Налаштовуємо систему Kavapp для магазину

Kavapp Seller — це застосунок для касирів, створений для швидкого та зручного проведення продажів, розрахунків й управління залишками.

Що можна робити в Kavapp Seller?

• Приймати замовлення. 
• Проводити продажі та застосовувати знижки.
• Фіскалізувати чеки.
• Керувати залишками товарів та інгредієнтів.
• Спілкуватися з командою через вбудований месенджер.

Завдяки синхронізації з Kavapp Admin у реальному часі адміністратор може контролювати роботу каси, вести облік запасів та керувати налаштуваннями.

Для комфортного користування застосунком рекомендується використовувати пристрій із відповідною версією ОС.

Kavapp Seller підтримує:
 Android Мінімальна версія - 6 (рекомендовано 9)
 IOS Мінімальна версія - 12 (рекомендовано 15)
 Windows Мінімальна версія - 10, 64-розрядна

Щоб почати роботу, встановіть застосунок на касовий пристрій.

Де завантажити?

  

Для Windows та Android можна завантажити інсталяційний .exe або .apk файл із сайту.

Після встановлення запустіть застосунок.

Для синхронізації Kavapp Seller із системою необхідно ввести код підключення. Згенерувати такий можна в Kavapp Admin.

Як отримати код підключення?

1. Увійдіть до кабінету адміністратора Kavapp Admin.
2. Перейдіть у розділ: "Базова інформація "→ "Точки продажу" → "Код підключення".
3. Натисніть "Створити код" – цей код використовується для підключення Kavapp Seller до облікового запису адміністратора.
4. Введіть отриманий код у Kavapp Seller на пристрої касира.

Примітка: одна касова зміна Kavapp Seller не може працювати на двох пристроях одночасно. Код підключення дійсний тільки для одного застосунку/пристрою.

Після введення коду застосунок автоматично синхронізується з системою. Якщо пристрій змінено або користувач вийшов із застосунку, створіть новий код у Kavapp Admin і введіть його.

Для початку робочої зміни:

1. Натисніть “Почати роботу”.
2. Оберіть працівника, який буде закріплений на цій робочій зміні.
3. Перевірте та вкажіть Залишок в касі: готівка, яка залишилась в касі з попередньої зміни. Натисніть “Почати роботу”
4. Якщо використовується пРРО, відкрийте фіскальну зміну. Для цього перейдіть у розділ Робоча зміна → Фіскальна зміна.

На екрані треба обрати:

• суб'єкта господарювання (ФОП/ТОВ) — ініціали вашого ФОПа, який підключений в налаштуваннях пРРО Kavapp.
• касира, який відкриє фіскальну зміну. 

Після цього натисніть Почати фіскальну зміну

5. Щоб нагадування про відкриття фіскальної зміни відбувалося автоматично, активуйте відповідну опцію в Kavapp Admin (Налаштування пРРО → Нагадувати про відкриття фіскальної зміни).

Після активації опції застосунок пропонуватиме розпочати фіскальну зміну одразу після відкриття робочої зміни, тож працівник не забуде це зробити. 

Під час відкритої фіскальної зміни доступне формування Х-звіту — проміжного фінансового звіту каси, який відображає поточні підсумки продажів. Для цього перейдіть у розділ Робоча зміна → Фіскальна зміна та натисніть кнопку «Сформувати Х-звіт».

Х-звіт відкривається в електронному вигляді з можливістю друку.

Примітка: Х-звіт має інформаційний характер, формується без закриття фіскальної зміни та доступний необмежену кількість разів протягом однієї зміни.

Наприкінці зміни:

1. Якщо використовується пРРО, спершу закрийте фіскальну зміну та сформуйте Z-звіт. Для цього перейдіть у розділ Робоча зміна → Фіскальна зміна → кнопка “Закрити зміну”.

Ця кнопка одночасно закриває фіскальну зміну та надсилає відповідний Z-звіт до податкової. Жодних додаткових дій у системі виконувати не потрібно. 

2. Закрийте робочу зміну: натисніть Робоча зміна → Закрити зміну.

3. Вкажіть Залишок в касі: готівка, яка залишається в касі до наступної зміни. Натисніть “Завершити роботу”

Головний екран містить такі основні елементи для роботи касира:

• Групи/підгрупи та позиції — (товари, за наявності — напої та технологічні карти).
• Блок обраних позицій — відображає всі обрані позиції в чеку.
• Кнопка "Продати" — переводить на екран формування чека та розрахунку.
• Верхня панель функцій — доступ до додаткових можливостей (управління запасами, звітність, чати, налаштування тощо).

На панелі розташовані такі розділи:

• Управління — перегляд залишків, списання товарів, проведення закупівель, приготування заготівель, інкасація та реєстрація дисконтних карток.
• Робоча зміна — фіксування перерви, відкриття/закриття фіскальної та звичайної робочої зміни.
• Повідомлення — месенджер для зв’язку з адміністраторами та логістами.
• Чеки — історія продажів, можливість скасування, повернення товарів або повторного друку чеків, робота з відкладеними чеками.
• Налаштування — підключення обладнання (принтер чеків, платіжний термінал), синхронізація даних із Kavapp Admin.

Коли клієнт робить покупку, касир створює чек, додаючи товари до списку.

Як сформувати чек

1. Додайте товари в чек:

• Відкрийте Kavapp Seller.
• Оберіть на головному екрані групу товарів (одяг, взуття, продукти, техніка тощо).
• Натисніть на потрібну позицію, щоб додати її до чека.
• Якщо для позиції передбачені модифікатори, відкриється вікно вибору, у якому можна додати до чека додаткові складові — обов’язкові або необов’язкові. Вартість кожної складової модифікатора відображається поруч із його назвою. Кількість повторів вибраних модифікаторів задається у полі «Кількість». Нижче відображається загальна сума за позицію з урахуванням модифікаторів, яка буде додана до чека.
• Якщо для обраної позиції активовано опцію «Запитувати кількість» (Kavapp Admin → Меню → Товари / Тех. карти / Напої / Заготівлі → Редагувати [значок олівця або «Детальніше» → Редагувати], встановлена позначка біля опції «Запитувати кількість»), у полі «Кількість» необхідно вказати значення в установлених одиницях виміру (наприклад, 100 г) — вартість буде розрахована автоматично.

Альтернативно можна зазначити суму у полі «На суму», на яку розраховує покупець — у такому разі кількість буде визначена автоматично.

2. Вкажіть кількість товару:

Усі обрані позиції відображатимуться в правій частині екрана — це простір, де можна виконувати подальші дії з товарами.

• Щоб збільшити кількість, натисніть ще раз на товар у списку.
• Щоб зменшити — натисніть та утримуйте товар 2 секунди.
• Щоб видалити позицію — зробіть свайп вліво або вправо.

3. Відкладення чека:

• Якщо клієнт тимчасово відійшов, ви можете зберегти чек і повернутися до нього пізніше.
• Для цього натисніть "Чеки" або утримуйте кнопку "Продати".

4. Перейдіть до екрана розрахунку натиснувши “Продати” 

5. Оберіть спосіб оплати:

• Готівка – готівкова оплата.
• Термінал – оплата банківською карткою.

6. Застосування дисконту:

• Натисніть кнопку "Знижка".
• Введіть номер дисконтної картки або телефон клієнта, за яким зареєстрована картка.

7. Завершення продажу:

1. Перевірте правильність товарів у чеку.
2. Натисніть "Продати".

Чек – це підтвердження покупки. Його можна видати у паперовому або електронному вигляді.

Паперовий чек

Друкується автоматично, якщо до Kavapp Seller під'єднано принтер і активовано автоматичний друк: Kavapp Admin → Базова інформація → Точки продажу → Налаштування → Друк чеків за замовчуванням.

За потреби можна налаштувати підтвердження перед друком: Kavapp Admin → Базова інформація → Точки продажу → Налаштування → Друк чеків за замовчуванням/Запитувати про друк чеків.

Для повторного друку чека: перейдіть у "Чеки", виберіть потрібний чек і натисніть "Роздрукувати".

Електронний чек

Може бути надісланий клієнту на email або показаний через QR-код.

Для цього оберіть: Чеки → Обрати чек → "Надіслати на email" або "Показати QR-код".

Важливо! У електронному вигляді лише фіскалізований чек можна відправити на email або надати покупцю через QR-код.

Як відкласти чек

Якщо ваш магазин пропонує клієнтам здійснити оплату “опісля” отримання замовлення, Kavapp дозволяє сформувати, відкласти чек та повернутися до нього в будь-який момент. 

Наприклад, при створенні індивідуального замовлення, яке потребує виготовлення.

1. Додайте товари в чек.
2. Натисніть і утримуйте кнопку "Продати" або натисніть "Чеки" → чек буде автоматично збережено.
3. Додатково ви можете дати відкладеному чеку заголовок (наприклад, "Ім’я" або "Номер 5"), щоб швидше знайти його у списку.

Де знайти відкладені чеки

1. Відкрийте вкладку "Чеки" на панелі управління.
2. Якщо є відкладені чеки, вони відображаються одразу на екрані “чеки”.
3. Якщо відкладених чеків немає, відкриється вкладка "Всі продажі" з історією всіх проведених раніше транзакцій.

Як продовжити роботу з відкладеним чеком

1. Натисніть на потрібний відкладений чек у списку.
2. Переконайтеся, що список товарів у ньому правильний.
3. Натисніть "Розрахувати" — ви перейдете на екран оформлення оплати.
4. Оберіть спосіб оплати та завершіть операцію.

Якщо потрібно знайти чек для перевірки, повторного друку чи повернення товару:

1. Увійдіть у розділ "Чеки".
2. Оберіть потрібний чек для перегляду.
3. Виконайте одну з дій:

• Роздрукувати — повторний друк чека.
• Змінити спосіб оплати —  “Готівка — Термінал”.

Повну історію чеків можна переглянути у Kavapp Admin. У Kavapp Seller відображаються чеки за поточну відкриту робочу зміну.

Якщо у вас нестабільний інтернет або виникли тимчасові технічні складнощі, чек може не синхронізуватися з Kavapp Admin і залишитися нефіскалізованим.

Як виправити проблему

1. Відкрийте вкладку "Чеки".
2. Натисніть кнопку "Синхронізувати" у верхньому лівому куті.
3. У списку знайдіть нефіскалізований чек та оберіть його (він буде позначений відповідним статусом).
4. Натисніть "Фіскалізувати", щоб повторно відправити дані в податкову.

У Kavapp Seller є функціонал для повернення чеків.Там зберігаються усі видані чеки, тож буде легко знайти потрібний.

Як зробити повернення чека:

1. Перейдіть у вкладку "Чеки" → “Всі продажі” (у випадку, якщо є відкладені чеки).
2. Натисніть кнопку "Повернення товару".
3. Введіть номер чека та виберіть дату його проведення. (Якщо ввести лише дату, система покаже всі чеки за цей день, які ще можна повернути).
4. Натисніть "Пошук" і виберіть потрібний чек.
5. Виберіть позиції, які потрібно повернути (за замовчуванням будуть обрані усі позиції в чеку).
6. Натисніть "Повернути", обравши спосіб повернення грошей (готівка або термінал, залежно від початкового типу оплати).

Важливо! Товар з повернених позицій на склад не повертається.

Якщо кнопка "Повернення товару" відсутня

Якщо касир не бачить цієї опції, її потрібно активувати в Kavapp Admin:

1. Перейдіть у розділ Базова інформація → Точки продажу → Налаштування.
2. Увімкніть опцію "Створення чеків повернення".
3. Натисніть "Зберегти" і синхронізуйте дані в Kavapp Seller.

Касир може швидко перевірити наявність товарів в магазині, для цього:

• Перейдіть в "Управління" → "Наявність".
• Перегляньте повний перелік товарів та інгредієнтів, які залишилися у магазині.
• Використовуйте пошук або фільтри для швидкого знаходження потрібного товару.

1. Перейдіть в "Управління → Закупівлі".
2. Натисніть "+", щоб створити нову закупівлю.
3. Біля позицій (товарів, інгредієнтів, посуду та витратних матеріалів), які надійшли, вкажіть усі необхідні дані: кількість упаковок, кількість в упаковці та вартість за 1 упаковку (якщо підрахунок собівартості входить у ваш тариф).
4. Натисніть "Сформувати".

Якщо активовано опцію "Розрахунок з каси", сума закупівлі автоматично віднімається від готівки в касі. 

Закупівля може бути підтверджена автоматично або вручну, залежно від обраних налаштувань.

Вони встановлюються в розділі Базова інформація → Точки продажу → Налаштування → Автоматичне підтвердження закупівлі. 

У разі, якщо вибрано налаштування “вручну”, підтвердити закупівлю можна у Kavapp Admin чи Kavapp Logistics.

Коли потрібно замовити товари із зовнішнього складу на точку продажу або сформувати перелік позицій для подальших закупівель або замовлень, виконайте такі дії:

1. Відкрийте Управління → Замовлення.
2. Натисніть "+", щоб створити нове замовлення.
3. Біля необхідних позицій вкажіть потрібну кількість упаковок.
4. Натисніть "Створити". 
5. Перегляньте обрані вами позиції та натисніть “Надіслати”.

Замовлення автоматично відобразиться у Kavapp Admin та Kavapp Logistics. 

Щоб списати зіпсований або непридатний для продажу товар, інгредієнт, посуд, заготівлі або витратні матеріали виконайте такі дії:

1. Перейдіть в "Управління → Списання".
2. Натисніть "+", щоб створити нове списання.
3. Вкажіть кількість списаних одиниць біля необхідних позицій.
4. Натисніть "Створити". 
5. Перегляньте вибрані вами позиції, напишіть коментар (причину списання) та натисніть “Надіслати”.

Списання може бути підтверджено автоматично або вручну, залежно від налаштувань.

Вони встановлюються в розділі Базова інформація → Точки продажу → Налаштування → Автоматичне підтвердження списання. 

У разі, якщо вибрано налаштування “вручну”, списання підтверджується у Kavapp Admin або Kavapp Logistics.

Функціонал заготівель не актуальний для магазинів й здебільшого не використовується.

Заготівлі — це попередньо приготовані продукти та інгредієнти, які використовуються для подальшого продажу або є частиною інших позицій. 

Ознайомитися з функцією можна тут. За потреби, ви можете увімкнути її через Kavapp Admin та використовувати у роботі.

Ви можете реєструвати персональну карту клієнта через Kavapp Seller, якщо у вас підключена та налаштована дисконтна система у Kavapp Admin → Акції та дисконти.

Як зареєструвати карту через Kavapp Seller:

1. Увійдіть у Kavapp Seller → Управління → Реєстрація карти. 
2. Введіть імʼя, номер телефону клієнта, номер карти та її штрих-код.

Якщо магазин не використовує фізичні дисконтні картки зі штрих-кодами, можна спростити процес реєстрації.

Для цього активуйте опцію "Реєстрація картки тільки по номеру", знайдете її у Kavapp Admin → Налаштування → Загальні.

3. Натисніть Зареєструвати — карта готова до використання. 

До кожної картки, яку створили у Kavapp Seller, автоматично прикріплюється стандартна знижка.

ЇЇ встановлює адміністратор у Kavapp Admin. Як обрати стандартну знижку, див. пункт 6.1 "Знижки" в інструкції Налаштування Kavapp Admin.

Іншу знижку можна обрати лише при реєстрації картки адміністратором через Admin panel. 

Касир може проводити такі операції з готівкою:

• Інкасація — вилучення готівки з каси.
• Службове внесення — внесення кошів до каси.

Щоб виконати ці операції:

1. Перейдіть в Управління → Інкасація.
2. Натисніть "+".
3. Виберіть тип операції:
   • Службове внесення.
   • Інкасація.

4. Введіть необхідну суму та внесіть коментар (необовʼязково).

5. Щоб зробити фіскалізацію внесеної готівки, поставте галочку біля опції "Фіскалізувати" та оберіть ФОП / Юр.особа. Тоді внесення готівки автоматично пройде через ПРРО. Якщо фіскалізація для цієї операції не потрібна, залиште поле без позначки — у такому разі внесення готівки буде створено лише для внутрішнього обліку, без передачі даних до податкової.

6. Натисніть "Створити".



Магазин може працювати з автоматичною інкасацією. Адміністратор налаштовує її в Kavapp Admin → Точки продажу → Налаштування → Автоматична інкасація готівки при закритті робочої зміни.

Зверніть увагу: доки робоча зміна залишається відкритою, Службове внесення або інкасація, які були створені та підтверджені протягом цієї зміни лише для внутрішнього обліку, можна фіскалізувати. Для цього перейдіть у Kavapp Admin → Фінансові операції → Інкасації, натисніть значок "Дії" навпроти потрібного внесення та увімкніть опцію "Фіскалізувати".

У розділі "Управління" → "Фінансова звітність" касир може переглядати такі фінансові дані:

• Загальна інформація за зміну — кількість проданих чеків, загальна сума виторгу за зміну, залишок готівки в касі.
• Готівкові операції – інкасації, службові внесення, закупівлі та повернення.
• Виторг за типами оплат — поділ за готівкою та безготівковими платежами.
• Продані позиції — кількість реалізованих товарів та загальна сума виторгу за товари.

У цьому розділі ви можете налаштувати основні параметри робочого місця касира, а також підключити та налаштувати принтер чеків і платіжний термінал.

Параметри інтерфейсу застосунку Kavapp Seller встановлюються окремо для кожного пристрою, на якому встановлюється застосунок. Для збереження кожної внесеної зміни необхідно натискати кнопку «Змінити».

1. Тема. Тут доступний вибір між світлим і темним режимом інтерфейсу застосунку залежно від зручності для користувача.
2. Мова. Тут можна обрати основну мову інтерфейсу поточного пристрою. Увага: мова фіскальних чеків не змінюється, оскільки регулюється чинним законодавством — вона завжди залишається українською.
3. Безпека. Забезпечує додатковий рівень безпеки при вході до Kavapp Seller: кожен касир створює особистий код, який потрібно вводити щоразу при вході до застосунку.
4. Про застосунок. Тут надається опис ключових функцій застосунку, інструкції з їх використання та вказівки, де саме їх знайти: головний екран, екран операцій, екран працівника, месенджер, екран чеків і розділ налаштувань.
5. Про пристрій. Містить дані про пристрій, на якому встановлено застосунок: модель, версію операційної системи та версію застосунку.
6. Вібрація клавіатури. Дозволяє ввімкнути або вимкнути вібрацію клавіатури під час натискання клавіш на клавіатурі.
7. Фізична клавіатура. Дозволяє ввімкнути або вимкнути можливість використання зовнішньої фізичної клавіатури для введення даних у застосунку.
8. Використовувати пошук на головній. Дозволяє здійснювати пошук безпосередньо з головної сторінки.
9. Розмір шрифтів у застосунку. Тут можна змінити розмір шрифту, обравши один із трьох варіантів.

Підтримувані типи принтерів
Kavapp Seller підтримує підключення таких типів принтерів:

• USB-принтери — підʼєднуються через кабель до планшета або ПК.
• Bluetooth-принтери — бездротове підʼєднання через налаштування Bluetooth.
• Wi-Fi-принтери — працюють через локальну мережу Wi-Fi.

Важливо: Перед налаштуванням перевірте, щоб усі пункти були виконані:

1. Принтер увімкнений і має достатню кількість паперу.
2. Кабель USB або з’єднання Bluetooth/Wi-Fi працює без збоїв.
3. Кнопка "Налаштування принтера чеків" активна у Kavapp Seller.

Якщо вона неактивна, увімкніть опцію в Kavapp Admin → Базова інформація → Точки продажу → Налаштування → "Чи використовувати принтер чеків", а потім синхронізуйте дані  у Kavapp Seller.

Як під'єднати принтер

1. Перейдіть у "Налаштування" → "Налаштування принтера чеків".
2. Оберіть тип підключення:
   • USB — під'єднайте кабель до пристрою.
   • Bluetooth — активуйте Bluetooth на пристрої, знайдіть принтер у списку та під'єднайтеся.
   • Wi-Fi — знайдіть IP-адресу принтера у мережі (можна отримати ці дані, роздрукувавши тестову сторінку) та введіть її в Kavapp Seller.

3. Вкажіть параметри друку:

• Ширину паперу (80 мм, 58 мм).
• Кодування друку (як дізнатися, яке кодування використовувати, читайте в наступному абзаці).

4. Протестуйте друк. Для цього натисніть кнопку "Друк пробного чека".

Як дізнатися правильне кодування для принтера?

1. Вимкніть принтер.
2. Натисніть і утримуйте кнопку Feed (промотування паперу).
3. Увімкніть принтер, продовжуючи утримувати кнопку Feed протягом 3 секунд.
4. Відпустіть кнопку — принтер надрукує чек із налаштуваннями, де буде вказано кодову сторінку.
5. Якщо ваш принтер підтримує Wi-Fi, у цьому ж чеку буде вказана IP-адреса для підключення.

Якщо принтер не друкує:

1. Переконайтеся, що він увімкнений та правильно підʼєднаний.
2. Для Bluetooth-з’єднання: спробуйте відключити та повторно під'єднати пристрій.
3. Для Wi-Fi: перевірте, чи принтер і пристрій з програмою KavApp Seller підключені до однієї Wi-Fi мережі.
4. Переконайтеся, що вибране правильне кодування (див. попередній пункт “Як дізнатися правильне кодування для принтера?)”.

Які моделі терміналів підтримуються системою
Kavapp Seller підтримує підключення таких моделей платіжних терміналів: 

• РАХ A930
• РАХ A930RTX
• Newland N950

Як під'єднати термінал

1. Зателефонуйте в ПриватБанк та попросіть активувати:
   • мережеве з'єднання Wi-Fi;
   • передачу даних у форматі JSON;
   • налаштувати порт для термінала 2000.

2. Після здійснення необхідних налаштувань від банку, приєднайте термінал і пристрій з Kavapp Seller до однієї Wi-Fi мережі.

3. Отримайте IP-адресу термінала:

• Проведіть свайп вниз на екрані термінала.
• Перейдіть у Wi-Fi → Налаштування.
• Перегляньте IP-адресу у нижній частині екрана.

4. У Kavapp Seller перейдіть у "Налаштування → Налаштування платіжного термінала → ПриватБанк".

5. Введіть IP-адресу термінала. Як її переглянути, ми розповідали в пункті 3. Порт “2000” залишайте без змін. 

6. Запустіть "Касове суміщення" (або "Еквайринг") на банківському терміналі. Якщо цього не зробити, Kavapp Seller не під'єднається до термінала.

Ярлик "Касове суміщення" (або "Еквайринг") знаходиться на головному екрані термінала.

7. Натисніть "Під'єднати", а після успішного приєднання термінала натисніть "Зберегти".

Що робити, якщо термінал не працює?

1. Переконайтеся, що термінал підключений до мережі Wi-Fi.
2. Перевірте правильність введеної IP-адреси.
3. У разі помилок перезавантажте пристрій і повторіть спробу підключення.
4. Якщо проблема залишається, зверніться до служби підтримки Kavapp.

Примітка: на цей момент система Kavapp підтримує інтеграцію лише з платіжними терміналами ПриватБанку. Інтеграція з терміналами інших банків наразі не реалізована.

Синхронізація даних забезпечує передачу актуальної інформації між касовим застосунком Kavapp Seller і особистим кабінетом Kavapp Admin. Завдяки цьому адміністратор і касири бачать оновлення в режимі реального часу.

Під час запуску застосунку автоматичної синхронізації не відбувається.

Якщо робоча зміна відкрита, Kavapp Seller автоматично синхронізується з Kavapp Admin. Дані оновлюються після кожної проведеної операції у застосунку продавця.

Якщо зміни внесли через Kavapp Admin, слід вручну синхронізувати дані, щоб оновлення відобразились у Kavapp Seller. Прикладом таких змін є оновлення цін, перейменування чи переміщення товарів в іншу групу тощо. 

Ручна синхронізація доступна у розділі Налаштування → кнопка "Синхронізація даних".

Які дані синхронізуються?

• Товари та їхні залишки.
• Ціни на продукцію.
• Знижки та акції.
• Зміни в каталозі.
• Налаштування обладнання: принтери, термінали.
• Статуси чеків та фінансових операцій.

Як запустити синхронізацію вручну?

Рекомендується запускати синхронізацію вручну, якщо:

• Ви щойно внесли зміни в Kavapp Admin (обовʼязково).
• Товари, ціни чи акції не відобразилися автоматично.
• Були проблеми з підключенням до інтернету.

Інструкція: як запустити синхронізацію вручну

1. Відкрийте розділ “Налаштування” на верхній панелі Kavapp Seller.
2. Натисніть "Синхронізація даних".
3. Дочекайтеся завершення процесу – усі оновлення та зміни будуть додані в Kavapp Seller.