Настраиваем систему Kavapp для магазина

Kavapp Seller — это приложение для сотрудников, которые выполняют продажи.

Оно создано для быстрого и удобного проведения продаж, расчётов и управления остатками.

Что можно делать в Kavapp Seller?

• Принимать заказы.
• Проводить продажи и применять скидки.
• Управлять остатками товаров и ингредиентов.
• Общаться с командой через встроенный мессенджер.

Благодаря синхронизации с Kavapp Admin в реальном времени администратор может контролировать работу кассы, вести учёт запасов и управлять настройками.

Для комфортной работы с приложением рекомендуется использовать устройство с соответствующей версией операционной системы.

Kavapp Seller поддерживает:

• Минимальная версия для Android — 6 (рекомендуемая — 9)
• Минимальная версия для iOS — 12 (рекомендуемая — 15)
• Минимальная версия для Windows — 10, 64-разрядная

Чтобы начать работу, установите приложение на кассовое устройство.
Где загрузить?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)
• Microsoft Store (Windows)
• Для Windows и Android также доступен установочный файл .exe или .apk на официальном сайте.

После установки запустите приложение.

Для синхронизации Kavapp Seller с системой необходимо ввести код подключения. Такой код можно сгенерировать в Kavapp Admin.

Как получить код подключения?

1. Войдите в кабинет администратора Kavapp Admin.
2. Перейдите в раздел: Базовая информация → Точки продаж → Код подключения.
3. Нажмите «Создать код» — этот код используется для подключения Kavapp Seller к учётной записи администратора.
4. Введите полученный код в Kavapp Seller на кассовом устройстве.

Примечание: одна кассовая смена Kavapp Seller не может работать на двух устройствах одновременно. Код подключения действителен только для одного приложения / устройства.

После ввода кода приложение автоматически синхронизируется с системой. Если устройство сменилось или пользователь вышел из приложения, создайте новый код в Kavapp Admin и введите его.

Для начала рабочей смены:

1. Нажмите «Начать работу».
2. Выберите сотрудника, который будет закреплён за этой сменой.
3. Проверьте и укажите Остаток в кассе — наличные, оставшиеся с предыдущей смены. Нажмите «Начать работу».

В конце смены:

1. Закройте рабочую смену: Смена → Закрыть смену.
2. Укажите Остаток в кассе — наличные, которые остаются в кассе до следующей смены.
3. Нажмите «Завершить работу».

Главный экран содержит основные элементы для работы кассира:

• Группы/подгруппы и позиции — (товары, при наличии — напитки и технологические карты).
• Блок выбранных позиций — отображает все позиции, добавленные в чек.
• Кнопка «Продать» — переход к экрану формирования чека и расчёта.
• Верхняя панель функций — доступ к дополнительным возможностям (управление запасами, отчётность, чаты, настройки и т. д.).

На панели размещены следующие разделы:

• Управление — просмотр остатков, списание товаров, проведение закупок, приготовление заготовок, инкассация и регистрация дисконтных карт.
• Смена — фиксация перерыва, открытие/закрытие рабочей смены.
• Сообщения — мессенджер для связи с администраторами и логистами.
• Чеки — история продаж, возможность отмены, возврата товаров или повторной печати чеков, работа с отложенными чеками.
• Настройки — подключение принтера чеков, синхронизация данных с Kavapp Admin, настройка параметров интерфейса.

Когда клиент совершает покупку, кассир формирует чек, добавляя товары в список.

1. Добавьте товары в чек:

• Откройте Kavapp Seller.
• Выберите на главном экране нужную товарную группу (одежда, обувь, продукты, техника и т. д.).
• Нажмите на нужную позицию, чтобы добавить её в чек.
• Если для позиции предусмотрены модификаторы, откроется окно выбора, в котором можно добавить к чеку дополнительные составляющие — обязательные или необязательные. Стоимость каждой составляющей модификатора отображается рядом с её названием. Количество повторений выбранных модификаторов указывается в поле «Количество». Ниже отображается общая сумма по позиции с учётом модификаторов, которая будет добавлена к чеку.
• Если для выбранной позиции активирована опция «Запрашивать количество» (Kavapp Admin → Меню → Товары / Тех. карты / Напитки / Заготовки → Редактировать [значок карандаша или «Подробнее» → Редактировать], установлена отметка напротив опции «Запрашивать количество»), в поле «Количество» необходимо указать значение в установленных единицах измерения (например, 100 г) — стоимость будет рассчитана автоматически.

Альтернативно можно указать сумму в поле «На сумму», на которую рассчитывает покупатель — в этом случае количество будет определено автоматически.

2. Укажите количество товара:

Все выбранные позиции отображаются в правой части экрана — это область, где можно выполнять дальнейшие действия с товарами.

• Чтобы увеличить количество — нажмите ещё раз на товар.
• Чтобы уменьшить — нажмите и удерживайте товар 2 секунды.
• Чтобы удалить позицию — проведите по ней влево или вправо (свайп).

3. Отложенный чек:

• Если клиент временно отошёл, вы можете сохранить чек и вернуться к нему позже.
• Для этого нажмите «Чеки» или удерживайте кнопку «Продать».

4. Перейдите к экрану расчёта, нажав «Продать»

5. Выберите способ оплаты:

• Наличные — оплата наличными.
• Терминал — оплата банковской картой.

6. Применение скидки:

• Нажмите кнопку «Скидка».
• Введите номер дисконтной карты или номер телефона клиента, на который зарегистрирована карта.

7. Завершение продажи:

• Проверьте правильность списка товаров.
• Нажмите «Продать».

Чек — это подтверждение покупки, выдаётся в бумажном виде.

Печатный чек 

• Печатается автоматически, если к Kavapp Seller подключён принтер и включена автоматическая печать: Kavapp Admin → Базовая информация → Точки продаж → Настройки → Печать чеков по умолчанию.
• При необходимости можно включить подтверждение перед печатью:
• Kavapp Admin → Базовая информация → Точки продаж → Настройки → Печать чеков по умолчанию / Запрашивать печать чека.
• Для повторной печати чека:
• Перейдите в раздел «Чеки», выберите нужный чек и нажмите «Распечатать».

Как отложить чек:

Если ваш магазин позволяет клиентам оплачивать “после” получения заказа (например, при индивидуальных заказах, которые требуют времени на изготовление), Kavapp позволяет сформировать, отложить чек и вернуться к нему в любое время:

1. Добавьте товары в чек.
2. Нажмите и удерживайте кнопку «Продать» или нажмите «Чеки» — чек будет автоматически сохранён.
3. Дополнительно можно задать отложенному чеку заголовок (например, «Имя» или «Стол 5»), чтобы быстрее его найти в списке.

Где найти отложенные чеки:

1. Откройте вкладку «Чеки» на панели управления.
2. Если есть отложенные чеки, они сразу отобразятся на экране “Чеки”.
3. Если отложенных чеков нет — откроется вкладка «Все продажи» с историей всех ранее проведённых транзакций.

Как продолжить работу с отложенным чеком:

1. Нажмите на нужный отложенный чек в списке.
2. Убедитесь, что список товаров верный.
3. Нажмите «Рассчитать» — вы перейдёте к экрану оформления оплаты.
4. Выберите способ оплаты и завершите операцию.

Если нужно найти чек для проверки, повторной печати или изменения способа оплаты в рамках активной смены, выполните следующие действия:

1. Перейдите в раздел «Чеки».
2. Выберите нужный чек для просмотра.
3. Выполните одно из действий:
   • Распечатать — повторная печать чека
   • Изменить способ оплаты — например, с «Наличных» на «Терминал»

Полную историю чеков можно просмотреть в Kavapp Admin. В Kavapp Seller отображаются только чеки за текущую открытую рабочую смену.

Если у вас нестабильное интернет-соединение или возникли временные технические проблемы, чек может не синхронизироваться с Kavapp Admin и не отображаться в отчётных документах.

Как устранить проблему:

1. Откройте вкладку «Чеки».
2. Нажмите кнопку «Синхронизировать» в верхнем левом углу.

В Kavapp Seller предусмотрен функционал для возврата чеков. Все выданные чеки сохраняются, поэтому нужный можно легко найти.

Как оформить возврат чека:

1. Перейдите во вкладку «Чеки» → «Все продажи» (если есть отложенные чеки).
2. Нажмите кнопку «Возврат товара».
3. Введите номер чека и выберите дату его проведения (если ввести только дату — система покажет все чеки за этот день, которые можно вернуть).
4. Нажмите «Поиск» и выберите нужный чек.
5. Отметьте позиции для возврата (по умолчанию будут выбраны все позиции в чеке).
6. Нажмите «Вернуть», выбрав способ возврата денег (наличные или терминал, в зависимости от изначального способа оплаты).

Важно! Товар из возвращённого чека не возвращается на склад.

Если кнопка «Возврат товара» отсутствует:

Если кассир не видит эту опцию, её необходимо активировать в Kavapp Admin:

1. Перейдите в Kavapp Admin → Базовая информация → Точки продаж → Настройки.
2. Включите опцию «Создание чеков возврата».
3. Нажмите «Сохранить» и выполните синхронизацию данных в Kavapp Seller.

Кассир может быстро проверить наличие товаров в магазине. Для этого:

• Перейдите в “Управление” → “Наличие”.
• Просмотрите полный список товаров и ингредиентов, оставшихся на точке продаж.
• Используйте поиск или фильтры для быстрого поиска нужной позиции.

• Перейдите в “Управление” → “Закупки”.
• Нажмите «+», чтобы создать новую закупку.
• Для полученных позиций (товаров, ингредиентов, посуды и расходных материалов), укажите все необходимые данные: количество упаковок, количество в упаковке и цену за 1 упаковку (если в вашем тарифе включён расчёт себестоимости).
• Нажмите «Сформировать».

Если включена опция «Расчёт с кассы», сумма закупки автоматически вычитается из наличности в кассе.

Закупка может быть подтверждена автоматически или вручную — в зависимости от выбранных настроек. Они устанавливаются в разделе Базовая информация → Точки продаж → Настройки → Автоматическое подтверждение закупки.

Если выбрано подтверждение “вручную”, закупку можно подтвердить через Kavapp Admin или Kavapp Logistics.

Если необходимо заказать товары с внешнего склада на точку продаж или сформировать список позиций для дальнейших закупок:

1. Откройте Управление → Заказы.
2. Нажмите «+», чтобы создать новый заказ.
3. У нужных позиций укажите необходимое количество упаковок.
4. Нажмите «Создать».
5. Проверьте выбранные позиции и нажмите «Отправить».
6. Заказ автоматически отобразится в Kavapp Admin и Kavapp Logistics.

Чтобы списать испорченный или непригодный для продажи товар, ингредиент, посуду, заготовку или расходные материалы, выполните следующие действия:

1. Перейдите в Управление → Списания.
2. Нажмите «+», чтобы создать новое списание.
3. Укажите количество списываемых единиц возле нужных позиций.
4. Нажмите «Создать».
5. Просмотрите выбранные позиции, укажите комментарий (причину списания) и нажмите «Отправить».

Списание может быть подтверждена автоматически или вручную — в зависимости от выбранных настроек. Они устанавливаются в разделе Базовая информация → Точки продаж → Настройки → Автоматическое подтверждение списания.

Если выбрано подтверждение вручную — оно осуществляется через Kavapp Admin или Kavapp Logistics.

Заготовки — это заранее приготовленные продукты или ингредиенты, которые используются для последующей продажи или как часть других позиций меню.

Примеры: круассаны, основы для пиццы, соусы или сиропы.

Если заведение готовит продукцию заранее, выполните следующие действия:

1. Перейдите в Управление → Заготовки.
2. Выберите группу и нужную позицию для приготовления.
3. Укажите количество порций или единиц заготовки.
4. Нажмите «Приготовить»
5. Система автоматически спишет нужное количество ингредиентов и добавит заготовку в остатки точки продаж.
6. Приготовленные заготовки будут доступны для продажи или использования как ингредиенты.

Приготовленные заготовки можно просмотреть в Управление → Заготовки → Предыдущие заготовки.

Вы можете зарегистрировать персональную карту клиента через Kavapp Seller, если у вас подключена и настроена дисконтная система в Kavapp Admin → Акции и скидки.

Чтобы зарегистрировать карту в Kavapp Seller:

1. Перейдите в Kavapp Seller → Управление → Регистрация карты.
2. Введите имя, номер телефона клиента, номер карты и её штрихкод.

Если магазин не использует физические дисконтные карты со штрих-кодами, можно упростить процесс регистрации:

Активируйте опцию «Регистрация карты только по номеру»
Kavapp Admin → Настройки → Общие.

3. Нажмите «Зарегистрировать» — карта готова к использованию.

Каждой карте, зарегистрированной в Kavapp Seller, автоматически присваивается стандартная скидка, установленная администратором в Kavapp Admin.

Как выбрать стандартную скидку — см. пункт 6.1 «Скидки» в инструкции по настройке Kavapp Admin. 

Другую скидку можно выбрать только при регистрации карты администратором через Admin Panel.

Кассир может выполнять следующие операции с наличными:

• Инкассация — изъятие наличных из кассы.
• Служебное внесение — внесение наличных в кассу.

Чтобы выполнить операцию:

1. Перейдите в Управление → Инкассация.
2. Нажмите «+».
3. Выберите тип операции:
   • Служебное внесение.
   • Инкассация.
4. Введите необходимую сумму и добавьте комментарий (необязательно).
5. Нажмите «Создать».

Магазин может использовать автоматическую инкассацию. Эта функция настраивается администратором в Kavapp Admin → Точки продаж → Настройки → Автоматическая инкассация наличных при закрытии рабочей смены.

В разделе «Управление → Финансовая отчётность» кассир может просматривать следующие финансовые данные:

• Общая информация по смене — количество проведённых чеков, общая сумма выручки за смену, остаток наличных в кассе.
• Наличные операции — инкассации, служебные внесения, закупки и возвраты.
• Выручка по типам оплаты — разбивка по наличной и безналичной оплате.
• Проданные позиции — количество реализованных товаров и общая сумма выручки по ним.

В этом разделе вы можете настроить основные параметры рабочего места кассира, а также подключить и настроить принтер чеков.

Параметры интерфейса приложения Kavapp Seller задаются отдельно для каждого устройства, на котором оно установлено.

После каждого изменения необходимо нажимать кнопку «Изменить», чтобы сохранить настройки.

• Тема

Можно выбрать светлый или тёмный режим интерфейса в зависимости от предпочтений пользователя.

• Язык

Здесь выбирается основной язык интерфейса текущего устройства.

• Безопасность

Обеспечивает дополнительный уровень защиты при входе в Kavapp Seller: каждый кассир создаёт персональный код, который вводится при каждом входе в приложение.

• О приложении

Описание ключевых функций приложения, инструкции по их использованию и указание, где именно их найти: главный экран, экран операций, экран сотрудников, мессенджер, экран чеков и раздел настроек.

• Об устройстве

Информация об устройстве, на котором установлено приложение: модель, версия операционной системы и версия приложения.

• Вибрация клавиатуры

Включение или отключение вибрации при нажатии клавиш.

• Физическая клавиатура

Разрешает или запрещает использование внешней физической клавиатуры для ввода данных.

• Поиск с главного экрана

Позволяет выполнять поиск прямо с главной страницы приложения.

• Размер шрифта в приложении

Возможность выбрать один из трёх размеров шрифта.

Поддерживаемые типы принтеров
Kavapp Seller поддерживает подключение следующих типов принтеров:

• USB-принтеры — подключаются к планшету или ПК через кабель.
• Bluetooth-принтеры — подключаются по беспроводной связи через настройки Bluetooth.
• Wi-Fi-принтеры — работают через локальную Wi-Fi сеть.

Перед началом настройки убедитесь, что все пункты выполнены:

• Принтер включён и заряжен бумагой.
• USB-кабель или соединение Bluetooth / Wi-Fi работает корректно.
• Кнопка «Настройка принтера чеков» активна в Kavapp Seller.
• Если она неактивна, включите опцию в Kavapp Admin → Базовая информация → Точки продаж → Настройки → «Использовать принтер чеков», затем выполните синхронизацию данных в Kavapp Seller.

Как подключить принтер

1. Перейдите в “Настройки” → “Настройка принтера чеков”.
2. Выберите тип подключения:
   • USB — подключите кабель к устройству.
   • Bluetooth — включите Bluetooth, выберите принтер в списке и подключитесь.
   • Wi-Fi — найдите IP-адрес принтера в сети (получить можно через печать тестовой страницы) и введите его в Kavapp Seller.
3. Укажите параметры печати:
   • Ширина бумаги (80 мм, 58 мм).
   • Кодировка печати (как узнать нужную кодировку — см. ниже).
4. Нажмите «Печать пробного чека», чтобы протестировать работу принтера.

Как узнать правильную кодировку для принтера?

• Выключите принтер.
• Нажмите и удерживайте кнопку Feed (подача бумаги).
• Включите принтер, удерживая кнопку Feed в течение 3 секунд.
• Отпустите кнопку — принтер распечатает чек с настройками, где указана кодовая страница.
• Если ваш принтер поддерживает Wi-Fi, в этом же чеке будет указан IP-адрес для подключения.

Если принтер не печатает?

• Убедитесь, что принтер включён и корректно подключён.
• Для Bluetooth-соединения: попробуйте отключить и снова подключить устройство.
• Для Wi-Fi: проверьте, подключены ли принтер и устройство с приложением Kavapp Seller к одной сети.
• Убедитесь, что выбрана правильная кодировка (см. пункт выше «Как узнать правильную кодировку для принтера?»).

Синхронизация данных обеспечивает передачу актуальной информации между кассовым приложением Kavapp Seller и личным кабинетом Kavapp Admin.
Благодаря этому администратор и кассиры видят обновления в режиме реального времени.

При запуске приложения автоматическая синхронизация не происходит.

Если рабочая смена открыта — Kavapp Seller автоматически синхронизируется с Kavapp Admin. Данные обновляются после каждой выполненной операции в приложении кассира.

Если изменения были внесены через Kavapp Admin, необходимо вручную запустить синхронизацию, чтобы они отобразились в Kavapp Seller.

Примеры таких изменений: обновление цен, переименование товаров или перенос их в другую группу и т. п.

Ручная синхронизация доступна в разделе: Настройки → кнопка«Синхронизация данных».

Какие данные синхронизируются:

• Товары и их остатки.
• Цены на продукцию.
• Скидки и акции.
• Изменения в меню.
• Настройки оборудования: принтеры, терминалы.
• Статусы чеков и финансовых операций.

Как запускать синхронизацию вручную

Рекомендуется запускать вручную в следующих случаях:

• Вы только что внесли изменения в Kavapp Admin (обязательно).
• Товары, цены или акции не отобразились автоматически.
• Возникли проблемы с интернет-соединением.

Как запустить ручную синхронизацию?

1. Откройте раздел «Настройки» на верхней панели Kavapp Seller.
2. Нажмите кнопку «Синхронизация данных».
3. Дождитесь завершения процесса — все обновления и изменения будут загружены в Kavapp Seller.