Configurarea sistemului Kavapp pentru magazin

Kavapp Seller este o aplicație destinată angajaților care efectuează vânzări. A fost creată pentru desfășurarea rapidă și comodă a vânzărilor, efectuarea încasărilor și gestionarea stocurilor. 

Ce puteți face în Kavapp Seller?

• Acceptarea comenzilor.
• Efectuarea vânzărilor și aplicarea discounturilor.
• Gestionarea stocurilor de produse și ingrediente.
• Comunicarea cu echipa prin mesageria integrată.

Datorită sincronizării în timp real cu Kavapp Admin, administratorul poate controla activitatea casei de marcat, ține evidența stocurilor și gestiona setările.

Pentru o utilizare confortabilă a aplicației, se recomandă utilizarea unui dispozitiv cu o versiune compatibilă a sistemului de operare. 

Kavapp Seller este compatibil cu:

• Versiunea minimă pentru Android – 6 (recomandată: 9)
• Versiunea minimă pentru iOS – 12 (recomandată: 15)
• Versiunea minimă pentru Windows – 10, 64 biți

Pentru a începe, instalați aplicația pe dispozitivul de casă de marcat. 

De unde se descarcă?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)
• Microsoft Store (Windows)
• Pentru Windows și Android puteți descărca fișierul de instalare .exe sau .apk de pe site. 

După instalare, lansați aplicația.

Pentru a sincroniza Kavapp Seller cu sistemul, este necesar să introduceți un cod de conectare. Acest cod poate fi generat în Kavapp Admin.

Cum obțineți codul de conectare?

1. Autentificați-vă în contul de administrator din Kavapp Admin.
2. Accesați secțiunea: Informații de bază → Puncte de vânzare → Cod de conectare.
3. Apăsați „Creare cod” – acest cod este utilizat pentru a conecta aplicația Kavapp Seller la contul administratorului.
4. Introduceți codul obținut în aplicația Kavapp Seller de pe dispozitivul casierului.

Notă: O tură de casă Kavapp Seller nu poate funcționa simultan pe două dispozitive. Codul de conectare este valabil doar pentru o singură aplicație/dispozitiv. 

După introducerea codului, aplicația se sincronizează automat cu sistemul. Dacă dispozitivul a fost schimbat sau utilizatorul a ieșit din aplicație, generați un nou cod în Kavapp Admin și introduceți-l.

Pentru a începe tura de lucru:

• Apăsați „Începeți munca”.
• Selectați angajatul care va fi repartizat la această tură.
• Verificați și indicați Soldul în casă: numerarul rămas în casă de la tura precedentă. Apăsați „Începeți munca”.

La sfârșitul turei:

• Închideți tura de lucru: apăsați Tura →Închide tura.
• Indicați Soldul în casă: numerarul care rămâne în casă pentru următoarea tură. Apăsați „Încheie munca”.

Ecranul principal include următoarele elemente esențiale pentru activitatea casierului:

• Grupuri/subgrupuri și poziții — (produse, iar dacă este cazul — băuturi și fișe tehnice).
• Blocul pozițiilor selectate — afișează toate pozițiile selectate în bon.
• Butonul „Vinde” — duce la ecranul de formare a bonului și încasare.
• Bara superioară de funcții — acces la funcții suplimentare (gestionarea stocurilor, rapoarte, chat-uri, setări etc.).

Pe bară se află următoarele secțiuni:

• Gestiune — vizualizarea stocurilor, scăderea produselor, efectuarea achizițiilor, pregătirea preparatelor, încasări și înregistrarea cardurilor de discount.
• Tura — înregistrarea pauzei, deschiderea/închiderea turei de lucru.
• Mesaje — mesagerie pentru comunicare cu administratori și operatori logistici.
• Bonuri — istoric al vânzărilor, posibilitate de anulare, retur de produse sau reimprimare a bonurilor, gestionarea bonurilor amânate.
• Setări — conectarea imprimantei de bonuri, sincronizarea datelor cu Kavapp Admin, setarea parametrilor interfeței.

Când un client face o achiziție, casierul creează bonul adăugând produsele în listă.

1. Adăugați produse în bon:

• Deschideți aplicația Kavapp Seller.
• Selectați din ecranul principal un grup de produse (îmbrăcăminte, încălțăminte, alimente, electronice etc.).
• Apăsați pe poziția dorită pentru a o adăuga în bon.
• Dacă pentru poziție sunt prevăzuți Modificatori, se va deschide fereastra de selectare, în care pot fi adăugate la Paragon componente suplimentare — obligatorii sau opționale. Costul fiecărei componente a Modificatorului este afișat lângă denumirea acesteia. Numărul de repetări ale Modificatorilor selectați se stabilește în câmpul “Cantitate”. Mai jos este afișată suma totală pentru poziție, ținând cont de Modificatori, care va fi adăugată la Paragon.
• Dacă pentru poziția selectată este activată opțiunea “Solicită cantitatea” (Kavapp Admin → Meniu → Produse / Fișe tehnologice / Băuturi / Semipreparate → Editare [pictograma creion sau “Mai mult” → Editare], este bifată opțiunea “Solicită cantitatea”), în câmpul “Cantitate” trebuie indicată valoarea în unitățile de măsură stabilite (de exemplu, 100 g) — costul va fi calculat automat.

Alternativ, poate fi indicată suma în câmpul “La suma”, pe care o indică clientul — în acest caz, cantitatea va fi determinată automat.

2. Indicați cantitatea produsului:

Toate pozițiile selectate vor apărea în partea dreaptă a ecranului – acesta este spațiul unde pot fi efectuate acțiuni suplimentare asupra produselor.

• Pentru a crește cantitatea, apăsați din nou pe produsul din listă.
• Pentru a scădea cantitatea – apăsați lung pe produs timp de 2 secunde.
• Pentru a șterge o poziție – glisați spre stânga sau dreapta.

3. Amânarea bonului:

• Dacă clientul s-a îndepărtat temporar, puteți salva bonul și reveni ulterior.
• Pentru aceasta, apăsați pe „Bonuri” sau țineți apăsat butonul „Vinde”.

4. Accesați ecranul de plată apăsând „Vinde”

5. Selectați metoda de plată:

• Numerar – plată în numerar.
• Terminal – plată cu card bancar.

6. Aplicarea unui discount:

• Apăsați pe butonul „Reducere”.
• Introduceți numărul cardului de discount sau numărul de telefon al clientului la care este înregistrat cardul.

7. Finalizarea vânzării:

• Verificați corectitudinea produselor din bon.
• Apăsați „Vinde”.

Bonul este confirmarea achiziției și se emite în format fizic:

Bon pe hârtie

• Se imprimă automat dacă imprimanta este conectată la Kavapp Seller și dacă este activată imprimarea automată: Kavapp Admin → Informații de bază → Puncte de vânzare → Setări → Imprimare implicită a bonurilor..
• Dacă este necesar, puteți seta o confirmare înainte de imprimare: Kavapp Admin → Informații de bază → Puncte de vânzare → Setări → Imprimare implicită a bonurilor/Solicită confirmare înainte de imprimare.
• Pentru reimprimarea bonului: Accesați secțiunea „Bonuri”, selectați bonul dorit și apăsați „Imprima”.

Cum se amână un bon: 

Dacă magazinul dumneavoastră oferă clienților posibilitatea de a plăti „ulterior”

la primirea comenzii, de exemplu, în cazul unei comenzi personalizate care necesită procesare, Kavapp permite formarea, amânarea bonului și revenirea la acesta în orice moment.

1. Adăugați produsele în bon.
2. Apăsați lung pe butonul „Vinde” sau apăsați „Bonuri” → bonul va fi salvat automat.
3. Opțional, puteți atribui bonului amânat un titlu (de exemplu, „Nume” sau „Masa 5”) pentru a-l găsi mai ușor în listă.

Unde se găsesc bonurile amânate:

1. Deschideți fila „Bonuri” din bara de gestionare.
2. Dacă există bonuri amânate, acestea se vor afișa imediat în ecranul „Bonuri”.
3. Dacă nu există bonuri amânate, se va deschide fila „Toate vânzările” cu istoricul tuturor tranzacțiilor efectuate anterior.

Cum se continuă lucrul cu un bon amânat:

1. Apăsați pe bonul dorit din listă.
2. Verificați dacă lista de produse este corectă.
3. Apăsați „Сalculează” — veți fi direcționat către ecranul de plată.
4. Selectați metoda de plată și finalizați operațiunea.

Dacă este necesar să găsiți un bon pentru verificare, reimprimare sau schimbarea metodei de plată în cadrul turei active, urmați pașii de mai jos:

1. Intrați în secțiunea „Bonuri”.
2. Selectați bonul dorit pentru vizualizare.
3. Efectuați una dintre următoarele acțiuni:
   • Imprima — reimprimarea bonului.
   • Schimbare metodă de plată — „Numerar – Terminal”.

Istoricul complet al bonurilor poate fi consultat în Kavapp Admin. În Kavapp Seller sunt afișate bonurile aferente turei de lucru curente.

Dacă aveți conexiune instabilă la internet sau au apărut dificultăți tehnice temporare, bonul poate să nu se sincronizeze cu Kavapp Admin și să nu apară în documentele de raportare corespunzătoare.

Cum se remediază problema:

1. Deschideți fila „Bonuri”.
2. Apăsați pe butonul „Sincronizează” din colțul stânga sus.

Kavapp Seller are funcționalitate pentru returnarea bonurilor. Toate bonurile emise sunt salvate, ceea ce facilitează identificarea celui necesar.

Cum se face returnarea unui bon:

1. Accesați fila „Bonuri” → „Toate vânzările” (în cazul în care există bonuri amânate).
2. Apăsați pe butonul „Returnare de produse”.
3. Introduceți numărul bonului și selectați data emiterii. (Dacă introduceți doar data, sistemul va afișa toate bonurile din acea zi care mai pot fi returnate).
4. Apăsați „Cautăre” și selectați bonul dorit.
5. Selectați pozițiile care trebuie returnate (implicit sunt selectate toate pozițiile din bon).
6. Apăsați „Returnează” și alegeți metoda de restituire a banilor (numerar sau terminal, în funcție de metoda inițială de plată).

Important! Produsele returnate nu se întorc în stoc.

Dacă butonul „Returnare produs” nu este disponibil 

Dacă operatorul de casă nu vede această opțiune, trebuie activată în Kavapp Admin:

1. Accesați secțiunea Informații de bază → Puncte de vânzare → Setări.
2. Activați opțiunea „Crearea bonurilor de returnare”.
3. Apăsați „Salvează” și sincronizați datele în Kavapp Seller.

Casierul poate verifica rapid disponibilitatea produselor în magazin. Pentru aceasta:

• Accesați „Gestionare” → „Disponibilitate”.
• Vizualizați lista completă a produselor și ingredientelor disponibile în punctul de vânzare.
• Utilizați funcția de căutare sau filtrele pentru a găsi rapid produsul necesar.

• Accesați „Gestionare → Achiziții”.
• Apăsați pe „+” pentru a crea o achiziție nouă.
• Lângă pozițiile (produse, ingrediente, vase și materiale consumabile) care au fost recepționate, indicați toate datele necesare: numărul de ambalaje, cantitatea din ambalaj și costul pentru 1 ambalaj (dacă calculul costului este inclus în tariful dumneavoastră).
• Apăsați „Formează”.

Dacă este activată opțiunea „Plată din casă”, suma achiziției se scade automat din numerarul din casă.

Achiziția poate fi confirmată automat sau manual, în funcție de setările selectate. Acestea se stabilesc în secțiunea Informații de bază → Puncte de vânzare → Setări → Confirmare automată a achiziției.

Dacă este setată confirmarea „manuală”, achiziția se confirmă în Kavapp Admin sau Kavapp Logistics.

Când este necesar să comandați produse din depozitul extern către punctul de vânzare sau să formați o listă de produse pentru achiziții viitoare, procedați astfel:

• Accesați Gestionare → Comandă internă.
• Apăsați pe „+” pentru a crea o comandă nouă.
• Lângă pozițiile necesare, indicați numărul necesar de ambalaje.
• Apăsați „Creează”.
• Verificați pozițiile selectate și apăsați „Trimite”.
• Comanda va apărea automat în Kavapp Admin și Kavapp Logistics.

Pentru a scădea din stoc un produs, un ingredient, vase, un preparat prealabil sau materiale consumabile deteriorate ori improprii pentru vânzare, efectuați următoarele acțiuni:

• Accesați „Gestiune” → „Scădere din stoc”.
• Apăsați pe „+” pentru a crea o scădere nouă.
• Introduceți cantitatea de unități scăzute pentru fiecare poziție necesară.
• Apăsați „Creează”.
• Verificați pozițiile selectate, adăugați un comentariu (motivul scăderii) și apăsați „Trimite”.

Scăderea poate fi confirmată automat sau manual, în funcție de setări. Acestea se stabilesc în secțiunea Informații de bază → Puncte de vânzare → Setări → Confirmare automată a scăderii.

Dacă este setată confirmarea „manuală”, scăderea se confirmă în Kavapp Admin sau Kavapp Logistics.

Pregătirile prealabile sunt produse și ingrediente preparate în avans, care se folosesc pentru vânzări ulterioare sau ca parte din alte poziții din meniu. De exemplu, croissante, blaturi de pizza, sosuri sau siropuri.

Dacă unitatea prepară produse din timp, urmați pașii de mai jos:

1. Accesați Gestionare → Preparat prealabil.
2. Selectați grupul și poziția care urmează să fie pregătită.
3. Introduceți cantitatea de porții sau unități pregătite.
4. Apăsați „Prepară”.
5. Sistemul va scădea automat cantitatea necesară de ingrediente și va adăuga pregătirea prealabilă în stocurile punctului de vânzare.
6. Produsele pregătite vor fi disponibile pentru vânzare sau utilizare ca ingrediente. 

Pregătirile efectuate pot fi vizualizate în secțiunea Gestionare → Preparat prealabil → Pregătiri anterioare.

Puteți înregistra un card personalizat al clientului prin intermediul Kavapp Seller, dacă sistemul de discounturi este activat și configurat în Kavapp Admin → Promoții și discounturi.

Pentru a înregistra un card prin Kavapp Seller:

1. Intrați în Kavapp Seller → Gestionare → Înregistrare card.
2. Introduceți numele, numărul de telefon al clientului, numărul cardului și codul de bare.

Dacă magazinul nu utilizează carduri fizice de discount cu coduri de bare, procesul de înregistrare poate fi simplificat.

Pentru aceasta, activați opțiunea „Înregistrare card doar după număr”, disponibilă în Kavapp Admin → Setări → Generale.

3. Apăsați „Înregistrează” — cardul este gata de utilizare.

Fiecărui card creat în Kavapp Seller i se atribuie automat un discount standard. Acesta este configurat de administrator în Kavapp Admin.

Pentru a alege un discount standard, consultați punctul 6.1 „Discounturi” din instrucțiunile pentru configurarea Kavapp Admin. 

Un alt discount poate fi selectat doar în momentul înregistrării cardului de către administrator, prin Admin Panel.

Casierul poate efectua următoarele operațiuni cu numerar:

• Încasare de numerar — retragerea numerarului din casă.
• Introducere de numerar — adăugarea de numerar în casă.

Pentru a efectua aceste operațiuni:

1. Accesați Gestionare → Încasare de numerar.
2. Apăsați pe „+”.
3. Selectați tipul operațiunii:
   • Depunere numerar.
   • Încasare de numerar.

4. Introduceți suma necesară și un comentariu (opțional).

5. Apăsați „Creează”.

Magazinul poate lucra cu încasare automată. Administratorul o configurează în Kavapp Admin → Puncte de vânzare → Setări → Încasare automată a numerarului la închiderea turei.

În secțiunea „Gestionare” → „Raportare financiară”, casierul poate vizualiza următoarele date financiare:

• Informații generale pentru tură — numărul de bonuri emise, suma totală a încasărilor pe tură, soldul de numerar în casă.
• Tranzacții în numerar – încasări de numerar, introduceri de numerar, achiziții și returnări.
• Plata a fost făcută — împărțire între numerar și plăți cu cardul.
• Articole vândute — numărul de produse vândute și suma totală încasată din produse.

În această secțiune puteți seta parametrii principali ai postului de lucru al casierului, precum și conecta și configura imprimanta de bonuri.

Parametrii interfeței aplicației Kavapp Seller se configurează individual pentru fiecare dispozitiv pe care este instalată aplicația. Pentru a salva fiecare modificare efectuată, este necesar să apăsați butonul „Modifică”.

• Temă

Aici puteți selecta între modul deschis și cel întunecat al interfeței aplicației, în funcție de preferințele utilizatorului.

• Limbă

Permite alegerea limbii principale a interfeței pentru dispozitivul curent.

• Securitate

Asigură un nivel suplimentar de securitate la autentificarea în Kavapp Seller: fiecare casier creează un cod personal, care trebuie introdus la fiecare accesare a aplicației.

• Despre aplicație

Conține o descriere a funcțiilor cheie ale aplicației, instrucțiuni de utilizare și indicații despre unde pot fi găsite: ecranul principal, ecranul de operațiuni, ecranul angajatului, mesageria, ecranul de bonuri și secțiunea de setări.

• Despre dispozitiv

Include informații despre dispozitivul pe care este instalată aplicația: model, versiunea sistemului de operare și versiunea aplicației.

• Vibrația tastaturii

Permite activarea sau dezactivarea vibrației tastelor în timpul tastării.

• Tastatură fizică

Permite activarea sau dezactivarea utilizării unei tastaturi fizice externe pentru introducerea datelor în aplicație.

• Utilizați căutarea pe pagina principală

Permite efectuarea căutărilor direct din pagina principală.

• Dimensiunea fontului în aplicație

Permite modificarea dimensiunii fontului, cu alegerea între trei opțiuni disponibile.

Tipuri de imprimante acceptate 

Kavapp Seller suportă conectarea următoarelor tipuri de imprimante:

• Imprimante USB — conectate prin cablu la tabletă sau PC.
• Imprimante Bluetooth — conectare wireless prin setările Bluetooth.
• Imprimante Wi-Fi — funcționează prin rețeaua locală Wi-Fi.

Înainte de configurare, asigurați-vă că sunt îndeplinite următoarele condiții:

• Imprimanta este pornită și are suficientă hârtie.
• Cablu USB sau conexiunea Bluetooth/Wi-Fi funcționează corect.
• Butonul „Setări imprimantă de bonuri” este activ în Kavapp Seller.
• Dacă este inactiv, activați opțiunea în Kavapp Admin → Informații de bază → Puncte de vânzare → Setări → „Utilizați imprimantă de bonuri”, apoi sincronizați datele în Kavapp Seller.

Cum se conectează imprimanta

1. Accesați „Setări” → „Setări imprimantă de bonuri”.
2. Selectați tipul de conexiune:
   • USB — conectați cablul la dispozitiv.
   • Bluetooth — activați Bluetooth pe dispozitiv, căutați imprimanta în listă și conectați-vă.
   • Wi-Fi — găsiți adresa IP a imprimantei în rețea (aceste date pot fi obținute imprimând o pagină de test) și introduceți-o în Kavapp Seller.

3. Setați parametrii de imprimare:

• Lățimea hârtiei (80 mm, 58 mm).
• Codificarea pentru imprimare (vedeți mai jos cum să aflați ce codificare trebuie folosită).

4. Testați imprimarea. Pentru aceasta, apăsați butonul „Imprimare bon de test”.

Cum se află codificarea corectă pentru imprimantă?

• Opriți imprimanta.
• Apăsați și mențineți apăsat butonul Feed (avansare hârtie).
• Porniți imprimanta în timp ce țineți apăsat butonul Feed timp de 3 secunde.
• Eliberați butonul — imprimanta va imprima un bon cu setările, unde este indicată pagina de cod (codificarea). 
• Dacă imprimanta dvs. suportă Wi-Fi, acest bon va conține și adresa IP necesară pentru conectare.

Dacă imprimanta nu tipărește:

• Verificați că este pornită și conectată corect.
• Pentru conexiune Bluetooth: încercați să deconectați și să reconectați dispozitivul.
• Pentru Wi-Fi: asigurați-vă că atât imprimanta cât și dispozitivul cu aplicația Kavapp Seller sunt conectate la aceeași rețea Wi-Fi.
• Verificați dacă este selectată codificarea corectă (vedeți secțiunea anterioară „Cum se află codificarea corectă pentru imprimantă?”).

Sincronizarea datelor asigură transmiterea informațiilor actualizate între aplicația de casă Kavapp Seller și contul de administrator din Kavapp Admin. Datorită acestui mecanism, administratorii și casierii văd modificările în timp real.

La lansarea aplicației, sincronizarea automată nu are loc imediat. 

Dacă tura de lucru este deschisă, Kavapp Seller se sincronizează automat cu Kavapp Admin. Datele se actualizează după fiecare operațiune efectuată în aplicația casierului.

Dacă modificările au fost făcute în Kavapp Admin, este necesar să sincronizați manual datele pentru ca actualizările să apară în Kavapp Seller.

Exemple de astfel de modificări includ actualizarea prețurilor, redenumirea sau mutarea produselor într-un alt grup etc.

Sincronizarea manuală este disponibilă în secțiunea Setări → butonul „Sincronizare date”.

Ce date se sincronizează?

• Produsele și stocurile acestora.
• Prețurile produselor.
• Discounturi și promoții.
• Modificări în meniu.
• Setările echipamentului: imprimante, terminale.
• Statusurile bonurilor și ale operațiunilor financiare.

Cum se lansează sincronizarea manuală

 Se recomandă să efectuați sincronizarea manuală în următoarele cazuri:

• Tocmai ați efectuat modificări în Kavapp Admin (obligatoriu).
• Produsele, prețurile sau promoțiile nu s-au actualizat automat.
• Au existat probleme cu conexiunea la internet.

Cum se face sincronizarea manuală:

1. Deschideți secțiunea „Setări” din bara superioară a aplicației Kavapp Seller.
2. Apăsați pe „Sincronizare date”.
3. Așteptați finalizarea procesului – toate actualizările și modificările vor fi adăugate în Kavapp Seller.