговій точці.

У такому випадку товари одразу оприбутковуються через закупівлю (див. пункт 4.2. Закупівлі).

Як створити замовлення на переміщення товару у Kavapp Admin?

1. Перейдіть у "Облік товару" → "Замовлення".
2. Натисніть "Створити замовлення".
3. Оберіть торгову точку, на яку товар переміщується зі складу.
4. Вкажіть товари та їх кількість.
5. Натисніть "Відправити дані" — замовлення з’явиться у застосунку Kavapp Logistics для подальшого формування логістом.

Також замовлення можна створити з Kavapp Seller (див. пункт 5.3. "Замовлення товарів" в інструкції Налаштування Kavapp Seller)

Якщо Kavapp Logistics не використовується, адміністратор або касир можуть самостійно підтвердити переміщення товару у Kavapp Admin або Kavapp Seller.

Переваги роботи через склад:

✔ Чіткий контроль залишків товарів.
✔ Автоматичний облік руху товарів між точками продажу.
✔ Запобігання нестачам товарів завдяки централізованій логістиці.
✔ Зручно для мережі магазинів зі спільним зовнішнім складом.

Закупівля — це надходження нового товару безпосередньо в магазин, без використання зовнішнього складу.

Коли використовується закупівля?

Якщо у вас немає зовнішнього складу, і товари постачаються одразу на точку продажу.

Як оформити закупівлю у Kavapp Admin?

1. Перейдіть у "Облік товару" → "Закупівлі".
2. Натисніть "Створити закупівлю".
3. Виберіть торгову точку, куди надходить товар.
4. Додайте позиції товарів, вказавши:

• Кількість упаковок
• Кількість одиниць в одній упаковці
• Ціну за упаковку

Після внесення даних у колонці "Загальна сума" автоматично з’явиться підсумок навпроти кожної позиції.

5. Якщо товар купується за готівку, активуйте "Розрахунок з каси" — сума буде списана з каси точки продажу.

6. Натисніть "Відправити дані" — закупівля буде додана в систему.

Якщо активовано "Автоматичне підтвердження закупівлі", товар одразу з'явиться у залишках без потреби в ручному підтвердженні.

Що важливо знати?

• Закупівля використовується для товарів, інгредієнтів (за наявності), витратних матеріалів, які надходять безпосередньо на торгову точку.
• Якщо товар спочатку надходить на зовнішній склад, а потім переміщується на точку, слід використовувати “Замовлення” (див. пункт 4.1).
• Опція "Розрахунок з каси" дозволяє списувати кошти з каси, якщо товар оплачений готівкою.
• Альтернативно закупівлю можна створити через Kavapp Seller або Kavapp Logistics.

Списання — це видалення товарів, інгредієнтів (за наявності) або витратних матеріалів із залишків через псування, закінчення терміну придатності або інших причин.

Коли використовується списання?

✔ Якщо товар зіпсувався або закінчився термін придатності.
✔ Якщо товар втрачений або пошкоджений (наприклад, розбитий, пролитий, зіпсований під час зберігання).
✔ Якщо потрібно списати витратні матеріали (наприклад, серветки, одноразові рукавички).
✔ Якщо у звітах є розбіжності між фактичними залишками та системою, і необхідно вручну скоригувати дані.

Як оформити списання у Kavapp Admin?

1. Перейдіть у "Облік товару" → "Списання".
2. Натисніть "Створити списання".
3. Виберіть торгову точку, на якій потрібно списати товар.
4. Додайте позиції, вказавши кількість одиниць, яка списується.
5. Натисніть "Відправити дані" та напишіть опис Причину списання (наприклад, "зіпсований", "втрата", "брак") – товар буде списано з залишків.

Якщо активовано "Автоматичне підтвердження списання", товар одразу видалиться із залишків без потреби в ручному підтвердженні.

Що важливо знати?

• Списання оновлює залишки в реальному часі — списані позиції автоматично вилучаються з обліку.
• Причина списання допомагає аналізувати втрати та вести облік списаного товару.
• Адміністратор може обмежити доступ касирів до функції списання в Kavapp Admin.

Альтернативно списання можна створити через Kavapp Seller (див. пункт 5.4. "Списання товарів" в інструкції Налаштування Kavapp Seller).

Переоблік — це процес перевірки та коригування залишків товарів на точці продажу для усунення розбіжностей між фактичними даними та обліком у Kavapp. 

Для проведення переобліку на зовнішньому складі використовуйте Kavapp Logistics.

Коли використовується переоблік?

✔ Для звірки фактичних залишків товарів, інгредієнтів, заготівель або витратних матеріалів із даними у Kavapp.
✔ Якщо є підозра на нестачу або надлишок товарів у системі.
✔ Після великих постачань, переїзду або змін у товарному асортименті.
✔ При проведенні планових інвентаризацій.

Як провести переоблік у Kavapp Admin?

1. Перейдіть у "Облік товару" → "Переоблік".
2. Виберіть торгову точку, на якій проводиться перевірка.
3. Введіть фактичні залишки товарів біля кожної позиції.
4. Натисніть "Відправити дані" – система внесе зміни до обліку (списання або оприбуткування різниці).

Що важливо знати?

• Переоблік у Kavapp Admin можна провести одразу по всіх позиціях, або ж по окремих товарах.
• Після підтвердження система автоматично списує нестачі або додає надлишки товару.
• Під час переобліку інші операції на цій точці продажу блокуються до його завершення.
• Альтернативно переоблік можна проводити через Kavapp Logictics (див. пункт 4.4 "Переоблік" в інструкції Налаштування Kavapp Logictics).

Продаж зі складу — це функція, яка дозволяє продавати товари безпосередньо із зовнішнього складу, без переміщення на точку продажу.

Коли використовується продаж зі складу?

✔ Якщо ви продаєте товари безпосередньо зі складу, без попереднього переміщення на торгову точку (наприклад, гуртовий продаж зі складу).
✔ Якщо товари реалізуються за попереднім замовленням і немає потреби зберігати їх на точці продажу.

Як оформити продаж зі складу у Kavapp Admin?

1. Перейдіть у "Облік товару" → "Продажі зі складу".

2. Додайте позиції товарів, вказавши:

• Кількість упаковок для продажу
• Ціна за упаковку для продажу

3. Натисніть "Відправити дані" — продаж буде оформлено, а товар списаний зі складу.

Що важливо знати?

• Продаж зі складу не буде фіскалізовано.
• Продавати зі складу можна лише упаковки, які вказані в системі.
• Альтернативно продавати зі складу можна через Kavapp Logictics.

Розділ "Наявність товару на торговій точці" дозволяє переглядати залишки продукції та аналізувати використання товарів за зміну.

Доступні два варіанти перегляду:

✔ Наявність в реальному часі — показує актуальні залишки на торговій точці.
✔ Використання за поточну зміну — відображає товари, інгредієнти, заготівлі та посуд, які були використані або продані під час активної зміни.

Зауважте, що товари, інгредієнти, заготівлі та посуд з останнього проведеного чека не враховуються. 

Як переглянути інформацію?

1. Перейдіть у "Облік товару" → "Наявність товару на торговій точці".
2. Виберіть торгову точку зі спадного списку.
3. Натисніть "Наявність на даний момент" або "Використання за поточну зміну" для відповідного перегляду.

Залишки оновлюються автоматично після продажів, списань чи переобліку.

Зверніть увагу: Витратні матеріали не списуються автоматично, оскільки не беруть участі в продажу на торговій точці. Їх залишки контролюються вручну через операції Закупівлі, Замовлення (за наявності складу) та Списання. Переглянути виконані операції можна у звітах з обліку на торгових точках, зокрема в Звіті зі списання, Звіті по закупівлях та Звіті по доставці.

Розділ "Робота зі складом" дозволяє переглядати залишки товарів на зовнішньому складі та виконувати операції з ними.

Що можна зробити в цьому розділі?

✔ Переглянути залишки товарів на зовнішньому складі.
✔ Оприбуткувати товар — додати позицію на склад.
✔ Списати товар — вилучити позицію зі складу.
✔ Коригувати вартість — змінити собівартість позиції, якщо ціна змінилася або була вказана неправильно.

Як переглянути залишки на складі?

1. Перейдіть у "Облік товару" → "Робота зі складом".
2. Система покаже актуальні залишки товарів.

Зміни виконуються лише для однієї товарної позиції за раз, масове редагування можливе лише в Kavapp Logictics.

Контроль руху витратних матеріалів на складі здійснюється за допомогою звітів з обліку на складі, зокрема Звіту по списаннях зі складу, Звіту по переобліках на складі та Звіту по руху товару на складі.

За допомогою інструментів Kavapp можна керувати усіма фінансовими операціями, коригувати собівартість товарів та працювати із зарплатами. 

Головні інструменти категорії “фінансові операції”

• Інкасації — фіксування інкасації готівки з каси та створення службових внесень
• Коригування собівартості на торговій точці — коригування собівартості посуду, інгредієнтів, товарів та заготівель для обраної торгової точки. 
• Розрахунок зарплат — нарахування зарплати за будь-який період для кожного касира мережі окремо.
• Штрафи й премії — додавання штрафів та премій окремим касирам. Дані враховуються при нарахуванні наступної заробітної плати. 
• Аванси — фіксація виданих авансів для кожного касира окремо. 
• Відкриття/закриття фіскальної зміни — відкриття та закриття фіскальної зміни на доступних точках продажу. 

У розділі “Інкасації” доступні дві дії: 

1. Створення інкасації — фіксування точної кількості готівки, яку взяли з каси обраної точки продажу. 
2. Внесення готівки — службове внесення готівки в касу обраної точки продажу

Коли використовується інкасація та внесення готівки?

Інкасації:

✔ Для відстеження точної кількості інкасованої готівки.
✔ Для відстеження точної кількості готівки, яка залишилася в касі.
✔ Для контролю касирів чи інших працівників, які мають доступ до каси.

Внесення готівки:

✔ Поповнення каси для забезпечення необхідної розмінної готівки на початку зміни.
✔ Для покриття потреб точки продажу (наприклад, закупівлі товарів й розрахунку з каси тощо).
✔ Для ведення точного обліку готівкових операцій.

Як створити інкасацію?

1. Відкрийте Kavapp Admin → Меню → Фінансові операції → Інкасації.
2. Натисніть "Створити інкасацію".
3. Вкажіть Точку продажу, з якої відбудеться зняття готівки. 
4. Вкажіть точну Суму інкасації (наприклад, 1280 грн).
5. Додайте примітку до інкасації, якщо є така потреба.
6. Щоб зробити фіскалізацію інкасації, поставте галочку біля опції "Фіскалізувати" та оберіть ФОП / Юр.особа. Тоді інкасація автоматично пройде через ПРРО. Якщо фіскалізація для інкасації не потрібна, залиште поле без позначки — у такому разі інкасація буде створена лише для внутрішнього обліку, без передачі даних до податкової.
7. Натисніть "Зберегти". 

Зверніть увагу! Поки робоча зміна відкрита, інкасацію, яку раніше було створено та підтверджено під час цієї зміни лише для внутрішнього обліку, можна фіскалізувати. Для цього перейдіть у Kavapp Admin → Фінансові операції → Інкасації, натисніть значок "Дії" навпроти потрібної інкасації та увімкніть опцію "Фіскалізувати".

Як створити внесення готівки?

1. Відкрийте Kavapp Admin → Меню → Фінансові операції → Інкасації.
2. Натисніть "Внесення готівки".
3. Вкажіть Точку продажу, на якій відбудеться внесення готівки. 
4. Вкажіть точну Суму внесення (наприклад, 1280 грн).
5. Додайте примітку до службового внесення, якщо є така потреба.
6. Щоб зробити фіскалізацію внесення готівки, поставте галочку біля опції "Фіскалізувати" та оберіть ФОП / Юр.особа. Тоді внесення готівки автоматично пройде через ПРРО. Якщо фіскалізація для цієї операції не потрібна, залиште поле без позначки — у такому разі внесення готівки буде створено лише для внутрішнього обліку, без передачі даних до податкової.
7. Натисніть "Зберегти". 

Зверніть увагу! Поки робоча зміна відкрита, внесення готівки, яке раніше було створено та підтверджено під час цієї зміни лише для внутрішнього обліку, можна фіскалізувати. Для цього перейдіть у Kavapp Admin → Фінансові операції → Інкасації, натисніть значок "Дії" навпроти потрібного внесення та увімкніть опцію "Фіскалізувати".

Що важливо знати?

• Запобігає нестачам і забезпечує прозорість руху готівки.
• Зменшує ризик помилок або махінацій із готівковими коштами.
• Дані про всі інкасації зберігаються в системі, що допомагає у бухгалтерському обліку.
• Інформація про інкасації доступна в реальному часі, що полегшує управління касами.

У Kavapp Admin можна коригувати собівартість на будь-якій торговій точці. Змінити її можна для будь-якої активної категорії: посуд, інгредієнти, товари, заготівлі. 

Зауважте, деякі категорії для ніші магазинів будуть неактивними за замовчуванням. Ви завжди можете увімкнути їх через Kavapp Admin → Налаштування → Загальні → Дозволи.

Коли використовується коригування собівартості?

✔ Якщо треба виправити помилку після першочергового зазначення собівартості. 
✔ Якщо змінилися умови постачання й треба оновити ціни до актуального значення. 

Як коригувати собівартість?

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Фінансові операції → Коригування собівартості на торговій точці.
2. Оберіть Точку продажу, для якої будуть налаштовані зміни. 
3. Оберіть категорію, де знаходяться необхідні товари для редагування: посуд, інгредієнти, товари, заготівлі. 
4. З переліку оберіть потрібний товар, натисніть “Змінити”, у відкритому вікні введіть нову ціну собівартості. 
5. Натисніть “Зберегти”

Що важливо знати?

• Відображає реальні витрати на товари, інгредієнти та заготівлі.
• Дозволяє швидко реагувати на зміни в постачанні та коригувати вартість товарів.
• Допомагає виправляти некоректні дані, внесені при першочерговому встановленні собівартості.
• Забезпечує точні розрахунки прибутковості та маржі.
• Дозволяє адаптувати роздрібні ціни без втрати прибутку.

Розрахунок зарплати для касирів торгових точок здійснюється через Kavapp Admin.

Заробітна плата касирів складається з погодинної оплати та відсотка за продаж напоїв та інших позицій. Вона рахується за весь час, протягом якого касир мав відкриту робочу зміну.

Як здійснити розрахунок зарплати?

1. Відкрийте Kavapp Admin → "бокове Меню" → "Фінансові операції" → "Розрахунок зарплати".
2. Оберіть період, за який буде розраховано зарплату
3. Оберіть Точку продажу, в якій працює касир
4. Оберіть Касира, для якого буде розраховано зарплату
5. Натисніть Отримати звіт. У сумі до виплати буде враховано: загальний час роботи, заробіток працівника за годину роботи, заробіток за касу, за картки, а також премії, штрафи та видані аванси. 
6. У рядку з кожною розрахованою зарплатою за зміну можна натиснути кнопку редагування "олівець", щоб відредагувати показники, додати штраф чи премію за зміну.

Після розрахунку зарплати її можна нарахувати касирові. Після цього зарплата вважається виплаченою і більше не враховується в розрахунках.

Що важливо знати?

• Якщо заробітна плата визначена як для касира, так і для торгової точки, вона буде підсумовуватися. 

Наприклад, якщо касиру встановлена ставка 35 грн/година, а на торговій точці — 30 грн/година, загальна ставка для цього касира на цій точці буде становити 65 грн/година.

• Дає змогу точно розраховувати виплати, враховуючи відпрацьований час, продажі та додаткові нарахування.
• Забезпечує коректний облік виплат у системі.
• Скорочує час на облік і виплату зарплат
• Допомагає уникнути повторних нарахувань і спрощує бухгалтерський облік.

Ви можете нарахувати штрафи й премії будь-якому касиру, в будь-який момент. Дані будуть збережені та враховані при розрахунку зарплати. 

Як нарахувати штрафи чи премії?

1. Відкрийте Kavapp Admin → "бокове Меню" → "Фінансові операції" → "Штрафи й премії".
2. Натисніть Додати премію або штраф
3. Зазначте Дату створення премії або штрафу 
4. Оберіть Касира, для якого буде застосована функція
5. Зі спадного меню оберіть “Премія” або “Штраф”, залежно, що буде нараховано обраному касиру
6. Вкажіть суму премії чи штрафу
7. За потреби додайте опис з поясненням чи коментарем. 
8. Натисніть Створити

Що важливо знати?

• При створенні штрафів чи премій можна додати опис для кожної операції. 
•  Усі штрафи та премії враховуються під час розрахунку зарплати.
• Ви можете відредагувати будь-які дані у створеному штрафі чи премії: дату, касира, вибір штраф чи премія, суму, опис. 
• Ви можете зробити штраф чи премію активними або неактивними. Якщо функція неактивна, її не буде враховано при розрахунку заробітної плати. 

Адміністратор може видавати аванси касирам, вони будуть враховані при обрахунку наступної заробітної плати. 

Як нарахувати аванс?

1. Відкрийте Kavapp Admin → "бокове Меню" → "Фінансові операції" → "Аванс"
2. Натисніть Додати аванс
3. Зазначте Дату створення авансу
4. Оберіть Касира, для якого буде застосована функція
5. Вкажіть суму авансу
6. За потреби додайте примітки з поясненням чи коментарем. 
7. Натисніть Створити

Що важливо знати?

• Ви можете відредагувати будь-які дані у створеному авансі: дату, касира, суму, примітки. 
• Ви можете зробити аванс активним чи неактивним. Якщо аванс неактивний, він не буде врахований при розрахунку заробітної плати. 

Фіскальна зміна відкривається і закривається як через Kavapp Seller касиром, так і адміністратором в Kavapp Admin. 

Як відкривати та закривати фіскальну зміну?

1. Увійдіть в Kavapp Admin і перейдіть в розділ "Фінансові операції" → "Відкриття/закриття фіскальної зміни".
2. Оберіть точку продажу, для якої необхідно відкрити або закрити зміну.
3. Натиснути "Відкрити зміну" для початку роботи або "Закрити зміну" для завершення фіскальної зміни.

Х-звіт

Усі дані за зміну, яка триває, можна сформувати у X-звіт. Він знаходиться у розділі Фінансові операції → Відкриття/закриття фіскальної зміни у крайньому правому куті таблички.

Цей звіт доступний лише у відкритій фіскальній зміні та показує всі фіскалізовані продажі з початку зміни до моменту формування звіту.

Нотатка: він буде корисний, коли представники податкової просять надати звітність за поточний день до закриття зміни.

Дані після закриття зміни відображаються у Z-звіті. Сформувати Z-звіт за будь-яку відпрацьовану закриту фіскальну зміну можна у розділі бокового меню Звіти → Звіти по робочих змінах → Звіт за фіскальними змінами.

Детально, як отримати такий звіт, читайте у пункті 7.3 “Звіт за фіскальними змінами”.

Що важливо знати?

• X-звіт можна сформувати лише під час поточної відкритої зміни. Після закриття зміни, функція буде недоступна.
• Після закриття фіскальної зміни формується Z-звіт та відправляється в податкову автоматично.

Завдяки цьому усі звіти щодо робочих змін в Kavapp Admin відповідають фактичній календарній даті робочої зміни.

• В межах однієї робочої зміни може бути декілька фіскальних — це не порушення.
• Фіскальна зміна, згідно з вимогами податкової, не повинна тривати понад 24 години. Тож радимо закривати фіскальну зміну не пізніше 23:59, незалежно від часу відкриття.

Функціонал "Акції та дисконти" у Kavapp дозволяє налаштовувати знижки, акції та дисконтні картки для клієнтів.

Це допомагає стимулювати повторні покупки, збільшувати лояльність клієнтів і впливати на продажі.

Як працює дисконтна система?

1. Адміністратор створює знижку в "Акції та дисконти" → "Знижки".
2. Реєструє персональну картку клієнта в розділі "Акції та дисконти" → "Персональні картки" та прив’язує до неї знижку.
3. Касир може застосовувати дисконтну картку під час розрахунку в Kavapp Seller.

Через кабінет адміністратора можна додати та відредагувати знижки, які будуть застосовуватися у дисконтній системі. 

Типи знижок у Kavapp: 

✔ Відсоткова знижка (наприклад, -10% на всі товари).
✔ Фіксована сума знижки у валюті (наприклад, -50 грн на покупку).
✔ Кешбек у відсотках або у валюті (накопичення бонусів, які клієнт може використовувати для оплати).

Як створити знижку?

1. Відкрийте Kavapp Admin → "бокове Меню" → "Акції та дисконти" → "Знижки".

2. Натисніть "Додати знижку"

3. Зазначте Назву знижки, щоб легко знайти її серед інших 

4. Оберіть Тип знижки: знижка у відсотках чи валюті, кешбек у відсотках чи валюті.

5. Оберіть числове значення знижки/кешбеку на усі товари окремо. 

6. Поставте “✔️” навпроти Знижка для реєстрації карти, щоб визначити цю знижку як стандартну.

У такому випадку знижка буде автоматично застосовуватись до всіх нових карток, зареєстрованих через додаток Kavapp Seller.

Зауважте, що при реєстрації дисконтної картки через Admim panel адміністратор може обрати іншу знижку, незалежно від налаштувань стандартної.

7. Натисніть Створити — знижка активна і може використовуватися.

Що важливо знати?

• Одну знижку можна приєднувати до декількох персональних карток. 
• Не обов'язково реєструвати персональну картку кожному клієнту. Можна створити універсальну дисконтну картку, яку касир може застосувати до будь-якого чека, коли є потреба. 

Наприклад, можна зареєструвати кілька персональних дисконтних карток із простими номерами (наприклад, 5, 10, 15) і прив’язати до кожної з них відповідну стандартну знижку.

Під час розрахунку касир просто вводить номер картки, який відповідає потрібному відсотку знижки. Інструмент дозволяє швидко застосовувати знижки без реєстрації нових клієнтів.

• Створені знижки можна редагувати, змінювати будь-які значення та робити неактивними, якщо вони втрачають актуальність. 

Щоб запропонувати клієнтові персональну знижку, слід створити його особисту дисконтну карту. 

Як створити персональну карту?

1. Відкрийте Kavapp Admin → "бокове Меню" → "Акції та дисконти" → "Персональні картки".
2. Натисніть Додати карту
3. Зазначте Імʼя, Прізвище, Номер телефону клієнта
4. Введіть Номер карти та Штрих код
5. Оберіть і прикріпіть до картки раніше створену знижку.
6. Поставте “✔️” у чекбоксі навпроти Активний, щоб активувати карту
7. Натисніть Створити — картка клієнта активна і може використовуватися.

Також персональну карту клієнта може створити касир Kavapp Seller (див. п. 5.6 "Реєстрація картки” в інструкції Налаштування Kavapp Seller).

Що важливо знати?

• Дисконтні картки можуть застосовуватися за номером телефону, номером картки або штрих-кодом.
• Редагувати дані картки після реєстрації може лише адміністратор у Kavapp Admin.
• Якщо магазин не використовує фізичні дисконтні картки зі штрих-кодами, можна спростити процес реєстрації.

Для цього активуйте опцію "Реєстрація картки тільки по номеру", знайдете її у "Налаштуваннях → Загальні".

• Безпосереднє видалення картки в системі недоступне. Натомість її можна деактивувати:

1. Знайдіть потрібну картку.
2. Натисніть знак “олівця” навпроти цієї картки, щоб відкрити її налаштування.
3. Зніміть позначку «Активний», щоб деактивувати картку.

Після цього картка буде неактивною та недоступною для використання в системі.

Адміністратор може налаштовувати різні типи акцій для будь-якого дня, товару, торгової точки, а також обирати тип знижки та додаткові умови. 

Акцію можна зробити доступною лише для власників карт, з можливістю врахування або ігнорування їхньої персональної знижки.

Як створити акцію?

1. Відкрийте Kavapp Admin → "бокове Меню" → "Акції та дисконти" → "Акції".

2. Натисніть "Додати акцію".

3. Заповніть поля: 

• Дата початку та дата закінчення — встановіть період дії акції.
• Часові обмеження — встановіть години, в які діє акція.
• Точка продажу — оберіть, де акція буде застосовуватися (усі або конкретні точки).
• Тип об'єкта — визначає, на що поширюється акція (групи позицій, підгрупи, напої, тех.карти, продукти, товари, заготівлі)
• Тип знижки — оберіть, як саме буде працювати акція:

✔️ Знижка на суму — наприклад, -20 грн на товар.
✔️ Знижка на відсоток — наприклад, -15% на всі напої.
✔️ Ціна по акції — наприклад, фіксована ціна 49 грн незалежно від базової вартості.

• Вкажіть день тижня, якщо акція діє лише в певні дні (наприклад, "Акція кожного понеділка").
• Оберіть розрахунок вартості з переліку: 

✔️ від ціни з параметрами — знижка робиться на вартість інгредієнтів в модифікаторі.
✔️ від ціни без параметрів — знижка застосовується до базової вартості товару.

Приклад розрахунку вартості від ціни з/без параметрів:

Базова ціна кави – 50 грн.
Додатковий сироп (модифікатор) – +5 грн.

Якщо акція застосовується "від ціни без параметрів", знижка рахується від 50 грн.
Якщо акція застосовується "від ціни з параметрами", знижка рахується від 55 грн.

4. Якщо акція доступна лише для власників дисконтних карток, активуйте опцію "Тільки по карті".

5. Якщо разом з акцією може застосовуватися знижка дисконтної карти, активуйте опцію “Враховувати знижку карти”.

6. Натисніть "Створити", щоб активувати акцію.

Що важливо знати?

• Адміністратор може створювати акції для окремих товарів, торгових точок або конкретних днів.
• Є можливість встановлювати фіксовану знижку, відсоткову знижку або фіксовану акційну ціну.
• Акцію можна зробити доступною лише для власників карток лояльності, налаштовуючи додаткові умови.
• Є можливість враховувати або ігнорувати персональні знижки клієнтів під час застосування акції.
• Всі акції фіксуються в системі, що дозволяє відстежувати їх вплив на продажі та коригувати маркетингову стратегію.
• Функція знижки на модифікатори доступна лише у тарифному плані L.

Kavapp Admin надає широкий набір аналітичних інструментів для моніторингу ефективності роботи магазину. 

Дані можна генерувати та переглядати в режимі реального часу, що дозволяє оперативно приймати управлінські рішення та оптимізувати бізнес-процеси.

Після формування будь-якого звіту ви можете одразу видрукувати його або зберегти у форматі Excel, натиснувши відповідну кнопку під таблицею. 

Звіти зручно поділені на категорії та підкатегорії:

• Звіти по фінансах — звіти про рух фінансів: прибутки, витрати, зарплати, інкасації.  
• Звіти з продажу — детальні звіти з продажів, чеків та фіскальних даних
• Звіти по робочих змінах — звичайні та фінансові звіти по робочих змінах
• Звіти по обліку на складі — містить повну звітність про роботу складу: списання, переобліки, оприбуткування, рух товарів та продаж зі складу. 
• Звіти по обліку на торгових точках — містить повну звітність про операції, які відбуваються на торгових точках: заготівлі, закупівлі, використання інгредієнтів, доставлення, списання, переобліки. 
• Звіт по касирах— дані щодо роботи усіх касирів: звіти по перервах та можливість порівняти касирів за середніми показниками.  
• Звіти по дисконтах та акціях — дає можливість переглянути інформацію щодо частоти використання дисконтних карток у будь-якому магазині. Допомагає відстежити недобросовісну роботу касирів. 

Звіти про рух фінансів дає можливість відстежити усі прибутки та витрати на точках продажу за конкретний період. 

У категорії “звіти по фінансах” можна сформувати 4 звіти.

Нараховані зарплати

Нараховані зарплати — можливість переглядати нараховані зарплати касирів за будь-який період 

Як сформувати “звіт нараховані зарплати”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіти по фінансах → Нараховані зарплати
2. Оберіть: період (обовʼязково), точку продажу, касира. 
3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Дозволяє відстежувати всі нарахування зарплат, що забезпечує точний фінансовий контроль.
• Можна формувати звіт за будь-який період, для окремих касирів або всієї точки продажу.
• Дозволяє перевірити, чи правильно розраховані зарплати, враховуючи відпрацьований час, бонуси та штрафи.

Звіти по інкасаціях

Звіти по інкасаціях — можливість відстежити, скільки інкасацій та на яку суму здійснили на усіх чи окремих точках продажу.

Як сформувати “звіт по інкасаціях”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіти по фінансах → Звіт по інкасаціях
2. Оберіть: період (обовʼязково), точку продажу. 
3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Звіт дозволяє відстежувати всі інкасації на будь-яких торгових точках, щоб запобігти нестачам або надлишкам.
• Дає можливість аналізувати суми вилученої готівки та перевіряти відповідність фактичних і задекларованих інкасацій.
• Дозволяє виявляти підозрілі операції, зловживання або неточності в обліку готівки.

Зверніть увагу! До закриття активної робочої зміни інкасації та службові внесення, створені та підтверджені під час цієї зміни, можна переглянути у розділі Фінансові операції → Інкасації.

Собівартість позицій

Собівартість позицій — можливість переглянути собівартість напоїв, тех.карт, товарів, заготівель на будь-якій точці продажу. 

Як сформувати “звіт про собівартість позицій”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіти по фінансах → Собівартість позицій
2. Оберіть точку продажу (обовʼязково) та натисніть Отримати звіт
3. Оберіть, за яку категорію ви хочете переглянути собівартість: напої, товари, тех.карти, заготівлі. 

У переліку ви можете переглянути собівартість усіх позицій в категорії чи знайти конкретну. 

Що варто знати? 

• Дозволяє контролювати реальну собівартість продукції, що допомагає аналізувати прибутковість.
• Допомагає оцінити, чи потрібно коригувати роздрібні ціни, залежно від зміни собівартості.
• Дозволяє виявляти відхилення у витратах, наприклад, через зміну постачальників або помилки в обліку.

Звіт про прибуток

Звіт про прибуток — можливість переглянути прибутки кожного магазину за будь-який період. 

Як сформувати “звіт про прибуток”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіти по фінансах → Звіт про прибуток
2. Оберіть: період (обовʼязково), точку продажу, касира. 
3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Дозволяє аналізувати прибутковість кожного магазину за вибраний період.
• Дає змогу порівняти прибутки різних торгових точок та окремих касирів.
• Допомагає виявити тенденції зростання або зниження прибутку, що сприяє ефективному управлінню бізнесом.

У цьому підрозділі можна формувати комбіновані звіти для різних перевірок.

Наприклад, якщо ви використовуєте дисконтну систему, можна перевірити, в яких магазинах клієнт скористався знижкою. Для цього слід заповнити поле з номером карти. 

Також можна вказати конкретного касира й переглянути дані про продажі конкретно за його зміну. 

У категорії “звіти з продажу” можна сформувати 6 звітів

Звіт з продажу

Звіт з продажу — можливість переглянути детальну інформацію з усіх продажів за будь-який період, касира та точку продажу. Широка панель налаштувань дозволяє максимально кастомізувати звіт під ваші потреби. 

Як сформувати “звіт з продажу”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт з продажу
2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• точку продажу; 
• касира;
• тип обʼєкта (доступні категорії, які ви активували в Kavapp Admin → Налаштування → Загальні);

Якщо ви обираєте тип “усі”, система запропонує вам обрати модифікатор (інгредієнти, заготівлі, посуд). Коли модифікатори вимкнено, то цей фільтр під час формування звіту не відображається. 

Якщо обираєте конкретний тип обʼєкта (наприклад, товари), система запропонує обрати конкретний товар, який реалізовується на точці продажу. 

• фіскалізацію (усі чи тільки фіскальні/ нефіскальні продажі);
• номер карти;
• артикул;
• виробника.

3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Звіт дозволяє переглядати деталізовану інформацію про всі продажі за будь-який період, касира та точку продажу.
• Відстежує усі касові операції за будь-який період, здійсненні окремим касиром чи точкою продажу. 
• Дає змогу аналізувати продажі певного напою, товару або виробника для коригування асортименту та виявлення тенденцій. 
• Використовується для перевірки роботи продавців.

Зведений звіт з продажу

Зведений звіт з продажу — можливість сформувати узагальнені дані про продажі за певний період. 

Обов'язковим є лише вибір періоду, решта параметрів можна налаштувати залежно від потреб. 

Наприклад, можна вибрати "Точка продажу" – Всі, "Групувати по" – Товарам, "Касир" – імʼя чи нік конкретного працівника. У сформованій таблиці буде показано: скільки товарів продав конкретний касир, середню ціну продажів, частку у відсотках.

У сформованій таблиці буде показано: скільки напоїв кожного виду продав конкретний працівник, середню ціну продажів, частку у відсотках. 

Як сформувати “зведений звіт з продажу”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт з продажу → Зведений звіт з продажу
2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• точку продажу; 
• касира;
• тип групування (по позиціях чи по групах позицій);

Якщо ви обираєте тип групування “по позиціях”, стає доступною додаткова функція “Враховувати модифікатори”. Вона дозволяє враховувати не лише самі позиції, а й усі модифікатори, які були додані під час продажу

• фіскалізацію (усі чи тільки фіскальні/ нефіскальні продажі);

3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Використовується для аналізу динаміки продажів на будь-якій точці продажу. 
• Допомагає сформувати оцінку ефективності бізнесу. 
• Функція “Враховувати модифікатори” дозволяє аналізувати не лише основні позиції, а й використані модифікатори (інгредієнти, додатки).

Звіт по чеках

Звіт по чеках — можливість отримати дані за усі проведені операції. Цей підрозділ відображає інформацію про всі закриті чеки за обраний період.

Це дозволяє легко перевіряти здійснені розрахункові операції та контролювати виторг.

Як сформувати “Звіт по чеках”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт з продажу → Звіт по чеках
2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• точку продажу; 
• касира;
• метод оплати (готівка, термінал, бонуси, усі);
• тип чеків (скасовані, відкладені, продані, повернені чи усі);
• фіскалізацію (усі чи тільки фіскальні/ нефіскальні продажі);
• номер карти

3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Дають змогу перевірити кожен чек, виявити помилки або повернення.
• Допомагають зрозуміти, які товари купують разом, середній чек, частоту покупок.
• Дозволяють оцінити ефективність касирів та продавців та вчасно помітити підозрілі транзакції або скасування продажів.
• Інструменти допомагають звіряти касу та спрощують ведення податкової звітності.

Продажі погодинно

Продажі погодинно — дозволяють переглянути, скільки продажів було здійснено в певний проміжок часу та проаналізувати динаміку в різні години дня. 

Як сформувати звіт “Продажі погодинно”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт з продажу → Продажі погодинно.
2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• точку продажу; 
• касира

3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Допомагає визначити пікові години, коли найбільше клієнтів та прибутку.
• Дає змогу правильно розподілити зміну, щоб більше касирів працювали у завантажені години.
• Дозволяє створювати стратегії із залучення більшої кількості клієнтів у менш завантажені години.

Звіт за фіскальними чеками

Звіт за фіскальними чеками — можливість переглянути дані за усі продані чеки. Використовується для детального аналізу всіх проведених фіскальних операцій у магазині.

Як сформувати “Звіт за фіскальними чеками”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт з продажу → Звіт за фіскальними чеками.

2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• касу

3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Контроль кожної операції — показує всі видані фіскальні чеки.
• Допомагає відстежити роботу касирів та підозрілі операції.
• Допомагає знайти неправильно пробиті чеки або невідповідності між касою та фактичними грошима.

Звіт по робочих змінах допомагає перевіряти залишки продукції, які касири перераховують на початку та в кінці зміни й вказують кількість в застосунку Kavapp Seller, а також контролювати запізнення або передчасні закриття кав'ярні.

Ви можете вибрати період, точку продажу або конкретного касира для перегляду даних.

У категорії “звіти по робочих змінах” можна сформувати 2 звіти

Звіт по робочих змінах

Звіт по робочих змінах — використовується для аналізу роботи касирів і контролю фінансових операцій під час їхніх змін.

Як сформувати “Звіт по робочих змінах”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по робочих змінах 
2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• точку продажу
• касира

3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Допомагає звірити реальні суми з показниками системи та виявити розбіжності.
• Робить прозорими усі фінансові операції — дозволяє відстежувати, хто, коли й скільки грошей опрацював за зміну.
• Допомагає керівникам оцінити ефективність персоналу та продуктивність кожного касира.

Фінансовий звіт по робочих змінах

Фінансовий звіт по робочих змінах — використовується для детального аналізу грошових потоків під час кожної зміни касира або працівника.

Як сформувати звіт “Фінансовий звіт по робочих змінах”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по робочих змінах → Фінансовий звіт по робочих змінах
2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• точку продажу
• касира

3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Фіксація виторгу, інкасацій, закупівель, розмінки при відкритті, нестачі в касі при відкритті й закритті зміни.
• Оцінка продуктивності касирів у різні зміни.
• Допомагає звірити реальні суми з показниками системи та виявити розбіжності.

Звіт за фіскальними змінами

Звіт за фіскальними змінами — можливість переглядати інформацію з відкритих фіскальних змін: кількість, суму продажів та спосіб оплати. Допомагає контролювати касові операції та звіряти фіскальні дані.

Як сформувати “Звіт за фіскальними змінами”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт з продажу → Звіт за фіскальними змінами.

2. Оберіть: 

• період (обовʼязково); 
• касу

3. Натисніть Отримати звіт
У табличці ви отримаєте усі дані за закриті зміни цього періоду. Натиснувши “Дивитись”, можна переглянути сформований Z-звіт, який автоматично відправляється до податкової в момент закриття фіскальної зміни.

Що варто знати? 

1. Відображає всі відкриття та закриття фіскальних змін, кількість та суму продажів за цей час.
2. Допомагає виявити порушення у роботі касирів, неправильні дії або шахрайство.
3. Містить офіційні дані, які можуть запитати у відповідних органах для перевірки.
4. Дозволяє точно розрахувати загальну суму продажів за зміну, відокремити готівкові та безготівкові операції.
5. Спрощує підготовку фінансових звітів та ведення обліку.

Звіт по обліку на складі допомагає контролювати залишки товарів, відстежувати їх рух та запобігати нестачам або надлишкам. Ви можете віддалено контролювати та відстежувати роботу логіста на складі. 

У категорії “звіти по обліку на складі” можна сформувати 5 звітів.

Звіт по списаннях зі складу

Звіт по списаннях зі складу — використовується для обліку списаних товарів, виявлення причин їх списання та контролю втрат або браку.

Як сформувати “Звіт по списаннях зі складу”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на складі → Звіт по списаннях зі складу
2. Оберіть період
3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати? 

• Дозволяє своєчасно виявляти нестачі, щоб мінімізувати втрати.
• Забезпечує точне відображення списаних товарів у бухгалтерії та допомагає розрахувати реальний прибуток.
• Дозволяє зрозуміти, які товари найчастіше списуються, щоб переглянути умови зберігання або постачальників.

Звіт по переобліках на складі

Звіт по переобліках на складі — використовується для звірки фактичної наявності товарів з розрахунковою кількістю, виявлення нестач або надлишків та підвищення точності складського обліку.

Як сформувати “Звіт по переобліках на складі”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на складі → Звіт по переобліках на складі
2. Оберіть період 
3. Натисніть Отримати звіт

Про кожну операцію з переобліку можна переглянути детальні дані: товар, фактичну кількість, внесені коригування та загальну вартість наявних запасів.

Що варто знати? 

• Дозволяє порівняти реальні залишки товарів із даними в системі та виявити помилки.
• Забезпечує точність складських записів і допомагає уникати невідповідностей у фінансовій звітності.
• Вчасне виявлення нестач зменшує ризик внутрішніх махінацій і покращує дисципліну персоналу.
• На основі результатів переобліку можна офіційно скоригувати залишки товарів у базі: списати надлишок чи оприбуткувати нестачу.

Звіт по оприбуткуваннях на складі

Звіт по оприбуткуваннях на складі — використовується для фіксації надходження товарів, контролю їх правильного обліку та запобігання невідповідностям у складській документації.

Як сформувати “Звіт по оприбуткуваннях на складі”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на складі → Звіт по оприбуткуваннях на складі
2. Оберіть період 
3. Натисніть Отримати звіт

Про кожну операцію з оприбуткування можна переглянути детальні дані: групу товару, товар, кількість оприбуткованих упаковок, ціну за одну упаковку та загальну вартість оприбуткованого товару.

Що варто знати?

• Дозволяє звіряти фактичну кількість отриманих товарів із документами постачальника.
• Фіксує всі надходження в системі, запобігаючи втратам або неправильному розподілу товарів.
• Відображає реальні витрати на закупівлі та допомагає уникнути фінансових порушень.
• Запобігає зловживанням, прихованим нестачам або махінаціям під час приймання товарів.

Звіт по руху товару на складі

Звіт по руху товару на складі — використовується для відстеження всіх операцій із товарами: надходжень, списань, переобліків, оприбуткувань та продажів за складу, що допомагає контролювати обіг запасів.

Як сформувати “Звіт по руху товару на складі ”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на складі → Звіт по руху товару на складі.
2. Заповніть поля. Усі обовʼязкові. 

• період 
• тип товару (доступні категорії, які ви активували в Kavapp Admin → Налаштування → Загальні)
• конкретний товар, витратний матеріал чи іншу активовану категорію.
• операція (підвезено на точки, списано зі складу, переоблік, продано зі складу, оприбутковано на склад, усі операції)

3. Натисніть Отримати звіт. Система покаже залишок на початок й кінець обраного періоду. 

Що варто знати?

• Дозволяє відстежувати рух товарів у режимі реального часу та запобігати нестачам.
• Допомагає визначити популярні та залежані товари, оптимізувати закупівлі та продажі.
• Аналіз тенденцій руху товарів дозволяє ефективніше планувати постачання та уникати дефіциту.

Звіт по продажах зі складу

Звіт по продажах зі складу — використовується для контролю обсягу реалізованих товарів та фінансових результатів продажів.

Як сформувати “Звіт по продажах зі складу”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на складі → Звіт по продажах зі складу
2. Оберіть період 
3. Натисніть Отримати звіт.

Про кожен продаж зі складу можна переглянути детальні дані: групу товару, товар, кількість проданих упаковок, ціну за одну упаковку та загальну суму продажу. 

Що варто знати?

• Фіксує всі продажі зі складу, допомагаючи відстежувати залишки товарів.
• Дає змогу визначити, які товари продаються зі складу краще, а які мають низьку оборотність.
• Відображає загальну суму продажів та дозволяє оцінити прибутковість.

Звіти по обліку на торгових точках використовуються для контролю руху товарів, інгредієнтів та фінансових операцій, що дозволяє ефективно керувати запасами, продажами та витратами.

Ви можете відстежувати усі операції з товарами, які відбуваються на точці продажу: заготівлі, використання інгредієнтів, доставлення та закупівля товарів, списання та переобліки. 

У категорії “звіти по обліку на торгових точках” можна сформувати 6 звітів.

Звіт по заготівлях

Звіт по заготівлях — використовується для контролю обсягів підготовлених заготівель.

Як сформувати “Звіт по заготівлях”?

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на торгових точках → Звіт по заготівлях
2. Оберіть період та точку продажу
3. Натисніть Отримати звіт.

Що варто знати?

• Допомагає коригувати обсяги заготівель, щоб уникнути надлишку або нестачі сировини.
• Відображає реальний стан заготівель, що допомагає коригувати закупівлі та планувати роботу кухні.
• Звіти допомагають уникнути невідповідностей між обліковими даними та реальним станом заготівель.

Звіт з використання інгредієнтів

Звіт з використання інгредієнтів — використовується для контролю витрат сировини, оптимізації запасів і запобігання нестачам або надлишкам.

Як сформувати “Звіт з використання інгредієнтів”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на торгових точках → Звіт з використання інгредієнтів
2. Оберіть період, точку продажу та касира
3. Натисніть Отримати звіт.

Оберіть категорію, за яку хочете переглянути звіт: посуд, інгредієнти, товари, заготівлі.

Що варто знати?

• Фіксує, які продукти чи товари були використані, в якій кількості та для яких заготівель.
• Допомагає аналізувати ефективність використання сировини та зменшити зайві витрати.
• Дозволяє відстежувати залишки інгредієнтів і вчасно поповнювати запаси.
• Допомагає оцінити, скільки сировини витрачається на виробництво продукції, і коригувати ціноутворення.

Звіт з доставлення

Звіт з доставлення — використовується для контролю виконання замовлень та аналізу логістичних процесів.

Як сформувати “Звіт з доставлення”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на торгових точках → Звіт з доставлення.
2. Оберіть період та точку продажу
3. Натисніть Отримати звіт.

Сформується табличка з усіма основними даними. Ви можете переглянути детальну інформацію з кожного доставлення (точний перелік та кількість позицій) 

Що варто знати?

• Фіксує кількість доставлених замовлень, їх статус і відповідність очікуваним строкам.
• Допомагає аналізувати швидкість, якість обслуговування та виявляти проблеми з логістикою.
• Допомагає виявляти недоставлені, прострочені або помилкові замовлення.
• Дозволяє відстежувати динаміку замовлень та коригувати запаси відповідно до потреб бізнесу.

Звіт по закупівлях

Звіт по закупівлях — використовується для контролю всіх придбаних товарів, аналізу витрат і оптимізації процесу постачання.

Як сформувати “Звіт по закупівлях”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на торгових точках → Звіт по закупівлях. 
2. Оберіть період та точку продажу
3. Натисніть Отримати звіт.

Сформується табличка з усіма основними даними. Ви можете переглянути детальну інформацію з кожної закупівлі (точний перелік, кількість позицій та їхню вартість) 

Що варто знати?

• Фіксує всі закупівлі, їхній статус та вартість, допомагаючи аналізувати фінансові витрати. Також показує, за які кошти розрахувалися за товар.
• Дає змогу оцінити, які товари закуповуються найчастіше, щоб уникнути надлишку або нестачі в майбутньому.
• Забезпечує відповідність між фактично отриманими товарами та даними у системі обліку.

Звіт зі списання

Звіт зі списання — використовується для контролю видалених з обліку товарів та запобігання надмірним втратам.

Як сформувати “Звіт зі списання ”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на торгових точках → Звіт зі списання
2. Оберіть період та точку продажу
3. Натисніть Отримати звіт.

Сформується табличка з усіма основними даними: на якій точці продажу, на яку суму, хто сформував\ підтвердив списання, який його поточний статус тощо.

Також ви можете переглянути детальну інформацію з кожного списання (точний перелік, кількість позицій та їхню вартість) 

Що варто знати?

• Фіксує всі списані товари, їхню кількість, дату, вартість тощо, що допомагає ідентифікувати можливі махінації, нестачі або зловживання.
• Аналіз даних про списання дозволяє коригувати закупівлі, щоб мінімізувати втрати.
• Дозволяє відстежувати тенденції втрат і скорочувати списання через неправильне зберігання чи планування.
• Забезпечує відповідність між фактичними залишками та даними у системі.

Звіт по переобліках

Звіт по переобліках — використовується для звірки фактичної наявності товарів з розрахунковими даними та фіксації розбіжностей.

Як сформувати “Звіт по переобліках”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по обліку на торгових точках → Звіт по переобліках 
2. Оберіть період та точку продажу
3. Натисніть Отримати звіт.

Сформується табличка з усіма основними даними: на якій точці було проведено переоблік, коли, статус та опис. 

Також ви можете переглянути детальну інформацію з кожного переобліку (точний перелік товарів, для яких було здійснено переоблік, різницю між розрахованою кількістю та фактичною, суму нестачі) 

Що варто знати?

• Дозволяє перевірити, чи відповідає кількість товарів на складі даним у системі.
• Фіксує нестачі, надлишки або помилки в обліку.
• Регулярний переоблік допомагає виявити можливі випадки зловживань та несумлінного обліку.

Звіти по касирах допомагають контролювати робочий процес, оцінювати продуктивність кожного працівника та оптимізувати кадри.

У категорії “звіти по касирах” можна сформувати 2 звіти:

Звіт по перервах касирів

Звіт по перервах касирів — використовується для контролю часу, витраченого на перерви, аналізу дотримання робочого графіка та оцінки дисципліни персоналу.

Як сформувати “Звіт по перервах касирів”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по касирах → Звіт по перервах касирів
2. Оберіть період, точку продажу та касира
3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати?

• Фіксує початок і завершення перерв кожного касира, допомагаючи уникати перевищень допустимого часу.
• Дані про перерви враховуються при обліку заробітної плати касира. 
• Дає змогу оцінити вплив тривалості та частоти перерв на ефективність роботи персоналу.
• Допомагає знайти баланс між перервами та робочим навантаженням, щоб підтримувати високу ефективність команди та забезпечити гідні умови праці.

Зрівняння за середніми показниками

Зрівняння за середніми показниками — використовується для порівняння та аналізу ефективності роботи працівників, оцінки середніх чеків та продажів, а також виявлення відхилень у продуктивності.

Як сформувати звіт “Зрівняння за середніми показниками”

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по касирах → Зрівняння за середніми показниками 
2. Оберіть період та точку продажу 
3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати?

• Дозволяє оцінити кількість реалізованих товарів кожним касиром й ідентифікувати тих, хто продає значно більше або менше від середнього рівня.
• Аналізує середню ціну напоїв та інших позицій, допомагаючи визначити ефективність продажів.
• Показує, який відсоток товарів було продано без знижки, що впливає на прибутковість.
• Відображає середню суму зароблених коштів кожним касиром для оцінки його ефективності.
• Дає змогу керівникам коригувати мотиваційну систему, навчання персоналу та робочі процеси для підвищення результативності.

Звіти по дисконтних картках використовуються для аналізу ефективності знижкових програм, акційних пропозицій і впливу знижок на загальний виторг.

Ви можете переглянути дані використання акцій та дисконтів кожним касиром, який здійснює продажі через Kavapp Seller.

Як сформувати "Звіт по дисконтних картках"

1. Відкрийте Kavapp Admin → бокове Меню → Звіти → Звіт по дисконтних картках
2. Оберіть період, точку продажу та касира
3. Натисніть Отримати звіт

Що варто знати?

• Показує, дисконти приносять прибуток чи створюють надмірне навантаження на бюджет компанії.
• Допомагає знаходити випадки надмірного або підозрілого використання дисконтних карток, що може свідчити про зловживання.
• Фіксує кількість операцій із використанням дисконтних карт.

У цьому розділі ви можете виконати всі основні налаштування торгової точки. А саме:

• увімкнути пРРО та додати касирів,
• увімкнути налаштування принтера чеків,
• переглянути поточний тариф чи скористатися калькулятором оплати, щоб прорахувати майбутні платежі на обраний період, тариф та кількість торгових точок.

Також у розділ налаштування ви можете звернутися за допомогою у контакт-центр, переглянути FAQ та угоду користувача.

У цьому розділі зібрані налаштування, які застосовуються глобально до всієї системи Kavapp — незалежно від того, скільки торгових точок має мережа.

На відміну від параметрів, які встановлюються індивідуально для кожної точки продажу, ці опції впливають на загальні правила роботи всієї інфраструктури:

• логіку продажів,
• обробку бонусів,
• налаштування зарплати,
• доступність окремих модулів тощо. 

Що треба знати: 

1. Зміни в цьому розділі однаково стосуються всіх користувачів і точок системи. 
2. Щоб внесені зміни збереглися, слід натиснути кнопку «Застосувати» внизу екрана. 
3. Якщо ці налаштування впливають на роботу касового застосунку Kavapp Seller, після збереження потрібно виконати синхронізацію даних у застосунку касира.

Загальні налаштування

• Валюта. Тут можна обрати основну валюту обліку, яка буде використовується у всіх фінансових звітах, при створенні товарів, закупівель, чеків тощо.

Усі суми в системі будуть відображатися в обраній валюті.

• Часовий пояс. Тут можна налаштувати часову зону, яка буде відображатися в усіх звітах, чеках, робочих змінах та інших подій, які мають мітку дати й часу.

Рекомендовано вказувати точну зону відповідно до місця розташування торгових точок.

• Показувати підказки. Якщо опція увімкнена, система відображатиме текстові підказки та інструкції в інтерфейсі користувача.

Після активації у верхньому правому куті кожного вікна Admin panel ви побачите активний символ у вигляді знака питання.

Натиснувши, відкриється мінівікно з поясненням функціоналу відповідного розділу. 

• Мова. Тут можна обрати основну мову інтерфейсу Kavapp Admin для всіх користувачів системи.
• Отримувати сповіщення. Після активації опції вам будуть надходити системні повідомлення від Kavapp, наприклад про нові інкасації, закупівлі та інші важливі дії.

Рекомендуємо залишати увімкненим для швидкого реагування на зміни.

• Двофакторна автентифікація. Забезпечує додатковий рівень безпеки при вході до Kavapp Admin.

Якщо функція активована, при кожному вході користувач має вводити одноразовий код через SMS або email.

Налаштування продаж

• Після вибору позиції в Seller повертатись на головний екран — активує автоматичне повернення до головного екрана після того, як касир додав товар у чек.
• Захист від випадкових продажів — запобігає передчасному натисканню кнопки “Продати”. Після додавання товару в чек ця кнопка залишається неактивною протягом 2 секунд. 
• Чи враховувати розрахунок бонусами в дохід — функцією ви визначаєте, чи включати суми, оплачені бонусами, у звіт про дохід.
• Нараховувати бонуси при розрахунку бонусами — дозволяє чи забороняє нарахування нових бонусів при розрахунку бонусами з персональної дисконтної картки. 
• Метод оплати по замовчуванню — тип оплати, який обирається автоматично в застосунку касира Kavapp Seller під час продажу (готівка/термінал/не вибрано).
• Округлення — вказує, як округлювати підсумкову суму чека (без округлення, до 1 грн, до 50 коп. тощо).

Згідно з вимогами податкової при увімкненому пРРО дозволено округлення лише до 0.1 грн 

Дозволи

• Месенджер — дозволяє або забороняє листування між користувачами системи (адміністратори, логісти, касири).
• Напої — вмикає або вимикає категорію "Напої" у меню та Admin-panel.
• Тех. карти — дозволяє користуватись тех.картами для приготування продукції.
• Використовувати склад — активує роботу з окремим зовнішнім складом у системі.
• Використовувати виробника — дозволяє вказувати виробника товарів.
• Заготівлі — вмикає або вимикає можливість працювати з модулем заготівель.
• Товари — активує чи деактивує розділ "Товари" в обліку.
• Чи використовувати фінансові розрахунки — дозволяє вказувати собівартість товарів у системі.
• Використовувати артикул — додає можливість вказувати артикул до товару.
• Використовувати QR-каталог — активує модуль роботи з QR-каталогом.

Налаштування дисконтної системи

• Використовувати дисконтну систему — активує або вимикає всю дисконтну систему.
• Чи можна реєструвати картки — дозволяє створювати нові дисконтні картки в системі через застосунок касира Kavapp Seller.
• Чи можна знайти знижку за номером картки або номером телефона — дозволяє пошук знижки клієнта в Kavapp Seller за одним з цих двох варіантів.
• Спрощена реєстрація бонусних карток (без додаткових полів) — дозволяє швидко створювати картки без заповнення полів «стать», «дата народження», «адреса».
• Чи можна залишити решту на бонуси — дозволяє касиру списати суму решти в чекові на бонусний рахунок.
• Нараховувати кешбек за решту на бонуси — якщо активовано, решта за чек також збільшує кешбек.
• Реєстрація картки тільки по номеру — обмежує реєстрацію дисконту лише за номером картки та номером телефону, без сканування штрих-коду.

Актуально, якщо ви реєструєте віртуальні дисконти, а не фізичні картки з нанесеним штрих-кодом.

• Чи реєструвати картку якщо її немає в базі — дозволяє автоматично створювати нову картку в застосунку касира Kavapp Seller, якщо під час проведення чека касир вказав номер картки, але її не було в базі.
• Списувати бонуси тільки якщо достатньо для повної оплати — забороняє часткове використання бонусів, накопичених на персональній дисконтній картці

Якщо функція вимкнена, сума списання задається вручну.

• Стандартний метод введення для персональних карт — задає, який тип ідентифікатора використовується в Seller: номер телефона або номер картки. 

Якщо опцію увімкнено, за замовчуванням використовується саме номер картки.

• Знижка для реєстрації картки — автоматично присвоює знижку новоствореній дисконтній картці, яку зареєстрували через Kavapp Seller.

Заробітна плата

• Чи враховувати паузу в робочий час (нарахування зарплати) — визначає, чи враховується час, проведений на перерві, в оплату праці.
• Враховувати відсоток від бонусів — якщо активовано, сума бонусів, списаних під час продажів, враховується у відсоткову частину заробітної плати.
• Чи показувати заробітну плату — відображає або приховує інформацію про заробіток касира в інтерфейсі Kavapp Seller.

Для коректної фіскалізації розрахункових операцій у системі Kavapp необхідно налаштувати програмний реєстратор розрахункових операцій (пРРО). 

Підготовчі операції:

Для початку роботи з пРРО треба зареєструвати у кабінеті платника податків:

• свою торгову точку (заява за формою 20-ОПП), 
• касу (заява за формою 1-пРРО),
• касира (заява за формою 5-пРРО).

Примітка: до однієї торгової точки можна під’єднати декілька ФОП.

Як під'єднати ФОП до системи Kavapp

Для підключення ФОП до системи потрібно:

1. Зареєструвати файловий ключ касира-ФОПа або касира-найманого працівника у Кабінеті платника податків зі статусом «Старший касир».
2. Якщо у вас вже є зареєстрований ключ зі статусом «Касир», ви також можете його використовувати — створювати новий не обов’язково.

Система Kavapp підтримує додавання ключів ЕЦП у форматах: .jks, .pfx або Key-6.dat. 

Підключення ФОП та додавання ключа касира в Kavapp

1. Відкрийте Kavapp Admin → "Меню" → "Налаштування" → "Налаштування пРРО" → активуйте опцію "Використовувати пРРО".

2. Натисніть кнопку "Додати ключ" → вкажіть ключ ЕЦП, заздалегідь зареєстрований в кабінеті платника податків як ключ касира →  оберіть ключ →  вкажіть пароль до нього → натисніть “Перевірити” → “Зберегти”. 

При використанні ключа ЕЦП Key-6.dat або .pfx також необхідно вказати сертифікат ключа.

3. Після успішної синхронізації з кабінетом платника податків у системі має зʼявитися: прізвище ФОПа, каси, зареєстровані в податковій, та касир. 

4. У таблиці "Фіскалізація точок продажу" знайдіть рядок із назвою потрібної точки продажу та натисніть "+" у стовпці "Фіскалізувати".

5. У вікні, що відкрилося зніміть позначку “Не фіскалізувати” та оберіть у випадаючому списку ФОП/Юр. особу → вкажіть касу для фіскалізації чеків на обраній торговій точці.

Якщо ж на цій торговій точці фіскальна зміна завжди відкривається одним і тим самим касиром, встановіть позначку "Приєднувати касира до каси" та оберіть касира за замовчуванням.

Якщо активувати опцію "Обрати касира із завантажених ключів" і не прив’язувати конкретного касира, то під час відкриття фіскальної зміни працівник зможе вручну обрати зі списку всіх доданих в систему ключів того касира, під іменем якого відкриватиметься зміна.

Після внесення зазначених налаштувань виконайте синхронізацію даних у програмі Kavapp Seller ("Налаштування → Синхронізація даних") та відкрийте фіскальну зміну.

Як оновити ключ касира

Коли термін дії ключа завершиться, його необхідно оновити в системі Kavapp. Для цього:

1. Згенеруйте новий файловий ключ в АЦСК
2. В особистому кабінеті платника податків зареєструйте форму 5-прро (реєстрація касира) з новим ідентифікатором ключа касира.
3. Відкрийте Kavapp Admin → Налаштування → Налаштування пРРО → натисніть кнопку Додати ключ 
4. Вкажіть новий ключ та пароль до нього — ключ додасться в налаштування.
5. Якщо потрібно приєднати новий ключ до торгової точки як ключ за замовчуванням, перейдіть у Kavapp Admin → Налаштування → Налаштування ПРРО → таблиця "Фіскалізація точок продажу". У рядку з потрібною торговою точкою натисніть значок олівця (редагування) та приєднайте до цієї точки новий ключ касира.

Додавайте новий ключ в налаштування пРРО приблизно через 1 годину після його реєстрації в кабінеті платника податків. Цей час необхідний для оновлення даних.

Відкриття/закриття фіскальної зміни в Kavapp Admin

Фіскальна зміна відкривається і закривається як через Kavapp Seller касиром, так і адміністратором в Kavapp Admin. Для цього потрібно:

1. Увійти в Kavapp Admin → Фінансові операції → Відкриття/закриття фіскальної зміни".
2. Обрати касу, для якої необхідно відкрити або закрити зміну.
3. Натиснути "Відкрити зміну" для початку роботи або "Закрити зміну" для завершення фіскальної зміни.

Опція "Тестовий режим"

Опція "Тестовий режим", доступна Kavapp Admin → Налаштування → Налаштування пРРО. 

Вона призначена для відкриття/закриття фіскальних змін під час ознайомлення та тестування. Якщо увімкнути цю опцію, всі документи, надіслані до податкової, будуть нефіскальними!

Послідовність дій касира при роботі з пРРО

1. На початку зміни касир відкриває робочу зміну в застосунку Kavapp Seller.

2. Лише після цього відкриває фіскальну зміну, обравши підприємця, касира та можливість внесення наявної готівки до каси: Робоча зміна → Фіскальна зміна → "Почати фіскальну зміну".

Щоб екран відкриття фіскальної зміни відобразився автоматично, активуйте опцію "Нагадувати про відкриття робочої зміни" в Kavapp Admin → Налаштування → Налаштування пРРО. 

3. Наприкінці зміни касир закриває фіскальну зміну: Робоча зміна → Фіскальна зміна → закрити фіскальну зміну.

4. Після цього закриває звичайну робочу зміну, натиснувши "Закрити зміну" на екрані "Робоча зміна".

При закритті фіскальної зміни Z-звіт формується та відправляється в податкову автоматично.

Завдяки цьому немає порушень законодавства — усі звіти по робочих змінам в Kavapp Admin відповідають фактичній календарній даті робочої зміни. 

У межах однієї робочої зміни може бути декілька фіскальних змін, це не порушення. 

Згідно з вимогами податкової фіскальна зміна не повинна тривати понад 24 години. Радимо закривати фіскальну зміну не пізніше 23:59, незалежно від часу відкриття.

У цьому розділі можна налаштувати візуальне відображення вашого чека. 
Для цього зайдіть в Kavapp Admin → Налаштування → Налаштування принтера чеків.

Як налаштувати вигляд чека

1. Вкажіть точку продажу, на якій треба налаштувати вигляд чека, та натисніть Отримати дані. 

2. Оберіть налаштування:

• Показувати логотип
• Показувати адресу
• Показувати назву

Якщо ви вмикаєте це налаштування, у сусідньому полі треба вказати назву компанії, яка відображатиметься на чеку.

Наприклад: ShopTop

• Показувати верхній текст

Якщо ви вмикаєте це налаштування, у сусідньому полі треба ввести текст, який відображатиметься вгорі. 

Наприклад: Товари для усієї родини

• Показувати нижній текст 1

Якщо ви вмикаєте це налаштування, у сусідньому полі треба ввести текст 1, який відображатиметься внизу. 

Наприклад: Купуйте з вигодою

• Показувати нижній текст 2

Якщо ви вмикаєте це налаштування, у сусідньому полі треба ввести текст 2, який відображатиметься внизу. 

Наприклад: Дякуємо за покупку

• Фіскальний чек

Якщо ви вмикаєте це налаштування, на чеку зʼявляються додаткові дані, які присвоюються чекові при фіскалізації: номер фіск. чека, номер пРРО, QR-код — посилання на електронний фіскальний чек, який відкривається на сайті податкової.

• Показувати QR-код

Налаштування доступне лише за умови, якщо ви увімкнули налаштування “Фіскальний чек”. Ви можете обрати, чи буде відображатись QR-код на чеку. 

• Необов'язкові літерні позначення

Опція вмикає або вимикає відображення буквеного позначення ставки ПДВ=0% у фіскальному чеку. Відображення такого позначення не є обов’язковим. 

Вигляд у чеку: ПДВ Е= (НЕОПОД.) 0.00

• Друкувати дані про касира в чеку

Якщо ви вмикаєте це налаштування, на чеку зʼявляються дані касира, який здійснював продаж. 

• Показувати номер персональної картки

Якщо ви вмикаєте це налаштування, на чеку буде відображатись номер персонального дисконту клієнта. 

3. Натисніть Зберегти, щоб зберегти налаштування чи зміни лише для обраної точки продажу.

Натисніть Зберегти для всіх точок,  щоб зберегти налаштування чи зміни для усіх торгових точок мережі.

Знайти розділ Тариф і оплати ви можете знайти у Kavapp Admin → Налаштування → Тариф і оплати.

У розділі Тариф та оплати ви можете: 

• переглянути свій поточний тариф та термін його дії,
• продовжити тариф,
• переглянути попередні оплати, 
• переглянути інші тарифи
• скористатися калькулятором оплат, щоб розрахувати ймовірну оплату за будь-який тариф, тривалість та кількість підключених торгових точок.

Як переглянути та продовжити тариф

1. Переглянути свій поточний тариф та термін його дії можна одразу на головній сторінці. Kavapp Admin → Налаштування → Тариф і оплати.
2. Також тут знаходиться кнопка Оплатити, натискаючи її, ви перейдете на сторінку оплати.
3. Система автоматично запам’ятає ваш попередній вибір тарифу, кількість точок продажу та період оплати, щоб ви могли швидко оформити наступний платіж без потреби вводити дані повторно.
4. За потреби, оберіть період, за який ви внесете оплату, у спадному меню (1 місяць, 3 місяці, 6 місяців, 12 місяців).
5. Щоб завершити операцію, натисніть кнопку “Оплатити” внизу.

Попередні оплати

Кнопка Попередні оплати Завантажить всю історію ваших платежів. Якщо ви новий користувач, історія з'явиться після першої успішної оплати

Тарифи

Кнопка “Тарифи” дає змогу переглянути усі доступні тарифи, їхню вартість та переваги. 

Калькулятор оплат

Кнопка “Калькулятор оплат” веде до інструменту, який розроблений для кращого розуміння та прорахунку майбутніх платежів.

Тут ви зможете здійснити гіпотетичний розрахунок: обрати інший тариф, іншу кількість точок продажу та тривалість періоду оплати та поглянути очікувану вартість за усіма налаштуваннями. 

Зауважте, що прорахунок цін не впливає на поточний тариф та реальну кількість торгових точок. 

Як скористатися калькулятором оплат?

1. Перейдіть у Kavapp Admin → Налаштування → Тариф і оплати.
2. Оберіть налаштування:  

• Тариф (S, M, L)
• Вкажіть свою кількість точок продажу
• Період (1 місяць, 3 місяці, 6 місяців, 12 місяців).

Система миттєво прорахує очікувану загальну вартість за заданими параметрами та Вартість за 1 точку продажу на місяць. 

У розділі Інфо ви можете отримати всю потрібну інформацію: 

• контактні дані та способи для звʼязку;
• відповіді на часті запитання;
• повну угоду користувача. 

Контакти

Тримаємо з вами зв'язок через онлайн-чат в особистому кабінеті Kavapp Admin.

Гарантує найшвидше розв’язання будь-якого питання, адже з’єднає вас із профільним спеціалістом у найкоротший термін.

Як скористатися? 

1. Перейдіть до Kavapp Admin → Налаштування → Інфо та натисніть «Онлайн чат».
2. Після цього відкриється вікно «Чат з ШІ» або «Чат зі службою підтримки», де в полі «Написати повідомлення» Ви зможете коротко описати свою проблему.
3. Натисніть на значок надіслати — у чаті з ШІ Ви одразу отримаєте швидку відповідь.
4. Якщо звернення надіслано до служби підтримки, наш спеціаліст зв’яжеться з Вами найближчим часом. За потреби Ви можете прикріпити файл чи знімок екрана для кращої демонстрації проблеми.
5. Також Ви можете зателефонувати до служби техпідтримки +38 (073) 052-82-77 графік пн–сб, 8:00–20:00.