Configuramos el sistema Kavapp para tienda

Kavapp Seller es una aplicación para los empleados que realizan ventas. Fue creada para llevar a cabo ventas, cobros y gestionar existencias de forma rápida y sencilla.

¿Qué se puede hacer en Kavapp Seller?

• Aceptar pedidos.
• Realizar ventas y aplicar descuentos.
• Gestionar las existencias de productos e ingredientes.
• Comunicarse con el equipo a través del mensajero integrado. 

Gracias a la sincronización en tiempo real con Kavapp Admin, el administrador puede controlar el funcionamiento de la caja, llevar el control de productos y gestionar la configuración.

Para una experiencia cómoda con la aplicación, se recomienda utilizar un dispositivo con una versión compatible del sistema operativo.

Kavapp Seller es compatible con:

• Versión mínima para Android – 6 (recomendada 9)
• Versión mínima para iOS – 12 (recomendada 15)
• Versión mínima para Windows – 10, 64 bits

Para comenzar a trabajar, instale la aplicación en el dispositivo de punto de venta.

¿Dónde descargarla?

• Google Play (Android)
• App Store (iOS)
• Microsoft Store (Windows)
• Para Windows y Android también puede descargar el archivo instalador .exe o .apk desde el sitio web. 

Después de la instalación, abra la aplicación.

Para sincronizar Kavapp Seller con el sistema, debe ingresar un código de conexión. Este se puede generar en Kavapp Admin.

¿Cómo obtener el código de conexión? 

1. Ingrese al panel del administrador en Kavapp Admin.
2. Vaya a la sección: Información básica → Puntos de venta → Código de conexión.
3. Haga clic en “Crear código”; este código se utiliza para conectar Kavapp Seller con la cuenta del administrador.
4. Ingrese el código en Kavapp Seller, en el dispositivo del cajero. 

Lo que debe saber: un Turno de trabajo en Kavapp Seller no puede funcionar en dos dispositivos al mismo tiempo. El código de conexión solo es válido para una aplicación/dispositivo.

Después de ingresar el código, la aplicación se sincronizará automáticamente con el sistema. Si el dispositivo se cambia o el usuario cierra sesión, genere un nuevo código en Kavapp Admin y vuelva a ingresarlo.

Para iniciar un turno de trabajo:

1. Presione “Comenzar trabajo”. 
2. Seleccione al empleado que será asignado a este turno de trabajo.
3. Verifique e ingrese el saldo inicial en caja: el efectivo que quedó desde el turno anterior. Presione “Comenzar trabajo”.

Al finalizar el turno:

1. Cierre el turno de trabajo: presione Turno → Cerrar turno.
2. Ingrese el saldo en caja: el efectivo que queda para el siguiente turno. Presione “Finalizar trabajo”.

La pantalla principal contiene los siguientes elementos básicos para el trabajo del cajero:

• Grupos/subgrupos y posiciones: productos, y si están disponibles: bebidas y fichas técnicas.
• Bloque de productos seleccionados: muestra todos los productos añadidos al recibo.
• Botón "Vender": lleva a la pantalla de generación del recibo y cobro.
• Barra superior de funciones: acceso a funciones adicionales (gestión de existencias, informes, mensajería, configuración, etc.).

En esta barra se encuentran las siguientes secciones:

• Gestión: consulta de existencias, salida de inventario de productos, realización de compras, preparación de insumos, recolección de efectivo y registro de tarjetas de fidelización.
• Turno: registro de pausas, apertura/cierre del turno.
• Mensajes: mensajero para comunicarse con administradores y logísticos.
• Recibos: historial de ventas, posibilidad de anular, devolver productos o reimprimir recibos, gestión de recibos guardados.
• Configuración: conexión de impresora de recibos, sincronización de datos con Kavapp Admin, configuración de la interfaz.

Cuando el cliente realiza una compra, el cajero crea un recibo añadiendo los productos a la lista.

1. Agregue productos al recibo:

• Abra Kavapp Seller.
• En la pantalla principal, seleccione un grupo de productos (ropa, calzado, alimentos, electrodomésticos, etc.).
• Presione sobre la posición deseada para añadirla al recibo.
• Si para la Posición están previstos modificadores, se abrirá una ventana de selección en la que se pueden agregar al Recibo componentes adicionales — obligatorios u opcionales. El costo de cada componente del modificador se muestra junto a su nombre. La cantidad de repeticiones de los modificadores seleccionados se establece en el campo "Cantidad". A continuación se muestra el importe total por la Posición teniendo en cuenta los modificadores, que se añadirá al Recibo.
• Si para la Posición seleccionada está activada la opción "Solicitar cantidad" (Kavapp Admin → Menú → Producto / Ficha técnica / Bebidas / Ingredientes → Editar [ícono de lápiz o "Más detalles" → Editar], casilla marcada junto a la opción "Solicitar cantidad"), en el campo "Cantidad" se debe indicar el valor en las unidades de medida establecidas (por ejemplo, 100 g) — el costo se calculará automáticamente.

Alternativamente, se puede indicar el importe en el campo "Por importe", según el monto previsto por el cliente — en ese caso, la cantidad se determinará automáticamente.

2. Indique la cantidad del producto:

Todos los productos seleccionados se mostrarán en la parte derecha de la pantalla; desde ahí podrá realizar acciones adicionales.

• Para aumentar la cantidad, presione nuevamente sobre el producto.
• Para disminuirla, mantenga presionado el producto durante 2 segundos.
• Para eliminar una posición, deslice hacia la izquierda o la derecha.

3. Guardar el recibo:

• Si el cliente se alejó temporalmente, puede guardar el recibo y retomarlo más tarde.
• Para ello, presione "Recibos" o mantenga presionado el botón "Vender".

4. Vaya a la pantalla de cobro presionando “Vender”.

5. Seleccione el método de pago:

• Efectivo – pago en efectivo.
• Terminal – pago con tarjeta bancaria.

6. Aplicación del descuento:

• Presione el botón "Descuento".
• Ingrese el número de la tarjeta de fidelización o el número de teléfono del cliente asociado a la tarjeta.

7. Finalización de la venta:

• Verifique que los productos en el recibo sean correctos.
• Presione "Vender".

El recibo es una confirmación de la compra. Puede entregarse en formato impreso.

 Recibo impreso

• Se imprime automáticamente si hay una impresora conectada a Kavapp Seller y está habilitada la impresión automática: Kavapp Admin → Información básica → Puntos de venta → Configuración → Impresión de recibos por defecto.
• Si es necesario, se puede habilitar una confirmación previa a la impresión:
• Kavapp Admin → Información básica → Puntos de venta → Configuración → Impresión de recibos por defecto / Preguntar antes de imprimir recibos.
• Para reimprimir un recibo:
• Vaya a “Recibos”, seleccione el recibo deseado y presione “Imprimir”.

Cómo guardar un recibo:

Si su tienda permite que los clientes paguen después de recibir el pedido (por ejemplo, al crear un pedido personalizado que requiere elaboración), Kavapp permite generar, guardar el recibo y retomarlo en cualquier momento.

1. Agregue productos al recibo.
2. Mantenga presionado el botón “Vender” o presione “Recibos” → el recibo se guardará automáticamente.
3. Opcionalmente, puede asignar un nombre al recibo guardado (por ejemplo, “Nombre” o “Mesa 5”) para facilitar su búsqueda en la lista.

Dónde encontrar los recibos guardados: 

1. Abra la pestaña “Recibos” en la barra de navegación.
2. Si hay recibos guardados, se mostrarán de inmediato en la pantalla “Recibos”.
3. Si no hay recibos guardados, se abrirá la pestaña “Todas las ventas” con el historial de transacciones anteriores.

Cómo continuar con un recibo guardado:

1. Seleccione el recibo guardado en la lista.
2. Verifique que la lista de productos sea correcta.
3. Presione “Calcular”: se abrirá la pantalla de pago.
4. Elija el método de pago y finalice la operación.

Si necesita encontrar un recibo para revisarlo, reimprimirlo o cambiar el método de pago durante el turno de trabajo activo, siga estos pasos:

1. Ingrese a la sección “Recibos”.
2. Seleccione el recibo deseado para revisarlo.
3. Realice una de las siguientes acciones:
   • Reimprimir — reimpresión del recibo.
   • Cambiar método de pago — “Efectivo — Terminal”.

El historial completo de recibos puede consultarse en Kavapp Admin. En Kavapp Seller se muestran únicamente los recibos correspondientes al turno de trabajo actual abierto.

Si tiene una conexión a internet inestable o hubo problemas técnicos temporales, el recibo puede no haberse sincronizado con Kavapp Admin ni aparecer en los documentos de informes correspondientes.

Lo que debe saber: 

1. Abra la pestaña “Recibos”.
2. Presione el botón “Sincronizar” en la esquina superior izquierda.

Kavapp Seller cuenta con una función para devoluciones de recibos. Allí se almacenan todos los recibos emitidos, por lo que será fácil encontrar el que necesite.

Cómo devolver un recibo:

1. Vaya a la pestaña "Recibos" → "Todas las ventas" (en caso de que haya recibos guardados).
2. Presione el botón "Devolución de productos".
3. Ingrese el número del recibo y seleccione la fecha en que se generó. (Si solo ingresa la fecha, el sistema mostrará todos los recibos de ese día que aún pueden ser devueltos).
4. Presione "Buscar" y seleccione el recibo deseado.
5. Seleccione los productos que desea devolver (de forma predeterminada se seleccionarán todos los del recibo).
6. Presione "Devolver" y elija el método para reembolsar el dinero (efectivo o terminal, según el tipo de pago original). 

Importante: Los productos devueltos no se reincorporan al inventario.

Si el botón "Devolución de productos" no aparece

Si el cajero no ve esta opción, debe activarse en Kavapp Admin:
1. Vaya a la sección Información básica → Puntos de venta → Configuración.
2. Active la opción "Crear recibos de devolución".
3. Presione "Guardar" y sincronice los datos en Kavapp Seller.

El cajero puede verificar rápidamente la disponibilidad de productos en la tienda:

• Vaya a "Gestión" → "Disponibilidad".
• Revise la lista completa de productos e ingredientes disponibles en el punto de venta.
• Use la búsqueda o los filtros para encontrar rápidamente lo que necesita.

1. Vaya a "Gestión → Compra".
2. Presione "+", para crear una nueva compra.
3. Junto a las posiciones (productos, ingredientes, vajilla y materiales consumibles) que ingresaron, indique todos los datos necesarios: cantidad de paquetes, cantidad por paquete y costo por 1 paquete (si el cálculo del costo del producto está incluido en su tarifa).
4. Presione "Formar".

Si está activada la opción "Pago desde caja", el valor de la compra se deduce automáticamente del efectivo en caja.

La compra puede confirmarse automáticamente o de forma manual, según la configuración establecida en: Información básica → Puntos de venta → Configuración → Confirmación automática de compras.

Si se seleccionó la opción “manual”, la compra debe confirmarse desde Kavapp Admin o Kavapp Logistics.

Cuando necesite solicitar productos del almacén externo al punto de venta, o crear una lista de productos para futuras compras o pedidos, siga estos pasos:

1. Abra Gestión → Pedido.
2. Presione "+", para crear un nuevo pedido.
3. Junto a las posiciones necesarias, indique la cantidad requerida de paquetes. 
4. Presione "Crear". 
5. Revise las posiciones seleccionadas y presione “Enviar”.
6. El pedido se reflejará automáticamente en Kavapp Admin y Kavapp Logistics.

Para dar de baja un producto, ingrediente, vajilla, preparación previa o materiales consumibles dañados o no aptos para la venta, siga estos pasos:

1. Vaya a "Gestión → Salida de inventario".
2. Presione "+", para crear una nueva salida.
3. Indique la cantidad correspondiente para cada producto.
4. Presione "Crear".
5. Revise las posiciones seleccionadas, escriba un comentario (motivo de la baja) y presione “Enviar”.

La salida de inventario puede confirmarse automáticamente o manualmente, según la configuración en: Información básica → Puntos de venta → Configuración → Confirmación automática de salidas.

Si se eligió la opción “manual”, la confirmación se realiza desde Kavapp Admin o Kavapp Logistics.

Preparaciones previas: son productos e ingredientes preparados con antelación que se utilizan para la venta posterior o como parte de otras posiciones del menú. Por ejemplo: croissants, bases para pizza, salsas o jarabes.

Si la sucursal prepara productos con anticipación, siga estos pasos:

1. Vaya a Gestión → Preparaciones previas.
2. Seleccione el grupo y la posición que desea preparar.
3. Indique la cantidad de porciones o unidades de la preparación.
4. Presione “Preparar”.
5. El sistema descontará automáticamente la cantidad necesaria de ingredientes y añadirá la preparación a las existencias del punto de venta.
6. Los productos preparados estarán disponibles para la venta o para su uso como ingredientes.

Las preparaciones realizadas pueden consultarse en Gestión → Preparaciones previas → Preparaciones anteriores.

Puede registrar una tarjeta personal del cliente desde Kavapp Seller, siempre que tenga activa la funcionalidad de descuentos en: Kavapp Admin → Promociones y descuentos.

Pasos para registrar una tarjeta desde Kavapp Seller:

1. Ingrese a Kavapp Seller → Gestión → Registro de tarjeta.
2. Ingrese el nombre, número de teléfono del cliente, número de tarjeta y su código de barras.

Si la tienda no utiliza tarjetas de fidelización físicas con códigos de barras, es posible simplificar el proceso de registro.

Para ello, active la opción “Registrar tarjeta solo por número”, que se encuentra en Kavapp Admin → Configuración → General.

3. Presione “Registrar” — la tarjeta estará lista para usarse.

Cada tarjeta registrada en Kavapp Seller recibe automáticamente un descuento estándar. Este descuento lo define el administrador desde Kavapp Admin. 

Para saber cómo seleccionar el descuento estándar, consulte el apartado 6.1 “Descuentos” en la guía Configuración de Kavapp Admin. 

Solo se puede asignar un descuento diferente al registrar una tarjeta desde el panel de administrador.

El cajero puede realizar las siguientes operaciones con efectivo:

• Recolección de efectivo: retiro de dinero en efectivo de la caja.
• Aporte manual de efectivo: ingreso de dinero en efectivo a la caja.

Para realizar estas operaciones:

1. Vaya a Gestión → Recolección de efectivo.
2. Presione "+".
3. Seleccione el tipo de operación:

• Aporte de efectivo
• Recolección de efectivo 

4. Ingrese el monto correspondiente y, si lo desea, agregue un comentario.

5. Presione "Crear".

La tienda puede operar con recolección automática de efectivo.

El administrador la configura en Kavapp Admin → Puntos de venta → Configuración → Recolección automática de efectivo al cerrar el turno de trabajo.

En la sección Gestión → Informes financieros, el cajero puede consultar los siguientes datos:

• Información general: cantidad de recibos emitidos, monto total de ingresos del turno y efectivo restante en la caja.
• Operaciones en efectivo: recolecciones, aportes internos, compras y devoluciones.
• El pago se realizo: desglose entre pagos en efectivo y pagos con tarjeta.
• Posiciones vendidos: cantidad de productos vendidos y monto total de ingresos por productos.

En esta sección puede configurar los parámetros principales del puesto de trabajo del cajero, así como conectar y configurar la impresora de recibos.

Los parámetros de la interfaz de la aplicación Kavapp Seller se configuran por separado para cada dispositivo en el que se instala la aplicación. Para guardar cada cambio realizado, es necesario presionar el botón «Editar».

1. Tema. Aquí se puede elegir entre el modo claro y oscuro de la interfaz de la aplicación, según la preferencia del usuario.
2. Idioma. Aquí puede seleccionar el idioma principal de la interfaz del dispositivo actual.
3. Seguridad. Proporciona un nivel adicional de seguridad al ingresar a Kavapp Seller: cada cajero crea un código personal que debe ingresarse cada vez que se accede a la aplicación.
4. Acerca de la aplicación. Aquí se proporciona una descripción de las funciones clave de la aplicación, instrucciones para su uso y una guía sobre dónde encontrarlas: pantalla principal, pantalla de operaciones, pantalla del empleado, mensajero, pantalla de recibos y sección de configuración.
5. Acerca del dispositivo. Contiene información sobre el dispositivo en el que se ha instalado la aplicación: modelo, versión del sistema operativo y versión de la aplicación.
6. Vibración del teclado. Permite activar o desactivar la vibración del teclado al presionar las teclas.
7. Teclado físico. Permite activar o desactivar la posibilidad de utilizar un teclado físico externo para ingresar datos en la aplicación.
8. Usar búsqueda en principal. Permite realizar búsquedas directamente desde la pantalla principal.
9. Tamaño de fuente en la aplicación. Aquí se puede cambiar el tamaño de la fuente, eligiendo una de tres opciones.

Tipos de impresoras compatibles
 Kavapp Seller es compatible con los siguientes tipos de impresoras:

• Impresoras USB: conexión mediante cable a una tablet o PC. 
• Impresoras Bluetooth: conexión inalámbrica mediante configuración de Bluetooth.
• Impresoras Wi-Fi: funcionan mediante red local Wi-Fi.

Antes de configurar, verifique lo siguiente:

• La impresora está encendida y tiene suficiente papel.
• El cable USB o la conexión Bluetooth/Wi-Fi funciona correctamente.
• El botón “Configuración de impresora de recibos” está habilitado en Kavapp Seller.
• Si no está habilitado: Active la opción en Kavapp Admin → Información básica → Puntos de venta → Configuración → “¿Usar impresora de recibos?” y luego sincronice los datos en Kavapp Seller.

Cómo conectar la impresora

1. Vaya a Configuración → Configuración de impresora de recibos.
2. Seleccione el tipo de conexión:

• USB: conecte el cable al dispositivo.
• Bluetooth: active Bluetooth en el dispositivo, encuentre la impresora en la lista y conéctese.
• Wi-Fi: ubique la dirección IP de la impresora (puede obtenerse imprimiendo una página de prueba) e introdúzcala en Kavapp Seller.

1. Configure los parámetros de impresión:

• Ancho del papel (80 mm, 58 mm)
• Codificación de impresión (ver siguiente punto)

1. Pruebe la impresión: presione el botón "Imprimir recibo de prueba".

¿Cómo saber qué codificación usar?

• Apague la impresora.
• Mantenga presionado el botón Feed (avance de papel).
• Encienda la impresora sin soltar el botón Feed durante 3 segundos.
• Suelte el botón: la impresora imprimirá un recibo con la configuración, donde se indicará la página de códigos.
• Si su impresora es Wi-Fi, en el mismo recibo aparecerá la dirección IP.

Si la impresora no imprime:

• Verifique que esté encendida y conectada correctamente.
• Para Bluetooth: intente desconectar y reconectar el dispositivo.
• Para Wi-Fi: verifique que la impresora y el dispositivo con Kavapp Seller estén conectados a la misma red Wi-Fi.

Asegúrese de haber seleccionado la codificación correcta (consulte el apartado anterior “¿Cómo saber qué codificación usar para la impresora?”).

La sincronización de datos garantiza la transferencia de información actualizada entre la aplicación de caja Kavapp Seller y el panel personal de Kavapp Admin. Gracias a esto, tanto el administrador como los cajeros pueden ver las actualizaciones en tiempo real.

Al iniciar la aplicación, no se realiza una sincronización automática.
Si el turno de trabajo está abierto, Kavapp Seller se sincroniza automáticamente con Kavapp Admin. Los datos se actualizan después de cada operación realizada en la aplicación del vendedor.

Si se realizaron cambios desde Kavapp Admin, es necesario sincronizar los datos manualmente para que las actualizaciones se reflejen en Kavapp Seller.

Ejemplos de tales cambios incluyen: actualización de precios, cambio de nombre de productos o su reubicación en otro grupo, entre otros.

La sincronización manual está disponible en la sección Configuración → botón “Sincronización de datos”.

¿Qué datos se sincronizan?

• Productos y sus existencias.
• Precios de productos.
• Descuentos y promociones.
• Cambios en el menú.
• Configuración de dispositivos: impresoras, terminales.
• Estados de los recibos y operaciones financieras.

Cómo iniciar la sincronización manualmente

Se recomienda ejecutar la sincronización manualmente si:

• Acaba de realizar cambios en Kavapp Admin (obligatorio).
• Los productos, precios o promociones no se actualizaron automáticamente.
• Hubo problemas de conexión a internet.

¿Cómo ejecutar la sincronización manualmente?

1. Abra la sección “Configuración” desde la barra superior de Kavapp Seller
2. Presione "Sincronización de datos"
3. Espere a que finalice el proceso. Todos los cambios se aplicarán en Kavapp Seller.